Tc2desarrollo Organizacional 102035 Alvaro Jose Mosquera

Universidad Nacional Abierta y a Distancia ‐ UNAD     

102035_13 DESARROLLO  ORGANIZACIONAL 

 

TRABAJO COLABORATIVO NO. 2 

Tutor: Julio Ángel Vides Mercado | Est.: Álvaro José Mosquera S.

 

 

 

EMPRESA:    GRUPO DE ESTUDIOS E INVESTIGACIONES COLOMBIANO ‐ GEICOL S.A. 

DIRECCIÓN:    Calle 37 Norte No. 3GN19, Barrio Prados del Norte, Santiago de Cali – Valle del Cauca – Colombia. 

TELÉFONO:    680 78 11   

FAX:    680 78 74   

PÁGINA WEB:    www.geicol.net     

MARCA DE LA EMPRESA:                       

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ACTIVIDAD ECONOMICA DE LA EMPRESA:    GEICOL SA. ‐ Grupo de Estudios e Investigaciones Colombiano, es una compañía de Consultoría, Diseño  e Interventoría de Proyectos de Infraestructura comprometida con el desarrollo social y la calidad de  los proyectos a su cargo.    Los estudios y diseños se hacen con total respeto hacia los recursos naturales y el medio ambiente. Se  tiene en cuenta que el equilibrio entre el crecimiento económico y la conservación, es necesario para  lograr  el  desarrollo  sostenible,  instrumento  válido  en  la  preservación  del  entorno  natural  como  patrimonio de todas las generaciones.   

COBERTURA DE LOS TRABAJOS REALIZADOS:    Cubre  una  extensa  zona  geográfica  en  el  país  en  los  departamentos  de  Nariño,  Risaralda,  Caldas,  Antioquia,  Cauca,  Valle  del  Cauca,  Putumayo,  Meta,  Norte  de  Santander,  Sucre,  Cundinamarca  y  Santander entre otros, en municipios como Buenaventura, Cali, Florida, Cerrito, Riofrío, Trujillo, Alcalá,  Jamundí,  Vijes,  Yotoco,  Silvia,  Totoró,  Inza,  Timbío,  Tambo,  Cajibío,  Rosas,  Miranda,  Puerto  Tejada,  Santander  de  Quilichao,  Santa  Rosa,  San  Sebastián,  Granada,  Manizales,  Mocoa,  Cúcuta,  El  Roble,  Pereira, Bogotá, Medellín, Campamento (Antioquia) entre otros. 

MISIÓN:    Somos  una  asociación  de  profesionales  consultores,  agrupados  alrededor  del  desarrollo  de  estudios,  diseños e interventorías de proyectos de infraestructura. Nuestra misión es alcanzar el equilibrio entre  los  elementos  técnicos,  sociales,  ambientales  y  económicos,  que  posibiliten  el  mejoramiento  de  la  calidad de vida de las comunidades para la construcción de una Colombia mejor.   

VISIÓN:    Para el año 2010, Geicol S. A. será una empresa líder en el campo de la Ingeniería de Consulta a nivel  local  y  nacional.  En  el  año  2014  nuestra  empresa  trascenderá  las  fronteras  y  tendrá  presencia  en los  países  latinoamericanos.  Queremos  posicionarnos,  consolidarnos  y  ser  reconocidos  por  nuestros  clientes como una empresa pujante, permeable a las innovaciones técnicas y tecnológicas; y digna de  confianza en sus productos.           

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POLÍTICA DE CALIDAD:    Desarrollar  estudios,  diseños  e  interventorías  de  proyectos,  que  brinden  satisfacción  a  nuestros  clientes, buscando el mejoramiento continuo de nuestros       Procesos  a  través  de  proveedores  y  personal  competentes  que  impulsen  el  crecimiento  de  la  organización.   

OBJETIVOS DE CALIDAD:    •

Desarrollar  estudios,  diseños  e  interventorías  de  proyectos,  que  brinden  satisfacción  a  nuestros clientes.  

•

Promover el mejoramiento de las competencias del personal.  

•

Velar por el buen desempeño de nuestros proveedores. 

•

Dirigir nuestros esfuerzos hacia el crecimiento de nuestra organización. 

       

PROCESOS BASICOS DE LA ORGANIZACIÓN:  Los procesos de la organización se identifican mediante el siguiente mapa de procesos:                                   

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GESTIÓN DE LA CALIDAD:   GEICOL S.A. En busca de crecer y consolidar la fuerza que hasta el momento ha venido adquiriendo en  compromiso  y  entrega  de  cada  uno  de  los  proyectos  realizados;  tiene  como  objetivo  integrar  dichos  parámetros con la calidad, no solo como un proceso de acreditación sino porque sabemos que el país  necesita gente  comprometida  en  su  trabajo  que  hagan  crecer  a  la  ciudad  entregando  productos  en  cantidad y en calidad.  Por esta razón en el transcurso del 2008 la empresa ha logrado que cada una de las componentes que  ofrece, certifique el proceso de calidad que requiere y así se ha dado un paso más allá de lo que hasta  el momento se estuviera ofreciendo.   La  calidad  es  un  parámetro  cuantificable  que  permite  medir  y  conocer  las  falencias  que  en  algún  momento  se  hayan  presentado;  transformándola  en  una  herramienta  clara,  para  que  en  futuras  ocasiones dichas falencias sean mínimas y el fruto entregado no solo sea el deseado o exigido, sino que  supere los límites de satisfacción del cliente.    GEICOL S.A. va de la mano con las políticas de la norma ISO 9001 de Gestión de Calidad, donde tiene  como objetivo mejorar aspectos importantes en la empresa no solamente en cuanto a lo técnico sino  por el contrario aspectos internos que van ligados netamente al producto final y que trae consigo un  crecimiento económico y la satisfacción de una entrega con excelente calidad    Por  lo  tanto  se ha  llevado  a  cabo  la  reorganización  y  reorientación  uniendo   las  capacidades  y  motivaciones del grupo de trabajo, con un fin buscado el éxito no solo a nivel interno de la empresa   sino  a  través  del  trabajo  entregado,  encontrando   una  conexión  que  permita  interactuar  con  la  sociedad, para crecer no solo a nivel aportar a la construcción de una Colombia mejor.    En este momento Geicol se encuentra certificada por el ICONTEC para el desarrollo de CONSULTORIA  EN  ESTUDIOS  Y  DISEÑOS  ARQUITECTONICOS  Y  EN  INGENIERIA  CIVIL,  SANITARIA  Y  AMBIENTAL  que  cumplen  con  los  parámetros  exigidos  por  la  norma  ISO  9000  para  darle  continuidad  al  proceso  de  Gestión de Calidad. 

CLIENTES:     • • • • • •

Armada Nacional de Colombia.  Instituto Nacional de Vías INVIAS.  Fondo Nacional de Caminos Vecinales.  Universidad Nacional de Colombia ‐ IDEA, programa de Transporte y Medio Ambiente.  Corporación Autónoma Regional del Valle de Cauca – CVC.  Corporación Autónoma Regional del Cauca – CRC.   

   

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Fondo rotatorio de la Armada ‐ Regional Valle.  Fondo de solidaridad del Valle.  Departamento Administrativo de Planeación Municipal de Cali.  Municipio de Campamento – Antioquia.  Municipio de Medellín ‐ Secretaria de Transporte y Transito.  Municipio de Buenaventura.  Intercontrol Ltda.  Municipio de El Cerrito – Valle del Cauca.  Metro Cali S. A.  Secretaria de Infraestructura Vial y Valorización Mpal. de Cali.  Departamento Administrativo de Gestión del Medio Ambiente – DAGMA.  HIDROCONSULTA LTDA.  Unión Temporal Bil Pro.  Municipio de Silvia – Cauca.  Plásticos Alianza.  Unión Temporal Bil Ingeniería Ltda ‐ Proviales Ltda. ‐ Consultec Ltda.  TNM LIMITED.  Concesionaria de Occidente S.A. (Conalvias S.A.).  PANAVIAS S.A.  Municipio de TIMBIQUI.  GRODCO S.A.  Ing. Iván Monsalve.  Ing. Cesar Ruiz Perea.  Ing. Nhora Renteria.  Ing. Alex Pascual Loango.  Luis Fernando González Williamson S. En C.S. 

ÁREAS DE SERVICIO    ‐ Transporte  • Carreteras  • Autopistas  • Vías Urbanas  • Transporte Masivo  • Redes Férreas  • Puentes  • Túneles  • Aeropuertos    ‐ Energía Eléctrica  • Líneas de Transmisión  • Redes de Distribución  • Subestaciones  • Hidroeléctricas     

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• Centrales Térmicas    ‐ Hidrocarburos  • Refinerías  • Facilidades Superficie  • Locaciones de Exploración y Producción  • Estaciones de Bombeo  • Terminales y Tanques de Almacenamiento  • Oleoductos, poliductos, gasoductos  • Tratamiento de Aguas de Producción  • Distribución de Gas  • Infraestructura para Campos Petroleros    ‐ Agua y Saneamiento  • Acueducto y alcantarillado  • Embalses, Presas y Túneles  • Tratamiento y distribución de Agua  • Cuencas Hidrográficas    ‐ Ambiental  • Estudios Ecológicos  • Estudios de Impacto Ambiental y Social  • Inventarios Forestales  • Gestión de Servidumbres  • Planes Maestros  • Planificación y Ordenamiento    ‐ Telecomunicaciones  • Fibra Óptica  • Telefonía Móvil y Fija  • Internet  • Satelitales     

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PLANEACIÓN    En  la  planeación  se  da  connotación  a  los objetivos,  la  selección de  alternativas,  pensar  a  largo  plazo,  buscar  una  alianza  de  algo,  responde  a  preguntas  de  cómo  llego,  dónde  llego,  toma  decisiones  anticipadas,  adelantándose  al  futuro,  busca  seleccionar  un  curso  de  acción,  utilizando  procesos,  para  desencadenar en  la  toma  de  decisiones.  La  planeación  es  un  proceso  que  se  utiliza  en  función  de  un  grupo de personas o instituciones, que revive y estima su situación actual, y posteriormente analiza las  condiciones futuras de su medio ambiente, sociedad o institución a la que sirven, en ella se resuelve el  ¿Qué se va hacer?.       Geicol S.A., básicamente es una empresa de Ingeniería de Consulta que desarrolla estudios y diseños de  proyectos  de  infraestructura  como  vías,  puentes,  planes  de  ordenamiento  territorial,  estudios  de  impacto ambiental, estructuración de procesos licitatorios desde el punto de vista técnico, entre otras  actividades. De igual manera esta empresa se dedica a la interventoría de proyectos de infraestructura  y de estudios y diseños.    Es  importante  mencionar  que  Geicol  S.A.,  está  certificada  por  la  ISO‐9001  Gestión  de  la  Calidad,  por  tanto  para  todos  sus  proyectos,  existen  ciertos  lineamientos  en  cuanto a  procesos  y  procedimientos.  Para el Desarrollo de los aspectos fundamentales de la planeación en Geicol S.A., tenemos:    a) Fijar objetivos y metas posibles de alcanzar:  Cada  uno  de  los  proyecto  de  Geicol  S.A.  por  ser  proyectos  de  consultoría,  cuentan  con  dos procesos que están interrelacionados el de estudios y diseño, estos dos procesos son  el  actor‐planificador  en  ellos  se  plantea  de  manera  creativa  la  solución  de  los  nudos  críticos  seleccionados.  Para  ello  debe  planearse  varias  opciones  y  evaluarlas  en  función  de  su  eficiencia  resolutiva.  Por  ejemplo  los  estudios  y  diseños  de  una  vía  urbana,  se  analizan  todos  los  componentes  diseño  geométrico,  afectación  predial,  estudio  topográfico,  hidrología,  redes  de  servicios  públicos  (hidrosanitarias,  eléctricas,  telecomunicaciones, etc.) El desarrollo de cada uno de esos componentes siempre son los  mismos  y  nunca  varían.  Quiere  decir  entonces  que  el  desarrollo  de  estos  componentes  son en definitiva los objetivos planificadores. Y la meta de cada proyecto es entregar un  producto  que  este  de  acorde  con  las  necesidades  del  cliente  y  cumplan  con  los  requerimientos técnicos, jurídicos y financieros.    b) Determinar cuáles son las actividades necesarias para llegar a cumplir con los objetivos  Esta  empresa  en  la  etapa  de  planificación  en  sus  proyectos  tiene  las  siguientes  actividades:  • Diagnóstico  ó  análisis  del  proyecto:  Este  permite  entender  la  problemática  y  definir  con un  enfoque  integral  los espacios cada proyecto de  infraestructura, en  el cual  se  permita la convivencia  de la población, con la naturaleza, en un contexto de equilibrio  dinámico que concilia el desarrollo con acciones social y ambiental.  • Formulación del proyecto: En esta actividad ya se han definido todos los lineamientos  de  tipo  técnico,  administrativo  jurídico,  financiero,  social  y  ambiental,  es  decir  la  consolidación del estudio y diseño.  • Implementación: Con esta actividad, mediante mecanismos jurídicos se vela porque el  estudio y diseño de cada proyecto, trate de implementarse a cabalidad e incluso, se  reserva la propiedad intelectual. 

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  c)

Identificar  cuáles  son  los  medios  necesarios  para  llevar  a  cabo  las  actividades  previamente definidas.  Los medios necesarios para cada una de las actividades son las siguientes;  • Software: Geicol cuenta con diferentes aplicaciones que permiten el desarrollo de la  actividad  del  diagnostico,  como  por  ejemplo  con  programas  que  permiten  la  modelación  de    topografía  (Autocad  Land,  Eagle  Point),  programas  de  Hidrología  e  Hidráulica (HEC RAS), aplicativos para modelación de transito (MAC TRANS), software  especializado en Sistemas de Información Geográfica (ArcView, ArcGIS), paquete que  permite llevar la contabilidad de cada proyecto (CG UNO), entre otros.  • Hardware:  Tabletas  digitalizadoras  de  cartografía,  equipos  de  computo,  impresoras,  plotter, etc.  • Equipos: Estación total (para levantamientos topográficos), equipo de batimetría, GPS,  etc. 

  d)

Ubicar en el tiempo, las distintas actividades programadas.  Como cada proyecto, tiene unos tiempos contractuales, todo proyecto tiene un  cronograma.    e) Asignar  a cada  miembro  de  trabajo,  responsabilidades  específicas  para cada  actividad  a  desarrollar.  Esta  empresa,  cuenta  con  un  grupo  interdisciplinario  que  desarrolla  actividades  muy  específicas,  entre  ellos  tenemos  un  coordinador  de  proyecto,  ingenieros  civiles  con  diferentes  especializaciones,  ingenieros  sanitarios,  ingenieros  eléctricos,  arquitectos,  geotecnistas y personal de apoyo.    La  planeación  sin  acción  sólo  conduce  a  sueños  e  ilusiones,  si  en  verdad  queremos  que  nuestras  iniciativas  salgan  adelante,  la  planeación  debe  ir  a  la  par  con  la  acción.  De  nuestras  acciones  dependerán nuestros resultados y por lo tanto la consecución de nuestros objetivos.   

ORGANIZACIÓN    La organización busca la obtención de la eficiencia y solo es posible a través del orden y coordinación  racional  de  todos  los  recursos.  Una  organización  está  conformado  por  personas,  tareas  y  administración, que se interrelacionan sistémicamente para cumplir con unos objetivos.    Para el Desarrollo de los aspectos fundamentales de la organización en Geicol S.A., tenemos:    a) Subdividir el trabajo, la autoridad y responsabilidad entre los trabajadores.    Cada  posición  concreta  tiene  unos  derechos  inherentes  que  los  titulares  adquieren  del  rango  o  título  de  la  posición.  La  autoridad  por  lo  tanto  se  relaciona  directamente  con  la  posición  del  titular  dentro  de  la  Organización  y  no  tiene  nada  que  ver  con  la  persona  en  forma individual.   

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COORDINADOR DE  PROYECTO 

b) • • •

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•

c)

GRUPO INTERDISCIPLINARIO 

Cuando  una  posición  de  autoridad  es  desocupada,  la  persona  que  ha  dejado  el  cargo,  entrega con él, la autoridad que el mismo representa. La autoridad permanece con el cargo  y con su nuevo titular. Cuando se ejerce autoridad, se espera el cumplimiento intrínseco de  las órdenes emanadas del titular de la autoridad.     En  el  siguiente  cuadro  se  muestra  que  la  autoridad  principal  de  cada  proyecto  es  el  coordinador  de  proyecto,  y  la  responsabilidad  del  producto  final  es  del  grupo  interdisciplinario junto con el coordinador. La subdivisión del trabajo se puede notar en la  división de las especialidades del grupo interdisciplinario:    Arquitecto  Ingeniero especialista en vías  Ingeniero Sanitario  Ingeniero Eléctrico de Comunicaciones y Gas  Ingeniero de estructuras  Ingeniero ambiental y social  Ingeniero civil con especialización en pavimentos  Geotecnista  Equipo de topografía  Ingeniero especialista en SIG  Ingeniero  civil  especialista  en  costos  y  presupuestos  Personal  de  apoyo:  (equipo  de  contabilidad,  almacenista,  secretaria,  dibujantes,  cadeneros  del equipo de topografía. 

Entrega de estudios y  diseños (informes,  memorias técnicas, planos),  que deben cumplir con los  requerimientos solicitados  (técnicos, jurídicos,  financieros) 

    Establecer claramente los deberes de cada empleado.  Los deberes de cada empleado dentro de Geicol, son los siguientes:  Desempeñar  el  servicio  contratado  bajo  la  dirección  del  Gerente  ó  Coordinador  de  proyecto.  Ejecutar el trabajo con la eficiencia, cuidado y esmero apropiados y en la forma, tiempo y  lugar convenidos.  Restituir a Geicol los materiales no usados y conservar en buen estado los instrumentos y  útiles  que  se  les  faciliten  para  el  trabajo.  Es  entendido  que  no  son  responsables  por  el  deterioro normal ni por el que se ocasione por caso fortuito, fuerza mayor, mala calidad o  defectuosa construcción.  Observar buenas costumbres durante el trabajo.  Prestar los auxilios necesarios en caso de siniestro o riesgo inminente en que las personas o  intereses  del  patrono  o  de  algún  compañero  de  trabajo  estén  en  peligro,  sin  derecho  a  remuneración adicional.  Guardar  los  secretos  técnicos,  comerciales  o  de  fabricación  de  los  productos  a  cuya  elaboración concurran directa o indirectamente, con tanta más fidelidad cuanto más alto  sea  el  cargo  del  trabajador  o  la  responsabilidad  que  tenga  de  guardarlos  por  razón  de  la  ocupación  que  desempeña,  así  como  los  asuntos  administrativos  reservados,  cuya  divulgación pueda causar perjuicio a la empresa.  Observar  rigurosamente  las  medidas  preventivas  que  acuerden  las  autoridades  competentes y las que indiquen los patronos, para seguridad y protección personal de ellos  o de sus compañeros de labores, o de los lugares donde trabajan.    Establecer las áreas de autoridad y responsabilidad. 

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El área de que desarrolla los proyectos es la subgerencia técnica, en concordancia con los  Departamentos  de  Estudios  y  diseños  e  interventoría,  dentro  de  los  cuales  existe  un  coordinador de cada proyecto, a continuación se muestra la estructura organizacional                                                                d) Proporcionar  a  los  empleados  todos  los  recursos  necesarios  para  que  desempeñen  su  trabajo.  Tal como se menciono en la respuesta del Taller 1, numeral 3, literal c, Geicol S.A. cuenta  con medios para que su personal pueda desarrollar sus actividades, que en última instancia  son  los  recursos  de  tipo  técnico.  De  igual  manera  cada  proyecto  posee  un  rubro  presupuestal por cada proyecto, es decir el recurso económico, factor determinante para el  pago  de  cada  uno  de  los  empleados;  así  como  la  investigación  en  campo  que  desarrolla  cada uno de los especialistas del grupo interdisciplinario.    La organización determinar que recurso y que actividades se requieren para alcanzar los objetivos de la  organización. Luego se debe de diseñar la forma de combinarla en grupo operativo, es decir, crear la  estructura departamental de la empresa.     

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DIRECCIÓN    La Dirección lleva a cabo los lineamientos establecidos en la planeación y la organización. La dirección  está encargada de la parte motivacional de los empleados así como de la productividad.     Para el Desarrollo de los aspectos fundamentales de la dirección en Geicol S.A., tenemos:      a) Coordinar  las  actividades  de  la  empresa  de  manera  que  se  desarrollen  armónica  y  eficientemente  Para  la  coordinación  de  las  actividades  de  cada  uno  de  los  proyectos,  Geicol  S.A.,  ha  establecido  como  marco  de  referencia  para  sus  actividades  gerenciales,  las  fijadas  por  el  Project  Management  Institute  ‐  PMI  y  las  especificaciones  contenidas  en  el  Project  Management Body of Knowledge ‐ PMBOK, (Compendio del Conocimiento de Gerencia de  Proyectos).  Cuenta  con  profesionales  experimentados  y  especializados  en  Gerencia  de  Proyectos,  algunos  de  los  cuales  se  encuentran  certificados  como  Project  Management  Profesional ‐ PMP, por el PMI.      b) Definir claramente las tareas de los empleados  En  Geicol  el  desarrollo  de  los  proyectos  es  de  vital  importancia,  por  lo  cual  las  tareas  de  cada miembro de cada proyecto son las siguientes:  • Coordinador  de  proyecto:  Es  quien  consolida  todo  el  estudio  y  diseño  de  cada  proyecto  (planos,  informes,  memorias,  etc),  y  es  el  responsable  de  la  entrega  definitiva al cliente.  • Arquitecto: Es quien realiza el estudio y diseño desde el punto de vista urbanístico y  paisajístico.  • Ingeniero  civil  con  especialización  en  diseño  de  vías:  Es  quien  realiza  en  diseño  geométrico ó trazado en el caso de vías y carreteras.  • Ingeniero  Sanitario:  Es  quien  realiza  el  respectivo  diseño  de  redes  húmedas  (acueducto y alcantarillado)  • Ingeniero Eléctrico de Comunicaciones y Gas: Es quien diseña todo lo relacionado con  redes secas (alumbrado público, redes de media, baja tensión, de cable, de empalme,  gas, teléfono)  • Ingeniero  de  estructuras:  Se  encarga  del  diseño  estructural  en  el  caso  de  puentes  y  edificaciones.  • Ingeniero ambiental y social: Es quien determina el plan de manejo ambiental, el plan  de  gestión  social,  en  general  todos  los  temas  relacionados  con  impacto  ambiental,  entre ellos el forestal.  • Ingeniero  civil  con  especialización  en  pavimentos:  Es  quien  realiza  el  análisis  de  los  pavimentos ya sean rígidos o flexibles.  • Geotecnista:  Es  quien  realiza  el  estudio  de  suelos  del  sitio  donde  se  realizara  el  proyecto.  • Equipo  de  topografía:  Esta  conformado  por  varias  cuadrillas,  y  por  cada  proyecto  realizan un levantamiento detallado de la zona donde se realizará el proyecto.  • Ingeniero  especialista  en  SIG:  En  todos  los  proyecto  es  quien  elabora  la  cartografía  temática, en donde interactúan las bases de datos con los mapas.   

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• Ingeniero  civil  especialista  en  costos  y  presupuestos:  Es  uno  de  los  miembros  más  importantes  del  grupo  de  trabajo,  pues  es  quien  determina  la  viabilidad  de  cada  proyecto desde el punto de vista económico.  • Personal de apoyo: Dentro de este personal de apoyo, está el equipo de contabilidad,  el  almacenista,  la  secretaria,  los  dibujantes,  los  cadeneros  del  equipo  de  topografía,  que como su profesión lo indica, tienen una función muy especifica.      c)

Desarrollar un eficiente proceso de selección de personal  La  administración  de  recursos  humanos    puede  ser  entendida  como  el  diseño  de  un  ambiente  de  trabajo  que  permita  que  el  personal  de  una  organización  cumpla  con  las  metas y tareas que le fueron asignadas.     De  todas  estas  funciones  la  primera  actividad  a  realizar  en  la  administración  de  recursos  humanos  es  el  reclutamiento  y  selección  de  personal,  estos  son  los  materiales  documentales utilizados en Geicol:    •  Requisición de Personal  •  Análisis de Puesto  •  Tabla de Decisión  •  Pruebas Psicométricas y exámenes de conocimientos y habilidades  •  Convocatoria  •  Formato de entrevista inicial  •  Guía del proceso  •  Solicitud de empleo  •  Hoja de vida  •  Guía del proceso  •  Solicitud de empleo  •  Comprobantes  •  Examen de conocimientos y habilidades  •  Pruebas Psicométricas  •  Reporte de estudio psicométrico  •  Estudio socioeconómico  •  Estudio médico.  •  Entrevista final  •  Bolsa de trabajo  •  Expediente    d) Mantener una comunicación eficaz con los empleados  Geicol S.A., tiene un plan de comunicación interna, que es imprescindible para alinear a las  personas de una organización con su estrategia. Ya que sirve, en primer lugar, para aclarar  las necesidades y prioridades qué tenemos que comunicar, a quién y por qué.     En segundo lugar, establece los detalles operativos: cómo, cuándo y dónde.    El  plan  de  comunicación,  aunque  tiene  un  objetivo  concreto  y  este  hace  parte  de  un  proceso continuo. Sus objetivos son la eficacia operativa, que las personas comprendan y  actúen  en  línea  con  la  dirección  marcando  la  eficacia  social,  e  involucra  a  los  empleados  reforzando el diálogo en la empresa. 

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  e) Fomentar interés, iniciativa y participación en el personal  Actitud. La motivación en Geicol, emana de una actitud de las personas que la componen.  La motivación no se puede implantar como se haría con el horario flexible, por ejemplo.    Creatividad.  Por  ser  proyectos  de  diseño  la  creatividad,  la  participación  son  elementos  fundamentales en el desarrollo de todos los trabajos.    Entorno. La motivación corresponde a una actitud vital de las personas frente al trabajo y  los  retos,  que  depende  en  gran  manera  de  la  idiosincrasia  de  cada  cual,  y  que  es  fuertemente influenciada por el entorno. En ese sentido la tarea de los directivos y jefes en  Geicol son motivadores.    Crecimiento  Personal.  Para aquellas  personas  que  aparte  de  las necesidades  económicas,  valoran  el  crecimiento  personal,  es  imprescindible  disponer  de  planes  de  carrera,  retos  nuevos,  incorporación  de  conocimientos  nuevos  (formación,  nuevas  experiencias,  tareas  diferentes,  etc.),  y por  supuesto  posibilidades  de  crecimiento  dentro  de  la  empresa,  y  en  este caso Geicol ayuda con planes de estudio y capacitación para las nuevas tecnologías.    f) Mantener la disciplina en el grupo de trabajo  El  desempeño  de  un  equipo  incluye  tanto  los  resultados  individuales,  como  lo  que  denominamos  “productos  de  trabajo  colectivo”.  Un  producto  de  trabajo  colectivo  es  aquello en lo que dos o más miembros deben trabajar conjuntamente, por eso en Geicol,  por  cada  proyecto  hay  un  grupo  interdisciplinario  con  un  coordinador  de  proyecto.  Los  cuales al final entregan un trabajo colectivo que  refleja la contribución conjunta.    g) Remunerar equitativamente al personal  Las remuneraciones en Geicol están escalonadas de tal modo que a cada empleado se le  pagua un mínimo si reúne los requisitos de ingreso, luego según su desempeño, el valor de  mercado y se prevé una compensación máxima si no tiene potencial para progresar, por lo  cual se han acogido los salarios estipulados por el Ministerio de Transporte.    Es la aplicación de los conocimientos en la toma de decisiones; para la discusión de este papel s debe  saber  cómo  es  el  comportamiento  de  la  gente,  como  individuo  y  como  grupo.  De  manera  apropiada  para alcanzar los objetivos de una organización.                       

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CONTROL    El control es un proceso mediante el cual la administración se cerciora si lo que ocurre concuerda con lo  que  supuestamente  debiera  ocurrir,  de  los  contrario,  será  necesario  que  se  hagan  los  ajustes  o  correcciones necesarios.    Para el Desarrollo de los aspectos fundamentales de la organización en Geicol S.A., tenemos:    a) Tener información suficiente de la actividad que se requiere controlar y analizar.  En  esta  empresa,  se  tienen  los  siguientes  elementos  para  controlar  y  analizar  las  actividades:  • Se  establecen  medidas  para  corregir  las  actividades,  de  tal  forma  que  se  alcancen  los  planes exitosamente, planteados en el cronograma de actividades de cada proyecto.  • Se determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para  que  no  vuelvan  a  presentarse  en  el  futuro,  como  problemas  en  con  los  diseños  en  la  fase  de  construcción,  falencias  en  los  conceptos  técnicos  de  cada  uno  de  los  profesionales, problemas con el hardware y software de modelación.  • Se localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que  se establecen medidas correctivas.  • Se  proporciona  información  acerca  de  la  situación  de  la  ejecución  de  los  planes,  sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de la planeación.    b) Realizar el control en el momento oportuno  Como  los  productos  de  Geicol,  son  netamente  de  ingeniería,  se  ha  establecido  una  frecuencia y tiempo de medición, es decir cada semana. El empleo de control de calidad se  realiza  mediante  mecanismos  de  estadística,  el  cual  exige  establecer  el  tamaño  de  la  muestra  y  el  intervalo  que  debe  haber  entre  las  pruebas.  En  dichas  pruebas  se  analizan  tiempos de entrega, características del diseño, conceptualización de profesional externo de  los diseños planteados. Es decir mediciones históricas, externas y de ingeniería.      c) Basarse en hechos y datos reales y no en suposiciones o rumores  Los  datos  que  se  controlan  siempre,  son  reales,  pues  como  se  menciono  en  el  literal  anterior,  son  de  ingeniería.  Lo  que  se  controla  es  objetivo  y  no  subjetivo  fácilmente  medible, ya sea mediante cronogramas, equipos de medición de diseño, conceptualización  de otros especialistas.     En  última  instancia  se  asegurar  de  que  los  planes  actuales  se  lleven  a  cabo  y  de  que  los  planes futuros se realicen con más eficiencia.    d) Tomar las medidas correctivas necesarias cuando el caso lo amerite  Se  plantean  acciones  correctivas,  que  siempre  están  encaminadas  hacia  la  mejora  continua, las cuales están encaminadas a:  • Facilitar el seguimiento y la aplicación de las acciones correctivas que se deben llevar  a cabo cuando se presentan no conformidades en el Sistema de Aseguramiento de la  Calidad.  • Permitir  la  comunicación  en  línea  y  en  tiempo  real  de  las  necesidades  de  acciones  correctivas en el sistema. 

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Mantener disponible la información de las acciones correctivas que deben aplicar los  usuarios.  Permitir consultar el listado de acciones correctivas con el responsable y el estado en  que se encuentra.  Identificar el nivel de responsabilidad que tiene un usuario dentro de la aplicación de  una acción correctiva correspondiente, aplicando un código de colores.  Controlar el tiempo definido para llevar a cabo una acción correctiva.  Manejar las acciones correctivas pendientes.  Realizar  seguimiento  de  todas  las  actividades  emprendidas  para  llevar  a  cabo  una  acción correctiva dentro del sistema de calidad.   Disponer al usuario del listado de las posibles causas por las cuales puede ocurrir una  no conformidad, dichas causas están previamente codificadas.  Que  la  organización  se  beneficia  por  el  mejor  desempeño  del  sistema  de  aseguramiento  de  calidad.  La  información  veraz  y  oportuna  es  la  herramienta  más  importante  para  el  desarrollo  de  estudios,  formulación  de  planes  y  políticas  y  en  la  toma de decisiones.  Que al prestar un mejor servicio en el uso de información y controlar los términos de  vencimiento  de  las  acciones  correctivas,  los  costos  ocultos  de  la  organización  disminuyen.  Implementar soluciones de alta tecnología que estén acorde con las innovaciones del  momento, tomando ventaja competitiva de los beneficios que éstas ofrecen. 

  El control se concibe como la verificación a posteriori de los resultados conseguidos en el seguimiento  de  los  objetivos  planteados  y  el  control  de  gastos  invertido  en  el  proceso  realizado  por  los  niveles  directivos  donde  la  estandarización  en  términos  cuantitativos,  forma  parte  central  de  la  acción  de  control. 

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