Anexo 6 R-pro-sgi-cd-06 Archivos Al Término De Obra.xls

Revisión N°

ARCHIVOS AL TERMINO DE OBRAS CÓDIGO

R-PRO-SGI-CD-06

DOCUMENTACIÓN DE OBRA 0.0

CORRESPONDENCIA 0.1

Correlativo de Egreso

0.2

Correlativo de Ingreso

ARCHIVO ADMINISTRATIVO 1.0 1.1 PERSONAL 1.1.1 CARPETA A 1.1.1.1 Fichas Trabajadores 1.1.1.2 Contratos 1.1.1.3 Anexos a Contratos 1.1.1.4 Antecedentes trabajadores (AFP, etc.) 1.1.1.5 Licencias Médicas 1.1.1.6 Carta Finiquito 1.1.1.7 Finiquito 1.1.2 CARPETA B

1.1.2.1 1.1.2.2 1.1.2.3 1.1.2.4

Imposiciones Libro de Remuneraciones Liquidaciones de Sueldo Libro de asistencias

1.2

ADQUISICIONES-BODEGA 1.2.1 Solicitud de pedido de materiales (SPM) (digital) 1.2.2 Solicitud de orden de compra (SOC) (digital) 1.2.3 Inventario inicial 1.2.4 Inventario mensual 1.2.5 Inventario Final

1.3

REMESAS Y FONDOS FIJOS 1.3.1 Remesas de facturas (escaneadas) 1.3.2 Remesas de anticipo (escaneadas) 1.3.3 Fondo fijo (escaneadas) 1.3.4 Fondo por rendir (escaneadas)

1.4

CORRESPONDENCIA ARCHIVO ADMINISTRATIVO 1.4.1 Correspondencia de Egreso 1.4.2 Correspondencia de Ingreso

2.0 2.1

2.2

2.3

ARCHIVO TÉCNICO LABORATORIO 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5 2.1.6 2.1.7

Validación de laboratorio Certificados de calibración y validación de equipos Certificados de Materiales Informes de ensayes Informes Quincenal Informe Final Otros

2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5 2.2.6 2.2.7

Certificados de calibración y validación de equipos Levantamiento inicial (replanteo) Plano de estudios (base) Planos de construcción Monografías Cubicaciones de cierre Plano As-Build

TOPOGRAFIA

TECNICOS VARIOS 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.3.5 2.3.6 2.3.7 2.3.8 2.3.9

Especificaciones Técnicas Fotografías Videos de Obra Aprobación de gráfica y ubicación para letrero de obra Informes Técnicos, de materiales, etc. Informes de Obra Mensual Informes de Obra Final Ficha Ingreso de Obra (F.I.O.) Otros

2.4

SEGUIMIENTO Y CONTROL 2.4.1 Planificación y Programa de Obra 2.4.2 Plan de Acción Original 2.4.3 Tendencia Mensual y Final

2.5

CORRESPONDENCIA ARCHIVO TÉCNICO 2.5.1 Correspondencia de Egreso 2.5.2 Correspondencia de Ingreso

SI

NO

00

Fecha

6/2/2014

Página

1 de 2

OBSERVACIONES

LISTADO DE ORDEN PARA LA DOCUMENTACIÓN DE DESMOVILIZACIÓN DE FAENAS

1.0 1.1 1.1.1

1.1.2

1.2

1.3

1.4

1.5

2.0 2.1

2.2

2.3

2.4

ARCHIVO ADMINISTRATIVO PERSONAL CARPETA A

CARPETA B

chequeo completo por Jefe depratamento de person 1.1.1.1 1.1.1.2 1.1.1.3 1.1.1.4 1.1.1.5 1.1.1.6 1.1.2.1 1.1.2.2 1.1.2.3

Fichas Trabajadores Contratos Anexos a Contratos Antecedentes trabajadores (AFP, etc.) Carta Finiquito Finiquito Imposiciones Libro de Remuneraciones Liquidaciones de Sueldo

1.2.1

Documentos de adquisiciones y bodega

1.3.1 1.3.2

Auditorías Mensuales Estadísticas de Accidentabilidad

1.4.1

Solicitudes y rendiciones

1.5.1

Documentación

2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4

Informes de ensayes Informes Quincenal Informe Final Otros

2.2.1

Documentos, Planos y otros.

2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.3.5 2.3.6 2.3.7

Fotografías Videos de Obra Informes Tecnicos, de materiales, etc Informes de Obra, mensual, Final Certificados de Materiales F.I.O, Ficha Ingreso de Obra Otros

2.4.1 2.4.2

Plan de Acción Original Tendencia Mensual y Final

ADQUISICIONES-BODEGA

PREVENCION DE RIESGOS

REMESAS Y FONDOS FIJOS

CORRESPONDENCIA EXTERNA

Chequeo Estudios

ARCHIVO TÉCNICO LABORATORIO

Chequeo Técnico

TOPOGRAFIA

Chequeo Técnico

TECNICOS VARIOS

Chequeo Técnico

GESTION

Chequeo Técnico

LISTADO DE ORDEN PARA LA DOCUMENTACIÓN DE DESMOVILIZACIÓN DE FAENAS

3.0

4.0

ARCHIVO CONTRACTUAL

Cheque Completo técnico 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11

Bases Administrativas, Especificaciones Tecnicas Antecedentes Presentación Propuesta Resoluciones Contrato Tramitadas Modificaciones Tramitadas (Respaldo S.E.I.) Correspondencia con ITO Contratos Privados Estados de Pago Libros de Obras Solicitud de recepción provisoria o única Acta de recepción provisoria o única Otros

4.1

Carpeta PAC asignada a cada obra. (Con la Totalidad de los Procedimientos y Anexos Proporcionados) Listado Maestro de Documentos Controlados. PRO-SGC-CD-01 Listado Maestro de Registros Controlados. PRO-SGC-CR-01 Registros Asignados a cada ítem de obra. Procedimientos de Inspección y Ensayo "PIE" y Listados de Verificaciòn "LV" PAC- OB-IE-NN Y PAC-OB-LV-NN Evaluaciòn a Subcontratistas PAC-OB-ES-01 Evaluación por parte del Mandante OTR-SGC-SC-01 Listado de Equipos Sometidos a Control. PAC-OB-ME-01 Programa de Control de Equipos de Medición y Ensayo. PAC-OB-ME-02 Verificaciòn de Desempeño de Equipos de Mediciòn y Ensayo PAC-OB-ME-NN. Listado registro de No Conformidades PRO-SGC-NC-02. Registro de No Conformidad / Oportunidad de Mejora PRO-SGC-NC-01. Cuadratura de Bodega en Obra PAC-OB-CB-02. Tarjeta de Existencia PAC-OB-CB-01. Programas detallados de Auditorías del Periodo. PRO-SGC-AI-02. Informes de Auditorías Internas Realizadas en el Periodo PRO-SGC-AI-03. Acuse de Recibo de Documentos Controlados PRO-SGC-CD-03.

ARCHIVO DE CALIDAD

Chequeo completo calidad

4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14 4.15 4.16

Revisión N°

ARCHIVOS AL TERMINO DE OBRAS CÓDIGO

R-PRO-SGI-CD-06

DOCUMENTACIÓN DE OBRA 3.0 3.1

3.2

3.3

ARCHIVO CONTRACTUAL ARCHIVO A 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5

Bases Administrativas Anexo complementario Resolución de adjudicación Antecedentes Presentación Propuesta Modificaciones (CEI, OEI, ademdun, resoluciones y otros)

3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.2.5

Contratos Privados Estados de Pago Libros de Obras Recepción provisoria o única Otros

ARCHIVO B

SUBCONTRATOS 3.3.1

Subcontratos (Contratos y/o OC, Estados de Pago y Controles)

3.4

CORRESPONDENCIA ARCHIVO CONTRACTUAL 3.4.1 Correspondencia de Egreso 3.4.2 Correspondencia de Ingreso

4.0 4.1

ARCHIVO SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO CALIDAD 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.1.6 4.1.7 4.1.8 4.1.9 4.1.10

Carpeta PAC asignada a cada obra. (Con la Totalidad de los Procedimientos y Anexos Proporcionados) Aprobación de PAC y JUAC (si aplica x bases) Informes mensuales de Gestión de la Calidad Registros Asignados a cada ítem de obra. Procedimientos de Inspección y Ensayo "PIE" y Listados de Verificación "LV" PAC- OB-IE-NN Y PAC-OB-LV-NN Evaluación a Subcontratistas PAC-OB-ES-01 Evaluación por parte del Mandante OTR-SGC-SC-01 Listado registro de No Conformidades PRO-SGC-NC-02. Registro de No Conformidad / Oportunidad de Mejora PRO-SGC-NC-01. Informes de Auditorías Internas Realizadas en el Periodo PRO-SGC-AI-03. Informe de Cierre.

4.2

PREVENCION DE RIESGOS 4.2.1 Plan de Prevención de Obra (con carta de entrega) 4.2.2 Aprobación de Plan 4.2.3 Informes de investigación de accidentes 4.2.4 Informes de Gestión Mensual incluidas estadísticas 4.2.5 Libro de comunicaciones 4.2.6 Informe de cierre de obra

4.3

AMBIENTAL 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4

Plan de Manejo Contrato de arriendo de oficinas ( instalaciones de faena) Contrato de arriendo de sectores de acopio y botadero Autorizaciones de Empréstitos y Botaderos (resoluciones)

4.3.5

Registros Fotográficos de Inicio y termino de Instalación de Faena, acopio, botadero, planta de asfalto, planta de material, emprestito Resoluciones (bodega de Residuos y de sustancias peligrosas, bunker y otros) Cartas y cierres de instalaciones con Organismos. (Bines nacionales, seremi u otros) Informes Mensuales Informes cierre.

4.3.6 4.3.7 4.3.8 4.3.9 4.4

CORRESPONDENCIA ARCHIVO SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO 4.4.1 Correspondencia de Egreso 4.4.2 Correspondencia de Ingreso

SI

NO

00

Fecha

6/2/2014

Página

2 de 2

OBSERVACIONES