Pk07 Pengurusan Mesyuarat.doc

Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti (SPSK) Negeri Johor

SEKTOR JAMINAN KUALITI JABATAN PENDIDIKAN NEGERI JOHOR

PK07 PENGURUSAN MESYUARAT

http://spsk.firdz.net

01 Februari 2017 : Keluaran 04 : Pindaan 01

Page | 1

PK07 – Pengurusan Mesyuarat

OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk menentukan proses pengendalian mesyuarat dilaksanakan secara teratur. Minit mesyuarat hendaklah diedarkan kepada ahli mesyuarat dalam tempoh 7 hari.

1.

SKOP Prosedur ini diguna pakai untuk semua pengurusan mesyuarat yang dikendalikan oleh sekolah.

2.

RUJUKAN 3.1 Manual Kualiti; 3.2 Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2 Tahun 1991.

4.

DEFINISI Sila rujuk Definisi Singkatan Perkataan (Manual SPSK) Pengerusi

: Pegawai yang dipertanggungjawabkan bagi mengendalikan mesyuarat.

Setiausaha / Urus Setia : Guru yang mengurus hal ehwal mesyuarat dan mencatat minit mesyuarat. Pencatat Minit

5.

: Guru yang mencatat minit mesyuarat.

TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

RUJUKAN

A. SEBELUM MESYUARAT Pengerusi/ Setiausaha

Setiausaha

1.

Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat;

PK07/1 : Contoh Format Surat Panggilan Mesyuarat

2.

Menentukan kertas kerja yang disediakan untuk perbincangan (sekiranya ada).

Kertas Kerja

3.

Menghantar surat jemputan mesyuarat yang mengandungi maklumat berikut: a. Nama jawatankuasa; b. Tarikh dan tempat mesyuarat; c. Masa mula dan masa dijangka tamat; d. Nama pengerusi e. Agenda mesyuarat;

PK07/1 : Contoh Format Surat Panggilan Mesyuarat

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor | 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 01

Muka Surat | 2

PK07 – Pengurusan Mesyuarat

Pengerusi/ Setiausaha

4.

Agenda mesyuarat hendaklah disusun di dalam bentuk seperti berikut: a. Perutusan Pengerusi b. Pengesahan minit mesyuarat yang lalu c. Perkara-perkara berbangkit (maklum balas minit mesyuarat yang lepas) d. Pembentangan kertas kerja/ isu / laporan e. Hal-hal lain f. Penutup

Setiausaha

5. Memastikan kemudahan-kemudahan mesyuarat berfungsi dengan baik.

PK07/1 : Contoh Format Surat Panggilan Mesyuarat

bilik

B. SEMASA MESYUARAT Setiausaha 1. Menyediakan catatan minit mesyuarat seperti berikut: a. Senarai kehadiran mesyuarat; b. Perkara-perkara penting yang dibincangkan di dalam mesyuarat; c. Keputusan-keputusan yang dibuat; d. Tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil oleh organisasi.

Catatan /Minit Mesyuarat PK07/2 : Senarai Kehadiran

C. TINDAKAN-TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT Setiausaha

1. Menyedia minit mesyuarat;

PK07/3 : Contoh Format Minit Mesyuarat

2. Mengedar minit mesyuarat dan borang maklum balas dalam tempoh 7 hari kepada semua ahli mesyuarat melalui edaran biasa atau media elektronik;

PK07/4 : Rekod Edaran

3.

PK07/5 : Maklum Balas Minit Mesyuarat Fail Mesyuarat

Mengumpul dan menyatukan maklum balas dalam tempoh 2 minggu.

Sekiranya terdapat langkah-langkah yang tidak mematuhi spesifikasi ambil tindakan pembetulan merujuk PK15 – Kawalan Ke Atas Ketidakakuran Perkhidmatan.

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor | 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 01

Muka Surat | 3

PK07 – Pengurusan Mesyuarat

6.

REKOD KUALITI

BIL.

JENIS REKOD

TEMPOH

LOKASI

1

PK07/1 Contoh Format Surat Panggilan Mesyuarat

3 tahun

Bilik Penyimpanan Fail

2

PK07/2 Senarai Kehadiran

3 tahun

Bilik Penyimpanan Fail

3

PK07/3 Contoh Format Minit mesyuarat

3 tahun

Bilik Penyimpanan Fail

4

PK07/4 Rekod Edaran

3 tahun

Bilik Penyimpanan Fail

5

PK07/5 Maklum Balas Minit Mesyuarat

3 tahun

Bilik Penyimpanan Fail

6

Kertas kerja yang dibentangkan (sekiranya ada)

3 tahun

Bilik Penyimpanan Fail

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor | 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 01

Muka Surat | 4

PK07 – Pengurusan Mesyuarat

CARTA ALIRAN PENGURUSAN MESYUARAT

Mula

Surat Panggilan Mesyuarat

PK07/1

Pelaksanaan Mesyuarat Berdasarkan Agenda

Mencatat Minit Mesyuarat

Mengedarkan Minit dan Borang Maklum Balas

Mengumpul Borang Maklum Balas dan membuat laporan maklum balas untuk edaran mesyuarat akan datang

PK07/2 dan PK07/3

PK07/4

PK07/5

Mengemaskini Rekod dan Fail

Tamat

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor | 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 01

Muka Surat | 5