Aquisição De Materiais E Serviços Rev6.doc

SISTEMA DE GESTÃO CORPORATIVO CAVO SGCC

Número:

Página:

MM.01.00. 00

Procedimento para Aquisição de Materiais e Serviços

1/9 Revisão : 06

1. OBJETIVO Descrever a sistemática implementada para a aquisição de materiais e serviços que influem diretamente na qualidade, meio ambiente e segurança e saúde ocupacional, dos serviços prestados pela CAVO Serviços e Meio Ambiente S/A. 2. ABRANGÊNCIA O disposto nesta instrução abrange todos os colaboradores da CAVO, que têm responsabilidades relacionadas com as atividades de aquisição de materiais e serviços, entrando em vigor na data de assinatura deste documento. 3. DOCUMENTOS COMPLEMENTARES GS.01.00.00Controle de Documentos GS.02.00.00Gestão para não conformidades, ações corretivas e preventivas GS.03.00.00Controle de Registros MM.02.00.00 Qualificação, monitoramento e reavaliação de fornecedores MM.02.00.03 Lista de fornecedores qualificados MM.01.00.01 Aprovação de notas fiscais MM.01.01.00 Criação de Requisição de Compra MM.01.02.00 Cotação e Pedido de Compra MM.01.03.00 Liberação do Pedido de Compra MM.03.02.00 Instrução para Inspeção de Materiais MM.03.01.00 Recebimento de Materiais MM.03.03.00 Verificação de Serviços e Materiais, Manuseio e Armazenamento 4. DEFINIÇÕES 4.1. Materiais e Serviços Críticos

Vigência

Elaboração:

Aprovação:

Original assinado por: Original assinado por: José Pereira da Silva Luiz Antonio Carvalho Enc. Suprimentos Gestor de Suprimentos Data: 21/11/05

Data:

07/11/05

CAVO SERVIÇOS E MEIO AMBIENTE S.A.

Data: 07/11/05

SISTEMA DE GESTÃO CORPORATIVO CAVO SGCC

Número: MM.01.00. 00

Procedimento para Aquisição de Materiais e Serviços

Página: 2/9 Revisão : 06

Referem-se aos materiais e serviços adquiridos ou contratados pela CAVO, assim classificados, por contribuírem para a qualidade e continuidade dos serviços prestados. Quando aplicável, devem atender aos requisitos de qualidade, desempenho ambiental, segurança e ter seus fornecedores qualificados.

SISTEMA DE GESTÃO CORPORATIVO CAVO SGCC

Número: MM.01.00. 00

Página: 3/9 Revisão :

Procedimento para Aquisição de Materiais e Serviços

06

4.2. Fornecedores Qualificados Fica definido como fornecedor qualificado toda pessoa física ou jurídica, legalmente estabelecida, com capacidade de suprir a CAVO com materiais ou serviços críticos, atendendo aos padrões de aceitabilidade previamente definidos pela CAVO e acordados com o fornecedor, conforme procedimento MM.02.00.00 Qualificação, Monitoramento e Reavaliação de Fornecedores. 4.3. CORP: São as compras corporativas voltadas para materiais de consumo comum às Unidades de Negócios da CAVO, bem como ativos fixos e implementos, cuja centralização propicia uma melhor performance, através de acordos comerciais e são executadas por um comprador ou grupo de compradores que compõem o CORP. 5. RESPONSABILIDADES As responsabilidades pelo cumprimento dos procedimentos relativos às atividades de compras estão definidas na tabela abaixo: Funções Ações

Emitir a requisição de compra. Especificação de materiais e serviços. Desenvolver as rotinas de cotação de materiais e serviços. Aprovar o pedido de compras dos materiais e serviços, de acordo com a estratégia de aprovação. Efetuar "follow-up" da entrega dos materiais e da prestação dos serviços. Realizar a verificação dos materiais e serviços recebidos

Gesto r da Unida de

Gest or de Proc esso

RSGUnid ade

Área

Equi pe de Com pras

Equipe Almoxa rifado

-

-

-

X

-

X

-

-

X*

X

X

-

-

-

-

-

X

-

X

X

-

X

-

-

-

-

-

X

X

X

-

-

-

X

-

X

SISTEMA DE GESTÃO CORPORATIVO CAVO SGCC

Número:

Página:

MM.01.00. 00

4/9 Revisão :

Procedimento para Aquisição de Materiais e Serviços

06

(*) nos aspectos ambientais e de segurança.

6. PROCEDIMENTOS PARA MATERIAIS E SERVIÇOS

AQUISIÇÃO

E

CONTRATAÇÃO

DE

6.1. Aquisição de materiais Área solicitante: Evidenciada a necessidade de aquisição de materiais, a área solicitante deve observar a seguinte rotina:  Gerar, no SAP, a requisição de compra com as especificações do material e necessidade de documentos complementares (ex. Ficha de emergência, certificado de qualidade do produto), conforme instrução MM 01.01.00;  Para os materiais descritos na instrução MM.03.02.00, o almoxarifado deverá avaliar a necessidade de elaboração do Plano de Inspeção. Área de compras: A partir da emissão da requisição de compras, serão realizadas as seguintes rotinas: 

Análise dos dados da requisição de compras irregularidades, solicitar revisão à Área Solicitante;



Negociar prazo para inexequível.



Fazer e equalizar cotações;



Negociar forma de pagamento (boleto, depósito bancário);

e

se

houver

atendimento com o solicitante,

quando

SISTEMA DE GESTÃO CORPORATIVO CAVO SGCC

Número: MM.01.00. 00

Procedimento para Aquisição de Materiais e Serviços

Página: 5/9 Revisão : 06



Antes da solicitação para o cadastramento do fornecedor, efetuar a análise econômico financeira do fornecedor, através de consulta ao SERASA, nos seguintes casos:  Grupos de materiais e serviços críticos, listados no formulário MM.02.00.04; quando julgado necessário pela área de Suprimentos;  Para casos onde for concedido, excepcionalmente, um adiantamento ao fornecedor



Gerar o Pedido de Compras;



Submeter os pedidos de compras à estratégia de liberação;



Confirmar o pedido de compras com o fornecedor;



Imprimir o Pedido de Compras e anexar os documentos relacionados ao processo para serem arquivados, tais como: orçamentos e propostas e análise econômico financeira, quando aplicáveis; conforme instrução MM.01.02.00;



Para os materiais críticos, a compra deve ser efetuada em fornecedores qualificados, constantes da Lista de Fornecedores Qualificados (MM.02.00.03). Na ausência de fornecedores qualificados, deverão ser desenvolvidas ou identificadas no mercado, alternativas que venham a atender às especificações técnicas solicitadas pela CAVO, inclusive os requisitos da qualidade e desempenho ambiental, quando aplicável. Excepcionalmente, poderão ser adquiridos ou contratados materiais e serviços críticos junto ao fornecedor não qualificado, com a aprovação do Gestor da Unidade e, posteriormente, se pertinente, qualificá-lo.

Periodicamente, a equipe de compras ou o Comprador verifica, no sistema SAP R/3, os pedidos de compras pendentes, monitorando o atendimento dos mesmos, bem como, registra no Pedido de Compras, eventuais alterações de programação de entregas, comunicando à área solicitante. 6.2. Aquisição de serviços Área solicitante: A contratação e monitoramento dos prestadores de serviços é de responsabilidade da área solicitante, a qual deverá observar as seguintes rotinas: 

Providenciar as cotações;

SISTEMA DE GESTÃO CORPORATIVO CAVO SGCC

Número: MM.01.00. 00

Procedimento para Aquisição de Materiais e Serviços 

Página: 6/9 Revisão : 06

Solicitar à área de compras para que realize a análise econômicofinanceira do fornecedor, através de consulta ao SERASA, quando:  para serviços de manutenção que forem realizados em terceiros, cujo o valor do bem envolvido seja superior a R$ 10.000,00;  Em situações que envolvam adiantamentos de pagamentos, antes do término dos serviços, e  Para os fornecedores a serem qualificados ou que são qualificados, os quais apresentam este item como requisito obrigatório, na planilha MM.02.00.04 – Relação de Materiais e Serviços Críticos.



Quando aplicável, solicitar a área jurídica minuta de contrato e submetê-lo à assinatura dos responsáveis legais da CAVO e Contratada;



Solicitar a área de suprimentos o cadastro do fornecedor, com os dados bancários, caso este ainda não forneça para CAVO;



Emitir a requisição de compras antes do início dos serviços, com base no orçamento vistado. Em situações com mais de uma parcela de pagamento, o solicitante deve programar a emissão das requisições de compras antes da emissão das Notas Fiscais pelos fornecedores.;



Após a aprovação do pedido, pela estratégia de liberação, o solicitante deve confirmar o pedido de compras com o fornecedor, autorizando-o a emitir a Nota Fiscal.



Para os serviços críticos, a contratação deve ser efetuada com prestadores de serviços qualificados, constantes da Lista de Fornecedores Qualificados (MM.02.00.03). Na ausência destes prestadores qualificados, deverão ser desenvolvidas ou identificadas no mercado, alternativas que venham a atender às especificações técnicas solicitadas pela CAVO, inclusive os requisitos da qualidade, desempenho ambiental e de segurança, quando aplicável. Excepcionalmente, poderão ser adquiridos ou contratados materiais e serviços críticos junto ao fornecedor não qualificado, com a aprovação do Gestor da Unidade e, posteriormente, se pertinente, qualificá-lo;



Manter a guarda física dos documentos relacionados ao processo, tais como: propostas, análise econômico-financeira e documentos de qualificação.

NOTA: As notas fiscais dos fornecedores não poderão ter datas anteriores a data de emissão das requisições/ pedidos de compras.

SISTEMA DE GESTÃO CORPORATIVO CAVO SGCC

Número: MM.01.00. 00

Procedimento para Aquisição de Materiais e Serviços

6.3.

Página: 7/9 Revisão : 06

Considerações Gerais

A aquisição de materiais e serviços deve ser suportada por cotações, conforme procedimento MM.01.02.00. Não será necessário 03 cotações e inclusão da cotação no Sistema SAP (transação ME47), nas seguintes situações: compra direto do fabricante, acordos comerciais, contratos e serviços específicos. Nesses casos, a anuência do gestor deverá ser explicitada no campo texto da requisição ou pedido de compra, e validada através de sua aprovação no respectivo pedido, de acordo com o descrito na estratégia de liberação da empresa, conforme procedimento MM.01.03.00. Excetuando-se os casos anteriores, as demais ocorrências onde o solicitante indicar qual deve ser o fornecedor para uma determinada aquisição, deve haver a aprovação formal da Superintendência da área solicitante, no orçamento, antes de encaminhá-lo para emissão da requisição de compra. No pedido, deverá constar uma observação no campo texto: “Processo aprovado por <nome do Superintendente>”. As prestações de serviços, também, devem ser suportadas por contratos, os quais devem ter seus nºs na requisição de compras, desde que haja uma regularidade igual ou superior a 03 meses consecutivos. Ressalta-se, que para o processamento dos pagamentos das aquisições e prestação de serviços de fornecedores é necessário um prazo mínimo de 05 dias úteis, após a aprovação do pedido no sistema SAP. 6.3.1. Regularização da Nota Fiscal Nos casos esporádicos, onde por motivos diversos houver a necessidade da regularização de nota fiscal, deverá ser realizada a seguinte rotina: UN’s Será de responsabilidade do Gestor da UN, enviar e-mail, conforme planilha MM.01.00.01 relacionando as notas fiscais que devem ser regularizadas e as respectivas justificativas, para aprovação da Superintendência da sua área, com cópia para o Coordenador de Suprimentos Corporativo. Após retorno do e-mail com a aprovação, o

SISTEMA DE GESTÃO CORPORATIVO CAVO SGCC

Número:

Página:

MM.01.00. 00

Procedimento para Aquisição de Materiais e Serviços

8/9 Revisão : 06

Gestor da UN autoriza o solicitante, a emitir a requisição de compras, e enviar as notas fiscais e o e-mail para o comprador emitir o pedido de compra. Na requisição de compra, deverá constar uma observação no campo texto (uso interno Cavo): “Regularização da NF nº <xxx>, aprovada por <nome do Superintendente>”. O comprador deverá anexar o e-mail no pedido de compras no sistema SAP. Adm. Central Será de responsabilidade do solicitante ou gerente, providenciar o visto da Superintendência da sua área, na Nota Fiscal, antes de encaminhá-la para emissão da requisição de compras, na qual deverá constar uma observação no campo texto (uso interno Cavo) da requisição: “Regularização da NF nº <xxx>, aprovada por <nome do Superintendente>”. 7. INDICADORES 

Nº requisições atendidas no prazo / Nº total de requisições (apenas para pedidos de compra de materiais para estoque), conforme procedimento GS.06.00.00.

8. FLUXOGRAMA Não aplicável 9. REGISTROS Identific ação procedi mento ou instruçã o

MM.01.0 0.00

Identificação Respons Registro ável pela Nº nome Coleta ou Elaboraç ão

Cotação

Equipe de Compras

Indexaçã o

Nº do pedido

Acess o

Equip e de Compr as

Proteç ão

Eletrô nico

Recup eraçã o

Reten ção Dispos mínim ição a

SAP Transa ção ME47

Backu p em fita dat 1 ano (área de TI)

03 anos

SISTEMA DE GESTÃO CORPORATIVO CAVO SGCC

Número: MM.01.00. 00

Procedimento para Aquisição de Materiais e Serviços

MM.01.0 0.00

Cotação Sup. Equipe R$ 1.000,01 de e Aquisição Compras de Ativo Fixo

Nº do pedido

Equip e de Compr as

MM.01.0 0.00

Pedido

Equipe de Compras

Nº do pedido

Equip e de Compr as

MM.01.0 0.00

Contrato fornec. serviço

MM.01.0 0.00

Contrato fornec. material

MM.01.0 0.01

Aprovação de notas fiscais

Nº do contrato Usuári Usuário ou o Alfanumé rica Nº do Equip Equipe contrato e de de ou Compr Compras Alfanumé as rica Equipe de Compras

Data da Nota Fiscal

Equip e de Compr as

Defini da pela Unida de Defini da pela Unida de Defini da pela Unida de Defini da pela Unida de

Defini da pela Unida de Defini da pela Unida de Defini da pela Unida de Defini da pela Unida de

Eletrô nico

SAP Transa ção ME23 N

Unidades que deverão receber este documento 

Todas as Unidades e postos de trabalho que realizam aquisição.

Registro de Revisões – (últimas 3 alterações) Revisã Vigênc o ia 03 03/01/ Revisão 05 04 30/06/ Revisão 05 05 09/09/ Revisão 05 06 21/11/ Revisão 05

Descrição da Alteração do item 6.1 geral do item 6.2 do item 6.3

Página: 9/9 Revisão : 06 01 ano

Arquiv o 05 anos

01 ano

Arquiv o 05 anos

01 ano

Arquiv o 05 anos

01 ano

Arquiv o 05ano s

03 anos

Backu p em fita dat 1 ano (área de TI)