Project Charter - Implementación Del Sistema De Gestión De La Calidad V0.5.docx

PROJECT CHARTER

Implementación del sistema de Gestión de Calidad - UPAGU

OBJETIVO DEL DOCUMENTO: La carta del proyecto servirá como un documento interno que captura la información de alto nivel de planificación (alcance, resultados, presupuestos, etc.) sobre el proyecto. El jefe del proyecto crea la Carta del proyecto en la fase de iniciación del proyecto, en consulta con el Gerente General, Vicerrector Académico y Gerente de Informática. Su objetivo es reconocer la existencia del proyecto, para comenzar el proceso de planificación necesarios para cumplir las metas del proyecto. No está destinada a ser compartida con el cliente como un contrato formal o documento legal. La carta del proyecto es una entrada a la fase de definición del proyecto, donde mucha de la información contenida en este documento constituye la base para la planificación detallada del proyecto.

Versión 0.3 Julio 25, 2012

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CONTROL DE VERSIONES Versión

Hecha por

Revisada por

Aprobada por

Fecha

0.1

Susy Estrada

Jorge Lezama

Luis Vásquez

11/07/2012

0.2

Susy Estrada

Jorge Lezama

Luis Vásquez

18/07/2012

0.3

Susy Estrada

Jorge Lezama

Equipo de Trabajo

15/08/2012

0.4

Susy Estrada

Jorge Lezama

Directorio

23/08/2012

Motivo Versión preliminar Versión Mejorada Versión Mejorada Versión Final

PROJECT CHARTER

Nombre del Proyecto: Implementación del Sistema de Gestión de la Calidad en la UPAGU

Patrocinador: Luis Vásquez

Gerente de Proyecto: Jorge Lezama Jefe de Proyecto: Susy Estrada

Fecha: 23/08/2012

Aprobado por: Directorio

Resolución: R. N° 203-2012DIRECTORIO-UPAGU

Áreas Involucradas:       

1.

Gerencia de Informática. Gerencia General. Vicerrectorado Académico. Rectorado. Directorio. Decanato de Farmacia parte académica (docentes, alumnos, administrativos). Demás unidades orgánicas.

OBJETIVOS DEL PROYECTO

Considerando que la acreditación es el procedimiento mediante el cual el Consejo de Evaluación, Acreditación y Certificación de la Calidad de la Educación (CONEAU) reconoce formalmente que la carrera profesional universitaria cumple con los estándares de calidad previamente establecidos, si bien no resulta obligatorio, la acreditación puede otorgar un valor agregado a la organización, además de tener disposiciones legales promulgadas por el Estado peruano respecto a la evaluación, acreditación y certificación de la calidad educativa. Pero no podemos hablar de una acreditación antes de mejora continua o antes de la implementación de un sistema de gestión de calidad, por lo que existen una serie de fases previas antes de llegar a la acreditación, éstas fases están contenidas en el presente proyecto, el cuál tiene los siguientes objetivos: Objetivo General: -

Definir, implementar y mantener el sistema de gestión de la calidad de la UPAGU, basada en un enfoque de mejora

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de procesos tanto administrativos como académicos. Objetivos Específicos: -

2.

Diseñar, desarrollar e implementar una herramienta informática para la administración del sistema de gestión de la calidad. Realizar la autoevaluación de la carrera a acreditar con el fin de contrastar con el sistema de gestión de la calidad establecido. Realizar la evaluación externa para constatar la veracidad de la autoevaluación.

ENTREGABLES

La lista de alto nivel del "qué" hay que hacer para alcanzar los objetivos del proyecto es: -

Definición de los roles y responsabilidades de los miembros del equipo aprobado y comunicado. Creación y funcionamiento del área de calidad de la universidad.

Fase I: Implementación del Sistema de Gestión de la Calidad de la Organización Identificación de los procesos de la organización: Documentación sobre el propósito, políticas y objetivos de la organización, plan estratégico actualizado, aprobado y comunicado. Mapa de Procesos aprobado y comunicado. Mapa de Interacciones de Procesos aprobado y comunicado. Diagramas de Flujo de Procesos aprobados y comunicados. Fichas de Procesos aprobadas y comunicadas. Planificación de los procesos Diagrama SIPOC de los procesos aprobado y comunicado. Requisitos de seguimiento y medición de los procesos aprobados y comunicados. Matriz de Procesos aprobada y comunicada. DESPUES DE TODO Fichas de Indicadores aprobadas y comunicadas. Fuentes de verificación aprobadas y comunicadas. Funciones de cada rol asociado al proceso aprobadas y comunicadas. Recursos del proceso aprobados y comunicados. Documento de análisis de los procesos para el rediseño de los mismos. Implementación, medición y análisis de los procesos: Procesos Implementados de forma manual o automatizada aprobados y comunicados. Resultados de la medición de los procesos aprobados y comunicados. Línea de base de la organización orientada a procesos aprobada y comunicada. Propuesta de mejora de los procesos aprobada y comunicada. Fichas de Iniciativas de mejora de procesos aprobadas y comunicadas. Fase II: Implementación de Herramienta Informática para la Gestión del Sistema de Gestión de la Calidad. -

Herramienta Informática para la Gestión de procesos aprobada y comunicada.

Fase III: Autoevaluación -

Equipo de la autoevaluación aprobado y comunicado. Plan de trabajo para la autoevaluación. Informe Oficial de Auditoría Interna. Informe de Evaluación del Comité Interno. Plan de Mejora. Informe Final de Autoevaluación.

Fase IV: Evaluación Externa

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-

3.

Plan de trabajo para la evaluación externa. Solicitud de Evaluación Externa. Contrato con Entidad Evaluadora. Informe Preliminar de la Comisión Evaluadora. Informe de Levantamiento de Observaciones. Informe de Evaluación con Propuesta de Acreditación. Constancia de Acreditación de la carrera piloto.

DEFINICIÓN DEL ALCANCE

En esta sección se describe el alcance del trabajo que se entregará durante la ejecución del proyecto con el fin de cumplir con los objetivos del mismo. En esta sección también se describen los problemas que no están incluidos en el alcance del trabajo y excluye las responsabilidades, actividades, entregables u otras áreas que no forman parte del proyecto. Dentro del Alcance: El proyecto incluirá: -

La definición de los roles y responsabilidades para cada uno de los miembros del equipo del proyecto. Definición, Implementación del sistema de gestión de la calidad de la organización. La construcción e implementación de herramienta informática para la gestión del sistema de gestión de la calidad. La autoevaluación para la acreditación de la carrera piloto. La evaluación externa del modelo de calidad para la acreditación de la carrera piloto.

Cada proceso incluirá la documentación estándar, las políticas para establecer las pautas de trabajo, y las métricas para evaluar el desempeño de cada uno y la satisfacción de los usuarios. El proyecto se ejecutará por fases las cuales se enumeran a continuación: Fase I: Implementación del Sistema de Gestión de la Calidad de la Organización Esta fase incluye las tareas necesarias para implementar el sistema de gestión de la calidad, las cuales usan el enfoque basado en procesos y son: Identificación de los procesos de la organización: Definir el propósito de la organización, identificando clientes y otras partes interesadas, sus requerimientos y expectativas. Definir políticas y objetivos de la organización, con la relación a la tarea anterior. Determinar los procesos de la organización, aquellos necesarios para producir los resultados esperados. Determinar la secuencia de los procesos, determinar el flujo de cada uno de los procesos y también entre procesos. Identificar proveedores, entradas, salidas y clientes de los procesos, tiempos, etc. Definir los dueños de los procesos. Definir la documentación de los procesos. Planificación delos procesos: Determinar las actividades dentro del proceso que determinan el logro de los resultados previstos del proceso. Definir y/o actualizar funciones de cada rol asociado a los procesos. Definir los requisitos de seguimiento y medición de los procesos para el control y el desempeño del proceso. Definir los indicadores y las fuentes de verificación asociados a los indicadores. Definir los recursos necesarios para la operación eficaz de los procesos. Verificar los procesos con respecto a sus objetivos planificados para definir mejoras en ellos. Implementación, medición y análisis de los procesos: Implementar los procesos, ya sea de forma manual o automatizada. Ya no va Identificar los procesos, sus indicadores asociados y las fuentes de verificación.

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-

Medir los resultados de los procesos según indicadores definidos anteriormente. Organizar datos arrojados por la medición de los procesos. Analizar la información arrojada por la medición de los procesos. Identificar oportunidades de mejora de los procesos. Definir la línea de base de la organización.

Fase II: Implementación de Herramienta Informática para la Gestión del Sistema de Gestión de la Calidad. Esta fase incluye las tareas para el diseño, construcción e implementación de la herramienta informática para la gestión del sistema de gestión de la calidad, que se realizará a través de las técnicas de la Programación Extrema que se muestran a continuación: Modelado del Negocio, que se habrá definido en la sub fase anterior. Gestión de Requerimientos. Diseño. Implementación. Prueba. Despliegue. Gestión de Cambios. Gestión del Proyecto. Fase III: Autoevaluación Esta fase incluye además de todas las tareas para la autoevaluación contenidas en la guía de acreditación del CONEAU, otras que nos ayudarán a tener una Línea de Base, las cuales serán las siguientes. Conformación del equipo de la autoevaluación. Capacitación al equipo de la autoevaluación. Planeamiento de la autoevaluación para fines de acreditación. Generación de la información  Recolección y sistematización de las fuentes de verificación.  Realizar Auditoría Interna en la organización.  Elaboración del informe de auditoria.  Evaluación por el comité.  Adquisición, procesamiento y registro de data de forma virtual.  Realización de talleres para el análisis y discusión. Elaboración del informe final con los resultados y el plan de mejora. Fase IV: Evaluación Externa Esta fase incluye todas las tareas para la evaluación externa contenidas en la guía de acreditación del CONEAU, las cuales serán las siguientes. Planeamiento de la evaluación externa. Verificación de información por parte de la entidad evaluadora seleccionada.  Visita de verificación.  Revisión de informe final de autoevaluación.  Designación de comisión evaluadora. Elaboración de los resultados de acreditación.  Elaboración de informe final de evaluación con propuesta de acreditación.  Decisión de acreditación. Fuera del Alcance: El proyecto no incluirá: -

El mantenimiento del área de calidad de la universidad. El mantenimiento del sistema de gestión de la calidad. El mantenimiento de la herramienta de gestión del SGC. La implementación de la fase IV del proyecto, ya que la desarrollará la entidad evaluadora, claro que sí habrá que levantar las observaciones que esta fase genere.

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4.

HITOS DEL PROYECTO

Los hitos más importantes del proyecto son los siguientes: Hitos

5.

Fecha Límite

Definición del Project Chapter definitivo, la definición de los roles y responsabilidades de los miembros del equipo aprobado y comunicado. – Anteproyecto.

Mié 03/08/12

Inicio de Ejecución Proyecto aprobado y comunicado.

Vie 30/08/12

Construcción de Línea de Base de la Organización aprobado y comunicado.

Vie 20/08/13

Sistema de Gestión de la Calidad de la Organización aprobado y comunicado.

Mié 17/09/13

Diseño de Herramienta Informática para la Gestión del Sistema de Gestión de la Calidad aprobado y comunicado.

Vie 02/07/13

Herramienta Informática para la Gestión del Sistema de Gestión de la Calidad aprobada y comunicada.

Vie 04/03/14

Implementación de Herramienta Informática para la Gestión del Sistema de Gestión de la Calidad aprobada y comunicada.

Mar 03/06/14

Informe Final de Autoevaluación.

Mar 02/10/14

Informe de Evaluación con Propuesta de Acreditación.

Vie 25/12/14

GANTT DEL PROYECTO

El Gantt del Proyecto refleja las etapas importantes del proyecto (Ver Anexo 1):

Nombre de tarea

Duración Comienzo

Implementación de Sistema de Gestión de la Calidad para la 645 días Acreditación de la Carrera Piloto (Farmacia) Anteproyecto 44 días Formulación del perfil del proyecto 20 días Aprobación del perfil del proyecto 5 días Definición del Comité Ejecutivo del Proyecto y sus funciones 2 días Definición de la Comisión de Calidad y sus funciones 2 días Definición de la Comisión de Ejecución del Proyecto y sus 2 días funciones Aprobar las funciones del Comité y Comisiones del Proyecto 2 días Elaboración del Proyecto 18 días Publicar y Comunicar la Ejecución del Proyecto 1 día Fase I - Implementación del Sistema de Gestión de la Calidad de 269 días la Organización Contratación de Analistas de Procesos 1 día Identificación de los procesos de la organización 116 días Definir el propósito de la organización, identificando clientes y 2 días otras partes interesadas, sus requerimientos y expectativas. Definir políticas y objetivos de la organización, con la relación a la 2 días tarea anterior. Determinar los procesos de la organización, aquellos necesarios 23 días

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Fin

lun 02/07/12

jue 25/12/14

lun 02/07/12 lun 02/07/12 lun 30/07/12 lun 06/08/12 mié 08/08/12

jue 30/08/12 vie 27/07/12 vie 03/08/12 mar 07/08/12 jue 09/08/12

vie 10/08/12

lun 13/08/12

mar 14/08/12 lun 06/08/12 jue 30/08/12

mié 15/08/12 mié 29/08/12 jue 30/08/12

lun 03/09/12

mar 17/09/13

lun 03/09/12 mar 04/09/12

lun 03/09/12 vie 15/02/13

mar 04/09/12

mié 05/09/12

jue 06/09/12

vie 07/09/12

lun 10/09/12

mié 10/10/12

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para producir los resultados esperados. Determinar la secuencia de los procesos, determinar el flujo de 79 días cada uno de los procesos Definir los dueños de los procesos. 5 días Definir la documentación de los procesos. 5 días Planificación delos procesos 52 días Determinar las actividades dentro del proceso que determinan el 20 días logro de los resultados previstos del proceso. Definir y/o actualizar funciones de cada rol asociado a los 5 días procesos. Definir los requisitos de seguimiento y medición de los procesos 10 días para el control y el desempeño del proceso. Definir los indicadores y las fuentes de verificación asociados a 10 días los indicadores. Definir los recursos necesarios para la operación eficaz de los 5 días procesos. Verificar los procesos con respecto a sus objetivos planificados 2 días para definir mejoras en ellos. Implementación, medición y análisis de los procesos 100 días Implementar los procesos, ya sea de forma manual o 20 días automatizada. Identificar los procesos, sus indicadores asociados y las fuentes 20 días de verificación. Medir los resultados de los procesos según indicadores definidos 10 días anteriormente. Organizar datos arrojados por la medición de los procesos. 10 días Analizar la información arrojada por la medición de los procesos. 5 días Identificar oportunidades de mejora de los procesos. 10 días Definir la línea de base de la organización. 5 días Desarrollo del manual de calidad. 10 días Evaluación del sistema de calidad. 10 días Fase II - Implementación de Herramienta Informática para la 285 días Gestión del Sistema de Gestión de la Calidad Modelado del Negocio 15 días Gestión de Requerimientos. 15 días Diseño. 15 días Desarrollo 175 días Prueba. 20 días Despliegue. 25 días Capacitación en el uso de software 20 días Fase III - Autoevaluación 87 días Conformación del equipo de la autoevaluación. 2 días Capacitación al equipo de la autoevaluación. 10 días Planeamiento de la autoevaluación para fines de acreditación. 10 días Generación de la información 50 días Elaboración del informe final con los resultados y el plan de mejora. 15 días Fase IV - Evaluación Externa 60 días Planeamiento de la evaluación externa. 5 días Verificación de información por parte de la entidad evaluadora 25 días seleccionada. Elaboración de los resultados de acreditación. 30 días

6.

jue 11/10/12

vie 01/02/13

lun 04/02/13 lun 11/02/13 lun 18/02/13

vie 08/02/13 vie 15/02/13 mar 30/04/13

lun 18/02/13

vie 15/03/13

lun 18/03/13

vie 22/03/13

lun 25/03/13

vie 05/04/13

lun 08/04/13

vie 19/04/13

lun 22/04/13

vie 26/04/13

lun 29/04/13

mar 30/04/13

mié 01/05/13

mar 17/09/13

mié 01/05/13

mar 28/05/13

mié 29/05/13

mar 25/06/13

mié 26/06/13

mar 09/07/13

mié 10/07/13 mié 24/07/13 mié 31/07/13 mié 14/08/13 mié 21/08/13 mié 04/09/13

mar 23/07/13 mar 30/07/13 mar 13/08/13 mar 20/08/13 mar 03/09/13 mar 17/09/13

mié 01/05/13

mar 03/06/14

mié 01/05/13 mié 22/05/13 mié 12/06/13 mié 03/07/13 mié 05/03/14 mié 02/04/14 mié 07/05/14 mié 04/06/14 mié 04/06/14 vie 06/06/14 vie 20/06/14 vie 04/07/14 vie 12/09/14 vie 03/10/14 vie 03/10/14

mar 21/05/13 mar 11/06/13 mar 02/07/13 mar 04/03/14 mar 01/04/14 mar 06/05/14 mar 03/06/14 jue 02/10/14 jue 05/06/14 jue 19/06/14 jue 03/07/14 jue 11/09/14 jue 02/10/14 jue 25/12/14 jue 09/10/14

vie 10/10/14

jue 13/11/14

vie 14/11/14

jue 25/12/14

PRESUPUESTO DEL PROYECTO

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Page 7

El Resumen por fases del proyecto es:

Fase

Total (S/.)

Anteproyecto

13,200.00

Fase I - Implementación del Sistema de Gestión de la Calidad de la Organización

142,780.00

Fase II - Implementación de Herramienta Informática para la Gestión del Sistema de Gestión de la Calidad

219,597.50

Fase III - Autoevaluación

21,480.00

Fase IV - Evaluación Externa

13,280.00

Total Línea Base

410,337.50

Reserva de Contingencia

10%

41,033.75

Total Presupuestado

451,371.25

El detalle del presupuesto del proyecto es: Monto Fase

Concepto

Fase I - Implementación del Sistema de Gestión de la Calidad de la Organización

Antepro yecto

Profesionales(Und.) 1. Personal

Formulador de Proyecto Anteproyecto

1. Personal

2. Materiales

3. Máquinas y/o Herramientas

4. Otros Costos

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Meses (Und.)

3

2

Monto Mensual (S/.)

Total (S/.)

2,200.00

13,200.00

Total

13,200.00

Gerente de Proyecto

1

8

0.00

0.00

Jefe de proyecto

1

8

2,200.00

17,600.00

Analista de Proceso

4

13

1,500.00

78,000.00

Supervisor del Proyecto

1

8

1,500.00

12,000.00

USB

4

1

50

200.00

Útiles de escritorio

1

1

100.00

100.00

Millares de Papel

10

1

20.00

200.00

4

1

205.00

820.00

CD

100

1

0.60

60.00

DVD

100

1

1.00

100.00

Disco Externo

1

1

500.00

500.00

Proyector

1

1

2500

2,500.00

Impresora Multifuncional Laser

1

1

1,800.00

1,800.00

Laptop

3

1

2,300.00

6,900.00

Ambiente

1

1

0.00

0.00

Refrigerios

1

1

2,000.00

2,000.00

Capacitaciones

1

1

5,000.00

5,000.00

Toners

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Taller de Implementación de de SOA y BPM Oracle

1

1 15,000.00

Mobiliario

1

1

Fase II - Implementación de Herramienta Informática para la Gestión del Sistema de Gestión de la Calidad

Fase I - Implementación del Sistema de Gestión de la Calidad de la Organización

Fase III – Autoevaluación

Total

0.00 142,780.00

Gerente de Proyecto

1

13

0.00

0.00

Jefe de proyecto

1

13

2,200.00

28,600.00

Supervisor del Proyecto

1

13

1,500.00

19,500.00

Analista Programador

4

13

1,500.00

78,000.00

CD

100

1

0.60

60.00

DVD

100

1

1.00

100.00

10

1

20.00

200.00

Toners

4

1

205.00

820.00

Servidor de Aplicaciones

1

1

6,547.50

6,547.50

Licencias SOA

1

1 78,570.00

78,570.00

Refrigerios

1

1

2,200.00

2,200.00

Capacitaciones

1

1

5,000.00

5,000.00

Otros

1

1

0.00

0.00

1. Personal

2. Materiales

Millares de Papel

3. Máquinas y/o Herramientas

4. Otros Costos

Fase II - Implementación de Herramienta Informática para la Gestión del Sistema de Gestión de la Calidad

1. Personal

Total

219,597.50

Gerente de Proyecto

1

4

0

0

Jefe de proyecto

1

4

2200

8800

Supervisor del Proyecto

1

4

1,500.00

6,000.00

CD

100

1

0.60

60.00

DVD

100

1

1.00

100.00

10

1

20.00

200.00

4

1

205.00

820.00

0

0

0.00

0.00

Refrigerios

1

1

500.00

500.00

Capacitaciones

1

1

5,000.00

5,000.00

2. Materiales Millares de Papel Toners 3. Máquinas y/o Herramientas 4. Otros Costos

Fase III - Autoevaluación

Fase IV - Evaluación Externa

0.00

15,000.00

1. Personal

2. Materiales

21,480.00

Gerente de Proyecto

1

3

0

0.00

Jefe de proyecto

1

3

2200

6,600.00

Supervisor del Proyecto

1

3

1,500.00

4,500.00

CD

100

1

0.60

60.00

DVD

100

1

1.00

100.00

10

1

20.00

200.00

4

1

205.00

820.00

Millares de Papel Toners

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Total

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3. Máquinas y/o Herramientas

0

0

0.00

0.00

Refrigerios

1

1

500.00

500.00

Capacitaciones

1

1

500.00

500.00

Total

4. Otros Costos Fase IV - Evaluación Externa

Total

13,280.00

Total Línea Base

Total

410,337.50

5. Reserva de Contingencia

10% Total Presupuestado

7.

41,033.75 Total

451,371.25

RECURSO DEL PROYECTO

El plan de trabajo considera que cada persona debe dedicar por lo menos 2 horas por día para la ejecución de estas actividades. En algunos casos, algunos de ellos deben dedicar más tiempo si los procesos que se están ejecutando se relacionan directamente con su trabajo. Los recursos humanos asignados al proyecto se separan de la siguiente forma: El Comité Ejecutivo del Proyecto, estará compuesto por el Gerente General, Andrés Gil, el Vicerrector Académico, Luis Vásquez, el Gerente de Informática y Gerente de Proyecto, Jorge Lezama, el Supervisor del Proyecto, José Muñoz y el Jefe del Proyecto, Susy Estrada. Este comité tomará todas las decisiones relativas al proyecto y serán ejecutadas y administradas por el Jefe del Proyecto. El Supervisor del Proyecto, se encargará de supervisar la ejecución del proyecto. Al proyecto le asiste una Comisión de Calidad, la cual está representada por cada gerente y director de la UPAGU, de forma tal que todas las áreas de la organización se vean involucradas. A esta comisión pertenecen: Directorio, Manuel Becerra. Asesoría Jurídica, Daniel Gil. Consejo Universitario, Wilman Ruiz. Secretaría General, Edgar Gutiérrez. Gerencia General, Andrés Gil. Gerencia de Planificación, Fernando Nuñez. Gerencia de Personal, Manuel Becerra. Gerencia de Informática, Jorge Lezama. Gerencia de Contabilidad y Finanza, Zoila Vásquez. Gerencia de Logística y Servicios Generales, Milton Sánchez. Gerencia de Marketing, Katia Bazán. Centro de idiomas, Eduardo Zamora. Rectorado, Wilman Ruiz. Vicerrectorado Académico, Luis Vásquez. Vicerrectorado de Investigación, Walter Bazán. Dpto. de Admisión y Registro Académico. Oscar Atalaya. Dpto. de Bienestar Universitario, Yuri Estrada. Dpto. de Evaluación y Acreditación, Edmundo Ramírez. Dpto. de Extensión y Proyección Universitaria, Walter Gutiérrez. Escuela de PostGrado, Walter Bazán. Programa de Formación General, Luz Chávez. Biblioteca, Elifio Ramirez. Facultad de Ciencias de la Salud, Iván Torres. Facultad de Psicología, Luis Vásquez. Facultad de Ciencias Empresariales y Administrativas, Carmen Díaz. Facultad de Derecho y Ciencia Política, Jorge Salazar. Facultad de Ingeniería, Luis Vásquez. Representante de alumnos.

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-

Representante de egresados.

Así mismo la Comisión de Calidad, estará encabezada por cuatro Analistas de Procesos, los cuales organizarán el trabajo a fin de levantar la información y los analistas y/o representantes de las distintas unidades orgánicas, nos ayudarán a validar el trabajo realizado. También se tendrá el Equipo de Ejecución del Proyecto, liderado por el Gerente del Proyecto, y estará compuesto por: -

8.

Susy Estrada. José Muñoz. Jorge Lezama.

SUPUESTOS, LIMITACIONES Y DEPENDENCIAS

Supuestos -

-

-

Los procesos a implementar se basará en las mejores prácticas y estándares como BPM, PMI, ISO, Estándares del CONEAU, dependiendo de los requerimientos que UPAGU tiene para cada uno de los procesos. Los procesos estándares que se definan deben ser adaptados a las necesidades internas y tener en cuenta los criterios importantes siguientes:  Incluir la documentación necesaria para garantizar la transferencia adecuada de conocimiento.  Considerar un plazo razonable para la preparación de los documentos teniendo en cuenta la dimensión del trabajo por hacer.  Las metodologías que se definan deben tener en cuenta la complejidad y variedad de proyectos de TI, y la vida útil de las soluciones. Todos los miembros están disponibles para trabajar en los procesos de mejora en un porcentaje de su tiempo de trabajo (2 horas por día, lo que equivale a 10 horas por semana). Las mejoras implementadas se aplicará en UPAGU formalmente, es decir las tareas serán validadas en un 100% por las áreas responsables de su implementación. Una vez creado un proceso, procedimiento o registro, será implementado y sujeto a futuras revisiones. Se dispone de compromiso, por parte de la Comisión Ejecutiva del Proyecto, la Comisión de Calidad, la Comisión de Ejecución. para la identificación de todos los procesos y sus actividades. La implementación exitosa de este proyecto, el Equipo Ejecutivo de este proyecto, reflejará un alto compromiso en la ejecución del proyecto, considerando los aspectos más relevantes. El proceso de difusión del proyecto, permitirá a todo el equipo, el poder asumir los conceptos básicos de lo que significa un sistema de calidad, la organización por procesos, con miras a sensibilizar e incrementar el compromiso del equipo.

Limitaciones y dependencias Las limitaciones y las dependencias que podrían afectar la entrega o hacen que sea difícil para gestionar el proyecto son: -

El proceso de mejora va a ser ejecutado de acuerdo a la disponibilidad de los miembros. Se recomienda que cada persona debe dedicar al menos 10 horas semanales a esta labor. El involucramiento de todo el personal en el proyecto. La no disponibilidad oportuna de la participación de algún actor clave, ya que todos los pasos del proyecto a ejecutar implican validación por parte de los responsables que ejecutarán las tareas. Cambio cultural del personal que ejecuta las tareas, ya que requerirá un alto compromiso en el cumplimiento de los requerimientos del proyecto.

9. RIESGOS INICIALES DEL PROYECTO (Opcional)

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No es aplicable. Algunos riesgos se incluyen en la sección de dependencias.

10. CRITERIOS DE ÉXITO (Opcional) Los criterios de éxito tienen que ver con lo siguiente: -

Una clara difusión de los conceptos básicos del proyecto, hacia todo el equipo de la UPAGU. La aprobación de todos los entregables por parte del patrocinador para su posterior comunicación y publicación. La disponibilidad de los actores claves del proyecto, para la validación e implementación de los documentos creados. La resistencia de los responsables de la implementación de los documentos, viendo las posibles desviaciones como oportunidad de mejora. El alto compromiso de la Dirección, ante el cumplimiento y seguimiento de los documentos creados. El alto compromiso de todo el equipo en cumplir con los requerimientos implicados en cada documentación creada.

11. DOCUMENTOS RELACIONADOS Documentos relacionados que se utilizan para definir el alcance y supuestos: -

Guía para la Acreditación de Carreras Profesionales Universitarias del CONEAU. Modelo de Calidad para la Acreditación de Carreras Profesionales Universitarias del CONEAU. Guía de Procedimientos para la Autorización y Registro de Entidades Evaluadoras con fines de acreditación del CONEAU. Guía de Implementación del Sistema de Gestión de la Calidad. ISO 9000 Introduction and Support Package: Guidance on the Concept and Use of the Process Approach for management systems. ISO 9001:2008 (traducing official).

12. AUTORIZACIÓN DEL PROYECTO Aprobado por:

Patrocinador

Fecha: 25/07/2012

Anexo 1: Nombre de tarea Implementación de Sistema de Gestión de la Calidad para la Acreditación de la Carrera Piloto (Farmacia) Anteproyecto Formulación del perfil del proyecto Aprobación del perfil del proyecto Definición del Comité Ejecutivo del Proyecto y sus funciones Definición de la Comisión de Calidad y sus funciones Definición de la Comisión de Ejecución del Proyecto y sus funciones Aprobar las funciones del Comité y Comisiones del Proyecto

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Duración Comienzo

Fin

645 días lun 02/07/12

jue 25/12/14

44 días 20 días 5 días 2 días 2 días

lun 02/07/12 lun 02/07/12 lun 30/07/12 lun 06/08/12 mié 08/08/12

jue 30/08/12 vie 27/07/12 vie 03/08/12 mar 07/08/12 jue 09/08/12

2 días

vie 10/08/12

lun 13/08/12

2 días

mar 14/08/12

mié 15/08/12

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Elaboración del Proyecto 18 días Publicar y Comunicar la Ejecución del Proyecto 1 día Fase I - Implementación del Sistema de Gestión de la Calidad de 269 días la Organización Contratación de Analistas de Procesos 1 día Identificación de los procesos de la organización 116 días Definir el propósito de la organización, identificando clientes y 2 días otras partes interesadas, sus requerimientos y expectativas. Definir políticas y objetivos de la organización, con la relación a la 2 días tarea anterior. Determinar los procesos de la organización, aquellos necesarios 23 días para producir los resultados esperados. Determinar la secuencia de los procesos, determinar el flujo de 79 días cada uno de los procesos Definir los dueños de los procesos. 5 días Definir la documentación de los procesos. 5 días Planificación delos procesos 52 días Determinar las actividades dentro del proceso que determinan el 20 días logro de los resultados previstos del proceso. Definir y/o actualizar funciones de cada rol asociado a los 5 días procesos. Definir los requisitos de seguimiento y medición de los procesos 10 días para el control y el desempeño del proceso. Definir los indicadores y las fuentes de verificación asociados a 10 días los indicadores. Definir los recursos necesarios para la operación eficaz de los 5 días procesos. Verificar los procesos con respecto a sus objetivos planificados 2 días para definir mejoras en ellos. Implementación, medición y análisis de los procesos 100 días Implementar los procesos, ya sea de forma manual o 20 días automatizada. Identificar los procesos, sus indicadores asociados y las fuentes 20 días de verificación. Medir los resultados de los procesos según indicadores definidos 10 días anteriormente. Organizar datos arrojados por la medición de los procesos. 10 días Analizar la información arrojada por la medición de los procesos. 5 días Identificar oportunidades de mejora de los procesos. 10 días Definir la línea de base de la organización. 5 días Desarrollo del manual de calidad. 10 días Evaluación del sistema de calidad. 10 días Fase II - Implementación de Herramienta Informática para la 285 días Gestión del Sistema de Gestión de la Calidad Modelado del Negocio 15 días Gestión de Requerimientos. 15 días Diseño. 15 días Desarrollo 175 días Prueba. 20 días Despliegue. 25 días Capacitación en el uso de software 20 días Fase III – Autoevaluación 87 días Conformación del equipo de la autoevaluación. 2 días Capacitación al equipo de la autoevaluación. 10 días Planeamiento de la autoevaluación para fines de acreditación. 10 días Generación de la información 50 días Elaboración del informe final con los resultados y el plan de mejora. 15 días Fase IV - Evaluación Externa 60 días Planeamiento de la evaluación externa. 5 días

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lun 06/08/12 jue 30/08/12

mié 29/08/12 jue 30/08/12

lun 03/09/12

mar 17/09/13

lun 03/09/12 mar 04/09/12

lun 03/09/12 vie 15/02/13

mar 04/09/12

mié 05/09/12

jue 06/09/12

vie 07/09/12

lun 10/09/12

mié 10/10/12

jue 11/10/12

vie 01/02/13

lun 04/02/13 lun 11/02/13 lun 18/02/13

vie 08/02/13 vie 15/02/13 mar 30/04/13

lun 18/02/13

vie 15/03/13

lun 18/03/13

vie 22/03/13

lun 25/03/13

vie 05/04/13

lun 08/04/13

vie 19/04/13

lun 22/04/13

vie 26/04/13

lun 29/04/13

mar 30/04/13

mié 01/05/13

mar 17/09/13

mié 01/05/13

mar 28/05/13

mié 29/05/13

mar 25/06/13

mié 26/06/13

mar 09/07/13

mié 10/07/13 mié 24/07/13 mié 31/07/13 mié 14/08/13 mié 21/08/13 mié 04/09/13

mar 23/07/13 mar 30/07/13 mar 13/08/13 mar 20/08/13 mar 03/09/13 mar 17/09/13

mié 01/05/13

mar 03/06/14

mié 01/05/13 mié 22/05/13 mié 12/06/13 mié 03/07/13 mié 05/03/14 mié 02/04/14 mié 07/05/14 mié 04/06/14 mié 04/06/14 vie 06/06/14 vie 20/06/14 vie 04/07/14 vie 12/09/14 vie 03/10/14 vie 03/10/14

mar 21/05/13 mar 11/06/13 mar 02/07/13 mar 04/03/14 mar 01/04/14 mar 06/05/14 mar 03/06/14 jue 02/10/14 jue 05/06/14 jue 19/06/14 jue 03/07/14 jue 11/09/14 jue 02/10/14 jue 25/12/14 jue 09/10/14

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Verificación de información por parte de la entidad evaluadora seleccionada. Elaboración de los resultados de acreditación.

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25 días

vie 10/10/14

jue 13/11/14

30 días

vie 14/11/14

jue 25/12/14

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