Perfil Cargo Administrativo

GESTION DOCUMENTAL

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander

PERFIL CARGO ADMINISTRATIVO

Código: -MA-AM- 1-01-01 Versión:01 Vigente desde:28/09/2009 Página

Nombre del cargo: Auxiliar Operativo Ocupación Mensajero interno Departamento Fecha

Centro De Administración Documental

Actualizado 25 de agosto de 2009

Nivel en el Organigrama Grupo Ejecutivo Grupo Profesional Grupo Técnico y Tecnologico Grupo Administrativo X Grupo Operativo Numero de personas a cargo: Ninguno

Mision del cargo: Contribuir en el desarrollo de las actividades de todas las dependencias a través de la distribución oportuna de la información interna y de la entrega efectiva de la información externa.

Código: -MA-AM- 1-01-01 Versión:01 Vigente desde:28/09/2009

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PERFIL CARGO ADMINISTRATIVO

Página

FUNCIONES DEL CARGO MENSAJERO INTERNO PROCESOS

Distribución de Información Interna

HABILIDADES PERSONALES REQUERIDAS

FUNCIONES DEL EMPLEADO

1. Recoger información del casillero y relacionarla en planilla de control de mensajería interna para firma del usuario a la entrega de la información. 2. Entregar la documentación en las diferentes dependencias y recoger firma de control de entrega. 3. Realizar reportes y controles de la información que se distribuye. 4. controlar la documentación que llega a porterias para radicación respectiva en el C.A.D. 5. Distribuir y controlar la prensa que llega a la institución

Agilidad. Creatividad. Discreción. Buena Memoria. Capacidad de establecer prioridades Cooperación

Resultados esperados: 1. 2. 3. 4.

Información muy oportuna en cada dependencia. Entrega segura de documentos. Confiabilidad en el trasporte de la información a entregar. Mucha Discreción con la información

CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS NECESARIOS

.

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Código: -MA-AM- 1-01-01 Versión:01 Vigente desde:28/09/2009 Página

DESCRIPCIÓN DE REQUERIMIENTOS DEL EMPLEADO FORMACIÓN: Naturaleza y alcance de los conocimientos generales requeridos para el correcto desempeño del cargo.

x

Bachillerato superior, Media vocacional Estudios técnicos posteriores a secundaria: ¿Cuál? Tecnologías. ¿Cual? Profesional. ¿Cuál? Posgrado. ¿Cuál?

Observaciones: Se requiere personal con excelente estado físico y buenas condiciones de salud, Su actividad exige levantar y llevar cajas y paquetes de peso considerable.

Idiomas: x x x

Inglés

Otro __________________

Conocimientos en informátic Procesador de palabras Graficadores Hoja de cálculo Programación Correo electrónico Mantenimiento Bases de datos

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Código: -MA-AM- 1-01-01 Versión:01 Vigente desde:28/09/2009 Página

EXPERIENCIA REQUERIDA mensajero interno Entre 0 y un año

X

Entre uno y dos

Entre dos y tres

Más de tres años

OBSEVACIONES:___________________________________________________ ___________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ________________ Firma

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Código: -MA-AM- 1-01-01 Versión:01 Vigente desde:28/09/2009 Página

ACTIVIDADES PRINCIPALES DEL CARGO AUXILIAR OPERATIVO I

1.

Relacionar información del casillero en planilla

“Control de Mensajería

interna” (Fecha, recorrido, dependencia, tipo de documento destinatario.) 2. Entregar la documentación en las diferentes dependencias y recoger firma de control de entrega. 3. Realizar reportes y controles de la información que se distribuye. 4. Controlar la documentación que llega a porterías para radicación respectiva en el Centro de Administración Documental. 5. Distribuir y controlar la prensa que llega a la institución. 6. Las demás asignadas por el jefe inmediato

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Código: -MA-AM- 1-01-02 Versión:01 Vigente desde:28/09/2009 Página

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA REGIONAL NORTE DE SANTANDER TITULO DEL CARGO AUXILIAR DE ARCHIVO

DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE FUNCIONES OBJETIVO GENERAL Resguardar documentos, expedientes y demás informac ión de interés para la Institución, ejecutando actividades de recepción, archivo y custodia de documentos, en una unidad de archivo, a fin de mantener información organizada a disposición de la institución. FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS · · · · · · · · · · · · · · · ·

Identifica las carpetas donde va a ser archivado el material. Recibe el material para archivar. Suministra expedientes y/o documentos a las diferentes unidades, según la normativa vigente. Archiva en los expedientes y/o carpetas correspondiente los documentos recibidos. Ubica las carpetas nuevas en sus respectivos archivadores. Retira e incorpora en los archivos, expedientes y/o carpetas con documentos. Lleva el control de préstamos de expedientes y/o documentos. Prepara los índices y rótulos de identificación del contenido de las carpetas. Entrega la lista de asuntos nuevos al archivista para la actualización del Thesauro en términos claves. Recibe el material desincorporado del archivo activo y de otras dependencias de la dirección o coordinación. Desincorpora de acuerdo con las normas establecidas, documentos y expedientes activos y los incorpora al archivo de inactivos. Proporciona información del material archivado, según las normas establecidas. Cumple con la normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

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Código: -MA-AM- 1-01-02 Versión:01 Vigente desde:28/09/2009 Página

1.- ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN: RESPONSABILIDAD: MATERIALES:

Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad directa. DINERO: Ninguna. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad medio. TOMA DE DECISIONES: Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y/o experiencias anteriores para la ejecución normal del trabajo, a nivel operativo. SUPERVISIÓN: El cargo recibe supervisión específica de manera directa y constante y no ejerce supervisión. RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS: RELACIONES INTERNAS: El cargo mantiene relaciones continuas con las unidades de la dependencia, estudiantes, profesores y funcionarios de la Institución, a fin de apoyar y/o ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una buena habilidad para obtener cooperación. RELACIONES EXTERNAS: El cargo mantiene relaciones frecuentes con el públ ico en general, a fin de apoyar y/o ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una buen a habilidad para obtener cooperación.

2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO: AMBIENTE DE TRABAJO: El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y mantiene contacto con agentes contaminantes, tales como polvo. RIESGO: El cargo está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja. ESFUERZO: El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y caminando periódicamente y requiere de un grado de precisiónmanual y visual bajo. 3.- PERFIL DEL CARGO: EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA: A) EDUCACIÓN:

Bachiller, más curso de archivo de seis (6) meses d e duración.

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PERFIL CARGO ADMINISTRATIVO

Código: -MA-AM- 1-01-02 Versión:01 Vigente desde:28/09/2009 Página

EXPERIENCIA: Un (1) año de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de archivo y de oficina. B) EDUCACIÓN: Educación Básica, más curso de archivo de seis (6) meses de duración. EXPERIENCIA: Cinco (5) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de archivo y oficina. CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: CONOCIMIENTOS EN: Técnicas y procedimientos de archivo. Técnicas y procedimientos de oficina. Mecanografía. HABILIDAD PARA: Tratar en forma cortés y efectiva con funcionarios y público en general. Seguir instrucciones orales y escritas. Clasificar documentos, expedientes y otros. DESTREZAS EN: Ordenar documentos, expedientes, carpetas y otros. El manejo de archivo.

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PERFIL CARGO ADMINISTRATIVO

Código: -MA-AM- 1-01-03 Versión:01 Vigente desde:28/09/2009 Página

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

ADIESTRAMIENTO REQUERIDO: Archivo. Atención al público. Relaciones humanas. Entrenamiento en el sistema de su unidad. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

II

Ocupación: Mensajero externo

GRUPO APOYO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

GRUPO ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS

PERFIL DE CARGO ADMINISTRATIVO

Nombre del cargo: Auxiliar Nombre del cargo: Auxiliar Operativo Ocupación Mensajero Externo Departamento Fecha

Centro De Administración Documental

Actualizado 25 de agosto de 2009

Nivel en el Organigrama Grupo Ejecutivo Grupo Profesional Grupo Técnico y Tecnologico Grupo Administrativo X Grupo Operativo

Fecha: Ago 25 / 2009

Código: -MA-AM- 1-01-03 Versión:01 Vigente desde:28/09/2009

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PERFIL CARGO ADMINISTRATIVO

Página

Nivel en el Organigrama Número de personas a cargo: Ninguno PROCESOS

Distribución de Información externa

Contribuir en el desarrollo de las

FUNCIONES DEL EMPLEADO

HABILIDADES PERSONALES REQUERIDAS

1. Entregar y recoger la documentación en las diferentes entidades y llevar control diario en Planilla. Misión del cargo

Creatividad.

2. Revisar y recoger diariamente la información que llega al Apartado Aéreo de la Institución

Buena Memoria.

3. Realizar las diferentes

Capacidad de establecer prioridadesa través

dependencias diligencias de afiliación y pagos de

Agilidad.

CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS NECESARIOS

Conocimiento de la nomenclatura de la ciudad para direcciones

Discreción.

las

actividades de todas

nómina, pensiones, subsidios, C o o p e ra c ió n d is trib u c ió n de la autoliquidaciones, consignaciones la información interna y de la entrega efectiva de la información externa

oportuna de

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PERFIL CARGO ADMINISTRATIVO

Código: -MA-AM- 1-01-03 Versión:01 Vigente desde:28/09/2009 Página

FUNCIONES DEL CARGO MENSAJERO EXTERNO bancarias, cobro de cheques para cartera, recolección de extractos bancarios.

Relaciones Interpersonales

4. Relacionar toda diligencia en Planilla de Mensajería para control del CAD

Resultados esperados: 1. Garantizar entrega segura y oportuna de toda clase de documentación. 2. Confiabilidad en el trasporte de la información a entregar.x 3. Mucha discreción con la información. DESCRIPCIÓN DE REQUERIMIENTOS DEL EMPLEADO FORMACIÓN: Naturaleza y alcance de los conocimientos generales requeridos para el correcto desempeño del cargo.

x

Bachillerato superior, Media vocacional Estudios técnicos posteriores a secundaria: ¿Cuál? Tecnologías. ¿Cual? Profesional. ¿Cuál? Posgrado. ¿Cuál?

Observaciones: Preferiblemente se prefiere la persona que sabe conducir motocicleta, tiene pase y posee el medio de transporte. Se requiere conocimiento de nomenclatura de la ciudad. Idiomas: x x

Inglés

Otro _Españo_________________l

Conocimientos en informátic Procesador de palabras Graficadores Hoja de cálculo Programación Correo electrónico Mantenimiento Bases de datos

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PERFIL CARGO ADMINISTRATIVO

Código: -MA-AM- 1-01-03 Versión:01 Vigente desde:28/09/2009 Página

EXPERIENCIA REQUERIDA: mensajero externo Entre 0 y un año

x

Entre uno y dos

Entre dos y tres

Más de tres años

OBSEVACIONES:___________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ________________ Firma FUNCIONES DEL CARGO MENSAJERO EXTERNO

1. Entregar y recoger la documentación en las diferentes entidades y llevar control diario en Planilla. 2. Revisar y recoger diariamente la información que llega al Apartado Aéreo de la Institución. 3. Realizar las diferentes diligencias de afiliación y pagos de nómina, pensiones, subsidios, autoliquidaciones, consignaciones bancarias, cobro de cheques para cartera, recolección de extractos bancarios. 4. Relacionar toda diligencia en Planilla de Mensajería para control del Centro de Administración Documental 5. Las demás funciones asignadas por el jefe o autorid ad competente.