Project Charter

1.1.Proses kelahiran proyek Sebelum seorang manajer proyek dapat melangkah lebih jauh dalam konsep kerja manajemen proyek, syarat utama yang harus dijalankan adalah menetapkan keberadaan proyek sesuai dengan proses kelahiran atau kejadian proyek tersebut. Sebuah proyek dapat terjadi karena dorongan berbagai hal, antara lain: o Tugas (order) dari atasan (tim management, stakeholders, sponsors, dll); o Stakeholders adalah suatu istilah untuk pihak-pihak yang menunjukkan perhatiaannya pada kelangsungan sebuah proyek. o Permohonan dari client; o Inisiatif pelaksana (co.: penelitian); o Kepentingan bisnis (business need, legal requirement); o Tuntutan pasar. Seringkali apa yang yang ditugaskan: o Tidak jelas (tujuan, sarana, waktu, biaya)-nya; o Mengikuti trend teknologi. Pihak pemberi order acap kali hanya mengikuti trend teknologi yang ada tanpa mengerti arti sebenarnya dari teknologi tersebut. Mereka mengharapkan keuntungan (secara kualitas dan kuantitas) dari kemajuan teknologi secepat dan sebesar mungkin. Dan inilah tugas terberat dari seorang manajer proyek, yaitu harus mampu menyelesaikan proyek pada waktunya dan sesuai dengan keinginan dari si pemberi order. Untuk setiap order dalam sebuah proyek, dibutuhkan penyesuaian ruang lingkup (scope) sehingga apa yang harus dihasilkan pada suatu batasan waktu tertentu dapat menjadi jelas. Caranya adalah dengan: o melalui pendefinisian requirements dan deliverables lewat jalan riset dan feasibility plan(akan dibahas di bab 3), o wawancara dengan pemberi order dan (calon) pemakai, dan o informasi dari proyek-proyek sejenis sebelumnya.

1.1.1.Project Charter Pada tahap awal terbentuknya proyek, kita memerlukan apa yang dikenal sebagai project charter. Ini adalah suatu landasan serta definisi formal bagi sebuah proyek. Project charter berisi elemen-elemen yang unik yang hanya berlaku dalam sebuah proyek. Adapun elemen-elemen itu adalah: o Nama proyek resmi;

o o o o o o o o

Sponsor buat proyek dan kontak informasi; Manager proyek dan kontak informasi; Goal (tujuan) proyek; Penjelasan asal-muasal proyek; Hasil akhir Deliverables dari fase-fase dalam proyek; Strategi global dalam pelaksanaan proyek; Perhitungan waktu kasar; Sarana dan prasarana serta sumberdaya proyek, biaya (kasar), staff, vendors / stakeholders.

1.1.2.Guna project charter Project charter ini berguna untuk: o o o o o

Pendefinisian awal proyek secara jelas; Mengenali atribut-atribut suatu proyek; Identifikasi autoritas suatu proyek (sponsor, manajer, anggota utama tim kerja); Peran kerja orang-orang utama yang terlibat dan kontak informasinya; Pondasi yang menopang jalannya proyek (batasan awal dari visi dan misi proyek).

Project Charter Sumberdaya Tim pekerja Goal (tujuan) Manajer Sponsor Definisi Asal muasal

Sense of responsibility (manajer) Sense of teamwork (tim kerja) Sense of ownership (sponsor)

o Sebuah proyek charter akan menumbuhkan:

o Sense of responsibility/tanggung jawab (manajer) o Sense of teamwork/kerja sama (tim kerja) o Sense of ownership/kepemikikan (sponsor) o Setelah project charter terbentuk, akan dilanjutkan dengan feasibility plan dan riset terhadap proyek. Melalui riset ini akan diestimasikan apakah sebuah proyek dapat dijalanankan sesuai pendanaan dan waktu yang ditetapkan.