Plan Secretariaacademica Fvp 2019.docx

MINISTERIO DE EDUCACIÓN Dirección de Formación Inicial Docente

Instituto de Educación Superior Pedagógico Público

“HUANCANÉ”

SERCRETARÍA ACADÉMICA

Plan Anual de Trabajo 2018 Propuesta

Prof. FRANCISCO VILLANUEVA PARI

Huancané, 2019

Huancavelica, 2017

PLAN SECRETARIA ACADEMICA

Presentación: El presente Plan Anual de Trabajo del Área de Secretaria Académica, es una propuesta de mejora de la calidad de los Servicios del Registro Académico y Administrativo del IESPP Huancané, concebida como conjunto de actividades, con el fin de fortalecer y mejorar el registro de información de los resultados, de los procesos pedagógicos de los docentes y estudiantes (Admisión, matrícula, evaluación, etc.) que contribuyan evaluar, retroalimentar y proponer mejoras en la formación integral de nuestros estudiantes y el desarrollo institucional. Ofrece emprender cambios y mejoras, en los servicios de registro de información académica y administrativa, implementación del área con recursos tecnológicos y capacitación de los docentes y estudiantes en el conocimiento y manejo del registro información de procesos y resultados académicos en el SIGES. En este sentido, la implementación de este Plan de Trabajo, constribuirá a optimar la organización, registro, analisis y valoración de información académica de los docentes y estudiantes, así como comunicar y proporcionar con fluidez y oportunamente a los usuarios.

1

I.

DATOS INFORMATIVOS: 1.1.

Dirección Regional de Educación

:

Puno

1.2.

Área/Jefatura

:

Unidad Académica

1.3.

Director General

:

Dr. Yuri Fidel Ticona Portugal

1.4.

Jefe de la Unidad Académica

:

1.5.

Secretario Académico

:

1.6.

Jefe del Área de Educación …

:

1.7.

Jefe de la Unidad de Administración

:

1.8.

Equipo de Formadores

:

1.9.

Temporalización

:

I y II Semestre 2019

2

II.

DIAGNÓSTICO: Indicadores

Fortalezas Identificadas

 Oportuna inscripción de postulantes y desarrollo de los procesos de admisión en el SIGES. Registro de información de procesos Académicos

Gestión del SIGES

 Implementación del SIGES, para el registro de matrícula, que facilita obtener y gestionar nóminas de matrícula, registros y actas de evaluación digitalizados.

 Implementación del manejo de datos de estudiantes y docentes digitalizados en el SIGES.

 Constancias, Certificación y Títulos

Mayor compromiso y dedicación para la elaboración y emisión de récord académico, certificados de estudios otros documentos del área.

Dificultades identificadas  Incumplimiento de algunos estudiantes para matricularse oportunamente en fechas programadas, que dificulta la generación, nóminas de matrícula y registros auxiliares de evaluación.  Actas y planillas de evaluación elaborados manualmente en deterioro, que dificultan brindar información académica y/o emisión de constancias, récord académico y certificados de estudios oportunamente a los usuarios.

Propuesta de mejora

 Mayor difusión de la programación del proceso de matrícula, por diferentes medios como las redes sociales y los correos electrónicos.  La institución debe implementar al Área con módulo de computadora equipada de última generación, que facilite el trabajo y se brinde un servicio de calidad a los usuarios.

 El Área no cuenta con la implementación de recursos tecnológicos para realizar trabajos eficientes y oportunos.  Dificultades de algunos docentes en el manejo hojas de cálculo para elaborar y operar bases de datos de los resultados académicos de los estudiantes.  Dificultades de algunos docentes para manejar el SIGES, que limita el registro oportuno de la información de los procesos académicos. 

Demora en la elaboración y emisión oportuna de récord académico y certificados de estudios por no contar con bases de datos automatizados que generen información virtual.

 Poner en conocimiento de los estudiantes y docentes sobre el registro de la información de los procesos académicos (Admisión, matrícula, evaluación, notas, entre otros), en el SIGES, para evitar la demora y el incumplimiento en la entrega de información.

 Se debe elaborar e implementar una base de datos, sistematizando la información de las actas, planillas de evaluación de todas las promociones, que faciliten la emisión de constancias, récord académico y certificados de estudios.

Indicadores

Fortalezas Identificadas 

Seguimiento del desarrollo académico.

Seguimiento de egresados

No se cuenta por que no se ha implementado aún.

 Existe un gran interés institucional para fortalecer los vínculos y hacer un seguimiento a los egresados.

Dificultades identificadas 

Propuesta de mejora

No se ha establecido estrategias claras para realizar el seguimiento del desarrollo académico cuantitativo y cualitativo de los estudiantes de acuerdo al perfil de egreso y objetivos institucionales.

 Fortalecer el trabajo articulado con la Jefatyra de Unidad Académica, Áreas de Educación, a fin de realizar un seguimiento más integral y eficiente del rendimiento académico de los estudiantes y brindarles apoyo oportuno.

 La institución no cuenta con una base de datos actualizados y estadísticas de egresados, que permitan establecer mayores vínculos y monitoreo de su inserción laboral.

 Secretaria Académica debe elaborar y actualizar permanentemente una base de datos y las estadísticas correspondientes, sobre la situación de sus egresados.  Implementar una campaña institucional de registro y actualización de datos para fortalecer los vinculos con los egresados que se encuentran laborando fuera de la región de Huancané, estableciendo diversos mecanismos.

1

III.

JUSTIFICACIÓN

Los resultados del diagnóstico sobre la situación inicial del Área de Secretaria Académica y la revisión de las Normas vigentes de Gestión, nos permiten señalar, que esta, se enfrenta a una serie de necesidades y desafíos, que exigen emprender mejoras permanentes en la calidad de los servicios del registro académico y administrativo institucional, que contribuya a la optimización de la gestión de información obtenidos en los procesos pedagógicos y administrativos institucionales. En este marco, considerando, que Secreatria Académca es un Área de apoyo a la gestión institucional y pedagógica, que provee información sistematizada para, evaluar, retroalimentar y proyectar acciones de mejora en la formación y desarrollo del docente, requiere de cambios y mejoras, por ello, la implmentación del presente plan, contribuirá a mejorar la organización y adminitración del servicio de registro académico y administrativo, que dinamice el servicio de información académica a los docentes, estudiantes y usuarios externos. Para ello, será necesario mejorar con la implementación de equipos tecnológicos básicos, como una computadora, una impresora, un scanner e internet, por otro lado también será importante capacitar a los docentes en el manejo de bases de datos en hojas de cálculo para hacer más fluido el registro de información en el SIGES. IV.

OBJETIVOS 3.1.

Objetivo General: Mejorar la organización y adminitración del servicio de registro académico y administrativo del IESPP Huancané, a fin de dinamizar el servicio de información de los procesos académicos.

3.2.

Objetivos Específicos. 3.2.1.

Programar y difundir oportunamente los procesos académicos institucionales, para que estudiantes y docentes cumplan oportunamente con las actividades programadas.

3.2.2. Fortalecer las habilidades de los docentes en el manejo del SIGES, para registrar y verificar con regularidad y oportunamente los resultados de los procesos de aprendizaje de los estudiantes. 3.2.3. Implementar una base de datos de las actas y planillas de evaluación de todas las promociones, para facilitar la emisión de constancias, récord académico y certificados de estudios. 3.2.4. Realizar el seguimiento del desarrollo académico cuantitativo y cualitativo de los estudiantes, para valorar el perfil de egreso y objetivos institucionales. 3.2.5. Realizar el seguimiento de los egresados de la institución, para fortalecer los vínculos y monitoreo de su inserción laboral. V.

METAS: 5.1. Beneficiarios Estudiantes Formadores nombrados Formadores contratados Directivos y Jerárquicos

: 280 proyectado : 11 : 5 aproximado :5

VI.

CRONOGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES, ESTRATEGIAS, Y ESTRATEGIAS PARA SU EJECUCIÓN

CRONOGRAMA PRIMER OBJETIVOS

ACTIVIDADES

SEMESTRE

ESTRATEGIAS Mar.

Abr.

May.

Jun.

Jul.

CRONOGRAMA SEGUNDO SEMESTRE Ago.

Set.

Oct.

Nov.

Participar en planificación del proceso de admisión. Inscribir postulantes en el SIGES Proceso de Admisión

Programar y difundir oportunamente los procesos académicos institucionales, para que estudiantes y docentes cumplan oportunamente con las actividades programadas.

Proceso de Matrícula

Evaluación complementaria

Registro de notas en el SIGES y validación por Docentes y DREH

Elaborar relación de postulantes Procesar resultados de examen de admisión Elaborar el informe del proceso de admisión Elaborar el cronograma de matrícula Registrar estudiantes en el SIGES Generar y hacer visar nómina de matrícula en la DREP Programar y cronogramar la evaluación complementaria Consolidar y registrar notas en el SIGES Generar Actas y hacer visar en la DREP Implementar a docentes en el registro de notas en el SIGES. Cronogramar el registro de notas por los docentes en el SIGES Verificar la regularidad de registro de notas en el SIGES Generar Actas consolidas y hacer firmar con docentes y visar en la DREP

1

Dic.

CRONOGRAMA PRIMER OBJETIVOS

ACTIVIDADES

SEMESTRE

ESTRATEGIAS Mar.

Fortalecer las habilidades de los docentes en el manejo del SIGES, para registrar y verificar con regularidad y oportunamente los resultados de los procesos de aprendizaje de los estudiantes. Implementar una base de datos de las actas y planillas de evaluación de todas las promociones, para facilitar la emisión de constancias, récord académico y certificados de estudios.

Capacitación docente en el manejo de SIGES

Organización de actas y planillas de evaluación Diseño de una base de datos Digitalización de información

Realizar el seguimiento del desarrollo académico cuantitativo y cualitativo de los estudiantes, para valorar el perfil de egreso y objetivos institucionales.

Valoración de criterios de desempeño

Realizar el seguimiento de los egresados de la institución, para fortalecer los vínculos y

Actualización de base de datos y estadística de egresados

Abr.

May.

Jun.

Jul.

CRONOGRAMA SEGUNDO SEMESTRE Ago.

Set.

Oct.

Nov.

Distribuir Boletas de Notas a los estudiantes Planificar y promover un taller sobre el manejo del SIGES. Ejecutar y evaluar el taller sobre el manejo del SIGES Informar resultados del taller sobre el manejo del SIGES Organizar actas y planillas de notas por promociones Elaborar formato digital automático de actas y planillas de evaluación Trasladar información de calificativos por promociones Digitalizar y valorar la calificación final de los estudiantes con los criterios de desempeño por áreas y ciclos, en formato XLS, Valorar la calificación final de cada estudiante en la escala cuantitativa y cualitativa. Elaborar el cuadro de rendimiento académico Actualizar base de datos y automatizar estadísticas de egresados. Organizar una campaña institucional para actualizar el registro de egresados

2

Dic.

CRONOGRAMA PRIMER OBJETIVOS

ACTIVIDADES

SEMESTRE

ESTRATEGIAS Mar.

monitoreo de su inserción laboral.

Abr.

May.

Jun.

Jul.

CRONOGRAMA SEGUNDO SEMESTRE Ago.

Set.

Oct.

Nov.

Difundir el registro de egresados, para promover nuevas incorporaciones.

3

Dic.

VII.

RECURSOS. 7.1. Responsables según función: Actor participante

Director

Labores a realizar

Responsabilidades

 Garantiza el diseño e implementación del Plan de Trabajo.

Gestión Institucional.

 Brindan asesoría, asistencia técnica y seguimiento a las actividades programadas.

Apoyo a la Gestión pedagógica.

N°

01

 Realiza acciones de monitoreo.  Gestionar la implementación del Plan de Trabajo Secretario Académico

01

 Organizar, registrar y analizar información de los procesos pedagógicos.  Proporcionar información sobre el desarrollo académico de los estudiantes.

Jefe de la Unidad Académica

Formadores

01

07

 Apoyar en la implementación de los talleres de capacitación.  Apoyar en la organización y análisis de información.  Asumir compromisos para contribuir cumplir con el registro de información de los resultados de evaluación en el SIGES.  Participar activamente en las jornadas de capacitación.

Personal Administrativo

01

 Implementar los recursos materiales y financieros, para la ejecución de las actividades de capacitación.  Previsión logística para la ejecución de los eventos de capacitación.

Indicadores de medición Apoyo decidido con liderazgo

Apoyo a la gestión administrativa 100% DE ESTUDIANTES ATENDIDOS

Gestión de resultados de los procesos académicos de los docentes y estudiantes

Gestión del programa de capacitación

Coordinación fluida con los diferentes estamentos

Participación activa en los compromisos asumidos

Apoyo a la ejecución de los talleres de capacitación

Apoyo a la gestión pedagógica y de gestión

Apoyo permanente con identificación insttitucional

7.2. Recursos Materiales. Materiales

Cantidad

Papel bond A4

06 millares

Papel bond A4 de colores

01 millar

Cuadernos espiralados A4

01 unidades

Portafolios tipo Pioneer A4

10 unidades

4

Fólderes manila

20 unidades

Lapiceros de tinta líquida de color azul, negro y rojo

10 unidades por color

Plumones N° 47 de diferentes colores

5 cajas

Plumones para pizarra acrílica.

05 unidades

Papelotes cuadriculados

20 pliegos

Cinta maskin type

04 unidades

Cinta de embalaje.

02 unidades

Post it.

02 unidades

Material de limpieza básico

Varios

11.3. Recursos Tecnológicos. Materiales

Cantidad

Laptop y/o Computadora de escritorio

01 unidades

Impresora Multifuncional con sistema continuo

01 unidades

Tinta para impresora

01 unidades

Scanner

01 unidad

Proyector Multimedia.

01 unidad

USB

01

Softwares

Varios

11.4. Presupuesto Referencial: Descripción

N°

Monto Aproximado

01

Materiales de escritorio

300,00

02

Recursos tecnológicos

200,00

03

Implementación de Actividades

04

Otros

1000,00 300 Total --

11.5.

1800.00

Recursos Financieros. El financiamiento del desarrollo de las actividades programadas, así como la adquisición de los materiales y recursos tecnológicos se hará de acuerdo a la disponibilidad presupuestaria institucional.

VIII.

MONITOERO Y EVALUACIÓN

Este aspecto se realizará a nivel de área y por el equipo de monitoreo institucional, a través de verificación el nivel de cumplimiento de los objetivos y actividades programadas. Finalmente se realizará la valoración de salida. Para ello será necesario plantear indicadores para cada uno de los objetivos previstos.

PROF. FRANCISCO VILLANUEVA PARI

5

6