Pjj Bab 1-4

PENGANTAR PENGURUSAN PMN 1013 PERTEMUAN PERTAMA 27HB OKTOBER 2007

1

PELAJARAN 1 PENGURUSAN DAN PERSEKITARAN

2

KANDUNGAN 1. 2. 3. 4. 5.

Konsep organisasi dan pengurusan Kepentingan pengurusan Jenis dan kemahiran pengurus Aktiviti dalam proses pengurusan Kepentingan sumber organisasi dan hubungkait dgn aktiviti.

3

PENGURUSAN DAN ORGANISASI • •

Konsep Pengurusan. Definisi Oganisasi satu entiti sosial @ struktur pentadbiran dan fungsional yang dikoordinasikan secara sedar dan mempunyai sempadan yg dikenalpasti. 1. 2. 3. 4.

Entiti sosial Sempadan yg dikenalpasti Aktiviti tersusun– kumpulan@individu. Objektif@ matlamat. 4

TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

Definisi Pengurus - Seorang individu yg digajikan bagi mempengaruhi, memimpin, membimbing membuat keputusan dan menggunakan sumber organisasi unt. Mencapai objektif dan matlamat organisasi. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

POLC Mempengaruhi Penghubung Penjana/pemangkin Melakukan perubahan Penyelaras.

5

TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN Kualiti Pengurus Yg. Berjaya (Kajian Harbridge House; Ivancevich et. al. 1997)) 1. Mengadakan Halatuju yg jelas 2. Menggalakkan komunikasi yg terbuka 3. Memberi tunjukajar dan sokongan kpd. Pekerja 4. Mengadakan pengiktirafan objektif 5. Membentuk kawalan berterusan. 6. Memilih pekerja yg. Betul sebagai staf organisasi 7. Memahami implikasi kewangan terhadap keputusan 8. Menggalakan inovasi 9. Keputusan dan arahan yg. Jelas. 10. Menunjukkan integriti yg tinggi. 6

TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN Jenis Pekerjaan Pengurus.

7

TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN Jenis-Jenis Pekerjaan Pengurus

Dimensi Menegak • Pengurus Lini/bawahan (First-line managers) –

•

Individu yg bert/jawab mengarah aktiviti-aktiviti kerja harian kpd pekerja operatif

Pengurus pertengahan (Middle managers) –

•

Individu yg berada di antara pengurus bawahan & pengurus atasan

Pengurus atasan (Top managers) –

Individu yg bert/jawab utk membuat keputusan berkaitan halatuju organisasi dan mewujudkan polisi-polisi yg dapat mengawal selia semua ahli-ahli dlm organisasi

8

TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN Jenis-Jenis Pekerjaan Pengurus 1. Pengurus Fungsional : •

bidang pengkhususan dan aktiviti tertentu dalam organisasi. Pengiklanan, jualan, kewangan dan akaun.

2. Pengurus Besar : •

Keseluruhan organisasi dan jabatan-jabatan dibawahnya yang berbagai-bagai. Pengurus bahagian, Pengurus cawangan etc.

3. Pengurus Projek : Kemahiran yang tinggi dalam menyelaras sesuatu projek. 9

TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN Kemahiran Pengurusan • •

• • • •

Kemahiran Teknikal : Kemahiran guna pengetahuan, alat, sumber yang khusus Kemahiran Analitikal : Kenal pasti faktor utama, bagaimana faktor ini berkait. Kemahiran untuk menggunakan pendekatan atau teknik dalam menyelesaikan masalah Kemahiran Konseptual : Keupayaan melihat organasasi sebagai satu keseluruhan yang berkaitan antara satu sama lain. Antara jabatan dan unit Kemahiran membuat keputusan. Kemahiran manusia : Berinteraksi, memimpin Kemahiran komputer

10

TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN PERANAN PENGURUSAN 1. Peranan Antara Perorangan – Peranan Tunggak : Kedudukan formal / simbolik sebagai seorang pengurus; – Peranan Pemimpim : Mengarah, menyelaras, bina hubungan – Peranan Pegawai Perhubungan : Antara individu dalaman dan luar organisasi 2. Peranan Maklumat – Peranan Pemantau. Penyebar, Jurucakap 3. Peranan Membuat Keputusan – Peranan Usahawan : Perbaiki unit dibawahnya – Peranan Pengaman Kekacauan, Peranan Pengagih Sumber, Peranan Perunding 11

Proses Pengurusan • Perancangan (planning) – Melibatkan perletakan matlamat, menerangkan strategi-strategi dan membangunkan plan-plan utk menyelaraskan aktiviti kerja

• Penyelarasan (Organizing) – Melibatkan usaha menentukan apakah tugas yg patut dilaksanakan, siapa yg patut laksanakannya, bagaimana ia perlu diperkumpulkan, siapa yg melapor kpd siapa dan di mana keputusan patut dibuat.

12

Proses Pengurusan • Kepimpinan (leading) – Melibatan usaha memotivasikan pekerja, mengarah aktiviti-aktiviti, memilih saluran komunikasi yg paling berkesan dan menyelesaikan konflik

• Kawalan (controling) – Proses memantau prestasi, membandingkan prestasi dgn matlamat dan membetulkan sebarang penyimpangan yg berlaku

13

Aktiviti-aktiviti proses pengurusan

EXHIBIT 1.4

14

Kecekapan (Efficiency) • Melaksanakan kerja dgn betul yakni menggunakan sedikit input bagi menghasilkan banyak output – cuba meminimakan kos. • Cekap : bermaksud mengunakan sumber-sumber – manusia, wang, bahan mentah dan lain-lain dgn bijaksana dan kos-efektif – Keberkesanan (Effectiveness) • Bermaksud melaksanakan kerja yg betul yakni mencapai matlamat yg ditetapkan Berkesan: bermaksud utk mencapai matlamat, membuat keputusan yg betul dan dapat melaksanakan keputusan tersebut dgn jayanya yg mana dapat membantu mencapai matlamat organisasi.

15

Kecekapan & Keberkesanan

EXHIBIT 1.3

16

PENGURUSAN DAN SUMBER ORGANISASI

Sumber organisasi seperti manusia, kewangan, bahan mentah, modal. Sumber organisasi bertindak sebagai input yang ditranformasikan sebagai output. • Sumber Manusia : Kakitangan, pengetahuan dan kemahiran • Sumber Kewangan : Untuk membayar upah • Sumber Bahan Mentah • Sumber Modal 17

PELAJARAN 2 PERKEMBANGAN SEJARAH PENGURUSAN

18

PEMBELAJARAN BAB 2

1. Pendekatan klasikal Pendekatan Pengurusan Saintifik Teori organisasi klasikal

• • • •

Pendekatan tingkah laku Pendekatan sains pengurusan Pendekatan kontingensi Pendekatan sistem

19

PENDEKATAN KLASIK Pendekatan Klasik Andaian: Manusia adalah rational

Pengurusan Saintifik Frederick Taylor Frank and Lillian Gilbreth

Prinsip-Prinsip Pentadbiran

Organisasi Birokratik

Henry Fayol Mary Parker Follett

Max Weber

20

Konsep Pendekatan Klasikal – 1880-1927 • • •

•

Berikutan perkembangan revolusi industri pd p’tghan k-19 Masalah utama pengurus – usaha utk meningkatkan kecekapan dan produktiviti Pendekatan yg memberi perhatian kpd KECEKAPAN ORGANISASI DGN TUJUAN MENINGKATKAN PENGELUARAN DAN KEJAYAAN ORGANISAsi Mencari cara + kaedah sesuai utk mengurus kerja & orgz

21

1. KONSEP PENDEKATAN KLASIKAL 1.Pendekatan Pengurusan Saintifik : menekankan kajian saintifik ke atas kaedah pekerja untuk meningkatkan produktiviti individu pekerja • fokus pengurusan kerja 2.Teori organisasi klasikal • Fokus pengurusan organisasi

22

1. PENDEKATAN KLASIKAL 1.1. Pengurusan Saintifik 1.

• • • •

FEDERICK W.TAYLOR : dikenali sebagai “Bapa Pengurusan Saintifik”. Kaji pergerakan pekerja lebur besi . Menilai tugas dengan mengkajinya secara saintifik setiap bahagian tugas tersebut; Memilih pekerja yang mempunyai keupayaan sebenar; Berikan pekerja latihan dan insentif untuk melaksanakan kerja dengan kaedah kerja yang tepat; Prinsip saintifik untuk merancang kaedah kerja dan keselesaan melakukan kerja

2. FRANK & LILIAN GILBERT : Kaji bagaimana pekerja susun bata menggunakan alat rekod pergerakan “therbligs”. Hasilnya daripada 8 dapat jadi 5 pergerakan. 3. HENRY L.GANTT - Meningkatkan kecekapan pekerja. Lihat kaedah tugas dijadualkan dan upah diberikan. 1. Tugas perlu dijadualkan 2. Ganjaran terhadap inovasi 23

PENDEKATAN KLASIKAL 1.2. TEORI ORGANISASI KLASIKAL 1. Henry Fayol: pelopor & penyumbang pendekatan teori organisasi klasikal paling terkemuka. Orang pertama mensistemetikkan pengurusan. Beliau telah mengenal pasti fungsian utama pengurusan. • Fungsi utama pengurusan iaitu perancangan, pengorganisasian, pengarahan, penyelarasan dan pengawalan • 14 Prinsip umum Pengurusan – Pembahagian kerja – Autoriti dan tanggungjawab : hak untuk memberi arahan – Disiplin : Pekerja yang berdisiplin jamin kejayaan organisasi – Keselarasan arahan : seharusnya arahan dari satu pihak sahaja – Keselarasan arah tuju : objektif yang satu 24

PENDEKATAN KLASIKAL - TEORI ORGANISASI KLASIKAL Sambungan… 2. Chester I.Bernard : Kepimpinan merupakan tugas paling utama dan penting bagi semua pengurus. Setelah penetapan matlamat dan pengumpulan sumber, pengurus perlu menjalankan tugas memimpin sebagai menandakan penerimaan terhadap autoriti mereka. 3. Max Weber : bagi Weber, birokrasi adalah rasional. Organisasi secara idealnya cekap iaitu yang berasaskan prinsip-prinsip logik. Organisasi perlu mempunyai 5 ciri-ciri birokratik : 1. Hieraki autoriti yang jelas : Struktur organisasi 2 Peraturan & prosedur yang formal : ikut prosedur 3. Pembahagian buruh yang jelas 4. Impersonaliti (hubungan bukan peribadi) 5. Kerjaya berasaskan merit 25

Sumbangan dan Had Pendekatan Klasikal •

Teori klasikal telah mengenalpasti pengurusan sebagai elemen penting dalam masyarakat terancang dan menjadi begitu penting dalam dunia yang global.

•

Pendekatan klasikal telah mengenal pasti fungsi utama pengurusan iaitu perancangan, pengorganisasian, pengarahan, penyelarasan dan pengawalan.

•

Bagaimanapun fungsi pengurusan bergantung kepada keupayaan dan kemahiran seseorang pengurus. Pendekatan klasikal juga telah memberi sumbangan kepada teknik-teknik pengurusan seperti analisis pergerakan dan masa, kemudahan kerja, sistem upah, jadual pengeluaran, pengujian personel dan belanjawan.

•

Kritikan terhadap pendekatan klasik : pendekatannya terlalu ringkas yang agak tidak sesuai untuk organisasi yang sentiasa berubah dan belum stabil.

•

Pandangan klasik cenderung untuk lebih bersikap mekanistik. Beranggapan manusia ibarat gerigi dalam mesin, menyebabkan ia mengabaikan kepentingan kehendak manusia. 26

2. PENDEKATAN TINGKAH LAKU • Pengurus perlu faham tentang manusia, iaitu pekerja & berusaha menyesuaikan organisasi dengan manusia – kejayaan akan diperolehi • Dibahagi 2: – Pendekatan sains tingkah laku – Perdekatan pergerakan hubungan manusia

27

2. PENDEKATAN TINGKALAKU 2.1 Pendekatan sains tingkah laku • Elton Mayo dan kesan Hawthorne Kajian dilakukan di Hawthorne Works of The Western Electric Company oleh Elton Mayo dan rakannya dari Harvard University. • Kajian bermula dengan penyiasatan untuk melihat kesan cahaya dalam mempengaruhi produktiviti pekerja. • Kajian ini membuktikan pentingnya sentuhan kemanusiaan ke atas pekerja.

28

2. PENDEKATAN TINGKALAKU 2.2 Pendekatan Pergerakan Hubungan Manusia

• Berdasarkan kajian yang dijalankan Mayo, terbukti sentuhan kemanusiaan /interaksi itu penting dalam mewujudkan produktiviti yang tinggi. Di samping bijak menguruskan mesin, pengurus perlu bijak menguruskan manusia bagi memperkukuhkan kejayaan organisasi. • Kajian Mayo ini telah membuktikan kepentingan pergerakan hubungan manusia dan sosiologi industri 29

PENDEKATAN TINGKALAKU 2.2 Pendekatan Pergerakan Hubungan Manusia sambungan

2. Hugo Munsterberg – • • • •

Mencipta lapangan psycologi industri – iaitu kajian saintifik individu ditempat kerja dlm usaha utk memaksimakan produktiviti dan utk sebarang perubahan. Munsterberg merasakan sains dapat menyumbang kepada industri dalam 3 cara : Kaji tugas dan tentukan pekerja yang mana paling sesuai dengan tugas berkenaan Kenalpasti suasana pysiologi bagaimana pekerja dapat melakukan kerja dengan baik Bangunkan strategi yang dapat mempengaruhi pekerja

3. Mary Parker Follett –

Mengenalpasti bahawa organisasi patut dilihat dari perspektif gelagat manusia secara individu dan berkumpulan.

30

3. PENDEKATAN SAINS PENGURUSAN • Pendekatan ini memberi penekanan terhadap penggunaan teknik kuantitatif (matematik/pengiraan) dalam pengurusan seperti statistik, simulasi computer. • Penyelesaian masalah secara teknikal dan bukan kepada tingkah laku manusia. • Pendekatan kuantitatif (matematik / pengiraan) ini bermula dalam perang dunia kedua apabila British kekurangan pesawat perang dalam melawan Jerman yang lebih banyak pesawat ditempat yang berasingan dalam waktu yang sama. • British guna kaedah pengiraan untuk agih-agih pesawat perang • Amerika turut guna kaedah yang sama apabila sertai perang dalam tahun 1941. • Bila tamat perang, pegawai tentera Amerika (WHIZ KIDS) gunakan teknik ini dalam menyelesaikan masalah Ford Motor. • Robert McNamara jadi presiden Ford, kemudiannya S.U kementerian pertahanan USA sebelum dilantik sebagai Pengerusi World Bank • Charles Thornton : bangunkan syarikat Litton

31

4. PENDEKATAN PENGURUSAN KONTIGENSI

Mencadangkan supaya pendekatan yang dibuat oleh pengurus disesuaikan dengan individu dalam situasi persekitaran…

32

5. PENDEKATAN SISTEM PENGURUSAN

• Sistem Tertutup : Sedikit atau tiada interaksi dengan persekitaran • Sistem Terbuka : Berterusan interaksi dengan persekitaran

33

PENGARUH KONTEMPORARI DALAM PERKEMBANGAN PENGURUSAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Tom Peters….. Urus kekaburan dan paradoks : Menguruskan organisasi yang sentiasa berhadapan dengan ketidaktentuan pasaran Kecondongan tindakan : Berani mencuba tanpa khuatir pada gagal Hampir kepada pelanggan Autonomi : pemilikan atas jabatan Produktiviti Melalui Manusia : Kepercayaan kepada pekerja Berpegang kepada penggerak nilai : amalan pengurusan yang meliputi keseluruhan aspek dan bahagian dalam organisasi Kekal kepada industri asal Bentuk ringkas pergantungan terhadap kakitangan : tidak terlalu bergantung kepada ibu pejabat Pemilikan ketat-kendur 34

Douglas McGregor : Teori X & Y

• X (Positif), Y (Negatif) • Pengurus perlu mahir dalam menyesuaikan diri dengan keduadua jenis pekerja William Ouchi : Teori Z • Gabungan pengurusan Amerika dan Jepun. • Pekerjaan jangka panjang, lambat naik pangkat, kawalan tidak formal, tumpuan kepada kakitangan dan keluarga. US – sifat t/jawab individu. Jepun - kumpulan

35

Last bab 2…

Michael Porter : Kelebihan Persaingan

• • • •

Kepimpinan kos Perbezaan Kos Fokus Perbezaan terfokus

36

PELAJARAN 3 TANGGUNGJAWAB SOSIAL KORPORAT DAN ETIKA PERNIAGAAN

37

Konsep Asas dan Bidang Tanggungjawab Sosial

• Tanggungjawab sosial : tanggungjawab pengurus untuk mengambil tindakan yang dapat memberikan manafaat kepada kepentingan masyarakat dan juga organisasi. • Dalam organisasi moden penekanan tanggungjawab sosial dan etika perniagaan adalah perlu. Masyarakat sentiasa mengharapkan sesebuah organisasi melaksanakan aktiviti tanggungjawab sosial. • Orgz wujud + berjaya dengan sokongan masyarakat

38

Perbezaan Pandangan • Menyokong – Perniagaan adalah sebahagian dr masyarakat – Keuntungan yg diperolehi adalah drpd usaha memenuhi kehendak masyarakat – balas jasa – Boleh meningkatkan keuntungan

39

• Menentang – Boleh menimbulkan konflik kepentingan (keuntungan kpd pemegang saham)

40

Responsif sosial yang perlu dilaksanakan oleh sesebuah organisasi

• Pengurus Obstructionist : x tanggungjawab sosial • Pengurus Defensive : minima • Pengurus Accommodative : melebihi kehendak apabila diminta • Pengurus Proactive : melebihi kehendak & x perlu minta

41

Pelaksanaan TS • Berdasarkan peruntukan Undang2 (minima). – Alam sekitar - JAS – Pembayaran gaji/upah – Keadilan dalam peluang pekerjaan – Jaminan keselamatan jln raya – Pencemaran udara

42

TS secara sukarela • Memerlukan penilaian ke atas hasil dlm tempoh jgka pnjg • Memaklumkan kpd semua ahli organisasi utk dptkan sokongan dan sentiasa konsisten

43

Menentukan kewujudan tindakbalas sosial • Pd asasnya pihak Pengurusan mempunyai kewajipan TS kpd stakeholder. • Stakeholder – pihak yg secara langsung/ tidak langsung menerima kesan daripada keputusan orgz

44

stakholders • • • • •

Owner – meningkatkan nilai orgz Pembekal – deal fairly Bank – repay debt Kerajaan – mematuhi undang2 Pekerja – menyediakan persekitaran kerja yg selamat • Pelanggan – menghasilkan produk yg selamat • Masyarakat – mengelakkan amalan perniagaan yang memudaratkan

45

Bidang pengukuran tanggungjawab sosial • Bidang ekonomi : Barangan / perkhidmatan yang dikehendaki manusia, pekerjaan kepada masyarakat, bayar upah dan pastikan keselamatan pekerja. • Bidang kualiti kehidupan : Usaha peningkatan taraf hidup, kekal alam sekitar sumber • Bidang pelaburan sosial : Melabur wang atau manusia untuk menyelesaikan masalah sosial masyarakat (tajaan etc). • Bidang penyelesai masalah : Kajian jangka panjang masalah sosial

46

ETIKA •

Etika : Standard betul atau salah yang mempengaruhi gelagat

•

Dilema Etika : Sama ada teruskan atau tidak tindakan tidak beretika yang mendatangkan keuntungan kepada anda atau organisasi anda

•

Gelagat Etika : Gelagat yang diterima sebagai betul atau salah berdasarkan standard Satu sistem peraturan yang menentukan peraturan nilai.

• •

Etika digunakan sebagai panduan utama dalam menilai dan melaksanakan keputusan peniagaan oleh hampir keseluruhan masyarakat dunia.

47

Kod Etika

• Kenyataan formal yang bertindak sebagai suatu panduan bagi membuat keputusan atau tindakan dalam sesebuah organisasi. • Kod etika : konflik kepentingan, persaingan, pengasingan maklumat, pemberian hadiah & bonus, sumbangan politik & perniagaan • Panduan kepada semua pihak dalam menjalankan tugas 48

PELAJARAN 4

PENGURUSAN DALAM ARENA GLOBAL

49

Cabaran globalisasi • • •

Firma perlu bersaing di peringkat global Perlu produk yg berkualiti, harga kompetitif Produk yg memberi kepuasan maksima kpd pelanggan • Produk yg berdaya saing akan meningkatkan status bangsa + negara

50

Prinsip asas pengurusan antarabangsa • Aktiviti perniagaan yang melangkaui atau memintasi sempadan nasional • Ringkasnya, perniagaan antarabangsa ialah firma yang menjalankan aktiviti sama ada eksport atau import • Berkembang sejak perang dunia kedua

51

Kategori organisasi yang terlibat dalam arena antarabangsa

• • •

Organisasi Domestik : Operasi dalam negara tertentu. Tempatan In-put asing atau out-put asing Kecil

•

Organisasi antarabangsa : Bertapak disebuah negara urusniaga beberapa negara In-put luar / dalam ; out-put luar Organisasi Multinasional : Operasi lebih daripada satu negara dan berurusan dengan beberapa negara Organisasi Transnasional : Perbadanan global. Dunia sebagai pasaran tunggal.

52

Konsep etika dalam pengurusan arena antarabangsa

• Walaupun beroperasi dalam kerangka antarabangsa, namun firma ini perlu menjaga kepentingan sosial tempatan

53

Aspek kompleksiti dalam pengurusan perbadanan multinasional

• • • •

i. Kedaulatan nasional yang berbeza ii. Ekonomi yang berlainan iii. Sistem nilai yang berbeza iv. Revolusi perindustrian pada masa berbeza • v. Jarak geografi yang luas • vi. Pasaran nasional yang berbeza saiz penduduk dan kawasannya

54

Risiko pengurusan perniagaan antarabangsa Keuntungan tinggi + risiko tinggi Cabaran utama firma antarabangsa Budaya yang berbeza Teknologi berbeza Politik dan undang-undang berbeza

55

Tenaga kerja perbadanan multinasional dan proses penyesuaian dalam pengurusan antarabangsa

• Kakitangan bangsa, bahasa, adat, teknologi berbeza • Ahli-ahli syarikat antarabangsa (multinasional) • Ekspatriat : ahli organisasi tinggal & kerja dalam negara & tidak mempunyai kerakyatan • Warganegara : rakyat negara organisasi beroperasi • Warganegara negara ketiga : ahli organisasi rakyat sebuah negara & bekerja untuk ibu pejabat multinasional di negara lain

56

Pekerja…

• • • •

Kebiasaannya warganegara : Kos rendah Tidak perlu pindah Tidak perlu orientasi budaya, undangundang tempatan

57

Cabaran (ekspatriat + warganegara ketiga)

• Penyesuaian budaya baru • Repatriasi : Kembali ke negara asal

58

Perancangan, pengorganasasian,pengaruh dan kawalan

• Bina dan kukuhkan kuasa jual di negara asing • Bina loji baru, sama ada pembelian atau pembinaan baru • Biayai perluasan operasi dan aktiviti antarabangsa • Tentukan negara penyertaan untuk perluasan pasaran 59

Komponen rancangan pengurusan antarabangsa

• • • •

Multinasional-berbeza Import & eksport Persetujuan perlesenan Pelaburan langsung Usahasama

60

Struktur organisasi antarabangsa dan asas pemilihan pengurus

• • • •

Pemilihan pengurus Sikap Etnosentrik : negara asal lebih baik Sikap Polisentrik : negara asing lebih baik Sikap Geosentrik : penggabungan asal dan asing

• Struktur utama : fungsi perniagaan, produk syarikat, pewilayahan, pelanggan, proses pembuatan 61

Pengaruh / kepimpinan dalam syarikat multinasional

• • •

Pengetahuan bahasa Fahami sikap rakyat Motivasi Pengawalan / masalah pengawalan

• Perbezaan watawang • Unit organisasi yang terpisah dengan sempadan geografi

62

Konsep pengurusan perbandingan

• • • •

Jepun Pekerja seumur hidup Tinggi status pekerja : kafe sama semua status Pekerja dihargai : rumah, perkahwinan Rumusan : amalan Jepun mungkin baik dalam menjaga pekerja, tetapi perubahan generasi menuntut kepada perubahan sistem. 63