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TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a continuación: Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y realice los siguientes puntos: a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de la auditoría. REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA EMPRESA: Megamarket Nobsa. Dirección: Calle 5 #9-23, Jerónimo Holguín, Nobsa, Boyacá, Representante: Delcy Urbano Tel: +57 320 3218439 Cargo: Gerente General Correo electrónico: xxxxxxxxxxxxxx De: Equipo Auditor Área Gerencia de Calidad Para: Coordinación representante QHSE Jairsinio Niño Fecha: Octubre 12 de 2018 OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el programa de Sistema de Gestión de Calidad Megamarket Nobsa, en los procedimientos de prestación de servicios. Alcance: Verificar la prestación de los servicios Aseguramiento de la Calidad de la empresa Megamarket Nobsa

Criterios de Auditoria •

SGC

•

Política de Gestión Financiera.

•

Política de Logística y Servicio al Cliente

•

Manual de Procedimientos

•

Políticas Corporativas

•

Norma ISO 9001:2015

•

Manual de Procedimientos

•

Instructivos de desarrollo

•

Manual de Documentos de Retención y Archivo

•

Manual de Formatos y Registro

•

Manual de Calidad

Reunión de Apertura: 13 de octubre de 20138 Hora 7:45 am Reunión de Cierre: 13 de octubre de 2018 Hora 4:30 pm Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del cual se hace mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y evaluar que se están aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la prestación de servicios del supermercado consignados en cada uno de los documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita será realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en primera instancia por el Coordinador, el día 13 de octubre del presente año, con una duración de 7 horas, en las instalaciones del supermercado. Adjunto lista de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la presente comunicación, por favor comunicarla al líder del grupo auditor, antes del 30 de septiembre de 2018. Por favor indique en la columna correspondiente, el nombre, cargo y firma de las personas que atenderán al equipo auditor. Así mismo, para la reunión de apertura de la auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes del área que será auditada. Para la reunión inicial le pido el favor de disponer de la documentación, condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su área, además de disponer de los equipos de protección personal necesarios. La información que se conozca por la ejecución de esta auditoria será tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor. El informe de la auditoria y su comunicación serán en español. Cordialmente: Gerencia de Calidad y Producción Indicadores Cumplimiento en compras y ventas. Responsable Auditoria: •

Oficina Asesora de Control interno

•

Responsable Área:

•

Superintendencia de Logística

•

Asistentes:

•

Gerencia General

•

Secretaria de Gerencia

•

Personal

•

Contador

ASISTENTES Equipo Auditor de Gerencia de Calidad Lina Daraviña Chaparro Lizeth Martinez Rodriguez Jairsinio Niño

firma: firma: firma:

AUDITADOS Delcy Urbano Lucila Urbano Sebastian Alfonso

firma: firma: firma:

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en idioma Español. Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las personas que van a recibir la auditoria, al E-mail xxxxxxxxxxxxxx Cualquier duda comunicarse al celular: 00000000000. Los elementos 4.2.3 (control de documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de trabajo), 5.5.3 (comunicación interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y preventivas), 8.4 (Análisis de datos), se auditaran en todas las áreas y procesos aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a la denominación dada por la empresa. Durante la auditoria se cerrarán las acciones correctivas planteadas para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que están pendientes. b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento revisado Observaciones del documento. No. 1 2

3

Documento revisado Observaciones del documento Política de Logística y Servicio Última actualización 23 de al Cliente septiembre 2018 Política de Gestión Financiera Última actualización 20 de septiembre 2018 Instructivos Carpetas de Protocolos e Instructivos Manual de Procedimientos. Última actualización 13 de junio Cap. Compras y Logística 2018 Manual de Documentos de Libros de registro Retención y Archivo Manual de Calidad Versión Marzo de 2018

c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de comunicación que usará durante la auditoría.  

La escucha activa. Reuniones periódicas y actas de la reunión con los temas principales.

d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista de Chequeo).



Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental, físicas y escritas

e- Generación de hallazgos de auditor. Fecha:13 octubre de 2018 Proceso Auditado: Compras

No. 1

2

3

Criterios de Auditoría Procedimientos política de de costos en gestión materiales en financiera bodega y standby Evidencias de Auditoría

Auditor (es): Lizeth Martines, Lina Daraviña Auditado (s): Logistica, gerencia, personal Hallazgos de Auditoría

Falta agregar implementación de procedimiento para costos en materiales de bodega y stand-by Formato único Cap. No se tiene en de despachos, Compras y cuenta el formato Manual de logística único de procedimientos despachos y recibo de mercancía en el procedimiento Cambios Política de Falta actualización organizacionales logística y de la política de servicio al logística, cuya cliente última actualización fue el 18 de julio 2011 y no se han agregado los cambios

C

NCM

NCm x

x

x

organizacionales del año 2012

C: Conformidad

NCM: No Conformidad Mayor

NCm: No Conformidad Menor

f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría. 

  



Se debe actualizar la Política de Gestión Financiera y crear un procedimiento para el manejo de costos en materiales de bodega y standby. Se debe agregar el formato único de despachos y recibo al manual de procedimientos Se debe actualizar la política de logística y servicio al cliente puesto que no se han agregado los cambios organizacionales del año 2012. Conclusiones de la Auditoria: Se debe actualizar la Política de Gestión De Laboratorio y crear un procedimiento para el manejo de protocolos de análisis y entregas de resultados. Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega de resultado en uno solo. Se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro y análisis de muestras. -Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de los libros de registros de muestras. -Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de mantenimiento las tarjetas de datos y resultados de análisis. -Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio de investigación y ensayos que permitan generar actividades de seguimiento, medición, análisis y mejora. -Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer indicadores que permitan conocer el grado de satisfacción de los mismos.

g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad). h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad. Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso estandarizado y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión de actividades de una función las cuales arrojen resultados para la mejora continua con el fin de determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos dentro de una organización.

Para realizar esta actividad de aprendizaje debe: • Leer y analizar el material de formación de la actividad de aprendizaje 3: Objeto de aprendizaje llamado Desarrollo de la Auditoría. • Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario.