Program Kerja Tahun 2019.pptx

PROGRAM KERJA TAHUN 2019

BAGIAN PENGADAAN

RUMAH SAKIT UMUM PINDAD TUREN

PENDAHULUAN Rumah Sakit Umum Pindad Turen adalah rumah sakit keluarga yang mempunyai trust yang sangat baik dari masayarakat sekitarnya. Pertumbuhannya dari Klinik Rawat Inap menuju ke Rumah Sakit Umum adalah bukti perkembangannya dan penerimaan pasar terhadap Branded RSU Pindad itu sendiri. Untuk mendukung perkembagan yang demikian ini diperlukan management yang baik dan tepat. Bagian Pengadaan adalah salah satu bagian yang memegang peranan penting dalam berlangsungnya operasional Rumah Sakit Umum Pindad Turan.

LATAR BELAKANG Hal yang melatar belakangi pembuatan program kerja bagian pengadaan adalah kondisi perkembangan Rumah Sakit Umum Pindad Turen pada saat ini. Program kerja yang baik akan mendukung tercapainya pelayanan yang bermutu dan dan dapat diterima serta dipertanggung jawabkan baik kepada masyarakat luas maupun terhadap management Rumah sakit. Bagian Pengadaan adalah komponen dengan biaya operasional yang cukup besar. Oleh karena itu strategi dan program kerja yang tepat sangat diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan.

TUJUAN UMUM Tujuan umum dari penyusunan program kerja bagian pengadaan adalah untuk menjamin kelancaran penyediaan semua kebutuhan barang/jasa yang diperlukan untuk mendukung berjalannya pelayanan kesehatan di Rumah Sakit Umum Pindad Turen, sehingga dapat menghasilkan pelayanan yang baik dan bermutu.

TUJUAN KHUSUS Tujuan Operasional Yaitu tersedianya barang/material dan jasa dalam jumlah yang tepat dan kwalitas yang baik pada waktu yang dibutuhkan. Tujuan Keuangan Yaitu agar tujuan yang dimaksud dalam point 1 tercapai dengan biaya yang rendah dan terencana serta tetap dalam mutu yang bagus.

Tujuan administratif Yaitu teradministrasikannya dengan baik semua kegiatan pengadaan yang telah dilaksanakan. Semua dokumen yang berkaitan beserta bukti bukti pendukung tercatat dengan baik dan disusun dalam file yang rapi. Semua data yang diperlukan mampu telusur dan dapat dipahami oleh semua pihak. Laporan baik pengadaan medis maupun pengadaan non medis disajikan tiap tri wulan kepada Ka Rumkit. Meskipun demikian laporan data setiap bulan juga siap disajikan sewaktu waktu diperlukan. Tujuan Keutuhan Yaitu agar persediaan tidak terganggu oleh gangguan yang menyebabkan hilang/kurang, rusak, pemborosan atau gangguan tanpa hak, sehingga dapat mempengaruhi sistem akuntasi.

STRUKTUR ORGANISASI

Kepala Bidang Pengadaan

Kaur Pengadaan Farmasi

Kaur pengadaan Non Farmasi

KETENTUAN PENGADAAN BARANG DAN JASA 

Akta Pendirian Perseroan Terbatas PT Pindad Medika Utama yang tertuang dalam Akta Notaris Rita Evryani, SH No. 39 Tanggal 29 Desember 2017 tentang Penggabungan Polyankes Turen Divisi Usaha PT Pindad Enjiniring Indonesia ke Dalam PT. Rumah Sakit Umum Pindad Serta Perubahan Nama PT. Rumah Sakit Umum Pindad Menjadi PT Pindad Medika Utama.



Surat Keputusan Direktur PT Pindad Medika Utama Nomor : Skep/1/PMU/I/2018 Tanggal 2 Januari 2018 tentang Pemberlakuan Peraturan Perusahaan PT. Rumah Sakit Umum Pindad Sebatai Acuan Peraturan Perusahaan PT Pindad Medika Utama.



Surat Keputusan Direktur PT Pindad Medika Utama Nomor : Skep/6/PMU/i/2018 Tanggal 23 januari 2018 tentang Struktur Organisasi PT Pindad Medika Utama.



Surat Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor : AHU-0002405.AH.01.02. tahun 2018 Tanggal 1 Februari 2018 tentang Persetujuan Perubahan Anggaran Dasar Perseroan Terbatas PT Pindad Medika Utama.

PRINSIP UMUM PENGADAAN 1) 2) 3)

4)

5) 6) 7) 8) 9) 10)

Harga wajar Penentuan Owner Estimate Perbedaan antara realisasi dengan owner estimate maksimum 20 % diatas dan dibawahnya Efisien Efektif Kompetitif, Transparan, Adil dan Wajar, Akuntabel, Mengutamakan produk dalam negeri

ETIKA PENGADAAN 1)

Tertib dan bertanggu jawab

2)

Profesional, Mandiri dan Jujur

3)

Tidak saling mempengaruhi

4)

Menerima dan Tanggung Jawab

5)

Menghindari Conflict of Interest

6)

Mencegah Pemborosan

7)

Menghindari Penyalahgunaan Wewenang

KELENGKAPAN DOKUMEN PENGADAAN Kelengkapan Dokumen Pengadaan Medis 1) Surat Permintaan Materian dan Jasa ( SPMJ ) 2) Surat Pesanan / SP / PO, Surat Perjanjian / SJAN, Surat Perintah Kerja / SPK. 3) Bukti Material Masuk ( BMM ) 4) Faktur / Nota / Kwitansi 5) Faktur Pajak Kelengkapan Dokumen Pengadaan Non Medis 1) Surat Permintaan Materian dan Jasa ( SPMJ ) 2) Surat Pesanan / SP / PO, Surat Perjanjian / SJAN, Surat Perintah Kerja / SPK. 3) Bukti Material Masuk ( BMM ) 4) Faktur / Nota / Kwitansi

ALUR PENGADAAN BARANG DAN JASA

PENGADAAN FARMASI & MEDIS ALL USER

SPMJ LOGISTIK

-Darah -Kirim Lab -Rontgen -USG -Oncall* -Beli obat (tunai/Kredit)

Keterangan* - Oncall Pembelian Darah, antar USG, Rontgen, Laboratorium

PENGADAAN

KEUANGAN

SPK/SP

* Pengajuan pembayaran disertai kelengkapan dokumen

VENDOR •Kwitansi •Faktur •Faktur Pajak

PENGADAAN NON MEDIS ALL USER

SPMJ LOGISTIK

Melakukan Pengadaan Langsung

PENGADAAN

Perencanaan Pengadaan

KEUANGAN

VENDOR/ SUPPLIER

PROGRAM KERJA TAHUN 2019 A. PENGADAAN BARANG / JASA FARMASI 1. Menurunkan nilai pemakaian bahan dengan cara a. Meningkatkan diskon On faktur melalui negoisasi dengan semua vendor b. Meminimalkan jenis obat yang dipakai (dengan catatan masih bisa mencukupi kebutuhan) 2. Membuat dan memperbarui kontrak kerjasama dengan semua Vendor (Kontrak kerjasama dibuat untuk masa 1 (satu) tahun) 3. Mengajukan pembuatan formularium

SCHEDULE PENGADAAN FARMASI NO

Minggu -1

KEGIATAN

Minggu -2

Minggu -3

Minggu -4

S S R K J S S R K J S S R K J S S R K J 1 Merencanakan Pengadaan Barang V

V

2 Melakukan Pengadaan barang

v

v

V

v

v

v

v

v

v

v

v

v

V

v

v

v

v

v

v

3 Membuat Laporan

v

v

v

v

v

v

v

v

v

v

v

v

v

v

v

v

v

v

V V

JAN

FEB

MAR

V V

APR

MEI

JUN

JUL AGUST SEP

OKT

NOP

DES

v

NO

KEGIATAN

KETERANGAN

1

Meningkatkan diskon On Faktur

Sudah dilakukan 80%

2

Meminimalkan jenis pemakaian obat

Belum dilaksanakan

3

Membuat kontrak kerjasama

4

Mengajukan pembuatan formularium

Belum dilaksanakan

5

Membuat Laporan Triwulan

Akan rutin dilaksanakan

Sudah dilakukan 10%

PROGRAM KERJA TAHUN 2019 B. PENGADAAN BARANG / JASA NON FARMASI

1. Menjadwalkan belanja non medis setiap 2 (dua) minggu sekali, hal ini perlu didukung oleh perencanaan belanja dari Bagian Logistik. 2. Negosiasi ulang dengan beberapa Vendor untuk mendapatkan harga yang lebih rendah karena masih ada Vendor – Vendor dengan harga yang relatif tinggi antara lain, a. Sayur b. Gas Medis 3. Membuat kontrak kerjasama dengan semua Vendor (Kontrak kerjasama dibuat untuk masa 1 (satu) tahun)

SCHEDULE PENGADAAN NON FARMASI NO

Minggu -1

KEGIATAN

Minggu -2

V

2 Melakukan Pengadaan barang

V

3 Membuat Laporan Pembelian

V

KEGIATAN

JAN

Minggu -4

S S R K J S S R K J S S R K J S S R K J

1 Merencanakan Pengadaan Barang V

NO

Minggu -3

FEB

MAR

APR

MEI

v

V

v

V JUN

JUL AGUST SEP

OKT

NOP

DES

KETERANGAN

Negosiasi Ulang

Belum dilaksanakan

Kontrak Kerjasama

Belum dilaksanakan

1 Dengan Vendor

2 Dengan Vendor

Membuat Laporan

3 Bulanan

Membuat Laporan

4 Triwulan

Sudah dilakukan

Akan rutin dilaksanakan

THANK YOU