Report2

Gửi tới toàn bộ members, organizing committee (OC), welcome tea Organizing team (OT), Mình là Mai Ngọc Bích ( như các bạn đã biết là một thành viên của ban tổ chức – organizing committee) xin có một bài tổng kết và đánh giá về tất cả những gì chúng ta đã làm và chưa làm được trong buổi welcome tea ngày chủ nhật 22/02/2009 vừa qua. Với tư cách là một trong những leader của ban tổ chức, mình muốn thẳng thắn bày tỏ quan điểm của mình. Mong các bạn có thể thông cảm, đồng thời rút kinh nghiệm và làm việc tốt hơn trong những buổi sinh hoạt sắp tới. Trước hết mình có một số nhận xét chung cũng như riêng gửi tới từng thành viên chủ chốt trong club. Nhìn chung, mình thấy cách làm việc của club có phần rời rạc và thiếu trách nhiệm của các bạn trong OC. Hầu hết khối lượng công việc đều bị dồn vào mình và Tiên. Lúc mình giao việc thì mọi người đều hoàn thành 1 cách rất trì trệ. Thứ 6 deadline mà không thấy các bạn thông báo cụ thể được những gì các bạn đã làm được. Đến chiều thứ 7 thì mọi thứ từ duyệt chương trình trở đi cũng còn mơ hồ. Về nhiệm vụ được giao cho các bạn: Tạ Thu Huyền Tiên (11D) mình rất cám ơn vì những nhiệt tình tâm huyết cũng như thời gian bạn đã dành ra cùng mình để chuẩn bị cho buổi Welcome tea này. Mình thật sự đánh giá cao nỗ lực cũng như những thành quả bạn đã làm : từ làm poster, đi phát và quảng cáo club từng lớp một, chọn địa điểm, liên hệ địa điểm, liên hệ white screen và projector, đi in và phát giấy mời cho các thày cô, soạn name check list, nhạc nền; trong suốt buổi hôm đó thì lo tiết mục văn nghệ và cùng mình đi từng bàn quan sát và hỏi mọi người. Tuy nhiên mình cũng góp ý thêm một số điểm về cách làm việc của bạn. Bạn làm việc hơi có tính chất nửa chừng. Mà ở đây cụ thể là phần club introduction và việc liên hệ ký hợp đồng thuê địa điểm. Vì mình thực sự không có thời gian nên mình đã giao và nhờ bạn viết nốt draft mà mình đã viết cụ thể cho club intro. Phần liên hệ kí hợp đồng, bản hợp đồng mình chưa được xem qua nhưng mình nghĩ không được cụ thể cho lắm thế nên mình làm việc với họ có phần khó chịu cho cả hai bên. Hơn nữa phần phục vụ của Sclub như bạn chắc chắn ban đầu rằng (hay do mình hiểu nhầm ý bạn) là bên Sclub sẽ bố trí người đảm bảo an ninh và phục vụ bàn. Mình đinh ninh là vậy cho đến khi sắp bắt đầu buổi welcome tea thì nhân viên ở đấy nói lại với mình rằng chỉ có 2 người phục vụ tất cả. Mình tin là kế hoạch của mình phân công như thế nào mình đã trình bày cho mọi người rồi, và trong đó thì mình xác định sclub sẽ bố trí security cho mình là chủ yếu, còn 2 bạn kia chỉ là chỉ đạo sclub staffs làm việc thôi. Thứ hai là việc bố trí phục vụ bàn chỉ có một người. Hơn nữa họ lại không ghi rõ cho mình những bàn gọi nước là bàn số mấy. Mình ghi rõ group number ở mỗi bàn mà sau lại không có ai ghi lại được cả. Nếu những điều đó được xác định rõ trong bản hợp đồng mình tin là sẽ không có những chuyện khó chịu và rắc rối như vậy xảy ra. Vũ Thị Phương (11D) mình cũng cám ơn bạn vì những đóng góp của bạn cho club. Vì bạn không thể tham gia cuộc họp leader nên mình không thể tự động assign được bạn những công việc chuẩn bị mang tính chất quan trọng vì sợ có lỡ hẹn và sơ suất. Công việc chính của bạn là observer (người quan sát). Nghe có vẻ đơn giản nhưng mình nghĩ đây thực sự là công việc đòi hỏi bạn phải thật active và thoughtful để report lại được chính xác. Phần thời gian ban đầu bạn có đến sớm giúp bọn mình thay một người không có mặt trong ban reception và làm tốt nhiệm vụ. Đến công việc của observer thì mình nghĩ bạn không được thành công cho lắm. Mặc dù mình biết cũng không hẳn đó là không hoàn thành công việc. Lỗi một phần cũng do mình chưa nói lại với bạn cụ thể hơn về những gì mà observer có thể mang lại cho club. Một observer có nhiệm vụ quan sát, mình thực sự mong đợi bạn có thể đi từng bàn hỏi kĩ mọi người xem mọi người nói được những gì, hiểu được bao nhiêu, ai có ý kiến phản hồi lại gì, và nghĩ những gì, nguyên nhân tại sao lại thế. Và nếu có thể là giúp người trưởng nhóm active hơn, giúp đỡ các member

nhiều hơn, khuấy động lên không khí nói chuyện giữa mọi người. Chiều nay thì mình cũng mới chỉ hỏi qua được một số nhận xét của bạn cho rằng tình hình chung là mọi người tỏ ra chán và có một số (hay 1 nhóm của bạn Phương Anh) làm việc nghiêm túc nhưng rất nản? Vấn đề này mình xin góp ý ở dưới về các bạn group leader sau. Nguyễn Toàn Dân (11D) mình thực sự thất vọng về cách làm việc của bạn. Thứ nhất là từ việc đi quảng cáo các lớp. Đúng là (hình như) các bạn có nhận nhiệm vụ là sẽ đi quảng cáo trong buổi đầu tiên họp lại cùng thày Thịnh và cô Trang. Thế nhưng đến hôm thứ năm thì đột nhiên tôi được bạn thông báo là bạn đã đi đến hầu hết tất cả các lớp và thông báo về club trong khi các bạn chưa hề cầm tờ rơi trên tay, lúc đó bạn cũng chưa hề hiểu hết club mình sẽ hoạt động những cái gì, thế nào, ra sao và dựa trên tiêu chí nào. Và khi mình hỏi bạn lại được nhận một câu trả lời là bạn chỉ biết là bọn mình làm poster, bạn hỏi thày và được sự đồng ý của thày rồi? (xin lỗi vì chi tiết này mình nhớ không dc rõ lắm). Mình xin nói rõ là ban tổ chức là chúng ta – là những học sinh. Mọi hoạt động tổ chức sẽ được đưa lên trình bày và được sự góp ý giúp đỡ của thày Thịnh và cô Trang rồi đưa lên nhà trường những kế hoạch quan trọng. Trước khi bạn quyết định làm một việc gì cho club, có nghĩa là bạn phải đưa kế hoạch của mình ra để mọi người cùng xem. Việc bạn đi quảng cáo là cùng với bạn Đạt và bạn Đức, mình và Tiên hoàn toàn không được biết. Chúng ta là một club, thì mình mong bạn hiểu được sự liên kết (co-operation) giữa các thành viên (nhất là leaders) là quan trọng như thế nào. Rất mong bạn rút kinh nghiệm Việc thứ hai là những nhiệm vụ bạn được giao (vì bạn không đăng kí nhiệm vụ gì) thì hầu hết bạn đều không hoàn thành; hoặc làm nửa vời như MC tiếng việt (bạn nhận dịch MC tiếng việt rồi không thấy làm, mình ngồi chuẩn bị mất khá nhiều thời gian cho bạn xong thì lúc lên dẫn bạn dẫn hầu như không lấy bản tiếng việt của mình làm gợi ý cho lắm? …., chuẩn bị game quiz,dán poster… mình đã có lần góp ý bạn nhưng lần nào bạn cũng chỉ trả lời là “rồi rồi biết rồi”. Mình rất mong bạn có thể nhận ra những điểm chưa được trong cách làm việc và sửa chữa nó không thời gian sớm nhất. Cám ơn bạn vì đã tham gia công việc hậu cần giúp tụi mình. Lương Đức Đức (11D): các khoản arrange bàn ghế theo mình nhận thấy thì bạn có giúp một số công việc thuộc ban tiếp tân( xin lỗi vì có một nhóm bạn trai giúp mình kê xếp đồ đạc mình không nhớ hết được) và làm việc thực sự nghiêm túc trong khoản check các thiết bị. Bạn là group leader và mình cũng nghĩ là bạn đã ngồi và giao lưu với nhóm của mình. Tuy chưa check được cụ thể nhưng mình rất cảm ơn bạn vì tinh thần làm việc trách nhiệm cao. Hoàng Minh Đạt (11D): là một group leader mình thấy bạn cũng chịu khó nói chuyện và giúp đỡ các thành viên khác trong nhóm từ đầu buổi đến cuối buổi. Rất cảm ơn bạn vì đã làm một active leader và cũng cảm ơn bạn về những công việc kê xếp bạn đã giúp mình. Bạn làm 1 trong 2 security được giao nhiệm vụ. Mình xin lỗi vì sự cố về nhân sự của sclub staff nhưng một phần bạn vẫn chưa ổn định được và nói các bạn xếp hàng nên gây ra tình trạng khó kiểm soát sau đó. Nguyễn Trà My (10Do): cám ơn em vì đã hoàn thành tốt nhiệm vụ MC dẫn chương trình tiếng anh, và cũng giúp chị soạn bản tiếng anh của MC luôn giùm chị trong khi chị không đủ thời gian để làm. Cảm ơn em nữa về đã làm một observer khá là tốt, mà theo chị là hoàn thành nhiệm vụ. Em gửi report lại cho chị ngay nhé. Chỉ có một điểm nhỏ chị chưa đồng ý với em là em chưa thật sự tích cực giúp đỡ club, trong khi chị thấy khoảng thời gian đến sớm để chuẩn bị cho buổi welcome tea em không làm được gì nhiều. Vì học khối chiều nên phương tiện tiện lợi nhất để liên lạc đóng góp cho club chỉ có internet, vậy nên chị mong em check website để cập nhật thông tin và góp ý thường xuyên hơn. Chị không thể nói lại một bản kế hoạch gồm nhiều thứ bằng cách gọi điện thoại liên lạc với tất cả mọi người dc.

Gửi đến các trưởng nhóm: Về cách làm việc của các trưởng nhóm: như mình đã nói cụ thể trong buổi leader training 1 Một group leader phải có trách nhiệm –

–

– –

Giữ trật tự trong nhóm : vấn đề này mình xin phê bình những nhóm có thành viên gọi nước nhưng không ghi lại tên, vì ban tổ chức đã khẳng định là ai ăn uống gì phải tự trả, có nghĩa là nếu có bàn người phục vụ không ghi lại cụ thể thì người leader phải có nhiệm vụ ghi. Tiên phản ánh lại với mình là đến hỏi thì không thấy có ai nhận. Nhắc nhở mọi người không nói tiếng việt: có một số nhóm mình đi qua thấy vẫn còn các bạn quen nhau ngồi nói tiếng việt làm loãng buổi giao lưu. Vậy là các leader đã không hoàn thành nhiệm vụ được giao Hướng dẫn mọi người điền survey: hầu hết mọi người đều nhiệt tình giúp các thành viên của mình cùng điền survey Giúp mọi người tạo nên không khí thoải mái để nói tiếng anh và giới thiệu về bản thân mình: có rất ít nhóm làm được việc này. Trở lại với nhận xét của bạn Phương là nhóm bạn Phương Anh làm việc nghiêm túc nhưng rất nản. Mình xin nhắc lại đây là buổi welcome tea, có nghĩa là mục đích chính tạo không khí để các bạn giao lưu trò chuyện gặp gỡ hiểu lẫn nhau nhiều hơn, đồng thời biết trình độ nói tiếng anh của từng người trong nhóm để club có thể giúp đỡ. Không phải là một buổi làm việc nghiêm túc. Như vậy là nhóm đó leader làm việc chưa thực sự hiệu quả.

NX khác: Hầu hết các bạn group leader vẫn chưa đạt chỉ tiêu mà club đề ra, và cũng chưa thực sự ý thức được về trách nhiệm của mình trong hoạt động của club. Một số group mình đến hỏi thì các bạn thành viên nói là bạn group leader không đến dự hoặc chạy đâu mất? Ở đây có 3 group leaders (ở các nhóm số 1,3 & 25) là mình biết đã chạy ra ngoài để tập văn nghệ trong group sharing session đang diễn ra. Mình hoàn toàn không đồng ý với các bạn. Các bạn là group leader trước khi các bạn tham gia vào một tiết mục văn nghệ nào đó. Mình thấy các bạn đều đã tập và chuẩn bị chiều thứ 7 cả, vậy mà đến lúc mà phải ngồi với nhóm giao lưu hướng dẫn các bạn thì lại không thấy đâu? Mình không biết các bạn tự nói với nhau ra tập văn nghệ hay có ai trong ban tổ chức ra chỉ đạo nhưng nếu mình biết việc tập văn nghệ trong lúc hoạt động nhóm đang diễn ra có lẽ mình đã không để các bạn làm group leaders, hoặc không để các bạn tham gia tiết mục văn nghệ vì như các bạn đã biết group leader là rất quan trọng và đóng vai trò có thể nói là chủ chốt trong cả buổi sinh hoạt. Các bạn đều đi họp và nghe mình giao nhiệm vụ, mình đã phải rất cẩn thận để bố trí giao công việc cho các bạn ở trong công tác chuẩn bị welcome tea organizing team sao cho không ai để ảnh hưởng đến công việc làm group leader của mình. Mình rất thất vọng về sự thiếu trách nhiệm đó. Mong các bạn có thể thể hiện khả năng và rút kinh nghiệm lần sau. Gửi tới toàn bộ thành viên đã tham dự buổi chào mừng thành viên mới (welcome tea) của Fun house eclub Nhìn chung qua buổi welcome tea hôm cn vừa qua mình biết rõ hơn về các bạn, về số lượng người có thể giao tiếp tốt, sôi nổi tham gia nói cũng như số lượng người hiểu được rất ít các bạn nói những gì. Vì số lượng người đăng kí là hơn 160, số lượng người đến tham dự thì có 80-90 người. Chúng tôi những người trong ban tổ chức không thể biết được những ai đăng kí được mà không đến nên bắt buộc phải xếp chỗ đủ và cho các bạn ngồi mỗi nhóm 1 bàn. Bên cạnh những bàn đến đủ ,có những bàn rất ít thành viên. Chúng tôi rất xin lỗi vì điều không thể tránh khỏi này trong buổi đầu nhưng buổi làm việc tiếp theo cá nhân tôi nghĩ sẽ không còn chuyện như thế xảy ra. Sau đó chúng tôi đã phải xếp và ghép lại nhóm để các bạn có

cơ hội nói chuyện với nhau nhiều hơn. Chương trình cũng bị thay đổi và cắt đi một số tiết mục, chúng tôi cũng rất tiếc về điều này. Như các bạn đã biết, trong một club 80 người thì có thể nhận thấy sự chênh lệch trình độ tiếng anh của mọi người là rất lớn. Có bạn còn không thể trả lời những câu hỏi tiếng anh đơn giản nhất. Và có một số bạn nói khá thì lại không thể giao tiếp được với những bạn không hiểu và không nói được. Dựa trên những cơ sở đó, thì chúng tôi phải xem xét để đưa ra kế hoạch cho buổi làm việc đầu tiên của club. Chúng ta không thể ghép nhóm khi chưa biết rõ trình độ của mọi người được. Không thể cho cả nhóm làm essay và bạn không biết tiếng anh đơn giản ngồi nhìn không đóng góp gì được. Và chúng tôi dự định là thông qua survey, membership form, chúng tôi sẽ tự động liên lạc với những người điền với muốn nói tiếng anh một cách nghiêm túc để tham gia những buổi sinh hoạt tới và chia làm hai nhóm thành viên hoạt động tách biệt (nhưng có lẽ là cùng 1 buổi). Nhóm thứ nhất là nhóm những người có khả năng giao tiếp được và nói được sẽ theo đúng programme của club chúng tôi đã đề ra như ban đầu. Chia thành những nhóm nhỏ khác (mỗi nhóm ít nhất 4 thành viên và nhiều nhất là 6). Mọi người sẽ làm chuyên đề 2 lần mỗi tuần về các vấn đề khía cạnh môn học khác nhau. Nhóm thứ hai là dành cho những người năng lực tiếng anh còn chưa có nhưng vẫn muốn nâng cao khả năng của mình. Chúng tôi sẽ không chia nhỏ nhóm này trong bước đầu. Sẽ để cả nhóm ngôi lại với nhau, và hoạt động theo 1 programme khác mang tính chất giúp đỡ các bạn về khoản từ vựng, ngữ pháp rồi đến kĩ năng đọc, nói. Vì như các bạn biết, trước khi chúng ta nói được chúng ta phải có kiến thức nền cơ bản được trình độ khá. Chúng tôi cũng mong bạn hiểu rằng English club hoàn toàn là để tạo môi trường, tạo điều kiện và đưa ra những lời khuyên, giúp đỡ học các kĩ năng mà trên trường lớp bạn không có điều kiện. Còn việc bạn muốn nâng cao được trình độ, đương nhiên các bạn chủ yếu phải tự học và tự giác rèn luyện phấn đấu trong một thời gian dài. Trả lời ý kiến phản hồi Một buổi welcome tea không thành công? Có rất nhiều người hỏi tôi và cũng nói với tôi là “hình như buổi welcome tea hôm đó không thành công”. Mình xác nhận với các bạn là mình và tất cả những người trong ban tổ chức đều cảm thấy không hài lòng và thậm chí là thất vọng. Không hài lòng vì chương trình bị cắt đi rất nhiều, cũng có nhiều sự cố xảy ra do cách làm việc thiếu sự đoàn kết và kết nối chặt chẽ giữa các leader với nhau, giữa member và group leader. Buổi welcome tea thực sự đã không diễn ra như sự mong đợi của tất cả mọi người. Đúng theo kế hoạch trước khi chúng tôi cho chạy chương trình phải kiểm soát chặt chẽ cửa ra vào, cho xếp hàng. Chương trình xen kẽ club intro, formal address, group sharing session cùng với các tiết mục văn nghệ game show đàn hát để tạo không khí vui vẻ thân thiện và cũng là một buổi giao lưu để các bạn hiểu biết lẫn nhau. Về mục đích của buổi Welcome tea? Welcome tea đã không nêu bật được lên mục đích cụ thể cũng như không thể hiện được rõ cho các bạn về những buổi sinh hoạt tiếp? Từ Welcome tea report 1,

“

•

• •

Để giới thiệu với các thành viên rõ nét hơn về : ○ Địa điểm ○ Club: bao gồm có mục đích, ban tổ chức, phương thức hoạt động của ban tổ chức, mô hình sinh hoạt của club, chương trình của club: các buổi làm việc của club mà trọng tâm là phần làm việc nhóm, các hoạt động khác mang tính chất bổ sung và những kế hoạch dự định của club. Giao lưu làm quen gặp gỡ giữa các thành viên trong nhóm, tạo nền tảng cho các hoạt động nhóm sau này. Nắm được tình hình chung của các thành viên, các trưởng nhóm, những người thực sự có trách nhiệm, khả năng cũng như tâm huyết với club.”

Các bạn làm việc quá ôm đồm mà không phân chia công việc? Mình và Tiên không phải là ôm đồm công việc mà phải làm hết những công việc mà không ai nhận giúp đỡ và cũng là để đảm bảo tiến độ làm việc, tránh tình trạng lỡ việc. Và thực tế đã chứng minh là một số bạn chuẩn bị game quiz hay name card các thứ không thấy nộp những gì đã làm được ra cả. Việc in giấy mời thày cô giáo đứng tên học sinh trong ban tổ chức? Việc chịu trách nhiệm cho club? Mình xin trích dẫn lại một câu nói trên trong lời gửi bạn Dân khi nói về tinh thần đoàn kết và hợp tác trong khi làm việc nhóm “Mình xin nói rõ là ban tổ chức là chúng ta – là những học sinh. Mọi hoạt động tổ chức sẽ được đưa lên trình bày và được sự góp ý giúp đỡ của thày Thịnh và cô Trang rồi đưa lên nhà trường những kế hoạch quan trọng…” Mọi kế hoạch của ban tổ chức đều được gửi lên forum thường xuyên một cách cụ thể và đều đặn. Mặc dù thày Thịnh cũng thường xuyên liên lạc và nắm được kế hoạch tình hình của club, vậy nên mình nghĩ mọi hoạt động thì ban tổ chức phải có trách nhiệm về các hoạt động của mình, nhưng trực tiếp tổ chức là của ban tổ chức. Thế nên khi có bất cứ mọi sự cố nào ngoài kế hoạch thì mình nghĩ những người trong ban tổ chức như mình cần phải có tinh thần tự chịu trách nhiệm trước khi xét về mọi mặt khác. Hơn nữa, những người mang đi và gửi giấy mời là những học sinh trong ban tổ chức. Việc đứng tên học sinh trong giấy mời mình nghĩ là không có vấn đề gì. Việc bắt mọi người xếp hàng trong 15p và kéo theo việc chương trình chưa thể chạy? Để đảm bảo trật tự và an ninh thì việc xếp hàng soát tên là cần thiết dù chương trình chưa thể chạy vì còn ổn định chỗ ngồi. Rất tiếc về sự cố Sclub staffs không giúp đỡ phần security nên ban security cũng gặp khó khăn trong khi thực hiện nhiệm vụ của mình (xem lại phần gửi bạn Tiên) Rất xin lỗi mọi người vì sự cố này.