Sistem Informasi Manajemen Pemerintahan

PRESENTED BY :

MENGAPA SIM ???

Gelombang I (8000SM – 1700-an) • Agraris • Pemanfaatan Energi Yg Terbarukan

Gelombang II (1700-an – 1970-an) • Revolusi Industri di Perancis • Energi Yg tidak terbarukan

Alfin Toffler ( Future Shock)

• Mekanisasi dlm segala aspek

3 Gelombang Perdadaban Ummat Manusia

Gelombang III

• Teknologi Komunikasi dan Pengolahan Data • Penerbangan dan Aplikasi Angkasa Luar • Energi Alternatif Yang Terbarukan • Bioteknologi dan Rekayasa Genetika (Komputer & Mikroelektronika sebagai teknologi inti)

GELOMBANG III (Marshall MacLuhan) Kemajuan Teknologi Komunikasi dan Pengolahan data

Kemajuan Teknologi Informasi

 Pesan/Informasi dapat dikirim/diterima pada waktu yg bersamaam  Arus Informasi mungkin dibatasi

tdk

JOHN NAISBITT

GLOBAL VILLAGE

INFORMATION EXPLOTION

Ciri-Cirinya : •

Organisasi mencurahkan perhatian utamanya pada penciptaan informasi yang bermanfaat bagi manejemen.

•

Hanya organisasi yang mampu mencari dan mendapatkan informasi secara efektif yang akan berhasil.

•

Semakin banyak kaum profesional bekerja sebagai “Knowledge Workers”

Knowledge Workers = Pekerja Informasi : Memproduksi ……….. Mengolah…………….. Mendistribusikan …….. dan

INFORMASI

Memproduksi

TEKNOLOGI INFORMASI

Knowledge Workers

Kemampuan Memanfaatkan Informasi

Kemampuan Memanfaatkan Teknologi Otomasi

Aplikasi Teknologi Komputer Pekerjaan Lebih Cepat, Akurat dan Efisien Pengambilan Keputusan Lebih Tepat dan Akurat

BIDANG INFORMASI

47 % BIDANG JASA

BIDANG INDUSTRI 29 %

BIDANG PERTANIAN 22 %

18001820

18201840

18401860

18601880

1880- 1900- 1920- 1940- 19601900 1920 1940 1960 1980 Gambar 1 Perubahan komposisi angkatan kerja di Amerika Serikat 1800-1980 (Sumber: Everett M. Rogers, [1986], “Communication Technology”, hal. 11)

2%

Teknologi Otomasi

Teknologi Informasi

Hardware

Software

Electronic Data Processing

Informasi

Sistem Informasi Manajemen

KONSEP DASAR SIM Gambaran tentang SIM : •

•

Sistem yang diciptakan untuk pengolahan data yang akan dimanfaatkan oleh organisasi

SIM telah ada sebelum ditemukannya perangkat komputer.

Sistem pengolahan data dengan menggunakan komputer

Pengertian SIM secara konvensional : Pencatatan agenda, kearsipan, komunikasi diantara para manajer organisasi, penyajian informasi untuk pengambilan keputusan, dll.

SIM merupakan alat organisasi yang berfungsi menyajikan informasi yang bermanfaat bagi pemakainya (Users)

Decission Makers

SIM

INFORMASI

USERS

Anggota Organisasi

Manajemen

Semua org yg perlu

Tanggung jawab manajemen adalah mengelola organisasi untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien

Fungsi-Fungsi Manajemen

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

INFORMASI

2. Planning 3. Organizing 4. Actuating 5. Controlling

JANTUNGNYA ORGANISASI

Penger tian SIM : •

Definisi Sistem

•

Definisi Informasi

Index

Definisi Sistem Si stem mengandung yai tu:

ti ga pengerti an utama

•

Merupakan suatu kesatuan dari beberapa subsistem at au el emen ( definisi yang menekankan pada komponen atau elemennya )

•

Merupakan suatu prosedur mencapai tuj uan definisi yang menekankan prosedurnya. )

•

untuk

(

Merupan kegi atan ber sam a dari bagian yang terpi sah tetapi sal ing berhubungan secara bersama- sama ( definisi yang menekankan pada sinergi) Back

Definisi Sistem (Komponen)

Definisi yang menekankan pada komponennya menerangkan bahwa sistem adalah komponen-komponen atau subsistemsubsistem yang saling berinteraksi, dimana masing-masing bagian tersebut dapat bekerja secara sendiri-sendiri (independen) atau bersama-sama serta saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai secara keseluruhan.

Back

Definisi Sistem (Prosedur) Defin isi yang me nekankan pada prosedur nya: sis te m adala h suatu ja rin gan ker ja dari prosedur-prosedur yang salin g berhubungan, ber kump ul ber sama untuk me lakukan suatu ke gia tan atau untuk menyela saikan suatu sasaran ter tentu.

Back

Definisi Sistem (Sinergi) Konsep ini mengatakan bahwa di dalam suatu sistem, output dari organisasi diharapkan lebih besar daripada output individual atau output masingmasing bagian. Oleh sebab itu di dalam konsep sinergi ini bahwa 2 ditambah 2 tidak sama dengan 4, tetapi mungkin sama dengan 5 atau lebih. Karena itulah sistem di dalam organisasi mengutamakan pekerjaan-pekerjaan di dalam tim yang akan menghasilkan efek total yang lebih besar daripada jumlah bagian secara individu dan terpisah

Back

Pengertian Data dan Informasi Kebanyakan orang mengartikan data dan informasi dengan pengertian yang sama. Bagi kajian ilmiah ataupun bagi kalangan profesional dua istilah ini mengandung perbedaan yang sangat mendasar.

Data merujuk kepada fakta-fakta, baik berupa angka-angka, teks, dokumen, gambar, bagan, suara yang mewakili deskripsi verbal, atau kode tertentu.

Back

Jika data tersebut telah disaring dan diolah sedemikian rupa melalui suatu sistem pengolahan sehingga memiliki arti dan nilai bagi seseorang, maka data itu berubah fungsi menjadi sebuah informasi. Informasi adalah data yang telah disusun sedemikian rupa sehingga bermakna dan bermanfaat karena dapat dikomunikasikan kepada seseorang yang akan menggunakannya untuk membuat keputusan. Back

Pemakaian informasi sangatlah penting karena informasilah yang akan dipakai untuk menunjang keputusan-keputusan manajemen. Namun informasi yang digunakan harus punya kualitas.

Menurut Burch & Grudnitski (1989), ada tiga pilar utama yang menentukan kualitas informasi, yaitu : •Akurasi •Ketepatan waktu •Relevansi

Syarat-syarat informasi yg berkualitas menurut Parker (1989) : a.Availability (Ketersediaan), artinya bahwa informasi harus dapat diakses oleh orang yang hendak memanfaatkannya. b.Comprehensibility (Mudah Dipahami), artinya informasi tersebut harus mudah dipahami oleh pemakainya. c. Relevan, artinya informasi harus relevan dengan permasalahan, misi dan tujuan organisasi. d.Reliability, artinya informasi harus dapat diandalkan kebenarannya. e.Konsisten.

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SIM dibentuk supaya organisasi memiliki suatu sistem yang dapat diandalkan dalam mengolah data dan informasi yang bermanfaat bagi operasionalisasi organisasi tersebut. Dengan demikian SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi tersebut. SIM juga dikatakan sebagai himpunan daripada elemen/ komponen/unsur yang terkait satu sama lain yang membentuk suatu kesatuan yang fungsinya mengolah data menjadi informasi sehingga menjadi lebih bermanfaat bagi manajemen di dalam mengelola organisasi secara

KOMPONEN-KOMPONEN DALAM SIM Sebuah model umum suatu sistem informasi dapat dilihat pada gambar berikut ini.

Terminals

Data Input

Koreksi Kesalahan Atas Data Masukan

Peremajaan File

Laporan

Pemrosesan Laporan

Data Yang Telah Dikoreksi

File

Pemrosesan Pertanyaan

Terminals

Dari model tersebut dapat diklasifikasi komponen-komponen utama sistem informasi, yaitu : - Data Masukan - Koreksi Data - Peremajaan File - Pelaporan - Inquiry

Data Masukan ( Data Input ) adalah data-data transaksi – seperti penerimaan pesanan, penjualan produk, dll – yang dimasukkan ke dalam sistem

Data transaksi adalah semua peristiwa yang melahirkan sejumlah data yang perlu dihimpun dan diolah oleh sistem informasi

Koreksi data, adalah koreksi kesalahan semua data masukan yang mempunyai kemungkinan untuk mengalami kekeliruan dan oleh karena itu perlu di cek dan dikoreksi khususnya sebelum pemrosesan informasi dilakukan.

Koreksi data gunanya untuk mencegah kesalahan dalam data tersebut atau jangan sampai terjadi apa yang dikenal dengan istilah GIGO (Garbage In Garbage Out).

Peremajaan file, yaitu datadata transaksi (yang telah dikoreksi dan disimpan pada form yang dapat dibaca mesin) selanjutnya dipergunakan untuk peremajaan file.

Peremajaan file adalah pembaharuan data (File Up-Dating) dari file induk sehubungan dengan adanya transaksi data yang baru.

Pelaporan adalah penyajian/pelaporan informasi secara tertulis (penyajian data kembali). Inquiry adalah penyajian data lewat layar monitor

BENTUK DAN STRUKTUR SIM Yang pertama adalah teknologi yang dipergunakan. Dalam bentuk ini SIM tersusun secara terstruktur yang meluputi : 1. 2. 3. 4.

Method of Pen and Ink (SIM Manual). SIM Mechanical (Mesin Tik, Mesin Stensil, dll). SIM dengan teknologi Punch Card (Kartu Berlubang). SIM Berbasis Komputer (CBIS).

Bentuk dan Struktur SIM yang kedua adalah Lokasi Penempatan. Secara umum lokasi penempatan di dalam struktur suatu Sistem Informasi adalah penempatan yang bersifat Centralized Information System dan Decentralized Information System.

Bentuk ketiga adalah Respons System (jawaban sistem berupa informasi). Yang dimaksud dengan respons system adalah jarak waktu antara pemasukan data untuk diproses oleh sistem dan keluaran sistem yang berbentuk laporan.

Ada 2 (dua) pendekatan di dalam respons system, yaitu Batch Processing System dan Real Time Processing System atau Transaction Oriented Processing System.

Batch Processing System adalah transaksitransaksi data yang akan diproses terlebih dahulu diringkas dalam suatu batch (tumpukan) sebelum dibawa pada pemrosesan. Batch Processing ini biasanya akan menghasilkan response time beberapa jam, hari atau bahkan mingguan

Sedangkan real time processing system melakukan pemrosesan data segera setelah transaksi dimasukkan. Real Time Processing sering pula disebut dengan Real Time OnLine Processing System atau sistem yang respons time-nya cepat. Sedangkan sistem yang respons time-nya lambat disebut dengan batch processing system.

Bentuk dan struktur SIM yang keempat adalah SIM dilihat dari level manajemen pemakai. Disini struktur SIM dibagi menjadi 3 (tiga) kategori pemakai, yaitu : a.70% kegiatan komputer dipakai pada tingkat Lower Manager (Operational Information System). Sebagian besar aktivitasnya adalah memproses data transaksi. b.SIM pada Middle Manager adalah Tactical Information System yang sifatnya pengendalian. Data yang ada disini disebut data pengendalian (Data Control). c. SIM

pada

Top

Manager

adalah

KERANGKA SIM PADA ORGANISASI PUBLIK Sistem Informasi Manajemen merupakan salah satu konsep yang penting dalam administrasi negara. Organisasi publik sebagai fokus dalam Ilmu Administrasi Negara selalu mengkaitkan segala sumber daya dalam mencapai tujuannya. Salah satu sumber daya yang cukup penting adalah informasi.

Informasi dianalogikan sebagai darah dalam organisasi. Ini berarti jika aliran darah tersebut mengalami hambatan, maka organisasi akan jatuh pada posisi yang tidak sehat.

Indikator kesehatan organisasi akan terlihat pada lancar tidaknya pencapaian tujuan organisasi. Ketidakstabilan dalam pencapaian tujuan karena terhambatnya informasi termanifestasi melalui : 1. Hasil keputusan yang tidak menggambarkan persoalan yang dihadapi, karena memang tidak didukung dengan informasi yang berkualitas. 2. Proses komunikasi yang tidak sampai sasaran, baik karena kesalahan user ataupun penyajian output dari analis sistem.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam perkembangan konsep SIM dalam lingkup administrasi negara : Yang pertama, bahwa pengertian SIM yang digunakan mengacu pada, baik sistem, informasi maupun manajemen. Sehingga tidak dapat dikatakan bahwa seperangkat komputer itu adalah merupakan satu hal yang dapat dikatakan sebagai konsep SIM.

Perkembangan teknologi komputer hanyalah salah satu instrumen untuk mengolah data dalam SIM, dan hal itu baru merupakan konsep SIM jika dikaitkan dengan proses pembuatan keputusan dalam organisasi publik.

Yang kedua, SIM sebagai proses yang terdiri dari beberapa subsistem, antara lain users, yang meliputi pimpinan tingkat atas, menengah dan operasional. Subsistem yang lain adalah analis SIM yang termasuk di dalamnya adalah programmer.

Sebagai proses, setiap pembahasan konsep SIM menghendaki proses manajemen data, yang meliputi proses pengolahan data, baik secara manual maupun komputer yang dalam banyak hal efektivitas dan kompleksitasnya sangat tergantung dari perkembangan teknologi, baik hardware maupun software-nya.

Selanjutnya yang juga cukup menentukan adalah keputusan itu sendiri yang mencakup dimensi menejemen dalam organisasi, baik aspek kepemimpinan, komunikasi maupun kompleksitas struktur organisasi.