Skripsi

1

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah Perkembangan IPTEK (Ilmu Pengetahuan dan Teknologi) cenderung dikaitkan dengan komputer yang sangat penting penggunaannya diperusahaan-perusahaan yang khusus bertujuan memperoleh laba demi untuk menjaga kontinuitas dan pengembangan. Sebagaimana kita ketahui untuk kesejahteraan pegawai atau karyawan, dana pensiun adalah juga termasuk faktor utama pada perusahaan, baik instansi Pemerintah maupun Swasta. Dimana setiap aktivitas yang dilaksanakan dalam setiap perusahaan selamanya diarahkan untuk mencapai tujuan terakhir. yaitu mempertahankan kontinuitas dari suatu perusahaan maka dapat dipertahankan apabila perusahaan tersebut dapat memperoleh laba. Pemberian pensiun kepada pegawainya bukan saja hanya memberikan kepastian penghasilan dimasa datang, akan tetapi juga ikut memberikan motivasi bagi para pegawainya untuk lebih giat bekerja. Dengan memberikan program jasa pensiun maka para pegawai merasa aman, terutama bagi mereka yang menganggap pada usia pensiun sudah tidak produktif lagi. Demikian juga halnya pada PT. Taspen (Persero) Cabang Utama Medan yang bergerak dalam bidang Tabungan Asuransi Pegawai Negeri, mempunyai potensi yang sangat menentukan kelancaran pelaksanaan pembangunan nasional sehingga senantiasa perlu dibina dan dikembangkan kesejahteraanya.

Upaya untuk mewujudkan peningkatan

antara lain dalam bentuk program pensiunan dan penerapan sistem yang dapat melindungi para penerima pensiunan. Salah satu dari penerima pensiun tersebut adalah guru.

2

Guru adalah pegawai negeri yang berada dibawah naungan Depdiknas. Guru merupakan orang yang diserahi tanggung jawab untuk mendidik. Mengingat pentingnya peranan guru dalam mendidik maka kepadanya diberikan dana pensiunan. Dari beberapa faktor tersebut, maka timbul beberapa masalah yang berhubungan dengan pengolahan dana pensiunan guru, yang mana pengolahan dana tersebut pada PT. Taspen (Persero) Cabang Utama Medan belumlah efisien, dimana dalam pengolahan dana pensiunan guru masih dilakukan secara manual, sehingga dapat menghambat kegiatan dan informasi yang dibutuhkan menjadi lambat dan kesalahan dalam pengolahannya sering terjadi. Dengan adanya komputer dapat membantu dalam pengolahan dana pensiunan guru, sehingga informasi maupun keterangan dapat dilakukan dengan cepat dan tujuan yang diharapkan oleh pimpinan PT. Taspen (Persero) Cabang Utama Medan dapat dilaksanakan dengan baik. Melihat bahwa dana pensiun merupakan salah satu faktor untuk memajukan kesejahteraan, maka penulis mencoba mengungkapkan objek dari studi ini dengan judul “SISTEM PENGOLAHAN DANA PENSIUNAN GURU PADA PT. TASPEN (PERSERO) CABANG UTAMA MEDAN”. 1.2 Rumusan Masalah Didalam setiap perusahaan-perusahaan

kita tidak akan terlepas dari permasalahan-

permasalahan maupun hambatan-hambatan dalam mendapatkan informasi mengenai pada PT.Taspen (Persero) Cabang Utama Medan, dimana masalah ataupun hambatan yang ada dalam pengolahan dana pensiun PT.Taspen (Persero) Cabang Utama Medan dapat menghambat pekerjaan. Adapun masalah-masalah tersebut dapat dirumuskan sebagai berikut : a) Bagaimana melakukan pengolahan dana pensiunan guru dapat dilakukan dengan cepat dan efisien. b) Bagaimana mengurangi kesalahan-kesalahan dalam pengolahan dana pensiunan. c) Bagaimana memperoleh informasi secara cepat dan akurat tentang pensiunan guru.

3

1.3 Tujuan Studi Adapun tujuan dari penulis lakukan adalah : a) Untuk mengetahui bagaimana sistem yang sedang berjalan didalam perusahaan tersebut. b) Untuk mengetahui masalah-masalah serta hambatan-hambatan yang dihadapi dalam kegiatan pengolahan dana pensiun. c) Untuk merancang sistem baru untuk mempermudah masalah yang sedang dihadapi dengan menggunakan bahasa pemrograman Ms. Visual basic 6.0. 1.4 Manfaat Studi Adapun manfaat yang diperoleh dari hasil studi adalah sebagai berikut : a) Sebagai bahan masukan bagi perusahaan untuk mempertimbangkan sistem yang lama dengan sistem yang baru. b) Sebagai bahan masukan bagi perusahaan dalam mendapatkan suatu program yang lebih efektif dan efisien serta ketepatan dan kecepatan didalam memperoleh informasi untuk pembuatan dan pengolahan dana pensiunan guru. c) Bagi penulis untuk menambah ilmu pengetahuan dan wawasan dalam pengolahan dana pensiunan guru pada PT. Taspen (Persero) Cabang Utama Medan. 1.5 Ruang Lingkup Dalam melakukan studi ini penulis akan membahas ruang lingkup studi mengenai Pengolahan Dana Pensiunan Guru yang terdiri dari data pensiun, data pewaris dan data transaksi pada wilayah kotamadya Medan Pada PT.Taspen (Persero) Cabang Utama Medan. Sistematika Penulisan Dalam penyusunan tugas akhir ini penulis membuat sistematika penulisan dengan 6 (enam) bab, adapun uraian masing-masing bab tersebut adalah :

4

BAB 1 PENDAHULUAN Dalam bab ini penulis menguraikan secara singkat latar belakang permasalahan, rumusan masalah, tujuan studi dan ruang lingkup. BAB 2 KERANGKA KONSEPTUAL Dalam bab ini penulis menguraikan kerangka konseptual menjadi dua sub yaitu : Sub pertama adalah landasan teori yang menjelaskan tentang pembahasan yang mencakup uraian pemecahan masalah dalam arti teori-teori yang berkaitan dengan penyelesaian masalah. Sub kedua adalah konseptual yang menjelaskan tentang pembahasan yang mencakup satu konsep baru yang merupakan satu kesimpulan yang diambil dari kumpulan teori yang digunakan untuk pemecahan masalh, sehingga merupakan satu konsep baru karya mahasiswa/i dalam penyelesaian permasalahan berkenaan dengan topik dan focus kajian. BAB 3 METODOLOGI Bab ini menjelaskan tentang metode studi, lokasi dan waktu studi, data yang dibutuhkan, metode pengumplan data dan analisa data. BAB 4 ANALISA DAN PEMBAHASAN Dalam bab ini penulis menguraikan gambaran umum perusahaan, sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi, penjelasan sistem yang berjalan, identifikasi dan analisis masalah, alternatif pemecahan masalah, kendala penerapan masalah, alternatif yang ditolak dan asumsi yang digunakan.

5

BAB 5 PENERAPAN PEMECAHAN MASALAH Dalam bab ini penulis menguraikan tentang alternatif pemecahan masalah yang dipilih untuk memecahkan masalah serta langkah-langkah implementasiinya dengan didukung oleh teori terapan tertentu dan masalah baru yang mungkin timbul setelah implementasi. BAB 6 SIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini berisi tentang simpulan dan saran dari seluruh isi tugas akhir.

6

BAB 2 KERANGKA KONSEPTUAL

2.1 Landasan Teori Landasan teori merupakan panduan untuk melaksanakan dan menyelesaikan suatu studi. Dalam hal ini penulis akan mengemukakan beberapa teori yang berkaitan dengan masalah yang akan dibahas nanti. 2.1.1 Pengertian Sistem Sering kita mendengar kata sistem dalam kehidupan sehari-hari, misalkan saja perancangan sistem, analisa sistem.

Begitu juga dalam suatu perusahaan sering

dipergunakan istilah-istilah seperti sistem distribusi, sistem produksi, sistem inventori, sistem penggajian dan sebagainya. Pengertian sistem menurut beberapa ahli adalah : a. Menurut Lukas dalam bukunya (Sistem Informasi Manajemen) menyatakan bahwa: “Sistem adalah kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabelvariabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu” (Wahyudi Komorotomo dan Subandu Agus Margano, 2001: 8). b. Menurut Tavri D.Mahyuzir mengatakan bahwa: “Sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan dan bertanggung jawab memproses masukan (input) sehingga menghasilkan keluaran (output)” (Tavri D.Mahyuzir, 1997: 1). c. Menurut Jerry FitzGerald, Ardaf Fitz Gerald dan Waren D.Stallings,Jr menyatakan : “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpil bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu” (Jogiyanto H.M, 2001:1).

7

Dari pengertian dan pernyataan diatas dapt disimpulkan bahwa “Sistem adalah mengandung arti kumpulan, unsur atau komponen yang saling berhubungan satu sama lain secara teratur dan merupakan satu kesatuan yang saling ketergantungan untuk mencapai suatu tujuan”. 2.1.2 Pengertian Pengolahan Data Data berasal dari kata “Datum” yang berarti fakta atau bagian dari fakta yang mengandung arti yang dihubungan dengan kenyataan yang dapat digambarkan dengan simbol, angka, huruf dan sebagainya. Data menurut Drs.Jhon J.Longkutoy (“Pengenalan Komputer”, MutiaraSumber Widya, Jakarta,1996: 69) mengatakan bahwa “Data adalah suatu istilah majemuk dari fakta yang mengandung arti yang dihubungkan dengan kenyataan, simbol, gambar, angka, huruf yang menunjukan suatu ide, objek, kondisi atau situasi dan lainnya”. Dari beberapa pengertian diatas maka dapat diambil kesimpulan bahwa “Data adalah merupakan fakta atau bagian dari fakta yang belum tersusun yang mempunyai arti yang dihubungkan dengan kenyataan yang benar-benar terjadi, Fakta dapat dinyatakan dengan gambar (grafik), kata-kata, angka, huruf dan lain sebagainya”. Pengolahan data adalah segala macam pengolahan terhadap data atau kombinasikombinasi dari berbagai macam pengolahan terhadap data untuk membuat data itu berguna sesuai dengan hasil yang diinginkan dapat segera dipakai. Menurut Jogiyanto H.M “Pengolahan Data adalah manifulasi dari data kedalam bentuk yang lebih berguna berarti. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa “Pengolahan Data merupakan kegiatan yang dilakukan dengan menggunakan masukan berupa data dan menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk tujuan sesuai dengan yang direncanakan.

8

2.1.3 Pengertian Dana Pensiun Dana Pensiun terdiri dari dua kata yaitu Dana dan Pensiun. Dana sering disamakan dengan uang kontan. Dana merupakan bentuk yang paling mudah yang dapt digunakan untuk menyatakan nilai ekonomis dan karena dana atau uang dapat dengan segera dirubah dalam bentuk barang dan jasa. Pensiun adalah hak sesorang untuk memperoleh penghasilan setelah bekerja sekian tahun dan sudah memasuki usia pensiun atau ada sebab-sebab lain sesuai dengan perjanjian yang telah ditetapkan (Kasmir,SE,MM, 2001). Dana Pensiun adalah Badan hukum yang mengelolah dan menjalankan program yang menjanjikan manfaat pensiun. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa pensiun diberikan sebagai jaminan hari tua bagi pegawai negeri pada saat mencapai usia pensiun dan sebagi penghargaan / balas jasa pemerintah atas pengabdianya terhadap negara. Tujuan dari dana pensiun adalah : a. Mencapai perangsang kerja bagi pegawai. b. Meningkatkan kesejahteraan dan ketentraman bagi pegawai dan keluarganya. c. Meningkatkan kesetiaan loyalitas pegawai. d. Memberikan ketenangan kerja bagi pegawai yang bersangkutan maupun keluargaanya. Adapun yang berhak menerima pensiun adalah : a. Pensiunan itu sendiri. b. Janda/Duda pensiunan. c. Yatim piatu dari pensiunan. d. Orang tua dari pensiunan.

9

Hapusnya manfaat pensiun adalah : a. Ahli warisnya tidak ada yang memenuhi syarat lagi. b. Janda/Duda menikah lagi. c. Batas pensiunan habis. d. Mempunyai pensiunan rangkap yang sejenis. Dari uraian diatas dana pensiun sangatlah penting bagi pegawai dan merupakan faktor utama dalam menunjang kehidupannya. Dana pensiun juga merupakan kesejahteraan pegawai dan keluarganya dalam memenuhi kebutuhan hidup, dan apabila dana pensiun tersebut terpenuhi maka kehidupan dan kesejahteraan para pegawai akan aman dan tentram. 2.1.4 Pengertian Taspen Taspen adalah Tabungan pensiunan yang mana pegawai negeri menerima sejumlah hak uang asuransi apabila pegawai negeri tersebut mencapai usaha pensiun yang telah ditetapkan. Adapun tujuan dari Taspen adalah : a. Meningkatkan kesejahteraan para pesertanya. b. Meningkatkan pelayanan terhadap pesertanya. c. Menumbuh

kembangkan

kepercayaan

kepada

pesertanya,

bahwa

taspen

berkemampuan dalam memenuhi kewajibannya. 2.2 Konseptual Dalam pembuatan konseptual ini, penulis mencoba untuk menerapkan sebuah konsep perubahan data pensiunan guru, pengolahan dana pensiunan beerta pembayaran dana pensiun, maka dibuatlah sebuah rancangan sistem untuk mempermudah mendapatkan informasi mengenai pembayaran dana pensiunan guru, sehingga diperoleh laporan informasi dana yang dibayarkan kepada masing-masing penerima Pensiun beserta lokasi dimana mereka mengambil dana pensiunan tersebut.

10

BAB 3 METODOLOGI

3.1 Metode Studi Pada penulisan tugas akhir ini, penulis melakukan studi untuk mendapatkan keteranganketerangan-keterangan dan data yang dibutuhkan guna memperoleh kebenaran secara ilmiah. Metode studi yang dilakukan adalah : a) Metode Studi Kepustakaan Penulis melakukan studi literatur diperpustakan serta mempelajari buku-buku yang ada hubungannya, guna mempermudah didalam penyusunan tugas akhir ini. b) Metode Studi Lapangan Penulis langsung kelapangan untuk mendapatkan data-data yang diperlukan dalam penyelesaian tugas akhir ini. 3.2 Lokasi dan Waktu Studi Dalam pelaksanaan studi ini, penulis melakukan studi di PT. Taspen (Persero) Cabang Utama Medan, Jl. H.Adam Malik No. 64 Medan. Waktu penulis mengadakan studi ini hanya sebulan, dalam sebulan itu penulis berusaha untuk mendapatkan data-data dari perusahaan khususnya mengenai Pengolahan Dana Pensiunan Guru. 3.3 Data Yang Dibutuhkan Didalam melaksanakan studi nantinya penulis membutuhkan banyak data yang berhubungan dengan sistem pengolahan dana pensiunan guru yang dilaksanakan di PT. Taspen (Persero) Cabang Utama Medan.

11

Adapun data yang dibutuhkan adalah : a) Data Primer Merupakan data yang dikumpulkan untuk studi tertentu yang dilaksanakan. Data ini dapat diambil dari dalam perusahaan yang ada di PT. Taspen (Persero) Cabang utama Medan, data tersebut adalah Identitas Pensiun, Identitas Pewaris dan Dana Pensiun. b) Data Sekunder Merupakan data yang diperoleh dari sumber lain dalam bentuk laporan

maupun

publikasi, misalnya dari buku-buku ataupun majalah. 3.4 Metode Pengumpulan Data Didalam studi menghendaki adanya suatu metode didalam pengumpulan data, untuk mendapatkan informasi yang diperlukan keterangan sebanyak mungkin untuk dijadikan bahan masukan, pembahasan, penganalisaan dan akhirnya untuk mengambil keputusan. Metode studi yang dipergunakan penulis adalah : Adapun metode pengumpulan data ini digunakan sebagai berikut : a) Wawancara ( Interview ) Sebagai bahan pelengkap data, penulis akan melakukan wawancara dengan pihak yang berwenang untuk memperoleh data yang akurat yang dibutuhkan penulis, dan langsung mengadakan wawancara kepada pimpinan PT.Taspen (Persero) atau yang ditunjuk pimpinan. b). Pengamatan Langsung ( Observasi ) Penulis mengadakan pengamatan lansung jalannya pengolahan dana dengan mengamati aliran-aliran kerja serta informasi dari segi keputusan yang sangat penting. 3.5 Analisa Data Analisa data merupakan bagian yang amat penting dalam metode ilmiah, maka untuk mengembangkan pengolahan dana pensiunan, penulis menggunakan analisa data.

12

Analisa merupakan salah satu unsur pentahapan dari keseluruhan pembangunan sistem komputerisasi. Dalam hal mengevaluasi terhadap sistem pengolahan data yang sedang berjalan secara luas dan logis, sistem analis yang dibentuk hendaknya mengikuti tahapan yang terdiri dari : 1. Menentukan objek atau sistem yang akan dibuat. 2. Mempelajari organisasi yang terkait. 3. Menganalisa hasil atau output yang telah ada dengan menentukan kegunaan bagi sistem yang sedang berjalan. 4. mempelajari sistem yang telah berlangsung.

13

BAB 4 ANALISA DAN PEMBAHASAN

4.1 Gambaran Umum Perusahaan PT. Taspen (Persero) Cabang Utama Medan adalah perusahaan BUMN yang bergerak dalam

bidang

Tabungan

Asuransi

Pegawai

Negeri

yang

bertujuan

untuk

mensejahterakan para pesertanya. Dalam hal ini PT. Taspen (Persero) Cabang Utama Medan juga melayani dan mengolah dana pensiunan pesertanya. 4.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan Pegawai negeri sipil sebagai aparatur negara, abdi negara dan abdi masyarakat merupakan salah satu unsur penting dalam melaksanakan tugas-tugas dipemerintah khususnya dalam melaksanakan tugas-tugas nasional.

Pegawai negeri mempunyai

potensi yang sangat menentukan dalam pelancaran pelaksanakan pembangunan nasional sehingga perlu dibina dan dikembangkan tingkat kesejahteraannya. Untuk mewujudkan peningkatan kesejahteraan para pegawai antara lain adalah dalam bentuk penerapan sistem yang dapat melindungi pegawai negeri dan meringankan beban pembiayaan, yaitu dengan sistem asuransi. Penerapan sistem asuransi tersebut antara lain dengan pemberian jaminan sosial untuk pegawai negeri sipil dan keluarganya pada waktu aktif maupun non aktif. Upaya memikirkan kesejahteraan pegawai negeri dan keluarganya telah dirintis pemerintah sejak tahun 1960 melalui konfrensi kesejahteraan pegawai negeri yang dihadiri oleh semua kepala urusan pegawai dari seluruh departemen. Konfrensi tersebut berlangsung dari tanggal 25 sampai 26 Mei 1960 di jakarta. Selanjutnya keputusan konfrensi tersebut secara resmi direalisasikan dalam bentuk keputusan menteri pertama Republlik Indonesia No.338/MP/1960 tanggal 25 Agustus 1960, yang antara lain

14

menetapkan tentang perlunya pembentukan jaminan asuransi sosial sebagai bekal bagi pegawai negeri sipil atau keluarganya yang akan mengakhiri pengapdiannya terhadap negara. Keputusan menteri pertama tersebut kemudian ditingkatkan menjadi peraturan pemerintah No.9 tahun 1963 yang mengatur tentang pembelanjaan kesejahteraan pegawai negeri.

Kemudian berdasarkan peraturan pemerintah No. 10 tahun 1963

ditetapkan keperansertaan pegawai negeri dalam Tabungan dan Asuransi Pegawai Negeri (TASPEN) yang dilaksanakan sejak 1 Juli 1961. Selanjutnya berdasarkan peraturan pemerintah No.25 tahun 1981 tentang asuransi sosial pegawai negeri, keperansertaannya dilanjutkan dalam asuransi sosial pegawai negeri yang meliputi asuransi dana pensiun dan tabungan hari tua dengan dasar hukum : a. Peraturan pemerintah No. 25 tahun 1981 tanggal 30 Juli 1981 tentang asuransi sosial pegawai negeri. b. Peraturan pemerintah No. 26 tahun 1981 tanggal 30 Juli 1981 tentang peralihan bentuk perusahaan umum dana tabungan dan asuransi pegawai negeri menjadi perusahaan persero (PERSERO). Sesuai dengan peraturan pemerintah No. 25 dan No. 26 tahun 1981 serta anggaran dsar perusahaan, badan usaha yang didirikan untuk melaksanakan program Taspen tersebut memiliki misi perusahaan. Adapun misi dari perusahaan itu adalah : 1) Meningkatkan kesejahteraan pegawai negeri melalui usaha menyelenggarakan asuransi sosial pegawai negeri secara terpusat dan terarah untuk dapat mencapai daya guna yang tinggi. 2) Melakukan pengolahan dana yang terkumpul baik dari iuran peserta maupun dari sumber dana lainnya, melalui pelaksanaan kegiatan antara lain penyertaan modal pada perusahaan atau badan lain.

15

3) Menumbuh kembangkan kepercayaan kepada peserta bahwa PT. Taspen (Persero) berkemampuan dalam memenuhi kewajibannya. 4) Berpartisipasi aktif dalam pembangunan melalui pelaksanaan kebijakan pemerintah dibidang ekonomi dan kesejahteraan sosial pegawai negeri. Dalam menyelenggarakan misi tersebut, PT.Taspen (Persero) mempunyai komitmen untuk selalu meningkatkan propesionalisme dibidang asuransi, meliputi peningkatan kualitas dibidang teknis asuransi dan pelayanan, pengolahan keuangan / investasi dan teknologi informasi. Dengan pengembangan misi tersebut diatas, maka perusahaan didalam periode 5 tahun mendatang mencanagkan visi yaitu “ Menjadi perusahaan asuransi jiwa terkemuka dengan layanan dan produk prima”. Dengan visi tersebut PT.Taspen (Persero) akan berusaha untuk menyediakan berbagai produk dan jasa asuransi yang dibutuhkan oleh masyarakat dengan tingkat pelayanan dan harga yang kompetitif. Untuk menyelenggarakan program Taspen tersebut kemudian didirikan suatu badan usaha yaitu PT.Taspen (Persero) pada tanggal 17 April 1963 berdasarkan peratran pemerintah No. 15 tahun 1963. Badan usaha dimaksud dalam sejarah perjalanannya telah mengalami beberapa kali perubahan baik bentuk maupun dasar hukumnya yaitu: a) Pada tahun 1963 sebagai perusahaan negara dana tabungan dan asuransi pegawai negeri (PN.Taspen), dengan dasar hukum pendirianya adalah peraturan pemerintah No. 15 tahun 1963. b) Pada tahun 1970 PN. Taspen berubah menjadi perusahaan umum Taspen (Perum Taspen), sebagai dasar perubahan adalah UU No. 9 tahubn 1969 dan surat keoputusan menteri keuangan No. Kep. 749/MK/IV/11/1970. c) Pada tahun 1982, Perum Taspen berubah lagi menjadi PT.Taspen (Persero), dengan dasar hukum peraturan pemerintah No. 26 tahun 1981 dan akte notaris Ny.Imas Fatimah, SH. No. 4 tahun 1982, sesuai dengan PP pasal 5 No. 15 tahun 1961.

16

Berdasarkan pertimbangan yang praktis, ekonomis dan efisien maka pada tahun 1966 tas usul direksi PT.Taspen dan disetujui oleh menteri urusan peransuransian No. 11/KHSK/66 tanggal 30 Juni 1966, kantor pusat PN. Taspen dipindahkan dari dari Bandung Kejakarta. Perpindahan tersebut dimulai akhir tahun 1966 sampai awal 1967. 4.1.2 Struktur Organisasi Untuk mengawasi pelaksanaan pekerjaan secara efektif, manajemen menggantungkan diri pada informasi tiap bagian, dan tingkat dimana informai tersebut dapat dipercaya atau tidak tergantung dari internal kontrol atau pengawasan intern dari perusahaan. Salah satu dari pengawasan intern yang baik yaitu adanya struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara bebas dan tepat. Suatu organisasi yang memuaskan harus sederhana, fleksible dan menguntungkan dari sudut pandang ekonomi, sehingga bila ada perluasan tidak akan mengganggu terhadap susunan bagian-bagian yang sudah ada. Suatu struktur organisasi harus mampu .menggunakan sumber daya yang ada dalam perusahaan secara optimal.

Struktur organisasi itu harus mampu mengatur tata

hubunganyang harmonis antara unit-unit organisasi didalamnya. Oleh karena itu suatu struktur organisasi harus memberikan informasi yang jelas dan mudah dimengerti oleh semua pihak yang terikat dalam organisasi, dengan demikian pencapaian tujuan akan terwujud sesuai dengan yang ditetapkan. Struktur organisasi pada PT. Taspen (Persero) Cabang Utama Medan menggunkan sistem organisasi garis dan staff, dimana dalam pelaksanaan tugasnya kepala kantor Cabang Utama PT. Taspen (Persero) dibantu oleh bawahan seperti kepala bidang dan kepala seksi. Untuk lebih jelasnya, berikut ini disajikan gambaran struktur organisasi PT.Taspen (Persero) Cabang Utama Medan.

17

18

Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab a. Kepala Cabang Adapun tugas, wewenang dan tanggung jawabnya adalah : -

Mengkoordinasikan seluruh kegiatan dikantor cabang sesuai dengan program kerja dan besarnya anggaran yang telah ditetapkan.

-

Menyelenggarakan kegiatan pelayanan Tabungan Hari Tua (THT) dan program pensiun.

-

Menyelenggarakan koordinasi terhadap kegiatan-kegiatan dikantor cabang serta mengajukan usul perbaikan sistem dan prosedur penyelenggaraan pelayanan dikantor cabang.

-

Merekomendasikan dan menyetujui permohonan dana untuk kegiatan operasi kantor cabang.

-

Bertanggung jawab atas kebenaran penelitian perhitungan dan pembayaran santunan Tabungan Hari Tua dan program pensiunan dikantor Cabang.

-

Bertanggung jawab atas pe;laksanaan pembinaan dan meningkatkan mutu pegawai diunit kerja.

-

Membuat laporan berkala kepada kepala kantor wilayah.

b. Kepala Bidang Tehnik Adapun tugas, wewenang dan tanggung jawabnya adalah : -

Membantu atasan dalam mengkoordinasikan sistem penelitian, perhitungan dan pembayaran santuanan THT dan program pensiunan dikantor cabang.

-

Memberikan penjelasan-penjelasan kepada pensiunan.

-

Melayanai kegiatan pelayanan Tri Program Taspen.

-

Menyetujuai pengesahan dan kelengkapan dokumen pengajuan surat permohonan pembayaran pembayaran (SPP) klim.

-

Bertanggung jawab atas kelancaran seluruh kegiatan penelitian perhitungan dan pembayaran santunan tabungan THT dan program pensiunan, serta penilaian dan peningkatan mutu pegawai di unit kerjanya dikantor cabang.

19

-

Membuat laporan berkala kepada kepala cabang.

c. Kepala Seksi Administrasi Peserta Adapun tugas, wewenang dan tanggung jawabnya adalah : -

Menyelenggarakan penelitian, evaluasi pengadministrasian dan pemeliharaan surat pembayaran pensiunan pertama, THT.

-

Membuat perhitungan sesuai dengan penerapan tabel dan faktor-faktor komponen yang mempengaruhi sebagai dasar pembayaran klim dan melakukan penyesuaian perhitungan THT dan pensiun.

-

Menyelenggarakan hubungan kedalam unit kerja dalam lingkungan PT. Taspen (Persero) dan keluar dengan instansi luar yang terkait dengan kegiatan administrasi peserta.

-

Bertanggung jawab atas terselenggaranya kegiatan seksi administrasi peserta kepada kepala bidang tehnik.

-

Bertanggung jawab atas penilaian, pembinaan dan peningktan mutu pegawai diunit kerjanya.

-

Membuat laporan berkala kepada kepala bidang tehnik.

d. Kepala Seksi Tehnik Adapun tugas, wewenang dan tanggung jawabnya adalah : -

Menyiapkan data untuk melaksanakan administrasi dan penelitian persyaratan permohonan pembayaran santunan perogram

hari tua dan program pensiunan

dikantor cabang. -

Meneliti keabsahan lebih lanjut terhadap SP4, THT dan pengusulan SK janda/duda/yatim/piatu serta menetapkan besarnya santunan SPP/THT yang akan dibayar.

e. Kepala Bidang Keuangan Adapun tugas, wewenang dan tanggung jawabnya adalah :

20

-

Membantu atasan dalam mengkoordinasikan administrasi keuangan dan arus keluar masuk (cash flow).

-

Mempersiapkan penyediaan dana untuk pembayaran THT dan pensiun serta pembayaran lainnya.

-

Membuat, menerima dan menyusun rangkuman SPJP2P dapen dari bendaharawan pensiun.

-

Mengusulkan penearikan/ penyetoran dana sesuai kebutuhan kantor cabang dan mensyahkan pembayarn rutin dan pembayaran santunan Tri Program Taspen.

f. Kepala Seksi Keuangan Adapun tugas, wewenang dan tanggung jawabnya adalah : -

Mempersiapkan penyediaan dana yang cukup untuk pembayaran klim dan pembayaran lainnya.

-

Melakukan tugas verivikasi sebagai langkah terhadap transaksi keuangan perusahaan dikantor.

-

Menerima dan mengeluarkan uang sesuai dengan bukti yang telah disyahkan oleh otorisator.

g. Kepala Seksi Administrasi Keuangan Adapun tugas, wewenang dan tanggung jawabnya adalah : -

Menyiapkan data untuk keperluan keadministrasian dan penyusunan laporan keuangan kantor cabang.

-

Mengawasi dan membuat laporan realisasi anggaran kantor cabang.

-

Melakukan rekonlisasi bank dan pengecekan terhadap catatan pembukuan program THT dan pensiun.

h. Kepala Bidang Umum Adapun tugas, wewenang dan tanggung jawabnya adalah : -

Membantu atasan dalam mengkordinasi kegiatan bidang kepegawaian dan umum.

21

-

Melakukan kegiatan pengadaan barang/jasa dan mendistribusikannya ke unit-unit yamg membutuhkan.

-

Melaksanakan kegiatan kesekretariatan, kehumasan dan kearsipan dikantor cabang.

-

Mengesahkan daftar gaji, tunjangan dan pemotongan gaji sesuai keuntungan yang berlaku.

i. Kepala Seksi Kepegawaian Adapun tugas, wewenang dan tanggung jawabnya adalah : -

Menyiapkan data untuk menyelenggarakan administrasi kepegawaian serta menetapkan pemberian fasilitas bagi pegawai dan keluarganya.

-

Menyimpan, memelihara serta menjamin kerahasiaan data/dosir pegawai.

-

Menyelenggarakan pendidikan dan latihan serta pembinaan mental pegawai yang berada dikantor cabang.

j. Kepala Seksi Umum Adapun tugas, wewenang dan tanggung jawabnya adalah : -

Meyelenggarakan kegiatan kesekretariatan, kehumasan dan kearsipan dikantor cabang.

-

Melaksanakan pemeliharaan, perawatan dan perbaikan peralatan mekanik dan non mekanik termasuk pengamanan semua dokumen-dokumen milik perusahaan.

-

Mengendalikan pengadaan, penyimpanan, inventarisasi, distribusi dan pemeliharaan perlengkapan/peralatan kantor.

4.1.3 Penjelasan Sistem Yang Sedang Berjalan Dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya, PT. Taspen (Persero) Cabang Utama Medan melakukan tahapan-tahapan dan prosedur-prosedur tersebut adalah sebagai berikut : a. Petugas Taspen (Khususnya bagian Customer Service) melayani setiap peserta yang akan masuk Taspen.

22

b. Calon Peserta Taspen setelah mendapatkan SK pensiun yang diterbitkan dari instansi dimana pensiun tersebut bekerja maka pensiun tersebut mendatangi kantor cabang yang ada di Medan sebagai peserta Taspen dan melapor kepada petugas Taspen. c. Calon Peserta Taspen (Sipensiun) harus mengisi blanko formulir surat permohonan peserta Taspen dan memenuhi persyaratan yang ada. d. Surat Permohonan Peserta Taspen kemudian di ajukan untuk mendapatkan kartu identitas pensiun (KARIP) atau Kartu Taspen, didalam KARIP atau Kartu Taspen tersebut sudah tercantum nomor pensiun. e. Setelah KARIP atau Kartu Taspen tersebut keluar maka calon peserta resmi menjadi anggota Taspen. PT. Taspen (Persero) Cabang Utama Medan merupakan perusahaan yang bergerak pada bidang tabungan asuransi pegawai negeri.

Sistem yang dipakai selama ini dalam

mengolah dana pensiunan guru masih menggunakan manual yaitu untuk menghitung dana pensiun masih menggunakan aplikasi Ms. Excel sehingga dalam penyiumpanan dan pengolahan data yang dihasilkan tidak maksimal. Dengan adanya sistem yang penulis rancang di harapkan sistem pengolahan dana pensiunan guru dapat lebih cepat dan efisien. 4.2 Identifikasi dan Analisa Masalah 4.2.1 Identifikasi Masalah Mengidentifikasikan masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat didefenisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk diselesaikan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itulah pada tahap analisis sistem, langkap pertama yang harus dilakukan oleh analisis sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulu maslah-masalah yang terjadi.

23

Dalam hal ini penulis mengidentifikasi bahwa masalah yang dihadapi di PT. Taspen (Persero) Cabang Utama Medan adalah : -

Pengendalian Manajemen yang kurang baik Masalah ini penulis identifikasi disebabkan karena sulitnya untuk mendapatkan informasi mengenai laporan data pensiun, data pewaris dan dana pensiun setiap bulannya dan juga laporan-laporan bulan sebelumnya.

-

Perhitungan

dana pensiunan guru yang dilakukan selama ini masih kurang

maksimal. 4.2.2 Analisa Masalah Dari identifikasi masalah diatas, penulis akan merangkai satu kesimpulan berdasarkan permasalahan yang terjadi, yaitu : Perhitungan-perhitungan dana pensiunan guru yang masih dilakukan secara manual. Jadi sesuai dengan riset yang telah penulis lakukan maka penulis dapat membuat analisa dari masalah tersebut, yaitu : a. Sistem pengolahan dana pensiunan guru yang berbasiskan komputer diperlukan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh PT. Taspen (Persero) Cabang Utama Medan. b. Sistem pengolahan dana pensiunan guru yang berbasiskan komputer dapat memperlancar penyajian informasi yang diperlukan oleh perusahaan itu sendiri maupun para pensiunan untuk mengambil keputusan. 4.3 Alternatif Pemecahan Masalah Dengan adanya kemajuan teknologi saat ini terutama dibidang komputer yang semakin berkembang dapat meningkatkan keefisienan kerja. Banyak lembaga organisasi yang telah menggunakan komputer sebagai media dalam mengakses data diperlukan. Selain itu penggunaan komputer juga dapat memberikan penghematan waktu, pengaksesan dan lebih mudah dan dapat melihat kesalahan sekaligus memperbaikinya dengan cepat. Untuk itu penulis mengusulkan supaya PT. Taspen (Persero) Cabang Utama Medan

24

untuk lebih meningkatkan penggunaan komputer sebagai media untuk mengakses data dan menghindari kesalahan data yang dapt menimbulkanKerugian dibidang waktu, tenaga dan materi. Dalam hal ini penulis mengusulkan beberapa alternatif pemecahan masalah yang akan digunakan yaitu : a. Metode pengolahan data yang digunakan adalah pemakaian tunggal (single user) untuk bagian Tehnik. Adapunproses yang dilakukan adalah sebagai berikut: -

Memproses data-data pensiun

-

Memproses data-data pewaris

-

Proses dana pensiunan yang didasarkan oleh ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan.

-

Proses penyajian laporan data-data pensiun, data-data pewaris serta dana pensiun setiap bulannya.

b. Metode Pengolahan data yang digunakan adalah multi user. 4.4 Kendala Penerapan Masalah Dalam Merencanakan suatu sistem informas, maka tidak lepas dari kendala penerapan masalah. Kendala-kendala penerapan masalah biasanya telah ditetapkan manajemen. Kendala-kendala ini meliputi penggunaan dana, sumberdaya manusia dan struktur organisasi. a. Dana Dalam pengembangan suatu sistem memerlukan dana yang cukup besar, karena itu penggunaan dana merupakan kendala dalam penerapan masalah. b. Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia merupakan faktor terpenting dalam usaha pengembangan sistem. Hal ini karena penerapan suatu sistem didukung oleh sumber daya manusia yang baik.

25

c. Struktur Organisasi Pengembangan sistem tidak akan merubah total struktur organisasi yang telah ada. 4.5 Alternatif Yang Ditolak Alternatif yang akan dikembangkan adalah metode pengolahan data yang menggunakan Single user hal ini dikarenakan bagian yang menangani masalah dana pensiun hanya dibagian bidang tehnik. Jadi adapun alternatif yang ditolak adalah pengolahan data dengan menggunakan Multi user. 4.6 Asumsi Yang Digunakan Dalam pengolahan dana pensiunan guru penulis menggunakan bahasa pemrograman Ms. Visual Basic versi 6.0. Dan dalam kesempatan ini penulis menggunakan alternatif pengolahan data dengan metode pengolahan data single user yang sesuai dengan kemampuan penulis. Dengan menggunakan sistem ini maka diharapkan mampu dalam peningkatan kwalitas kerja pegawai khususnya dibagian tehnik yang menangani masalah pengolahan dana pensiunan guru. Dalam pemakaian sistem ini penulis mengasumsikan pada pengolahan dana pensiunan guru yang terpadu tidak dipisah-pisahkan. Dengan demikian masalah yang dihadapi oleh PT. Taspen (Persero) Cabang Utama Medan dapat diselesaikan, sehinggq proses perhitungan dana pensiunan guru dapat dilaksanakan dengan cepat dan tepat, serta penyajian laporan dana pensiunan guru setiap bulannya dapat dilakukan sesuai dengan yang diharapkan.

26

BAB 5 PENERAPAN PEMECAHAN MASALAH

5.1 Pemecahan Masalah Yang Dipilih Dalam penyelesaian masalah yang timbul dan juga berdasarkan atas alternatif pemecahan masalah yang dibuat maka yang dipilih adalah pemecahan dengan cara memanfaatkan komputer sebagai media dalam membantu mempercepat proses pengaksesan data dengan pemrograman single user yang meliputi proses pengolahan dana pensiunan guru, agar data yang diperoleh sesuai dengan yang diinginkan. Dengan demikian, proses pekerjaan dapat lebih cepat sehingga dapat memungkinkan efektifitas dan efesiensi kerja. Adapun langkah-langkah dari pemecahan masalah yang dipilih tersebut antara lain : 5.1.1 Data Flow Diagram (DFD) DFD merupakan diagram yang menggunakan notasi-notasi (simbol-simbol) untuk menggambarkan arus data. DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan di kembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir. Disini penulis merancang Data Flow Diagram (DFD) yang digunakan dalam merancang sistem pengolahan dana pensiunan guru yaitu :

27

Diagram Konteks

Pensiun / Pewaris

Data Pensiun/ Pewaris

Data Pensiun/Pewaris Dana Pensiun

Data Pensiun/Pewaris Dana Pensiun

Customer Service

Data yang pensiun/Pewaris Jumlah Dana Pensiun

Sistem Pengolahan Dana Pensiunan Guru

Laporan Data Pensiun/Pewaris Laporan Dana Pensiun

Pimpinan

Gambar 5.1 Data Flow Diagram (DFD) Diagram Konteks

5.1.2 Struktur Database Dalam merancang suatu sistem dibutuhkan Basis Data (Database).

Dalam hal ini

penulis akan menerangkan tentang struktur atau susunan dari basis data yang penulis gunakan dalam merancang sistem yaitu : Tabel Pensiun Field 1 2 3 4 5

Field Name NoPensiun NIP NamaPensiun TempatLahir TglLahir

Type Text Text Text Text Date

Width 10 10 25 20 8

Keterangan Nomor Pensiun NIP Nama Pensiun Tempat Lahir Tanggal Lahir

28

6 7 8 9 10 11

JenisKelamin Status JumlahAnak Agama Alamat Golongan

12 13 14 15 16 17 18

NoSKPengangkatan NoSKPensiun LamaKerja TunjanganPensiun TunjIstriSuami Tunj_Anak GajiPokok

Text Text Num Text Text Text

8 12 8 8 50 4

Jenis Kelamin Status Jumlah Anak Agama Alamat Golongan

Text 15 Text 15 Num 8 Num 10 Num 10 Num 10 Num 10 Tabel 5.1 Tabel Pensiun

Nomor SK Pengangkatan Nomor SK Pensiun Lama Kerja Tunjangan Pensiun Tunjangan Istri/Suami Tunjangan Anak Gaji Pokok

Tabel Pewaris Field Field Name 1 NoPewaris

Type Text

Width 10

Keterangan Nomor Pewaris

2

NamaPewaris

Text

25

Nama Pewaris

3

TmpatLahir

Text

25

Tempat Lahir

4

TanggalLahir

Date

8

Tanggal Lahir

5

Alamat

Text

50

Alamat

6

HubunganKeluarga

Text

15

Hubungan Keluarga

9

NoPensiun

Text

10

Nomor Pensiun

10

TglKemPen

Date 8 Tabel 5.2 Tabel Pewaris

TanggalKematian Pensiun

Tabel Transaksi Field Field Name 1 NoTransaksi

Type Text

Width 8

Keterangan Nomor Transaksi

2

TglTransaksi

Date

8

Tanggal Transaksi

3

NoPensiun

Text

10

Nomor Pensiun

29

4

NoPewaris

Text

10

Nomor Pewaris

5

JenisPembayaran

Text

12

Jenis Pembayaran

6

JumlahYangDibayar

Num

10

Jumlah Yang Dibayar

7

LokasiBayar

Text

20

Lokasi Bayar

8

Keterangan

Text

10

Keterangan

Tabel 5.3 Tabel Transaksi 5.1.3 Tampilan Program

Gambar 5.2 Tampilan Menu Utama Tampilan Menu File

30

Gambar 5.3 Tampilan Menu File Tampilan Menu Browse

5. Gambar 5.4 Tampilan Menu Browse Tampilan Menu Laporan

31

Gambar 5.5 Tampilan Menu Laporan 5.1.4 Tampilan Input Dalam suatu sistem terlebih dahulu ditentukan rancangan nantinya sesuai dengan yang telah diharapkan. Adapun desain input yang telah dibuat antara lain :

Input Data pensiun

32

Gambar 5.8. Tampilan Input Data Pensiun Input Data Pewaris

Gambar 5.6 Tampilan Input Data Pensiun Input Data Pewaris

Gambar 5.7 Tampilan Input Data Pewaris Input Data Transaksi

33

Gambar 5.8 Tampilan Input Data Transaksi

5.1.5 Tampilan Browse Data Browse Data Pensiun 2. Browse Data Pewaris

Gambar 5.9 Tampilan Browse Data Pensiun Browse Data Pewaris

34

Gambar 5.10 Tampilan Browse Data Pewaris Browse Data Transaksi

Gambar 5.11 Tampilan Browse Data Transaksi 5.1.6 Tampilan Menu Output Laporan Data Pensiun

35

Gambar 5.12 Tampilan Laporan Data Pensiun Laporan Data Pewaris

Gambar 5.13 Tampilan Laporan Data Pewaris Laporan Data Transaksi

36

Gambar 5.14 Tampilan Laporan Data Transaksi Laporan Data Pensiun PerNomor Pensiun

Gambar 5.15 Tampilan Laporan Data Pensiun PerNomor Pensiun Laporan Data Pensiun PerGolongan

37

Gambar 5.16 Tampilan Laporan Data Pensiun PerGolongan Laporan Data Pensiun PerKeseluruhan

Gambar 5.17 Tampilan Laporan Data Pensiun PerKeseluruhan Laporan Data Pewaris Per NoPewaris

38

Gambar 5.18 Tampilan Laporan Data Pewaris Per NoPewaris Laporan Data Pewaris Per NoPensiun

Gambar 5.19 Tampilan Laporan Data Pewaris Per NoPensiun Laporan Data Pewaris PerKeseluruhan

39

Gambar 5.20 Tampilan Laporan Data Pewaris PerKeseluruhan Laporan Data Transaksi Per NoTransaksi

Gambar 5.21 Tampilan Laporan Data Transaksi Per NoTransaksi Laporan Data Transaksi Per Lokasi Bayar

40

Gambar 5.22 Tampilan Laporan Data Transaksi Per Lokasi Bayar Laporan Data Transaksi Per Jenis Pembayaran

Gambar 5.23 Tampilan Laporan Data Transaksi PerJenis Pembayaran Laporan Data Transaksi PerKeseluruhan

41

Gambar 5.24 Tampilan Laporan Data Transaksi PerKeseluruhan

42

5.1.7 Flowchart Flowchart atau diagram alir adalah sekumpulan simbol-simbol atau skema yang menunjukan atau menggambarkan rangkaian kegiatan-kegiatan program dari awal hingga akhir.

Inti pembuatan dari flowchart ini adalah penggambaran dari urutan

langkah-langkah pekerjaan dari suatu algoritma. Dibawah ini penulis jelaskan lambang-lambang flowchart, yaitu : Nomor Simbol 1.

Fungsi Terminal, untuk memulai atau mengakhiri suatu program.

2.

Proses, suatu simbol yang menunjukkan setiap pengolahan yang dilakukan oleh komputer.

3.

Input-output, untuk masukan data ataupun menunjukkan hasil dari suatu proses.

4.

Decision,

suatu

menghasilkan 5.

beberapa

yang

akan

kemungkinan,

jawaban, pilihan. Database, suatu simbol untuk menyediakan tempat-tempat

6.

kondisi

pengolahan

data

serta

penyimpanan dalam storage/sistem. Connector, suatu prosedur akan masuk atau keluar melalui simbol ini dalam lembar yang

7.

sama. Off-line connector, merupakan simbol masuk atau keluarnya suatu prosedur pada lembar

8.

kertas lainnya. Arus/flow daripada

prosedur

yang

dapat

dilakukan dari atas kebawah, dari bawah keatas, dari kanan kekiri atau sebaliknya.

43

9.

Document, merupakan simbol untuk data yang berbentuk kertas maupun untuk informasi.

10.

Untuk menyatakan sekumpulan langkah proses yang ditulis sebagai prosedur.

11.

Simbol untuk output yang ditunjukkan ke suatu device, seperti printer, plotters dan lain-lain. Tabel 5.4. Simbol-Simbol Flowchart

5.2 Langkah-langkah Implementasi Sebelum langkah-langkah implementasi sistem dijelaskan terlebih dahulu alangka baiknya penulis menjelaskan apa itu pengertian implemntasi sistem dan tujuan-tujuan implemtasi. Defenisi implementasi sistem adalah prosedur yang dilakukan untuk menyelesaikan desain sistem yang ada dalam dokumen sistem yang disetujui dan menguji, menginstal memulai menggunakan sistem yang baru atau sistem yang diperbaiki. Adapun tujuan-tujuan dari implemntasi sistem adalah sebagai berikut : a. Menyelesaikan disain sistem yang ada dalam dokumentasi disain sistem yang telah disetujui. b. Menulis, menguji dan mendokumentasikan program-program dan prosedur-prosedur yang diperlukan oleh disain sistem yang disetujui. c. Memastikan bahwa personil dapat mengoperasikan sistem yang baru yaitu dengan mempersiapkan pemakaian manual dan melatih personil. d. Memperhitungkan bahwa sistem memenuhi permintaan pemakai yaitu dengan menguji sistem secara keseluruhan. e. Memastikan bahwa konversi kesistem yang baru berjalan secara benar yaitu dengan merencanakan, mengontrol dan melakukan instalasi sistem yang baru secara benar.

44

Dari pengertian dan tujuan-tujuan implementasi yang telah dijelaskan diatas maka ada beberapa

langkah-langkah

implementasi

yang

dilakukan

oleh

penulis

dalam

menyelesaikan rancangan sistem. Adapun langkah-langkah yang dibutuhkan dalam mengimplemntasian sistem ini adalah sebagai berikut : 1) Menyelesaikan disain sistem Dimana penulis membuat flowchart, program, model input dan output untuk pengolahan dana pensiunan guru pada PT. Taspen (Persero) Cabang Utama Medan. 2) Menyediakan Perangkat Keras (Hardware) dan Perangkat Lunak (Software) Tahapan ini merupakan tahapan diaman penulis menyediakan segala perangkat lunak diantaranya sistem operasi komputer, bahasa pemrograman yang digunakan dan perangkat keras yang dibutuhkan, diantaranya CD ROM (Compact Disc Read Only Memory), Disamping Disk Drive (Floopy Disk) sebagai media untuk penginstalan sistem operasi ataupun perangkat lunak lainnya dan juga sebagai peralatan pemasukan data-data (input device) yang dibutuhkan agar komputer dapat dioperasikan dengan baik dan pelaksanaan penyelesaian program dapat terlaksana dengan baik. 3) Menuliskan Program Kedalam Komputer Pada saat perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware) komputer telah dipersiapkan, maka penulis akan menyalin atau mengetikan instruksi-instruksi (listing) rancangan sistem kekomputer sesuai dengan bahasa pemrograman yang digunakan yaitu Ms. Visual Basic 6.0. 4) Mendapat Persetujuan Yaitu persetujuan dari pihak yang akan memakai sistem yang penulis rancang, yaitu PT. Tapen (Persero) Cabang Utama Medan, apakah sistem ini sudah sesuai dengan yang dibutuhkan perusahaan atau tidak. 5) Menguji Sistem

45

Tahapan ini merupakan suatu langkah yang ditujukan untuk mengevaluasi, apakah sistem yang telah dibuat sesuai dan memenuhi prosedur-prosedur yang telah ditetapkan. 6) Melakukan Bimbingan Terhadap Langkah-langkah Pengoperasian Sistem Pada Tahapan ini, penulis melakukan beberapa panduan tentang pengoperasian sistem kepada operator dibagian pelayanan pelanggan yang dipilih oleh pihak perusahaan. 7) Memilih dan Melatih Personel Tahapan ini akan dikerjakan setelah mendapat persetujuan dari pimpinan, yaitu memilih dan melatih personel atau karyawan pada bagian administrasi agar dapat menguasai cara kerja sistem yang sudah dirancang dan disetujui. 8) Perawatan Sistem Setelah pengolahan dana pensiunan guru dengan sistem yang baru maka penulis mengadakan perawatan sistem tersebut tetap baik (memperkecil kesalahan kerusakan sistem). 5.2.1 Komponen-Komponen Kebutuhan Sistem Adapun komponen-komponen kebutuhan sistem yang akan dibutuhkan nantinya yaitu : a. Perangkat Keras (Hardware) Yaitu perangkat fisik komputer yang dibutuhkan untuk pengembangan sistem yang dibuat. Adapun perangkat keras tersebut adalah : 1. Micro Processor minimal pentium 1 2. Harddisk minimal 1 GB 3. Memory 32 Mb 4. Monitor 5. Keyboard 6. Printer b. Perangkat Lunak (Software)

46

Yaitu perangkat lunak yang mendukung pengembangan sistem. Adapun perangkat lunak tersebut adalah : 1. Sistem Operasi yang digunakan minimal Ms. Windows 95 2. Anti Virus untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kerusakan sistem yang disebabkan oleh virus baik dari disket maupun input lainnya. c. Perangkat Manusia (Brainware) 1. Orang - orang yang mengerti cara mengoperasikan komputer 2. Orang – orang yang mengerti dan memiliki sistem kerja yang teliti 3. Orang-orang yang telah dilatih menggunakan sistem yang penulis kembangkan 5.2.2 Perawatan Sistem Walaupun

Sistem Yang diterapkan sudah berjalan dengan baik, Perawatan atau

maintenance terhadap sistem merupakan suatu hal yang tidak kalah pentingnya untuk dilakukan, tanpa adanya perawatan terhadap sistem, sistem tidak akan selamanya berjalan dengan baik. 5.3 Masalah Baru Yang Mungkin Timbul Untuk menerapkan suatu sistem informasi secara komputerisasi yang single user pada PT. Taspen (Persero) Cabang Utama Medan, Penulis kemungkinan akan mengalami masalah baru yaitu : 1. Adanya perubahan sistem secara menyeluruh terhadap pengolahan dana pensiunan guru. 2. Sumber daya manusia yang tidak mampu/ tidak dapat mengoperasikan sistem yang penulis rancang. Namun masalah baru yang mungkin timbul dapat diatasi oleh penulis dengan kesepakatan perusahaan, yaitu :

47

1. Apabila terjadi perubahan total terhadap sistem yang telah berjalan, maka pihak Taspen harus melakukan konfirmasi terlebih dahulu kepada penulis tentang sistem, agar tidak terjadi hal-hal yang tidak merugikan kedua belah pihak. 2. Apabila pihak Taspen berkeinginan untuk menggunakan sistem yang baru, maka penulis bersedia untuk mengadakan pelatihan terhadap sistem yang penulis buat.

48

Start X

Input Pil

Pil = File

Ya

File

Ya

Browse

Ya

Laporan

A

Tidak

Pil = Browse

Tidak

B

Tidak

Pil = Laporan

Tdak

Pil = Exit

Ya Stop

Gambar 5.25 Flowchart Menu Utama

C

49

A

Tampil Menu File Read (Pil)

Pil = File Pensiun

Ya

Input Data Pensiun

A1

Ya

Input Data Pewaris

A2

Ya

Input Data Transaksi

A3

Tidak

Pil = File Pewaris

Tidak

Pil = File Transaksi

Tidak

Tidak

Exit

Ya X

Gambar 5.26 Flowchart Menu File

50

B

Tampil Menu Browse Read (Pil)

Pil = Browse Pensiun

Ya

Browse Data Pensiun

B1

Ya

Browse Data Pewaris

B2

Ya

Browse Data Transaksi

B3

Tidak

Pil =Browse Pewaris

Tidak

Pil = Browse Transaksi

Tidak

Tidak

Exit

Ya X

Gambar 5.27 Flowchart Menu Browse

51

C

Tampil Menu Laporan Read (Pil)

Pil = Laporan Data Pensiun

Ya

Laporan Data Pensiun

C1

Ya

Laporan Data Pewaris

C2

Ya

Laporan Data Transaksi

C3

Tidak

Pil = Laporan Data Pewaris

Tidak

Pil = Laporan Data Transaksi

Tidak

Tidak

Exit

Ya X

Gambar 5.28 Flowchart Menu Laporan

52

53

A1

Buk a Tabel Pensiun

Input NoPens iun

Ada = True

Ya

Data Ini Sudah Ada

Tidak Input Data Pensiun yg Baru

Simpan

Ya

Simpan Data Pens iun

Tidak Batal

X

Gambar 5.29 Flowchart Input Data Pensiun

54

A2

Buka Tabel Pewaris

Input NoPewaris

Ada = True

Ya

Data Ini Sudah Ada

Tidak Input Data Pewaris yg Baru

Simpan

Ya

Simpan Data Pewaris

Tidak Batal

X

Gambar 5.30 Flowchart Input Data Pewaris

55

A3

Buk a Tabel Trans ak s i

Input NoTrans ak s i

Ada = True

Ya

Data Ini Sudah Ada

Tidak Input Data Trans ak s i

Simpan

Tidak Batal

X

Ya

Simpan Data Trans ak s i

56

Gambar 5.31 Flowchart Input Data Transaksi B1

Buka Tabel Pensiun

Input NoPensiun

Data Tidak Ditemukan

Tidak

Ketemu

Ya Tampilkan Data Pensiun

Rubah Data

Ya

Update Data Pensiun

Tidak

Hapus Data

Tidak

Ada Lagi

Ya

Hapus Data Pensiun

Tidak

X

Gambar 5.32 Flowchart Browse Data Pensiun

Ya

57

B2

Buka Tabel Pewaris

Input NoPewaris

Data Tidak Ditemukan

Tidak

Ketemu

Ya Tampilkan Data Pewaris

Rubah Data

Ya

Update Data Pewaris

Tidak

Hapus Data

Tidak

Ada Lagi

Ya

Hapus Data Pewaris

Tidak

X

Gambar 5.33 Flowchart Browse Data Pewaris

Ya

58

B3

Buka Tabel Transaksi

Input NoTransaksi

Data Tidak Ditemukan

Tidak

Ketemu

Ya Tampilkan Data Transaksi

Rubah Data

Ya

Update Data Transaksi

Ada Lagi

Tidak

Hapus Data

Tidak

Ya

Hapus Data Transaksi

Tidak

X

Gambar 5.34 Flowchart Browse Data Transaksi

Ya

59

C1

Input (Pil)

Pil = Laporan Data Pensiun PerNoPensiun

Ya

Laporan PerNoPensiun

Ya

Laporan PerGolongan

Ya

Laporan PerKeseluruhan

Tidak

Pil = Laporan Data PerGolongan

Cetak Laporan

Lagi

Tidak

PIL = Laporan Data PerKeseluruhan

Tidak

Tidak

Exit Ya

Ya

Tidak

X

Gambar 5.35 Flowchart Laporan Data Pensiun

Ya

60

C2

Input (Pil)

Pil = Laporan Data Pewaris Per NoPewaris

Ya

Laporan Per NoPewaris

Ya

Laporan Per NoPensiun

Ya

Laporan Keseluruhan

Tidak

Pil = Laporan Data Pewaris Per NoPensiun

Cetak Laporan

Lagi

Tidak

PIL= Laporan Data Pewaris Per Keseluruhan

Tidak

Tidak

Exit

Ya

Tidak

X

Gambar 5.36 Flowchart Laporan Data Pewaris

Ya

61

C3

Input (Pil)

Pil = Laporan Data Transaksi Per NoTransaksi

Ya

Laporan Per NoTransaksi

Ya

Laporan Per LokasiBayar

Ya

Laporan PerJenis Pembayaran

Ya

Laporan Per Keseluruhan

Tidak

Pil = Laporan Data Transaksi Per LokasiBayar

Cetak Laporan

Lagi

Tidak

PIL= Laporan Data Transaksi Per JenisPembayaran

Tidak

PIL= Laporan Data Transaksi Per Keseluruhan

Tidak

Tidak

Exit

Tidak

Ya X

Gambar 5.37 Flowchart Laporan Data Transaksi

Ya

62

BAB 6 SIMPULAN DAN SARAN

6.1 Simpulan Studi yang dilakukan penulis menghasilkan suatu kesimpulan yang dapat berfungsi sebagai bahan masukan bagi pihak PT. Taspen (Persero) Cabang Utama Medan khususnya bagian proses pengolahan dana pensiunan guru. Penulis merancang suatu sistem yang dihasilkan berdasarkan uraian yang telah dijelaskan sebelumnya, maka dapat diambil beberapa kesimpulan yang merupakan hasil dari pelaksanaan studi yang telah dilakukan. Simpulan yang penulis ambil dari studi tersebut adalah sebagai berikut : a) Dengan menggunakan komputer dalam penyajian laporan dana pensiunan guru pada PT. Taspen (Persero) Cabang Utama Medan, akan membuat kerja menjadi efektif dan efisien, baik dalam segi waktu maupun ketelitian. b) Sistem pengolahan dana pensiunan guru pada PT. Taspen (Persero) Cabang Utama Medan yang penulis buat yaitu dengan menggunakan bahasa pemrograman Ms. Visual Basic 6.0 yang nantinya dapat mengatasi kelemahan-kelemahan yang terdapat pada sistem yang berjalan. 6.2 Saran Berikut adalah beberapa saran-saran yang dapat penulis sarankan, demi tercapainya tujuan dari sistem pengolahan dana pensiunan guru yang dirancang : a) Mengadakan training

pelatihan para pegawai administrasi khususnya kepada

pegawai yang nantinya menjadi operator sistem yang telah dirancang. b) Program yang telah dirancang dapat dikembangkan lagi untuk mendapatkan hasil yang lebih baik lagi dan yang sesuai dengan kemajuan teknologi.