Sop Internal Audit.docx

PT. APKEPI

PROSEDUR AUDIT INTERNAL No. Dok: IQA/Rev.01/5April2016

A. PENDAHULUAN I.

TUJUAN / RUANG LINGKUP: Tujuan Audit Internal adalah untuk memperbaiki sistem dan meningkatkan efektivitas dari sistem. Ketidaksesuaian, observasi dan diskusi selama audit digunakan untuk memperbaiki sistem tersebut melalui tindakan koreksi dan pencegahan atas ketidaksesuaian dan tindak lanjut dari observasi atau hasil diskusi. Prosedur ini mengatur tatacara pelaksanaan audit internal untuk memverifikasi implementasi dan menilai efektivitas dari Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan. Verifikasi dilakukan berdasarkan suatu metoda yang seragam dan terkendali mulai penjadwalan, pengkoordinasian, pelaksanaan audit hingga pelaporan dan tindak lanjutnya Auditor adalah pengendali sistem atau manager departemen atau bagian lain yang ditunjuk yang telah mengikuti pelatihan auditor atau telah mengikuti proses audit (observer). Auditor harus bersifat independen dan tidak bertanggung jawab langsung pada area atau scope yang diaudit Pimpinan Tim Audit dijabat oleh auditor yang telah melaksanakan Audit Mutu dan Keamanan Pangan Internal paling tidak dua kali dan telah mengikuti Training Lead Assessor yang diselenggarakan oleh Lembaga Training yang terdaftar di IRCA atau Training Auditor Internal yang bersertifikat dan diakui sebagai Auditor Internal Keamanan Pangan / Mutu yang kompeten oleh BNSP (Badan Nasional Sertifikasi Profesi) Audit Internal yang dilakukan oleh Auditor dapat dikategorikan menjadi dua yaitu 1. Audit Terjadwal. Audit yang telah terjadwal pada Jadwal Audit Prosedur (JAP) 2. Audit Tidak Terjadwal. Audit atau penelusuran dan investigasi atas suatu ketidaksesuaian Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan atau prosedur yang teridentifikasi diluar audit terjadwal Beberapa hal yang harus diperhatikan dan menjadi wawasan audit adalah: 1. Audit dilakukan untuk menilai efektivitas dari Prosedur yang dijalankan 2. Antara auditor dan auditee harus terjalin kerjasama dan komunikasi yang baik, sehingga suatu ketidaksesuaian Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan yang sekecil apapun bisa dilacak 3. Semua hasil dan temuan audit harus berdasarkan bukti objektif, tidak berdasarkan opini 4. Bukti objektif yang diambil sebagai sampel harus ditulis secara spesifik, terukur kuantitatif dan lokasi yang jelas

II. TANGGUNG JAWAB 1. WAKIL MANAJEMEN: sebagai pengendali Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan bertanggung jawab untuk mengendalikan: jadwal, pengkoordinasian, pelaksanaan audit sampai pelaporan dan tindak lanjutnya 2. AUDITOR: a. Pemenuhan persyaratan pelaksanaan audit b. Berkomunikasi dan menjelaskan pelaksanaan audit c. Merencanakan dan melaksanakan tugas-tugas yang diberikan d. Mendokumentasikan hasil-hasil observasi dan melaporkan hasil audit e. Memverifikasi keefektifan dan tindakan perbaikan f. Menjaga kerahasiaan dokumen-dokumen yang diaudit

3. AUDITEE a. Memberikan informasi kepada personil terkait pada bagian yang akan diaudit b. Menyediakan sumberdaya bagi tim audit untuk menjamin bahwa audit dilakukan secara efektif dan efisien c. Menyediakan fasilitas dan materi yang diperlukan oleh auditor d. Bekerjasama dengan auditor e. Melaksanakan tindakan perbaikan berdasarkan laporan audit atau temuan ketidaksesuaian III. DEFINISI 1. Audit Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan adalah pemeriksaan secara sistematis dan independen terhadap Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Manajemen Keamanan Pangan untuk melihat kesesuaian dan efektivitas 2. Checklist adalah lembar periksa kesesuaian sistem 3. Auditee adalah organisasi yang akan diaudit 4. Auditor adalah orang yang memiliki kompetensi untuk melaksanakan audit IV. REFERENSI 1. Manual Mutu dan Keamanan Pangan PT APKEPI 2. SNI ISO 9001: 2008 (BSN) 3. SNI ISO 22000: 2009 (BSN) 4. SNI ISO 19011: 2012 (BSN)

B. PROSEDUR I.

PENJADWALAN AUDIT 1. Penjadwalan proses audit. Untuk setiap periode tertentu dilakukan audit internal yang bersifat terjadwal ataupun tidak terjadwal 2. Audit internal terjadwal. Wakil Manajemen (MR) menetapkan prosedur-prosedur mana saja yang akan diaudit oleh auditor yang dituangkan kedalam form Jadwal Program Audit (FAMI-001). Audit Internal dilakukan minimal 1(satu) kali dalam 6 (enam) bulan 3. Audit internal tidak terjadwal. Proses audit tidak terjadwal akan dilakukan jika didapati masalah dalam Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan, yang berupa pengamatan dan pemantauan rutin dari Wakil Manajemen bila didapati masalah yang serius dalam prosedur ataupun permintaan khusus dari manager terkait 4. Persiapan audit. Persiapan pada saat audit akan dilakukan berdasarkan jadwal audit yang telah ditetapkan oleh Wakil Manajemen

II. PERSIAPAN AUDIT 1. AUDIT INTERNAL TERJADWAL a. Persiapan Awal. Dengan melihat jadwal audit prosedur, Wakil Manajemen mempersiapkan proses audit internal dan menentukan pimpinan audit/ Lead Auditor b. Persiapan Pimpinan. Lead Auditor akan mempersiapkan tim audit dan personil pendukung proses audit. Pimpinan tim akan mengkomunikasikan tujuan audit, ruang lingkup audit dan aspek-aspek penting dan kritis yang perlu mendapat perhatian dari tim audit c. Penyiapan dokumen-dokumen audit tim. Wakil Manajemen akan menyiapkan dokumen-dokumen untuk kebutuhan proses audit antara lain: i. Prosedur yang akan diaudit ii. Checklist Audit iii. Laporan Audit iv. Temuan Audit Observasi v. Laporan Hasil Audit Sebelumnya d. Pemberitahuan audit. Lead Auditor akan memberitahukan kepada manager terkait yang akan diaudit, mengenai waktu, aspek audit dan ruang lingkup audit yang dituangkan dalam dokumen Pemberitahuan Rencana Audit (FAMI-002)

2. AUDIT INTERNAL TIDAK TERJADWAL a. Informasi kemungkinan penyimpangan audit. Wakil manajemen menerima informasi dari penanggung jawab prosedur / proses yang menyangkut informasi: i. Keluhan Pelanggan (Customer Complaint) ii. Pengamatan dan pemantauan rutin iii. Data dari hasil audit internal iv. Data-data lain yang berkaitan Berdasarkan informasi tersebut dilakukan evaluasi atas kemungkinan penyimpangan atas prosedur. Jika sudah dipastikan adanya kemungkinan penyimpangan, maka dilaksanakan proses audit oleh auditor yang ditunjuk oleh Wakil Manajemen dengan cara menelusuri catatan dan wawancara dengan penanggung jawab proses b. Penerbitan “Temuan Audit”. Auditor akan mengeluarkan Temuan Audit (FAMI003) dan meminta persetujuan Wakil Manajemen terkait diambil tindakan koreksi dan pencegahan yang tepat atas ketidaksesuaian atau temuan tersebut c. Persetujuan “Temuan Audit”. Temuan audit yang diterbitkan oleh Wakil Manajemen selanjutnya ditandatangani sebagai persetujuan atas temuan audit oleh keduabelah pihak III. PELAKSANAAN AUDIT 1. Meeting Pembuka (Opening Meeting). Proses meeting pembukaan dihadiri oleh seluruh anggota tim audit dan auditee. Lead Auditor akan melakukan tugas-tugas sebagai berikut: a. Menjelaskan tentang tujuan dan wawasan audit yang akan dilakukan b. Ruang lingkup area yang akan diaudit (prosedur yang akan diaudit) c. Metoda untuk menentukan dan mencatat ketidaksesuaian akan dijelaskan d. Kriteria temuan dan laporan hasil audit yang akan disampaikan e. Tindak lanjut yang diperlukan atas temuan yang terjadi selama proses audit dan verifikasi yang dilakukan oleh auditor Peserta meeting di list dalam form Daftar Hadir Meeting (FAMI-004) 2. Proses Audit. Proses audit dilakukan dengan cara wawancara / interview dan sampling catatan di area yang diaudit serta observasi/pengamatan di lapangan. Auditor akan meminta auditee untuk menunjukkan bagaimana persyaratan Sistem Manajemen Mutu & Keamanan Pangan terkait telah terpenuhi 3. Sampling Dokumen. Dalam proses pemeriksaan kesesuaian prosedur akan dilakukan dengan cara sampling catatan-catatan di area/bagian dan jika ada keraguan diantara sampel yang dipilih, maka sampel lain akan dipilih. Auditor akan menghindari sampel yang telah dipersiapkan sebelumnya oleh departemen tersebut 4. Kesesuaian Prosedur. Bila ternyata Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan yang diperiksa memenuhi persyaratan. Auditor akan mencatatnya dan mencari bukti objektif dengan memantau proses kerja dan/atau catatan yang telah digariskan dalam prosedur 5. Ketidaksesuaian Prosedur. Jika ditemukan ketidaksesuaian, auditor dapat menghentikan proses pencarian bukti objektif dan melanjutkan ke pokok audit lainnya 6. Mencatat Temuan Audit. Hasil observasi, interview dan sampling catatan di area yang diaudit (auditee) dicatat pokok-pokoknya dalam form Temuan Audit (FAMI-003)

7. Perkembangan Proses Audit. Perkembangan proses audit akan didiskusikan oleh tim audit untuk memantau status audit yang sedang berlangsung dan saling tukar informasi atas temuan yang terjadi 8. Evaluasi Temuan Audit. Setelah proses audit selesai, dan sebelum Meeting Penutup audit, Tim Audit akan bertemu untuk membahas serta mengevaluasi temuan-temuan audit 9. Pengelompokan dan Pengklasifikasian Hasil Audit. Lead Auditor akan mengumpulkan, mengelompokan dan mengklasifikasikan ketidaksesuaianketidaksesuaian yang ditemukan oleh anggota tim audit. Temuan audit akan diklasifikasikan sebagai berikut: Ketidaksesuaian, Jika; a. Prosedur tidak sesuai atau belum memenuhi persyaratan standard Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan b. Pelaksanaan tidak sesuai dengan prosedur yang tertulis c. Terdapat kelemahan yang mendalam pada SIstem yang disebabkan oleh tidak ditaatinya metoda pengendalian atau persyaratan yang ditetapkan d. Kegiatan yang telah lama dilakukan dan mempengaruhi Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan / Prosedur, tetapi belum dibakukan / dimuat dalam Prosedur e. Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan / Prosedur pada area diaudit tidak berjalan secara efektif Observasi, Jika; Secara mendasar tujuan dari standard dan/atau metoda yang dipakai sudah dipenuhi, tetapi Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan / Prosedur tersebut masih dapat diperbaiki dalam rangka proses perbaikan terus menerus. Ada penyebab tertentu pada proses yang potensial terjadi masalah dikemudian hari. Observasi dapat menjadi bahan perbaikan untuk Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan 10. Penerbitan Hasil Audit. Auditor menerbitkan form Temuan Audit (FAMI-003) atas setiak ketidaksesuaian yang terjadi, kemudian ditandatangani oleh Auditee dan Auditor 11. Rekapitulasi Hasil Audit untuk Tinjauan Manajemen. Ketidaksesuaianketidaksesuaian yang terkait dengan elemen tertentu dari prosedur atau persyaratan lainnya dapat dibahas secara sistematis dalam tinjauan manajemen IV. MEETING PENUTUP/CLOSING MEETING 1. Peserta Meeting Penutup. Setelah proses audit internal terjadwal berakhir, Lead Auditor akan mengandakan Meeting Penutup yang dihadiri oleh Manager Departemen (Auditee) atau yg mewakili dan seluruh anggota Tim Audit. Peserta meeting list dalam form Daftar Hadir Meeting (FAMI-004) 2. Presentasi Hasil Audit oleh Tim Audit. Lead Auditor dan auditor mempresentasikan ketidaksesuaian dan observasi yang ditemukan selama audit dan meminta tanggapan peserta meeting. Jika ada hal-hal yang kurang jelas terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan, maka persyaratan-persyaratan tertulis pada prosedur akan dijelaskan kembali dan dihubungkan dengan bukti temuan (evidence) tim audit Jika ada yang keberatan, maka hal ini akan dicatat dan keputusan akan diambil oleh Lead Auditor dengan mempertimbangkan bukti nyata objektif temuan audit lainnya dan hasil diskusi dengan tim audit V. LAPORAN HASIL AUDIT

1. Penyiapan Laporan. Lead Auditor akan menyiapkan Laporan Hasil Audit (FAMI005) berdasarkan hasil proses audit yang telah selesai dilaksanakan. Laporan Hasil Audit yang sudah benar dilampirkan dengan: a. Temuan Audit b. Observasi Hasil Audit c. Lapiran lain (jika diperlukan) 2. Persetujuan Laporan Hasil Audit. Laporan Hasil Audit ditandatangani oleh Wakil Manajemen 3. Distribusi Laporan Hasil Audit. Setelah Laporan Hasil Audit ditandatngani kemudian didistribusikan a. Lembar 1 (Asli) : difile oleh Wakil manajemen b. Lembar 2 (Copy) : Diserahkan ke manajer atau auditee terkait 4. Pemantauan Status Temuan Audit. Untuk temuan audit yang telah diterbitkan oleh auditor dan disetujui oleh manager / auditee akan dipantau status terbit dan tindaklanjut penyelesaiannya dengan menggunakan form Status Temuan Audit (FAMI-06) oleh Wakil Manajemen VI. KETIDAKSESUAIAN DAN TINDAK LANJUT HASIL AUDIT 1. Penerbitan dan Pengisian Form Temuan Audit. Semua form Temuan Audit dikirim ke Auditee selambat-lambatnya 1 (satu) minggu setelah meeting penutup 2. Pengisian Jawaban Temuan Audit. Auditee mengisi penyebab timbulnya ketidaksesuaian, tindakan koreksi dan atau tindakan pencegahan terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan tersebut beserta perkiraan waktu pelaksanaannya. 3. Menyerahkan Kembali Hasil Temuan Audit Ke Wakil Manajemen. Mengisi lengkap temuan audit yang meliputi : 1. Identifikasi penyebab masalah 2. Tindakan Koreksi atau tindakan pencegahan yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah dari hasil temuan auditor. Selanjutnya form temuan audit diserahkan kembali ke Wakil Manajemen untuk ditinjau dan diputuskan apakah jawaban hasil temuan telah memadai atau belum 4. Menerima Jawaban dan Menilai Hasil Temuan Audit. Untuk form Temuan Audit harus diterima kembali oleh Auditor / Wakil Manajemen paling lambat 2 (dua) minggu setelah tanggal diterbitkan, untuk dinilai apakah tindakan koreksi/pencegahan cukup memadai untuk dilaksanakan. Jika dalam batas waktu yang ditentukan, form Temuan Audit belum dikirim ke auditor, maka auditor akan mengirimkan surat peringatan ke auditee. Bila auditor menganggap belum memadai, maka auditor meminta auditee untuk menyempurkan tindakan koreksi/pencegahan tsb 5. Menyimpan Dokumen Temuan Audit. Form Temuan Audit asli yang sudah diisi oleh auditee disimpan di Wakil Manajemen. Auditee harus menyimpan copy dari form Temuan Audit yang telah diisi. 6. Pemantauan dan Verifikasi Hasil Audit. Auditor memantau, menganalisis dan memverifikasi pelaksanaan tindakan koreksi dan/atau pencegahan paling lambat 3 bulan setelah perkiraan waktu pelaksanaan Tindakan Koreksi dan pencegahan.

Auditor akan melaksanakan audit penutup untuk meyakinkan tindakan koreksi telah dilaksanakan dan menyelesaikan penyimpangan. 7. Penutupan Hasil Verifikasi Audit. Bila tindakan koreksi dinilai efektif dan menyelesaikan masalah, maka ketidaksesuaian pada form Temuan Audit yang bersangkutan ditutup (CLOSED). Tindakan penutupan Temuan Audit ini dicatat pada form Status Temuan Audit. 8. Tindak lanjut Hasil Verifikasi. Jika tidak efektif atau tidak menyelesaikan masalah, maka pihak yang diaudit akan mengajukan kembali rencana tindak lanjut ke auditor. Auditor akan menuliskan tindak lanjut yang diambil di kolom Verifikasi : Keterangan tindak lanjut yang akan dilakukan Tanggal tindak lanjut akan selesai Waktu perkiraan selesainya tindak lanjut Temuan Audit ini dicatat pada form Status Temuan Audit. Tindak lanjut yang diambil merupakan hasil diskusi antara Auditor, Wakil Manajemen dan manager Departemen terkait. Tindak lanjut dapat berupa penerbitan Temuan Audit baru atas masalah yang sama jika tindakan koreksi atau pencegahan yang diajukan berbeda dengan tindakan koreksi sebelumnya. Pada tanggal yang sudah ditentukan, yaitu tanggal selesai tindak lanjut, Auditor akan memverifikasi kembali implementasi dan efektifitas tindak lanjut yang diambil. Jika tindak lanjut dinilai efektif dan menyelesaikan masalah, maka Temuan Audit ditutup.