Tam Tam In Telecom Update

JAARGANG 5 EDITIE 29 PRIJS €9.95

Tijmen Mekel, CIO Athlon Carlease: Voorliefde voor verandering TELECOM UPDATE

Paul Kievit, president NEC Philips Neerlands trots onder Japanse vleugels Fredrik Halvorsen, CEO Tandberg: “Zien is geloven”

EDITIE 29

Yes Telecom vaart voorspoedig Met twee kapiteins aan boord

Special Fixed-Mobile Convergence Cases Ronde Tafel Discussie Marktpartijen Facts & Figures

2008

HET MANAGEMENTBLAD IN TELECOM, IT EN MEDIA

Special FMC - case 2

T

Tam Tam professionaliseert eigen tamtam Tekst: Mirjam Hulsebos

Als full service internetbureau is Tam Tam de hele dag bezig met het bedenken van innovatieve communicatieconcepten. Online marketingcommunicatie wel te verstaan. De eigen interne communicatie en bereikbaarheid kon echter beter. Een managed service bood uitkomst.

T

am Tam ontwikkelt zich langzaam maar zeker van bureau voor online marketingcommunicatie en e-business ook tot specialist in ‘het nieuwe werken’. Gegroeid vanuit de klassieke intranethoek en interne portals implementeert het bureau nu ook Microsoft Sharepoint-oplossingen. “Een solide infrastructuur is een belangrijke basis, maar dat is niet ons terrein. Wij richten ons op de laag er bovenop”, zegt partner en oprichter Bart Manuel. Maar juist die solide infrastructuur ontbrak in zijn eigen bedrijf.

Altijd en overal werken

Tam Tam is al heel lang een aanhanger van de ‘nieuw werken filosofie’: medewerkers werkten al waar en wanneer ze wilden, vaak in virtuele teams en gebruikmakend van allerhande nieuwe technologie. Manuel: “Een jaar of twee geleden hebben we onze klassieke telefooncentrale de deur uit gedaan en zijn we volledig mobiel gaan bellen. Dat bood een heleboel voordelen: één nummer, één toestel en één voicemailbox. In theorie een ideale oplossing, maar in de praktijk vielen enkele dingen tegen. Zo was het lastig om groepsgesprekken op te zetten of door te schakelen. Het kon wel, maar op zo’n ingewikkelde manier dat als je dat niet dagelijks deed, je al snel geen idee meer had hoe het moest. Mensen ontweken het, en dat gaat natuurlijk ten koste van het onderling overleg. Daarnaast hadden we technische problemen met de centralistenfunctie. En de geluidskwaliteit van mobiele telefonie is natuurlijk minder goed dan die van klassieke. Al met al kun je zeggen dat we aan den lijve ervoeren dat klassieke telefonie heel veel stabiliteit en kwaliteit biedt waar mobiele telefonie nog niet aan kan tippen.” Snelle implementatie

Hoewel de gekozen oplossing tegemoetkwam aan het grootste wens van destijds – het eenvoudig en eenduidig bereiken van collega’s – bleef de wens naar een geïntegreerde oplossing groot. Als partner van Microsoft hield Tam Tam de ontwikkelingen op het gebied van Unified Communications goed in de gaten. Toen Office Communications Server zo ver was doorontwikkeld dat Manuel er vertrouwen in had,

56 | www.telecomupdate.nl

TELECOMUPDATE

maakte hij aanstalten om dit product zelf te implementeren. “Al snel kwamen we erachter dat OCS implementeren een heel ander verhaal is dan Sharepoint neerzetten. Het was lastig om alle puzzelstukjes in elkaar te leggen: wifi, telefonie-integratie, VPN, bereikbaarheid thuis, onderweg en op kantoor, noem maar op.” Uit zijn Microsoft netwerk kende hij Lucas Wensing, die net begonnen was met een nieuw bedrijf: StartReady. StartReady biedt Microsoft OCS als een appliance. Wensing: “Het is een combinatie van Softwareas-a-Service (SaaS) en een lokaal geïnstalleerde (on premise) oplossing. De hard- en software installeren we bij de klant, maar we bieden Microsoft OCS als managed service aan. In tegenstelling tot volledige SaaS-diensten kun je dit wel makkelijk integreren in de rest van je infrastructuur. Tegelijkertijd bied je bedrijven de voordelen van SaaS, zoals een snelle implementatie en betalen via een vast bedrag per maand in plaats van een forse eenmalige investering.” Die snelle implementatie werd zeker waargemaakt. “We kregen een checklist voor de basisconfiguratie. Toen alle vinkjes die zij aangaven op groen stonden, kwamen de heren binnen en voor de thee waren ze weg en werkte het”, lacht Manuel. Er hoefde dan ook niet veel geïnstalleerd te worden: één fysieke server, met daarop al voorgeconfigureerd de volledige OCS stack. Deze biedt alle Unified Communicationsfunctionaliteit: presence, IM, samenwerken aan documenten, audio, video, groepsgesprekken, thuiswerkmogelijkheden zonder VPN, telefonie-integratie en zelfs de RoundTable, waarbij het mogelijk wordt om met een grotere groep mensen tegelijkertijd te videovergaderen. “We kunnen dit alles vanuit Outlook organiseren, dat is echt fenomenaal. Zagen medewerkers er vroeger tegenop om een groepsgesprek op te zetten, nu vinden ze het leuk. Virtuele teams hebben vaak de hele dag op de achtergrond Live Meeting draaien, zodat er weer een zelfde soort samenwerking ontstaat als vroeger het geval was toen mensen voornamelijk op kantoor werkten. Wij hebben de transitie naar een nieuwe manier van werken al doorgemaakt, maar we hadden nog niet de volledige ondersteuning. Nu we die hebben, zie je dat dat als katalysator fungeert om nieuwe vormen van samenwerken te bedenken”, zegt Manuel. Presence

Medewerkers regelen zelf de integratie met hun mobiele telefoon. Manuel: “Dat dwingt ze om beter na te denken over hoe ze bereikbaar zijn: schakel je gesprekken direct door naar je mobiel, laat je ze op je softphone en mobiele telefoon gelijktijdig binnenkomen of schakel je door naar je voice mail omdat je in een meeting zit of even ongestoord wilt kunnen werken? Al die middelen die de bereikbaarheid verhogen zijn mooi, maar dat betekent dat mensen ook ervoor moeten durven kiezen dat ze even niet bereikbaar zijn. Met de presence-functionaliteit is dat nu voor collega’s meteen duidelijk.”

Over tam tam Tam Tam is een full-service internetbureau en is ge­ specialiseerd in concept, advies, ontwerp en implementatie van online marketing en communicatie, corporate portals en business applicaties. Met ruim 100 medewerkers werkt Tam Tam voor klanten in verschillende markten als onderwijs, zorg, overheid, zakelijke dienstverlening en finance. Kijk voor meer informatie op www.tamtam.nl.

‘Vroeger belden we, nu kunnen we elkaar vinden’ De killer app van het nieuwe systeem is voor Manuel ongetwijfeld videoconferencing met externen. “Met iedereen die gebruikmaakt van de Live Meeting-software van Microsoft kun je eenvoudig videovergaderen. Wij zijn pas vijf weken live en nu al doe ik het gemiddeld zeker één keer per week. Dat scheelt me minimaal een werkdag per maand aan reistijd, en dan reken ik conservatief.” Het systeem heeft weinig introductie nodig gehad bij medewerkers. “Het zit al in de aard en cultuur van onze organisatie dat mensen enthousiast zijn over nieuwe technologie en direct alles willen proberen. Sterker, ze vroegen al langer naar een oplossing die de verschillende vormen van communicatie combineert en integreert. Het gaat van geavanceerde toepassingen als de RoundTable tot simpele dingen als de voice mail laten binnenkomen in Outlook.” Of hij de maandelijkse fee terugverdient op de belkosten weet hij niet. “Een deel zeker, want het mobiele concept was zeker niet het goedkoopste, maar het gaat ons niet om de kosten. Het gaat ons om goede bereikbaarheid, makkelijke samenwerking, een hoge medewerkertevredenheid. Door medewerkers zelf de regie te geven over hun bereikbaarheid, samenwerken op afstand te vereenvoudigen en verschillende vormen van communicatie te integreren, gaan er minder dingen fout en lopen processen gesmeerder. Telefonie staat immers niet op zich, maar is een onderdeel van een groter geheel. Vroeger belden we elkaar, nu kunnen we elkaar vinden.” •

www.telecomupdate.nl | 57