Procedimiento Expedicion Constancias Inscripcion

Procedimiento para  la Expedición de Constancias  de Inscripción  Sistema de Gestión de la Calidad  Departamento de Educación Normal  Escuelas Normales Públicas del Estado de México 

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ECI­PR­01 

7 de octubre de 2008 

N/A 

11 

Elaborado 

Firma 

Integrado 

Implementadores del SGC 

N/A 

Implementadores del SGC 

Revisado 

Firma  Firma 

Maestr a Gisela Hurtado  Villalón  Aprobado  Maestr o Fernando Ju árez López 

Firma

N/A 

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2 

Contenido  1.  2.  3.  4.  5.  6.  7.  8.  9.  10. 

Propósito ......................................................................................................... 3  Alcance. .......................................................................................................... 3  Siglas .............................................................................................................. 3  Interrelación con otros Procesos ..................................................................... 3  Insumos del Proceso....................................................................................... 4  Actividades ..................................................................................................... 4  Resultados del Proceso .................................................................................. 5  Monitoreo y Medición ...................................................................................... 5  Registros: ........................................................................................................ 5  Anexos: ........................................................................................................... 6

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1.  Propósito.  Este procedimiento tiene como propósito atender de manera eficaz  la expedición de  constancias de inscripción. 

2.  Alcance y responsabilidades.  Ámbito de aplicación del procedimiento:  Este procedimiento aplica en las 36 Escuelas Normales Públicas del Estado de México  (ENPEM).  Responsable de su aplicación:  La  responsabilidad  directa  de  la  aplicación  de  este  procedimiento  recae  en  el  Departamento  de  Control  Escolar  de  las  Escuelas  Normales  Públicas  del  Estado  de  México (ENPEM). 

3.  Siglas.  DESCRIPCION 

SIGLAS 

DEN 

Dirección de Escuela Normal 

SAD 

Subdirección Administrativa de la Escuela Normal 

DCE 

Departamento de Control Escolar 

RDI 

Representante de la Dirección Institucional 

RDEN 

Representante de la Dirección en cada Escuela Normal 

ENPEM 

Escuelas Normales Públicas del Estado de México 

SAC 

Subdirección Académica de la Escuela Normal 

4.  Interrelación con otros Procesos.  ÁREA 

DESCRIPCION DE LA INTERRELACIÓN. 

DEN 

Visar la constancia de Expedición de Constancia de Inscripción 

SAC 

Visar la constancia de Expedición de Constancia de Inscripción 

SAD 

Visar la constancia de Expedición de Constancia de Inscripción

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5.  Insumos del Proceso.  Las entradas son: · ·

Entrada 1: Solicitud Entrada 2: Libro de inscripción. 

6.  Actividades.  6.1.  Recepción de documentos: · · ·

Descripción: El DCE  recibe la solicitud de trámite. Responsable: DCE. Evidencia generada: Solicitud. 

6.2.  Revisión de requisitos para expedición de constancia. · · ·

Descripción: Verificar que el llenado de la solicitud sea correcta y completa. Responsable: DCE. Evidencia generada: Solicitud.  ¿Se cumple con los requisitos?  Si cumple con los requisitos, se pasa a la actividad 6.3.  No cumple con los requisitos, se regresa  a la actividad 6.2. 

6.3.  Elaboración de constancia. · Descripción:  Elaborar  la  constancia  después  de  haber  verificado  en  el  libro  de  inscripción que el alumno se encuentre inscrito y matriculado. · Responsable: DCE. · Evidencia generada: Constancia de inscripción.  ¿Fue validada?  Si es validada, se pasa  a la actividad 6.4  No es validada, se regresa a la actividad 6.3  6.4.  Registro de constancia en el “Libro de Registro de Constancias de Inscripción”. · Descripción:  Anotar  en  el  Libro  de  Registro  de  Constancias  de  Inscripción  el  nombre del solicitante y la fecha de expedición. · Responsable: DCE. · Evidencia generada: Libro de registro de Constancias de Inscripción.

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6.5.  Entrega de constancias de inscripción. · Descripción:  Firma  de  recibido  en  el  “Libro  de  Registro  de  Constancias  de  Inscripción” y entrega de la constancia de inscripción al  solicitante. · Responsable: DCE. · Evidencia  generada:  Firma  de  recibido  en  el  “Libro  de  Registro  de  Constancias  de Inscripción” 

7.  Resultados del Proceso.  Producto: Constancias de Inscripción.  Cliente: Alumnos. 

8.  Monitoreo y Medición.  El titular del DCE es el encargado de dar  seguimiento al indicador que se  señala, en cada Escuela Normal, cuyos resultados reporta al RDEN.  El RDI es el encargado de dar seguimiento a este indicador a nivel de las 36  ENPEM, con el apoyo de los RDEN. 

INDICADORES 

OBJETIVOS DE LA  CALIDAD 

Atender  el 100% de las  solicitudes de constancias  de inscripción recibidas por  semestre. 

PERIODICIDAD DE  MEDICIÓN DEL  INDICADOR 

(Constancias entregadas  /  Número de solicitudes  de  constancias recibidas en el  semestre) x 100 

Durante el semestre 

9.  Registros:  No. 

1 

Nombre del registro  Libro de Registro de  Constancias de  Inscripción. 

Nombre del archivo  Expedición de  Constancias de  Inscripción. 

Lugar de  resguardo 

Responsable 

Archivo del  Departamento  Departamento de  de Control  Control Escolar.  Escolar.

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10.  Anexos: 

No. 

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DESCRIPCIÓN 

1 

Diagrama de entradas y salidas  (nivel 1). 

2 

Diagrama de flujo de actividades (nivel 2). 

3 

Formato de solicitud de Constancias de Inscripción. 

4 

Formato de registro de Constancias de Inscripción 

5 

Formato de Constancias de Inscripción.

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ANEXO 1  Diagrama de entradas y salidas  (nivel 1)  ENTRADA 

SOLICITUD  LIBRO DE  INSCRIPCIÓN  NORMAS  DE  CONTROL  ESCOLAR  PARA  LAS  LICENCIATURAS  DEL  SUBSISTEMA  DE  FORMACIÓN  DE  DOCENTES  EN  LA  MODALIDAD  ESCOLARIZADA  PERIODO  ESCOLAR  2008­2009.  (AGOSTO DE 2008).  MANUAL  DE  ORGANIZACIÓN.  ESCUELAS  NORMALES  DEL ESTADO DE MEXICO  (ABRIL 2005).  REGLAMENTO  PARA  LAS  ESCUELAS  NORMALES  DEL ESTADO DE MÉXICO.  (2005) 

PROCESOS 

EXPEDICIÓN  DE  CONSTANCIAS  DE  INSCRIPCIÓN 

SALIDAS 

CONSTANCIA  DE  INSCRIPCIÓN

CLIENTE 

ALUMNOS 

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ANEXO 2  Diagrama de flujo de actividades (nivel 2)  1  INICIO 

6.4  6.1 

REGISTRO DE  CONSTANCIA EN EL  “LIBRO DE REGISTRO  DE CONSTANCIAS DE  INSCRIPCIÓN” 

RECEPCIÓN DE  DOCUMENTOS 

6.5 6.2 

ENTREGA DE  CONSTANCIAS  DE  INSCRIPCIÓN 

REVISIÓN DE  REQUISITOS PARA  EXPEDICIÓN DE  CONSTANCIA 

FIN  ¿SE CUMPLE CON LOS REQUISITOS? 

NO  SI 

6.3 

VALIDACIÓN POR  LA DIRECCIÓN,  SUBDIRECCIÓN  ACADÉMICA O  SUBDIRECCIÓN  ADMINISTRATIVA 

ELABORACIÓN  DE  CONSTANCIA 

¿FUE VALIDADA? 

NO  SI 

1 

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ANEXO 3  Formato de solicitud de Constancias de Inscripción

“ 20___.________________________________________________________”

E S CU E L A NORMA L _____________________ 

ASUNTO: Se solicita Constancia de Inscripción.  __________________a ______de ____________de 20____ 

C.____________________________________________________  DIRECTOR (A) DE LA ESCUELA NORMAL DE________________  ______________________________________________________  P R E S E N T E 

El (La) que suscribe___________________________________________________________________  Alumno (a) del _____________semestre,  grupo ________de la Licenciatura en Educación___________  ___________________________________________________________________________________  con número de matrícula ______________ ,le  solicita atentamente una Constancia de Inscripción, con la  finalidad de realizar el trámite de__________________________________________________________  ____________________________________________________________________________________.  Sin otro particular por el momento, agradece su atención a la presente. 

ATENTAMENTE  _____________________________________  Nombre y firma del alumno (a)

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ANEXO 4  Formato de registro de Constancias de Inscripción

“ 20__._____________________________________________________________” E S CU E L A NORMA L _____________________ 

REGISTRO DE CONSTANCIAS DE INSCRIPCIÓN  FECHAS  N.P. 

FIRMA  DE  RECIBIDO 

NOMBRE DEL SOLICITANTE  TRÁMITE  EXPEDICIÓN 

S E C RE T A RÍA DE E DU CA CIÓN SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN BÁSICA Y NORMAL DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN NORMAL Y DESARROLLO DOCENTE DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN NORMAL

ENTREGA

E S CU E L A NOR M A L DE _________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ __________________________________________________

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ANEXO 5  Formato de Constancias de Inscripción.

“ 20___.____________________________________________________________” E S CU E L A NORMA L _____________________ 

CONSTANCIA  DE  INSCRIPCIÓN  A QUIEN CORRESPONDA:  El  (La)  que  suscribe  C.____________________________,  Director  (a)  de  la  Escuela,  con    Clave  del  centro  de  Trabajo____________,  por  medio  de  la  presente  HACE  CONSTAR  QUE:  __________________________________,  con  No.  de  matrícula______________, se encuentra inscrito y cursa el__________ semestre de la  Licenciatura en Educación ______________________________, grupo______, en el  ciclo escolar ___________, comprendido del _____ de _________ de 20____ al _____  de ________ de 20____. 

A petición  del (la) interesado (a) y para los usos y fines legales correspondientes, se expide la  presente  en  ______________________,  Méx.,  a  los  ____________  días  del  mes  de  ______________ del dos mil ________. 

ATENTAMENTE  ______________________________  DIRECTOR (A) DE LA ESCUELA S E C RE T A RÍA DE E DU CA CIÓN SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN BÁSICA Y NORMAL DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN NORMAL Y DESARROLLO DOCENTE DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN NORMAL

E S CU E L A NOR M A L DE _________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ __________________________________________________