Psicologia

INSTITUTO TECNOLOGICO DE TUXTEPEC

UNIDAD III COMUNICACIÓN PSICOLOGIA ORGANIZACIONAL ADRIANA LOPEZ ORTEGA& MARIA VERONICA ROMERO ALATRISTE

05/11/08

INTRODUCCION

E

n esta antología desarrollaremos los siguientes temas que hablan acerca de los sistemas de la comunicación y sus elementos como son: emisor, receptor, código mensaje los cuales son importantes para nuestra vida diaria al igual que dentro y fuera de una organización. En la teoría de sistemas se resuelven algunos problemas de los proyectos en diferentes areas y ciencias de la comunicación una de nuestras teorías es la estructura y la forma de actuar de los trabajadores dentro de una organización, un ejemplo es que se puede llevar un clima laboral, favorable que incidirá tanto en la motivación de los trabajadores como en la producción.

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En la comunicación interna encontraremos los distintos tipos que se hacen necesarios para cualquier empresa un ejemplo de ellos es: la descendente, ascendente y la horizontal que se adopta en cada departamento especifico como la responsabilidad que debe asumirse por cada jefe y su equipo y así obtener una buena relación de trabajo.

TEMARIO

3.1 Elementos de la Comunicación 3.2 El Enfoque de Sistemas 3.3 La Organización considerada como sistema de procesos de mensaje 3.4 Estructura de una Organización 3.5 Sistema de una Organización 3.6 Tipos de Comunicación en la Organización (interna-externa) 3.7 Organización Formal 3.7.1 Representación Grafica de la Estructura Formal 3.8 Clasificación de la Comunicación Interna 3.8.1 Comunicación Formal e Informal

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3.9 Teams Extras de Adicciones y Accidentes Laborales

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3.1Elementos De La Comunicación Elementos del proceso comunicativo Elementos del Proceso de la comunicación Los elementos o factores de la comunicación humana son: fuente, emisor o codificador, código (reglas del signo, símbolo), mensaje primario (bajo un código), receptor o decodificador, canal, ruido (barreras o interferencias) y la retroalimentación o realimentación (feed-back, mensaje de retorno o mensaje secundario). • Fuente: Es el lugar de donde emana la información, los datos, el contenido que se enviará, en conclusión: de donde nace el mensaje primario. • Emisor o codificador: Es el punto (persona, organización…) que elige y selecciona los signos adecuados para transmitir su mensaje; es decir, los codifica para poder llevarlo de manera entendible al receptor. En el emisor se inicia el proceso comunicativo.

• Código: Es el conjunto de reglas propias de cada sistema de signos y símbolos que el emisor utilizará para trasmitir su mensaje, para combinarlos de manera arbitraria porque tiene que estar de una manera adecuada para que el receptor pueda captarlo. Un ejemplo claro es el código que utilizan los marinos para poder comunicarse; la gramática de algún idioma; los algoritmos en la informática…, todo lo que nos rodea son códigos. • Mensaje: Es el contenido de la información (contenido enviado): el conjunto de ideas, sentimientos, acontecimientos expresados por el emisor y que desea trasmitir al receptor para que sean captados de la manera que desea el emisor. El mensaje es la información.

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• Receptor o decodificador: Es el punto (persona, organización…) al que se destina el mensaje, realiza un proceso inverso al del emisor ya que en él está el descifrar e interpretar lo que el emisor quiere dar a conocer. Existen dos tipos de receptor, el pasivo que es el que sólo recibe el mensaje, y el receptor activo o perceptor ya que es la persona que no sólo recibe el mensaje sino que lo percibe y lo almacena. El mensaje es recibido tal como el emisor quiso decir, en este tipo de receptor se realiza lo que comúnmente denominamos el feed-back o retroalimentación.

• Canal: Es el medio a través del cual se transmite la información-comunicación, estableciendo una conexión entre el emisor y el receptor. Mejor conocido como el soporte material o espacial por el que circula el mensaje. Ejemplos: el aire, en el caso de la voz; el hilo telefónico, en el caso de una conversación telefónica. • Referente: Realidad que es percibida gracias al mensaje. Comprende todo aquello que es descrito por el mensaje. • Situación: Es el tiempo y el lugar en que se realiza el acto comunicativo. • Interferencia o barrera: Cualquier perturbación que sufre la señal en el proceso comunicativo, se puede dar en cualquiera de sus elementos. Son las distorsiones del sonido en la conversación, o la distorsión de la imagen de la televisión, la alteración de la escritura en un viaje, la afonía del hablante, la sordera del oyente, la ortografía defectuosa, la distracción del receptor, el alumno que no atiende aunque esté en silencio.Tambien suele llamarse ruido

3.2El Enfoque De Sistemas Teoría General de los Sistemas INTRODUCCION La teoría de la organización y la práctica administrativa han experimentado cambios sustanciales en años recientes. La información proporcionada por las ciencias de la administración y la conducta ha enriquecido a la teoría tradicional. Estos esfuerzos de investigación y de conceptualización a veces han llevado a descubrimientos

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• Retroalimentación o realimentación (mensaje de retorno): Es la condición necesaria para la interactividad del proceso comunicativo, siempre y cuando se reciba una respuesta (actitud, conducta…) sea deseada o no. Logrando la interacción entre el emisor y el receptor. Puede ser positiva (cuando fomenta la comunicación) o negativa (cuando se busca cambiar el tema o terminar la comunicación). Si no hay realimentación, entonces solo hay información mas no comunicación.

divergentes. Sin embargo, surgió un enfoque que puede servir como base para lograrla convergencia, el enfoque de sistemas, que facilita la unificación de muchos campos del conocimiento. Dicho enfoque ha sido usado por las ciencias físicas, biológicas y sociales, como marco de referencia para la integración de la teoría organizacional moderna. El primer expositor de la Teoría General de los Sistemas fue Ludwing von Bertalanffy, en el intento de lograr una metodología integradora para el tratamiento de problemas científicos. La meta de la Teoría General de los Sistemas no es buscar analogías entre las ciencias, sino tratar de evitar la superficialidad científica que ha estancado a las ciencias. Para ello emplea como instrumento, modelos utilizables y transferibles entre varios continentes científicos, toda vez que dicha extrapolación sea posible e integrable a las respectivas disciplinas. La Teoría General de los Sistemas se basa en dos pilares básicos: aportes semánticos y aportes metodológicos, a los cuales me referiero en las próximas páginas. APORTES SEMANTICOS Las sucesivas especializaciones de las ciencias obligan a la creación de nuevas palabras, estas se acumulan durante sucesivas especializaciones, llegando a formar casi un verdadero lenguaje que sólo es manejado por los especialistas.

La Teoría de los Sistemas, para solucionar estos inconvenientes, pretende introducir una semántica científica de utilización universal. Sistema: Es un conjunto organizado de cosas o partes interactuantes e interdependientes, que se relacionan formando un todo unitario y complejo. Cabe aclarar que las cosas o partes que componen al sistema, no se refieren al campo físico (objetos), sino mas bien al funcional. De este modo las cosas o partes pasan a

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De esta forma surgen problemas al tratarse de proyectos interdisciplinarios, ya que los participantes del proyecto son especialistas de diferentes ramas de la ciencia y cada uno de ellos maneja una semántica diferente a los demás.

ser funciones básicas realizadas por el sistema. Podemos enumerarlas en: entradas, procesos y salidas. Entradas: Las entradas son los ingresos del sistema que pueden ser recursos materiales, recursos humanos o información. Las entradas constituyen la fuerza de arranque que suministra al sistema sus necesidades operativas. Las entradas pueden ser: - en serie: es el resultado o la salida de un sistema anterior con el cual el sistema en estudio está relacionado en forma directa. - aleatoria: es decir, al azar, donde el termino “azar” se utiliza en el sentido estadístico. Las entradas aleatorias representan entradas potenciales para un sistema. - retroacción: es la reintroducción de una parte de las salidas del sistema en sí mismo. Clasificación extraída de apunte de cátedra.

El proceso es lo que transforma una entrada en salida, como tal puede ser una máquina, un individuo, una computadora, un producto químico, una tarea realizada por un miembro de la organización, etc. En la transformación de entradas en salidas debemos saber siempre como se efectúa esa transformación. Con frecuencia el procesador puede ser diseñado por el administrador. En tal caso, este proceso se denomina “caja blanca”. No obstante, en la mayor parte de las situaciones no se conoce en sus detalles el proceso mediante el cual las entradas se transforman en salidas, porque esta transformación es demasiado compleja. Diferentes combinaciones de entradas o su combinación en diferentes órdenes de secuencia pueden originar diferentes situaciones de salida. En tal caso la función de proceso se denomina una “caja negra”.

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Proceso:

Caja Negra: La caja negra se utiliza para representar a los sistemas cuando no sabemos que elementos o cosas componen al sistema o proceso, pero sabemos que a determinadas corresponden determinadas salidas y con ello poder inducir, presumiendo que a determinados estímulos, las variables funcionaran en cierto sentido. Salidas: Las salidas de los sistemas son los resultados que se obtienen de procesar las entradas. Al igual que las entradas estas pueden adoptar la forma de productos, servicios e información. Las mismas son el resultado del funcionamiento del sistema o, alternativamente, el propósito para el cual existe el sistema. Las salidas de un sistema se convierte en entrada de otro, que la procesará para convertirla en otra salida, repitiéndose este ciclo indefinidamente. Relaciones: Las relaciones son los enlaces que vinculan entre sí a los objetos o subsistemas que componen a un sistema complejo. Podemos clasificarlas en :

- Sinérgica: es una relación que no es necesaria para el funcionamiento pero que resulta útil, ya que su desempeño mejora sustancialmente al desempeño del sistema. Sinergia significa “acción combinada”. Sin embargo, para la teoría de los sistemas el término significa algo más que el esfuerzo cooperativo. En las relaciones sinérgicas la acción cooperativa de subsistemas semi-independientes, tomados en forma conjunta, origina un producto total mayor que la suma de sus productos tomados de una manera independiente. - Superflua: Son las que repiten otras relaciones. La razón de las relaciones superfluas es la confiabilidad. Las relaciones superfluas aumentan la probabilidad de

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- Simbióticas: es aquella en que los sistemas conectados no pueden seguir funcionando solos. A su vez puede subdividirse en unipolar o parasitaria, que es cuando un sistema (parásito) no puede vivir sin el otro sistema (planta); y bipolar o mutual, que es cuando ambos sistemas dependen entre si.

que un sistema funcione todo el tiempo y no una parte del mismo. Estas relaciones tienen un problema que es su costo, que se suma al costo del sistema que sin ellas puede funcionar. Clasificación obtenida de apunte de cátedra. Atributos: Los atributos de los sistemas, definen al sistema tal como lo conocemos u observamos. Los atributos pueden ser definidores o concomitantes: los atributos definidores son aquellos sin los cuales una entidad no sería designada o definida tal como se lo hace; los atributos concomitantes en cambio son aquellos que cuya presencia o ausencia no establece ninguna diferencia con respecto al uso del término que describe la unidad. Contexto: Un sistema siempre estará relacionado con el contexto que lo rodea, o sea, el conjunto de objetos exteriores al sistema, pero que influyen decididamente a éste, y a su vez el sistema influye, aunque en una menor proporción, influye sobre el contexto; se trata de una relación mutua de contexto-sistema. Tanto en la Teoría de los Sistemas como en el método científico, existe un concepto que es común a ambos: el foco de atención, el elemento que se aísla para estudiar.

Para determinar este límite se considerarían dos etapas por separado: a) La determinación del contexto de interés. b) La determinación del alcance del límite de interés entre el contexto y el sistema. a) Se suele representar como un círculo que encierra al sistema, y que deja afuera del límite de interés a la parte del contexto que no interesa al analista.

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El contexto a analizar depende fundamentalmente del foco de atención que se fije. Ese foco de atención, en términos de sistemas, se llama límite de interés.

d) En lo que hace a las relaciones entre el contexto y los sistemas y viceversa. Es posible que sólo interesen algunas de estas relaciones, con lo que habrá un límite de interés relacional. Determinar el límite de interés es fundamental para marcar el foco de análisis, puesto que sólo será considerado lo que quede dentro de ese límite. Entre el sistema y el contexto, determinado con un límite de interés, existen infinitas relaciones. Generalmente no se toman todas, sino aquellas que interesan al análisis, o aquellas que probabilísticamente presentan las mejores características de predicción científica. Rango: En el universo existen distintas estructuras de sistemas y es factible ejercitar en ellas un proceso de definición de rango relativo. Esto produciría una jerarquización de las distintas estructuras en función de su grado de complejidad. Cada rango o jerarquía marca con claridad una dimensión que actúa como un indicador claro de las diferencias que existen entre los subsistemas respectivos. Esta concepción denota que un sistema de nivel 1 es diferente de otro de nivel 8 y que, en consecuencia, no pueden aplicarse los mismos modelos, ni métodos análogos a riesgo de cometer evidentes falacias metodológicas y científicas.

Refiriéndonos a los rangos hay que establecer los distintos subsistemas. Cada sistema puede ser fraccionado en partes sobre la base de un elemento común o en función de un método lógico de detección. El concepto de rango indica la jerarquía de los respectivos subsistemas entre sí y su nivel de relación con el sistema mayor. Subsistemas:

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Para aplicar el concepto de rango, el foco de atención debe utilizarse en forma alternativa: se considera el contexto y a su nivel de rango o se considera al sistema y su nivel de rango.

En la misma definición de sistema, se hace referencia a los subsistemas que lo componen, cuando se indica que el mismo esta formado por partes o cosas que forman el todo. Estos conjuntos o partes pueden ser a su vez sistemas (en este caso serían subsistemas del sistema de definición), ya que conforman un todo en sí mismos y estos serían de un rango inferior al del sistema que componen. Estos subsistemas forman o componen un sistema de un rango mayor, el cual para los primeros se denomina macrosistema. Variables: Cada sistema y subsistema contiene un proceso interno que se desarrolla sobre la base de la acción, interacción y reacción de distintos elementos que deben necesariamente conocerse. Dado que dicho proceso es dinámico, suele denominarse como variable, a cada elemento que compone o existe dentro de los sistemas y subsistemas. Pero no todo es tan fácil como parece a simple vista ya que no todas las variables tienen el mismo comportamiento sino que, por lo contrario, según el proceso y las características del mismo, asumen comportamientos diferentes dentro del mismo proceso de acuerdo al momento y las circunstancias que las rodean.

Uno de los comportamientos que puede tener una variable es el de parámetro, que es cuando una variable no tiene cambios ante alguna circunstancia específica, no quiere decir que la variable es estática ni mucho menos, ya que sólo permanece inactiva o estática frente a una situación determinada. Operadores: Otro comportamiento es el de operador, que son las variables que activan a las demás y logran influir decisivamente en el proceso para que este se ponga en marcha. Se puede decir que estas variables actúan como líderes de las restantes y por consiguiente son privilegiadas respecto a las demás variables. Cabe aquí una aclaración: las restantes variables no solamente son influidas por los operadores,

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Parámetro:

sino que también son influenciadas por el resto de las variables y estas tienen también influencia sobre los operadores. Retroalimentación: La retroalimentación se produce cuando las salidas del sistema o la influencia de las salidas del sistemas en el contexto, vuelven a ingresar al sistema como recursos o información. La retroalimentación permite el control de un sistema y que el mismo tome medidas de corrección en base a la información retroalimentada. Feed-forward o alimentación delantera: Es una forma de control de los sistemas, donde dicho control se realiza a la entrada del sistema, de tal manera que el mismo no tenga entradas corruptas o malas, de esta forma al no haber entradas malas en el sistema, las fallas no serán consecuencia de las entradas sino de los proceso mismos que componen al sistema. Homeostasis y entropía: La homeostasis es la propiedad de un sistema que define su nivel de respuesta y de adaptación al contexto.

La entropía de un sistema es el desgaste que el sistema presenta por el transcurso del tiempo o por el funcionamiento del mismo. Los sistemas altamente entrópicos tienden a desaparecer por el desgaste generado por su proceso sistémico. Los mismos deben tener rigurosos sistemas de control y mecanismos de revisión, reelaboración y cambio permanente, para evitar su desaparición a través del tiempo. En un sistema cerrado la entropía siempre debe ser positiva. Sin embargo en los sistemas abiertos biológicos o sociales, la entropía puede ser reducida o mejor aun transformarse en entropía negativa, es decir, un proceso de organización más completo y de capacidad para transformar los recursos. Esto es posible porque en los

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Es el nivel de adaptación permanente del sistema o su tendencia a la supervivencia dinámica. Los sistemas altamente homeostáticos sufren transformaciones estructurales en igual medida que el contexto sufre transformaciones, ambos actúan como condicionantes del nivel de evolución.

sistemas abiertos los recursos utilizados para reducir el proceso de entropía se toman del medio externo. Asimismo, los sistemas vivientes se mantienen en un estado estable y pueden evitar el incremento de la entropía y aun desarrollarse hacia estados de orden y de organización creciente. Permeabilidad: La permeabilidad de un sistema mide la interacción que este recibe del medio, se dice que a mayor o menor permeabilidad del sistema el mismo será mas o menos abierto. Los sistemas que tienen mucha relación con el medio en el cuál se desarrollan son sistemas altamente permeables, estos y los de permeabilidad media son los llamados sistemas abiertos. Por el contrario los sistemas de permeabilidad casi nula se denominan sistemas cerrados. Integración e independencia: Se denomina sistema integrado a aquel en el cual su nivel de coherencia interna hace que un cambio producido en cualquiera de sus subsistemas produzca cambios en los demás subsistemas y hasta en el sistema mismo. Un sistema es independiente cuando un cambio que se produce en él, no afecta a otros sistemas.

Un sistema se dice centralizado cuando tiene un núcleo que comanda a todos los demás, y estos dependen para su activación del primero, ya que por sí solos no son capaces de generar ningún proceso. Por el contrario los sistemas descentralizados son aquellos donde el núcleo de comando y decisión está formado por varios subsistemas. En dicho caso el sistema no es tan dependiente, sino que puede llegar a contar con subsistemas que actúan de reserva y que sólo se ponen en funcionamiento cuando falla el sistema que debería actuar en dicho caso.

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Centralización y descentralización:

Los sistemas centralizados se controlan más fácilmente que los descentralizados, son más sumisos, requieren menos recursos, pero son más lentos en su adaptación al contexto. Por el contrario los sistemas descentralizados tienen una mayor velocidad de respuesta al medio ambiente pero requieren mayor cantidad de recursos y métodos de coordinación y de control más elaborados y complejos. Adaptabilidad: Es la propiedad que tiene un sistema de aprender y modificar un proceso, un estado o una característica de acuerdo a las modificaciones que sufre el contexto. Esto se logra a través de un mecanismo de adaptación que permita responder a los cambios internos y externos a través del tiempo. Para que un sistema pueda ser adaptable debe tener un fluido intercambio con el medio en el que se desarrolla. Mantenibilidad: Es la propiedad que tiene un sistema de mantenerse constantemente en funcionamiento. Para ello utiliza un mecanismo de mantenimiento que asegure que los distintos subsistemas están balanceados y que el sistema total se mantiene en equilibrio con su medio. Estabilidad:

La estabilidad de los sistemas ocurre mientras los mismos pueden mantener su funcionamiento y trabajen de manera efectiva (mantenibilidad). Armonía: Es la propiedad de los sistemas que mide el nivel de compatibilidad con su medio o contexto. Un sistema altamente armónico es aquel que sufre modificaciones en su estructura, proceso o características en la medida que el medio se lo exige y es estático cuando el medio también lo es.

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Un sistema se dice estable cuando puede mantenerse en equilibrio a través del flujo continuo de materiales, energía e información.

Optimización y sub-optimización: Optimización modificar el sistema para lograr el alcance de los objetivos. Suboptimización en cambio es el proceso inverso, se presenta cuando un sistema no alcanza sus objetivos por las restricciones del medio o porque el sistema tiene varios objetivos y los mismos son excluyentes, en dicho caso se deben restringir los alcances de los objetivos o eliminar los de menor importancia si estos son excluyentes con otros más importantes. Exito: El éxito de los sistemas es la medida en que los mismos alcanzan sus objetivos. La falta de éxito exige una revisión del sistema ya que no cumple con los objetivos propuestos para el mismo, de modo que se modifique dicho sistema de forma tal que el mismo pueda alcanzar los objetivos determinados. APORTES METODOLOGICOS Jerarquía de los sistemas Al considerar los distintos tipos de sistemas del universo Kennet Boulding proporciona una clasificación útil de los sistemas donde establece los siguientes niveles jerárquicos:

2. Segundo nivel, sistema dinámico simple. Considera movimientos necesarios y predeterminados. Se puede denominar reloj de trabajo. 3. Tercer nivel, mecanismo de control o sistema cibernético. El sistema se autorregula para mantener su equilibrio. 4. Cuarto nivel, “sistema abierto” o autoestructurado. En este nivel se comienza a diferenciar la vida. Puede de considerarse nivel de célula. 5. Quinto nivel, genético-social. Está caracterizado por las plantas.

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1. Primer nivel, estructura estática. Se le puede llamar nivel de los marcos de referencia.

6. Sexto nivel, sistema animal. Se caracteriza por su creciente movilidad, comportamiento teleológico y su autoconciencia. 7. Séptimo nivel, sistema humano. Es el nivel del ser individual, considerado como un sistema con conciencia y habilidad para utilizar el lenguaje y símbolos. 8. Octavo nivel, sistema social o sistema de organizaciones humanas constituye el siguiente nivel, y considera el contenido y significado de mensajes, la naturaleza y dimensiones del sistema de valores, la transcripción de imágenes en registros históricos, sutiles simbolizaciones artísticas, música, poesía y la compleja gama de emociones humanas. 9. Noveno nivel, sistemas trascendentales. Completan los niveles de clasificación: estos son los últimos y absolutos, los ineludibles y desconocidos, los cuales también presentan estructuras sistemáticas e interrelaciones. Teoría analógica o modelo de isomorfismo sistémico: Este modelo busca integrar las relaciones entre fenómenos de las distintas ciencias. La detección de estos fenómenos permite el armado de modelos de aplicación para distintas áreas de las ciencias. Esto, que se repite en forma permanente, exige un análisis iterativo que responde a la idea de modularidad que la teoría de los sistemas desarrolla en sus contenidos.

Como evidencia de que existen propiedades generales entre distintos sistemas, se identifican y extraen sus similitudes estructurales. Estos elementos son la esencia de la aplicación del modelo de isomorfismo, es decir, la correspondencia entre principios que rigen el comportamiento de objetos que, si bien intrínsecamente son diferentes, en algunos aspectos registran efectos que pueden necesitar un mismo procedimiento. Modelo procesal o del sistema adaptativo complejo:

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Se pretende por comparaciones sucesivas, una aproximación metodológica, a la vez que facilitar la identificación de los elementos equivalentes o comunes, y permitir una correspondencia biunívoca entre las distintas ciencias.

Este modelo implica por asociación la aplicación previa del modelo del rango. Dado que las organizaciones se encuentran dentro del nivel 8, critica y logra la demolición de los modelos existentes tanto dentro de la sociología como dentro de la administración. Buckley, categoriza a los modelos existentes en dos tipos: a) aquellos de extracción y origen mecánico, a los que denomina modelo de equilibrio; b) aquellos de extracción y origen biológico, a los que llama modelos organísmicos u homeostáticos. Y dice:

Mientras que ciertos sistemas tienen una natural tendencia al equilibrio, los sistemas del nivel 8 se caracterizan por sus propiedades morfogénicas, es decir que en lugar de buscar un equilibrio estable tienden a una permanente transformación estructural. Este proceso de transformación estructural permanente, constituye el pre-requisito para que los sistemas de nivel 8 se conserven en forma activa y eficiente, en suma es su razón de supervivencia.

LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS Una organización es un sistema socio-técnico incluido en otro más amplio que es la sociedad con la que interactúa influyéndose mutuamente.

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“…el modelo de equilibrio es aplicable a tipos de sistemas que se caracterizan por perder organización al desplazarse hacia un punto de equilibrio y con posterioridad tienden a mantener ese nivel mínimo dentro de perturbaciones relativamente estrechas. Los modelos homeostáticos son aplicables a sistemas que tienden a mantener un nivel de organización dado relativamente elevado a pesar de las tendencias constantes a disminuirlo. El modelo procesal o de sistema complejo adaptativo se aplica a los sistemas caracterizados por la elaboración o la evolución de la organización; como veremos se benefician con las perturbaciones y la variedad del medio y de hecho dependen de estas”.

También puede ser definida como un sistema social, integrado por individuos y grupos de trabajo que responden a una determinada estructura y dentro de un contexto al que controla parcialmente, desarrollan actividades aplicando recursos en pos de ciertos valores comunes. Subsistemas que forman la Empresa: a) Subsistema psicosocial: está compuesto por individuos y grupos en interacción. Dicho subsistema está formado por la conducta individual y la motivación, las relaciones del status y del papel, dinámica de grupos y los sistemas de influencia. b) Subsistema técnico: se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de tareas, incluyendo las técnicas usadas para la transformación de insumos en productos. c) Subsistema administrativo: relaciona a la organización con su medio y establece los objetivos, desarrolla planes de integración, estrategia y operación, mediante el diseño de la estructura y el establecimiento de los procesos de control. METODOLOGIA DE APLICACION DE LA T.G.S., PARA EL ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS Desde el punto de vista de la administración está compuesta de las siguientes etapas:

1. Definición de objetivo: el analista trata de determinar para que ha sido requerido ya que en general se le plantean los efectos pero no las causas. 2. Formulación del plan de trabajo: el analista fija los límites de interés del estudio a realizar, la metodología a seguir, los recursos materiales y humanos que necesitará, el tiempo que insumirá el trabajo y el costo del mismo. Esta etapa se conoce como propuesta de servicio y a partir de su aprobación se continúa con la metodología. 3. Relevamiento: el analista recopila toda la información referida al sistema en estudio, como así también toda la información que hace al límite de interés.

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a) Análisis de situación: es la etapa en que el analista toma conocimiento del sistema, se ubica en cuanto a su origen, objetivo y trayectoria.

4. Diagnóstico: el analista mide la eficacia y la eficiencia del sistema en estudio. Eficacia es cuando el sistema logra los objetivos y eficiencia es cuando el sistema logra los objetivos con una relación costo beneficio positiva. Si un sistema es eficaz pero no eficiente el analista deberá cambiar los métodos del sistema, si un sistema no es eficaz el analista deberá cambiar el sistema y si un sistema es eficiente el analista sólo podrá optimizarlo. 5. Diseño: el analista diseña el nuevo sistema. a) Diseño global: en el determina la salida, los archivos, las entradas del sistema, hace un cálculo de costos y enumera los procedimientos. El diseño global debe ser presentado para su aprobación, aprobado el diseño global pasamos al siguiente paso. b) Diseño detallado: el analista desarrolla en detalle la totalidad de los procedimientos enumerados en el diseño global y formula la estructura de organización la cual se aplicara sobre dichos procedimientos. 6. Implementación: la implementación del sistema diseñado significa llevar a la práctica al mismo, esta puesta en marcha puede hacerse de tres formas. a) Global. b) En fases.

7. Seguimiento y control: El analista debe verificar los resultados del sistema implementado y aplicar las acciones correctivas que considere necesarias para ajustar el problema. EL SISTEMA DE CONTROL Concepto: Un sistema de control estudia la conducta del sistema con el fin de regularla de un modo conveniente para su supervivencia. Una de sus características es que sus elementos deben ser lo suficientemente sensitivas y rápidas como para satisfacer los requisitos para cada función del control.

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c) En paralelo.

Elementos básicos: a) Una variable; que es el elemento que se desea controlar. b) Los mecanismos sensores que son sencillos para medir las variaciones a los cambios de la variable. c) Los medios motores a través de los cuales se pueden desarrollar las acciones correctivas. d) Fuente de energía, que entrega la energía necesaria para cualquier tipo de actividad. e) La retroalimentación que a través de la comunicación del estado de la variable por los sensores, se logra llevar a cabo las acciones correctivas. Método de control:

1.- Reporte de variación: esta forma de variación requiere que los datos que representan los hechos reales sean comparados con otros que representan los hechos planeados, con el fin de determinar la diferencia. La variación se controla luego con el valor de control, para determinar si el hecho se debe o no informar. El resultado del procedimiento, es que únicamente se informa a quién toma las decisiones acerca de los eventos o actividades que se apartan de modo significativo que los planes, para que tomen las medidas necesarias. 2.- Decisiones Programadas: otra aplicación de sistema de control implica el desarrollo y la implantación de decisiones programadas. Una parte apreciable de las decisiones de carácter técnico y una parte pequeña de las decisiones tácticas abarcan decisiones repetitivas y rutinarias. Diseñando el sistema de información de manera que ejecute esas decisiones de rutina, el analista proporciona a los administradores más tiempo para dedicarse a otras decisiones menos estructuradas.

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Es una alternativa para reducir la cantidad de información recibida por quienes toman decisiones, sin dejar de aumentar su contenido informativo. Las tres formas básicas de implementar el método de control son:

Si se procura que el sistema vigile las órdenes pendientes y se programa las decisiones de cuáles pedidos necesitan mayor atención, se logrará un significativo ahorro de tiempo y esfuerzo. 3.- Notificación automática: en este caso, el sistema como tal, no toma decisiones pero como vigila el flujo general de información puede proporcionar datos, cuando sea preciso y en el momento determinado. Las notificaciones automáticas se hacen en algunos criterios predeterminados, pero solo quienes toman las decisiones deben decir si es necesario o no emprender alguna acción. El Sistema de Control en las Organizaciones: El control es uno de los cinco subsistemas corporativos (organización, planificación, coordinación y dirección son los restante) los cuales son muy difíciles de separar con respecto al de control. De ello se desprende todo el proceso administrativo, debe considerarse como un movimiento circular, en el cual todos los subsistemas están ligados intrincadamente, la relación entre la planificación y el control es muy estrecha ya que el directivo fija el objetivo y además normas, ante las cuales se contrastan y evalúan acciones. Es necesario ver al control para determinar si las asignaciones y las relaciones en la organización están siendo cumplimentadas tal como se las había previsto.

Este gráfico representa el proceso de control como un sistema cerrado, es decir que posee la característica de la retroalimentación o autorregulación. El movimiento es circular y continuo, produciéndose de la siguiente manera: se parte de la actividad o realidad a la cual debemos medir, con el auxilio o utilización de normas, efectuada la decisión comparamos los resultados de los planes, de esta manera la realidad quedará ajustada para el futuro. Se nota en este punto que no sólo la realidad puede ser ajustada, otras veces son los planes los que necesitan corrección por estar sensiblemente alejado de las actividades.

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Gráfico del Sistema o Proceso de Control

3.3La Organización considerada como sistema de procesos de

mensaje

Debo partir diciendo que entiendo toda interacción humana esencialmente como un acto de comunicación simbólica que adquiere diferentes connotaciones según los significados y los valores de quienes intervienen en el proceso. Llevando esta aseveración al contexto escolar podemos decir que en la relación profesor-alumno se da un acto de interacción humana que configura una comunicación (o incomunicación) específica que repercute en el proceso educativo, esencialmente en la enseñanza (por parte del profesor) y en la calidad de los aprendizajes (por parte de los educandos). Para comprender cómo influye la interacción profesor alumno en los procesos de enseñanza y aprendizaje, se hace necesario abordar lo que es el sistema de comunicación y los principales factores que la favorecen o perturban y, desde allí, su incidencia en el plano educativo. El proceso de comunicación se configura básicamente por cuatro factores que se interrelacionan entre sí, estos son: la existencia de un emisor, de un receptor, de un canal de transmisión y la retroalimentación (fig. 1) CANAL EMISOR RECEPTOR

3.4Estructura De Una Organización la estructura de una organizacion abarca aquello factores que, no siendo propios de la tarea, influyen directamente sobre la misma. La estructura y la forma de actuar de una organización puede influir en la salud de los trabajadores en cuanto que permita su participación en la toma de decisiones, se reconozca el trabajo, etc, lo que puede llevar a un clima laboral favorable que incidirá tanto en la motivación de los trabajadores como en la producción. Así, en empresas con estructuras participativas las actitudes del personal hacia el trabajo

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RETROALIMENTACION

son positivas, mientras que en empresas con estructuras sometidas a las normas, las personas tienden más a su cumplimiento que a la obtención de objetivos. De este modo, es importante el estilo de mando que prevalece en la organización, para conseguir un buen clima laboral, que conlleva unas condiciones de trabajo favorables. P Podemos encontrar diferentes estilos de mando: Estilo autoritario: se basa en el principio de autoridad: se consigue mayor eficacia procurando que los trabajadores interfieran lo menos posible en la toma de decisiones. El jefe autoritario no se adapta a la situación, sus métodos de actuación consisten en dar órdenes que deben ser obedecidas, impone al grupo sus opiniones, no informa de los objetivos globales………… Las consecuencias de este tipo de mando es que aparecen tensiones, competitividad, falta de motivación en los trabajadores. Estilo Paternalista: se basa en la suposición de que la empresa se justifica si permite el desarrollo personal de los trabajadores, de este modo, prevalecen los interese personales por encima de las demandas de la organización.

Estilo Laissez Faire: parte de la base de que exigiendo el mínimo esfuerzo para llevar a cabo el trabajo se logra una situación adecuada. Este tipo de jefe no guía, deja al grupo que siga sus propias inclinaciones, es incapaz de asumir cualquier tipo de autoridad o control. Las consecuencias de este tipo de liderazgo es que aparece una agresividad latente en el grupo debido a la falta de directrices. Estilo Democrático: en este tipo de liderazgo se valora tanto la tarea como al individuo. El jefe cuenta con los trabajadores para conseguir los objetivos.

AUTOR: ADRIANA LOPEZ ORTEGA & MARIA VERONICA ROMERO ALATRISTE

5 de noviembre de 2008

El jefe paternalista intenta eliminar los conflictos y emplea métodos de control generales y suaves, pero al igual que el autoritario no deja vía a la participación.

3.5SISTEMASDE ORGANIZACION Luego compararon las posibilidades de aplicación de las principales corrientes

sociológicas y psicológicas en el análisis organizacional, proponiendo que la teoría de las organizaciones se libere de las restricciones y limitaciones de los enfoques previos y utilice la teoría general de sistemas en los modelos de organización. MODELO

DE

KATZ

Y

KAHN

Katz y Kahn desarrollaron un modelo de organización más amplio y complejo mediante la aplicación de la teoría de sistemas y la teoría de las organizaciones.

Luego compararon las posibilidades de aplicación de las principales corrientes

sociológicas y psicológicas en el análisis organizacional, proponiendo que la teoría de las organizaciones se libere de las restricciones y limitaciones de los enfoques previos y

utilice

la

teoría

general

de

sistemas.

Según el modelo propuesto por ellos, la organización presenta las siguientes características

típicas

a)

organización

La

de

un

como

sistema

abierto:

sistema

abierto

Para Katz y Kahn, la organización como sistema abierto presenta las siguientes características:

1. Importación (entradas): La organización recibe insumos del ambiente y necesita provisiones renovadas de energía de otras instituciones, o de personas, o del medio

2. Transformación (procesamiento): Los sistemas abiertos transforman la energía

disponible. La organización procesa y transforma sus insumos en productos acabados,

mano

de

obra,

servicios,

etc.

3. Exportación (salida): Los sistemas abiertos exportan ciertos productos hacia el ambiente.

4. Los sistemas como ciclos de eventos que se repiten: El funcionamiento de cualquier

sistema consiste en ciclos repetitivos de importación- transformación- exportación.

AUTOR: ADRIANA LOPEZ ORTEGA & MARIA VERONICA ROMERO ALATRISTE

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ambiente material. Ninguna estructura social es autosuficiente ni autocontenida.

5. Entropía negativa: Los sistemas abiertos necesitan moverse para detener el proceso entópico para reabastecerse de energía manteniendo indefinidamente su estructura organizacional.

6. Información como insumo: Los sistemas abiertos reciben también insumos de tipo

informativo que proporcionan señales a la estructura sobre el ambiente y sobre el funcionamiento

en

relación

con

éste.

7. Estado de equilibrio y homeostasis dinámica: En este sentido, los sistemas abiertos se caracterizan por un estado de equilibrio: existe un flujo continuo de energía del ambiente exterior y una continua exportación de productos del sistema; sin embargo,

el cociente de intercambio de energía y las relaciones entre las partes siguen siendo los

mismos.

8. Diferenciación: La organización tiende a la multiplicación y elaboración de funciones, lo que le trae también multiplicación de roles y diferenciación interna.

9. Equifinalidad: El cual plantea que un sistema puede alcanzar, por diversos caminos, el

mismo

estado

final,

partiendo

de

diferentes

condiciones

iniciales.

10. Límites o fronteras: La organización presenta barreras entre el sistema y el ambiente. Éstos definen el campo de acción del sistema, como también su grado de apertura b)

Las

con

relación

organizaciones

como

una

al

clase

ambiente.

de

sistema

social

Las organizaciones constituyen una clase o tipo de sistema social, el cual a su vez se

considera una clase de sistema abierto. Como clase especial de sistema abierto, las propiedades

en

común

con

todos

los

sistemas

abiertos.

Todos los sistemas sociales, incluidas las organizaciones, se fundamentan en actividades estandarizadas

de

una

cantidad

de

individuos.

Esas actividades

estandarizadas son complementarias o interdependientes con respecto a algún producto con resultado común. Ellas son repetidas, relativamente duraderas y relacionadas c) Las

en

espacio

Características características

de

las

y

de organizaciones

en

tiempo.

primer como

sistemas

orden sociales

son:

AUTOR: ADRIANA LOPEZ ORTEGA & MARIA VERONICA ROMERO ALATRISTE

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organizaciones tienen propiedades que les son peculiares, pero comparten otras

1. Los sistemas sociales, al contrario de las demás estructuras básicas no tiene límites en amplitud. Los sistemas sociales no pueden representarse a través de modelos físicos.

2. Los sistemas sociales necesitan insumos de producción y de mantenimiento. 3. Los sistemas sociales son sistemas esencialmente inventados, creados por el hombre

e

imperfectos:

motivaciones,

hábitos

se

afirman

y

en

expectativas

actitudes, de

percepciones,

los

seres

creencias,

humanos.

4. Los sistemas sociales presentan mayor variabilidad que los sistemas biológicos. Necesitan mecanismos de control para reducir la variabilidad e inestabilidad de las acciones

humanas.

5. Las funciones, normas y valores constituyen los principales componentes del sistema

social.

6. Las organizaciones sociales representan el desarrollo más claro de un estándar de

funciones interrelacionadas que insinúan actividades prescritas o estadarizadas. 7. El concepto de inclusión parcial. La organización utiliza sólo los conocimientos y habilidades

de

las

personas

que

le

son

importantes.

8. Con relación a su ambiente. El funcionamiento organizacional debe estudiarse con

respecto a las transacciones continuas desarrolladas con el medio que lo rodea. d)

Cultura

y

clima

organizacionales

Toda organización crea su propia cultura o clima, sus propios tabúes, costumbres y

usos. El clima o cultura del sistema refleja las normas y valores del sistema formal, así

como las disputas internas y externas y el ejercicio de la autoridad dentro del sistema, que

se

transmiten

e)

a

los

nuevos

Dinámica

miembros

del

del

grupo.

sistema

establecen normas y valores para estimular las actividades requeridas y dispositivos de f)

autoridad

para

Concepto

dirigir

de

el

comportamiento eficacia

organizacional. organizacional

Como sistemas abiertos, las organizaciones sobreviven solamente cuando son

capaces de mantener negentropía, es decir, importación bajo todas las formas de cantidades mayores de energía que las que devuelven al ambiente como producto. La

eficiencia pretende incrementos a través de soluciones técnica y económicas, mientras que la eficacia busca la maximización del rendimiento de la organización, por medios

técnicos y económicos (eficiencia) y por medios políticos (no económicos).

AUTOR: ADRIANA LOPEZ ORTEGA & MARIA VERONICA ROMERO ALATRISTE

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Con el fin de mantenerse, las organizaciones sociales recurren al uso de mecanismos,

g)

La

organización

como

un

sistema

de

roles

Rol es el conjunto de actividades exigidas a un individuo que ocupa una determinada posición en una organización. Por tanto, la organización puede considerarse como constituida por roles o por un conjunto de actividades que se espera de los individuos.

MODELO SOCIOTÉCNICO DE TAVISTOCK La organización se concibe como un sistema sociotécnico. Además de considerarse como un sistema abierto en interacción constante con su ambiente, la organización

también se concibe como un sistema sociotécnico estructurado en dos subsistemas: 1. El subsistema técnico, que comprende las tareas que van a desempeñarse, las instalaciones físicas, el equipo e instrumentos utilizados, las técnicas operacionales, el ambiente físico y la duración de las tareas. En resumen el subsistema técnico cubre

la tecnología, el territorio y el tiempo. Es el responsable de la eficiencia potencial de la organización.

2. El subsistema social, que comprende a los individuos, sus características físicas,

psicológicas, las relaciones sociales entre los individuos así como las exigencias de su organización.

Los subsistemas técnico y social presentan una interrelación intima y dependientes y

cada uno influye sobre el otro. El enfoque sociotécnico concibe a la organización

como una combinación de tecnología y al mismo tiempo como un subsistema social. El subsistema tecnológico y el social se consideran en una interacción mutual y recíproca

y

cada

uno

determina

al

otro,

hasta

cierto

punto.

supuesto de que toda organización “importa” del ambiente diversas cosas y utiliza estas importaciones en ciertos tipos de procesos de “conversión” para luego “exportar” productos, servicios, etc., que resultan del proceso de conversión.

La tarea primaria de la organización es aquello que le permita sobrevivir dentro de ese 1.

2.

proceso

Importación:

Conversión:

La

La

adquisición

transformación

de

las

de:

de

materias

importaciones

en

primas.

exportaciones.

3. Exportación: La ubicación de los resultados de la importación y de la conversión.

AUTOR: ADRIANA LOPEZ ORTEGA & MARIA VERONICA ROMERO ALATRISTE

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El modelo de sistema abierto propuesto por el enfoque sociotécnico parte del

EVALUACIÓN CRÍTICA DE LA TEORÍA DE SISTEMAS Una evaluación crítica de la teoría de sistemas conduce a los siguientes aspectos: 1.

Confrontación

entre

teorías

de

sistema

abierto

y

de

sistema

cerrado

El sistema abierto “puede considerarse como un conjunto de partes en constante interacción constituyendo un todo sinérgico orientado hacia determinados propósitos y

en

permanente

relación

de

interdependencia

con

el

ambiente

externo”.

Las implicaciones de la distinción entre sistema abierto y sistema cerrado para la concepción

moderna

de

la

administración,

sobresalen

las

siguientes:

a) La naturaleza esencialmente dinámica del ambiente está en conflicto con la tendencia

esencialmente

estática

de

la

organización.

b) Un sistema organizacional rígido no podrá sobrevivir en la medida en que no consiga responder eficazmente a los cambios continuos y rápidos del ambiente.

c) Un sistema abierto, como un club, un hospital o un gobierno, necesita garantizar la asimilación d)

de

sus

productos

por

el

ambiente.

En consecuencia, el sistema necesita información constante y depurada del

ambiente sólo en cuanto a la naturaleza de ese medio sino también a la calidad y

cantidad de insumos disponibles, y principalmente en cuanto a la eficacia o adecuación de los productos o respuestas de la organización al ambiente. Características

básicas

del

análisis

sistémico

Las principales características de la moderna teoría de la administración, basada en el análisis

sistémico,

son

las

siguientes:

1. Punto de vista sistémico: Considera a la organización como un sistema constituido por

cinco

partes

retroalimentación

básicas:

insumo

(entrada), y

proceso,

producto

(salida),

ambiente.

2. Enfoque dinámico: El énfasis de la teoría moderna se aplica en el proceso dinámico de

interacción

que

ocurre

dentro

de

la

estructura

de

una

organización.

3. Multidimensional y multinivelada: La teoría moderna considera una organización

AUTOR: ADRIANA LOPEZ ORTEGA & MARIA VERONICA ROMERO ALATRISTE

5 de noviembre de 2008

2.

desde el punto de vista micro y macroscópico. La organización es macro cuando se

considera dentro de su ambiente (a nivel de la sociedad, comunidad); es micro cuando analiza

sus

unidades

internas.

4. Multimotivacional: La teoría de sistemas reconoce que un acto puede ser motivado por

muchos

deseos

o

razones.

5. Probabilística: La teoría moderna tiende a ser probabilística. Lo cual demuestra que muchas variables pueden explicarse en términos hipotéticos y no con certeza. 6. Multidisciplinaria: La teoría de sistemas es multidisciplinaria, ya que busca

conceptos y técnicas de muchos campos de estudio, como la sociología, la psicología, la

teoría

administrativa,

la

economía,

etc.

7. Descriptiva: Busca describir las características de las organizaciones y de la administración.

8. Multivariable: La teoría moderna tiende a asumir que un evento puede ser causado por

numerosos

factores

interrelacionados

e

interdependientes.

9. Adaptación: La organización es un sistema adaptativo a los cambios del ambiente. 3.

Carácter

integrativo

y

abstracto

de

la

teoría

de

sistemas

Muchos autores consideran la teoría de sistemas demasiado abstracta y, por tanto, de difícil

aplicación

a

situaciones

gerenciales

prácticas.

Es una teoría general de las organizaciones y de la administración, una síntesis de

neoestructuralistas 4.

El

efecto

los

sinérgico

conceptos

de

las

clásicos, y

neoclásicos,

organizaciones

como

estructuralistas, behavioristas.

sistemas

abiertos

Una de las razones sólidas para la existencia de las organizaciones es su efecto sinérgico, es decir, la manera como en el resultado de una organización pueden

diferir en cantidad o en calidad la suma de los insumos. Las unidades de salida pueden ser iguales, mayores o menores que las unidades de entrada.

De igual manera, cada individuo de la organización espera que los beneficios personales de su participación en una organización sean mayores que sus costos

AUTOR: ADRIANA LOPEZ ORTEGA & MARIA VERONICA ROMERO ALATRISTE

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integradora

personales

de

5.

El

participación. “hombre

funcional”

La teoría de sistemas se basa en el concepto de “hombre funcional”, en contraste con

el concepto de homo economicus de la teoría clásica, el homo socialis de la teoría de

las relaciones humanas, del hombre organizacional de la teoría estructuralista y del

hombre administrativo de la teoría behaviorista. El individuo desempeña un rol dentro

de las organizaciones, interrelacionándose con los demás individuos como un sistema abierto. 6.

Un

nuevo

enfoque

organizacional

La perspectiva sistémica introdujo una nueva manera de apreciar los fenómenos. La

visión gestáltica y global de las cosas, que privilegia la totalidad y sus componentes, sin despreciar lo que denominamos emergente sistémico: las propiedades del todo que no aparecen en ninguna de sus partes.

En este nuevo enfoque organizacional, lo importante es ver el todo en parte aisladamente para vislumbrar el emergente sistémico. Es este emergente sistémico lo que hace que el agua sea diferente de sus elementos, hidrógeno y oxígeno.

3.6Tipos De Comunicación En La Organización Dentro de las organizaciones aparecen dos tipos de comunicación, la formal que es aquella que da la propia organización como tal y la informal que es un tipo de comunicación espontánea que se da cuando un trabajador necesita ponerse en contacto con otro pero si que exista un canal formal. Los diferentes tipos de comunicación que podemos encontrar son:

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Elsy Elena Camino Mézquita

• Horizontales: Este tipo de comunicación se produce entre personas del mismo nivel jerárquico dentro de la empresa. La función de la comunicación horizontal es la de suministrar apoyo emotivo y social entre los trabajadores, al igual que coordinar las tareas para la plantilla, de modo que estén organizadas y sean coherentes unas con otras. • Verticales: La dirección que toma esta comunicación vertical es entre las diferentes posiciones de la jerarquía empresarial, es decir de trabajadores a superiores y viceversa. Lo positivo de esta comunicación es que se pasa información con la cual sabemos qué está ocurriendo en los diferentes estratos de la organización. En este movimiento vertical de información existen dos posibilidades, ascendentes, de estratos más bajos de la organización a más altos, y descendentes, en dirección contraria, es decir, de los altos estratos a los inferiores.

o Ascendente: la comunicación ascendente es complementaria a la descendente, consistente en que los subordinados informen a la dirección. Lamentablemente la comunicación ascendente suele ser bastante insuficiente y suele ser poco valorada por la jerarquía, pero no debemos olvidar que para los trabajadores de la organización es necesaria y positiva, a parte que puede llegar a ser muy útil para que los directivos sepan qué es lo que está ocurriendo.

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o Descendente: este tipo de comunicación es la utilizada por los mandos superiores, la dirección, con el fin de mantener informados a los trabajadores. Con ella se controla la conducta de los subordinados al igual que se utiliza para regular el sistema de funcionamiento. Se trata de una información de poder. Su efectividad depende de lo extensa que sea la jerarquía de la empresa, así en empresas de gran tamaño puede llegar a tener menos efectividad debido al distanciamiento y esto puede llevar a una distorsión de la información. En este caso se deberá recurrir a algún tipo de solución para evitarlo.

3.7Organización Formal Es la organización basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación e integración de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio. Es la organización planeada; la que está en el papel. Es generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de organización, de descripción de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc. En otros términos, es la organización formalmente oficializada

3.7.1Representacion Grafica De La Estructura Formal

Hdr

Hdr

Hdr

Principio Posibles Deficiencias Detectadas Unidad de Mando Un sector figura en el organigrama dependiendo jerárquicamente de dos o más sectores. Definición precisa de los niveles jerárquicos En consideración a la ubicación en que se encuentra un sector, no queda definido con claridad el nivel que le corresponde en relación al resto de los sectores: departamento, división, sección, etc. Separación de funciones Una posición reúne en sí misma funciones heterogéneas que pueden crear, condiciones incompatibles desde el punto de vista del control interno. Precisión en

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La estructura formal de una organización puede representarse gráficamente mediante un organigrama. Un organigrama muestra gráficamente las relaciones existentes entre las partes que componen la organización. Puede ser considerado como una herramienta a través de la cual pueden lograrse algunos de los siguientes objetivos: a. Mostrar las áreas de actividad que componen la organización. Esto permite a los miembros de la entidad visualizar su ubicación relativa a la misma. Facilita también una mejor definición de la distribución de las responsabilidades de los funcionarios. b. Analizar y evaluar estructuras y funciones vigentes y detectar, en consecuencias, deficiencias de estructuración. En este sentido, debe recordarse la existencia de principios básicos de organización que determinan formalmente las pautas a que deben ajustarse las entidades en cuanto a la distribución de las funciones y responsabilidades.

la determinación de funciones de línea y de asesoramiento. La existencia de cargos “adscriptos” puede crear confusión en cuanto a su consideración de órgano de asesoramiento o ejecución. Espacio de control Puede observarse un desequilibrio en cuanto a la distribución de niveles o responsabilidades, provocando deficiencias de control en algunas áreas, en razón del excesivo número de personas y funciones en supervisar. Por otro lado podría darse la situación inversa, cuando de un cargo depende solamente un subordinado y a éste responde otro u otros subordinados. En toda organización empresaria, una excesiva cantidad de subordinados bajo el mando de un mismo supervisor disminuirá la eficiencia e incrementará el coeficiente de error en la operatoria de éste, como consecuencia de la excesiva cantidad de decisiones y datos a su cargo. En forma inversa, una empresa en la que en una de las áreas de su estructura existen tres niveles en los que se da el tipo de delegación uno a uno y un cuarto nivel de ejecución, la sospecha obvia será la de considerar que las funciones de los tres primeros niveles son relativamente triviales y que por lo tanto, pudieron ser comprimidas en el trabajo de un solo jefe o gerente.||border=1 width=80% Hdr

Hdr

Hdr

(Katz y Khan,1986), “el cemento que mantiene unidas las unidades de una organización” (Lucas Marin, 1997), el alma o “el sistema nervioso de la empresa” (Puchol, 1997). Pero la comunicación no hay que entenderla únicamente como el soporte que sustenta las distintas actividades de la organización; la comunicación es un recurso, un activo que hay que gestionar. Para la gestión de los distintos tipos de comunicación que se hacen necesarios en cualquier empresa moderna –comunicación interna descendente, ascendente y horizontal y comunicación externa– las empresas “excelentes” e innovadoras se dotan de un departamento específico denominado Departamento de Comunicación o Gestión de Información o de una Dirección de Comunicación o de un Gabinete de Imagen, de Relaciones Públicas o de Prensa. Ahora bien, no debemos olvidar que la comunicación no es sólo función de un departamento, sino que debe asumirse por cada jefe y su equipo. Por lo que la existencia de estos departamentos puede ser tanto un reflejo de la importancia concedida a la comunicación como un indicador de los déficits que se producen en otras partes del sistema.

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3.8CLACIFICACION DE LA COMUNICACIÓN INTERNA

Y mientras en estas empresas se concede un valor creciente a la comunicación considerándola un factor diferencial que repercute en su imagen, en su productividad y en la calidad de vida laboral; en otras muchas sigue predominando la política de oídos sordos, de puertas cerradas y sigue cometiéndose el error de identificar “comunicación” con “información”. La complejidad del fenómeno comunicativo requiere enmarcarlo en relaciones interactivas y dinámicas, como un proceso circular en el que emisor y receptor intercambian alternativamente sus roles y que exige comprensión entre las personas que intervienen en él1[1]. La información es sólo una parte de ese proceso –el contenido de lo que se comunica– y por sí mismo no produce comunicación. Para N. Luhmann, la información, la expresión comunicativa y la comprensión serían los tres elementos del fenómeno comunicativo. Por consiguiente, para que se desarrolle un proceso comunicativo “la información ha de ser expresada y esta expresión comunicativa ha de ser comprendida” (1995:139)



 - Los procesos de comunicación, desde una perspectiva sistémica, permiten a la organización mantener la coordinación entre sus distintas partes y alcanzar así su característica esencial: la de ser un sistema (Katz y Kahn, 1986). La acción coordinada y el trabajo en equipo, frente al trabajo en solitario sin interacción cooperativa y coordinada, contribuirán a lograr los objetivos estratégicos.



  - Por otro lado, uno de los objetivos que toda organización persigue es que sus trabajadores estén motivados, identificados con los objetivos organizacionales. Los trabajadores a su vez necesitan estar informados para sentirse parte activa de la organización y que la participación reciba el adecuado reconocimiento. De este modo, la comunicación al incrementar las posibilidad de participación, favorecer las iniciativas y movilizar la creatividad, se convierte en un factor de integración, motivación y desarrollo personal.

Todo ello contribuirá a la mejora de la calidad de vida laboral y a la calidad del producto o servicio ofrecido por la organización, al aumento de la productividad y el incremento de la competitividad. Hay que recordar que, dada la competitividad del entorno, la organización no solo deberá competir en la calidad de los servicios o productos que ofrezca, sino en la calidad de vida laboral que otorgue a sus activos humanos. En la búsqueda de la Calidad Total, la comunicación aparece como un elemento fundamental de partida, haciéndose cada vez más necesaria la planificación de los medios de comunicación y el uso adecuado en las estrategias de comunicación, de tal modo que condicionen una óptima eficacia de los mensajes. La buena gestión de la comunicación interna debe alcanzar un objetivo básico: cubrir las necesidades de comunicación que presentan los individuos o grupos que conforman la organización. Y en este sentido la comunicación es tan importante para los empleados como para la dirección.

1[1]

“Solo cuando se procesa el estímulo, se genera la comunicación” (Luhmann, 1995:139)

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2. EL VALOR DE LA COMUNICACIÓN INTERNA.

3.8.1Comunicación Formal E Informal Organización formal e informal Organización formal Es la organización basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación e integración de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio. Es la organización planeada; la que está en el papel. Es generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de organización, de descripción de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc. En otros términos, es la organización formalmente oficializada. Organización informal: Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos.

La organización informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones de la organización formal. Surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la organización formal para el desempeño de los cargos. La organización informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no han sido planeados, pero que surgen espontáneamente en las actividades de los participantes, por tanto, para funciones innovadoras no previstas por la organización formal.

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Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro documento formal.

CONCLUCIONES 1

Hoy está teóricamente asumido que la comunicación es una actividad consustancial a la vida de la organización, es “la red que se teje entre los elementos de una organización y que brinda su característica esencial: la de ser un sistema”

La necesidad de comunicación en una organización se ve reforzada cuando observamos las múltiples ventajas que se derivan de ella, tanto para la organización como para las personas La comunicación es, además, un instrumento de cambio. El pensamiento estratégico lleva implícito un mensaje de cambio: la necesidad de adaptación al entorno cambiante en el que vive la organización. En este contexto, la comunicación interna permite la introducción, difusión, aceptación e interiorización de los nuevos valores y pautas de gestión que acompañan el desarrollo organizacional.

OPINION: 2 A través de este libro electrónico pueden consultar y a si mismo obtener información aquellas personas interesadas en el tema sistemas de comunicación ya que los temas contienen datos específicos y actuales de gran importancia para nuestra sociedad

MATERIALES 3 OFICCE 2007 (WORD, POWER POINT) CD NORMAL

WINDOWS XP

INTERNET EL COSTO INVERTIDO EN LA ELABORACION DE ESTA ANTOLOGIA ES: $50.00 INTERNET $10.00 CD -------------$60.00 TOTAL

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COMPUTADORA

EXPERIENCIAS EN LA ELABORACION 4 Se nos dificulto encontrar el tema de sistemas de una organización , asi como encontrar el programa par convertir los archivos a documento PDF además del poco tiempo que tuvimos para elaborar la antología.

COMENTARIOS Y RECOMENDACIONES 5 Esta antología deberá ser usada o leida por personas interesadas en el tema asi como darle su debida importancia sin borrar o modificar la información ya que la información es concreta y veraz

BIBLIOGRAFIA CONSULTADA Hermida, Jorge A. Ciencia de la administración. Ediciones Contabilidad Moderna S.A.I.C. Buenos Aires mayo de 1983. Fotocopias y apuntes facilitados por la cátedra. Alvarez, Héctor Felipe. Administración, una introducción al estudio de la Administración. Sociedad para Estudios Pedagógicos Argentinos. Córdoba 1987. Yourdon, Edward. Análisis estructurado moderno. Prentice-Hall Panamericana, S.A. México 1989.

Estructura de las Organizaciones, carpeta del año 1994 curso 1k8. http://www.gestiopolis.com/canales/gerencial/articulos/45/modorga.htm

AUTOR: ADRIANA LOPEZ ORTEGA & MARIA VERONICA ROMERO ALATRISTE

5 de noviembre de 2008

Ramón García-Pelayo y Gross. Pequeño Larousse Ilustrado (diccionario). Ediciones Larousse. Francia 1977.

CURRICULUM CURRICULUM VITAE

DATOS PERSONALES.

NOMBRE: MARIA VERONICA ROMERO ALATRISTE

FECHA DE NACIMIENTO: 7 DE JUNIO DE 1984

ESTADO CIVIL: SOLTERA

DOMICILIO: HELADIO RAMÍREZ LÓPEZ # 40. COL. REFORMA. C.P. 68400

TELÉFONO: 01 (281) 87 2 29 73

AUTOR: ADRIANA LOPEZ ORTEGA & MARIA VERONICA ROMERO ALATRISTE

5 de noviembre de 2008

LUGAR DE NACIMIENTO: LOMA BONITA OAXACA.

E-MAIL: [email protected]

CURP: ROAV8840607MPLMLR06



Carrera Licenciado en informatica(Titulo en tramite), egresado del Instituto Tecnológico de Tuxtepec en la generación 2001 - 2005



Carrera Técnico en Administración, egresado del CBTis # 90, en la generación 1998 2001



Carrera Técnico en Electrónica, egresado de la Escuela Secundaria Técnica # 3, en la generación 1995 - 1998



Educación Primaria, egresado de la Escuela Primaria México, en la generación 1989 1995

YO CONTRIBUI EN RECOPILAR LA INFORMACION E INVESTIGAR

AUTOR: ADRIANA LOPEZ ORTEGA & MARIA VERONICA ROMERO ALATRISTE

5 de noviembre de 2008

FORMACIÓN ACADÉMICA.

CURRICULUM CURRICULUM VITAE

DATOS PERSONALES.

NOMBRE: ADRIANA LOPEZ ORTEGA

FECHA DE NACIMIENTO: 19 DE AGOSTO DE 1987

ESTADO CIVIL: SOLTERA

DOMICILIO: AV.LIBERTAD S/N CP 68444 TELÉFONO: (287) 87 4 92 31

E-MAIL: [email protected]

AUTOR: ADRIANA LOPEZ ORTEGA & MARIA VERONICA ROMERO ALATRISTE

5 de noviembre de 2008

LUGAR DE NACIMIENTO: HUIMANGUILLO , TABASCO.

CURP : LOOA870819MTCPRD06

FORMACIÓN ACADÉMICA.



Carrera Licenciado en informatica(Titulo en tramite), egresado del Instituto Tecnológico de Tuxtepec en la generación 2006- 2010



Carrera Técnico en Administración, egresado del CBTis # 90, en la generación 1998 2001



Educación Primaria, egresado de la Escuela Primaria México, en la generación 1989 1995

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YO CONTRIBUI EN EDITAR LA INFORMACION Y A DMINISTRARLA CORRECTAMENTE.

AUTOR: ADRIANA LOPEZ ORTEGA & MARIA VERONICA ROMERO ALATRISTE