Pengertian Administrasi

MAKALAH FORMAT BAKU DATA ADMINISTRASI DAN SISTEM PENGELOLAAN DATA ADMINISTRASI KEPENDIDIKAN YANG MENDUKUNG PELAYANAN PENDIDIKAN

Oleh : SUGIARTO Tata Usaha pada

SMK. “AHMAD YANI” PROBOLINGGO

KATA PENGANTAR

Syukur Alhamdulillah, bahwa atas ridho dan karunia-Nyal ah , maka kami masih dapat menyelesaikan tugas-tugas menyusun Makalah dalam rangka pelatihan Jardiknas, meskipun di tengah-tengan kesibuhan dan dalam waktu yang sangat singkat. Hal ini dikarenakan kami merasa mempunyai kewajiban dan tanggung jawab sebagai peserta latihan sekali-gus akan melatih

diri

kami

dalam

menyampaikan

pemikiran-pemikiran

guna

membangun administrasi di lingkungan lembaga pendidikan, khusunya yang berkaitan dengan teknologi informasi. Tentu saja dengan terbatasnya pengetahuan yang dimiliki oleh penulis ditambah sempitnya waktu yang diberikan kepada penulis, tulisan ini masih jauh dari sempurna, lebih-lebih dukungan datanya hampir tidak ada, Namun walaupun demikian penulis berharap tulisan ini bisa bermanfaat bagi para pembacanya. Kritik dan saran yang bermasud membangun, apa lagi mengembankan pemikiran ini, kiranya masih terbukan bagi siapa saja. Betapa kecilnya bantuan yang diberikan namun apabila diseta niat yang baik, akan terasa besar juga manfaatnya Semoga bermanfaat.-

Penulis.

BAB. I PENDAHULUAN

a.

Latar Belakang. Selama ini adminitasi hanya dipandang sebagai kegiatan tulismenulis belaka. Pandangan orang demikian ini tentu bukan tidak beralasan. Secara phisik kegiatan admninistasi memang banyak didominasi dalam kegiatan tulis menulis, baik menggunakan tangan, alat tulis, mesin ketik atau komputer. padahal banyak teori yang mengatakan kegiatan administrasi lebih dari pada itu. Bahkan ada yang lebih keterlaluan lagi bahwa administrasi hanya dipandang sebagai kegiatan pendukung saja dalam melengkapai kegiatan yang ada di lapangan. Tidak

semuanya

pandangan

demikian

itu

benar.

Kegiatan

administrasi atau tulis-menulis atau lebih dikenal dengan ketata usahaan di sebuah lembaga mempunyai out put yang sangat penting, terkait di berbagai bidang, baik hukum, sosial maupun ekonomi dan lain-lain, sehingga tidak bisa dipandang kurang penting fungsinya. Lebih-lebih produk administrasi yang berupa dokumen seperti Ijazah, Sertifikat dan surat-surat penting lainnya akan mempunyai nilai tinggi sekali di mata hukum, jika akurasi isinya dijamin benar. Oleh karena itu keakuratan data administrasi menunutut kejujuran dan kedisiplinan baik pelaksana maupun pengelolanya, karena produk administrasi yang demikian ini biasanya digunakan untuk memperkuat bukti-bukti hukum. Dalam bidang pendidikan, kebutuhan informasi mulai tentang data lembaga, sarana kurikulum sampai dengan data asal dan kondisi ekonomi siswa, banyak ditanyakan baik oleh perorangan maupun lembaga-lembaga pemerintah dan swasta. Dalam rangka memberikan pelayanan yang baik bagi masyarakat umum, tentu hal ini menjadi tantangan bagi para pemikir administrasi pendidikan untuk menciptakan format data administrasi pendidikan dan sistem pengelolaan data administrasi

kependidikan

yang

mampu

mengakomodir

berbagai

keperluan. .Seiring dengan kemajuan teknologi yang semakin cepat ini, sudah barang tentu format administrasi pendidikan harus kapable terhadap teknologi informasi saat ini.

b.

Ruang lingkup pembahasan. Bertolak dari pemikiran tersebut diatas, ditambah adanya kemajuan teknologi dan informasi yang bisa dimanfaatkan untuk mendukunya saat ini, kiranya perlu adanya sebuah pembakuan format administrasi pendidikan bagi satuan-satuan pendidikan di Indonesia. Format administrasi

pendidikan

yang

dimaksudkan

adalah

mudah

pengelolaannya, mudah pemahamannya dan bisa ditangani oleh tenagatenaga yang pas-pasan pengetahuan Teknik Informasinya (TI). Padahal sementara ini banyak institusi baik dari pemerintah maupun non pemerintah yang membutuhkan data pendidikan pada suatu lembaga pendidikan dengan berbagai macam format administrasi, sesuai kepentingan mereka. Oleh karena itu dalam lingkup masalah ini, penmulis hanya membatasi dalam membahas : 1.

Format

baku

data

administarsi

kependidikan

pengelolaan data administrasi kependidikan 2.

Pelayanan informasi data administasi kependidikan.

dan

sistem

BAB II TINJAUAN TEORITIS

a.

Pengertian Administrasi Banyak pengertian administrasi yang dikemukanan oleh para ahli administrasi, ada pengertian adminitasi secara luas dan ada pengertian administrasi secara sempit, dan bahkan ada yang mengartikan sebagai proses sosial Dalam pengertian yang luas menurut Musanef (1996:1) dalam bukunya Manajemen Kepegawaian di Indonesia menyebutkan bahwa administrasi adalah kegiatan sekelompok manusia melalui tahapantahapan yang teratur dan dipimpin secara efektif dan efisien, dengan menggunakan sarana yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan

Dalam implementasinya, administasi berkembang dan

mempunyai tugas-tugas yang biasa disebut sebagai fungsi administrasi sebagaimana yang dikemukakan oleh para ahli seperti Henry Faysol, Harold Koontz, George R. Terry dan lain-lain, diantaranya adalah fungsi perencanaan, pengorganisasian sampai dengan fungsi pengawasan. Salah satu bentuk rumusan pengertian adminitasi secara luas yang sederhana

antara lain menyebutkan :bahwa administrasi adalah

keseluruhan

proses rangkaian pelaksanaan kegiatan yang dilakukan

oleh dua orang atau lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha bersama demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Meskipun rumusannya sederhana, pengertiannya tetap mempunyai cakupan yang luas, yaitu seluruh proses kegiatan yang berencana dan melibatkan seluruh anggota kelompok. Sedangkan dalam pengertian sempit, sebagai yang dikemukakan oleh Soewarno Handayaningrat (1996:2), dalam bukunya “Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen” , administrasi adalah suatu kegiatan yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.

Selanjutnya, dalam makalah ini penulis mengartikan administrasi dalam pengertian sempit sebagai ketata usahaan. Meskipun sebenarnya antara administrasi dan ketatausahaan mempunyai arti yang jauh berbeda tetapi penulis yakin bahwa antara administrasi dengan ketatausahaan masih mempunyai keterkaitan yang sangat erat..

b.

Pengertian Tata Usaha Ada beberapa pengertian tentang Tata Usaha, tetapi kesemuanya hampir mempunyai kesamaan pengertian

yang mengarah kepada

pengaturan tulis menulis dan catat mencatat. Berikut beberapa pengertian tentang Tata Usaha a.

Ditinjau arai asal kata Tata Usaha terdiri dari dua kata, yaitu “Tata” dan “Usaha” yang masing-masing kurang lebih mempunyai pengertian sebagai berikut Tata adalah suatu peraturan yang harus ditaati., dan Usaha ialah suatu usaha dengan mengerahkan tenaga, pikiran untuk mencapai suatu maksud. Jadi menurut arti kata, Tata Usaha adalah suatu aturan

atau peraturan

yang

terdapat

dalam

suatu

proses

penyelenggaraan kerja. b.

Dalam Kamus Bahasa Indonesia dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan istilah Tata Usaha ialah penyelenggaraan tulis menulis (keuangan

dan

sebagainya)

di

perusahaan,

negara

dan

sebagainya, sedangkan penata usaha ialah orang-orang yang menyelenggarakan taha usaha. c.

The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern memberikan pengertian bahwa tata usaha ialah segenap rangkaian aktivitas

menghimpun,

mencatat,

mengelola,

mengadakan,

mengirim dan menyimpan keterangan-keteranagn yang diperlukan dalam setiap usaha kerja. Selanjutnya, dalam makalah ini tata usaha diberi pengertian sebagai aktivitas administrasi dalam arti sempit yaitu, kegiatan untuk

mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan, sehingga keterangan-keterangan itu dapat digunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan atau dapat dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkan.

c,

Pengertian Pelayanan Ada beberapa pengertian tentang Pelayanan, antara lain : Pelayanan merupakan serangkaian kegiatan, karena itu pelayanan juga merupakan suatu proses. Sebagai proses, pelayanan berlangsung secara rutin dan berkesinambungan yang meliputi seluruh kehidupan orang dalam masyarakat (Munir, 2000; 17). Yang dimaksud pelayan umum adalah setiap kegiatan yang dilakukan oleh pihak lain yang ditujukan guna memenuhi kepentingan orang banyak. Menurut

Ahmad Batinggi (1999; 12) Pelayanan Umum dapat

diartikan sebagai perbuatan atau kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah untuk mengurus hal-hal yang diperlukan masyarakat/ khalayak umum. Dengan demikian, pelayanan yang baik dan berkualitas adalah pelayanan yang cepat, menyenangkan, tidak mengandung kesalahan, mengikuti prosedur yang telah ditetapkan. Masih banyak pengertian pelayanan yang dikemukakan oleh beberapa pakar, diantaranya Fandi Ciptono dan lain-lainnya. Pada prinsipnya dapat disimpulkan bahwa pelayanan yang baik

yang

dilakukan oleh suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta termasuk bidang ketata usahaan harus memuat beberapa aspek, antara lain : 1. Keterbukaan, yaitu adanya informasi pelayanan yang berupa loket informasi yang dimilikinya dan terpampang dengan jelas ; 2. Kesederhanaan

yaitu

mencakup

prosedur

palayanan

dan

persyaratan pelayanan 3. Kepastian yaitu menyangkut informasi waktu, biaya dan petugas pelayanan yang jelas ;

4. Keadilan yaitu memberi perhatian yang sama terhadap pelanggan tanpa adanya diskriminasi yang dapat dilihat dari materi atau kedekatan seseorang ; 5. Keamanan dan kenyamanan hasil produk pelayanan memenuhi kualitas teknis dan dilengkapi dengan jaminan purna pelayanan secara administrasi ; 6. Perilaku petugas pelayanan menyenangkan pelanggan, yaitu harus tanggap dan peduli dalam memberikan pelayanan dengan

tidak

mempersulit pelanggan untuk mencari keuntungan pribadi.

BAB III PEMBAHASAN DAN KESIMPULAN

a.

Pembahasan Dengan

melihat

latar

belakang,

ruang

lingkup

masalah

serta

membandingkan dengan berbagai pengertian administrasi dan pelayanan, banyak hal tentang administrasi data kependidikan di sekolah-sekolah yang masih perlu dibenahi sehingga memudahkan dalam memberikan pelayanan bagi masyarakat pengguna informasi kependidikan, maupun kepada siswa yang membutuhkan informasi atau dokumen kependidikan dirinya. Dengan adanya teknologi informasi / komputer, selama ini setiap satuan pendidikan atau sekolah memiliki format data administrasi kependidikan dan sistem pengelolaan data adminitrasi kependidikan yang berbeda-beda. Begitu juga program aplikasi yang digunakan juga berbeda-beda, menurut kemampuan petugas pengelolanya. Beberapa sekolah ada yang mengelola data administasii kependidikannya dengan program aplikasi Excel, Word dan Acces (Microsoft Ofice), tetapi juga ada yang mengelola dengan program aplikasi dBase Visual atau Foxpro dan bahkan ada yang menggunakan My SQL. Demikian juga petugas pengelolanya juga berbeda-beda peranan dan jabatannya di sekolah. Ada petugas pengelola data administasii kependidikan

dari staf Tata Usaha, ada yang berasal dari seorang guru yang dianggap mumpuni penguasaan komputernya, tetapi juga ada yang berasal dari staf administrasi jurusan. Hal ini paling tidak menjadi hambatan dalam rangka tukar informasi antar sekolah atau dalam rangka memberikan pelayanan informasi tentang data administasii kependidikan seperti data kelembagaan, kurikulum, peralatan maupun siswa dan keuangan. Belum lagi kalau melayani institusi yang membutuhkan data administasii kependidikan sesuai dengan kepentingan mereka seperti data siswa yang khusus berasal dari desa “X” karena akan diberi beasiswa, atau siswa dari keluarga kurang mampu, dan sebagainya. Dari pihak-pihak yang berkopenten dan berwenang dibidang pendidikan seperti Depdiknas, Dinas Pendidikan Propinsi dan Dinas Pendidikan Kab/Kota, kelihatannya telah menyadari kondisi ini. Telah diujicobakan dan disosialisasikan sistem pengelolaan data administasii kependidikan dan format data administasii kependidikan melalui berbagai jenis pelatihan maupun workshop. Akan tetapi kurang mendapat respon baik dari sekolahsekolah dengan berbagai alasan. Banyak sekolah yang kurang bersedia memanfaatkan sistem tersebut, karena harus entry data ulang, juga kurang kapable dengan kepentingan sekolah yang bersangkutan. Sebagai contoh, walaupun telah mengisi sistem pengelolaan data administasii kependidikan yang disosialisasikan oleh Dinas P dan K Propinsi Jawa Timur, tetapi untuk kepentingan Ujian Nasional sekolah masih harus mengisi PCPU yang didistribusikan ke sekolah-sekolah oleh Dinas yang sama. Demikian juga format data administasii kependidikan dan sistem pengelolaan data administasii kependidikan yang menggunanan NISN, sekolah masih harus memenuhi permintaan data siswa kelas III Dinas Pendidikan Kota sehubungan dengan Uji kompetensi, walaupun semua siswa kelas III telah mempunyaiu NISN, yang data administasii kependidikan sudah ada disana.

b.

Kesimpulan

1. Agar

sekolah

dapat

memberikan pelayanan

yang

baik

dan

berkualitas akan kebutuhan data administasii kependidikan di sekolah yang bersangkutan, kepala masyarakat, sangat dibutuhkan adanya keseragaman format data administrasi kependidikan yang baku, yang mudah pengelolaanya, mudah pemahamannya serta yang paling penting kapable dengan program aplikasi yang selama ini digunakan oleh sekolah yang bersangkutan. Sudah barang tentu format data harus lengkap, sehingga mampu memenuhi kebutuhan masyarakat penggunanya. 2. Disamping format data administasii kependidikan, juga sistem pengelolaan data administasii kependidikan yang menggunakan progrtam aplikasi uyang sudah familier dengan

petugas-petugas

pengelolanya. Kalau memang secara teknis harus menggunakan program aplikasi lain, seharusnya ada semacam pendidikan atau pelatihan cara mengkonversi sebuah data administasii kependidikan dari program aplikasi yang digunakanb sekolah ke program aplikasi yang digunakan dalam sistem pengelolaan data administasii kependidikan. Bukan sekedar pelatihan mengoperasikan sistemnya saja atau entry data saja.. 3. Mengingat data administasii kependidikan sangat penting pernannya sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijaksanaan di bidang pembangunan pendidikan, maka yang paling penting adalah kejujuran dan kedisiplinan petugas pengelola/up date data di setiap satuan pendidikan.

~~~~~~~~~~~~

DAFTAR PUSTAKA

1. Soebroto, R. 1980. Pokok-pokok Pengertian Ilmu Taha Usaha, Jakarta : Balai Pembinaan Administrasi, Akademi Administrasi Negara 2. Ahmad Batinggi, 1999. Manajerial Pelayanan Umum. Universitas Terbuka, Jakarta 3 Ciptono F, 1997. Prinsip-prinsip Total Quality Service. Andi Offset. Yogyakarta 4 Munir, 2000. Manajemen Pelayanan Publik. Bina Aksara. Jakarta 5. Soewarno Handayaningrat, 1996. Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen. Gunung Agung. Jakarta 6. Program Kerja SMK. “AHMAD YANI” Probolinggo Tahun 2007/2008

----------------------