คู่มืองานธุรการ

คูมือการปฏิบัติงานธุรการ จัดทําโดย

หนวยธุรการ

สํานักงานอธิการบดี ศูนยฝกอบรมและควบคุมระบบเครือขาย คอมพิวเตอร มหาวิทยาลัยนเรศวร

คํานํา คูมือหนวยธุรการฉบับนี้ เปนเอกสารที่ หนวยธุรการ ศูนยฝกอบรมและควบคุมระบบ เครือขายคอมพิวเตอร มหาวิทยาลัยนเรศวร จัดทําขึ้นเพื่อเปนขอมูลเบื้องตนในการจัดระบบงานให งายตอการปฏิบัติ โดยจะบรรยายวิธีการทํางานอยางละเอียดทุกขั้นตอน เพื่อใหผูปฏิบัติงานทํางานมี ความสามารถในการจัดวางระบบงาน รูจักวิธีการทํางานใหงาย จัดระบบเอกสารใหเปนที่เปนทาง สามารถคนหาไดงายฝกฝนตนเองใหเปนคนมีระเบียบ ซึ่งเปนการบริหารเวลาอยางมีประสิทธิภาพ และมีประสิทธิผล

หนวยธุรการ ศูนยฝกอบรมและควบคุมระบบเครือขาย คอมพิวเตอร มหาวิทยาลัยนเรศวร กรกฎาคม 2548

สารบัญ หนา สวนที่ 1 โครงสรางองคการ และการแบงสวนราชการของศูนยฝกอบรมและควบคุม ระบบเครือขายคอมพิวเตอร - โครงสรางองคกร และการแบงสวนราชการของศูนยฯ - โครงสรางการบริหารงานหนวยธุรการ สํานักงานเลขานุการ - ภาระงานของหนวยธุรการ สวนที่ 2 หลักการปฏิบัตงิ านธุรการ - นโยบายดานการดําเนินงานของหนวยธุรการ - การกําหนดหมวดหมูเ ลขรหัสของกลุมงานตาง ๆ - การรับหนังสือ - การสงหนังสือ - ขั้นตอนการเสนอหนังสือ - การออกเลขที่คําสั่งศูนยฝกอบรมและควบคุมระบบเครือขายคอมพิวเตอร - ประกาศศูนยฝกอบรมและควบคุมระบบเครือขายคอมพิวเตอร - วิธีการจัดเก็บเอกสาร สวนที่ 3 จุดออน จุดแข็ง ของหนวยธุรการ - วิเคราะหจดุ ออนและจุดแข็งของหนวยธุรการ - แนวทางการแกไขจุดออน - การพัฒนาจุดแข็ง

1 2 3 5 9 11 14 16 17 17 18 20 20 21

สวนที่ 1 โครงสรางองคกร และการแบงสวนราชการ ศูนยฝกอบรมและควบคุมระบบเครือขายคอมพิวเตอร

โครงสรางการบริหารงาน สํานักงานเลขานุการ ศูนยฝกอบรมและควบคุมระบบเครือขายคอมพิวเตอร ผูอํานวยการศูนยฯ

ผูชวยผูอํานวยการฝายบริหาร

เลขานุการศูนยฯ

หัวหนาหนวยธุรการ

หัวหนาหนวยพัฒนา ทรัพยากรมนุษย

หัวหนาหนวยอาคารสถานที่ และยานพาหนะ

หัวหนาหนวยนโยบาย และแผน

หัวหนาหนวยการเงิน และพัสดุ

หัวหนาหนวยการตลาดและ ประชาสัมพันธ

หัวหนาหนวยบริการ โสตทัศนูปกรณ และ สาธารณูปโภค

หัวหนาหนวยบริการ คอมพิวเตอร

2

หนวยธุรการ ™ ผูปฏิบัตงิ าน 1. นางสาววันวิภา 2. นางสาววิลาวัณย 3. นางสุมาลี

สายหยุด รีสมซา วิจิตรธนากร

™ ลักษณะงาน 1. รับนโยบายการบริหารงานจากหัวหนางานและนํานโยบายดังกลาวมาปฏิบัติอยางถูกตองเหมาะสม 2. มีหนาที่รับผิดชอบในการกําหนดกระบวนการทํางาน และการบริหารจัดการตามหนาที่ใหรวดเร็ว และ มีประสิทธิภาพ 3. ลงทะเบียนรับ - สงหนังสือราชการภายใน และภายนอกศูนยฯ 4. ประสานงานรับนัดหมายกําหนดการตาง ๆ ของบุคคลภายในงานบริการทั่วไป พรอมทั้งกรอกขอมูล กิจกรรมของกลุมงานบริการลงฐานขอมูลในระบบ e-CIC 5. ประสานงานระหวางบุคลากรภายในฝายกับบุคคลภายนอก ตามภารกิจตาง ๆ ของงานที่ไดรับมอบหมาย 6. ประสานการประชุมทั้งภายในและภายนอกงาน พรอมทั้งรับผิดชอบในการจัดทําระเบียบวาระการ ประชุม รายงานสรุปผลการประชุมใหกับบุคลากรภายในงานรับทราบ 7. อาน และพิจารณาแยกเรื่องดวนที่สุด ดวน ปกติ และประสานงานกับเจาของเรื่องเมือ่ ดําเนินการสง หนังสือเรียบรอยแลว 8. ติดตามเรื่องที่ออกจากศูนยฯโดยตรง ติดตามความกาวหนาและความสําเสร็จของงาน 9. การเวียนแจงหนังสือราชการภายในและภายนอก 10.พิมพหนังสือราชการภายในและภายนอก 11.รางโตตอบตรวจทานความถูกตองหนังสือภายในและภายนอกศูนยฯ กอนเสนอลงนาม 12.จัดทําขอมูล และปรับปรุงขอมูลบนฐานขอมูลสารบรรณอิเล็กทรอนิกสใหเปนปจจุบัน 13.งานอื่นๆ ที่ไดรับมอบหมาย งานรอง 1. การมีสวนรวมในการจัดทําและดําเนินการตามแผนงาน/โครงการ/กิจกรรมของศูนยฯ 2. ประสานงานดานการจัดทําฐานขอมูลของศูนยฯ เพื่อการบริหารกับงานพัฒนาระบบสารสนเทศ 3. ประสานงานดานเอกสารหลักฐานการประกันคุณภาพกับหนวยประกันคุณภาพ

สวนที่ 2 หลักการปฏิบัติงาน หนวยธุรการ

หนวยธุรการ ตามที่ศูนยฝกอบรมและควบคุมระบบเครือขายคอมพิวเตอร ไดจัดทํานโยบายของศูนยฯ เพื่อเปน เครื่องมือ และแนวทางในการปฏิบัติงานในดานตาง ๆ ของศูนยฯ ซึ่งมีความสอดคลองกับยุทธศาสตรของ ชาติในการพัฒนาดาน ICT ยุทธศาสตรของมหาวิทยาลัยนเรศวร ในการสนับสนุนใหมีการนําเทคโนโลยี สารสนเทศมาเปนเครื่องมือในการปฏิบัติงาน และใหสอดคลองกับภารกิจของศูนยฯ จึงไดกําหนดนโยบาย ในการปฏิบัติงานของหนวยธุรการ สํานักงานเลขานุการ ศูนยฝกอบรมและควบคุมระบบเครือขาย คอมพิวเตอร ดังนี้ 1. นโยบายการปฏิบัตงิ าน ศูนยฯ มีนโยบายที่จะใหบุคลากรทุกคนของศูนยสามารถปฏิบัติงานดานเอกสารไดอยางมี ประสิทธิภาพทุกคน โดยไดกําหนดแนวทางการปฏิบัติงานดานเอกสารดังนี้ 1) บุคลากรทุกคนของศูนยฯ ตองสามารถรางหนังสือราชการ และทําหนังสือโตตอบ หนังสือราชการ ไดอยางมีคุณภาพ ตามระเบียบงานสารบรรณ 2) บุคลากรทุกคนของศูนยฯ ตองสามารถจัดทําวาระการประชุม บันทึกการประชุม และ จัดทํารายงานการประชุม ไดอยางมีคณ ุ ภาพ ตามระเบียบงานสารบรรณ 3) บุคลากรทุกคนของศูนยฯ ตองเปนผูที่มีความสามารถในการประสานงาน มีมนุษย สัมพันธ และทัศนคติทดี่ ีตอการทํางาน 4) บุคลากรทุกคนของศูนยฯ ตองเปนผูที่เสียสละ และอุทิศตัวใหกับงาน 5) บุคลากรทุกคนของศูนยฯ ตองมีจิตสํานึกในการปฏิบัติงานที่มุงเนนคุณภาพและ มาตรฐานของผลงาน 2. นโยบายการรับสงเอกสารงานธุรการ นโยบายการรับสงเอกสารนี้ เปนนโยบายที่หนวยธุรการของทุกกลุมงานตองดําเนินการ ใหเปนไปตามนโยบายนี้อยางเครงคัดทุกประการ 1) ลงทะเบียนรับ 1.1) ลงทะเบียนรับหนังสือ และออกเลขที่รับหนังสือตามรหัสของหนวย งานภายในที่เกี่ยวของ 1.2) อานและพิจารณาแยกเรื่องตามประเภทความเรงดวน เพือ่ นําเสนอ และดําเนินการ 1.3) เมื่อแฟมออกจาก ผูอํานวยการศูนยฯ แลว ใหสงเรื่องดวนไปยัง ธุรการกลุมงาน ภายใน 10 นาที หากเปนเรื่องปกติใหแจกจายใหเสร็จ ภายใน 1 วัน 2) สงหนังสือ 5

2.1) อานและพิจารณาแยกเรื่อง หากเปนเรื่องดวนใหแยกแฟมเสนอลงนาม ภายใน 10 นาที และดําเนินการสงใหผูเกี่ยวของภายใน 30 นาที หากเปน เรื่องปกติใหแจกจายใหเสร็จภายในวันเดียวกัน 2.2) เมื่อไดดําเนินการสงหนังสือเรียบรอยแลว ตองประสานงานกับเจาของ เรื่อง (กรณีหนังสือภายในมหาวิทยาลัย) 2.3) การติดตามเรื่องที่ออกจากศูนยฯ โดยตรง จะตองตรวจสอบกับผูรับปลาย ทางวาไดรับหรือไม ครบจํานวนหรือไม (เชน จดหมายลงทะเบียน FAX) 2.4) ขั้นตอนการเสนอเรื่องเพื่อดําเนินการในระดับกลุมงาน - เมื่อเรื่องออกจากผูอํานวยการแลว ธุรการของศูนยนําสงเอกสารให ธุรการของกลุมงานดําเนินการ - ธุรการกลุมงานลงทะเบียนรับและนําเรื่องเขาแฟมเสนอผูชวยกลุมงาน หรือ หัวหนางาน พิจารณา มอบหมายงาน - ธุรการกลุมงานดําเนินการแจกจายเอกสารตามนโยบายการลงทะเบียน รับ และการลงทะเบียนสง 3) การประสานงาน 3.1) การเดินทางไปราชการ • หนวยบุคคลดําเนินการตอบรับการลงทะเบียนเขารวมสัมมนา • แจงและมอบเอกสารใหแกผูที่ไดรับมอบหมายเขาสัมมนาทราบ และ ใหเจาตัวดําเนินการดังนี้ 1) ทําหนังสือขออนุมัติเดินทางไปราชการ 2) ทําเรื่องยืมเงินไปราชการ 3) จองที่พัก 4) ทํารายงานการเดินทาง 5) ทํารายงานผลการอบรมและสัมมนา 4) การเวียนแจงเรื่องเพื่อทราบและเรื่องประชาสัมพันธ 4.1 ทําการเวียนแจงผานทาง mail 4.2 เรื่องดวนใหแจงทราบภายใน 1 ชั่วโมง 4.3 เรื่องทั่วไปใหแจงใหทราบภายใน 1 วัน 4.4 ติดตามผลและรายงานผูบ ังคับบัญชา 4.5 รายงานผลใหแกหนวยงานเจาของเรื่องถึงความกาวหนาของงาน 6

5) การจัดเก็บและการคนหาเอกสาร 5.1 จัดเก็บโดยเอกสารตนฉบับจัดเก็บทีห่ นวยธุรการของศูนย และสําเนา สงไปยังหนวยงานที่เกีย่ วของ โดยมีการแยกจัดเก็บตามหมวดหมูดงั นี้ 5.1.1 หนังสือรับภายใน 1) หนังสือบันทึกขอความ 2) เอกสารการประชาสัมพันธจากหนวยงานภายใน มหาวิทยาลัย 3) เรื่องเกี่ยวกับการเงิน (จัดเก็บที่หนวยการเงิน) 4) เรื่องเกี่ยวกับพัสดุ (จัดเก็บทีห่ นวยพัสดุ) 5.1.2 หนังสือรับภายนอก 1) หนังสือที่รับจากทบวง 2) หนังสือที่รับจากกระทรวงการคลัง 3) หนังสือประชาสัมพันธการฝกอบรมและสัมมนา 4) หนังสือที่รับเขาเกี่ยวกับการวิจัย 5) เรื่องเกี่ยวกับการเงิน (จัดเก็บที่หนวยการเงิน) 6) เรื่องเกี่ยวกับพัสดุ (จัดเก็บทีห่ นวยพัสดุ) 5.1.3 หนังสือสงออกภายใน 5.1.4 หนังสือสงออกภายนอก 5.1.5 ขออนุมัติตาง ๆ 5.1.6 ขออนุมัติเดินทางไปราชการ 5.1.7 คําสั่งมหาวิทยาลัยนเรศวร 5.1.8 คําสั่งศูนยฝกอบรมและควบคุมระบบเครือขายฯ 5.1.9 ระเบียบ ประกาศ มหาวิทยาลัย 5.1.10 โครงการตามแผนปฏิบัติการ 5.2 การคนหาหนังสือ - กรณีเรื่องเรงดวน คนหาหนังสือตามคํารองขอภายใน 5 นาที - กรณีเรื่องปกติ คนหาหนังสือตามคํารองขอภายใน 10 นาที 6) การติดตามเรื่อง 6.1 เรื่องรับเขามาตองดําเนินการติดตามความกาวหนา และความสําเร็จของ งานเพื่อแจงผลการดําเนินงานใหกับตนเรื่องเดิมรับทราบ

7

6.2 เรื่องสงออกตองดําเนินการติดตามผลการสงเอกสารวาถึงผูรับปลายทาง หรือไม และติดตามความกาวหนา และความสําเร็จของงาน เพื่อแจง ผลการดําเนินงานใหกับตนเรื่องเดิมรับทราบ 6.3 การประสานงานทางโทรศัพท และผูทเี่ ขามาติดตอประสานงานโดยตรง 1. เมื่อไดรับการประสานงานจากโทรศัพท ใหรีบประสานงานกับ ผูเกี่ยวของทันที โดยการแจงผานโทรศัพทภายใน และ โทรศัพทมือถือของผูเกี่ยวของ 2. แจงผลใหแกเจาของเรื่องที่มาประสานใหทราบ 3. ติดตอประสานงานใหเรื่องดังกลาวใหแลวเสร็จ

8

การกําหนดหมวดหมูเลขรหัสของฝายตาง ๆ ของศูนยฝกอบรมและควบคุมระบบคอมพิวเตอร หนวยธุรการ สํานักงานเลขานุการ ศูนยฝก อบรมและควบคุมระบบเครือขายคอมพิวเตอร ได แบงเลขรหัสของแตละกลุมงาน เพื่อเปนระบบ และกลไกลในการปฏิบัติงานอยางเปนระบบ และมี ประสิทธิภาพในการบริหารงานธุรการดังนี้ 1. ศูนยฝกอบรมและควบคุมระบบเครือขายคอมพิวเตอร ที่ ศธ 0527.01.06/ เลขลําดับออกหนังสือ 2. สํานักงานเลขานุการ ที่ ศธ 0527.01.06(1)/ เลขลําดับของกลุมงาน ประกอบดวย 2.1 หนวยธุรการ 2.2 หนวยพัฒนาทรัยพากรมนุษย 2.3 หนวยการเงินและพัสดุ 2.4 หนวยนโยบายและแผน 2.5 หนวยบริการคอมพิวเตอร 2.6 หนวยการตลาด และประชาสัมพันธ 2.7 หนวยอาคารสถานที่และยานพาหนะ 2.8 หนวยโสตทัศนูปกรณ และสาธารณูปโภค 3. งานบริการวิชาการ 3.1 หนวยบริการจัดอบรม 3.2 หนวยวิเคราะหและพัฒนาหลักสูตร 4. งานมาตรฐานและวิจยั นวัตกรรม .4.1 หนวยวิจยั และประเมินผล 4.2 หนวยมาตรฐานและประกันคุณภาพ 5. งานบริการระบบเครือขายคอมพิวเตอร ที่ ศธ 0527.01.06(2)/ เลขลําดับหนังสือของกลุมงาน 5.1 หนวยปฏิบัติการระบบเครือขายคอมพิวเตอร 3.2 หนวยบริการเว็ปไซด 3.3 หนวยบริการผูใชงานระบบเครือขายคอมพิวเตอร 6. งานพัฒนาระบบสารสนเทศ 6.1 หนวยวิเคราะหและออกแบบระบบ 6.2 หนวยพัฒนาโปรแกรม 6.3 หนวยติดตั้งและบํารุงรักษาระบบ 6.4 หนวยบริการผูใชงานระบบสารสนเทศ

9

7. งานวิเคราะหสื่อสารสนเทศ ที่ ศธ 0527.01.06(3)/ เลขลําดับหนังสือของกลุมงาน 7.1 หนวยวิเคราะหและออกแบบสื่อ 7.2 หนวยควบคุมระบบจัดการเรียนการสอน 7.3 หนวยบริการผูใชงานบทเรียนอิเล็กทรอนิกส 8. งานผลิตสื่อสิ่งพิมพ 8.1 หนวยสตูดิโอถายภาพ 8.2 หนวยผลิตสื่อสิ่งพิมพ 8.3 หนวยสําเนาและแปลงสื่อ 9. งานผลิตสื่ออิเล็กทรอนิกส 9.1 หนวยบันทึกวิดีทัศน 9.2 หนวยครุภัณฑกลุมงาน 9.3 หนวยตัดตอวิดีทัศน 9.4 หนวยบันทึกและตัดตอเสียง 9.5 หนวยคอมพิวเตอรกราฟฟก คําอธิบาย 1. ทุกกลุมงาน จะมีทะเบียนคุมเลขรหัสหนังสือโดยทีห่ นวยงานจะเรียงลําดับเปน 3 กลุมงาน เชน ที่ ศธ 0527.01.06(1) / ออกเลขตามลําดับ 2. กรณีที่เปนของศูนย ที่ ศธ 0527.01.06 / ตามดวยเลขที่ของศูนยฯ ศธ = กระทรวงศึกษาธิการ เลข = เลขทะเบียนของมหาวิทยาลัยนเรศวร ศธ 0527.01.06./ = ศูนยฝก อบรมและควบคุมระบบเครือขายคอมพิวเตอร ศธ 0527.01.06 (1)/ = กลุมงานบริการ ศธ 0527.01.06 (2)/ = กลุมงานเทคโนโลยีสารสนเทศ ศธ 0527.01.06 (3)/ = กลุมงานผลิตสื่อสารสนเทศ

10

1. การรับหนังสือเขา หนังสือรับ หมายถึง หนังสือที่ไดรับเขามาจากหนวยงานภายใน และภายนอกมหาวิทยาลัย สง เรื่องมายังศูนยฝกอบรมและควบคุมระบบเครือขายคอมพิวเตอร โดยหนวยธุรการของศูนย จะลงรับหนังสือ และจัดเสนอตามขึ้นตอน ดังนี้ 1. จัดลําดับความสําคัญ และความเรงดวนของหนังสือเพื่อดําเนินการกอนหลัง 2. ประทับตราลงรับหนังสือที่มุมดานขวาของหนังสือโดยกรอกรายละเอียดดังนี้ 2.1 เลขรับ ใหลงเลขที่รับตามเลขที่รับในสมุดทะเบียนรับ 2.2 วันที่ ใหลงวัน เดือน ป ที่รบั หนังสือ 2.3 เวลา ใหลงเวลาที่รับหนังสือ 3. ลงทะเบียนรับหนังสือในทะเบียนหนังสือรับโดยกรอกรายละเอียดดังนี้ 3.1 ทะเบียนหนังสือรับ วันที่ เดือน พ.ศ. ใหลงวัน เดือน ป ที่ลงทะเบียนรับ 3.2 เลขทะเบียนรับ ใหลงเลขลําดับของทะเบียนหนังสือรับเรียงลําดับติดตอกันไป ตลอดปปฏิทิน เลขทะเบียนของหนังสือรับจะตองตรงกับเลขที่ในการรับหนังสือ

3.3 ที่ ใหลงเลขที่ของหนังสือที่รับเขามา 3.4 ลงวันที่ ใหลงวันเดือนปของหนังสือที่รับเขามา 3.5 จาก ใหลงตําแหนงเจาของหนังสือ หรือชื่อสวนราชการ หรือชื่อบุคลากรในกรณี ที่ไมมีตําแหนงระบุ 3.6 ถึง ใหลงตําแหนงของผูที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อสวนราชการ หรือชื่อบุคคลในกรณี ที่ไมมีตําแหนงระบุ

3.7 เรื่อง ใหลงชือ่ เรื่องของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่ไมมชี ื่อเรื่องใหลงสรุปเรื่องยอ 3.8 การปฏิบัติ ใหบันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือฉบับนั้น 4. คัดแยกหนังสือที่ลงทะเบียนรับ ตามสายงาน เจาหนาทีห่ นวยธุรการดําเนินการบันทึกให ความเห็น แลวเสนอเลขานุการศูนยตามลําดับขั้นสายการบังคับบัญชาจนถึงผูอํานวยการศูนยฯ 5. การรับหนังสือภายในมหาวิทยาลัยนเรศวร เมื่อไดรับหนังสือแลวใหหนวยธุรการปฏิบัติตาม ที่กลาวขางตนโดยอนุโลม 6. ตนเรื่องสงเอกสารที่งานธุรการ 7. ธุรการตรวจความเรียบรอยของเอกสาร 8. ถาเรื่องไมเรียบรอย หรือเอกสารไมครบใหกลับไปแกไขกอนแลวจึงมาสงใหม 9. หนวยธุรการดําเนินการรับเรื่องเสนอหัวหนาหนวยธุรการ 10. หัวหนาหนวยธุรการผานเรื่องเพื่อเสนอเลขานุการศูนยฯ มี 2 กรณี ไดแก 10.1 เรื่องแกไข ใหคนื เอกสารใหแกเจาของเรื่อง 10.2 เรื่องที่ยังไมสิ้นสุดใหเสนอผูอํานวยการศูนยฯ ตอไป 11

11. เสนอแฟมตอผูชวยผูอํานวยการกลุมงานตาง ๆ ไดแก 11.1 ผูชวยผูอํานวยการฝายบริหาร 11.2 ผูชวยผูอํานวยการฝายเทคโนโลยีสารสนเทศ 11.3 ผูชวยผูอํานวยการฝายผลิตสื่อสารสนเทศ ตั้งแต ขอ 11.1 หรือ 11.2 หรือ 11.3 ผานเรื่อง ในกรณีเรื่องเกีย่ วของกับกลุมงานนั้น ๆ และเมือ่ พิจารณาแลวไมสามารถดําเนินการได ใหเสนอตอไปยังผูอํานวยการศูนยฯ ตอไป 12. ผูอํานวยการศูนยฯ ผานเรื่องเพื่อเสนอรองอธิการบดีฝายวางแผนและพัฒนา มี 3 กรณี ไดแก 11.1 เรื่องแกไขใหคืนเอกสารใหแกตนเรือ่ ง 11.2 เรื่องที่สิ้นสุดใหดึงเรื่องออกจากแฟม และสําเนาใหแกผูเกีย่ วของ 11.3 เรื่องที่ยังไมสิ้นสุดใหเสนอตออธิการบดีตอไป 13. เสนอรองอธิการบดีฝายวางแผนและพัฒนา เพื่อพิจารณาสั่งการตอไป มี 2 กรณี 13.1 รองอธิการบดีฝายวางแผนและพัฒนา ลงนามสั่งการ 13.2 รองอธิการบดีฝายวางแผนและพัฒนา เกษียณเรื่องเสนออธิการบดีเพือ่ พิจารณาสั่งการ 14. ธุรการนําแฟมออก จากหองรองอธิการบดีฝายวางแผนและพัฒนา และหนาหองอธิการบดี เสนอตอเลขานุการศูนยฯ 15. เลขานุการศูนยฯ ดูแฟมเสร็จแลวใหหนวยธุรการสําเนาเรื่องตาง ๆ แจงไปยังผูเกี่ยวของเพื่อ ดําเนินการตอไป 16. สิ้นสุดการดําเนินงาน

12

อธิการบดี

เสนอรองฯวางแผน

กองแผนงาน

เสนอผอ.ลงนาม

เลขานุการศูนยฯ เสนอเพื่อพิจารณา

ธุรการศูนยฯ รับ

สํานักงาน เลขานุการ

บริการระบบ เครือขายฯ

บริการวิชาการ

พัฒนาระบบฯ

วิเคราะหสื่อฯ

ผลิตสื่อ อิเล็กทรอนิกส

ผลิตสื่อสิง่ พิมพ

มาตรฐานและ วิจัยนวัตกรรม

หนวยงานที่เกี่ยวของเพื่อดําเนินการ

หมายเหตุ

สั่งการ ดําเนินการ เสนอเพื่อพิจารณาลงนาม

13

2. การสงหนังสือ ตนฉบับ คือ หนังสือที่สงจากศูนยฝกอบรมและควบคุมระบบเครือขายคอมพิวเตอร ไปหนวยงาน ภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย โดยปฏิบัติตามขึ้นตอน ดังนี้ 1. ใหเจาของเรื่องตรวจความเรียบรอยของหนังสือ รวมทั้งสิ่งที่จะสงไปดวยใหครบถวนและ สงเรื่องที่หนวยธุรการของศูนยฯ 2. หนวยธุรการศูนยฯ โดยเลขานุการศูนยฯ ตรวจความเรียบรอยของหนังสืออีกครั้งหนึ่งวา เอกสารครบถวนหรือไม หรือพิมพขอความผิด จะดําเนินการสงคืนใหแกไขตอไป 3. หนวยธุรการเสนอเรื่องใหผอู ํานวยการศูนยฯ พิจารณาลงนาม 4. กรณีเสนอใหรองอธิการบดีฝายวางแผนและพัฒนา หรืออธิการบดีลงนาม - เสนอผูอํานวยการศูนยฯ พิจารณา - เสนอรองอธิการบดีฝายวางแผนและพัฒนา หรืออธิการบดีพิจารณาอนุมัติใหดําเนินการ 5. หนวยธุรการเสนอเลขานุการศูนยฯ เกี่ยวกับผลการอนุมัติใหดําเนินการ 6. หนวยธุรการศูนยฯ ลงทะเบียนหนังสือสงโดยกรอกรายละเอียดดังนี้ 6.1 ทะเบียนหนังสือสง วันที่ เดือน พ.ศ. ใหลงวันเดือนปที่ลงทะเบียน 6.2 เลขทะเบียนหนังสือสง ใหลงเลขลําดับของทะเบียนหนังสือสง 6.3 ที่ ใหลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจําของสวนราชการเจาของเรื่องทับเลขที่หนังสือ สงออกในหนังสือที่จะสงออก เชน ที่ ศธ 0527.01.06/ 6.4 ลงวันที่ ใหลงวัน เดือน ปที่จะสงหนังสือนัน้ ออก 6.5 จาก ใหลงตําแหนงเจาของหนังสือ หรือชื่อสวนราชการ 6.6 ถึง ใหลงตําแหนงของผูทหี่ นังสือนั้นมีถงึ หรือถาไมมี หรือไมทราบใหใชชื่อสวนราชการ 6.7 เรื่อง ใหลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่ไมมีชอื่ เรื่องใหลงสรุปเรื่องยอจากหนังสือ สงมา 7. ลงเลขที่และวันเดือนปในหนังสือที่จะสงออกทัง้ ในตนฉบับ และสําเนาคูฉบับใหตรงกับเลข ทะเบียนสงและวันเดือนปในทะเบียนหนังสือสง 8. ดําเนินการจัดสงหนังสือ กระทําได 2 วิธีตามสถานการณ ดังตอไปนี้ 8.1 จัดสงหนังสือภายในมหาวิทยาลัย ใหจัดสงไปยังคณะ / หนวยงาน หรือสํานักงานที่ไปถึง 8.2 จัดสงหนังสือภายนอกมหาวิทยาลัย 9. กรณีออกเลขทะเบียนสง โดยอธิการบดี หรือรองอธิการบดีฝายวางแผนและพัฒนา ตองดําเนินการ ออกจากกองกลาง งานสารบรรณ และสําเนาใหกองกลาง 1 ชุด และเก็บที่ธุรการศูนยฯ 1 ชุด

14

การสงหนังสือ หนวยงานทุกหนวยของศูนย

สํานักงาน เลขานุการ

งานบริการ วิชาการ

งานมาตรฐาน และวิจัย นวัตกรรม

งานบริการ ระบบเครือขาย

งานพัฒนา ระบบ สารสนเทศ

ธุรการของศูนยฯ

สํานักงาน เลขานุการ

งานบริการ วิชาการ

งาน มาตรฐาน วิจัยและ

งาน วิเคราะหสื่อ

งานผลิตสื่อ อิเล็กทรอนิกส

งานผลิตสื่อ สิ่งพิมพ

ผอ.ศูนยเพื่อพิจารณาลงนาม

งานบริการ ระบบเครือขาย

งานพัฒนาระบบ สารสนเทศ

งาน วิเคราะหสื่อ

งานผลิตสื่อ อิเล็กทรอนิกส

งานผลิตสื่อ สิ่งพิมพ

หนวยงานทุกหนวย(เจาของเรื่อง)

หมายเหตุ

สั่งการ ดําเนินการ เสนอเพื่อพิจารณาลงนาม

15

ขั้นตอนการเสนอหนังสือ (โดยรองอธิการบดีฝายวางแผนและพัฒนา) อธิการบดี

รองอธิการบดีฝายวางแผนงาน

กองแผนงาน

ผอ.ศูนยฯ

ธุรการศูนยฯ

สํานักงาน เลขานุการ

พัฒนาระบบ

บริการวิชาการ

บริการระบบ เครือขาย

วิเคราะหสื่อ สารสนเทศ

ผลิตบทเรียน อิเล็กทรอนิกส

ผลิตสื่อสิ่งพิมพ

มาตรฐานและ วิจัยนวัตกรรม

หนวยงานเจาของเรื่อง

เสนอเพื่อพิจารณาลงนาม สั่งการ ดําเนินการ

16

3. การออกเลขที่คําสั่งศูนยฝกอบรมและควบคุมระบบเครือขายคอมพิวเตอร มหาวิทยาลัย นเรศวร เมื่อมีการจัดพิมพคําสั่งแตงตั้งของศูนยฝกอบรมและควบคุมระบบเครือขายคอมพิวเตอร โดย ผูอํานวยการศูนยฯ เปนผูลงนาม จะออกเลขที่คําสั่งในสมุดคําสั่งที่หนวยธุรการของศูนยฯ ปฏิบัตดิ ังนี้ 1. เจาของเรื่องจัดพิมพคําสั่งแตงตั้งภายในศูนยฯ 2. เสนอหนังสือตามลําดับสายการบังคับบัญชาถึงผูอํานวยการศูนยฯ หรือรองอธิการบดีฝาย วางแผนและพัฒนา ลงนาม 3. หนวยธุรการศูนยฯ ดําเนินการลงเลขที่คําสั่ง วันที่ ที่ หนวยธุรการศูนยฯ 4. สําเนาเรื่องแจกใหผูเกี่ยวของเพื่อดําเนินการตอไป 5. เก็บตนฉบับไวที่หนวยธุรการศูนยฯ ในแฟมคําสั่งศูนยฯ

4. การออกเลขที่คําสั่งมหาวิทยาลัยนเรศวร เมื่อมีการจัดพิมพคําสั่งแตงตั้ง สามารถปฏิบัติตามขั้นตอน ดังตอไปนี้ 1. เจาของเรื่องจัดพิมพคําสั่งแตงตั้งการปฏิบัติงานของศูนยฯ 2. เสนอคําสั่งตามลําดับสายการบังคับบัญชาจนถึงอธิการบดีเปนผูลงนามคําสั่ง 3. หนวยธุรการศูนยฯ ลงเลขทีค่ ําสั่ง วันที่ ณ งานสารบรรณ กองกลาง สํานักงานอธิการบดี 4. สําเนาเรื่องแจกใหผูเกี่ยวของดําเนินการตอไป 5. เก็บตนฉบับไวที่หนวยธุรการศูนยฯ ในแฟมคําสั่งมหาวิทยาลัยนเรศวร 6. สําเนาคําสั่งสงใหงานสารบรรณ กองกลาง สํานักงานอธิการบดี เก็บไว จํานวน 1 ชุด เพื่อใช เปนหลักฐานอางอิงตอไป

5. ประกาศศูนยฝกอบรมและควบคุมระบบเครือขายคอมพิวเตอร มหาวิทยาลัยนเรศวร การจัดทําประกาศมหาวิทยาลัยนเรศวร เมื่อมีการจัดทําประกาศของมหาวิทยาลัย โดย ทานอธิการบดีเปนผูลงนาม หนวยธุรการศูนยฯ ปฏิบัตดิ ังนี้ 1. เจาของเรื่องจัดพิมพประกาศศูนยฯ 2. เสนอหนังสือตามลําดับขั้นสายการบังคับบัญชาจนถึงอธิการบดีลงนาม 3. หนวยธุรการลงบันทึกเรื่องในสมุดประกาศมหาวิทยาลัย ณ งานสารบรรรณ กองกลาง สํานักงานอธิการบดี 4. เก็บตนฉบับไวที่หนวยธุรการศูนยฯ 5. สําเนาเรื่องแจกใหผูเกี่ยวของเพื่อดําเนินการตอไป

6. วิธีการจัดเก็บเอกสาร 17

เอกสารที่เขามาภายในศูนยฝก อบรมและควบคุมระบบเครือขายคอมพิวเตอร จากแหลงตาง ๆ มีทุก ประเภทและมีจํานวนมาก เอกสารทุกฉบับมีความสําคัญจะตองเก็บไวเปนหลักฐาน เพื่อการคนควา จึง จําเปนตองเก็บเอกสารตาง ๆ ใหเปนหมวดหมู และมีระเบียบเพื่อความสะดวกในการคนหาไดงา ยสะดวก รวดเร็วและใหเอกสารอยูในสภาพที่เรียบรอยไมชํารุดเสียหาย ในการเก็บเอกสารที่เปนแฟกซมาให ดําเนินการถายเอกสารพรอมแนบแฟกซฉบับเดิมเขาไวดว ยกัน แลวจึงเก็บเอกสารตามระบบ เพื่อปองกัน การเก็บเปนเวลานานแลวขอความในแฟกซจะเลือนลางไมชัดเจน

การเก็บเอกสารตามหมวดหมูตามการปฏิบัติจริง 1 เรื่องตางๆ ภายในหนวยงานของศูนยฯ แบงเปนหมวดไดดังนี้ 1. รับเขาภายใน 2. รับเขาภายนอก 3. สงออกภายใน 4. สงออกภายนอก 5. ขออนุมัติตาง ๆ 6. ขออนุมัติเดินทางไปราชการ 7. คําสั่งมหาวิทยาลัยนเรศวร 8. คําสั่งศูนยฝกอบรมและควบคุมระบบเครือขายคอมพิวเตอร 9. โครงการตามแผนปฏิบัติการ 10. ระเบียบ ประกาศมหาวิทยาลัย

18

สวนที่ 3 จุดออน จุดแข็ง ของหนวยธุรการ

19

วิเคราะหจุดออนและจุดแข็งของหนวยธุรการ จุดออน

1. 2. 3. 4. 5. 6.

จํานวนบุคลากรที่ปฏิบัติหนาที่งานธุรการ มีจํานวนนอย การเสนอแฟมตามขั้นตอนลาชา การติดตอและประสานงานกับผูเกีย่ วของไมสะดวกเทาที่ควร วัสดุ/ครุภัณฑ ทีจ่ ัดเก็บคับแคบไมเพียงพอ เอกสารหาย เนื่องจาก การดึงเอกสารออกนอกแฟมระหวางนําเสนอตามขั้นตอน เอกสารที่จัดสงมาในบางเรื่องเปนเรื่องดวน ดวนมาก ดวนที่สุด ซึ่งเปนเรื่องเรงดวน แต หนังสือมาถึงลาชามาก หรือ เลยกําหนดวันที่จะดําเนินการ 7. การจัดทําเอกสารที่เรงดวน และไมมีการประชุมหารือกันกอน จึงทําใหเกิดการผิดพลาดได 8. ระบบการจัดเก็บขอมูลยังไมดีพอ 9. การประเมินศักยภาพในการปฏิบัติงานของบุคลากรยังไมชัดเจนมากนัก จุดแข็ง

1. บุคลากรที่ปฏิบัติหนาที่มีความรับผิดชอบตอหนาที่ตนไดรับมอบหมาย และมี มนุษยสัมพันธอันดีกับผูม าติดตองาน 2. บุคลากรที่ปฏิบัติหนาทีม่ ีความรู ความสามารถ ตรงกับสายงานการปฏิบัติงาน 3. ผูบริหารใหความดูแล และเอาใจใสอยางเครงครัด 4. มีการกําหนดโครงสรางที่ครอบคลุมภารกิจหลักของหนวยงาน 5. เปดโอกาสใหบุคลากรมีสวนรวมในการตัดสินใจ แสดงความคิดเห็นในการบริหาร 6. มีการพัฒนาบุคลากรในสายงานดานตาง ๆ อาทิ การจัดสงบุคลากรเขารับการอบรม

แนวทางการแกไขจุดออนและพัฒนาจุดแข็ง การแกไขจุดออน 1. เพิ่มอัตรากําลังในสวนของงานที่ไมเพียงพอ 2. การเสนอแฟมผานระบบงานตาง ๆ ควรมอบหมายใหผูดูแลและรับผิดชอบโดยตรง เปนผูผานระบบงานของตนเอง และนําเสนอตามขั้นตอน 3. ควรแจงใหผูเกี่ยวของไดทราบหมายเลขโทรศัพทที่สามารถติดตอไดทันที เมื่อมีงาน เรงดวน และมอบผูเกีย่ วของโดยตรงเปนผูติดตาม 20

4. ไมควรดึงเอกสารในแฟมออก หากตองการ ควรโทรศัพทแจง หรือ เขียนขอความ แจงใหหนวยงานไดทราบ 5. ควรมีการประสานงานในเรื่องตาง ๆ ดวยวาจากอนหนังสือจะมาถึง 6. ควรมีการจัดประชุม เพื่อหารือ และหาแนวทางรวมกัน ทั้งนี้เพื่อมิใหเกิดปญหาการ ทํางานไมเขาใจกัน และไมซับซอน และทําใหเสียเวลา 7. ควรจัดสงบุคลากรไปเขารับการอบรม สัมมนา ในเรือ่ งของการจัดระบบเอกสาร หรือ ควรมีการเก็บระบบงานใหสะดวก รวดเร็ว และสามารถคนหาได 8. ควรมีการประเมินศักยภาพการทํางานของบุคลากรอยางเครงครัด 9. ควรมีการประชุมกับหนวยงานที่เกี่ยวของในทุก ๆ 6 เดือน เพื่อใหงานเกิดความคลองตัว

พัฒนาจุดแข็ง 1. สงเสริมและพัฒนาบุคลากรในทุก ๆ ดานใหแข็งแกรงยิ่งขึ้น 2. จัดใหมีการศึกษา ดูงาน และฝกทักษะใหเกิดความชํานาญ และคลองตัวยิ่งขึ้น 3. ควรมีการเปดโอกาสใหบุคลากร ไดมีสวนรวมในการจัดกิจกรรมของมหาวิทยาลัย รวมกับสถาบัน/มหาวิทยาลัยอื่น ๆ ใหมาก

21

ขั้นตอนการปฏิบัติงาน หนวยธุรการ การรับเขาหนังสือ เมื่อไดรับหนังสือที่เขามาจากหนวยงานภายใน และหนวยงานภายนอกมหาวิทยาลัย สงเรื่องมายังศูนยฯ โดยหนวยธุรการ จะลงรับหนังสือ และจัดเสนอตามขั้นตอน ดังนี้ 1. จัดลําดับความสําคัญ และความเรงดวนของหนังสือ เพื่อดําเนินการกอนหลัง 2. พิจารณา คัดแยกประเภทหนังสือ 3. เปดซอง และตรวจเอกสาร 4. ลงทะเบียนรับเรื่อง โดยประทับตราลงรับหนังสือ ที่มุมดานขวาของหนังสือ และกรอกรายละเอียด ดังนี้ 4.1 เลขรับ ใหลงเลขที่รับตามเลขที่รับในทะเบียน 4.2 วันที่ ใหลงวัน เดือน ป ที่รับหนังสือ 4.3 เวลา ใหลงเวลาที่รบั หนังสือ 5. ลงทะเบียนรับหนังสือในทะเบียนหนังสือรับโดยกรอกรายละเอียดดังนี้ 5.1 ทะเบียนหนังสือรับ วันที่ เดือน พ.ศ. ใหลงวัน เดือน ป ที่ลงทะเบียนรับ 5.2 เลขทะเบียนรับ ใหลงเลขลํากับของทะเบียนหนังสือรับเรียงลําดับติดตอกันไป ตลอดปปฏิทิน เลขทะเบียนของหนังสือรับจะตองตรงกับเลขที่ในการรับหนังสือ 5.3 ที่ ใหลงเลขที่ของหนังสือที่รับเขามา 5.4 ลงวันที่ ใหลงวันเดือนปของหนังสือที่รับเขามา 5.5 จาก ใหลงตําแหนงเขาของหนังสือหรือสวนราชการหรือชื่อบุคลากรในกรณีทไี่ มมี ตําแหนงระบุ 5.6 ถึง ใหลงตําแหนงของผูที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อสวนราชการ หรือชื่อบุคคลในกรณี ทีไมมีตําแหนงระบุ 5.7 การปฏิบัติ ใหบันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือฉบับนั้น 6. เปดดูหนังสือราชการ บนเว็บไซดของระบบหนังสือราชการอิเล็กทรอนิกส http://nudoc.nu.ac.th ที่ สงมาใหศูนยฯ เพื่อเวียนแจงใหทราบ หรือดําเนินการตอไป โดยดําเนินการเปดเวลา 11.00 น. และเวลา 15.00 น. 7. หนวยธุรการดําเนินการอาน และพิจารณาแยกเรื่องตามประเภทความเรงดวน เพือ่ นําเสนอและ ดําเนินการ 8. หนวยธุรการ ดําเนินการบันทึกใหความเห็นแลวจึงนําแฟมเสนอเซ็นมาสงใหเลขานุการศูนยฯ พิจารณาเสนอเรื่องตอไป 9. หนวยธุรการศูนยฯ ดําเนินการตรวจความเรียบรอยของเอกสาร ถาเรื่องไมเรียบรอยหรือ เอกสารไมครบใหกลับไปแกไขกอน แลวจึงมาสงใหม 1

10. หัวหนาหนวยธุรการผานเรื่องเพื่อเสนอเลขานุการศูนยฯ มี 2 กรณี ไดแก 10.1 เรื่องแกไข ใหคนื เอกสารใหแกเจาของเรื่อง 10.2 เรื่องที่ยังไมสนิ้ สุดใหเสนอผูอํานวยการศูนยฯ ตอไป 11. เสนอแฟมตอผูชวยผูอํานวยการฝายตาง ๆ ไดแก 11.1 ผูชวยผูอํานวยการฝายบริหาร 11.2 ผูชวยผูอํานวยการฝายเทคโนโลยีสารสนเทศ 11.3 ผูชวยผูอํานวยการฝายผลิตสื่อสารสนเทศ ตั้งแต ขอ 11.1 หรือ 11.2 หรือ 11.3 ผานเรื่อง ในกรณีเรื่องเกีย่ วของกับฝายนั้น ๆ และเมื่อพิจารณา แลวไมสามารถดําเนินการได ใหเสนอตอไปยังผูอํานวยการศูนยฯ ตอไป 12. ผูอํานวยการศูนยฯ ผานเรื่องเพื่อเสนอรองอธิการบดีฝายวางแผนและพัฒนา มี 3 กรณี ไดแก 11.1 เรื่องแกไข ธุรการศูนยฯ ดําเนินการคืนเอกสารใหแกเจาของเรื่อง 11.2 เรื่องที่สิ้นสุด ธุรการศูนยฯดําเนินเรือ่ งออกจากแฟม และสําเนาใหแกผูเกี่ยวของ 11.3 เรื่องที่ยังไมสิ้นสุด ธุรการศูนยฯ ดําเนินการเสนอตออธิการบดีตอไป 13. เสนอรองอธิการบดีฝายวางแผนและพัฒนา เพื่อพิจารณาสั่งการตอไป มี 2 กรณี 13.1 รองอธิการบดีฝายวางแผนและพัฒนา ลงนามสั่งการ 13.2 รองอธิการบดีฝายวางแผนและพัฒนา เกษียณเรื่องเสนออธิการบดีเพือ่ พิจารณาสั่งการ 14. ธุรการนําแฟมออก จากหองรองอธิการบดีฝายวางแผนและพัฒนา และหนาหองอธิการบดี เสนอหัวหนาเลขานุการศูนยฯ 15. เลขานุการศูนยฯ ดูแฟมเสร็จแลวใหธุรการสําเนาเรื่องตาง ๆ แจงไปยังผูเกีย่ วของเพื่อดําเนิน การตอไป กรณีเรื่องดวน ภายใน 10 นาที หากเปนเรื่องปกติ ใหแจกจายใหแลวเสร็จภาย 1 วัน 16. สิ้นสุดการดําเนินงาน 17. นําหนังสือตนฉบับของเรื่องตางๆ เก็บเขาแฟมเอกสาร (หนวยธุรการ) ยกเวนเรื่องเกีย่ วกับการเงิน (เก็บทีห่ นวยการเงิน) วิธีการทํางาน 1. ถามีหนังสือเขามาภายในศูนยฯ ลงรับในทําเบียนรับเขาภายนอก – ภายใน ทําการบันทึกเสนอ ขอคิดเห็นของหนังสือ แลวนําเสนอตอเลขานุการศูนยฯ กอนทุกเรื่อง การรับหนังสือเขาจากภายนอกนั้นมีหลายกรณี ดังนี้ 1.1. ถาเปนหนังสือราชการตามหนวยงานตางๆ สงเขามาสามารถรับเขาไดเลย 1.2. จะยกเวนเรื่องของพัสดุจะมีใบเสนอราคาตัวจริงมาจากสถานที่ตาง ๆ และถามีบิลมาซึ่งเปน เรื่องของการเงินจากสถานทีต่ าง ๆ จากภายนอกสงมาเรียกเก็บเงิน เชน บริษัท ที ที แอนด ที คาโทรศัพท คา เชาสัญญาณ เขียนสงใหหนวยการเงินและบัญชีไดเลย 1.3. การรับหนังสือรับเขาภายในจะแบงเปน ตามคณะหรือหนวยงานตาง ๆ ฝายตาง ๆ ของ ศูนยฯ ขาวกองบริการ เอกสารประชาสัมพันธตามคณะหรือหนวยงานตาง ๆ ภายในมหาวิทยาลัย 2

- ตามคณะ หนวยงานตาง ๆ และ ฝายตาง ๆ ของศูนยฯ รับเขาไดเลยแลวทําการเสนอตาม ขั้นตอน - ขาวกองบริการก็ใหรับเขาใสแฟมเสนอตามขั้นตอน - เอกสารประชาสัมพันธจะมี 2 กรณี 1.มีใบปะหนา 2. ไมมีใบปะหนา 1. มีใบปะหนารับเขาใบปะหนาแลวแนบตัวเอกสารประชาสัมพันธ 1 ชุด 2. ไมมีใบปะหนา ใสแฟมเสนอ ผอ. และใหหนวยการตลาดและประชาสัมพันธไดเลย 2. นําแฟมที่ผานเลขานุการศูนยฯ แลว เสนอตอ ผอ. (โดยผาน เลขา ผอ.) และเมื่อ เลขา ผอ. นําแฟมที่ ผอ. เซ็นเสร็จแลวมาให ก็นาํ แฟมใหเลขานุการศูนยตรวจดูอีกครั้ง แลวนําหนังสือมาถายเอกสาร เขียนลงสมุด สงเอกสารแลวนําไปแจกจายใหแกธุรการฝาย ที่ไดรับมอบหมาย เซ็นรับเรื่องเพื่อไปดําเนินการตอไป 5. ถาแฟมที่เสนอมีใหตอบกลับ ยินดี ตอบรับ ขอขอบคุณ ฯลฯ พิมพหนังสือตอบกลับไปหนวยงาน เจาของเรื่องนัน้ 6. สวนหนังสือรับเขาที่ผอ. สั่งการ เวียนแจง ประชาสัมพันธ นํามาถายเอกสารใหหนวยการตลาดและ ประชาสัมพันธ 1 ชุด 7. คําสั่ง หรือประกาศที่รับเขามาจากมหาวิทยาลัยดําเนินการเสร็จเรียบรอยตามขั้นตอนแลวนําเก็บเขา แฟมคําสั่งหรือประกาศ 8. หนังสือรับเขาทั้งภายในและภายนอกถาถายเอกสารแจกใหหนวยธุรการตาง ๆ ตามที่สั่งการแลวนํา เก็บเขาแฟมใหเรียบรอย ถาอันไหนเรียบรอยสมบูรณ ใหเขียนคําวา OK. กํากับไว การรับหนังสือเขาจากภายในมหาวิทยาลัย (เรื่องพิจารณารายละเอียดครุภัณฑคอมพิวเตอร) - ลงทะเบียนรับหนังสือ - นําแบบฟอรมบันทึกขอความ เรื่องพิจารณารายละเอียดครุภัณฑคอมพิวเตอร (ตามแบบฟอรม ที่หนวยธุรการ) แนบรายละเอียดเอกสารทีห่ นวยงานนั้น ๆ สงมา และดําเนินการนําเสนอคณะกรรมการ พิจารณาลงนาม - เมื่อคณะกรรมการของศูนยฯ ลงนามเสร็จแลว นําเรื่องดังกลาวออกเลขทะเบียนสงหนังสือ และนําสงคืนใหหนวยงานตนเรื่อง และเซ็นรับเอกสารคืนตอไป

3

ขั้นตอนการรับหนังสือ รับหนังสือ / เอกสาร (หนวยงานภายใน/นอก) เปดดูหนังสือรับในเว็บไซดของระบบ หนังสือราชการ อิเล็กทรอนิกส พิจารณาคัดแยกเรื่องตาม ความเรงดวนของหนังสือ ลงทะเบียนรับเรื่องและ เสนอเลขานุการศูนยตรวจสอบ

- - - ดําเนินการภายใน 1 วัน - ปฏิบัติตามระเบียบ - ทันเวลา ครบถวน

เลขานุการเสนอเรือ่ งตอผูอํานวยการ พิจารณา สั่งการ เสนอผูอํานวยการศูนยฯ ผานเรื่อง / พิจารณาสั่งการ

- - - - - - กรณีสั่งการเฉพาะเรื่อง ใหดําเนินการตาม สั่งการไดทันที

เสนอรองอธิการบดีฝายวางแผนและ พัฒนาเพื่อโปรดทราบ / สั่งการ

สงเรื่องใหแตละกลุมงาน หรือเรือ่ งที่มอบหมายให ไปดําเนินการตอไป

---- - - ทําหนังสือออก - ถายเอกสารแจงผูเกี่ยวของ - ตอบขอบคุณ / ชี้แจง - เสนอตอทานอธิการบดี

4

การเสนอเรื่องขออนุมัติ 1. แยกหนังสือที่เสนอ ตามลักษณะความสําคัญของเรื่อง แตใหจัดลําดับเรื่องที่ตองพิจารณากอนไว ขางหนา เรื่องที่ไดรับมากอนตองเสนอ เพือ่ ใหไดรับการปฏิบัติใหเสร็จกอน 2. มีการจัดหนังสือเสนอ โดยจัดใหสะดวกในการพิจารณา มีเอกสารประกอบการพิจารณา และมีการ บันทึกยอไวในหนังสือวามีเรื่องอะไรบาง 3. รับแฟมเอกสารคืน และตรวจสอบวาเรือ่ งใดไดรับการพิจารณา สั่งการ - กรณีขออนุมตั ิเบิกคาใชจาย หรือเรื่องตางๆ ที่เกี่ยวกับการเงิน ดําเนินการดังนี้ 1. นําเรื่องผานหนวยการเงินทุกเรื่อง 2. เมื่อผานหนวยการเงินแลว นําแฟมเสนอเลขานุการศูนยฯพิจารณา 3. เสนอเรื่องตอ ผอ. (โดยผาน เลขา ผอ.) และเมื่อ เลขา ผอ. นําแฟมที่ ผอ. ลงนามเสร็จ แลวนําสงใหหนวยธุรการ 4. หนวยธุรการดําเนินการออกเลขทะเบียนสงออกภายใน และจัดทําสําเนาหนังสือ ประทับตราสําเนาคูฉบับ 5. จัดเก็บเอกสารเขาแฟมตามระเบียบงานสารบรรณ - กรณีเสนอแฟมเอกสารไปยังสํานักงานอธิการบดี ดําเนินการดังนี้ 1. นําแฟมเสนอเซ็นตสงใหกองแผนงาน ลงทะเบียนรับหนังสือ 2. กองแผนงานดําเนินการนําแฟมเสนอ รองอธิการบดีฝายวางแผนและพัฒนา หรือ เสนอ อธิการบดี 3. เมื่อเรื่องอนุมัติเรียบรอยแลว หนวยธุรการดําเนินการพิจารณา และดําเนินการแจกจายใหกับ เจาของเรื่องนัน้ ๆ เพื่อดําเนินการตอไปดังนี้ 1. กรณีเรื่องขออนุมัติ ไดรบั อนุมัติกลับมาแลว ดําเนินการดังนี้ - ถายเอกสารมอบเจาของเรื่อง 1 ชุด - ตัวจริงเก็บที่หนวยธุรการ เก็บเขาแฟมอนุมัติ - ถายเอกสารมอบการเงิน 1 ชุด 2. กรณีการขออนุมัติเบิกคาใชจายโครงการตามแผนปฏิบัติการ ดําเนินการดังนี้ - ตัวจริงมอบหนวยการเงิน - ถายเอกสารเก็บไวที่หนวยธุรการ 1 ชุด เก็บเขาแฟมอนุมัติ - ถายเอกสารใหเจาของเรื่อง 1 ชุด 3. กรณีการขออนุมัติเบิกคาใชจายตาง ๆ ดําเนินการดังนี้ - ตัวจริงมอบหนวยการเงิน - ถายเอกสารมอบเจาของเรื่อง 1 ชุด (เฉพาะใบปะหนาตัวเรื่อง) - ถายเอกสารเก็บไวที่ธุรการ 1 ชุด (เฉพาะใบปะหนาตัวเรื่อง) เก็บเขาแฟมอนุมัติ 4. กรณีการขออนุมัติโครงการตามแผนปฏิบัติการ ดําเนินการดังนี้ 5

- ตัวจริงหนวยธุรการเก็บ - ถายเอกสารใหหนวยการเงิน 1 ชุด - ถายเอกสารใหหนวยประกันคุณภาพ 1 ชุด - ถายเอกสารมอบเจาของเรื่อง 2 ชุด เพือ่ ใชแนบเรื่องขอยืมเงินทําโครงการ 5. กรณีการขออนุมัติเดินทางไปราชการ ดําเนินการดังนี้ - ตัวจริงเก็บที่หนวยธุรการ เก็บเขาแฟมอนุมัติ - ถายเอกสารใหหนวยการเงิน 1 ชุด - ถายเอกสารใหหนวยบุคคล 1 ชุด - ถายเอกสารใหเจาของเรื่อง 2 ชุด และอีกชุดแนบใบยืมเงิน 6. กรณีการขออนุมัติปฏิบัติงานนอกเวลาราชการ ดําเนินการดังนี้ - ตัวจริงเก็บที่หนวยธุรการ เก็บเขาแฟมอนุมัติ - ถายเอกสารใหหนวยการเงิน 1 ชุด - ถายเอกสารใหเจาของเรื่อง 1 ชุด 7. กรณีการขออนุมัติเบิกคาตอบแทนการปฏิบัติงานนอกเวลาราชการ ดําเนินการดังนี้ 7.1 กรณีหนวยการเงิน ทําเรื่องขออนุมัติ - ตัวจริงเรื่องมอบหนวยการเงิน - ถายเอกสารเก็บไวที่ธุรการ 1 ชุด (เฉพาะใบปะหนาเรื่อง) 7.2 กรณีฝายอื่นทํา - ตัวจริงเรื่องมอบหนวยการเงิน - ถายเอกสารเก็บไวที่ธุรการ 1 ชุด (เฉพาะใบปะหนาเรื่อง) - ถายเอกสารมอบเจาของเรื่อง 1 ชุด (เฉพาะใบปะหนาเรื่อง) 8. กรณีการขออนุมัติจางซอมตาง ๆ ซึ่งเปนงานของหนวยพัสดุ เรื่องขออนุมัติจัดจาง โดยวิธี พิเศษ ทางหนวยพัสดุจะดําเนินการขออนุมัติเอง ธุรการออกเลขใหแลวใหหนวยพัสดุดําเนินการเลย

6

การสงหนังสือ เมื่อจัดพิมพหนังสือที่สงออกจากศูนยฝกอบรมและควบคุมระบบเครือขายคอมพิวเตอรออกไปยังหนวยงาน ภายในและหนวยงานภายนอกมหาวิทยาลัยใหปฏิบัติตามขั้นตอน ดังนี้ 1. ใหเจาของเรื่องตรวจความเรียบรอยของหนังสือ รวมทั้งสิ่งที่จะสงไปดวยใหครบถวนและสงเรื่องที่ หนวยธุรการของศูนยฯ โดยดําเนินการ อาน และพิจารณาแยกเรื่อง หากเปนเรื่องดวน ใหแยกแฟมเสนอ ผูบังคับบัญชาลงนาม ภายใน 10 นาที และดําเนินการสงใหผูเกีย่ วของภายใน 30 นาที หากเปนเรือ่ งปกติ ให แจกจายใหเสร็จภายใน 1 วัน 2. หนวยธุรการดําเนินการตรวจความเรียบรอยของหนังสืออีกครั้งหนึ่งวา เอกสารครบถวนหรือไม หรือขอความที่พิมพมามีผิดตรงไหนบาง ก็จะสงคืนใหแกไข 3. หนวยธุรการศูนยฯ ลงทะเบียนสงหนังสือภายในโดยกรอกรายละเอียดดังนี้ 3.1 ทะเบียนหนังสือสง วันที่ เดือน พ.ศ. ใหลงวันเดือนปที่ลงทะเบียน 3.2 เลขทะเบียนหนังสือสง ใหลงเลขลําดับของทะเบียนหนังสือสง 3.3 ที่ ใหลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจําของสวนราชการเจาของเรื่องทับเลขที่หนังสือ สงออกในหนังสือที่จะสงออก เชน ที่ ศธ 0527.01.06/……… 3.4 ลงวันที่ ใหลงวัน เดือน ปที่จะสงหนังสือนัน้ ออก 3.5 จาก ใหลงตําแหนงเจาของหนังสือ หรือชื่อสวนราชการ 3.6 ถึง ใหลงตําแหนงของผูที่หนังสือนั้นมีถึง หรือถาไมมี หรือไมทราบใหใชชื่อสวนราชการ 3.7 เรื่อง ใหลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่ไมมีชอื่ เรื่องใหลงสรุปเรื่องยอจาก หนังสือสงมา 4. ลงเลขที่และวันเดือนปในหนังสือที่จะสงออกทั้งในตนฉบับ และสําเนาคูฉบับใหตรงกับ เลขทะเบียนสงและวันเดือนปในทะเบียนหนังสือสง 5. การลงทะเบียนหนังสือสง หรือการออกเลขที่หนังสือภายนอก โดยกรอกรายละเอียด ดังนี้ 5.1 ทะเบียนหนังสือสง วันที่ เดือน พ.ศ. ใหลงวันเดือนปที่ลงทะเบียน 5.2 เลขทะเบียนหนังสือสง ใหลงเลขลําดับของทะเบียนหนังสือสง 5.3 ที่ ใหลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจําของสวนราชการเจาของเรื่องทับเลขที่หนังสือ สงออกในหนังสือที่จะสงออก เชน ที่ ศธ 0527.01.06/……… 5.4 ลงวันที่ ใหลงวัน เดือน ปที่จะสงหนังสือนัน้ ออก 5.5 จาก ใหลงตําแหนงเจาของหนังสือ หรือชื่อสวนราชการ 5.6 ถึง ใหลงตําแหนงของผูที่หนังสือนั้นมีถึง หรือถาไมมี หรือไมทราบใหใชชื่อสวนราชการ 5.7 เรื่อง ใหลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่ไมมีชอื่ เรื่องใหลงสรุปเรื่องยอจาก 8 หนังสือสงมา 5.8 ลงเลขที่และวันเดือนปในหนังสือที่จะสงออกทั้งในตนฉบับ และสําเนาคูฉบับให 7

ตรงกับเลขทะเบียนสงและวันเดือนปในทะเบียนหนังสือสง โดยลงเลขที่หนังสือออก ณ งานสารบรรณ กองกลาง สํานักงานอธิการบดี พรอมลงทะเบียนหนังสือสงเพื่อคุมยอดหนังสือสงและถายเอกสารไว จํานวน 2 ชุด เก็บไวที่ งานสารบรรณ กองกลาง สํานักงานอธิการบดี 1 ชุด และเก็บไวที่หนวยธุรการศูนย จํานวน 1 ชุด เพื่อใชเปนหลักฐานอางอิงตอไป 6. การดําเนินการจัดสงหนังสือ การจัดสงหนังสือจะดําเนินการจัดสงทุกวันแบงเปน 2 ชวง คือ ชวงเชา เวลา 10.00 น. และ ชวงบาย เวลา 14.00 น.

8

การสงหนังสือ สงหนังสือ / เอกสารเสนอผูอํานวยการศูนย รองอธิการบดีฝายวางแผนและพัฒนา / อธิการบดี ลงนามหนังสือ (ภายในหนวยงาน)

ลงทะเบียนสงหนังสือของ แตละงาน

จัดสงหนังสือ / เอกสาร

--- - - - - - - - 1 วัน - ทันเวลาที่กําหนด

- - - - - - - - - - 1 วัน

เรื่องดวนภายใน 30 นาที

หนังสือภายนอก มหาวิทยาลัย

- - - - - - - - - - - - - - -1 วัน - - - - - - - - - - -- ---

ออกเลขที่ ศธ 0527.01/…. ที่งานสารบรรณ กองกลาง

ออกเลขที่หนังสือ ธุรการศูนย

หนวยธุรการศูนย จัดสงเอกสาร

สําเนาใหกองกลาง จํานวน 1 ชุด

หนังสือภายใน มหาวิทยาลัย

เจาหนาที่จัดสง เอกสาร

จัดเก็บเขาแฟมตาม ระเบียบงานสารบรรณ

สําเนาเก็บที่หนวย ธุรการ จํานวน 1 ชุด 9

การทําคําสั่งมหาวิทยาลัย หรือ ทําหนังสือสงออก ( โดยรองอธิการบดีฝายวางแผนและพัฒนา หรือ อธิการบดี เซ็น ) 1. หนวย / ฝาย ที่ทําคําสั่ง หรือ ทําหนังสือสงออก โดยทําบันทึกขอความ เรื่อง โปรดลงนาม ปะ หนามาให ผอ. ลงนาม และนําเสนอกับรองวางแผนและพัฒนา หรือ ทานอธิการบดีเพื่อลงนามอนุมัติ 2. เมื่อ คําสั่ง หรือ หนังสือออก ดังกลาวไดรบั การลงนามจาก รองวางแผนและพัฒนา หรือ อธิการบดีแลว หนวยธุรการดําเนินการขอเลขทะเบียนสงออก จากกองกลาง โดยโทรไป ที่เบอร 1110 หรือ ไป ขอดวยตัวเองที่กองกลาง งานสารบรรณ 3. ดําเนินการถายสําเนาให กองกลาง 1 ชุด และจัดทําสําเนาคูฉบับเก็บที่ธุรการ 1 ชุด 4. ตัวจริงนําสงใหเจาของเรื่องดําเนินการตอไป

การจัดเก็บเอกสาร เอกสารที่เขามาภายในศูนยฝก อบรมและควบคุมระบบเครือขายคอมพิวเตอร จากแหลงตาง ๆ มี ทุกประเภทและมีจํานวนมาก เอกสารทุกฉบับมีความสําคัญจะตองเก็บไวเปนหลักฐาน เพื่อการคนควา จึง จําเปนตองเก็บเอกสารตาง ๆ ใหเปนหมวดหมู และมีระเบียบเพื่อความสะดวกในการคนหาไดงายสะดวก รวดเร็ว และใหเอกสารอยูในสภาพที่เรียบรอยไมชํารุดเสียหาย ในการเก็บเอกสรที่เปนแฟกซมาใหดําเนินการ ถายเอกสารพรอมแนบแฟกซฉบับเดิมเขาไวดว ยกัน แลวจึงเก็บเอกสารตามระบบ เพื่อปองกันการ เก็บเปนเวลานานแลวขอความในแฟกซจะเลือนลางไมชัดเจน ดังนั้น การเก็บเอกสารจึงตองเก็บเปน เอกสารตามหมวดหมูต ามการปฏิบัติจริง แบงเปนหมวดหมูไดดังนี้ 1. รับเขาภายใน 2. รับเขาภายนอก 3. สงออกภายใน 4. สงออกภายนอก 5. อนุมัติตาง ๆ 6. ขออนุมัติเดินทางไปราชการ 7. คําสั่งมหาวิทยาลัยนเรศวร 8. คําสั่งศูนยฝกอบรมและควบคุมระบบเครือขายคอมพิวเตอร 9. โครงการตามแผนปฏิบัติการ 10. ระเบียบ ประกาศ

10

การจัดประชุม 1. จัดทําหนังสือเชิญประชุมและสงไปยังผูเ กี่ยวของ 2. จัดทําหนังสือขออนุมัติจัดประชุมและงบประมาณเสนอผูอํานวยการศูนยฯ และใหรองอธิการบดีฝาย วางแผนและพัฒนา หรืออธิการบดี เพื่ออนุมัติ 3. จัดเตรียมขอมูลเพื่อประกอบการประชุม - รายงานการประชุม (ครั้งกอน) - วาระการประชุม (ปจจุบัน) - กําหนด วัน เวลา - เตรียมสถานที่ / อุปกรณ - นัดผูเขารวมประชุม - ใบเซ็นชือ่ เขารวมประชุม - ดําเนินการประชุม 4. เมื่อดําเนินการประชุมเรียบรอยแลว ฝายเลขานุการจะจัดทําสรุปรายงานการประชุม และจะเสนอ ผูบังคับบัญชาตามขั้นตอนตอไป 5. ฝายเลขานุการ ดําเนินการติดตามตามมติการประชุมไปปฏิบัติ 6. สรุปรายงานการประชุม และจัดสงไปยังผูเขารวมประชุม และเซ็นรับเอกสาร

การประสานงาน 1. การเดินทางไปราชการ - หนวยบุคคลดําเนินการตอบรับการลงทะเบียนเขารวมสัมมนา - แจงและมอบเอกสารใหแกผูที่ไดรับมอบหมายเขารวมสัมมนาทราบ และใหเจาตัวดําเนินการ ดังนี้ 1. ทําหนังสือขออนุมัติเดินทางไปราชการ 2. ทําเรื่องยืมเงินไปราชการ 3. จองที่พัก 4. ทํารายงานการเดินทาง 5. ทํารายงานผลการอบรมสัมมนา

การแจงเวียน 1. ทําการแจงเวียนผานทาง Mail 2. เรือ่ งดวนแจงใหทราบภายใน 1 ชั่วโมง 3. เรือ่ งปกติ แจงใหทราบภายใน 1 วัน 11

4. ติดตามผล และรายงานผูบังคับบัญชา 5. รายงานผลใหแกหนวยงานเจาของเรื่องถึงความกาวหนาของงาน

การคนหาหนังสือ 1. กรณีเรื่องดวน คนหาหนังสือตามคํารองขอภายใน 5 นาที 2. กรณีเรื่องปกติ คนหาหนังสือตามคํารองขอภายใน 10 นาที

การติดตามเรื่อง 1. เรื่องรับเขามาตองดําเนินการติดตามความกาวหนา และความสําเร็จของงาน เพื่อแจงผลการดําเนินงาน ใหกับตนเรื่องเดิมรับทราบ 2. เรื่องสงออก ตองดําเนินการติดตามผลการสงเอกสารวาถึงผูรับปลายทางหรือไม และติดตาม ความกาวหนา และความสําเร็จของงาน เพือ่ แจงผลกการดําเนินงานใหกับตนเรื่องเดิมรับทราบ 3. การประสานงานทางโทรศัพท และผูที่เขามาติดตอประสานงานโดยตรง - เมื่อไดรับการประสานงานจากทางโทรศัพท ใหรีบประสานงานกับผูเกีย่ วของทันที โดยการ แจงผานทางโทรศัพทภายใน โทรศัพทมือถือของผูเกี่ยวของ - แจงผลใหแกเจาของเรื่องที่มาประสานใหทราบ - ติดตอประสานงานใหเรื่องดังกลาวใหแลวเสร็จ

12

ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 -----------------------

โดยทีเ่ ปนการสมควรปรับปรุงระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณพ.ศ. 2506 เสียใหมใหเหมาะสมยิง่ ขึน ้ คณะรัฐมนตรีจงึ วางระเบียบไว ดังตอไปนี้ ขอ 1 ระเบียบนี้เรียกวา"ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526" ขอ 2 ระเบียบนี้ใหใชบังคับตั้งแตวันที่ 1 มิถุนายน 2526 เปนตนไป ขอ 3 ใหยกเลิก 3.1 ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2506 3.2 ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการลงชื่อในหนังสือราชการ พ.ศ. 2507 3.3 ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการลงชื่อในหนังสือราชการ (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2516 บรรดาระเบียบ ขอบังคับ มติของคณะรัฐมนตรี และคําสั่งอื่นใด ในสวนที่กาํ หนดไวแลวใน ระเบียบนี้ หรือซึ่งขัดหรือแยงกับระเบียบนี้ ใหใชระเบียบนี้แทน เวนแตกรณีที่กลาวในขอ 5 ขอ 4 ระเบียบนี้ใหใชบังคับแกสวนราชการ สวนราชการใดมีความจําเปน ที่จะตองปฏิบต ั ิงานสารบรรณนอกเหนือไปจากที่ไดกําหนดไว ในระเบียบนี้ใหขอทําความตกลงกับผูรักษาการตามระเบียบนี้ ขอ 5 ในกรณีที่กฎหมายหรือระเบียบวาดวยการรักษาความปลอดภัยแหงชาติ กําหนดวิธี ปฏิบต ั ิเกีย่ วกับงานสารบรรณไวเปนอยางอืน ่ ใหถือปฏิบัตต ิ ามกฎหมายหรือระเบียบวาดวยการนั้น ขอ 6 ในระเบียบนี้ "งานสารบรรณ" หมายความวา งานที่เกีย่ วกับการบริหารงานเอกสารเริม ่ ตัง้ แต การจัดทํา การรับ การสง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทําลาย "หนังสือ" หมายความวา หนังสือราชการ "สวนราชการ" หมายความวา กระทรวง ทบวง กรม สํานักงาน หรือหนวยงานอืน ่ ใดของรัฐ ทั้งในราชการบริหารสวนกลาง ราชการบริหารสวนภูมภ ิ าค ราชการบริหารสวนทองถิ่น หรือในตางประเทศ และใหหมายความรวมถึงคณะกรรมการดวย "คณะกรรมการ" หมายความวา คณะบุคคลทีไ่ ดรับมอบหมายจากทางราชการใหปฏิบัติงาน ในเรื่องใด ๆ และใหหมายความรวมถึงคณะอนุกรรมการ คณะทํางาน หรือคณะบุคคลอื่นทีป ่ ฏิบต ั ิงานใน ลักษณะเดียวกัน ขอ 7 คําอธิบายซึง่ กําหนดไวทายระเบียบ ใหถือวาเปนสวนประกอบที่ใชในงานสารบรรณและ ใหใชเปนแนวทางในการปฏิบัติ ขอ 8 ใหปลัดสํานักนายกรัฐมนตรีรก ั ษาการตามระเบียบนี้ และใหมอ ี ํานาจดีความ และวินจิ ฉัย ปญหาเกี่ยวกับการปฏิบต ั ิตามระเบียบนี้ รวมทัง้ การแกไขเพิม ่ เติมภาคผนวกและจัดทําคําอธิบาย กับใหมี หนาที่ดําเนินการฝกอบรมเกีย่ วกับงานสารบรรณ การตีความ การวินจิ ฉัยปญหา และการแกไขเพิม ่ เติมภาคผนวก และคําอธิบายตามวรรคหนึ่ง ปลัดสํานักนายกรัฐมนตรีจะขอความเห็นจาก คณะกรรมการพิจารณาปรับปรุงและพัฒนาระเบียบสํานักนายก รัฐมนตรีเพื่อประกอบการพิจารณาก็ได หมวด 1 ชนิดของหนังสือ ขอ 11 หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดตอราชการที่เปนแบบพิธี โดยใชกระดาษตราครุฑ เปนหนังสือติดตอระหวางสวนราชการ หรือสวนราชการมีถงึ หนวยงานอื่นใดซึง่ มิใชสวนราชการ หรือที่มี ถึงบุคคลภายนอก ใหจัดทําตามแบบที่ 1 ทายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ 11.1 ที่ ใหลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจําของเจาของเรือ ่ ง ตามที่กําหนด ไวใน ภาคผนวก 1 ทับเลขทะเบียนหนังสือสง สําหรับหนังสือของคณะกรรมการใหกําหนดรหัสตัวพยัญชนะเพิม ่ ขึ้นไดตามความจําเปน 11.2 สวนราชการเจาของหนังสือ ใหลงชือ ่ สวนราชการ สถานที่ราชการหรือคณะ กรรมการซึง่ เปนเจาของหนังสือนัน ้ และโดยปกติใหลงที่ตั้งไวดว ย 11.3 วัน เดือน ป ใหลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของป พุทธศักราชที่ออกหนังสือ 11.4 เรื่อง ใหลงเรื่องยอทีเ่ ปนใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนัน ้ ในกรณีที่เปน หนังสือตอเนื่องโดยปกติใหลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม

11.5 คําขึน ้ ตน ใหใชคําขึน ้ ตนตามฐานะของผูรับหนังสือตามตารางการใชคําขึ้นตน สรรพนาม และคําลงทาย ที่กําหนดไวในภาคผนวก 2 แลวลงตําแหนงของผูที่หนังสือนัน ้ มีถงึ หรือชื่อบุคคล ในกรณีทม ี่ ีถึงตัวบุคคลไมเกีย่ วกับตําแหนงหนาที่ 11.6 อางถึง (ถามี) ใหอางถึงหนังสือที่เคยมีติดตอกันเฉพาะหนังสือที่สวนราชการผู รับหนังสือไดรบ ั มากอนแลว จะจากสวนราชการใดก็ตาม โดยใหลงชื่อสวนราชการเจาของหนังสือและเลขที่ หนังสือ วันที่ เดือน ปพท ุ ธศักราชของหนังสือนัน ้ การอางถึง ใหอางถึงหนังสือฉบับสุดทายทีต ่ ิดตอกันเพียงฉบับเดียว เวนแตมีเรื่อง อื่น ที่เปนสาระสําคัญตองนํามาพิจารณา จึงอางถึงหนังสือฉบับอื่น ๆ ที่เกีย่ วกับเรื่องนัน ้ โดยเฉพาะใหทราบ ดวย 11.7 สิ่งที่สงมาดวย (ถามี) ใหลงชื่อสิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสารที่สงไปพรอม กับหนังสือนั้นในกรณีทไี่ มสามารถสงไปในซองเดียวกันไดใหแจงดวยวาสงไปโดยทางใด 11.8 ขอความ ใหลงสาระสําคัญของเรื่องใหชัดเจนและเขาใจงาย หากมีความ ประสงคหลายประการใหแยกเปนขอ ๆ 11.9 คําลงทาย ใหใชคําลงทายตามฐานะของผูรบ ั หนังสือ ตามตารางการใชคําขึ้น ตน สรรพนาม และคําลงทาย ที่กําหนดไวในภาคผนวก 3 11.10 ลงชื่อ ใหลงลายมือชื่อเจาของหนังสือ และใหพม ิ พชอ ื่ เต็มของเจาของลายมือ ชื่อไวใตลายมือชื่อ ตามรายละเอียดที่กําหนดไวในภาคผนวก 3 11.11 ตําแหนง ใหลงตําแหนงของเจาของหนังสือ 11.12 สวนราชการเจาของเรื่อง ใหลงชื่อสวนราชการเจาของเรื่อง หรือหนวยงานที่ ออกหนังสือ ถาสวนราชการที่ออกหนังสืออยูในระดับกระทรวงหรือทบวง ใหลงชื่อสวนราชการเจาของเรื่อง ทั้งระดับกรมและกอง ถาสวนราชการที่ออกหนังสืออยูในระดับกรมลงมา ใหลงชื่อสวนราชการเจาของเรื่อง เพียงระดับกองหรือหนวยงานที่รบ ั ผิดชอบ 11.13 โทร. ใหลงหมายเลขโทรศัพทของสวนราชการเจาของเรื่อง หรือหนวยงาน ที่ออกหนังสือ และหมายเลขภายในตูสาขา (ถามี) ไวดวย 11.14 สําเนาสง (ถามี) ในกรณีทผ ี่ ูสงจัดทําสําเนาสงไปใหสวนราชการ หรือบุคคล อื่นทราบ และประสงคจะใหผูรบ ั ทราบวาไดมีสําเนาสงไปใหผูใดแลว ใหพิมพชื่อเต็มหรือชื่อยอของสวนราช การหรือชื่อบุคคลทีส ่ งสําเนาไปให เพื่อใหเปนที่เขาใจระหวางผูสงและผูรับ ถาหากมีรายชื่อที่สงมากใหพิมพ วาสงไปตามรายชื่อที่แนบและแนบรายชื่อไปดวย สวนที่ 2 หนังสือภายใน ขอ 12 หนังสือภายใน คือ หนังสือติดตอราชการที่เปนแบบพิธน ี อยกวาหนังสือภายนอก เปน หนังสือติดตอภายในกระทรวงทบวงกรมหรือจังหวัดเดียวกัน ใชกระดาษบันทึกขอความ และใหจัดทําตาม แบบที่ 2 ทายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ 12.1 สวนราชการ ใหลงชือ ่ สวนราชการเจาของเรื่อง หรือหนวยงานที่ออกหนังสือ โดยมีรายละเอียดพอสมควร โดยปกติถาสวนราชการที่ออกหนังสืออยูในระดับกรมขึน ้ ไป ใหลงชื่อสวนราช การเจาของเรื่องทั้งระดับกรมและกอง ถาสวนราชการที่ออกหนังสืออยูในระดับต่ํากวากรมลงมา ใหลงชื่อ สวนราชการเจาของเรื่องเพียงระดับกอง หรือสวนราชการเจาของเรื่องพรอมทั้งหมายเลขโทรศัพท (ถามี) 12.2 ที่ ใหลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจําของเจาของเรือ ่ ง ตามที่กําหนดไวใน ภาคผนวก 1 ทับเลขทะเบียนหนังสือสง สําหรับหนังสือของคณะกรรมการใหกําหนดรหัสตัวพยัญชนะเพิม ่ ขึ้นไดตามความจําเปน 12.3 วันที่ ใหลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปพุทธศักราชที่ ออกหนังสือ 12.4 เรื่อง ใหลงเรื่องยอที่เปนใจความสั้นทีส ่ ุดของหนังสือฉบับนัน ้ ในกรณีที่เปน หนังสือตอเนื่อง โดยปกติใหลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม 12.5 คําขึน ้ ตน ใหใชคําขึน ้ ตนตามฐานะของผูรับหนังสือตามตารางการใชคําขึ้นตน สรรพนาม และคําลงทาย ที่กําหนดไวในภาคผนวก 2 แลวลงตําแหนงของผูที่หนังสือนัน ้ มีถงึ หรือชื่อบุคคล ในกรณีทม ี่ ีถึงตัวบุคคลไมเกีย่ วกับตําแหนงหนาที่ 12.6 ขอความ ใหลงสาระสําคัญของเรื่องใหชัดเจนและเขาใจงาย หากมีความ ประสงคหลายประการใหแยกเปนขอ ๆ ในกรณีที่มก ี ารอางถึงหนังสือที่เคยมีตด ิ ตอกัน หรือมีสิ่งที่สงมาดวย ใหระบุไวในขอนี้ 12.7 ลงชือ ่ และตําแหนง ใหปฏิบัตต ิ ามขอ 11.10 และขอ 11.11 โดยอนุโลม ในกรณี ที่กระทรวงทบวงกรมหรือจังหวัดใด ประสงคจะกําหนดแบบการเขียนโดยเฉพาะ เพือ ่ ใชตามความเหมาะสมก็ใหกระทําได สวนที่ 3 หนังสือประทับตรา ขอ 13 หนังสือประทับตรา คือ หนังสือที่ใชประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหนาสวนราช

การระดับกรมขึน ้ ไป โดยใหหัวหนาสวนราชการระดับกอง หรือผูท่ไี ดรับมอบหมายจากหัวหนาสวนราชการ ระดับกรมขึน ้ ไป เปนผูรบ ั ผิดชอบลงชื่อยอกํากับตรา หนังสือประทับตราใหใชไดทั้งระหวางสวนราชการกับสวนราชการ และระหวางสวนราช การกับบุคคลภายนอกเฉพาะกรณีทไี่ มใชเรื่องสําคัญ ไดแก 13.1 การขอรายละเอียดเพิ่มเติม 13.2 การสงสําเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสาร 13.3 การตอบรับทราบที่ไมเกีย่ วกับราชการสําคัญหรือการเงิน 13.4 การแจงผลงานที่ไดดําเนินการไปแลวใหสวนราชการที่เกี่ยวของทราบ 13.5 การเตือนเรื่องที่คาง 13.6 เรื่องซึ่งหัวหนาสวนราชการระดับกรมขึ้นไปกําหนด โดยทําเปนคําสั่งใหใช หนังสือประทับตรา ขอ 14 หนังสือประทับตรา ใชกระดาษตราครุฑ และใหจัดทําตามแบบที่ 3 ทายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ 14.1 ที่ ใหลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจําของเจาของเรือ ่ ง ตามที่กําหนดไวใน ภาคผนวก 1 ทับเลขทะเบียนหนังสือสง 14.2 ถึง ใหลงชื่อสวนราชการ หนวยงาน หรือบุคคลที่หนังสือนั้นมีถงึ 14.3 ขอความ ใหลงสาระสําคัญของเรื่องใหชัดเจนและเขาใจงาย 14.4 ชื่อสวนราชการที่สงหนังสือออก ใหลงชื่อสวนราชการที่สงหนังสือออก 14.5 ตราชื่อสวนราชการ ใหประทับตราชือ ่ สวนราชการตามขอ 72 ดวยหมึกแดง และใหผูรับผิดชอบลงลายมือชื่อยอกํากับตรา 14.6 วัน เดือน ป ใหลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปพท ุ ธ ศักราชที่ออกหนังสือ 14.7 สวนราชการเจาของเรื่อง ใหลงชื่อสวนราชการเจาของเรื่อง หรือหนวยงานที่ ออกหนังสือ 14.8 โทร. หรือที่ตั้ง ใหลงหมายเลขโทรศัพทของสวนราชการเจาของเรื่อง และ หมายเลขภายในตูส  าขา (ถามี) ดวย ในกรณีทไี่ มมโี ทรศัพท ใหลงทีต ่ ั้งของสวนราชการเจาของเรื่อง โดยให ลงตําบลที่อยูตามความจําเปน และแขวงไปรษณีย (ถามี) สวนที่ 4 หนังสือสั่งการ ขอ 15 หนังสือสั่งการ ใหใชตามแบบทีก ่ ําหนดไวในระเบียบนี้ เวนแตจะมีกฎหมายกําหนด แบบไวโดยเฉพาะ หนังสือสั่งการมี 3 ชนิด ไดแก คําสั่ง ระเบียบ และขอบังคับ ขอ 16 คําสั่ง คือ บรรดาขอความที่ผูบงั คับบัญชาสั่งการใหปฏิบัติโดยชอบดวยกฎหมายใช กระดาษตราครุฑ และใหจัดทําตามแบบที่ 4 ทายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ 16.1 คําสั่ง ใหลงชื่อสวนราชการหรือตําแหนงของผูมีอํานาจที่ออกคําสั่ง 16.2 ที่ ใหลงเลขที่ที่ออกคําสั่ง โดยเริม ่ ฉบับแรกจากเลข 1 เรียงเปนลําดับ ไปจนสิน ้ ปปฏิทน ิ ทับเลขปพท ุ ธศักราชที่ออกคําสั่ง 16.3 เรื่อง ใหลงชื่อเรื่องที่ออกคําสั่ง 16.4 ขอความ ใหอางเหตุที่ออกคําสั่ง และอางถึงอํานาจที่ใหออกคําสั่ง (ถามี)ไวดว ย แลวจึงลงขอความทีส ่ ั่ง และวันใชบงั คับ 16.5 สั่ง ณ วันที่ ใหลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปพุทธ ศักราชที่ออกคําสั่ง 16.6 ลงชือ ่ ใหลงลายมือชือ ่ ผูออกคําสั่ง และพิมพชื่อเต็มของเจาของลายมือชื่อ ไวใต ลายมือชื่อ 16.7 ตําแหนง ใหลงตําแหนงของผูออกคําสั่ง ขอ 17 ระเบียบ คือ บรรดาขอความทีผ ่ ูมีอํานาจหนาที่ไดวางไว โดยจะอาศัยอํานาจของ กฎหมายหรือไมกไ็ ด เพื่อถือเปนหลักปฏิบต ั ิงานเปนการประจํา ใชกระดาษตราครุฑ และใหจัดทําตามแบบที่ 5 ทายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ 17.1 ระเบียบ ใหลงชื่อสวนราชการที่ออกระเบียบ 17.2 วาดวย ใหลงชื่อของระเบียบ 17.3 ฉบับที่ ถาเปนระเบียบทีก ่ ลาวถึงเปนครั้งแรกในเรื่องนั้น ไมตองลงวาเปนฉบับ ที่เทาใด แตถาเปนระเบียบเรื่องเดียวกันทีม ่ ีการแกไขเพิม ่ เติมใหลงเปน ฉบับที่ 2 และที่ถัด ๆ ไป ตามลําดับ 17.4 พ.ศ. ใหลงตัวเลขของปพุทธศักราชที่ออกระเบียบ 17.5 ขอความ ใชอางเหตุผลโดยยอ เพื่อแสดงถึงความมุงหมายทีต ่ องออกระเบียบ และอางถึงกฎหมายที่ใหอํานาจออกระเบียบ (ถามี) 17.6 ขอ ใหเรียงขอความทีจ่ ะใชเปนระเบียบเปนขอ ๆ โดยใหขอ 1 เปนชือ ่ ระเบียบ ขอ 2 เปนวันใชบังคับกําหนดวาใหใชบังคับตั้งแตเมือ ่ ใด และขอสุดทาย เปนขอผูรักษาการ ระเบียบใดถามี มากขอหรือหลายเรือ ่ งจะแบงเปนหมวดก็ได โดยใหยา ยขอผูรักษาการไปเปนขอสุดทายกอนทีจ่ ะขึ้นหมวด 1 17.7 ประกาศ ณ วันที่ ใหลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของ

ปพุทธศักราชที่ออกระเบียบ 17.8 ลงชือ ่ ใหลงลายมือชือ ่ ผูออกระเบียบ และพิมพชื่อเต็มของเจาของลายมือชื่อไว ใตลายมือชื่อ 17.9 ตําแหนง ใหลงตําแหนงของผูออกระเบียบ ขอ 18 ขอบังคับ คือ บรรดาขอความที่ผม ู ีอํานาจหนาที่กําหนดใหใช โดยอาศัยอํานาจของ กฎหมายทีบ ่ ัญญัตใิ หกระทําได ใชกระดาษตราครุฑ และใหจัดทําตามแบบที่ 6 ทายระเบียบ โดยกรอกราย ละเอียดดังนี้ 18.1 ขอบังคับ ใหลงชื่อสวนราชการที่ออกขอบังคับ 18.2 วาดวย ใหลงชื่อของขอบังคับ 18.3 ฉบับที่ ถาเปนขอบังคับที่กลาวถึงเปนครั้งแรกในเรื่องนั้น ไมตองลงวาเปนฉบับ ที่เทาใด แตถาเปนขอบังคับเรื่องเดียวกันทีม ่ ีการแกไขเพิ่มเติมใหลงเปนฉบับที่ 2 และที่ถัด ๆ ไปตามลําดับ 18.4 พ.ศ. ใหลงตัวเลขของปพุทธศักราชที่ออกขอบังคับ 18.5 ขอความ ใหอางเหตุผลโดยยอเพื่อแสดงถึงความมุง หมายทีต ่ องออกขอบังคับ และอางถึงกฎหมายที่ใหอํานาจออกขอบังคับ 18.6 ขอ ใหเรียงขอความทีจ่ ะใชบงั คับเปนขอ ๆ โดยให ขอ 1 เปนชื่อขอบังคับ ขอ 2 เปนวันใชบังคับกําหนดวาใหใชบังคับตั้งแตเมือ ่ ใด และขอสุดทายเปนขอผูรักษาการ ขอบังคับใด ถามี มากขอหรือหลายเรือ ่ งจะแบงเปนหมวดก็ได โดยใหยา ยขอผูรักษาการไปเปนขอสุดทาย กอนที่จะขึ้น หมวด 1 18.7 ประกาศ ณ วันที่ ใหลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของ ปพุทธศักราชที่ออกขอบังคับ 18.8 ลงชือ ่ ใหลงลายมือชือ ่ ผูออกขอบังคับ และพิมพชื่อเต็มของเจาของลายมือชื่อไว ใตลายมือชื่อ 18.9 ตําแหนง ใหลงตําแหนงของผูออกขอบังคับ สวนที่ 5 หนังสือประชาสัมพันธ ขอ 19 หนังสือประชาสัมพันธ ใหใชตามแบบที่กําหนดไวในระเบียบนี้ เวนแตจะมีกฎหมาย กําหนดแบบไวโดยเฉพาะ หนังสือประชาสัมพันธมี 3 ชนิด ไดแก ประกาศ แถลงการณ และขาว ขอ 20 ประกาศ คือ บรรดาขอความที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงใหทราบ หรือแนะแนว ทางปฏิบต ั ิ ใชกระดาษตราครุฑ และใหจัดทําตามแบบที่ 7 ทายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ 20.1 ประกาศ ใหลงชื่อสวนราชการที่ออกประกาศ 20.2 เรื่อง ใหลงชื่อเรื่องทีป ่ ระกาศ 20.3 ขอความ ใหอางเหตุผลที่ตองออกประกาศและขอความที่ประกาศ 20.4 ประกาศ ณ วันที่ ใหลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของ ปพุทธศักราช ที่ออกประกาศ 20.5 ลงชือ ่ ใหลงลายมือชือ ่ ผูออกประกาศ และพิมพชื่อเต็มของเจาของลายมือชื่อไว ใตลายมือชื่อ 20.6 ตําแหนง ใหลงตําแหนงของผูออกประกาศ ในกรณีที่กฎหมายกําหนดใหทําเปนแจงความ ใหเปลี่ยนคําวาประกาศ เปน แจงความ ขอ 21 แถลงการณ คือ บรรดาขอความที่ทางราชการแถลงเพื่อทําความเขาใจในกิจการของ ทางราชการ หรือเหตุการณหรือกรณีใด ๆ ใหทราบชัดเจนโดยทัว่ กัน ใชกระดาษตราครุฑ และใหจัดทําตาม แบบที่ 8 ทายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ 21.1 แถลงการณ ใหลงชื่อสวนราชการที่ออกแถลงการณ 21.2 เรื่อง ใหลงชื่อเรื่องที่ออกแถลงการณ 21.3 ฉบับที่ ใชในกรณีทจี่ ะตองออกแถลงการณหลายฉบับในเรื่องเดียวที่ตอ  เนื่องกัน ใหลงฉบับที่เรียงตามลําดับไวดวย 21.4 ขอความ ใหอางเหตุผลที่ตองออกแถลงการณและขอความที่แถลงการณ 21.5 สวนราชการที่ออกแถลงการณ ใหลงชื่อสวนราชการที่ออกแถลงการณ 21.6 วัน เดือน ป ใหลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปพท ุ ธ ศักราชที่ออกแถลงการณ ขอ 22 ขาว คือ บรรดาขอความทีท ่ างราชการเห็นสมควรเผยแพรใหทราบ ใหจด ั ทําตาม แบบที่ 9 ทายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ 22.1 ขาว ใหลงชื่อสวนราชการที่ออกขาว 22.2 เรื่อง ใหลงชื่อเรื่องที่ออกขาว 22.3 ฉบับที่ ใชในกรณีทจี่ ะตองออกขาวหลายฉบับในเรื่องเดียวที่ตอเนื่องกัน ใหลง ฉบับทีเ่ รียงตามลําดับไวดวย 22.4 ขอความ ใหลงรายละเอียดเกี่ยวกับเรื่องของขาว 22.5 สวนราชการที่ออกขาว ใหลงชื่อสวนราชการที่ออกขาว 22.6 วัน เดือน ป ใหลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปพท ุ ธ

ศักราชที่ออกขาว สวนที่ 6 หนังสือที่เจาหนาที่ทําขึ้นหรือรับไวเปนหลักฐานในราชการ ขอ 23 หนังสือที่เจาหนาที่ทําขึ้นหรือรับไวเปนหลักฐานในราชการ คือ หนังสือที่ทาง ราชการทําขึน ้ นอกจากที่กลาวมาแลวขางตน หรือหนังสือที่หนวยงานอื่นใดซึง่ มิใชสวนราชการหรือบุคคล ภายนอกมีมาถึงสวนราชการ และสวนราชการรับไวเปนหลักฐานของทางราชการ มี 4 ชนิด คือหนังสือ รับรองรายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่น ขอ 24 หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่สวนราชการออกใหเพื่อรับรองแก บุคคล นิตบ ิ ค ุ คล หรือ หนวยงาน เพื่อวัตถุประสงคอยางหนึ่งอยางใดใหปรากฏแกบค ุ คลโดยทั่วไปไมจําเพาะเจาะจงใชกระดาษตรา ครุฑ และใหจัดทําตามแบบที่ 10 ทายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ 24.1 เลขที่ ใหลงเลขที่ของหนังสือรับรองโดยเฉพาะ เริ่มตั้งแตเลข 1 เรียงเปน ลําดับไปจนถึงสิน ้ ปปฏิทน ิ ทับเลขปพุทธศักราชที่ออกหนังสือรับรอง หรือลงเลขที่ของหนังสือทั่วไปตามแบบ หนังสือภายนอกอยางหนึ่งอยางใด 24.2 สวนราชการเจาของหนังสือ ใหลงชื่อของสวนราชการซึ่งเปนเจาของหนังสือ นั้น และจะลงสถานที่ตั้งของสวนราชการเจาของหนังสือดวยก็ได 24.3 ขอความ ใหลงขอความขึน ้ ตนวาหนังสือฉบับนี้ใหไวเพื่อรับรองวา แลวตอดวย ชื่อบุคคล นิตบ ิ ุคคล หรือหนวยงานทีท ่ างราชการรับรอง ในกรณีเปนบุคคลใหพม ิ พชื่อเต็ม โดยมีคํานําหนา นาม ชื่อ นามสกุล ตําแหนงหนาที่ และสังกัดหนวยงานทีผ ่ ูนน ั้ ทํางานอยูอยางชัดเจน แลวจึงลงขอความที่ รับรอง 24.4 ใหไว ณ วันที่ ใหลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปพุทธ ศักราชที่ออกหนังสือรับรอง 24.5 ลงชือ ่ ใหลงลายมือชือ ่ หัวหนาสวนราชการผูออกหนังสือ หรือผูที่ไดรับมอบ หมาย และพิมพชื่อเต็มของเจาของลายมือชื่อไวใตลายมือชื่อ 24.6 ตําแหนง ใหลงตําแหนงของผูลงลายมือชื่อในหนังสือ 24.7 รูปถายและลายมือชื่อผูไดรบ ั การรับรอง ในกรณีที่การรับรองเปนเรื่องสําคัญที่ ออกใหแกบุคคลใหติดรูปถายของผูท  ี่ไดรบ ั การรับรอง ขนาด 4 X 6 เซนติเมตร หนาตรงไมสวมหมวก ประทับตราหรือสวนราชการที่ออกหนังสือบนขอบลางดานขวาของรูปถายคาบตอลงบนแผนกระดาษ และใหผู นัน ้ ลงลายมือชื่อไวไดรป ู ถายพรอมทั้งพิมพชื่อเต็มของเจาของลายมือชื่อไวใตลายมือชื่อดวย ขอ 25 รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผูมาประชุม ผูเขารวมประชุมและ มติของทีป ่ ระชุมไวเปนหลักฐาน ใหจัดทําตามแบบที่ 11 ทายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ 25.1 รายงานการประชุม ใหลงชื่อคณะที่ประชุมหรือชื่อการประชุมนัน ้ 25.2 ครั้งที่ ใหลงครัง้ ที่ประชุม 25.3 เมื่อ ใหลงวันเดือนปที่ประชุม 25.4 ณ ใหลงสถานที่ทป ี่ ระชุม 25.5 ผูมาประชุม ใหลงชื่อและหรือตําแหนงของผูไดรับแตงตั้งเปนคณะที่ประชุม ซึ่งมาประชุม ในกรณีทม ี่ ีผม ู าประชุมแทนใหลงชื่อผูมาประชุมแทน และลงวามาประชุมแทนผูใดหรือ ตําแหนงใด 25.6 ผูไมมาประชุม ใหลงชื่อและหรือตําแหนงของผูที่ไดรับการแตงตัง้ เปนคณะที่ ประชุมซึ่งมิไดมาประชุมพรอมทั้งเหตุผล (ถามี) 25.7 ผูเขารวมประชุม ใหลงชื่อและหรือตําแหนงของผูที่มไิ ดรบ ั การแตงตั้งเปน คณะที่ประชุมซึง่ ไดเขารวมประชุม (ถามี) 25.8 เริม ่ ประชุมเวลา ใหลงเวลาที่เริ่มประชุม 25.9 ขอความ ใหบน ั ทึกขอความทีป ่ ระชุม โดยปกติใหเริ่มตนดวยประธานกลาวเปด ประชุมและเรื่องทีป ่ ระชุม กับมติหรือขอสรุปของทีป ่ ระชุมในแตละเรือ ่ งตามลําดับ 25.10 เลิกประชุมเวลา ใหลงเวลาที่เลิกประชุม 25.11 ผูจดรายงานการประชุม ใหลงชื่อผูจดรายงานการประชุมครั้งนั้น ขอ 26 บันทึก คือ ขอความซึง่ ผูใตบังคับบัญชาเสนอตอผูบงั คับบัญชา หรือผูบังคับบัญชา สั่งการแกผูใตบังคับบัญชา หรือขอความที่เจาหนาทีห ่ รือหนวยงานระดับต่ํากวาสวนราชการระดับกรมติดตอ กันในการปฏิบัติราชการ โดยปกติใหใชกระดาษบันทึกขอความ และใหมีหัวขอดังตอไปนี้ 26.1 ชื่อหรือตําแหนงทีบ ่ น ั ทึกถึง โดยใชคําขึ้นตนตามที่กําหนดไวในภาคผนวก 2 26.2 สาระสําคัญของเรื่อง ใหลงใจความของเรื่องทีบ ่ ันทึก ถามีเอกสารประกอบก็ให ระบุไวดวย 26.3 ชื่อและตําแหนง ใหลงลายมือชื่อและตําแหนงของผูบน ั ทึก และในกรณีที่ไมใช กระดาษบันทึกขอความ ใหลงวันเดือนปทบ ี่ ันทึกไวดวย การบันทึกตอเนื่อง โดยปกติใหผบ ู น ั ทึกระบุคําขึน ้ ตน ใจความบันทึก และลงชื่อเชนเดียวกับ ที่ไดกลาวไวขางตน และใหลงวัน เดือน ป กํากับไดลายมือชื่อผูบ  น ั ทึก หากไมมีความเห็นใดเพิม ่ เติมใหลงชื่อ และวัน เดือน ป กํากับเทานัน ้ ขอ 27 หนังสืออื่น คือ หนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้น เนือ ่ งจากการปฏิบต ั ิงานของ เจาหนาที่เพื่อเปนหลักฐานในทางราชการ ซึง่ รวมถึง ภาพถาย ฟลม  แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพดวย หรือ

หนังสือของบุคคลภายนอก ที่ยน ่ื ตอเจาหนาที่และเจาหนาที่ไดรบ ั เขาทะเบียนรับหนังสือของทางราชการแลว มีรป ู แบบตามที่กระทรวงทบวงกรมจะกําหนดขึน ้ ใชตามความเหมาะสม เวนแตมีแบบตามกฎหมายเฉพาะ เรือ ่ งใหทําตามแบบ เชน โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สัญญา หลักฐานการสืบสวนและสอบสวน และคํารอง เปนตน สวนที่ 7 บทเบ็ดเตล็ด ขอ 28 หนังสือที่ตองปฏิบัติใหเร็วกวาปกติ เปนหนังสือที่ตองจัดสงและดําเนินการทาง สารบรรณดวยความรวดเร็วเปนพิเศษ แบงเปน 3 ประเภท คือ 28.1 ดวนที่สุด ใหเจาหนาที่ปฏิบัตใิ นทันทีที่ไดรบ ั หนังสือนัน ้ 28.2 ดวนมาก ใหเจาหนาที่ปฏิบัตโิ ดยเร็ว 28.3 ดวน ใหเจาหนาทีป ่ ฏิบัติเร็วกวาปกติ เทาที่จะทําได ใหระบุชน ั้ ความเร็วดวยตัวอักษรสีแดงขนาดไมเล็กกวาตัวพิมพโปง 32 พอยท ใหเห็นไดชัด บนหนังสือและบนซอง ตามที่กําหนดไวในแบบที่ 1 แบบที่ 2 แบบที่ 3 และแบบที่ 15 ทายระเบียบ โดยให ระบุคําวา ดวนที่สุด ดวนมาก หรือดวน สําหรับหนังสือตามขอ 28.1 ขอ 28.2 และขอ 28.3แลวแตกรณี ในกรณีที่ตองการใหหนังสือสงถึงผูรับภายในเวลาที่กําหนด ใหระบุคําวา ดวนภายในแลวลง วัน เดือน ป และกําหนดเวลาทีต ่ องการใหหนังสือนัน ้ ไปถึงผูร ับ กับใหเจาหนาที่สงถึงผูรับซึ่งระบุบนหนาซอง ภายในเวลาที่กําหนด ขอ 29 เรื่องราชการที่จะดําเนินการหรือสั่งการดวยหนังสือไดไมทน ั ใหสงขอความทาง เครื่องมือสื่อสาร เชน โทรเลข วิทยุโทรเลข โทรพิมพ โทรศัพท วิทยุสื่อสาร วิทยุกระจายเสียงหรือวิทยุ โทรทัศน เปนตน และใหผูรบ ั ปฏิบัตเิ ชนเดียวกับไดรบ ั หนังสือ ในกรณีที่จําเปนตองยืนยันเปนหนังสือ ใหทํา หนังสือยืนยันตามไปทันที การสงขอความทางเครื่องมือสื่อสารซึ่งไมมีหลักฐานปรากฏชัดแจง เชน ทางโทรศัพท วิทยุ สื่อสาร วิทยุ กระจายเสียง หรือวิทยุโทรทัศน เปนตน ใหผูสงและผูรบ ั บันทึกขอความเปนเปนหลักฐาน ขอ 30 หนังสือที่จัดทําขึ้นโดยปกติใหมีสําเนาคูฉบับเก็บไวที่ตน  เรื่อง 1 ฉบับ และใหมีสําเนา เก็บไวที่หนวยงานสารบรรณกลาง 1 ฉบับ สําเนาคูฉ  บับใหผลู งชื่อลงลายมือชือ ่ หรือลายมือชื่อยอ และใหผูราง พิมพ และผูตรวจลงลาย มือชื่อหรือลายมือชื่อยอไวทข ี่ างทายขอบลางดานขวาของหนังสือ ขอ 31 หนังสือที่เจาของหนังสือเห็นวา มีสวนราชการอื่นทีเ่ กี่ยวของควรไดรบ ั ทราบดวย โดยปกติใหสงสําเนาไปใหทราบโดยทําเปนหนังสือประทับตรา สําเนาหนังสือนี้ใหมีคํารับรองวา สําเนาถูกตอง โดยใหเจาหนาที่ตั้งแตระดับ 2 หรือ เทียบเทาขึน ้ ไป ซึง่ เปนเจาของเรื่องลงลายมือชื่อรับรอง พรอมทัง้ ลงชื่อตัวบรรจงและตําแหนงที่ขอบลาง ของหนังสือ ขอ 32 หนังสือเวียน คือ หนังสือที่มถ ี ึงผูรบ ั เปนจํานวนมาก มีใจความอยางเดียวกัน ใหเพิ่ม รหัสตัวพยัญชนะ ว หนาเลขทะเบียนหนังสือสง ซึ่งกําหนดเปนเลขที่หนังสือเวียนโดยเฉพาะ เริม ่ ตั้งแตเลข 1 เรียงเปนลําดับไปจนถึงสิ้นปปฏิทินหรือใชเลขที่ของหนังสือทั่วไปตามแบบหนังสือภายนอกอยางหนึง่ อยางใด เมื่อผูรบ ั ไดรับหนังสือเวียนแลวเห็นวาเรื่องนั้นจะตองใหหนวยงานหรือบุคคลในบังคับบัญชา ในระดับตาง ๆ ไดรบ ั ทราบดวย ก็ใหมีหนาทีจ่ ัดทําสําเนาหรือจัดสงใหหนวยงานหรือบุคคลเหลานัน ้ โดยเร็ว ขอ 33 สรรพนามที่ใชในหนังสือ ใหใชตามฐานะแหงความสัมพันธระหวางเจาของหนังสือ และผูรับหนังสือตามภาคผนวก 2 ขอ 34 หนังสือภาษาตางประเทศ ใหใชกระดาษตราครุฑ หนังสือที่เปนภาษาอังกฤษ ใหทําตามแบบที่กําหนดไวในภาคผนวก 4 สําหรับหนังสือที่เปนภาษาอืน ่ ๆ ซึง่ มิใชภาษาอังกฤษ ใหเปนไปตามประเพณีนยิ ม หมวด 2 การรับและสงหนังสือ สวนที่ 1 การรับหนังสือ ขอ 35 หนังสือรับ คือ หนังสือที่ไดรบ ั เขามาจากภายนอก ใหเจาหนาทีข ่ องหนวยงาน สารบรรณกลางปฏิบัติตามที่กําหนดไวในสวนนี้ ขอ 36 จัดลําดับความสําคัญและความเรงดวนของหนังสือเพื่อดําเนินการกอนหลัง และใหผู เปดซองตรวจเอกสาร หากไมถูกตองใหติดตอสวนราชการเจาของเรือ ่ ง หรือหนวยงานที่ออกหนังสือ เพื่อ ดําเนินการใหถูกตอง หรือบันทึกขอบกพรองไวเปนหลักฐาน แลวจึงดําเนินการเรื่องนั้นตอไป ขอ 37 ประทับตรารับหนังสือตามแบบที่ 12 ทายระเบียบ ที่มม ุ บนดานขวาของหนังสือ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ 37.1 เลขรับ ใหลงเลขที่รบ ั ตามเลขที่รบ ั ในทะเบียน 37.2 วันที่ ใหลงวันเดือนปที่รับหนังสือ

รายละเอียดดังนี้

37.3 เวลา ใหลงเวลาที่รบ ั หนังสือ ขอ 38 ลงทะเบียนรับหนังสือในทะเบียนหนังสือรับตามแบบที่ 13 ทายระเบียบ

โดยกรอก

38.1 ทะเบียนหนังสือรับ วันที่ เดือน พ.ศ. ใหลงวันเดือนปที่ลงทะเบียน 38.2 เลขทะเบียนรับ ใหลงเลขลําดับของทะเบียนหนังสือรับเรียงลําดับติดตอกันไป ตลอดปปฏิทน ิ เลขทะเบียนของหนังสือรับจะตองตรงกับเลขที่ในตรารับหนังสือ 38.3 ที่ ใหลงเลขที่ของหนังสือที่รบ ั เขามา 38.4 ลงวันที่ ใหลงวันเดือนปของหนังสือที่รับเขามา 38.5 จาก ใหลงตําแหนงเจาของหนังสือหรือชื่อสวนราชการหรือชื่อบุคคล ในกรณี ที่ไมมต ี ําแหนง 38.6 ถึง ใหลงตําแหนงของผูที่หนังสือนั้นมีถึงหรือชื่อสวนราชการหรือชื่อบุคคลใน กรณีที่ไมมีตําแหนง 38.7 เรื่อง ใหลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนัน ้ ในกรณีที่ไมมีชื่อเรื่อง ใหลงสรุป เรือ ่ งยอ 38.8 การปฏิบัติ ใหบันทึกการปฏิบต ั ิเกีย่ วกับหนังสือฉบับนัน ้ 38.9 หมายเหตุ ใหบันทึกขอความอื่นใด (ถามี) ขอ 39 จัดแยกหนังสือที่ลงทะเบียนรับแลวสงใหสวนราชการที่เกีย่ วของดําเนินการ โดยให ลงชื่อหนวยงานที่รบ ั หนังสือนั้นในชอง การปฏิบต ั ิ ถามีชื่อบุคคลหรือตําแหนงทีเ่ กีย่ วของกับการรับหนังสือ ใหลงชื่อหรือตําแหนงไวดวย การสงหนังสือที่ลงทะเบียนรับแลว ไปใหสวนราชการที่เกีย่ วของดําเนินการตามวรรคหนึง่ จะสงโดยใชสมุดสงหนังสือตามขอ 48 หรือใหผูรับหนังสือลงชื่อและวันเดือนปที่รบ ั หนังสือไวเปนหลักฐาน ในทะเบียนรับหนังสือก็ได การดําเนินการตามขัน ้ ตอนนี้จะเสนอผานผูบงั คับบัญชาผูใดหรือไม ใหเปนไปตามที่หัวหนา สวนราชการกําหนด ถาหนังสือรับนัน ้ จะตองดําเนินเรื่องในหนวยงานนัน ้ เองจนถึงขัน ้ ไดตอบหนังสือไปแลว ใหลง ทะเบียนวาไดสงออกไปโดยหนังสือที่เทาใด วันเดือนปใด ขอ 40 การรับหนังสือภายในสวนราชการเดียวกัน เมื่อผูร ับไดหนังสือจากหนวยงาน สารบรรณกลางแลว ใหปฏิบัตต ิ ามวิธีการที่กลาวขางตนโดยอนุโลม สวนที่ 2 การสงหนังสือ ขอ 41 หนังสือสง คือ หนังสือที่สงออกไปภายนอก ใหปฏิบัตต ิ ามที่กําหนดไวในสวนนี้ ขอ 42 ใหเจาของเรื่องตรวจความเรียบรอยของหนังสือ รวมทั้งสิง่ ที่จะสงไปดวยใหครบ ถวน แลวสงเรื่องใหเจาหนาที่ของหนวยงานสารบรรณกลางเพื่อสงออก ขอ 43 เมื่อเจาหนาที่ของหนวยงานสารบรรณกลางไดรบ ั เรื่องแลว ใหปฏิบัตด ิ ังนี้ 43.1 ลงทะเบียนสงหนังสือในทะเบียนหนังสือสงตามแบบที่ 14 ทายระเบียบ โดย กรอกรายละเอียด ดังนี้ 43.1.1 ทะเบียนหนังสือสง วันที่ เดือน พ.ศ. ใหลงวันเดือนปที่ลงทะเบียน 43.1.2 เลขทะเบียนสง ใหลงเลขลําดับของทะเบียนหนังสือสงเรียงลําดับติด ตอกันไปตลอดปปฏิทิน 43.1.3 ที่ ใหลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจําของสวนราชการเจาของ เรือ ่ ง ในหนังสือทีจ่ ะสงออก ถาไมมีที่ดงั กลาวชองนี้จะวาง 43.1.4 ลงวันที่ ใหลงวันเดือนปทจี่ ะสงหนังสือนัน ้ ออก 43.1.5 ใหลงตําแหนงเจาของหนังสือ หรือชื่อสวนราชการ หรือชื่อบุคคล ในกรณีทไี่ มมีตําแหนง 43.1.6 ถึง ใหลงตําแหนงของผูทห ี่ นังสือนัน ้ มีถงึ หรือชื่อสวนราชการหรือชื่อ บุคคลในกรณีที่ไมมีตําแหนง 43.1.7 เรื่อง ใหลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนัน ้ ในกรณีทไี่ มมีชื่อเรือ ่ ง ใหลง สรุปเรื่องยอ 43.1.8 การปฏิบต ั ิ ใหบันทึกการปฏิบต ั ิเกีย่ วกับหนังสือฉบับนัน ้ 43.1.9 หมายเหตุ ใหบันทึกขอความอื่นใด (ถามี) 43.2 ลงเลขที่และวันเดือนปในหนังสือที่จะสงออกทั้งในตนฉบับ และสําเนาคูฉบับ ใหตรงกับเลขทะเบียนสงและวันเดือนปในทะเบียนหนังสือสงตามขอ 43.1.2 และขอ 43.1.4 ขอ 44 กอนบรรจุซอง ใหเจาหนาที่ของหนวยงานสารบรรณกลางตรวจความเรียบรอย ของหนังสือ ตลอดจนสิ่งที่สงไปดวยอีกครั้งหนึง่ แลวปดผนึก หนังสือที่ไมมค ี วามสําคัญมากนัก อาจสงไปโดยวิธพ ี ับยึดติดดวยแถบกาว กาว เย็บดวยลวด หรือวิธีอื่นแทนการบรรจุซอง ขอ 45 การจาหนาซองใหปฏิบัติตามแบบที่ 15 ทายระเบียบ สําหรับหนังสือที่ตอ  งปฏิบัติใหเร็วกวาปกติ ใหปฏิบต ั ิตามขอ 28 ในกรณีไมใชสมุดสงหนังสือ ใหมใี บรับหนังสือตามขอ 49 แนบติดซองไปดวย

ขอ 46 การสงหนังสือโดยทางไปรษณีย ใหถือปฏิบต ั ิตามระเบียบหรือวิธีการที่การสื่อสาร แหงประเทศไทยกําหนด การสงหนังสือซึง่ มิใชเปนการสงโดยทางไปรษณีย เมื่อสงหนังสือใหผูรับแลว ผูสงตองให ผูรบ ั ลงชื่อรับในสมุดสงหนังสือหรือใบรับ แลวแตกรณี ถาเปนใบรับใหนําใบรับนัน ้ มาผนึกติดไวที่สําเนา คูฉบับ ขอ 47 หนังสือที่ไดลงทะเบียนสง ในกรณีที่เปนการตอบหนังสือซึ่งรับเขามาใหลง ทะเบียนวาหนังสือนั้นไดตอบตามหนังสือรับที่เทาใด วันเดือนปใด ขอ 48 สมุดสงหนังสือใหจัดทําตามแบบที่ 16 ทายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ 48.1 เลขทะเบียน ใหลงเลขทะเบียนหนังสือสง 48.2 จาก ใหลงตําแหนงหรือชื่อสวนราชการหรือชื่อบุคคลที่เปนเจาของหนังสือ 48.3 ถึง ใหลงตําแหนงของผูที่หนังสือนัน ้ มีถึง หรือชื่อสวนราชการหรือชื่อบุคคล ในกรณีทไี่ มมีตําแหนง 48.4 หนวยรับ ใหลงชื่อสวนราชการทีร่ ับหนังสือ 48.5 ผูรบ ั ใหผูรบ ั หนังสือลงชื่อที่สามารถอานออกได 48.6 วันและเวลา ใหผูรบ ั หนังสือลงวันเดือนปและเวลาที่รบ ั หนังสือ 48.7 หมายเหตุ ใหบันทึกขอความอืน ่ ใด (ถามี) ขอ 49 ใบรับหนังสือ ใหจัดทําตามแบบที่ 17 ทายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ 49.1 ที่ ใหลงเลขที่ของหนังสือฉบับนั้น 49.2 ถึง ใหลงตําแหนงของผูที่หนังสือนัน ้ มีถึง หรือชื่อสวนราชการหรือชื่อบุคคล ในกรณีทไี่ มมีตําแหนง 49.3 เรื่อง ใหลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนัน ้ ในกรณีที่ไมมีชื่อเรื่องใหลงสรุป เรื่องยอ 49.4 รับวันที่ ใหผูรบ ั หนังสือลงวันเดือนปที่รับหนังสือ 49.5 เวลา ใหผูรับหนังสือลงเวลาที่รบ ั หนังสือ 49.6 ผูรบ ั ใหผูรบ ั หนังสือลงชื่อที่สามารถอานออกได สวนที่ 3 บทเบ็ดเตล็ด ขอ 50 เพื่อใหการรับและสงหนังสือดําเนินไปโดยสะดวกเรียบรอยและรวดเร็ว สวนราช การ จะกําหนดหนาที่ของผูป  ฏิบัตต ิ ลอดจนแนวทางปฏิบต ั ินน ั้ ไวดวยก็ได ทั้งนี้ ใหมีการสํารวจทะเบียน หนังสือรับเปนประจําวาหนังสือตามทะเบียนรับนัน ้ ไดมีการปฏิบัติไปแลวเพียงใด และใหมีการติดตามเรื่อง ดวย ในการนี้ สวนราชการใดเห็นสมควรจะจัดใหมบ ี ัตรตรวจคนสําหรับหนังสือรับ และหนังสือสงเพือ ่ ความ สะดวกในการคนหาก็ไดตามความเหมาะสม ขอ 51 บัตรตรวจคน ใหจัดทําตามแบบที่ 18 ทายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ 51.1 เรื่อง รหัส ใหลงเรื่องและรหัสตามหมวดหมูของหนังสือ 51.2 เลขทะเบียนรับ ใหลงเลขทะเบียนตามที่ปรากฏในทะเบียนหนังสือรับ 51.3 ที่ ใหลงเลขที่ของหนังสือ 51.4 ลงวันที่ ใหลงวันเดือนปของหนังสือ 51.5 รายการ ใหลงเรื่องยอของหนังสือเพื่อใหทราบวา หนังสือนัน ้ มาจากที่ใด เรือ ่ งอะไร 51.6 การปฏิบัติ ใหบันทึกการปฏิบัติเกีย่ วกับหนังสือนั้นเพื่อใหทราบวาสิง่ ไปที่ใด เมือ ่ ใด หมวด 3 การเก็บรักษา ยืม และทําลายหนังสือ สวนที่ 1 การเก็บรักษา ขอ 52 การเก็บหนังสือแบงออกเปน การเก็บระหวางปฏิบต ั ิ การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแลว และ การเก็บไวเพื่อใชในการตรวจสอบ ขอ 53 การเก็บระหวางปฏิบัติ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัตยิ ังไมเสร็จใหอยูในความรับผิด ชอบของเจาของเรื่องโดยใหกําหนดวิธีการเก็บใหเหมาะสมตามขัน ้ ตอนของการปฏิบต ั ิงาน ขอ 54 การเก็บเมือ ่ ปฏิบัตเิ สร็จแลว คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบรอยแลว และไมมี อะไรที่จะตองปฏิบต ั ิตอไปอีก ใหเจาหนาที่ของเจาของเรื่องปฏิบัตด ิ ังนี้ 54.1 จัดทําบัญชีหนังสือสงเก็บตามแบบที่ 19 ทายระเบียบ อยางนอยใหมีตน  ฉบับ และสําเนาคูฉบับสําหรับเจาของเรื่องและหนวยเก็บเก็บไวอยางละฉบับ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ 54.1.1 ลําดับที่ ใหลงเลขลําดับเรื่องของหนังสือที่เก็บ 54.1.2 ที่ ใหลงเลขที่ของหนังสือแตละฉบับ 54.1.3 ลงวันที่ ใหลงวันเดือนปของหนังสือแตละฉบับ

54.1.4 เรื่อง ใหลงชือ ่ เรื่องของหนังสือแตละฉบับ ในกรณีทไ่ี มมีช่อ ื เรือ ่ ง ใหลง สรุปเรื่องยอ

54.1.5 อายุการเก็บหนังสือ ใหลงวันเดือนปที่จะเก็บถึง ในกรณีใหเก็บไวตลอด

ไปใหลงคําวา หามทําลาย 54.1.6 หมายเหตุ ใหบันทึกขอความอื่นใด (ถามี) 54.2 สงหนังสือและเรื่องปฏิบัติทงั้ ปวงทีเ่ กี่ยวของกับหนังสือนั้น พรอมทั้งบัญชี หนังสือสงเก็บไปใหหนวยเก็บที่สวนราชการนั้น ๆ กําหนด ขอ 55 เมื่อไดรับเรื่องจากเจาของเรื่องตามขอ 54 แลว ใหเจาหนาที่ผูรบ ั ผิดชอบในการเก็บ หนังสือปฏิบัติ ดังนี้ 55.1 ประทับตรากําหนดเก็บหนังสือตามขอ 73 ไวที่มม ุ ลางดานขวาของกระดาษ แผนแรกของหนังสือฉบับนั้น และลงลายมือชื่อยอกํากับตรา 55.1.1 หนังสือที่ตองเก็บไวตลอดไป ใหประทับตราคําวา หามทําลายดวย หมึกสีแดง 55.1.2 หนังสือที่เก็บโดยมีกําหนดเวลา ใหประทับตราคําวา เก็บถึงพ.ศ. ………. ดวยหมึกสีน้ําเงิน และลงเลขของปพท ุ ธศักราชที่ใหเก็บถึง 55.2 ลงทะเบียนหนังสือเก็บไวเปนหลักฐานตามแบบที่ 20 ทายระเบียบ โดยกรอก รายละเอียด ดังนี้ 55.2.1 ลําดับที่ ใหลงเลขลําดับเรื่องของหนังสือที่เก็บ 55.2.2 วันเก็บ ใหลงวันเดือนปทน ี่ ําหนังสือนัน ้ เขาทะเบียนเก็บ 55.2.3 เลขทะเบียนรับ ใหลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแตละฉบับ 55.2.4 ที่ ใหลงเลขที่ของหนังสือแตละฉบับ 55.2.5 เรื่อง ใหลงชือ ่ เรื่องของหนังสือแตละฉบับ ในกรณีทไี่ มมีชื่อเรือ ่ งใหลง สรุปเรื่องยอ 55.2.6 รหัสแฟม ใหลงหมายเลขลําดับหมูของการจัดแฟมเก็บหนังสือ 55.2.7 กําหนดเวลาเก็บ ใหลงระยะเวลาการเก็บตามที่กําหนดในตรา กําหนดเก็บหนังสือตามขอ 55.1 55.2.8 หมายเหตุ ใหบันทึกขอความอื่นใด (ถามี) ขอ 56 การเก็บไวเพื่อใชในการตรวจสอบ คือ การเก็บหนังสือทีป ่ ฏิบัตเิ สร็จเรียบรอย แต จําเปนจะตองใชในการตรวจสอบเปนประจํา ไมสะดวกในการสงไปเก็บยังหนวยเก็บของสวนราชการตาม ขอ 54 ใหเจาของเรือ ่ งเก็บเปนเอกเทศ โดยแตงตัง้ เจาหนาที่ขน ึ้ รับผิดชอบก็ได เมื่อหมดความจําเปนที่จะตอง ใชในการตรวจสอบแลว ใหจัดสงหนังสือนั้นไปยังหนวยเก็บของสวนราชการโดยใหถือปฏิบัตต ิ ามขอ 54 และ ขอ 55 โดยอนุโลม ขอ 57 อายุการเก็บหนังสือ โดยปกติใหเก็บไวไมนอยกวา 10 ป เวนแตหนังสือดังตอไปนี้ 57.1 หนังสือที่ตองสงวนเปนความลับ ใหปฏิบัตต ิ ามกฎหมายหรือระเบียบวาดวย การรักษาความปลอดภัยแหงชาติ 57.2 หนังสือที่เปนหลักฐานทางอรรถคดี สํานวนของศาลหรือของพนักงานสอบสวน หรือหนังสืออื่นใดทีไ่ ดมีกฎหมายหรือระเบียบแบบแผนกําหนดไวเปนพิเศษแลว การเก็บใหเปนไปตาม กฎหมายและระเบียบแบบแผนวาดวยการนัน ้ 57.3 หนังสือที่เกี่ยวกับประวัติศาสตร ขนบธรรมเนียมจารีตประเพณี สถิติหลักฐาน หรือเรื่องที่ตองใชสาํ หรับศึกษาคนควา หรือหนังสืออื่นในลักษณะเดียวกัน ใหเก็บไวเปนหลักฐานทางราชการ ตลอดไปหรือตามทีก ่ องจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร กําหนด 57.4 หนังสือที่ไดปฏิบต ั ิงานเสร็จสิ้นแลว และเปนคูสําเนาที่มีตน  เรื่องจะคนไดจากที่ อื่น ใหเก็บไวไมนอ  ยกวา 5 ป 57.5 หนังสือที่เปนเรื่องธรรมดาสามัญซึง่ ไมมค ี วามสําคัญ และเปนเรื่องทีเ่ กิดขึ้นเปน ประจําเมื่อดําเนินการแลวเสร็จใหเก็บไวไมนอยกวา 1 ป ในกรณีหนังสือที่เกี่ยวกับการเงิน ซึ่งมิใชเปนเอกสารสิทธิ หากเห็นวาไมมีความจําเปนตอง เก็บไวถงึ 10 ป ใหทําความตกลงกับกระทรวงการคลังเพื่อขอทําลายได ขอ 58 ทุกปปฏิทน ิ ใหสวนราชการจัดสงหนังสือที่มีอายุครบ 25 ป นับจากวันทีไ่ ดจัดทําขึน ้ ที่เก็บไว ณ สวนราชการใด พรอมทัง้ บัญชีสงมอบหนังสือครบ 25 ป ใหกองจดหมายเหตุแหงชาติ กรม ศิลปากร ภายในวันที่ 31 มกราคม ของปถัดไป เวนแตหนังสือดังตอไปนี้ 58.1 หนังสือที่ตองสงวนเปนความลับใหปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบวาดวยการ รักษาความปลอดภัยแหงชาติ 58.2 หนังสือที่มีกฎหมาย ขอบังคับ หรือระเบียบที่ออกใชเปนการทั่วไปกําหนดไว เปนอยางอืน ่ 58.3 หนังสือที่สวนราชการมีความจําเปนตองเก็บไวที่สวนราชการนัน ้ ใหจัดทําบัญชี หนังสือครบ 25 ป ที่ขอเก็บเองสงมอบใหกองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ขอ 59 บัญชีสงมอบหนังสือครบ 25 ป และบัญชีหนังสือครบ 25 ป ที่ขอเก็บเอง อยางนอย ใหมีตน  ฉบับและสําเนาคูฉ  บับ เพื่อใหสวนราชการผูม  อบและกองจดหมายเหตุแหงชาติกรมศิลปากร ผูรับมอบ ยึดถือไวเปนหลักฐานฝายละฉบับ 59.1 บัญชีสงมอบหนังสือครบ 25 ป ใหจด ั ทําตามแบบที่ 21 ทายระเบียบ โดย กรอกรายละเอียด ดังนี้

59.1.1 ชื่อบัญชีสงมอบหนังสือครบ 25 ป ประจําป ศักราชที่จด ั ทําบัญชี

ใหลงตัวเลขของปพุทธ

59.1.2 กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหลงชื่อสวนราชการที่จัดทําบัญชี 59.1.3 วันที่ ใหลงวันเดือนปที่จัดทําบัญชี 59.1.4 แผนที่ ใหลงเลขลําดับของแผนบัญชี 59.1.5 ลําดับที่ ใหลงเลขลําดับเรื่องของหนังสือที่สงมอบ 59.1.6 รหัสแฟม ใหลงหมายเลขลําดับหมูของการจัดแฟมเก็บหนังสือ 59.1.7 ที่ ใหลงเลขที่ของหนังสือแตละฉบับ 59.1.8 ลงวันที่ ใหลงวันเดือนปของหนังสือแตละฉบับ 59.1.9 เลขทะเบียนรับ ใหลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแตละฉบับ 59.1.10 เรื่อง ใหลงชื่อเรื่องของหนังสือแตละฉบับ ในกรณีที่ไมมีชื่อเรื่อง ให

ลงสรุปเรื่องยอ 59.1.11 หมายเหตุ ใหบันทึกขอความอื่นใด (ถามี) 59.1.12 ลงชื่อผูม  อบ ใหผูมอบลงลายมือชื่อและวงเล็บชื่อและนามสกุล ดวย ตัวบรรจง พรอมทั้งลงตําแหนงของผูมอบ 59.1.13 ลงชื่อผูร ับมอบ ใหผูรัรบมอบลงลายมือชื่อและวงเล็บชื่อและนามสกุล ดวยตัวบรรจงพรอมทั้งลงตําแหนงของผูรบ ั มอบ 59.2 บัญชีหนังสือครบ 25 ป ที่ขอเก็บเอง ใหจัดทําตามแบบที่ 22 ทายระเบียบโดย กรอกรายละเอียดดังนี้ 59.2.1 ชื่อบัญชีหนังสือครบ 25 ป ที่ขอเก็บเองประจําป ใหลงตัวเลขของป พุทธศักราชที่จัดทําบัญชี 59.2.2 กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหลงชื่อสวนราชการที่จัดทําบัญชี 59.2.3 วันที่ ใหลงวันเดือนปที่จัดทําบัญชี 59.2.4 แผนที่ ใหลงเลขลําดับของแผนบัญชี 59.2.5 ลําดับที่ ใหลงเลขลําดับเรื่องของหนังสือที่ขอเก็บเอง 59.2.6 รหัสแฟม ใหลงหมายเลขลําดับหมูของการจัดแฟมเก็บหนังสือ 59.2.7 ที่ ใหลงเลขที่ของหนังสือแตละฉบับ 59.2.8 ลงวันที่ ใหลงวันเดือนปของหนังสือแตละฉบับ 59.2.9 เรื่อง ใหลงชือ ่ เรื่องของหนังสือแตละฉบับ ในกรณีทไี่ มมีชื่อเรือ ่ งใหลง สรุปเรื่องยอ 59.2.10 หมายเหตุ ใหบันทึกขอความอื่นใด (ถามี) ขอ 60 หนังสือที่ยงั ไมถงึ กําหนดทําลาย ซึ่งสวนราชการเห็นวาเปนหนังสือที่มีความสําคัญ และประสงคจะฝากใหกองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร เก็บไว ใหปฏิบัตด ิ ังนี้ 60.1 จัดทําบัญชีฝากหนังสือตามแบบที่ 23 ทายระเบียบ อยางนอยใหมีตน  ฉบับและ สําเนาคูฉ  บับ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ 60.1.1 ชื่อบัญชีฝากหนังสือ ประจําป ใหลงตัวเลขของปพุทธศักราชที่จัดทํา บัญชี 60.1.2 กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหลงชื่อสวนราชการที่จัดทําบัญชี 60.1.3 วันที่ ใหลงวันเดือนปที่จัดทําบัญชี 60.1.4 แผนที่ ใหลงเลขลําดับของแผนบัญชี 60.1.5 ลําดับที่ ใหลงเลขลําดับเรื่องของหนังสือ 60.1.6 รหัสแฟม ใหลงหมายเลขลําดับหมูของการจัดแฟมเก็บหนังสือ 60.1.7 ที่ ใหลงเลขที่ของหนังสือแตละฉบับ 60.1.8 ลงวันที่ ใหลงวันเดือนปของหนังสือแตละฉบับ 60.1.9 เลขทะเบียนรับ ใหลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแตละฉบับ 60.1.10 เรื่อง ใหลงชื่อเรื่องของหนังสือแตละฉบับ ในกรณีที่ไมมีชื่อเรื่องให ลงสรุปเรื่องยอ 60.1.11 หมายเหตุ ใหบันทึกขอความอื่นใด (ถามี) 60.1.12 ลงชื่อผูฝ  าก ใหผูฝากลงลายมือชื่อและวงเล็บชื่อและนามสกุลดวยตัว บรรจงพรอมทัง้ ลงตําแหนงของผูฝาก 60.1.13 ลงชื่อผูร ับฝาก ใหผูรบ ั ฝากลงลายมือชื่อและวงเล็บชื่อและนามสกุล ดวยตัวบรรจงพรอมทั้งลงตําแหนงของผูฝาก 60.2 สงตนฉบับและสําเนาคูฉบับบัญชีฝากหนังสือพรอมกับหนังสือที่จะฝากใหกอง จดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร 60.3 เมื่อกองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ตรวจหนังสือและรับฝากหนังสือ แลว ใหลงนามในบัญชีฝากหนังสือ แลวคืนตนฉบับใหสวนราชการผูฝ  ากเก็บไวเปนหลักฐาน หนังสือที่ฝากเก็บไวที่กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ใหถือวาเปนหนังสือของ สวนราชการผูฝาก หากสวนราชการผูฝากตองการใชหนังสือหรือขอคืน ใหทําไดโดยจัดทําหลักฐานตอกัน ไวใหชัดแจง เมื่อถึงกําหนดการทําลายแลว ใหสวนราชการผูฝากดําเนินการตามขอ 66 ขอ 61 การรักษาหนังสือ ใหเจาหนาที่ระมัดระวังรักษาหนังสือใหอยูในสภาพใหราชการได

ทุกโอกาส หากชํารุดเสียหายตองรีบซอมใหใชราชการไดเหมือนเดิม หากสูญหายตองหาสําเนามาแทน ถา ชํารุดเสียหายจนไมสามารถซอมแซมใหคงสภาพเดิมได ใหรายงานผูบ  ังคับบัญชาทราบและใหหมายเหตุไว ในทะเบียนเก็บดวย ถาหนังสือที่สูญหายเปนเอกสารสิทธิตามกฎหมาย หรือหนังสือสําคัญที่เปนการแสดง เอกสารสิทธิก็ใหดําเนินการแจงความตอพนักงานสอบสวน สวนที่ 2 การยืม ขอ 62 การยืมหนังสือที่สงเก็บแลว ใหปฏิบัตด ิ ังนี้ 62.1 ผูยม ื จะตองแจงใหทราบวาเรื่องทีย่ ม ื นั้นจะนําไปใชในราชการใด 62.2 ผูยม ื จะตองมอบหลักฐานการยืมใหเจาหนาทีเ่ ก็บ แลวลงชื่อรับเรื่องทีย่ ืมไวใน บัตรยืมหนังสือ และใหเจาหนาทีเ่ ก็บรวบรวมหลักฐานการยืม เรื่องลําดับวันเดือนปไวเพื่อติดตามทวงถาม สวนบัตรยืมหนังสือนั้นใหเก็บไวแทนที่หนังสือที่ถูกยืมไป 62.3 การยืมหนังสือระหวางสวนราชการ ผูยืมและผูอนุญาตใหยม ื ตองเปนหัวหนา สวนราชการระดับกองขึ้นไป หรือผูที่ไดรับมอบหมาย 62.4 การยืมหนังสือภายในสวนราชการเดียวกัน ผูยม ื และผูอนุญาตใหยม ื ตองเปน หัวหนาสวนราชการระดับแผนกขึน ้ ไป หรือผูที่ไดรบ ั มอบหมาย ขอ 63 บัตรยืมหนังสือ ใหจัดทําตามแบบที่ 24 ทายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ 63.1 รายการ ใหลงชื่อเรือ ่ งหนังสือที่ขอยืมไปพรอมดวยรหัสของหนังสือนัน ้ 63.2 ผูยม ื ใหลงชื่อบุคคล ตําแหนง หรือสวนราชการทีย่ ม ื หนังสือนัน ้ 63.3 ผูรับ ใหผูรบ ั หนังสือนั้นลงลายมือชือ ่ และวงเล็บชือ ่ กํากับพรอมดวยตําแหนง ในบรรทัดถัดไป 63.4 วันยืม ใหลงวันเดือนปทยี่ ม ื หนังสือนั้น 63.5 กําหนดสงคืน ใหลงวันเดือนปที่จะสงหนังสือนัน ้ คืน 63.6 ผูสงคืน ใหผูสงคืนลงลายมือชื่อ 63.7 วันสงคืน ใหลงวันเดือนปที่สง หนังสือคืน ขอ 64 การยืมหนังสือที่ปฏิบัตยิ ังไมเสร็จหรือหนังสือที่เก็บไวเพื่อใชในการตรวจสอบใหถือ ปฏิบต ั ิตามขอ 62 โดยอนุโลม ขอ 65 การใหบค ุ คลภายนอกยืมหนังสือจะกระทํามิได เวนแตจะใหดูหรือคัดลอกหนังสือ ทั้งนี้ จะตองไดรบ ั อนุญาตจากหัวหนาสวนราชการระดับกองขึน ้ ไป หรือผูที่ไดรับมอบหมายกอน สวนที่ 3 การทําลาย ขอ 66 ภายใน 60 วันหลังจากวันสิ้นปปฏิทน ิ ใหเจาหนาทีผ ่ ูรบ ั ผิดชอบในการเก็บหนังสือ ที่ครบกําหนดอายุการเก็บในปนั้น ไมวาจะเปนหนังสือที่เก็บไวเองหรือที่ฝากเก็บไวที่กองจดหมายเหตุแหง ชาติ กรมศิลปากร แลวจัดทําบัญชีหนังสือขอทําลายเสนอหัวหนาสวนราชการระดับกรมเพื่อพิจารณาแตงตั้ง คณะกรรมการทําลายหนังสือ บัญชีหนังสือขอทําลายใหจด ั ทําตามแบบที่ 25 ทายระเบียบ อยางนอยใหมีตน  ฉบับ และ สําเนาคูฉ  บับ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ 66.1 ชื่อบัญชีหนังสือขอทําลาย ประจําป ใหลงตัวเลขของปพท ุ ธศักราชที่จัดทํา บัญชี 66.2 กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหลงชื่อสวนราชการที่จด ั ทําบัญชี 66.3 วันที่ ใหลงวันเดือนปที่จด ั ทําบัญชี 66.4 แผนที่ ใหลงเลขลําดับของแผนบัญชี 66.5 ลําดับที่ ใหลงเลขลําดับเรื่องของหนังสือ 66.6 รหัสแฟม ใหลงหมายเลขลําดับหมูของการจัดแฟมเก็บหนังสือ 66.7 ที่ ใหลงเลขที่ของหนังสือแตละฉบับ 66.8 ลงวันที่ ใหลงวันเดือนปของหนังสือแตละฉบับ 66.9 เลขทะเบียนรับ ใหลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแตละฉบับ 66.10 เรื่อง ใหลงชื่อเรื่องของหนังสือแตละฉบับ ในกรณีที่ไมมีชื่อเรื่องใหลงสรุป เรือ ่ งยอ 66.11 การพิจารณา ใหคณะกรรมการทําลายหนังสือเปนผูกรอก 66.12 หมายเหตุ ใหบน ั ทึกขอความอืน ่ ใด (ถามี) ขอ 67 ใหหัวหนาสวนราชการระดับกรมแตงตั้งคณะกรรมการทําลายหนังสือประกอบดวย ประธานกรรมการและกรรมการอีกอยางนอยสองคน โดยปกติใหแตงตั้งจากขาราชการตั้งแตระดับ 3 หรือ เทียบเทาขึน ้ ไป ถาประธานกรรมการไมสามารถปฏิบต ั ิหนาทีไ่ ด ใหกรรมการที่มาประชุมเลือกกรรมการคน หนึ่งทําหนาที่ประธาน

มติของคณะกรรมการใหถือเสียงขางมาก

ถากรรมการผูใดไมเห็นดวยใหทําบันทึกความ

เห็นแยงไว

ขอ 68 คณะกรรมการทําลายหนังสือ มีหนาทีด ่ ังนี้ 68.1 พิจารณาหนังสือที่จะขอทําลายตามบัญชีหนังสือขอทําลาย 68.2 ในกรณีทค ี่ ณะกรรมการมีความเห็นวาหนังสือฉบับใดไมควรทําลาย และควร จะขยายเวลาการเก็บไว ใหลงความเห็นวาจะขยายเวลาการเก็บไวถึงเมื่อใด ในชองการพิจารณาตามขอ 66.11 ของบัญชีหนังสือขอทําลาย แลวใหแกไขอายุการเก็บหนังสือในตรากําหนดเก็บหนังสือ โดยใหประธาน กรรมการทําลายหนังสือลงลายมือชือ ่ กํากับการแกไข 68.3 ในกรณีทค ี่ ณะกรรมการมีความเห็นวาหนังสือเรื่องใดควรใหทําลาย ใหกรอก เครื่องหมายกากบาท (x) ลงในชอง การพิจารณา ตามขอ 66.11 ของบัญชีหนังสือขอทําลาย 68.4 เสนอรายงานผลการพิจารณาพรอมทั้งบันทึกความเห็นแยงของคณะกรรมการ (ถามี) ตอหัวหนาสวนราชการระดับกรมเพื่อพิจารณาสั่งการตามขอ 69 68.5 ควบคุมการทําลายหนังสือซึ่งผูมีอํานาจอนุมัติใหทําลายไดแลว โดยการเผา หรือวิธีอื่นใดทีจ่ ะไมใหหนังสือนัน ้ อานเปนเรื่องได และเมื่อทําลายเรียบรอยแลวใหทําบันทึกลงนามรวมกัน เสนอผูมีอํานาจอนุมัติทราบ ขอ 69 เมื่อหัวหนาสวนราชการระดับกรมไดรบ ั รายงานตามขอ 68.4 แลว ใหพิจารณา สั่งการดังนี้ 69.1 ถาเห็นวาหนังสือเรื่องใดยังไมควรทําลาย ใหสั่งการใหเก็บหนังสือนัน ้ ไวจนถึง เวลาการทําลายงวดตอไป 69.2 ถาเห็นวาหนังสือเรื่องใดควรทําลาย ใหสงบัญชีหนังสือขอทําลายใหกอง จดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร พิจารณากอน เวนแตหนังสือประเภทที่สวนราชการนั้นไดขอทําความ ตกลงกับกรมศิลปากรแลว ไมตองสงไปใหพจิ ารณา ขอ 70 ใหกองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร พิจารณารายการในบัญชีหนังสือขอ ทําลายแลวแจงใหสวนราชการที่สงบัญชีหนังสือขอทําลายทราบดังนี้ 70.1 ถากองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร เห็นชอบดวย ใหแจงใหสวนราช การนัน ้ ดําเนินการทําลายหนังสือตอไปได หากกองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ไมแจงใหทราบอยาง ใดภายในกําหนดเวลา 60 วัน นับแตวน ั ที่สวนราชการนัน ้ ไดสงเรื่องใหกองจดหมายเหตุแหงชาติ กรม ศิลปากร ใหถือวากองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ไดใหความเห็นชอบแลว และใหสวนราชการทําลาย หนังสือได 70.2 ถากองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร เห็นวาหนังสือฉบับใดควรจะขยาย เวลาการเก็บไวอยางใดหรือใหเก็บไวตลอดไป ใหแจงใหสวนราชการนัน ้ ทราบ และใหสวนราชการนั้น ๆ ทํา การแกไขตามที่กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร แจงมา หากหนังสือใด กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร เห็นควรใหสงไปเก็บไวที่กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ก็ใหสว นราชการนั้น ๆ ปฏิบต ั ิ ตาม เพื่อประโยชนในการนี้ กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร จะสงเจาหนาที่มารวมตรวจ สอบหนังสือของสวนราชการนัน ้ ก็ได หมวด 4 มาตรฐานตรา แบบพิมพ และซอง ขอ 71 ตราครุฑสําหรับแบบพิมพ ใหใชตามแบบที่ 26 ทายระเบียบ มี 2 ขนาด คือ 71.1 ขนาดตัวครุฑสูง 3 เซนติเมตร 71.2 ขนาดตัวครุฑสูง 1.5 เซนติเมตร ขอ 72 ตราชื่อสวนราชการใหใชตามแบบที่ 27 ทายระเบียบ มีลก ั ษณะเปนรูปวงกลมสอง วงซอนกัน เสนผาศูนยกลางวงนอก 4.5 เซนติเมตร วงใน 3.5 เซนติเมตร ลอมครุฑตามขอ 71.1 ระหวางวง นอกและวงในมีอก ั ษรไทยชื่อกระทรวง ทบวง กรม หรือสวนราชการที่เรียกชื่ออยางอื่น ที่มฐี านะเปนกรมหรือ จังหวัดอยูขอบลางของตรา สวนราชการใดทีม ่ ีการติดตอกับตางประเทศ จะใหมีชื่อภาษาตางประเทศเพิ่มขึ้นดวยก็ได โดยใหอักษรไทยอยูขอบบนและอักษรโรมันอยูขอบลางของตรา ขอ 73 ตรากําหนดเก็บหนังสือ คือ ตราที่ใชประทับบนหนังสือเก็บ เพื่อใหทราบกําหนด ระยะเวลาการเก็บหนังสือนัน ้ มีคําวา เก็บถึง พ.ศ..........หรือคําวา หามทําลาย ขนาดไมเล็กกวาตัวพิมพ 24 พอยท ขอ 74 มาตรฐานกระดาษและซอง 74.1 มาตรฐานกระดาษ โดยปกติใหใชกระดาษปอนดขาว น้ําหนัก 60 กรัมตอ ตารางเมตร มี 3 ขนาด คือ 74.1.1 ขนาดเอ 4 หมายความวา ขนาด 210 มิลลิเมตร x 297 มิลลิเมตร 74.1.2 ขนาดเอ 5 หมายความวา ขนาด 148 มิลลิเมตร x 210 มิลลิเมตร 74.1.3 ขนาดเอ 8 หมายความวา ขนาด 52 มิลลิเมตร x 74 มิลลิเมตร 74.2 มาตรฐานซอง โดยปกติใหใชกระดาษสีขาวหรือสีนา้ํ ตาล น้ําหนัก80 กรัมตอ ตารางเมตร เวนแตซองขนาดซี 4 ใหใชกระดาษน้ําหนัก 120 กรัมตอตารางเมตร มี 4 ขนาด คือ 74.2.1 ขนาดซี 4 หมายความวา ขนาด 229 มิลลิเมตร x 324 มิลลิเมตร

74.2.2 ขนาดซี 5 หมายความวา ขนาด 162 มิลลิเมตร x 229 มิลลิเมตร 74.2.3 ขนาดซี 6 หมายความวา ขนาด 114 มิลลิเมตร x 162 มิลลิเมตร 74.2.4 ขนาดดีแอล หมายความวา ขนาด 110 มิลลิเมตร x 220 มิลลิเมตร ขอ 75 กระดาษตราครุฑ ใหใชกระดาษขนาดเอ 4 พิมพครุฑตามขอ 71.1 ดวยหมึกสีดํา หรือทําเปนครุฑดุน ที่กึ่งกลางสวนบนของกระดาษ ตามแบบที่ 28 ทายระเบียบ ขอ 76 กระดาษบันทึกขอความ ใหใชกระดาษขนาดเอ 4 หรือขนาดเอ 5 พิมพครุฑ ตามขอ 71.2 ดวยหมึกสีดาํ ที่มุมบนดานซาย ตามแบบที่ 29 ทายระเบียบ ขอ 77 ซองหนังสือ ใหพิมพครุฑตามขอ 71.2 ดวยหมึกสีดําที่มม ุ บนดานซายของซอง 77.1 ขนาดซี 4 ใชสําหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑ โดยไมตองพับ มีชนิด ธรรมดาและขยายขาง 77.2 ขนาดซี 5 ใชสําหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ 2 77.3 ขนาดซี 6 ใชสําหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ 4 77.4 ขนาดดีแอล ใชสําหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ 3 สวนราชการใดมีความจําเปนตองใชซองสําหรับสงทางไปรษณียอากาศโดยเฉพาะ อาจใช ซองพิเศษสําหรับสงทางไปรษณียอ  ากาศและพิมพตราครุฑตามที่กลาวขางตนไดโดยอนุโลม ขอ 78 ตรารับหนังสือ คือ ตราที่ใชประทับบนหนังสือ เพื่อลงเลขทะเบียนรับหนังสือ ตาม แบบที่ 12 ทายระเบียบ มีลักษณะเปนรูปสีเ่ หลี่ยมผืนผา ขนาด 2.5 เซนติเมตร x 5 เซนติเมตร มีชอ ื่ สวนราช การอยูตอนบน ขอ 79 ทะเบียนหนังสือรับ ใชสําหรับลงรายการหนังสือที่ไดรับเขาเปนประจําวัน โดยเรียง ลําดับลงมาตามเวลาที่ไดรบ ั หนังสือ มีขนาดเอ 4 พิมพสองหนา มีสองชนิด คือ ชนิดเปนเลมและชนิดเปนแผน ตามแบบที่ 13 ทายระเบียบ ขอ 80 ทะเบียนหนังสือสง ใชสําหรับลงรายการหนังสือที่ไดสงออกเปนประจําวันโดยเรียง ลําดับลงมาตามเวลาที่ไดสงหนังสือ มีขนาดเอ 4 พิมพสองหนา มีสองชนิด คือ ชนิดเปนเลมและชนิดเปนแผน ตามแบบที่ 14 ทายระเบียบ ขอ 81 สมุดสงหนังสือและใบรับหนังสือ ใชสําหรับลงรายการละเอียดเกีย่ วกับการสง หนังสือ โดยใหผน ู ําสงถือกํากับไปกับหนังสือเพื่อใหผูรับเซ็นรับแลวรับกลับคืนมา 81.1 สมุดสงหนังสือ เปนสมุดสําหรับใชลงรายการสงหนังสือ มีขนาดเอ 4 พิมพ สองหนา ตามแบบที่ 16 ทายระเบียบ 81.2 ใบรับหนังสือ ใชสําหรับกํากับไปกับหนังสือที่นําสงโดยใหผรู ับเซ็นชือ ่ รับแลว รับกลับคืนมา มีขนาดเอ 8 พิมพหนาเดียว ตามแบบที่ 17 ทายระเบียบ ขอ 82 บัตรตรวจคน เปนบัตรกํากับหนังสือแตละรายการเพื่อใหทราบวาหนังสือนัน ้ ๆ ไดมี การดําเนินการตามลําดับขั้นตอนอยางใด จนกระทัง่ เสร็จสิน ้ บัตรนี้เก็บเรียงลําดับกันเปนชุดในที่เก็บโดยมี กระดาษติดเปนบัตรดรรชนี ซึ่งแบงออกเปนตอน ๆ เพื่อสะดวกแกการตรวจคน มีขนาดเอ 5 พิมพสองหนา ตามแบบที่ 18 ทายระเบียบ ขอ 83 บัญชีหนังสือสงเก็บ ใชสําหรับลงรายการหนังสือที่จะสงเก็บ มีขนาดเอ 4 พิมพหนาเดียว ตามแบบที่ 19 ทายระเบียบ ขอ 84 ทะเบียนหนังสือเก็บ เปนทะเบียนที่ใชลงรายการหนังสือเก็บ มีขนาดเอ 4 พิมพสอง หนา มีสองชนิด คือ ชนิดเปนเลม และชนิดเปนแผน ตามแบบที่ 20 ทายระเบียบ ขอ 85 บัญชีสงมอบหนังสือครบ 25 ป เปนบัญชีที่ใชลงรายการหนังสือที่มีอายุครบ 25 ป สงมอบเก็บไวที่กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร มีลักษณะเปนแผนขนาดเอ 4 พิมพสองหนา ตามแบบ ที่ 21 ทายระเบียบ ขอ 86 บัญชีหนังสือครบ 25 ป ที่ขอเก็บเอง เปนบัญชีที่ใชลงรายการหนังสือที่มีอายุครบ 25 ป ซึ่งสวนราชการนัน ้ มีความประสงคจะเก็บไวเอง มีลักษณะเปนแผนขนาดเอ 4 พิมพสองหนา ตามแบบที่ 22 ทายระเบียบ ขอ 87 บัญชีฝากหนังสือ เปนบัญชีที่ใชลงรายการหนังสือที่สวนราชการนําฝากไวกับกอง จดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร มีลักษณะเปนแผนขนาดเอ 4 พิมพสองหนา ตามแบบที่ 23 ทายระเบียบ ขอ 88 บัตรยืมหนังสือ ใชสําหรับเปนหลักฐานแทนหนังสือที่ใหยืมไป มีขนาดเอ 4 พิมพ หนาเดียว ตามแบบที่ 24 ทายระเบียบ ขอ 89 บัญชีหนังสือขอทําลาย เปนบัญชีที่ใชลงรายการหนังสือที่ครบกําหนดเวลาการเก็บ มีลก ั ษณะเปนแผนขนาดเอ 4 พิมพสองหนา ตามแบบที่ 25 ทายระเบียบ บทเฉพาะกาล ขอ 90 แบบพิมพ และซอง

ซึ่งมีอยูกอนวันที่ระเบียบนี้ใชบงั คับ

จะหมด ประกาศ ณ วันที่ 11 เมษายน 2526 เปรม ติณสูลานนท พลเอกเปรม ติณสูลานนท นายกรัฐมนตรี

ใหใชไดตอ  ไปจนกวา