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PROCEDIMIENTO PAGO DE PROVEEDORES

Versión: 1 Fecha: 03/09/2012 Aprobó: Jefe Departamento Financiero Página 1 de 3

PROCESO. Gestión Financiera SUBPROCESO. Tesorería PROCEDIMIENTO. Pago de Proveedores 1. OBJETIVO. Dar cumplimiento a los pagos de terceros dando cumplimiento con de acuerdo a los parámetros establecidos en la manual de contratación 2. ALCANCE. Aplica a pago de terceros 3. PALABRAS CLAVES Factura Cuenta por pagar Cuenta de cobro Causación 4. GENERALIDADES   



Facturas de proveedores 30 días o Prestación de servicio 15 días. La recepción de facturas solo serán en la horas de las mañanas. Sólo se reciben en sede principal centro, las que sean enviadas por correos internos será devueltas. Si se necesita radicar una cuenta o factura después del horario establecido debe venir con autorización de la Dirección Administrativa y Financiera Las cuentas de cobro o facturas deberá llegar con todos sus soportes en su caso contrato, orden de trabajo o de compra. Quienes no cumplan con este requerimiento serán devueltas. Por favor dar el respectivo VISTO BUENO en el aplicativo ERP para que llegue el mensaje del Work flow, a ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA, para poder terminar este proceso correctamente y pagar a proveedores a tiempo. Los soportes requeridos:

   

PRESTACIÓN DE SERVICIO Orden de trabajo o Contrato Pago de seguridad social Certificados de ingresos y retenciones Informe de las actividades ejecutada

  

PROVEEDORES  Orden de servicio u Orden de Compra o Contrato

Nota: cuando la factura viene por correos certificados y no traen su soporte serán recibidas, pero serán inmediatamente reenviadas a cada proveedor recordándole que debe adjuntar todos los soportes. Esto lo realizará el área de archivo.

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5. FLUJOGRAMA

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO N° 1.

2.

3.

4.

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Recibir Se recepción y radica la cuenta Auxiliar II de cuentas Orientación Se revisa soportes requeridos, en Asistente II Revisar caso de no cumplir con los archivo y soportes de requerimiento se devuelve cuentas correspondenc la cuenta con documentos incompletos ia Se digitaliza y luego se almacena en Almacenar el programa Docuware y Archivo y respectivamente es convertido en correspondenc en pdf. Ver procedimiento recepción de Docuware ia correspondencia Almacenamiento y asocio de Asistente II Almacenar gestiones (contratos, orden de archivo y en ERP trabajo, orden de compra) en el correspondenc aplicativo ERP ia

EVIDENCIA

TIEMPO 8:00 am12:00 pm 1 hora

2 horas

2 horas

PROCEDIMIENTO PAGO DE PROVEEDORES

N° 5.

ACTIVIDAD Entregar factura a financiera

6.

Aprobar cuentas por cobrar

7.

Verificar requerimien to cuentas por pagar

8.

9.

Causar cuentas por pagar Generar orden de pago Aprobar orden de pago Elaborar cheque o preparar transacción

DESCRIPCIÓN Se entrega cuentas por pagar y soportes físicos al área financiera Aprobación del servicio por ERP son aquellas que se le hizo solicitud por ERP, aquellas que no se le toma visto bueno físico Las facturas sin orden:  Pólizas  Servicios públicos  Tiquetes  Restaurante  Alojamiento  Contratos de años anteriores Verificar si el usuario responsable del aplicativo le ha dado recibo de satisfacción en sistema para así pasarla al área financiero. En dado caso que la cuenta tenga orden de compra verificar que tenga recibo de mercancía Verificar que la cuenta cumpla con los soportes y vistos buenos Verificar que el centro de costo y cuenta contable coincida con la solicitud previa, Aplicar normas de ley o retenciones pertinentes Realizar registro contable Generar orden de pago

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RESPONSABLE Archivo y correspondenc ia

Aprobar orden de pago

TIEMPO

1 día

Usuario solicitante del servicio

Asistente II archivo y Corresponden cia/Asistente II contable

2 dia Asistente II contable

Asistente II contable

Jefe Departamento Financiero Asistente II Elaborar cheque o realizar Contable/Jefe 11. transacción según programación Departamento realizada Financiero El pago se realiza todos los viernes Departamento 12. Pagar cuenta en la jornada tarde financiero 10.

EVIDENCIA

Facturas de proveed ores 30 días o Prestació n de servicio 15 días