Spunti Di Amministrazione Aziendale

Patrizio Gatti –Spunti di Amministrazione Aziendale

“SPUNTI DI AMMINISTRAZIONE AZIENDALE ” Autore

Patrizio Gatti

1 Tutti i Diritti Riservati

Patrizio Gatti –Spunti di Amministrazione Aziendale

Tutti gli articoli sono stati pubblicati su www.giacomobruno.it

il blog di Bruno Editore

e sui blog di Patrizio Gatti http://planconsulting.it/blog http://crescitaattiva.com

NOTA: puoi ripubblicare gratis questo ebook sul tuo sito o blog, e puoi ripubblicare gli articoli in esso contenuti, a patto di non modificare il testo, nè l'autore.

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Patrizio Gatti

Patrizio Gatti, ha maturato significative esperienze nell’ambito dell’amministrazione, finanza e controllo e, dopo aver ricoperto incarichi direttivi in importanti aziende, dal 2000 è titolare dello studio di consulenza aziendale Plan Consulting , dove svolge l’attività di consulente di management e controllo gestionale per le imprese.

Le sue esperienze professionali nella consulenza alle Piccole e Medie Imprese l’hanno portato ad essere relatore e formatore in seminari e corsi, trattando di analisi di bilancio, business plan e rating aziendale.

Il suo credo nella pianificazione d’azienda ha fatto sì di che in buona parte delle aziende clienti è incaricato per la realizzazione di 3 Tutti i Diritti Riservati

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sistemi di controllo e organizzazione aziendale rivolti sempre al miglioramento continuo. Nel luglio 2008 è stato pubblicato il suo ebook “Amministrare l'Azienda” dalla Casa Editrice Leader per gli ebook in Italia Bruno Editore

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SOMMARIO

INTRODUZIONE..................................................................................................................6 COME È POSSIBILE CHE NEI SETTORI TRADIZIONALI LA LIQUIDITÀ DIMINUISCE CON L’AUMENTARE DEL FATTURATO?...............................................7 COME FARE SENTIRE “SOTTO ESAME” IL FUNZIONARIO BANCARIO.................9 L’IMPORTANZA DI ESSERE COSTANTI NEL CONTROLLO AZIENDALE..............12 COME TENERE IL MAGAZZINO SOTTO CONTROLLO.............................................14 LA PIANIFICAZIONE… A COSA SERVE?......................................................................16 IL KAIZEN PER IL MIGLIORAMENTO DEL CONTROLLO AZIENDALE.................19 L’IMPORTANZA DEL BUSINESS PLAN – SERVE ANCHE PER LE ATTIVITÀ SUL WEB?...................................................................................................................................24 E’ VERO CHE LE BANCHE PRESTANO I SOLDI A CHI HA I SOLDI?.......................27 NON BISOGNA CORRERE DIETRO AI SOLDI!!...........................................................30 UNA LEZIONE SUL MIGLIORAMENTO AZIENDALE DA NON DIMENTICARE. . .32 COME TROVARE I COSTI NASCOSTI IN AZIENDA....................................................37 CONCLUSIONE.................................................................................................................42

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INTRODUZIONE

Questo e-book nasce per raccogliere una serie di miei articoli già pubblicati tra giugno 2008 e novembre 2008 www.giacomobruno.it

di Bruno Editore

sul Blog

e sui miei blog

www.planconsulting.it/blog e www.crescitaattiva.com

Poiché sono brevi spunti sul controllo della gestione aziendale che raccontano sprazzi di vita vissuta nelle aziende e per le aziende , mi piacerebbe darti alcuni suggerimenti e idee per la tua formazione o per le tue riflessioni.

Buona Lettura Patrizio Gatti

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COME È POSSIBILE CHE NEI SETTORI TRADIZIONALI LA LIQUIDITÀ DIMINUISCE CON L’AUMENTARE DEL FATTURATO? Pur sembrando illogico, nei settori tradizionali, molto spesso la liquidità diminuisce con l’aumentare del fatturato. Spesso i crediti verso clienti non vengono riscossi nelle tempistiche giuste o addirittura non saldati con la prontezza occorrente a pagare i debiti verso fornitori. La redditività si riduce con l’assunzione di altro personale . Occorre altro spazio per la struttura, ed aumentano i costi fissi. Quindi chi punta all’aumento dei fatturati dovrebbe tenere sotto controllo lo sviluppo dell’azienda tramite piani finanziari e budget. Occorre stare attenti ai finanziamenti per l’espansione cioè non si dovrebbe mai, a mio avviso, pensare di pagare i debiti con i fatturati sperati Se non hai le giuste risorse alle spalle nel caso in cui gli incassi non vanno come pensavi, dopo sono “dolori”. Io sono particolarmente 7 Tutti i Diritti Riservati

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fissato con la liquidità aziendale per me è un aspetto che un imprenditore deve curare molto attentamente. E’ inutile lavorare tanto e non incassare o incassare male, o è un peccato andare a pagare troppi interessi alle banche poiché non è stata gestita bene la parte finanziaria. Certo, come affrontato anche nell’Ebook “Amministrare l’Azienda”, questa affermazione può essere in parte smentita da chi ha completamente un business online dove i costi generalmente sono inferiori a quelli di un’azienda operante nei settori tradizionali e gli incassi vengono fatti prima di dare il prodotto servizio. E tu cosa ne pensi? A Cura di Patrizio Gatti

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COME FARE SENTIRE “SOTTO ESAME” IL FUNZIONARIO BANCARIO Nel marzo 2008 mi sono trovato con un cliente che mi ha conferito l’incarico di controllare le trattative bancarie, di fronte ad una impiegata di un Istituto di Credito che aveva il compito di seguire le imprese. Le ho fatto notare che le condizioni che applicavano all’impresa in questione erano troppo alte chiedendole di verificare la possibilità di un rimborso sulle condizioni passate. La Sua risposta è stata che per il passato sarà difficile riottenere qualcosa e se comunque il mio cliente aveva visto che non le venivano applicate le condizioni trattate e non andavano bene avrebbe dovuto farlo presente un po’ prima . Conoscendo la potenzialità del mio cliente le ho letto le condizioni che ci applicano in altri istituti chiedendole di verificare se anche la loro banca voleva adeguarsi oppure nostro malgrado saremmo stati costretti

a

spostare

il

lavoro 9

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da

altre

parti

.

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Come quasi per miracolo dopo aver sentito i suoi superiori ci è stato comunicato che saranno applicate le condizioni molto più favorevoli. Morale della storia : E’ evidente che con aziende che hanno il rating (valutazione) molto buono hai molto potere di negoziazione ed è quindi più semplice ottenere buone trattative. Questo è solo un esempio tra i tanti che mi capitano nel mio lavoro e quello che ne viene fuori è che il metodo di comportamento nei confronti del Bancario di riferimento ora ce lo dovrebbe suggerire il nostro punteggio, cioè non possiamo pretendere ottime condizioni se abbiamo una valutazione di rating poco soddisfacente. Imparare a conoscere il rating significa anche imparare a conoscere fino

a

dove

si

può

arrivare

in

termini

di

condizioni.

Non aspettare gli estratti conto per scoprire che la Banca ti sta applicando dei tassi o spese troppo alte. Incontra periodicamente o telefona al funzionario bancario di riferimento e fallo sentire “amichevolmente” sotto esame come lui ti 10 Tutti i Diritti Riservati

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farebbe sentire nel caso di un tuo sconfinamento dal fido di conto corrente . A Cura di Patrizio Gatti

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L’IMPORTANZA DI ESSERE COSTANTI NEL CONTROLLO AZIENDALE Quando mi trovo ad insegnare ad un amministrativo mi vengono naturali fare alcune raccomandazioni proprio prendendo come spunto la mia esperienza lavorativa. Queste

raccomandazioni

si

sono

trasformate

nell’acronimo

C.P.C.M., suggerimenti secondo me basilari per mantenere un controllo di gestione efficace. Vediamone

per

ora

brevemente

solo

uno

:

C = COSTANZA di seguire sempre regolarmente le solite procedure. Per esempio se decido di controllare la redditività dei miei cantieri, dei miei lavori, conviene darsi una data di riscontro della verifica e farla sempre costantemente come per esempio controllare la redditività dei miei cantieri ogni giorno 20 del mese. Il controllo fatto regolarmente può diventare anche “noioso” ed è questa la difficile sfida del controllo di gestione moderno. Per questo vanno individuate le verifiche giuste per ogni azienda e bisogna fare in maniera di non essere inquadrati rigidamente. 12 Tutti i Diritti Riservati

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In effetti la verifica spesso diventa quasi una routine e non di rado il personale interno tende a rimandare o addirittura ad evitare poiché spesso i risultati tra un mese e l’altro possono non essere tanto discordanti e a volte viene dato più peso a cose che sono più operative e sembrano più urgenti. Attenzione però, certe procedure sono importanti se i dati sono visti e confrontati nel tempo e una minima variazione se non presa nel momento giusto può essere imprudente per l’azienda . A Cura di Patrizio Gatti

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COME TENERE IL MAGAZZINO SOTTO CONTROLLO Ormai è diventato strategico non avere magazzini gonfi. Magazzini dilatati di solito significano debiti alti verso fornitori, o banche, oppure mancanza di liquidità. Ok, hai il magazzino alto ma effettivamente qual è il suo valore? E’ vero, hai il valore di magazzino ma alla banca che ti valuta un finanziamento gli interessa vedere un magazzino gonfiato? Se acquisti oggi, per molti settori, domani è già in corso una svalutazione

e riduzioni di valore di magazzino potrebbero

significare perdite aziendali e in questo caso diventerebbe più difficile ottenere eventuali finanziamenti bancari. E allora… come si fa a tenere sotto controllo questa misura? Esistono dei sistemi per tenere sotto controllo il valore di magazzino ed uno di questi

è darsi un budget di spesa

pianificando prima di acquistare le entrate e le uscite per valutare i tuoi futuri flussi finanziari. 14 Tutti i Diritti Riservati

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Sembra facile a dirsi ma ti assicuro che per un imprenditore o un suo incaricato se non ha un programma software di scorte minime e massime è una cosa difficilissima, soprattutto per quelle piccole attività non abituate a lavorare con Budget. Quindi a mio avviso anche i più piccoli si devono adeguare a queste tecniche di controllo per evitare indebitamenti elevati e fuori controllo. A Cura di Patrizio Gatti

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LA PIANIFICAZIONE… A COSA SERVE? “Se non sapete dove state andando, probabilmente finirete da qualche altra parte” Laurence Peter Sono particolarmente legato a questa frase che riassume un po’ il mio pensiero per ciò che riguarda la gestione aziendale, tant’è che prendendo spunto dalla pianificazione ho chiamato la mia società Plan Consulting . Ho sperimentato poi i vantaggi che ne derivano dalla pianificazione ed a quel punto ho adottato strumenti base come budget e pianificazioni finanziarie. Sono convinto che il fatto di pianificare la gestione aziendale è fondamentale per il nuovo ragionare dell’Azienda, poiché la pianificazione porta e porterà molti piccoli imprenditori a mutare il loro modo di fronteggiare il lavoro, fissando in precedenza degli obiettivi aziendali stabilendo le linee guida per il loro ottenimento e sviluppando azioni e tempi di esecuzioni delle operazioni di gestione. 16 Tutti i Diritti Riservati

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Una volta stabiliti gli obiettivi realistici e le strategie, entra in gioco il controllo di gestione, che agisce per rendere efficaci ed efficienti tutte le risorse aziendali atte al conseguimento degli obiettivi. Tra gli obiettivi principali io citerei l’equilibrio finanziario e la compatibilità delle risorse reali con programmi di sviluppo, perciò il controllo di gestione deve essere esteso anche all’area finanziaria permettendo la pianificazione delle risorse e dei bisogni, facendo in maniera che l’attenzione dell’imprenditore sia concentrata non solo all’aumento dei fatturati, ma anche all’ ottimizzazione dei flussi finanziari. Consiglio vivamente di applicare la pianificazione per chi vuole mettere sotto controllo la propria azienda perché ti fa rendere conto di come ti incamminerai da un punto di vista finanziario e di quali e quante fonti di finanziamento hai bisogno. Come specificato anche in “Amministrare l’Azienda” trattandosi di previsione, può succedere che alcuni importi possono cambiare probabilmente però ci si avvicinerà al saldo preventivato, e se 17 Tutti i Diritti Riservati

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comunque

succedono

degli

imprevisti,

con

dei

semplici

accorgimenti, ti puoi preparare a organizzarti in qualsiasi situazione.

A Cura di Patrizio Gatti

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IL KAIZEN PER IL MIGLIORAMENTO DEL CONTROLLO AZIENDALE Quando vado in alcuni tipi di azienda a fare consulenza a volte mi ritrovo a parlare e suggerire di applicare il KAIZEN, metodo giapponese che si intende “Miglioramento Continuo Passo Passo,” In sostanza puoi pensare ad un atteggiamento col quale ogni cosa che stai realizzando, la puoi fare meglio. Il Kaizen a me è piaciuto come filosofia gestionale poiché coinvolge tutti i livelli aziendali spingendoli a programmare e lavorare assieme per il successo. Per fare questo occorre coinvolgere i dipendenti; i lavoratori devono sentirsi ispirati nell’esecuzione delle loro mansioni, devono sentirsi fieri del loro lavoro ed apprezzare l’apporto che offrono all’azienda. Se i dirigenti imparano ad ascoltare i lavoratori nel luogo di lavoro e a fornir loro il supporto adeguato, il “punto di produzione, il luogo dove avvengono i fatti” diventa il luogo dove nascono il buon senso ed i miglioramenti a basso costo. 19 Tutti i Diritti Riservati

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Perché Questo? Perché con questo metodo tutti sono chiamati a dare suggerimenti sui miglioramenti da attuare Patrizio ma stai fantasticando? Assolutamente no sono convinto di quanto dico! E’ vero, queste sono filosofie gestionali giapponesi che hanno contribuito al successo per esempio della TOYOTA, ma queste dottrine gestionali vanno applicate alle nostre imprese adattandole anche al nostro modo di ragionare. Per esempio possiamo adottare il metodo delle 5S una delle attività che ha contribuito a fare il successo del Kaizen. Le 5S sono indicate per grosse fabbriche ma, se ci fai caso, puoi applicarle in qualsiasi impresa, infatti sono: 1. Separazione (Seiri): bisogna suddividere ciò che è necessario e ciò che non lo è e scartare quest’ultimo; 2. Ordine (Seiton): bisogna collocare gli oggetti necessari dove occorrono; 3. Pulizia (Seiso): bisogna eliminare sporco nelle macchine e nell’ambiente; 20 Tutti i Diritti Riservati

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4. Standardizzazione (Seiketsu): bisogna sistemare i reparti e impianti nelle condizioni migliori; 5. Disciplina (Shitsuke): bisogna essere in grado di utilizzare con autodisciplina i quattro punti di cui sopra. Sembrano cose scontate ma se andiamo ad analizzarle non è poi sempre così, per esempio: 1) Ti sei mai trovato in un ufficio e l’addetto per trovare un certificato che era finito in mezzo a vecchi documenti ha dovuto perdere un sacco di tempo e di conseguenza te lo ha fatto perdere anche a te? 2) Hai mai visto due o più lavoratori sprecare un bel po’ di tempo in cerca di un trapano poiché non riuscivano più a trovarlo, in quanto un loro compagno lo aveva utilizzato e non lo aveva più rimesso al suo posto e questo ha comportato il ritardo dal cliente? 3) Ti è mai capitato che nel pulire dei macchinari l’addetto alla manutenzione si accorgesse che lo sporco di grasso copriva dei bulloni e dadi allentati e grazie a ciò si è evitato guasti e guai 21 Tutti i Diritti Riservati

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peggiori? 4) Per mantenere ed evitare alcuni dei problemi descritti devi fare ed educare i collaboratori ad applicare costantemente le attività di cui sopra. Queste sono domande nello stesso tempo sono esempi di cosa potrebbe significare non adottare la metodologia delle 5S. Questo rappresenta un grosso costo che buona parte delle aziende pubbliche e private si trovano a sostenere spesso senza saperlo quantificare. MasaaKi Imai leader mondiale del quality management, autore del best seller Kaizen, nel libro “Gemba Kaizen“ afferma che un dirigente esperto può determinare il livello di una società in 5 minuti , ispezionando lo stabilimento e osservando gli sprechi e le 5S . Scarsità di 5S nel luogo di lavoro significa inefficienza, presenza di spreco significa insufficiente autodisciplina, morale basso, qualità scarsa, costi elevati e incapacità di soddisfare i termini di consegna. Io trovo che questa è una materia assolutamente affascinante e che proporzionandola alla nostra realtà si può adottare sin da subito. 22 Tutti i Diritti Riservati

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Naturalmente questi sono solo accenni e tu hai degli esempi da fare su questo argomento?

A Cura di Patrizio Gatti

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L’IMPORTANZA DEL BUSINESS PLAN – SERVE ANCHE PER LE ATTIVITÀ SUL WEB? “Ci si può “lanciare nel vuoto “ ma si rischia una caduta rovinosa. Gli imprenditori di successo sono, di norma, coloro che si sono presi il tempo per valutare tutti gli aspetti del loro business e hanno messo a punto precisi piani per il loro futuro.” Linda Pinson e Yerry Jinnett - Dal libro:”Il Business Plan” Ogni idea imprenditoriale, prima di diventare un’ iniziativa concreta, dovrebbe essere valutata nei minimi particolari. Uno degli strumenti principali per capire se l’idea sta in piedi è il Business Plan. La domanda che mi è stata fatta nel settembre 2008 da un giovane Laureato toscano che vuole aprirsi una attività è stata: “Mi sono reso conto del mercato di riferimento, dei punti di forza e debolezza, e che l’attività può guadagnare. Quindi il Business plan cosa mi potrebbe dare in più di quanto non ho già visto?” In effetti Lui aveva già fatto tanto ed anche bene, e, anche se era ad un buon punto, aveva tralasciato la pianificazione dei flussi finanziari, in sostanza il vedere di quanti soldi avrà bisogno per i 24 Tutti i Diritti Riservati

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prossimi 3 anni, e di conseguenza di quanti finanziamenti avrebbe dovuto andare a chiedere in banca e soprattutto vedere se fosse poi stato in grado di pagarli. Quello che mi voglio raccomandare è che, quando si intraprende una nuova avventura imprenditoriale soprattutto offline, il Business plan dovrebbe sempre essere fatto. E’ opportuno inoltre cercare di non sottovalutare gli imprevisti per esempio fluttuazioni delle scorte, rinvii dei pagamenti da parte dei clienti, e ordinazioni troppo gonfie per merci che rimangono in magazzino, e occorre fare attenzione all’IVA . L’IVA (imposta sul valore aggiunto)??? ma non è una partita di giro? Si certamente, infatti all’inizio si investe tanto e solitamente non si vende moltissimo. Questo ci porta ad avere crediti verso lo stato e per un periodo più o meno breve; l’IVA pagata ai fornitori non l’hai ancora riscossa con le vendite effettuate, tradotto significa che dovresti provvedere con degli adeguati finanziamenti. Ma queste problematiche si hanno per le attività online? 25 Tutti i Diritti Riservati

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Spesso le attività offline per partire hanno bisogno di consistenti investimenti a differenza di alcune attività online. Infatti un’altra obiezione che mi sono trovato è stata che, “per chi fa business col web non ha i tempi tecnici per valutazioni con business plan poiché il mondo internet è velocissimo e a volte per fare un piano d’impresa ci vogliono settimane e settimane”. E Tu cosa ne pensi? A Cura di Patrizio Gatti

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E’ VERO CHE LE BANCHE PRESTANO I SOLDI A CHI HA I SOLDI? Sembra una cosa assurda, purtroppo, anche se in maniera diversa, la sostanza è grossomodo quella scritta nel titolo. Più che dare i soldi a chi ha i soldi, l’affermazione corretta è dare i soldi a chi può dimostrare di avere una capacità di reddito per poter rimborsare i finanziamenti. Il richiedente deve avere adeguate garanzie per poter assicurare la banca, che se il debitore non paga, l’Istituto potrà rivalersi su altri beni.. Quindi se chiedi un finanziamento devi avere o redditi abbastanza buoni che dimostrino di poter pagare il finanziamento, oppure garanzie adeguate che possono consistere in immobili, soldi liquidi, magari (come piace ai finanziatori) investiti in obbligazioni della banca finanziatrice, oppure fideiussioni di terze persone (genitori, nonni, parenti,) che abbiano un reddito o patrimonio tale da lasciare tranquilla la banca. Per quanto riguarda le aziende occorre sapere che dal 01.01.2008 è 27 Tutti i Diritti Riservati

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entrato in vigore. L’accordo di Basilea 2 che ha introdotto la novità che la Banca per decidere se dare credito o no all’impresa dovrà misurare le rischiosità attraverso lo strumento del RATING (valutazione del merito creditizio) Per l’assegnazione del Rating assumono importanza il tipo di informazioni ottenute dalle imprese che possono essere ricavate dal bilancio

di

esercizio

dalle

dichiarazioni

dei

redditi,

dal

comportamento dell’andamento bancario e in misura inferiore dalle valutazioni di business plan, budget economici e finanziari e dati informativi personali. Come devono muoversi le imprese ? Ciò che fa la differenza è la gestione finanziaria che non dovrebbe essere

fatta

occasionalmente,

ma

in

maniera

regolare,

i

finanziamenti non vanno mai chiesti all’ultimo momento o almeno io lo sconsiglio sempre .. L’impresa tramite una programmazione finanziaria deve puntare ad avere sempre gli affidamenti giusti per avere di continuo a disposizione i soldi in maniera da evitare di andare in extrafido, che 28 Tutti i Diritti Riservati

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penalizzerebbe il ns. Rating e di conseguenza la ns. capacità di credito e il nostro costo del denaro. A Cura di Patrizio Gatti

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NON BISOGNA CORRERE DIETRO AI SOLDI!!

Il tema della attuale crisi finanziaria è spesso affrontato per chi ha il denaro investito o chi li ha da investire. Dei finanziamenti e prestiti invece cosa si dice? Innanzitutto sembrerebbe che i provvedimenti presi dagli stati non migliorano la stretta creditizia senza precedenti che stanno attuando le banche. Di conseguenza l’accesso al credito di famiglie ed imprese resterà difficile. Ma come? Per essere espliciti sono stati spesi i soldi per strappare al pericolo le grandi banche, spesso responsabili della crisi. Questo porterà meno soldi per aiutare le imprese in affanno ed i lavoratori che perderanno o hanno perso il posto di lavoro. In un periodo di crisi buia come quell’attuale, per le banche dare prestiti diventa più costoso, infatti la selezione della qualità del cliente è la prima contromisura che viene presa. In queste ultime due settimane ho incontrato per 2 clienti diversi 2 stimabili funzionari bancari di Istituti differenti e tutti e 2 30 Tutti i Diritti Riservati

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inaspettatamente per me, hanno consigliato ai loro clienti, pur contro il loro interesse, di non basarsi solo sugli affidamenti concessi dalla loro banca! Finalmente qualcuno dice quello che io ho sempre sostenuto ed ho anche scritto in “Amministrare l'Azienda”, in sostanza mai basarsi, soprattutto nei periodi” magri”, solo su una banca. In conclusione occorre quindi tenere sotto controllo la propria valutazione (rating) e tenere come base questo insegnamento di Aristotele Onassis: “Non bisogna correre dietro ai soldi bisogna andargli incontro” E tu sei d’accordo? Aspetto un tuo commento! A Cura di Patrizio Gatti

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UNA LEZIONE SUL MIGLIORAMENTO AZIENDALE DA NON DIMENTICARE

Ciao, oggi mi va di raccontati una delle esperienze che più mi ha toccato nei primi anni di attività come formatore. Il tutto si svolse nel marzo 2002 alla fine di un corso di formazione in Liguria, nel quale avevo fatto docenza ai dirigenti di una piccola impresa del settore metalmeccanico ed avevo trattato temi quali Il just in time per il miglioramento della performance del magazzino e il kaizen. Dopo il corso fui incaricato di fare un pomeriggio di lezione a tutti i dipendenti per sensibilizzarli al miglioramento continuo, argomento che era tanto caro alla direzione . Durante quella lezione che vedeva coinvolti circa 12 dipendenti potevo notare l’interesse della metà di loro, gli altri erano tra l’assente

e

l’interessato

tranne

2

proprio

disinteressati.

A quel punto entrai nel vivo parlando e prendendo per esempio proprio la loro officina. Cominciai a parlare delle 5S soffermandomi soprattutto sui punti 2 e 32 Tutti i Diritti Riservati

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3 (riprendo ora quanto ho gia scritto nel precedente post) 1.Separazione (Seiri): bisogna suddividere ciò che è necessario e ciò che non lo è e scartare quest’ultimo; 2. Ordine (Seiton): bisogna collocare gli oggetti necessari dove occorrono; 3. Pulizia (Seiso): bisogna eliminare sporco nelle macchine e nell’ambiente; 4. Standardizzazione (Seiketsu): bisogna sistemare i reparti e impianti nelle condizioni migliori; 5. Disciplina (Shitsuke): bisogna essere in grado di utilizzare con autodisciplina i quattro punti di cui sopra. Uno dei più giovani operai, che risultava essere tra quelli disinteressati, si irrigidì e un po’ seccato mi disse : “ Ma ora noi dobbiamo perdere una giornata per ascoltare un consulente che ci dice che dobbiamo pulire l’officina e tenere ordinato? Sono cose che sappiamo già, non serve che ce le dici tu!!!!” In quel momento feci un gran bel respiro contai fino a 10, forse erroneamente poiché non avevo calcolato questa reazione, poi 33 Tutti i Diritti Riservati

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risposi con tutta calma e nello stesso tempo con decisione che, se la direzione aveva intrapreso questo cammino sapendo bene di cosa avrei parlato, un motivo forse c’era. A quel punto intervenne il Titolare dell’impresa e gli disse : “Visto che parli tanto, quant’è che non metti in ordine il tuo posto di lavoro? “Potete immaginare in quel momento il silenzio e la tensione in quella stanza. Subito dopo il giovane confermò che aveva ragione il titolare e da lì l’atmosfera

si

rilassò.

Immediatamente

dopo

ci

fu

un

coinvolgimento incredibile, poiché ognuno raccontava i suoi episodi. Mentre ciascuno diceva la sua, venivano fuori sempre più problematiche aziendali che portavano solo a far notare uno spreco di tempo e soldi. Per farla breve quella fu secondo me una giornata molto costruttiva per l’Azienda oltre che per me, poiché da quel momento in poi l’Amministratore mi incaricò di fare colloqui con tutti i dipendenti per misurare la loro soddisfazione e cercare di rendere migliore il clima aziendale e di conseguenza migliorare la motivazione del 34 Tutti i Diritti Riservati

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personale e l’organizzazione del lavoro. Per quanto riguarda invece il rispetto delle 5S ricordo che la settimana dopo quando entrai in azienda uno dei dipendenti presenti al corso mi venne incontro e insieme al capo officina mi fece vedere i miglioramenti e la pulizia apportata nel loro luogo di lavoro. Coinvolgendo anche gli altri lavoratori, egli mi faceva notare orgoglioso, ogni piccola cosa, anche per esempio dove erano stati spostati e collocati certi tipi di attrezzi dimostrandomi che grazie a quelle modifiche lui ed i colleghi risparmiavano tempo. E invece per me quale è stata la lezione? -Mi sono subito messo in discussione per il mio approccio verso i dipendenti ed ho anche imparato che le obiezioni bisogna prevenirle in anticipo. -Mi sono convinto che i cambiamenti devono essere voluti dalla Direzione ma se prima non li spieghi e li fai percepire alla base diventa difficile apportarli.

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-Quando spieghi alcuni concetti è inutile parlare e fare vedere le slide, la lezione l’avrei dovuta tenere in officina e non in ufficio, per fare subito rendere conto che ciò che viene insegnato col kaizen può essere un beneficio per tutta l’azienda. -Ho visto e toccato con mano che la motivazione delle persone può effettivamente trasformare un posto di lavoro e questo è stato per me uno dei più belli insegnamenti di tutta quell’esperienza. Ti sono mai capitate esperienze simili? Cosa ne pensi? A Cura di Patrizio Gatti

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COME TROVARE I COSTI NASCOSTI IN AZIENDA Uno degli argomenti che mi ha appassionato e che ho provato a implementare in alcune aziende è stato l’utilizzo dei Costi della Non Qualità per scoprirne i costi nascosti. I Costi della non qualità: sono quelli derivanti da inconvenienti,da non conformità. A mio parere, troviamo il succo di questo sistema in questa bellissima definizione: “Gli insuccessi interni sono il prodotto di quello che spesso viene definito “lo stabilimento nascosto”, in quanto di essi non si ha sentore all’esterno. Tuttavia l’entità di tali insuccessi e dei costi relativi è in molti casi rilevante e la loro riduzione costituisce un’occasione notevole di miglioramento del reddito aziendale (“l’oro nella miniera”) (Fonte: Quanto costa la qualità –Carlo Baù-AldoMerico- Il Sole 24 ore Libri)”

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Ho iniziato questo post parlando al passato perché ho trascurato momentaneamente questo sistema, infatti ho spostato il mio Focus sulla pianificazione aziendale economica e finanziaria. Per questo sistema, che ho sempre avuto a cuore, ho deciso di fare nuovi tentativi e di ripromuoverlo, dopo aver letto la “ Nuova Legge di Attrazione” di Viviana Grunert e Giacomo Bruno, riscoprendo l’importanza di guardare al passato come fonte di risorse. Scoprire il sistema dei Costi della Non qualità oltre ad essere utile è anche molto gratificante e talvolta motivante anche per il personale aziendale. Pensa se ci permettessero di implementare tale sistema negli Enti Pubblici quanto risparmio per la collettività potrebbe saltarne fuori. In una delle piccole aziende meccaniche in cui ho implementato il sistema di controllo dei “Costi della Non Qualità”, si arrivò a quantificare in soldi quanto l’impresa gettava via per le inefficienze e gli sprechi. Sono cifre di tutto rispetto e in percentuale basandomi proprio sul 38 Tutti i Diritti Riservati

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caso reale in questione si andava mediamente intorno al 2 %-2,5% del fatturato Tra l’altro chi ha già la certificazione ISO9001 alcune misurazione le fa già quindi tirare fuori i numeri è più semplice . Ma in cosa consistono queste misure? Faccio un brevissimo riepilogo di quelle che potrebbero essere le misurazioni dei costi per poi adattarli a quasi tutte le realtà anche di diversi settori

Facciamo un esempio pratico come spesso capita di vedere 39 Tutti i Diritti Riservati

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a) Un ritardo di consegna di merce determinate da parte del fornitore, procura un fermo produzione, b) Reclamo dal cliente che non si vede consegnare il lavoro in tempo e ci applica una penale c) Dobbiamo sostenere anche una serie di perdite di tempo da parte del nostro personale per sollecitare tramite telefono ,fax email i materiali in ritardo d) Dobbiamo sostenere costi extra di trasporto, e) Quando arriva la merce, occorre anche fare gli straordinari per diminuire i costi di penale e rischiare di perdere anche il cliente A quanto ammontano i Costi nascosti??? Occorre conteggiare tutti i costi extra che in una situazione normale non ci sarebbero stati, misurando le ore perse, i materiali scartati, i costi doppi. Questa è la realtà e purtroppo ancora la maggior parte delle aziende non sa con esattezza quanti soldi butta via in questo modo. 40 Tutti i Diritti Riservati

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E tu hai mai provato a misurare i tuoi sprechi o quelli che gli altri ti procurano? A Cura di Patrizio Gatti

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CONCLUSIONE

Mi auguro che gli spunti di Amministrazione Aziendale

che ti ho

descritto negli articoli ti possano essere utili per il tuo percorso professionale e per il tuo futuro in azienda.

Ciao e …Buon Lavoro

Patrizio Gatti

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