Starbucks.docx

Perencanaan Arsitektur Enterprise Menggunakan TOGAF ADM pada Starbucks Coffee Arina Ashfa, Olivia Wardhani, Sanny Hikmawati, Wahyu Hidayat Teknologi Informasi, Universitas Gadjah Mada

Abstract— Starbucks Coffee Company merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dibidang kedai kopi. Konsep Starbucks selain ingin mengangkat nama kopi sebagai minuman mewah, juga ingin membuat sebuah konsep tempat berkumpul dengan sahabat, rekan kerja dan membuat kedai kopi sebagai tempat lain selain kantor untuk bekerja. Hal tersebut membuat Starbucks menjadi salah satu merek kedai kopi terkenal dan sampai mendunia. Starbucks juga mengembangkan sistem informasi untuk mendukung proses bisnis perusahaan. Dalam mengembangkan sistem informasi, diperlukan perencanaan arsitektur yang matang untuk menyelaraskan strategi TI dan strategi bisnis perusahaan serta menghindari kegagalan dalam pengelolaan sistem. Pada penelitian ini, perencanaan arsitektur enterprise dibuat menggunakan TOGAF (The Open Group Architecture Framework) dengan metode ADM (Architecture Develoment Method). Perencanaan arsitektur enterprise ini akan menghasilkan blueprint arsitektur bisnis, arsitektur aplikasi, arsitektur data, arsitektur teknologi, analisis gap pada setiap arsitektur, serta roadmap implementasi aplikasi untuk Starbucks. Keywords— Starbucks, TOGAF, Blueprint, Framework

I.

PENDAHULUAN

Bisnis kedai kopi mulai marak di Indonesia sejak masuknya kedai kopi asal Seattle, Amerika yaitu Starbucks. Sejak awal berdirinya, Starbucks berusaha untuk memenuhi kegemaran dan kebutuhan sebagian orang dalam menikmati kopi. Semua toko Starbucks terletak di area yang mudah dijangkau dan terlihat jelas. Di Indonesia, PT Sari Coffee Indonesia merupakan pemegang lisensi Starbucks Coffee internasional. Semua toko Starbucks di Indonesia mengikuti standar global yang berlaku. Desain toko, perabotan interior, dan musik yang diputar merupakan hasil impor. Bahkan bahan-bahan kimia yang digunakan untuk membersihkan toko seperti obat pel, sabun cuci, dan pembersih kaca juga diimpor. Air yang digunakan pun harus melalui alat water filter dengan kualitas yang juga harus memenuhi standar global. Dengan berbagai standar yang harus dipenuhi maka Starbucks di Indonesia diharapkan dapat menghadirkan pengalaman yang persis seperti di kota asalnya [1]. Pada era saat ini perkembangan sektor ekonomi yang sangat cepat mendorong perusahaan untuk berkompetisi dalam setiap aktivitas pemasaran, baik produk maupun jasa. Perusahaan yang ingin berkembang dan mendapatkan keunggulan kompetitif harus mampu memberikan produk berupa barang atau jasa yang berkualitas dengan harga murah, penyerahan cepat, dan memberikan pelayanan yang baik kepada konsumennya dibanding dengan kompetitornya.

XXX-X-XXXX-XXXX-X/XX/$XX.00 ©20XX IEEE

Untuk memenuhi kepuasan konsumen, kualitas pelayanan menjadi hal yang sangat penting bagi perusahaan untuk dikelola dengan baik. Starbucks memiliki strategi khusus untuk menarik pelanggan dengan memanfaatkan teknologi yang ada seperti facebook, twitter, instagram dll dengan memberikan promo-promo yang menarik melalui media sosial. Promo-promo tersebut diantaranya free upsize untuk pembayaran dengan GO-PAY, voucher buy one get one, promo diskon 62% dengan credit card BCA dll. Starbucks juga memiliki website yang dapat diakses melalui www.starbucks.com dimana melalui website ini semua customer dari Starbucks dapat dengan mudah mengakses apapun yang mereka butuhkan. Sistem Informasi lainnya yang digunakan adalah mobile application untuk iOS dan Android. Dengan adanya sistem informasi tersebut dapat terlihat bahwa Starbucks juga mementingkan kepuasan konsumen atas produk yang mereka tawarkan. Perubahan lingkungan dan perkembangan teknologi mengharuskan Starbucks mempunyai strategi dalam menyelaraskan bisnis dan teknologi informasi agar mampu menjaga keberlangsungan proses bisnisnya dalam jangka waktu yang panjang. Untuk mewujudkan keselarasan antara proses bisnis dan teknologi informasi diperlukan suatu perancangan arsitektur enterprise, salah satu metode yang digunakan adalah TOGAF ADM. II. A.

TINJAUAN PUSTAKA

Enterprise Architecture (EA)

Enterprise Architecture (EA) merupakan suatu pernyataan bagaimana sebuah organisasi memulai dan menghasilkan tatanan yang baik dalam implementasi TI dan proses bisnis organisasi untuk meningkatkan persaingan [2]. EA juga merupakan gambaran keselarasan visi dan misi organisasi (business architecture) dengan teknologi informasi yang terdiri dari data, aplikasi, dan teknologi. B.

TOGAF ADM

TOGAF merupakan metode detail yang menggambarkan bagaimana membangun dan mengelola serta mengimplementasikan EA dan sistem informasi yang disebut dengan ADM [3]. ADM merupakan sebuah metode yang kompleks yang bisa memenuhi seluruh kebutuhan pengembangan EA yaitu sebesar 92% [4]. TOGAF ADM juga merupakan metode yang umum, sehingga pada praktiknya TOGAF ADM dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik tertentu, misalnya digabungkan dengan

framework yang lain sehingga TOGAF ADM menghasilkan arsitektur yang spesifik terhadap organisasi [5]. TOGAF ADM mempunyai tahap-tahap yang dibutuhkan dalam membangun EA [6][7], yaitu sebagai berikut. 1. Preliminary Phase merupakan kegiatan persiapan dan inisiasi yang bertujuan untuk memenuhi arahan bisnis untuk arsitektur perusahaan yang baru. Tahap ini digunakan untuk memilih framework yang cocok dan ruang lingkup enterprise architecture (EA). 2. Architecture Vision: Tahap ini merupakan tahap awal dari proses pentingnya arsitektur enterprise untuk mencapai tujuan organisasi yang dirumuskan dalam bentuk strategi dari ruang lingkup arsitektur yang akan dikembangkan. Pada tahapan ini berisikan pertanyaan-pertanyaan yang diajukan untuk mendapatkan arsitektur yang ideal seperti profil organisasi, visi dan misi organisasi, tujuan organisasi, sasaran organisasi, proses bisnis organisasi, unit organisasi dan kondisi arsitektur saat ini. 3. Business Architecture: Tahap ini digunakan untuk mendefinisikan kondisi awal arsitektur bisnis, menentukan model/ aktivitas bisnis yang diinginkan berdasarkan skenario bisnis, memperluas sasaran dan gambaran tentang arsitektur bisnis organisasi pada saat ini dan selanjutnya dikembangkan arsitektur yang ada berdasarkan hasil dari analisis kondisi saat ini. 4. Information System Architecture: Tahap ini menekankan pada aktivitas bagaimana arsitektur sistem informasi dikembangkan. Pendefinisian arsitektur sistem informasi dalam tahapan ini meliputi arsitektur data dan arsitektur aplikasi yang akan digunakan oleh organisasi; 5. Technology Architecture: Tahapan ini digunakan untuk membangun arsitektur teknologi yang diinginkan serta memperhatikan semua aturan dalam melakukan pemilihan teknologi; 6. Opportunities and Solution: Tahap ini menekankan manfaat dari EA yang meliputi arsitektur bisnis, arsitektur sistem informasi dan arsitektur teknologi. Pertimbangan tersebut menjadi dasar bagi stakeholder untuk memilih dan menentukan arsitektur yang digunakan. 7. Migration Planning: Pada tahap ini dilakukan penilaian untuk menentukan rencana migrasi dari suatu sistem informasi. 8. Implementation Governance: Tahap ini menekankan pada penyusunan rekomendasi pelaksanaan tata kelola yang sudah dilakukan meliputi tata kelola organisasi, tata kelola teknologi informasi dan tata kelola arsitektur. Pemetaan tahapan ini bisa dipadukan dengan framework untuk tata kelola seperti COBITS atau menggunakan panduan umum sesuai dengan Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika. 9. Architecture Change Management: Tahap ini menentukan prosedur untuk mengelola perubahan ke arsitektur baru dengan tujuan memastikan bahwa siklus

hidup arsitektur dipertahankan. Tahapan ini menetapkan bahwa tata kelola kerangka kerja arsitektur dijalankan dan memastikan kemampuan arsitektur perusahaan memenuhi persyaratan saat ini.

III.

METODE PENELITIAN

Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif. Penelitian deskriptif merupakan suatu penelitian yang menyajikan satu gambar yang terperinci tentang satu situasi khusus, setting social, atau hubungan [8]. Langkah-langkah yang dilakukan dalam penelitian ini antara lain sebagai berikut. 1. Studi literatur Pada studi literatur dilakukan analisis beberapa dokumen, referensi skripsi dan thesis untuk perbandingan penelitian sejenis; 2. Pemodelan TOGAF ADM Tujuan dari pemodelan TOGAF ADM ini adalah untuk memodelkan EA berdasarkan tahapan-tahapan yang telah didefinisikan dalam TOGAF ADM; 3. Hasil Pemodelan dan Analisis Hasil pemodelan dan analisis berupa pemilihan prosesproses yang tepat untuk direncanakan dalam pembuatan serta pengembangan. IV.

HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Preliminary Phase Pada fase ini terdapat beberapa tahapan, yaitu prinsipprinsip perencanaan arsitektur. Berikut tabel prinsip perencanaan arsitektur.

1

Tabel 4.1 Principle Catalog Prinsip Bisnis Arsitektur yang dibuat harus sesuai dengan tujuan, aktivitas, serta tugas pokok dan fungsi yang ada di Starbucks

2

Prinsip Aplikasi Aplikasi harus user fiendly atau mudah digunakan oleh user, sehingga user dapat fokus pada tugasnya.

3

Prinsip Data Data dikelola dengan baik untuk memastikan tempat penyimpanan, akurasi, dan data dapat diakses kapanpun dan dimanapun data dibutukan.

4

Prinsip Teknologi Menggunakan software, hardware, dan platform yang telah distandarkan untuk mencegah data yang tidak kompatibel dengan teknologi yang digunakan.

B. Architecture Vision Pada arsitektur visi, terdapat visi dan misi Starbucks serta analisis value chain. Visi Starbucks adalah “We are in People Business Serving Coffee not in Cofee Business

Serving People” sedangkan misi dari Starbucks adalah “Establish Starbucks as the premier purveyor of the finest cofee in the world while maintaning our uncompromising principles while we grow”. Analisis value chain Starbucks berdasarkan primary activities serta support activities dijabarkan sebagai berikut.  Primary Activities 1. Logistik masuk Kegiatan memperoleh bahan baku berupa biji kopi dari pemasok sebagai dasar untuk membuat minuman. Untuk mendapatkan kualitas dari biji kopi yang terbaik, sample biji kopi yang dikirimkan oleh para pemasok akan dicek, dengan mengambil 10% s.d. 20% biji yang telah dikirimkan untuk diproses, apabila hasil pemrosesan tersebut memenuhi standar, maka Starbucks akan menjalin kerja sama dengan pemasok yang telah memberikan sample biji kopi tersebut. 2. Operasi Setelah menerima biji kopi dari para pemasok, Starbucks Company Seattle akan memproses biji kopi tersebut agar menjadi kopi yang berkualitas. 3. Logistik keluar Barang yang telah dipesan oleh toko Starbucks akan dikirim langsung ke toko. Selanjutnya, pihak toko akan menangani produk yang diterima untuk diolah sesuai dengan standarisasi yang ditetapkan. Produkproduk yang telah diolah tersebut kemudian didistribusikan kepada pelanggan. 4. Penjualan dan Pemasaran Untuk penjualan dan pemasaran produknya, Starbucks sering mengadakan kerjasama dengan berbagai pihak. Diantaranya, adalah promo buy one get one free, up-size, dimana promo ini dilakukan atas kerja sama antara Starbucks Coffee Indonesia dengan Bank BCA. Strategi pemasaran yang dilakukan Starbucks adalah menjadikan tokonya sebagai third place yaitu menjadikan toko Starbucks sebagai tempat ketiga selain rumah dan tempat kerja. Starbucks selalu merancang tokonya secara khusus agar dapat menghasilkan suasana yang nyaman. Starbuck selalu menyediakan sofa dan wireless akses internet kepada pelanggan pada toko-tokonya. 5. Pelayanan Starbucks selalu berusaha memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggannya. Untuk dapat memuaskan para pelanggan, Starbucks memberikan customer comment card kepada para pelanggan untuk mendapatkan feedback dari pelanggan.  Support Activities bertujuan untuk mendukung kegiatan utama Starbucks Coffee Indonesia dalam menjalankan bisnisnya, untuk menghasilkan competitive advantage. 1. Administrative Coordination And Support Services merupakan pengaturan infrastruktur perusahaan yang mempengaruhi semua aktifitas utama seperti panduan dan pelatihan

pengelolaan biji kopi, pengendalian standarisasi penanganan produk, pengendalian pelaksanaan operasional, brand image, pembelajaran karyawan. 2. Human Resource Management Dukungan dari Human Resource Management meliputi perekrutan karyawan yang sesuai dengan kualifikasi perusahaan, sistem reward yang diberikan perusahaan kepada para karyawan yang berprestasi. Sistem reward tidak hanya diberikan kepada para karyawan, tetapi juga diberikan kepada para pemasok kopi yang selalu menjaga kualitas dari biji kopinya. 3. Technology Development Dukungan perusahaan terhadap pengembangan teknologi meliputi sistem pemesananan barang secara online, sistem perusahaan berbasis internet yang memudahkan perusahaan dalam menjalankan aktivitas bisnisnya. Sistem e-payment yang memudahkan pelanggan melakukan pembayaran serta sistem e-commerce yang dimiliki perusahaan untuk memberikan informasi kepada para pelanggannya. 4. Procurement of Resources Dukungan perusahaan dalam pengadaan barang meliputi biji kopi mentah yang didapatkan dari petani kopi. Mesin kopi memproses biji kopi agar menjadi kopi Starbucks. Pengadaan berbagai jenis kopi dari berbagai penjuru dunia, peralatan promosi dan pengadaan merchandise dengan brand Starbucks Coffee. Berdasarkan hal-hal tersebut di atas, analisis value chain Starbucks adalah sebagai berikut.

Gambar 4.1 Analisis Value Chain Starbucks

C. Business Architecture Pada tahap ini, dilakukan analisis atas proses bisnis yang sedang berjalan pada Starbucks. Proses bisnis operasional Starbuck terdapat pada Gambar 4.2 berikut.

kegiatan penjualan per hari kepada manajer operasional district manager, marketing manager, food and beverages manager dan learning and development manager.

Gambar 4.2 Proses Bisnis Arsitektur Starbucks

Sesuai dengan Gambar 4.22 di atas, proses bisnis yang terjadi dalam retail store Starbucks Coffee meliputi kegiatan bisnis dalam arus produk, arus informasi dan keuangan yang dijelaskan sebagai berikut [9]. 1.

3.

5.

Daily Report Dalam bekerja, barista akan dibagi menjadi beberapa shift, yaitu opening, middle dan closing. Satu jam sebelum jam kerja selesai, barista yang bertanggung jawab melayani pesanan pelanggan, akan menutup mesin cash register-nya dan menghitug hasil penjualan dengan diawasi tim manajemen. Hasil penjualan akan dicatat dalam sales calculation slip, yang akan dicek dan ditandatangani oleh pihak tim manajemen yang bertugas. Seluruh catatan penjualan yang diperoleh dari sales calculation slip akan dilaporkan hasil keseluruhannya dalam DSFR (Daily Finance Sales Report). Laporan DSFR tersebut akan dikirimkan langsung melalui e-mail yang ditujukan kepada bagian finance PT Sari Coffe Indonesia setiap hari. Tim manajemen juga akan mengirimkan

Monthly Report Laporan bulanan yang disampaikan adalah monthly attendance. Laporan tersebut akan disampaikan ke bagian HRD kemudian ke bagian payroll. Tiap akhir bulan, pihak toko juga harus menyampaikan laporan overgae and gift certificate dan laporan penggunaan taxi voucher. Laporan tersebut merupakan laporan mengenai uang berlebih hasil penjualan yang umumnya disebabkan karena barista salah memberikan uang kembalian. Laporan bulanan tersebut juga mencakup penjualan dari voucher yang dibeli oleh pelanggan. Begitu juga dengan taxi voucher yang digunakan sebagai sarana transportasi dalam keadaan mendesak seperti gelas kertas habis sehingga harus mengambil ke tempat lain. Transportasi yang digunakan adalah taksi yang pembayarannya menggunakan voucher taxi yang dimiliki perusahaan.

Sales dan Service Dalam melakukan penjualan, terdapat barista yang bertugas menangani pemesanan pelanggan. Barista akan memasukkan pesanan pelanggan ke dalam komputer POS (Point of sales) dan pelanggan akan membayar sesuai dengan harga yang tertera dalam layar mesin POS. Mesin POS akan mencetak bukti pembayaran, bukti yang berwarna putih diberikan kepada pelanggan. Selanjutnya barista tersebut akan melakukan calling a drink yaitu menyampaikan pesanan dari pelanggan tersebut kepada barista yang berada di bar dengan menyebut jumlah dan nama minuman.

Weekly Report Laporan mingguan yang dibuat oleh tim manajemen meliputi laporan-laporan seperti weekly hi-lite dan promo tracking. Laporan weekly hi-lite merupakan laporan perkembangan kondisi toko tiap minggu dengan membandingkan kondisi minggu lalu dengan sekarang. Laporan tersebut akan dikirimkan kepada district manager melalui email.

Pengadaan Barang Produk-produk seperti biji kopi, pastry bag, paper bag didatangkan langsung dari Starbucks Coffee Company di Seattle. Biji kopi yang telah diolah dan dikemas kemudian dikirimkan ke berbagai perusahaan pemegang lisensi Starbucks Coffee Internasional. Untuk Starbucks Coffee Indonesia, seluruh bahan baku dan barang kebutuhan toko dikirim langsung ke warehouse PT Sari Coffee Indonesia. Setiap toko akan membuat form purchase order yang dikirim melalui e-mail kepada pihak warehouse. Selanjutnya, pihak warehouse akan mengirimkan barang ke tiap toko ritel. Hal serupa juga dilakukan untuk pemesanaan bahan dengan pemasok lokal. Pihak tim manajemen (store manager, assistant manager dan supervisor) akan membuat purchase order yang dikirimkan ke pemasok lokal menggunakan email. Para pemasok akan mengirimkan barang kebutuhan toko sesuai dengan pesanan.

2.

4.

D. Information System and Technology Architecture Pada arsitektur sistem informasi, dibagi menjadi dua bagian, yaitu arsitektur aplikasi dan arsitektur data. Pada arsitektur aplikasi dilakukan pengidentifikasian jenis aplikasi yang dibutuhkan untuk mengolah data dan mendukung aktivitas pada Starbucks, serta membuat rancangan arsitektur aplikasi. Sedangkan pada arsitektur data, dilakukan identifikasi pada seluruh komponen data yang akan digunakan oleh aplikasi untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh Starbucks. Starbucks memanfaatkan perkembangan teknologi untuk layanan sebagai berikut. 1.

SAP (Sistem Aplication and Product), sistem ini merupakan sistem software ERP (Enterprise Resource Planning) yang didalamnya terintegrasi proses-proses bisnis seperti bagian production, material, warehouse, human resource, sales and distribution, finance. Sistem tersebut memudahkan karyawan untuk bekerja lebih akurat, cepat, dan efektif dan efisien.

2.

Website Starbucks: Berisi informasi mengenai store dan perusahaan serta produk, berita, kesempatan berkarir, promosi yang bersifat distributed dan integrated dengan para pengguna aplikasi Starbucks dan pemilik kartu Starbucks.

3.

Website Starbucks card (sbuxcard.com): Berisi informasi seputar kegunaan, ketentuan penggunaan kartu Starbucks, halaman registrasi akun Starbucks.

4.

Aplikasi Starbucks untuk android dan iOS: Untuk pembayaran, mendapatkan poin setiap pembelian, pencarian lokasi store, pemesanan tanpa antri, memberi tip pada barista, akses akun kartu Starbucks.

5.

Starbucks Card: Uang elektronik (e-money) yang bersifat close loop (hanya bisa digunakan pada satu merchant).

Starbucks Entertainment: Aplikasi yang terhubung dengan iTunes Store agar pelanggan (pengguna iPhone, iPod touch, iPad dan MacBook) dapat mengunduh daftar putar lagu yang diputar pada store. Selain hal tersebut di atas, Starbuck juga membangun POS warehouse dengan teknologi Oracle untuk menunjang operasionalnya. Bersama dengan Oracle Exadata Database Machine, memungkinkan Starbucks meningkatkan dan memigrasi warehouse berbasis Oracle ke Oracle Exadata untuk meningkatkan performa. Sistem komputer Starbucks juga berbasis cloud. Sistem CRM Siebel menghadirkan kombinasi fitur transaksional dan analitik untuk mengelola operasi yang dihadapi pelanggan maupun toko ritel. Starbuck juga menggunakan layanan online Office 365 Microsoft untuk melakukan komunikasi melalui e-mail dan menyimpan email tersebut.

[3] Harrison, K., Varveris, L. (2006). TOGAF:

[4]

[5] [6]

6.

V.

KESIMPULAN

1.

Implementasi EA memerlukan perencanaan yang matang, tidak hanya terfokus pada arsitektur aplikasi dan teknologi saja, namun juga harus menyeluruh pada semua domain arsitektur yang ada;

2.

Perbaikan kualitas SDM di bidang TI/SI harus dilaksanakan secara berkelanjutan agar selaras dengan pengembangan dan implementasi EA;

3.

Pada penelitian selanjutnya, diharapkan dapat melanjutkan fase-fase pada TOGAF ADM hingga fase architecture change management agar pengimplementasian perencanaan EA pada perusahaan atau organisasi menjadi lebih mudah serta diharapkan menggunakan framework dan tools yang berbeda guna perbandingan penelitian.

REFERENSI [1] Tanujaya, Jimmy (2013). Analisa Faktor Pembentuk Kualitas Layanan di Starbucks The Square Surabaya, Jurnal Manajemen Pemasaran Petra Vol.1, No.2 (2013), 1-11 [2] Ross, J., Weill, P., dan Robertson, A. (2006). Enterprise Architecture as Strategy. Boston, MA, Harvard Business School Press.Hery, “Analisis Laporan Keuangan.”, PT Bumi Aksara ,2012

[7]

[8] [9]

Establishing Itself As The Devenitive Method for Building Enterprise Architecture in The Commercial World. Yunis, R., Surendro, K. (2009). Perancangan Model Enterprise Architecture dengan TOGAF Architecture Development Method, Prosiding SNATI, ISSN:1907-5022, (UII, Yogyakarta), E25E31. Setiawan, B. E (2009). Pemilihan EA Framework, prosiding SNATI, ISSN: 1907-5022 (UII Yogyakarta), B114-B119 The Open Group. Open Group Standard TOGAF Version 9.1, 2009 Wiyana, Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan dengan TOGAF ADM Untuk Sekolah Menengah Kejuruan, Vol. 2 (2015), 1-7 Silalahi, U. (2009). Metode Penelitian Sosial. Bandung: Refika Aditama. Thesis binus university, thesis.binus.ac.id, 2007