Generalforsamling I Overgårds Venner 28.11.09doc

Generalforsamling i Overgårds venner 28.november 2009-11-30 Tilstede:Laila,Neel,Jan,Hans,Marianne,Lissi,Michael,Erik,Henrik,Christine,Eskild,Pet er, Susanne, Eva,Vibeke. 1. Valg af dirigent : Eva. Valg af referent : Vibeke 2. Bestyrelsens beretning om foreningens virksomhed det sidste år ved Jan Se uddelt referat. Supplement til opgaver som er gennemført: - Vandskaden efter opvaskemaskinen i køkkenet i stuehuset brød sammen er repareret og betalt af forsikring - Det fugtige område under fryser i ferielejligheden er tørt efter fryseren blev klodset op. Der er lagt linoleum på gulvet under. - Der er pt. ingen problemer med stisystemet. Der var forslag om at lave en sortering af brændet så man kan se hvad der er tørt. Jan laver en plan. Det har været et stort arbejde for bookingen i år at få kabalen med de lange retreats til at gå op, men det ser ud til at være lykkedes, bl. a. også som følge af at der bliver plads til 4 personer på Torp. Det blev ikke nødvendigt at leje et sommerhus.Der blev rejst spørgsmål om der skulle gives en mindre kompensation til ejeren af sommerhuset. I øvrigt er der ingen ændringer i kriterierne for booking, men bestyrelsen vil gå videre med at overveje nye forslag. 3. Erik fremlagde det reviderede regnskab for 2008. 4. Orienteringer. - Erik fremlagde det foreløbige regnskab for 2009. Lejeindtægten er på min. 210.000 kr. dvs en stigning Udgifterne er på min. 190.000 kr. Det betyder bl.a. at rabatten på de lange retreats holder. Der er gået 160.000 kr ind fra Lolwe-fonden. Pengene er bl.a. brugt til jordvarme. Det er bemærkelsesværdigt at el-regningen kun er steget med 2.000 kr. Det må betyde at der bruges forbavsende lidt el til at drive jordvarmen. - Peter fremlagde planer for beplantning. Hedeselskabet er kontaktet og vil søge kommunen om tilladelse til at lave en hegnsbeplantning. Det drejer sig om 3 rækker træer ned mod vejen, langs den offentlige sti mod vandet samt udenfor vc skurvognen. Alt afhængigt af hvor meget vi fået tilladelse til vil det dreje sig om mellem 40.000 og 70.000 kr. Lolwe-fonden vil bevilge beløbet. - Henrik og Marianne fremlagde forslag til spørgeskemaundersøgelse om holdning til gæster på overgård. Spørgeskema skal give et fingerpeg om hvad behovet er for at have gæster , mens man sidder i retreat. Hvilke følelser af gener det det giver for dem der sidder i retreat. Hvilke gæster der er tale om.

Der kom forslag til at man også inddrog demografiske forhold fx alder. Man kunne forestille sig at jo ældre man er, jo mindre har man brug for gæster. Desuden kom der forslag til at lave zoner til gæster. Det kunne fx være at bestemte regioner egnede sig til at have gæster (eks.fjordlejligheden) mens andre egner sig dårligt.. Et andet forslag var, at dem der ønskede gæster kunne booke sig ind på bestemte tidspunkter på året. Man kunne også forestille sig, at gæster kunne komme, når der i forvejen var skiftedag. Endelig kom der forslag om, at der blev sat en campingvogn op til venstre for indkørslen til Overgård, som kunne benyttes til besøg. Der blev ytret ønske om, at der ikke blev lavet for mange regler. Marianne og Henrik opfordrede til at man skrev forslagene ned på spørgeskemaet. De vil så sammenstykke et forslag, som kan prøves af til vi mødes igen – under hensyntagen til et minimum af regler. - udarbejdelse af info-mappe ved Marianne og Jan. Af hensyn til gæster på Overgård, som ikke kender stedet så godt, vil Marianne og Jan lave en informationsmappe til hver enhed. Mappen kunne indeholde: Brugervejledning Arbejdsopgaver Turvejledning Indkøb af varer Bestilling af basismad Rengøring ved afrejse Stedets organisering Værelsesinventarliste Evt. stedets historik. 5. Nye opgaver - Forbedring af Sydværelset. Der var forslag fremme om at indsætte en altandør mod øst og lave en terrasse udenfor mod øst. Bøgehækken skulle fjernes et stykke så der bliver havudsigt. Desuden skal bøgehækken skæres ned og slankes.. Vejen skal lægges udenom hækken, og skal kunne bære tunge biler. Dette skulle dog ikke være et problem, da det er en gammel landbrugsmaskine-vej og at den derfor er hård. James og Erik har en plan. Der kom forslag til at terrassen blev ført rundt om huset mod syd og at der blev lagt fliser , så man også kunne sidde der. - Fældning af de resterende træer i Allèn. Hvis æbletræerne ikke skal gå ud, er det nødvendig at fælde de sidste træer, og derefter foretage en beskæring af frugttræerne.Opbakning fra de fleste fremmødte. - Fældning af birketræet foran PH skurvognen. Opbakning Fældning af birketræet på gårdspladsen. Opbakning. - Skærmning af VC-cellen. Flere følte sig generet af færdslen på stien over VC-cellen. Problemet kan ENTEN løses ved at flytte stien længere ind mod skellet til Torp. Peter vil tage kontakt om det. ELLER ved at lave en beplantning fx stedsegrønne , pilehegn el andet. Dog ikke vedbend. Erik og James går videre og fremlægger for bestyrelsen.

- Der kommer nyt brænde på mandag, som skal saves og kløves. Der vil være rigeligt arbejde til dem der er på retreat fremover. 6. Fastsættelse af kontingent Thomas Brandt og Jeanne Moltke-Leth har meldt sig ud af Overgårds venner Der er ikke overvejelser om nye. 7. Valg af bestyrelse Bestyrelsen sidder 1 år mere. 8. Valg af revisor. Vipul vil gerne fortsætte. 9. Eventuelt - Vaskemaskinen i Fjordlejligheden er gået i stykker og dur ikke mere .Tages op i bestyrelsen. -Der blev rejst spørgsmål om man kan testamentere til Overgårdfonden. Dette er muligt da det er en almennyttig fond. Henrik vil undersøge om de kan øremærkes. - Sidste week-end i juli er der en Event på Torp. Der blev rejst spørgsmål om Overgård i den forbindelse skulle åbnes for gæster eller om det ville være at blande to forskellige ting sammen. Bestyrelsen tager stilling efter sank med Jes. - orientering om at Stine Anker Møller og Henrik holder oplæg om Overgård og Torp i Hvalpsund Bogcafè. Mødet sluttede i en glæde over den gode stemning og at det er muligt at drive stedet så uemotionelt. vibeke