Taller 6

TALLER No. 6 1. Tareas de mensajería externa y las pautas para establecer rutas de reparto        

Recibir la solicitud para la realización de diligencias externas Recolectar en las unidades de gestión las diligencias que se requieran fuera de la institución. Registrar en la planilla control de mensajería externa. Definir la empresa de correo especializada a utilizar Registrar en la planilla de control de mensajería externa, todos los tramites y diligencias externas que se van a realizar. Diligenciar la guía que proporcionan las empresas de correo por cada sobre a enviar. Llamar a la empresa de correo para que recoja los sobres. Recibir comprobante de entrega firmado para el mensajero que recoge el correo.

2. En que consiste el consecutivo de correspondencia, que usos tiene. Al comenzar cada año se iniciara la radicación consecutiva a partir de 00001 utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados dejando constancia de la fecha y hora de recibo. Este número se tendrá en la única identificación del documento. Los procedimientos de radicación de documentos velara por la transparencia de la actuación administrativa por tal motivo la correspondencia no debe llevar números repetidos, enmendados, corregidos o tachados. Cuando existan errores en la radicación y se anulen números se debe dejar constancia por escrito con la respectiva justificación y firma del funcionario a cargo de la radicación y de su jefe inmediato. 3. Legislación vigente para la consulta y préstamo de documentos Acuerdo AGN 042 de 2002 Criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplan con funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Articulo 5 Consulta de documentos

Articulo 6 Préstamo de documentos para trámites internos. Resolución AGN 026 de 2004 Reglamento de correspondencia y archivo. Articulo 16 Préstamo de documentos. 4. El control ejercido para el préstamo de documentos y su recuperación. La dependencia productora deberá llevar un registró en el se consigne la fecha del préstamo, identificación completa del documento, numero total de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y terminó perentorio para su devolución y vencido el plazo el responsable de la dependencia productora deberá hacer exigible su devolución. Formato de préstamo de documentos.

FICHA DE PRÉSTAMO DOCUMENTOS ARCHIVOS Y CORRESPONDENCIA

Numero

NOMBRE SOLICITANTE TELÉFONO

DEPENDENCIA CÓDIGO SERIE

NOMBRE O ASUNTO

FECHA DE PRÉSTAMO

FECHA DE DEVOLUCIÓN

OBSERVACIONES FIRMA C.C No

DE

EXTENSIÓN