Propuesta Implementacion Sgc Automatizado

PROPUESTA DE CONSULTORIA PARA LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD AUTOMATIZADO

PROPUESTA DE CONSULTORIA PARA LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD AUTOMATIZADO INTRODUCION La administración de los sistemas de calidad genera un alto contenido de trabajo en las organizaciones, provocando el consumo de valiosos recursos humanos y materiales, de igual forma se ha evidenciado la obligación de desviar de sus tareas principales a sus mejores elementos ó contratar nuevo personal para que se ocupen de la administración del sistema. A medida que avanza el tiempo los costos de administración aumentan porque aumentan la cantidad de registros y documentos que se deben controlar por lo que esta función se hace cada vez más difícil y factible de ser blanco de errores, aumentando la probabilidad de que se encuentren no conformidades en auditorías. Por otro lado es ampliamente reconocida en el mundo la Gestión de la Calidad como herramienta para lograr la confianza de los clientes y la competencia de la organización. A través de una adecuada implantación de los modelos ISO 9000 los servicios que brinde su institución pueden ser la elección natural de los clientes. SOPORTE CONSULTORIA le brinda el servicio de asesoría y consultoría para la implantación de sistemas de la calidad de una forma novedosa y moderna conforme a las normas ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2004 a través de la modalidad de outsourcing de administración del sistema de calidad, donde el cliente no tiene que preocuparse por las actividades críticas de la administración del sistema, se reduce al mínimo el trabajo con papeles, la parte administrativa queda a cargo de las computadoras y se simplifica el seguimiento a las acciones de mejora. Una de las principales ventajas de contar con un sistema ISO 9000 Automatizado es el poder ser proveedor confiable de sus clientes actuales, ingresar a mercados más sólidos y poder competir con calidad reconocida. Representa además bajar costos de operación y contar con parámetros objetivos para la planificación estratégica y la mejora continua de la institución como tal.

DESCRIPCIÓN DE LA SOLUCIÓN SOPORTE CONSULTORIA La implantación de un Sistema de Calidad Automatizado basado en Normas Internacionales ISO 9001:2008 consiste en varias etapas; unas formativas, otras de consultoría y unas más de supervisión. Dichas etapas en su implementación se van entretejiendo, pues de esa manera se va desarrollando un sistema de calidad basado en la norma. Las etapas por las que hay que pasar y se exponen a detalle más adelante, se pueden clasificar en tres: 1. ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN Incluye dos partes: • Sobre análisis y documentación de la Norma ISO 9000 • Sobre formación en el manejo del software para el SGC. Esta etapa se puede hacer de manera grupal y resulta económica para la empresa. 2. ACTIVIDADES DE ASESORÍA O CONSULTORÍA. Consiste en la generación de la documentación del sistema de calidad para la institución, apoyado en la orientación que nos brinde cada líder de proceso. También comprende la asesoría para la implantación del Sistema de Calidad Automatizado, la auditoria final y la verificación de acciones correctivas a las No Conformidades que se encuentren. 3. ACTIVIDADES DE ENTRENAMIENTO. Brindar capacitación y herramientas a los auditores internos que les permita realizar el control y evaluación del sistema.

Popayán, Cauca, Colombia: Carrera 7ªA 27CN-21. Teléfono: 8236671 Celular 3178545843 Email: [email protected] – [email protected] www.soporteconsultoria.com / www.soporteconsultoria.org

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ETAPAS DEL PROGRAMA DE TRABAJO El primer paso es introducir el lenguaje técnico en calidad que debe aprender la institución, desde la gerencia hasta el último empleado. Hay que aprender a manejar el significado de términos tales como calidad, mejora continua, ciclo PHVA, medición, control de procesos, retroalimentación del cliente, mejora del sistema, auditoria de calidad, producto no conforme, falla, plan de acción, procedimiento, verificación, validación, revisión, en fin una variedad de ideas que trabajando en conjunto permiten a la empresa ir modelando la nueva cultura organizacional. La capacitación permite educar al personal, hacerse menos resistente a los cambios que se generan al adherirse a la norma, a ensamblar los procesos de manera más eficiente; permite sensibilizar a la organización para crear un sistema gerencial moderno, que sea capaz de adaptase rápidamente al requerimiento del cliente. Luego se desarrolla un proceso de documentación del sistema de gestión automatizado, el cual se debe llevar a la práctica de modo que el trabajo se organice apropiadamente para lograr el estándar definido en cada proceso. La Gerencia, entre tanto, trabaja con elementos de la planificación estratégica, y deberá estar permanentemente monitoreando el proceso de implementación del SGC. Los documentos y registros se organizan de manera automatizada, las actividades se planifican, los compromisos asumidos se cumplen. LA NORMA ISO 9001:2008 TIENE 5 GRANDES PILARES: 1.) Se exponen los requisitos del sistema de gestión de la calidad. Esto contempla definir los requerimientos para el control de la documentación y el control de los registros, los cuales serán más o menos complejos en función del tipo de organización. 2.) Se establece la responsabilidad de la dirección: contempla las responsabilidades de la gerencia, quien asume el compromiso con la calidad y con la satisfacción del cliente. Define la política de calidad y los objetivos de calidad, lo cual es parte de la planificación estratégica que se supone ha definido o mantiene la empresa. Establece el marco administrativo y niveles de autoridad que requiere la empresa así como es responsable por el monitoreo del SGC. 3.) La gestión de los recursos: se refiere a la necesidad de definir y establecer los recursos tanto económicos como financieros, los recursos de personal, los de infraestructura y de ambiente de trabajo, necesarios para generar productos y servicios de acuerdo al estándar de calidad definido por la gerencia. 4.) La realización del producto: es uno de los temas más amplios ya que en él se encuentran los lineamientos para la planificación de la realización del producto, los aspectos comerciales, la ejecución del producto o prestación del servicio, los temas de las adquisiciones, el tratamiento del diseño y desarrollo, el manejo del control sobre los dispositivos de seguimiento y medición que utilice la empresa para medir y alcanzar las especificaciones del producto o servicio ofrecido. 5.) Se desarrollan las directrices de la medición, análisis y mejora continua, es decir, las reglas para medir la satisfacción de clientes, para organizar el subsistema de auditoría, y la aplicación de los métodos de control para seguimiento de los procesos que permitan demostrar la capacidad para alcanzar los resultados planificados. Se encuentran los elementos de verificación (inspección), el manejo de los productos no conformes y las acciones correctivas y preventivas que deben desarrollarse. En este contexto la mejora del SGC se hace un imperativo, como motor para lograr mejores estándares de productos o de servicios.

METODOLOGIA Popayán, Cauca, Colombia: Carrera 7ªA 27CN-21. Teléfono: 8236671 Celular 3178545843 Email: [email protected] – [email protected] www.soporteconsultoria.com / www.soporteconsultoria.org

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1.- ENTRENAMIENTO: ISO 9001/2008, SU ANALISIS Y PREPARACION DE LA DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE CALIDAD ESTRATEGIA: Curso impartido a las personas clave de la organización. Incluye la asignación de auxiliares para tareas de documentación de tal forma que distribuida esta tarea al final podamos tener toda la documentación preparada y lista para su implantación. Los participantes podrán conocer, analizar e interpretar al detalle cada una de las cláusulas de los estándares ISO 9001/2008 (NTCGP 1000:2004) El contenido del curso incluye: • Introducción a ISO 9000/2000 Análisis e interpretación. • Introducción a ISO 9001/2008 Análisis e interpretación. • Introducción a ISO 9004/2000 Análisis e interpretación. Puntos • • •

claves de cada cláusula. Documentación del Sistema de Aseguramiento de la Calidad. Manual de la Calidad. Procedimientos, otros documentos y formatos

2.- ASESORIA GENERAL EN LA PREPARACION DEL MANUAL DE LA CALIDAD Y PROCEDIMIENTOS. Esta es una etapa en la que se define el plan a seguir en la implantación, persona responsable ante la Dirección, establecimiento de un Comité de Calidad (si se juzga necesario), selección de los equipos de trabajo de implantación y desarrollo de la documentación. Además cubre lo siguiente: • • •

Apoyo en la preparación del Manual de la Calidad y Procedimientos para asegurar que se cubran las cláusulas del estándar. Elaboración de planificaciones, procedimientos e instrucciones referentes a los requisitos de la norma ISO 9001:2008. Apoyo en la interpretación de las cláusulas del estándar.

CONDICION: Se requiere tener un representante de la organización que sea el coordinador interno de ISO 9000 para poder trabajar junto con él en el desarrollo de esta etapa. SOPORTE CONSULTORIA se hará cargo de entrenar en la elaboración de documentación básica, principalmente aquella que haga referencia al cumplimiento de las cláusulas generales de la norma ISO 9000, solo pedimos acceso a observar tareas y facilidad para realizar entrevistas con algunos de los funcionarios que hacen tareas que afectan la calidad. La organización debe contribuir con la documentación de sus procesos internos que por la naturaleza de los mismos correspondan a personal especializado. Esto consiste en que se le vaya informando a nuestros colaboradores la manera de llevar a cabo las actividades y SOPORTE CONSULTORIA asesorará el formato final a los documentos. Una vez realizada la documentación básica, el cliente hace los ajustes necesarios que vayan surgiendo a partir de las auditorías internas con apoyo de SOPORTE CONSULTORIA. 3.- IMPLANTACION DEL SISTEMA DE CALIDAD ISO 9000 ESTRATEGIA: Consiste en recorrer las áreas de la organización divulgando la documentación oficializada del Sistema de Calidad para que a partir de ella se ejecuten todas las acciones que afectan la calidad.

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Capacitación al personal para el manejo de la documentación automatizada oficial del Sistema de Calidad. Despejar dudas de la documentación, del estándar ISO 9001 y de su administración. Entrenar en el control de la documentación por medio de software especializado.

Esta actividad se lleva a cabo por parte del personal coordinador del sistema de calidad del cliente (debidamente capacitado y entrenado) y es supervisada por SOPORTE CONSULTORIA. Cabe mencionar que antes de llegar a establecer el sistema, SOPORTE CONSULTORIA en coordinación con personal de la organización cliente, pudiera ir asesorando (mientras se va desarrollando la documentación) la creación de folletos relativos al sistema de calidad con el ánimo de ir sensibilizando al personal en las nuevas formas de trabajo con calidad. Estos folletos pueden ser relativos a la norma ISO 9001, relativos a la política de la organización, a los objetivos por cumplir, a la importancia de estar certificados, etc. con el fin de que el personal se vaya concientizando. 4.- CURSO DE “FORMACION DE AUDITORES INTERNOS" ESTRATEGIA: Curso impartido al personal seleccionado para auditar el Sistema de Calidad de acuerdo a los requerimientos de la Norma ISO 9001/2008 y de la norma ISO 19011, implica conocimientos básicos de sistemas. Este curso se hará de manera intensiva en el uso del software especializado y estará dirigido al coordinador de calidad y los auditores internos. Se impartirá el manejo del software especializado para el control del producto no conforme, acciones correctivas y preventivas. El temario incluye: • Revisión a ISO 9001/2008 • Revisión de ISO 19011 Análisis y aplicación. • Principios de Auditoría • Calificación de auditores • Planificación de auditorías • Elaboración de documentación para auditorias • Formatos de no conformidades • Programas de auditorias • Otros formatos • Ejecución de auditorias • Orientación sobre reuniones de apertura • Orientación sobre reuniones de seguimiento • Orientación sobre reuniones de cierre • Reportes, seguimiento y acciones correctivas al Sistema de la Calidad. • Informe final de auditorías Las personas que participen en este curso deben ser conocedores de las normas ISO 9001/2008 y de la norma ISO 9004/2000, por lo tanto se recomienda que sean personas que hayan tomado el curso impartido al inicio del programa sobre ISO 9001/2008 análisis y documentación. 5.- ENTRENAMIENTO A AUDITORES INTERNOS Consiste en conducir una auditoría interna completa a fin de poder llevar a cabo acciones correctivas y ajustes al sistema. La auditoria será llevada a cabo por los auditores internos y serán supervisadas por los colaboradores de SOPORTE CONSULTORIA.

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La ejecución de esta auditoría tiene dos funciones básicas, primero brindar entrenamiento a los auditores internos ya capacitados, y segundo poder ajustar el sistema de calidad a través de la misma auditoría interna. 6.- AUDITORIA EXTERNA AL SISTEMA DE LA CALIDAD. Es una auditoría realizada por personal de SOPORTE CONSULTORIA, constituye una réplica de la auditoría de certificación en la cual se revisará todo el Sistema de Calidad ISO 9000. Si ésta auditoría es satisfactoria en sus resultados, la organización estará en condiciones de buscar una certificación internacional en ISO 9000. De lo contrario, se detectarán las áreas por corregir y se asignarán responsables de ello con fechas límite para el perfeccionamiento del sistema. Estas auditorías se llevan a cabo por los colaboradores de SOPORTE CONSULTORIA y sirve como una evaluación para efectos de certificación. No participa en ella ninguno de los auditores internos de la organización. Se lleva a cabo a los 15 días de haber ejecutado la auditoría de entrenamiento. 7.- VERIFICACION DE ACCIONES CORRECTIVAS Consiste en verificar que a las no conformidades encontradas en la auditoría final se les apliquen acciones correctivas y preventivas para cerrar el ciclo completo de una auditoría y garantizar que la mejora continua ha iniciado. Esta verificación se hará a los 15 días de haber realizado la auditoría final. ASPECTOS REQUERIDOS PARA LA IMPLANTACION: Nuestra propuesta para la implantación considera una ejecución de 3 meses completos. Será necesario el apoyo de la alta DIRECCIÓN para que todas las personas involucradas apoyen al ritmo que se establece, con el fin de cumplir nuestros objetivos en tiempo y forma. En caso de considerar el tiempo demasiado justo, se puede considerar otro plazo. De igual forma la organización debe tener unos requerimientos mínimos para las aplicaciones del software a instalar. COTIZACION: Treinta millones de pesos ($ 30’000.000) pagando el 50% al inicio del contrato y el resto en dos cuotas mensuales. Estos valores incluyen la licencia empresarial del software de calidad: Qaction, Qdoc como propiedad de la organización.

COMENTARIOS ADICIONALES: •

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SOPORTE CONSULTORIA pone a su disposición la implementación del sistema de gestión de la calidad de una forma moderna y sistematizada con sus aplicaciones QDoc, QAction, mediante las cuales los usuarios de su organización podrán interactuar con su sistema de calidad a través de Intranet. Todo el programa de trabajo deberá pactarse bajo contrato para protección de las dos partes. No se incluyen ni se cobrarán los trabajos de gabinete, sesiones de seguimiento e informes con la dirección. El precio planteado incluye el servicio de asesoría, instrucción y documentación y los servicios de auditorías. Será obligatorio para el cliente tener asignado un responsable interno como coordinador de calidad.

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Al finalizar la etapa formativa se entregan reconocimientos a aquellos participantes que hubiesen aprobado todo el programa con un aprovechamiento y asistencia de mínimo 80%. El cliente contará con apoyo permanente por E-mail y gozará de conocimientos actualizados sobre la norma ISO 9000 durante la ejecución del programa. Toda persona que participe en este programa deberá ser personal de la organización. BENEFICIOS DE CONTRATAR SOPORTE CONSULTORIA:

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Consultores con formación en calidad, asignados directamente al cliente. Consultores profesionistas y con posgrado. Apoyo permanente personalizado y por correo electrónico. Adaptabilidad de horarios a las necesidades extraordinarias del cliente. Actualización permanente en Guías y Normas ISO 9000. Contar con un equipo multidisciplinario de profesionales y personal técnico. Contar con un sistema de gestión de calidad automatizado. Soporte técnico en el manejo y administración del software de calidad.

ATENTAMENTE,

__________________________ RUDVER B. HERMOSA CAMACHO Gerente Soporte Consultoría.

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ANEXO 1 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD AUTOMATIZADO Es de conocimiento del mundo empresarial que las empresas deben llegar a la Certificación de un Sistema de calidad basado en alguna norma, siendo ISO 9001:2008, la norma Internacional de mayor aceptación. Ya es una barrera comercial, ya no basta con “hacer creer” que la empresa trabaja bien, hay que mostrar evidencias. Las empresas que no cumplen con este requisito pierden opciones de comercializar su producto o sus servicios, ya que hay otro competidor que si cumple este requisito. Es por lo tanto un imperativo de mercado lograr una certificación. SOFTWARE PARA EL CONTROL DE AUDITORIAS, ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS QACTION V6 QAction es un software pensado en el usuario. Lleva un control completo de todas las Auditorías, Quejas de clientes, Reportes de productos o servicios no conformes y de las Acciones Correctivas y Preventivas. Con QAction instalado en su empresa usted puede olvidarse del control que exigen los certificadores sobre el ciclo de mejora continua. El sistema tomará el control y dará seguimiento a los problemas o no conformidades detectados, se encargará de avisarles a los responsables de los problemas así como a la persona que detectó la no conformidad cuando se haya dado respuesta con acciones correctivas. QAction tendrá el control de los tiempos para avisarles a las personas que corresponda en cada caso a través del correo electrónico. El papeleo se reducirá considerablemente en su empresa ya que la mayor parte de la evidencia quedará registrada de forma electrónica. Beneficios: • • • • • •

Cubre los requerimientos 8.2.1.2, 8.5.2 y 8.5.3 de la norma ISO 9001:2008 Usted consigue eliminar todo el papeleo que generan las auditorías, los reportes, quejas de clientes. solicitudes de acciones correctivas, etc. Usted logra, de forma fácil que se lleve el control y resolución de problemas o no conformidades. El personal toma en serio el sistema de calidad ya que QAction se ocupará de advertirle cuando hayan atrasos y avisarle cuando no se eliminen las causas de los problemas. Usted obtiene una herramienta de análisis que lo conducirá a implementar la mejora continua de forma eficiente y eficaz. Su empresa se beneficia con la garantía ilimitada de este producto SOFTWARE PARA EL CONTROL E INTEGRACIÓN DE DOCUMENTOS QDOC V6

QDoc es un es un poderoso sistema de Comunicación, Administración y Recuperación de documentos que le ayudará a mejorar su proceso de documentación de acuerdo a los criterios de regulación y requerimientos del cliente. QDoc cumple los requerimientos exigidos en la norma ISO 9000 en materia de control de documentos y datos. Su manejo es muy fácil pues emplea los estándares de Windows de 32 bits (98/NT), por lo que cualquier usuario que haya usado este tipo de aplicaciones no tendrá ninguna dificultad para aprovechar toda la potencia de QDoc. Beneficios: • • •

Cubre completamente los requerimientos de la norma ISO 9000. Diseñado en base a la experiencias de prestigiados consultores latinoamericanos. Permite desarrollar una política y un procedimiento para el control de documentos.

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Mantiene una lista maestra de documentos que incluye la identificación del documento, fecha de emisión, y liberación para cada documento controlado. Asegura que sólo los cambios autorizados puedan ser realizados a los documentos controlados. Asegura que un procedimiento aprobado esté en su lugar, y tiene seguimiento para todos los cambios y revisiones por los individuos apropiados. Asegura que los documentos controlados estén disponibles para quien los necesite cuando se requieran. Asegura que sólo la versión vigente y aprobada de cada documento controlado es usada. Mantiene registro que muestre el historial de revisiones del documento. Mantiene registro que muestre el historial de revisiones del documento. Avisa oportunamente de los documentos que esperan por revisión y/o aprobación según la persona que entre al sistema. Funciona en red. Varios usuarios pueden usar el sistema a la vez. No es necesario rescribir los documentos. QDoc incorpora documentos a su base de datos desde cualquier aplicación instalada en su computadora. Puede incorporar al sistema cualquier documento escrito en el procesador de palabras de su preferencia.

• Requerimientos mínimos para una aplicación cliente • • • • • • • •

Sistema operativo MS Windows XP con Service Pack 2, MS Windows Server 2003 con Service Pack 1 o MS Windows 2000 con Service Pack 4 PC con procesador Pentium o compatible a 600 MHz Disco duro 50 MB RAM de 192 MB Monitor SVGA Unidad de CD-ROM Espacio en disco duro: 10 MB y 50 MB en el servidor, servidor de base de datos en caso de que no quiera trabajar con la base de datos de Access que se incluye por defecto MS Mouse

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ANEXO 2

RECURSO HUMANO SOPORTE CONSULTORIA NOMBRE RUDVER HERMOSA CAMACHO CIELO COLLAZOS

B

CARLOS ANDRES DIAZ CLAUDIA YANETH GONZALES MEJIA SANDRA L GIRON MEJIA IVAN CADENA

PROFESION MEDICO, ESPECIALISTA EN GERENCIA DE CALIDAD Y AUDITORIA EN SALUD INGENIERA INDUSTRIAL, ENFASIS SECTOR SALUD INGENIERO DE SISTEMAS INGENIERA DE SISTEMAS TECNICO EN ADIMINISTRACION Y AUDITORIA DE ENTIDADES DE SALUD TECNICO EN IMPLEMENTACION SGC SENA

ACTIVIDAD ASESORIA Y CONSULTORIA SGC

ASESORIA Y CONSULTORIA SGC MANEJO DE REDES, SOPORTE TECNICO ESTRUCTURA DEL SOFTWARE SGC APOYO SOPORTE TECNICO SGC SOPORTE AUDITORIA

SOPORTE SGC

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