Swot

SWOT-based Improvements atau SWOT-based Reengineering 19 Jul 2002 00:00 Dari Milis Manajemen, Website : http://groups.yahoo.com/group/manajemen From: Prima [mailto:[email protected]] Sent: Friday, March 01, 2002 4:31 PM To: [email protected] METODE YANG SEPERTI APA JIKA KITA AKAN MEMPERBAIKI KINERJA ATAU SISTEM SUATU DIVISI? MISALNYA DIVISI WAREHOUSE? MISALNYA JIKA DIVISI ITU ADA MASALAH DENGAN ORGANISASI, SISTEM KERJA, DAN HUBUNGAN TENAGA KERJA DAN MAJIKAN. MUSTI GIMANA YA MULAINYA? MUNGKIN ADA REKAN YANG PERNAH DITUGASKAN UNTUK MEMPERBAIKI SUATU DIVISI YANG TIDAK BENAR. From: Taufikurrahman[SMTP:[email protected]] Pak Prima, Mungkin ada banyak alternatif metode untuk memulainya, tetapi yang jelas Anda harus siap secara mental karena membenahi suatu divisi dengan begitu banyak aspek yang bermasalah adalah ibarat mengurai benang kusut. Anda harus merancang langkah yang sistematik dengan memperhatikan urutan prioritas berdasarkan urgensinya. Salah satu contohnya adalah SWOT-based improvement (btw ini sekedar contoh sederhana, jadi belum tentu merupakan the best way), misalnya sbb: Pertama, Anda lakukan analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, and Threat) untuk divisi yang bersangkutan. Selanjutnya, susunlah kerangka action berdasarkan hasil analisis SWOT tersebut, fokuskan perhatian pada Kelemahankelemahan yang dapat diperbaiki guna mengoptimalkan system & organizational improvement tanpa mengurangi Kekuatan yang dimiliki atau Peluang sukses yang ada/existing opportunities), misalnya Anda mulai dari perbaikan prosedur kerja dan struktur organisasi tanpa perlu mengurangi SDM yang ada, jika memang sebenarnya kualitas SDM tsb telah cukup baik. Analisis setiap Ancaman (Threat) dibalik langkahlangkah yang Anda laksanakan, dan optimalkan sumberdaya yang ada pada divisi tersebut utk meminimalkan risiko. Jika Anda hendak merombak sistem dan prosedur kerja yang ada/yang Anda nilai bermasalah, misalnya, cobalah untuk meminimalisasi potensi penolakan dari para pegawai dengan melibatkan mereka dalam perancangan sistem dan prosedur yang lebih baik. Jadi kata kuncinya adalah: jadikan proses perbaikan tersebut sebagai upaya bersama, bukan upaya individual. Hal ini penting untuk memunculkan tanggung jawab bersama dari seluruh pegawai dalam divisi tersebut untuk merealisasikan sistem dan prosedur kerja yang baru.

Sekali lagi ini hanya salah satu approach dan detailnya akan sangat bergantung pada "real condition" divisi yang hendak Anda benahi. Mungkin anggota milis lain memiliki alternatif metode yang lebih baik. SWOT-GAP Analysis- Balanced Scorecard From: [email protected] Saya setuju dengan bpk. Taufik. Pada awalnya, guna melihat keadaan perusahaan, termasuk keadaan divisi di dalamnya, untuk kemudian dibenahi, bpk Prima bisa menggunakan analisis SWOT. SWOT adalah alat analisis strategi dan keunggulan bersaing, yang paling sederhana dan paling umum digunakan. Coba lihat aja buku2 manajemen strategi di toko buku, seperti buku2 karangan "Michael Porter", "David Garvin", "Ansoff Igor", "Freddy Rangkuti", etc... Kemudian bisa dikembangkan / dilanjutkan / dipadukan dengan GAP Analysis, yang pada intinya membandingkan antara keadaan / strategi perusahaan saat ini dan keadaan ideal. Lebih lanjut, untuk pengukuran kinerja perusahaan, dapat dilakukan dengan teknik "Balanced Scorecard-nya Robert Kaplan dan David P. Norton" (di toko buku juga banyak). Balanced Scorecard adalah sistem manajemen strategik yang menjelaskan / menjabarkan visi &strategi perusahaan dalam tujuan operasional dan tolak ukur. Learning Organization Mc Mars [[email protected]] Satu lagi mungkin bisa belajar Learning Organization. Coba liat buku-bukunya Michael J Marquardt atawa Nonaka. Mereka ada tools untuk Analisis Tingkat Pemberdayaan Organisasi dan HR lhoo ;) SWOT Analysis Taufikurrahman [[email protected]] Sekedar melanjutkan bahasan mengenai SWOT-based improvements atau SWOT-based reengineering yang telah saya paparkan dalam posting hari Jum`at yg lalu, SWOT analysis sebenarnya hanyalah salah satu contoh model sederhana bagaimana cara memulai suatu perubahan/perbaikan/atau bahkan perancangan ulang sistem, prosedur, dan organisasi suatu unit bisnis/divisi bisnis menjadi lebih baik. Model-model business process re-rengineering yang modern pun sebenarnya secara langsung ataupun tidak langsung di-landasi oleh SWOT analysis. Salah satu contohnya, misalnya model business process re-rengineering yg diajukan Michael Covert (1997), yang mencakup tahapan "identify business process re-engineering opportunities" dan "understand the

existing process" sebagai tahapan yang sangat urgent dalam proses perbaikan ataupun perombakan organisasi. Model SWOT-Analysis, sebagai management tools tradisional, cukup mudah diimplementasikan karena kesederhanaannya. Untuk menggunakan SWOT sebagai alat analisis, kita cukup menjawab pertanyaan-pertanyaan mengenai Strengths, Weakness, Opportunities, dan Threats pada suatu divisi/organisasi/unit bisnis. Misalnya, analisis SWOT yang dilakukan oleh seorang manajer suatu company biasanya mencakup hal-hal sbb: Strengths: • • •

What are your advantages? What do you do well? What do other people see as your strengths?

(Consider this from your own point of view and from the point of view of the people you deal with. Don`t be modest - be realistic. If you are having any difficulty with this, try writing down a list of your characteristics. Some of these will hopefully be strengths!) Weaknesses: • • •

What could you improve? What do you do badly? What should you avoid?

(Again, consider this from an internal and external basis - do other people seem to perceive weaknesses that you do not see? Are your competitors doing any better than you? It is best to be realistic now, and face any unpleasant truths as soon as possible). Opportunities: • •

Where are the good opportunities facing you? What are the interesting trends you are aware of?

Useful opportunities can come from such things as: -Changes in technology and markets on both a broad and narrow scale -Changes in government policy related to your field -Changes in social patterns, population profiles, lifestyle changes, etc.- Local Events Threats: • • • • •

What obstacles do you face? What is your competition doing? Are the required specifications for your job, products or services changing? Is changing technology threatening your position? Do you have bad debt or cash-flow problems? etc.

Business Reengineering Links Mengenai bagaimana cara melakukan perubahan/perbaikan/perancangan ulang (reengineering)organisasi/perusahaan/divisi secara efektif, Anda bisa menelaah artikelartikel mengenai business process re-engineering pada link-link berikut ini di internet: Artikel mengenai tahapan re-engineering (langkah-langkah apa saja yg perlu ditempuh dalam proses re-engineering yg efektif), dapat dilihat di link berikut ini: http://members.ozemail.com.au/~visible/papers/BPR.html Artikel mengenai pengertian re-engineering, bagaimana memilih metode re-engineering, apa saja faktor sukses dalam me-manage perubahan, etc, dapat dilihat di link berikut: http://www.prosci.com/mod1.htm Salah satu contoh artikel yang bagus mengenai praktik/pengalaman process reengineering pada sebuah perusahaan (CIGNA) misalnya dapat di lihat di link berikut: http://www.misq.org/archivist/vol/no18/issue3/sim94/sim94.html Atau jika memungkinkan, buku-buku ini dapat Anda pelajari: • • • • • • •

· Andrews, Dorine C. and Susan K. Stalick, "Business Reengineering: the Survival Guide", Yourdon Press, 1994. · Finkelstein, Clive, "Business Reengineering: Three Steps to Success", Database Newsletter, 1994 · Hall, Gene and Jim Rosenthal and Judy Wade, "How to Make Reengineering Really Work", Harvard Business Review, November-December 1993. · Hammer, Michael and James Champy, "Reengineering the Corporation", NY: Harper Business, 1993. · Petrozzo, Daniel P. and John C. Stepper, "Successful Reengineering", Van Nostrand Reinhold, 1994. · Currid, Cheryl, & Company, "Reengineering Toolkit", Prima Publishing, 1994. · Davenport, Thomas H., Process Innovation, Boston, MA: Harvard Business School Press, 1993.