Problematika Kontrol

PROBLEMATIKA KONTROL: Mengapa Kita Tidak Mendapatkan Yang Kita Mau? Oleh: Agung Praptapa Universitas Jenderal Soedirman

Kalau kontrol adalah proses penjaminan bahwa kita akan mendapatkan apa yang kita mau, maka sesuatu yang menjadikan kita tidak bisa mendapatkan apa yang kita mau adalah sesuatu yang kita tidak bisa kontrol atau uncontrollable. Kata ‘kita’ disini untuk merepresentasikan orang-orang dalam organisasi, organisasi itu sendiri, ataupun pemilik. Gampangnya, ‘kita’ mereprensentasikan ‘pihak yang mengontrol’. Kita sering menetapkan target tertentu untuk perusahaan yang kita pimpin, untuk bagian yang kita pimpin, untuk tim yang kita pimpin, bahkan untuk kita sendiri sebagai pribadi, namun sering target tersebut tidak bisa tercapai. Alasan tidak tercapainya target tersebut sangat beragam, namun apapun alasannya masalahnya adalah karena kita tidak berhasil melakukan kontrol dengan baik. Memangnya seperti apa kontrol yang baik? Kontrol yang baik (good control) tentunya adalah yang memberikan jaminan terbesar bahwa apa yang kita inginkan dapat tercapai, dan apa yang tidak kita inginkan tidak terjadi. Dalam beberapa kasus sering terjadi apa yang kita inginkan tidak terjadi sedangkan apa yang tidak kita inginkan terjadi. Yang terakhir ini menandakan kontrol yang buruk (bad control). Lantas bagaimana kita menyiapkan sistem kontrol yang baik? Untuk menjawab ini kita perlu cermati dulu mengapa kita tidak mendapatkan yang kita mau, dengan kata lain mengapa sistem kontrol yang telah kita siapkan tidak dapat bekerja sebagaimana mestinya. Sistem kontrol yang tidak bekerja ini bisa disebabkan sistem kontrol itu sendiri yang tidak dirancang dengan baik, atau bisa juga sistem kontrol telah dirancang dengan baik tetapi pelaksana sistem itu sendiri yang tidak melaksanakan dengan baik. Dengan kata lain, sistem kontrol tidak berjalan dengan semestinya karena ada problematika kontrol (control problem). Problematika kontrol akan muncul apabila, pertama, orang-orang dalam organisasi tidak memahami benar apa yang dimaui atau diharapkan organisasi. Mereka tidak tahu apa yang kita mau. Mereka mungkin tahu apa yang diharapkan perusahaan pada dirinya, tetapi apa yang mereka tahu mungkin tidak sama persis dengan apa yang dimaui perusahaan. Disini terjadi apa yang disebut sebagai lack of direction (kekurangan arahan), yaitu situasi dimana orang-orang dalam organisasi tidak memahami sepenuhnya apa yang dimaui organisasi pada dirinya. Kata ringkasnya, mereka ‘tidak tahu’.

Problematika kontrol yang kedua akan terjadi bila orang-orang di dalam organisasi tidak meu bekerja sebagaimana seharusnya, meskipun mereka tahu sebenarnya seperti apa dan sekeras apa mereka harus bekerja. Mereka tahu apa yang dimaui organisasi tetapi mereka tidak mau mengerjakan sebagaimana mestinya. Mereka tidak mau bekerja total 100% untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Jadi disini terjadi apa yang disebut sebagai lack of motivation (kekurangan motivasi) yaitu situasi dimana orang-orang dalam organisasi tidak mau bekerja sekeras yang seharusnya. Kata ringkasnya, mereka ‘tidak mau’. Problematika kontrol yang ketiga adalah apa yang disebut personal limitation (keterbatasan kemampuan), yaitu situasi dimana orang-orang yang melaksanakan tugas tidak mampu mengerjakan tugas tersebut dengan baik karena keterbatasan kemampuan mereka. Mereka tahu apa yang harus mereka kerjakan, mereka mau bekerja sekeras yang seharusnya, tetapi sayangnya mereka memang tidak mampu mengerjakan tugas tersebut dengan baik karena keterbatasan kemampuannya. Jadi jawaban dari pertanyaan mengapa kita tidak mendapatkan apa yang kita mau adalah karena kita tidak berhasil mengatasi problematika kontrol, yang terdiri dari kekurangan arahan, kekurangan motivasi, dan keterbatasan kemampuan. Sekarang yang perlu temukan jawabannya adalah: bagaimana mengatasi problematika kontrol?

Mengatasi Problematika Kontrol Untuk mengatasi problematika kontrol kita perlu memahami terlebih dahulu mengapa sampai terjadi lack of directon, lack of motivation, dan personal limitation. Ini akan berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Meskipun demikian, checklist dalam lampiran akan membantu Anda mengetahui seberapa besar problematik kontrol terdapat di perusahaan Anda. Lack of direction sering terjadi karena visi dan misi organisasi tidak terinternalisasi dengan baik. Visi dan misi organisasi terpajang dengan tampilan yang cantik di dinding kantor tetapi tidak pernah dilakukan usaha yang serius untuk menginternalisasikan (kata internalisasi saya pilih untuk menggantikan kata sosialisasi, yang lebih populer digunakan tetapi sebenarnya tidak tepat) kepada setiap orang dalam organisasi. Bisa saja internalisasi visi dan misi telah dilakukan namun dengan cara-cara yang tidak efektif. Setelah internalisasi visi dan misi, perlu dilihat pula bagaimana tujuan organisasi, target-targetnya, sasaran jangka pendek dan jangka panjangnya telah diketahui dengan baik oleh orang-orang bertanggungjawab mencapainya. Selanjutnya, kita perlu kita ketahui apakah manajer dan para pelaksana tahu benar strategi yang telah ditetapkan organisasi, beserta taktik dan program-programmya. Apakah orangorang kita benar-benar tahu apa yang seharusnya dikerjakan? Untuk mengatasi lack of direction kita memerlukan komunikasi yang efektif dengan karyawan (organizational member) dan penekanan yang kalau perlu

berulang-ulang tentang visi & misi organisasi, tujuan dan sasaran, serta strategi serta langkah-langkah yang harus dilakukan oleh tiap-tiap elemen dalam organisasi. Beberapa perusahaan melakukan hal ini melalui dokumen tertulis yang rapi dengan berbagai bentuk seperti business plan, standard operating procedures (SOP), maupun buku saku yang berisi tuntunan kerja. Lack of motivation terjadi saat orang memilih untuk bekerja tidak total karena berbagai alasan. Orang tidak bekerja secara total antara lain karena mereka merasa bekerja keras maupun tidak keras tidak akan berpengaruh pada karir dan pendapatannya, tujuan pribadi tidak selaras (congruent) dengan tujuan organisasi sehingga secara natural terdapat hambatan untuk bekerja total, dan ada pula yang disebabkan karena orang tersebut pada dasarnya memang malas. Lack of motivation dapat diatasi dengan pendekatan internal (internal motivation) maupun eksternal (external motivation). Motivasi internal adalah motivasi yang tumbuh sendiri dari diri seseorang, yang karena kesadaran dan pemahamannya tentang sesuatu hal, menjadikannya tergerak untuk mengerjakan sesuatu dengan sepenuh hati. Motivasi internal dapat ditumbuhkan melalui slogan, moto, pendekatan keimanan seperti pengajian misalnya, serta program-program peningkatan motivasi secara tertruktur melalui training. Motivasi eksternal adalah motivasi yang tumbuh karena faktor diluar diri seseorang, seperti faktor upah dan insentif yang menarik, pujian atasan, takut terhadap hukuman, dan malu pada teman. Motivasi eksternal dapat ditumbuhkan melalui menyusunan sistem insentif yang menarik. Sistem bonus yang menarik akan memotivasi orang lebih giat bekerja. Namun perlu diingat disini bahwa motivasi eksternal tidak hanya muncul karena alasan insentif. Kewibawaan atasan juga akan mempengaruhi motivasi. Atasan yang berwibawa akan mendorong bawahannya mewujudkan apa yang dikehendaki oleh sang atasan. Disamping kewibawaan, kedekatan antara anak buah dengan atasan serta teladan yang diberikan atasan kepada bawahan akan mempengaruhi motivasi seseorang. Problematika kontrol yang ketiga adalah personal limitation atau keterbatasan kemampuan seseorang. Memang benar tidak ada manusia yang sempurna, dan kemampuan manusia ada batasnya, namun konteks yang ada disini adalah tidak semua orang mampu mengerjakan tugas yang seharusnya mereka mampu untuk mengerjakannya, sesuai dengan posisinya. Seorang karyawan yang menduduki suatu jabatan dengan terlampau cepat tanpa melalui tahapan karir yang semestinya sering menjadi sebab problematika kontrol karena personal limitation ini. Hal ini tentu saja tidak akan menjadi masalah apabila karyawan yang melompat jabatan sampai beberapa tingkat tersebut memiliki kapasitas yang istimewa yang bisa dilakukan tanpa memiliki pengalaman pada tingkatantingkatan posisi yang dilompatinya. Untuk mengatasi problematika kontrol yang disebabkan oleh keterbatasan kemampuan seseorang ini memang harus bermula dari sistem perekrutan karyawan yang baik. Perekrutan karyawan yang baik akan menghasilkan orang

yang tepat pada posisi yang tepat (the right man for the right place). Selanjutkan sistem pengembangan karir (career development system) yang baik juga harus diciptakan, sehingga organisasi dapat memberikan tempat yang tepat bagi orang yang tepat (the right place for the right man).

Ditulis pertama kali: 22 Feb 2009.