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MONITORE OS RISCOS DA TERCEIRIZAÇÃO.

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SUMÁRIO GESTÃO DE RISCOS COM TERCEIROS E O AUMENTO DE DEMANDAS TRABALHISTAS...................................................................................... 4 O Que Fazer?...........................................................................................................................................................................................................................................4 Controle de Indicadores........................................................................................................................................................................................................................5 Respaldo Jurídico...................................................................................................................................................................................................................................5 Números no Brasil..................................................................................................................................................................................................................................6 O AUMENTO DAS RECLAMAÇÕES TRABALHISTAS E A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE TERCEIROS................................................................. 7 Cenário 2015 e 2016 .............................................................................................................................................................................................................................7 Principal Aumento das Reclamações Trabalhistas...........................................................................................................................................................................7 Alguns Ganhos Obtidos com a Gestão de Terceiros......................................................................................................................................................................8 A IMPORTÂNCIA DO MONITORAMENTO DOS SUBCONTRATOS DAS TERCEIRIZADAS..................................................................................... 9 OTIMIZAR A GESTÃO DE TERCEIROS....................................................................................................................................................................... 11 Cinco Dicas para Melhorar os Resultados.........................................................................................................................................................................................11 ARQUIVOS DIGITAIS.................................................................................................................................................................................................. 13 Como a Utilização desta Ferramenta Pode Otimizar a Operação?.............................................................................................................................................13 CHECKLIST................................................................................................................................................................................................................. 15 Por Que Devemos Analisar Documento x Conteúdo de Funcionários?....................................................................................................................................15 O Que Deve Ser Feito?..........................................................................................................................................................................................................................16 A IMPORTÂNCIA DA ANÁLISE PRÉ-CONTRATUAL DOS SEUS FORNECEDORES.................................................................................................. 17 Análise Pré-contratual...........................................................................................................................................................................................................................18 CERTIDÕES NEGATIVAS DE TERCEIROS.................................................................................................................................................................. 19 O Que as Certidões dizem sobre as Terceirizadas?........................................................................................................................................................................19 Certidões negativas de terceiros.........................................................................................................................................................................................................19 Periodicidade na análise de certidões negativas de terceiros.......................................................................................................................................................20

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A IMPORTÂNCIA DA ANÁLISE DE DESMOBILIZAÇÃO DE EQUIPES....................................................................................................................... 21 Riscos com Terceiros.............................................................................................................................................................................................................................21 Passos para Efetuar uma Boa Análise de Desmobilização de Equipes........................................................................................................................................22 A Importância de Planejar Suas Ações através de um Workflow.................................................................................................................................................22 SEIS OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS OU IMPLÍCITAS NA DEMISSÃO DE TRABALHADORES.................................................................................... 23 Prazo para Reivindicações Trabalhistas..............................................................................................................................................................................................23 Obrigações Acessórias...........................................................................................................................................................................................................................23 COMO UMA CARTILHA NA GESTÃO DE TERCEIROS PODE AJUDAR NO CONTROLE DOS FORNECEDORES................................................... 25 COMO A AUDITORIA EM CAMPO PODE REDUZIR RISCOS TRABALHISTAS......................................................................................................... 27 Evite Riscos Trabalhistas Através da Auditoria de Campo..............................................................................................................................................................27 Como o Local de Trabalho Pode Aumentar os Riscos Trabalhistas.............................................................................................................................................28 Cinco Exemplos de Situações de Riscos Trabalhistas.....................................................................................................................................................................28 Como Criar em Comitê de Terceirização em Sua Empresa..........................................................................................................................................................29 Por Que Criar um Comitê de Terceirização?....................................................................................................................................................................................29 VOCÊ ACOMPANHA O ÍNDICE DE CONFORMIDADE DOS FORNECEDORES?......................................................................................................... 30 Índice de Conformidade........................................................................................................................................................................................................................31 GERENCIAMENTO DE TERCEIROS - PRINCIPAIS INDICADORES DE RESULTADO............................................................................................... 32 Principais Indicadores para um Eficiente Gerenciamento de Terceiros.....................................................................................................................................33 CONCLUSÃO............................................................................................................................................................................................................... 34

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GESTÃO DE RISCOS COM TERCEIROS E O AUMENTO DE DEMANDAS TRABALHISTAS Num passado recente, a Gestão de Terceiros era considerada um trabalho preventivo que poderia evitar um passivo de médio prazo (de 2 a 5 anos). Porém, hoje, num mercado recessivo, em que muitas empresas de pequeno e médio portes se veem com dificuldades de caixa, um controle efetivo dos terceirizados pode evitar uma dor de cabeça a curto prazo, já que o trabalho preventivo pode identificar os fornecedores que têm chances de não cumprir suas obrigações e deixar um passivo para a contratante em poucos meses. No dia a dia da gestão, nem sempre é facilmente identificado quando o fornecedor está passando por problemas financeiros, e alguns controles devem ser adotados para que não haja surpresas nas contratações, já que, se o fornecedor não honrar as obrigações dos funcionários terceirizados, a contratante precisará honrar todo o passivo. O Que Fazer? A contratação é um risco jurídico para as empresas, mas boas práticas na administração e Gestão de Riscos de Terceiros ajudam o gestor a ter todo o processo estratégico de prevenção e a adotar essa prática com mais tranquilidade. Para que a empresa contratante não tenha nenhuma surpresa e possa controlar o risco de passivos trabalhistas, a solução é o controle de indicadores e documentações.

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Controle de Indicadores Quando controlamos os documentos abaixo, podemos levantar alertas que simbolizam que o fornecedor não está passando por boas condições financeiras. 1. Documentos da empresa fornecedora Solicitar da empresa fornecedora todos os documentos que comprovem que ela está em dia com suas obrigações trabalhistas, previdenciárias, financeiras e de segurança do trabalho. Essa solicitação deve ser focada nos documentos mensais, de início do contrato e de entrada e/ou saída dos funcionários, que são os mais importantes. 2. Certidões negativas As certidões negativas demonstram como a empresa se apresenta em face da obrigatoriedade de impostos. A manutenção dessas certidões deve ser feita a cada 6 meses para que qualquer alteração seja rapidamente conhecida. Mas a verificação apenas das certidões não trará uma segurança à contratante, pois não é possível garantir que todas as obrigações trabalhistas, um dos principais riscos, de fato foram cumpridas. Respaldo Jurídico No caso de fornecedores que fecham as portas, sabemos como é traumático e caro para as contratantes. Além de assumir todos os custos, as contratantes possuem grande dificuldade em elaborar as defesas trabalhistas perante os juízes. Quando há um controle dos documentos, a conta paga ao final é bem mais barata, visto que há documentos para comprovar salários, férias, horas extras e recolhimentos diversos, evitando excessos comuns por parte dos demandantes.

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Dica Uma boa dica de controle é verificar a data de recolhimento do INSS e FGTS. Como são valores que os funcionários não costumam acompanhar, as empresas dão preferência a atrasá-los quando estão com dificuldades financeiras. Se a empresa tiver esse controle, como a data de pagamento desses impostos, e for percebido o atraso nos últimos 3 meses, será necessário fazer um alerta para acompanhar o fornecedor mais de perto. Proventos como salário, alimentação e transporte são mais difíceis de serem atrasados, pois os funcionários sentem no bolso e denunciam às contratantes ou param o trabalho. O cenário do Brasil não está bom e não deve melhorar; logo, muitas empresas podem fechar as portas. Para que o impacto seja menor, é importante contar com uma Gestão de Terceiros contínua que possa mapear os riscos e definir planos de ação. Números no Brasil Nos últimos 20 anos, no Brasil, quase 50 mil pessoas foram resgatadas de situações com alguma forma de escravidão moderna, sendo a maior parte delas de Minas Gerais, de acordo com o balanço do Ministério do Trabalho do ano de 2015. Esses dados são um alerta às empresas quanto à importância da discussão sobre temas referentes às condições e à segurança do trabalho, pois o cumprimento às leis trabalhistas é dever de toda organização. As empresas, no entanto, lidam com o desafio do cumprimento das obrigações trabalhistas não somente de seus funcionários, mas também dos terceirizados que os apoiam em sua cadeia produtiva. Infelizmente é comum lermos notícias com denúncia de trabalho análogo à escravidão. Recentemente, em matéria divulgada pela BBC, cinco bolivianos trabalhavam mais de 12 horas por dia, 7 dias por semana, e viviam em condições degradantes na oficina onde também moravam. Além do abuso contra os trabalhadores quanto às condições de trabalho como o citado, muitos outros acontecem corriqueiramente e provam que as leis trabalhistas ainda são desrespeitadas.

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O AUMENTO DAS RECLAMAÇÕES TRABALHISTAS E A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE TERCEIROS Cenário 2015 e 2016 A Justiça do Trabalho tem mapeado os processos trabalhistas desde o ano de 1941, e, desde o início desse mapeamento, a tendência de aumento das reclamações trabalhistas é grande. Os dados de 2015 e 2016 divulgados pelo Tribunal Superior do Trabalho tornam-se um alerta para o empresariado, especialmente para as organizações que contam com serviços de terceiros. Isso porque desde o ano de 1995, quando foi constatado um aumento de 12,4% nos processos trabalhistas, não se registrava um índice de aumento tão expressivo como o contabilizado em 2015, atingindo a marca de 2,6 milhões de ações trabalhistas, e, em 2016, superando a barreira dos 3 milhões de processos. Há uma tendência de que esse número aumente ou se mantenha nesse patamar, mesmo com a expectativa de melhora na economia, já que os processos trabalhistas são reflexos da época da crise. Principal Aumento das Reclamações Trabalhistas O atual cenário econômico do Brasil é uma das explicações para os números divulgados pelo TST, uma vez que muitas empresas estão procurando, de toda forma, reduzir custos. Em alguns casos, essa situação resulta em atos não previstos em lei, como redução de direitos dos trabalhadores, demissões sem o devido acerto rescisório, não cumprimento de obrigações trabalhistas. Isso é ainda mais acentuado com o crescente número de desempregados, pois, estando nessa condição, o trabalhador sente maior segurança para reclamar de algum direito que não lhe foi conferido.

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As principais causas de açoes trabalhistas estão associadas a: 1. Aviso-prévio. 2. Multa do art. 477 da CLT. 3. Multa do art. 467 da CLT. 4. Multa de 40% do FGTS. 5. Intervalo intrajornada. 6. Horas extras. 7. Férias proporcionais. 8. Décimo terceiro salário proporcional. 9. Reflexos de horas extras. 10. Adicional de insalubridade.

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Alguns Ganhos Obtidos com a Gestão de Terceiros: 1. Controle dos trabalhadores terceirizados por mês, por empresa e por contrato. 2. Redução do risco de demandas trabalhistas e de autuações previdenciárias e tributárias. 3. Resgate imediato de imagens de documentos de fornecedores e de trabalhadores. 4. Alinhamento com as diretrizes estabelecidas pela SOX, pelo e-social, pela Nova Lei da Terceirização. 5. Redução de custos no processo de recebimento, guarda e resgate de documentos físicos envolvidos na Gestão de Terceiros.

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A IMPORTÂNCIA DO MONITORAMENTO DOS SUBCONTRATOS DAS TERCEIRIZADAS Na esfera trabalhista, ao dispor dos serviços de terceiros, o contratante de serviços terceirizados é coobrigado ao cumprimento dos direitos decorrentes do vínculo empregatício entre a contratada e os seus trabalhadores que estão envolvidos na prestação de serviço; por isso, a importância do monitoramento dos subcontratos das terceirizadas. A responsabilidade que recai ao contratante dos serviços em relação aos terceirizados abrange aspectos relacionados aos diretos trabalhistas (salário, horas extras, DSR, adicionais, FGTS, etc.) bem como previdenciários (contribuições para a previdência social). No monitoramento das empresas terceirizadas, a extensão das ações de controle dos fornecedores não deve se restringir apenas ao acompanhamento das contratadas, mas precisa transpor os limites contratuais entre o tomador e o prestador de serviço. Isso acontece porque em muitas situações existe a empresa subcontratada, ou seja, uma organização que presta serviço para a contratada e que, mesmo não sendo diretamente inserida na prestação de serviço pela contratante principal, representa riscos trabalhistas e previdenciários a esta. A subcontratada se caracteriza por prestar serviços específicos com qualidade, porém com custos mais baixos do que aqueles que seriam originados caso a contratada fosse executar. Nessa relação jurídica, a formalização contratual existente envolve tão somente a terceirizada e a subcontratada. No entanto, considerando que, em última análise, o tomador principal é que se beneficiará com os serviços da subcontratada, ele pode também responder subsidiariamente em caso de reclamações trabalhistas. Dessa forma, os riscos trazidos pela terceirizada também podem ser materializados nas subcontratadas, demandando, portanto, uma atenção ainda maior pelo tomador dos serviços.

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Os principais fatores que geram riscos trabalhistas e previdenciários no que se refere a empresas subcontratadas são: 1. Volatilidade das empresas. 2. Menor controle financeiro. 3. Desconhecimento das leis do trabalho. 4. Precariedade das relações empregatícias. 5. Poucos tomadores ou apenas um (exclusividade). Analisando todos os aspectos da subcontratação, é possível constatar que os riscos trazidos por essa forma de prestação de serviço se assemelham ao da contratação de uma terceirizada. Por isso, é imprescindível considerá-los como fatores de atenção pelo contratante principal, que, por sua vez, deve buscar identificar a existência dessas empresas, homologar a contratação destas, incluí-las no monitoramento de terceiros e exigir a regularização de possíveis situações que possam acarretar problemas, como a contratação de pessoas jurídicas que, na verdade, são constituídas apenas para encobrir um vínculo de emprego, pois possui todos os elementos que caracterizam a relação empregatícia.

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OTIMIZAR A GESTÃO DE TERCEIROS Gestão de Terceiros não abrange apenas aspectos técnicos e operacionais do negócio, mas fatores relacionados ao desempenho do fornecedor em atendimento às exigências de leis trabalhistas e previdenciárias. Com as dicas abaixo para otimizar a Gestão de Terceiros, esse acompanhamento deve ser eficiente no sentido de minimizar os riscos evitando o desperdício de esforços e recursos empresariais com possíveis passivos trabalhistas. Existem alguns processos que podem ser facilmente implantados para que a empresa atinja seus objetivos na redução de riscos através do seu sistema de Gestão de Terceiros, que são uma compilação de regras operacionais e apresentação dos documentos obrigatórios. Cinco Dicas para Melhorar os Resultados 1. Estabelecimento de uma matriz de risco Esta ferramenta consiste em classificar os fornecedores de acordo com o tipo de risco que apresentam. Com base nessa classificação, é possível planejar as ações a serem tomadas em relação aos riscos de maior impacto e incidência. 2. Gestão eletrônica de documentos É fundamental que o processo de gerenciamento de documentos seja eletrônico, através de um sistema que facilite o recebimento, a transmissão, a análise e o armazenamento das informações. A maior dificuldade não está em receber os documentos, mas em resgatá-los quando for preciso. É fundamental que o processo de gerenciamento de documentos seja eletrônico, através de um sistema que facilite o recebimento, a transmissão, a análise e o armazenamento das informações, permitindo que toda a documentação necessária esteja à disposição para consultas de maneira simples e organizada. Bernhoeft | Gestão de Riscos com Terceiros

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3. Auditoria in loco A auditoria presencial, no local de trabalho, onde estão alocados os prestadores de serviços, é a forma mais eficiente para a gestão. Os principais riscos são identificados no local onde estão sendo executados os trabalhos, desde riscos ligados às instalações da terceirizada ou da obra à não utilização de equipamentos de proteção individual de segurança, não cumprimento dos horários de repouso obrigatório e falta de qualificação do profissional para a realização dos serviços. 4. Levantamento de processos trabalhistas Devem ser levantadas possíveis ações trabalhistas envolvendo a empresa prestadora de serviços terceirizada e considerados os seus passivos trabalhistas. A avaliação das principais causas de processos judiciais trabalhistas auxilia no direcionamento de ações para evitar novas demandas e conhecer o histórico dos terceirizados. 5. Estabelecimento de um comitê para a gestão de terceiros Assim como todos os setores da empresa precisam interagir entre si, a comunicação entre as áreas envolvidas com a terceirização também deve acontecer, pois ela representa uma poderosa arma contra potenciais riscos. Com essas dicas, é possível evitar futuras ações trabalhistas, previdenciárias e autuações legais, bem como reduzir custo com pagamentos em duplicidade, retrabalho e riscos com a imagem institucional e estar aderente às práticas estabelecidas pela Nova Lei da Terceirização, que regula esse tipo de relação comercial.

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ARQUIVOS DIGITAIS Como a Utilização desta Ferramenta Pode Otimizar a Operação? Apesar da notória importância da gestão de documentos, é preciso atentar para um fator que tem feito muitas empresas enfrentarem problemas em relação ao controle de documentos: a utilização de papéis e de arquivos escaneados em vez de aproveitar os arquivos digitais que são gerados pelos próprios sistemas internos. Afinal de contas, para que ter o trabalho de imprimir e depois digitalizar os documentos para envio?

A seguir apresentamos alguns aspectos a serem considerados pela organização, visando o aprimoramento da gestão de documentos: 1. Redução de custo A partir do aproveitamento dos arquivos gerados pelos próprios sistemas utilizados pela organização, é possível reduzir diretamente custos ligados a, por exemplo, consumo de papel, tinta de impressora, depreciação por utilização do escâner, mão de obra para operar a máquina, entre outros indiretos. 2. Redução de tempo Aquele tempo que era demandado para escanear documentos não será mais necessário e poderá ser alocado para a realização de uma atividade mais estratégica. 3. Redução de arquivos físicos Utilizando-se arquivos digitais extraídos dos sistemas, é possível reduzir o tamanho dos antigos arquivos físicos temporários e mortos, economizando em espaço e manutenção.

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4. Mais segurança Arquivos físicos estão sujeitos à deterioração natural, além de estarem mais vulneráveis a extravios e perda em caso de situações atípicas como incêndios, alagamentos, desmoronamentos, entre outras. Já os arquivos digitais podem ser armazenados na nuvem, sendo assim mais seguros por estarem menos vulneráveis àquelas ocorrências, e ainda podem ser copiados em diversos locais. 5. Mais qualidade Arquivos retirados dos sistemas têm imagem gerada de forma digital e, por isso, possuem maior nível de qualidade e não estão sujeitos a erros de escaneamento, que podem resultar em ilegibilidade e perda de conteúdo. 6. Melhor aproveitamento Os arquivos gerados digitalmente ocupam menos espaço para armazenamento, o que facilita seu arquivamento e envio. Além disso, permitem que seus dados possam ser trabalhados por uma infinidade de softwares que facilitam a sua localização, a consulta de informações e a exportação para outros formatos e aplicativos. Principais documentos trabalhistas e previdenciários que são gerados pelos próprios sistemas e que podem representar um grande ganho para a empresa, caso a mesma se utilize deles em detrimento ao escaneamento: 1. Relação Sefip: arquivo emitido pelo aplicativo da Receita Federal. 2. Folha de pagamento: arquivo emitido pelo próprio sistema de gestão de pessoal – Folha. 3. Cartão de ponto: arquivo emitido pelo próprio sistema de gestão de pessoal – Ponto. 4. Comprovante de pagamento: arquivo emitido pelo site da instituição bancária. 5. Relações de beneficiários de planos de saúde e odontológico, vales-alimentação e vales-transporte, seguro de vida, cesta básica, entre outros: arquivos emitidos pelas operadoras desses benefícios. É necessário destacar que, ao avaliar a mudança de fornecedores de softwares ou de operadoras de benefícios, deve ser levada em conta a possibilidade de emissão de documentos digitais que permitam a pesquisa rápida de conteúdo. Por fim, fica claro que a utilização de documentação digital se apresenta como a maneira mais eficiente e econômica de gestão de documentos. Essa eficiência é evidente principalmente pela necessidade de comprovar a realização das obrigações legais a tomadores, órgãos fiscalizadores do Governo e da Justiça.

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CHECKLIST E ANÁLISE DE DOCUMENTOS Por Que Devemos Analisar Documento x Conteúdo de Funcionários? Muitas empresas fazem uma Gestão de Risco de Terceiros de forma primária, na qual os resultados obtidos são praticamente zero, o chamado “cara-crachá”. Nesse modelo, não é analisado o conteúdo da documentação dos funcionários, mas somente os documentos protocolados. É o pior dos mundos, pois há um esforço/investimento, mas não há um resultado. Para que se tenha êxito na Gestão de Risco de Terceiros, é necessário se implantar um processo bem definido de conferência de documentos e os seus conteúdos, de maneira a se ter uma documentação completa, com todas as informações necessárias para o controle na gestão. Nada mais eficaz do que se criar um checklist com o conteúdo dos documentos dos funcionários e o direcionamento deste processo. Entretanto, deve ser solicitado a cada fornecedor aquilo que é devido de acordo com a sua prestação de serviço, evitando a cobrança de todos os documentos para todos os fornecedores.

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O Que Deve Ser Feito? O Que Deve Ser Feito? Os documentos protocolados pelo fornecedor e entregues ao cliente (os chamados protocolados) devem conter as informações corretas constantes nas guias de recolhimento de impostos e obrigações, pagamentos de salários, férias e demais feitos; e contrato assinado, também de acordo com as anotações contidas na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS). Deve ser feita uma conferência para constatar se o que está descrito está de acordo com os conteúdos. Ex.: Checklist – documento x conteúdo de funcionários para conferência 1. O contrato de trabalho do funcionário deve ter o cargo e as funções executadas por ele. 2. O cargo do funcionário deve estar anotado corretamente na CTPS, assim como informações de salário e recolhimentos. 3. O nome do funcionário deve constar na folha de pagamento. 4. A folha de pagamento deve conter as mesmas informações lançadas na Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e de Informações à Previdência Social (Gfip). 5. Na Gfip, deve constar o valor do FGTS e INSS destacados, e essas informações devem estar relacionadas às guias do INSS e do FGTS. 6. O pagamento de férias e licenças deve estar lançado e quitado na folha de pagamento. 7. Os documentos de férias devem estar assinados. 8. Os cartões de ponto com horas extras devem estar de acordo com a folha de pagamento. Com essas análises, é gerado um relatório informativo onde é solicitado ao fornecedor as ações corretivas necessárias para o controle do processo. Essa análise deve ser feita mensalmente; e as ações solicitadas, dentro desse período.

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A IMPORTÂNCIA DA ANÁLISE PRÉ-CONTRATUAL (HOMOLOGAÇÃO) DOS SEUS FORNECEDORES Uma Gestão de Terceiros eficaz precisa estar atenta a todos os passos dos seus fornecedores, e, quando o cenário é de instabilidade econômica, a atenção deve ser redobrada, tendo em vista a quantidade de empresas que não têm conseguido se manter e têm pedido recuperação judicial. O contratante deve buscar manter relações de parceria com suas contratadas, mas, para que determinado fornecedor possa ser considerado como um parceiro, é necessária uma avaliação inicial da empresa, buscando encontrar evidências de que esta possui capacidade de atender não apenas a requisitos técnicos, ligados às especificações contratuais, como também identificar se o fornecedor está numa condição de honrar com suas obrigações trabalhistas e fiscais e as do mercado de créditos.

CONT O

AT CONTR

Dessa forma, a Gestão de Terceiros começa antes mesmo da contratação do fornecedor, que precisará passar por uma espécie de triagem antes de ter contrato assinado e que sejam iniciados os efeitos jurídicos deste. Eis, então, o intuito da análise pré-contratual, ou seja, analisar a condição do potencial fornecedor antes do fechamento de contrato, visando à admissão apenas daqueles que mostrarem um índice mínimo de regularidade perante suas obrigações legais.

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Análise Pré-contratual A análise pré-contratual é uma ferramenta de auxílio à gestão e vem sendo amplamente recomendada, pois proporciona mais segurança na escolha de fornecedores, gerando um ranking com a reputação das empresas, bem como um índice de risco que estas representam. Alguns dos insumos dessa análise estão ligados aos documentos comprobatórios das diversas responsabilidades para com o fisco: 1. Certidões negativas e certificados de regularidade 2. Consulta a SPC/Serasa 3. Análise de indicadores contábeis 4. Certidões negativas e de feitos trabalhistas 5. Cartão do CNPJ 6. Alvarás 7. Contrato Social 8. Análise das demonstrações financeiras da empresa 9. Nível de dependência econômica e outras obrigações acessórias A gestão que dispõe desse tipo de mecanismo de avaliação prévia possui mais conhecimento a respeito dos seus fornecedores e consegue ter um ótimo método para julgar se o grau de risco envolvido na celebração de contrato com determinada empresa é aceitável ou não, principalmente considerando o viés trabalhista, em que o tomador pode até vir a arcar com todas as verbas e os encargos oriundos da terceirização. Essa prática ajuda a evitar surpresas desagradáveis. É importante lembrar que a prevenção sempre é o melhor caminho: uma empresa que não cumpre com suas obrigações pode ser evitada como fornecedor. Por sua vez, um fornecedor inadimplente muitas vezes não pode ter seu ônus evitado.

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CERTIDÕES NEGATIVAS DE TERCEIROS O Que as Certidões dizem sobre as Terceirizadas? Firmar qualquer tipo de contrato já representa uma decisão que traz consigo os seus riscos, que vão desde o não atendimento dos requisitos pactuados entre as partes até implicações relacionadas a cobranças indevidas, reajustes abusivos, etc. Quando o contrato possui caráter de terceirização, os riscos são potencialmente ampliados, pois a legislação impõe ao contratante dos serviços a responsabilidade solidária para com as contribuições previdenciárias e subsidiária no que se refere aos direitos dos trabalhadores. Saiba como as certidões negativas de terceiros podem ajudar nesse processo. Nesse contexto, como não é possível conhecer a fundo a situação das empresas que ofertam serviços terceirizados, é necessário que a organização que deseja contratar utilize mecanismos para distinguir ao máximo as empresas que de fato podem oferecer uma boa parceria daquelas que poderão representar um problema no futuro. Certidões negativas de terceiros Um recurso bastante utilizado para o processo, conhecido como análise de homologação, é a solicitação das certidões negativas de débito. Essas certidões negativas de terceiros têm por objetivo atestar que a instituição portadora não possui pendências junto aos órgãos públicos, conforme a finalidade para a qual foi emitida. As certidões mais frequentemente solicitadas num processo de avaliação de fornecedores são: as emitidas pela Receita Federal, que abrangem a situação do contribuinte quanto ao INSS e outros tributos federais; as certidões municipais e estaduais, que tratam de tributos como ISS e ICMS; e a certidão trabalhista, que evidencia se a empresa consta ou não no banco de devedores da Justiça do Trabalho. Na análise de riscos, as certidões ajudam a avaliar de forma geral a situação da empresa. A partir da identificação de pendências nas certidões, é possível verificar possíveis indícios de problemas quanto ao fornecedor, seja de caráter financeiro, desatenção, desorganização, desconhecimento ou outro. Além da análise de homologação, as certidões são documentos indispensáveis em ações judiciais, licitações e em acordos com órgãos do Governo, como o financiamento de recursos via bancos públicos.

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Periodicidade na análise de certidões negativas de terceiros Um ponto que merece destaque quanto à avaliação das certidões é que deve haver uma periodicidade dessa análise. As certidões, quando emitidas, avaliam a condição da empresa pelo seu histórico até a atual data; sendo assim, pendências apuradas após a emissão não são consideradas. Por isso, não basta apenas realizar uma análise pontual das certidões, mas é preciso periodicamente solicitar dos fornecedores a apresentação dessas documentações atualizadas, garantindo, assim, a validade das informações contidas nas diversas certidões. Mas, atenção: não aconselhamos que os fornecedores sejam avaliados apenas pelas certidões, pois já identificamos situações em que o fornecedor declara um valor menor à Previdência ou à Caixa, paga os tributos em cima do valor menor e consegue emitir a certidão normalmente. O ideal, portanto, é que os tributos sejam acompanhados mensalmente através de uma Gestão de Terceiros. Por fim, é possível verificar que as certidões, se condicionadas ao processo de análise periódica, refletem a condição atual dos fornecedores e podem, sem dúvida, apoiar bastante a tomada de decisão por parte do contratante dos serviços sobre suas terceirizadas, tratando-se de uma atividade essencial. Na Gestão de Riscos com Terceiros, a Bernhoeft monitora essas certidões e acompanha sua manutenção pelas empresas contratadas, buscando resguardar seus clientes.

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A IMPORTÂNCIA DA ANÁLISE DE DESMOBILIZAÇÃO DE EQUIPES A Gestão de Riscos com Terceiros deve considerar todas as fases da prestação de serviço, isto é, devem ser utilizados meios para acompanhar as terceirizadas desde o momento de homologação até o momento em que o contrato for finalizado. Um dos controles essenciais contemplados nesse processo chama-se análise de desmobilização de equipes, que objetiva mitigar os riscos trabalhistas e previdenciários relacionados à demissão de trabalhadores e à desmobilização de equipes. Muitas empresas prestadoras de serviço possuem como estratégia de negócio trabalhar com equipes voláteis, sendo dimensionadas conforme as especificações dos clientes que irão atender. Riscos com Terceiros Nessas empresas, o nível de entrada e saída de colaboradores tende a ser alto. Essa situação, portanto, representa risco para a contratante dos serviços, principalmente no momento em que existe a desmobilização de trabalhadores. Considerando que o prazo legal para que o empregado demitido formalize uma reclamação trabalhista na Justiça do Trabalho é de 2 anos, a contar da data do seu desligamento, e que há uma tendência natural de que o trabalhador se sinta mais à vontade para ingressar na Justiça após ser desligado, constata-se que a rescisão do contrato ou a desmobilização de trabalhadores não deve ser encarada como último momento para que a contratante fiscalize o cumprimento da contratada perante suas obrigações trabalhistas.

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Passos para Efetuar uma Boa Análise de Desmobilização de Equipes Averiguar a existência de algum empecilho legal para o desligamento. 2. Avaliar a existência de alguma pendência histórica da empresa para com o trabalhador. 3. Verificar reclamações trabalhistas existentes. 4. Analisar a conformidade da elaboração da documentação de rescisão. 5. Analisar os cálculos realizados nas verbas rescisórias. 6. Verificar a entrega, ao trabalhador, das guias e da documentação relacionadas ao saque do FGTS e do seguro-desemprego. 7. Acompanhar o cumprimento dos prazos legais para a quitação de verbas e elaboração/atualização de documentos (CTPS, Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP), Carta de Indicação, etc.). A Importância de Planejar Suas Ações através de um Workflow Nessa sistemática de controle, o acompanhamento das desmobilizações é realizado a partir de um workflow que permite celeridade nas comunicações de inconsistências por parte da documentação elaborada pela empresa, fazendo com que as rescisões ou realocações de trabalhadores, ao serem efetivadas, já considerem o parecer da Gestão de Riscos com Terceiros, o que traz mais eficiência ao processo, sem falar em redução de retrabalho e desgaste com o trabalhador. A partir das ações contempladas na análise de desmobilização, a empresa contratante consegue avaliar mais claramente a forma como suas contratadas têm atuado nas rescisões em relação ao desempenho na quitação das suas responsabilidades. Isso faz toda a diferença para que exista uma menor probabilidade de reclamações trabalhistas do empregado terceirizado, pois estarão sendo realizados controles que asseguram que os empregados estão com os seus diretos todos garantidos. A análise de desmobilização faz parte do portfólio da Bernhoeft e pode ajudar bastante a sua empresa na prevenção dos riscos com terceiros.

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SEIS OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS OU IMPLÍCITAS NA DEMISSÃO DE TRABALHADORES O ato de demitir trabalhadores é comum no contexto empresarial e mais ainda na rotina de profissionais da área do Departamento de Pessoal. Mesmo se tratando de atividades que são realizadas com uma certa frequência e que possuem requisitos normatizados pela legislação trabalhista, ainda é possível identificar casos de empresas que enfrentam algum tipo de problema com o trabalhador por não observar algumas obrigações acessórias ou implícitas. Prazo para Reivindicações Trabalhistas Levando em conta que o período que a Justiça do Trabalho considera para retroagir, em caso de reivindicações de direitos pelo trabalhador, é de 5 anos e que grande parte dos vínculos empregatícios atualmente não alcança esse período, os atos praticados pela empresa na admissão do trabalhador poderão em muitos casos ser objeto de litígio na rescisão do contrato de trabalho. Por isso, é necessário que a organização procure atentar para todos os requisitos legais relacionados à admissão e à demissão. Obrigações Acessórias Os requisitos e as obrigações acessórias ou implícitas a serem considerados pela empresa em geral estão expressos na CLT, em leis afins e em outras normas do Ministério do Trabalho e Previdência Social (MTPS), além de entendimentos do Judiciário contidos em súmulas, orientações jurisprudenciais e precedentes normativos. Contudo, mesmo após o estudo dessas fontes, é preciso atentar para aquelas obrigações que, embora não expressas, estão nas entrelinhas e devem ser consideradas a fim de resguardar a organização, ou seja, mesmo não declaradas, essas obrigações implícitas são essenciais para comprovar o atendimento das exigências legais. Principais obrigações acessórias ou implícitas a serem consideradas: 1. Verificar se o trabalhador não goza de estabilidade. 2. Solicitar atualização do endereço de residência. 3. Solicitar atualização do registro de ponto, caso seja manual. 4. Informar o nome do trabalhador no Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged). 5. Entregar carta de aviso-prévio ou solicitar carta de pedido de demissão. contendo assinatura do trabalhador e data de ciência. 6. Informar ao trabalhador horário e local da homologação da rescisão, registrando a ciência deste. Bernhoeft | Gestão de Riscos com Terceiros

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DEZ OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS E IMPLÍCITAS NA ADMISSÃO DE TRABALHADORES Você sabe quais são as obrigações acessórias e implícitas na hora da contratação? A seguir listamos os principais aspectos acessórios e implícitos a serem considerados pela empresa: 1. Realização de Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) admissional e verificação da aptidão do trabalhador antes do início das atividades. 2. Registro do vínculo na CTPS no prazo de até 48h. Nesse prazo, deverá ser devolvida a CTPS, fazendo-se necessário que a empresa documente a entrega ao colaborador. 3. Elaboração de contrato de trabalho e solicitação da assinatura do trabalhador. 4. Elaboração da Ficha de Registro de Empregados do trabalhador, conforme instruções expedidas pelo MTPS. 5. Envio do Caged, contemplando o trabalhador. 6. Realização de capacitação ou curso (se aplicável à atividade, conforme normas regulamentadoras (NRs) do MTPS) com a necessidade de comprovação da participação do empregado mediante certificado. 7. Entrega de Equipamento de Proteção Individual (EPI) (se previsto no Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA)) antes de o profissional iniciar as atividades, formalizando a entrega mediante ficha assinada pelo trabalhador. 8. Exigência de abertura de conta bancária na qual serão depositadas as verbas trabalhistas devidas a este, não acatar casos de conta conjunta. A abertura de conta deve ser realizada pelo trabalhador. 9. Inscrição do trabalhador no Programa de Integração Social (PIS). 10. Solicitação de preenchimento de ficha de opção por benefícios e autorização de desconto (caso permitido): transporte, alimentação, plano de saúde, plano odontológico, seguro de vida, etc. Os itens acima, em muitos casos, não serão encontrados na legislação, pois estão implícitos. No entanto, se seguidos, fazem com que a empresa esteja mais bem preparada para demonstrar a qualquer órgão o cumprimento das suas responsabilidades trabalhistas concernentes à admissão e à demissão. É importante, contudo, destacar que o principal desafio das organizações não é seguir esses requisitos, mas, sim, conseguir identificar todas as exigências implícitas contidas nos dispositivos legais, pois, do contrário, poderão aprender da forma mais indesejável.

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COMO UMA CARTILHA NA GESTÃO DE TERCEIROS PODE AJUDAR NO CONTROLE DOS FORNECEDORES Geralmente costumamos falar que o foco do trabalho de Gestão de Terceiros é no risco. De fato é, e complementamos dizendo que a melhor forma de evitar o risco é através da prevenção. E nada mais eficaz do que uma cartilha na Gestão de Terceiros. Por isso, é importante orientar os fornecedores sobre como atuar para que os riscos sejam evitados no momento da análise dos documentos, e uma cartilha na Gestão de Terceiros pode fornecer todas as informações necessárias, como um checklist. A Cartilha na Gestão de Terceiros e Sua Importância A cartilha na Gestão de Terceiros é uma excelente forma de orientar o fornecedor para que ele atue preventivamente e evite errar mais na frente.

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Muitos temas podem ser abordados na cartilha. Selecionamos alguns: 1. Documentos solicitados É importante relacionar os documentos que devem ser apresentados, informar a periodicidade destes, os principais pontos de atenção e qual o embasamento legal na cobrança de cada documento solicitado. 2. Orientações sobre o fluxo Muitas vezes, a documentação solicitada não chega completa, e os funcionários responsáveis ficam perdidos quanto à forma de entregar os documentos e às etapas do processo seguir. Por isso, é importante especificar qual será o fluxo mensal do controle, como os documentos devem ser entregues, os prazos mensais de entrega de documentos, o envio de análises e as respostas às não conformidades. 3. Orientações sobre o sistema utilizado O sistema nem sempre é fácil de se utilizar, principalmente quando não há orientações. Para evitar essa situação, é importante disponibilizar um passo a passo explicando aos fornecedores como utilizar todas as ferramentas do sistema disponibilizado para a entrega de documentos e para consulta de não conformidades. 4. Principais dificuldades Se já percebemos que os fornecedores costumam ter dificuldades em alguns documentos específicos, vale a pena elaborar um material com orientações sobre tais documentos específicos, evitando que o fornecedor também erre na entrega dos documentos. Assim, o fornecedor ganha evitando o retrabalho de corrigir documentos e responder às não conformidades, e a contratante ganha por não precisar levantar pendência e depois ter que sanar.

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COMO A AUDITORIA EM CAMPO PODE REDUZIR RISCOS TRABALHISTAS Entenda como eliminar os riscos trabalhistas através de auditorias de campo, um processo que auxilia e dá mais eficiência à Gestão de Terceiros e antecipa possíveis ações trabalhistas. Evite Riscos Trabalhistas Através da Auditoria de Campo Atuar com Gestão de Terceiros é uma metodologia que deve sempre prever mecanismos que auxiliam a identificação prévia de riscos trabalhistas e possíveis problemas inerentes aos contratos de seus fornecedores. Executar diligências periódicas, as chamadas auditorias de campo, observando os documentos entregues pelas terceirizadas, é um meio eficaz e muito utilizado pelas organizações e consultorias para avaliar a atual situação das suas prestadoras de serviços. Esse tipo de análise, de fato, proporciona condições para a identificação de possíveis inconsistências, que aumentam a possibilidade de riscos trabalhistas. Dentre elas, podemos citar: 1. O não recolhimento de tributos e encargos trabalhistas. 2. Pagamentos em atraso. 3. Adicionais ou gratificações não pagas. 4. Ausência dos registros de jornada de trabalho. A ideia aqui é eliminar um grande percentual do risco trabalhista que existe nas atividades dos funcionários terceirizados em sua empresa.

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Como o Local de Trabalho Pode Aumentar os Riscos Trabalhistas Os riscos trabalhistas relacionados à terceirização não se limitam à existência ou não dos registros documentais ou a consistência ou não destes. Riscos trabalhistas ultrapassam esses limites e se apresentam em vários outros aspectos nas empresas, sendo o principal deles relacionado às questões de segurança e saúde nos locais de trabalho. Veja este caso: Recentemente uma empresa do ramo de papel e celulose foi considerada solidariamente responsável em um processo de pedido de indenização por danos materiais e morais. A ação foi movida pelos herdeiros de um empregado terceirizado que morreu num acidente de trabalho, ocasionado pela abertura de uma válvula e o derramamento de uma coluna de líquido a 150° C em cima do empregado terceirizado. A indenização fixada em R$ 240 mil pelo Tribunal Regional do Trabalho da 17ª região foi mantida pela Oitava Turma do Tribunal Superior do Trabalho (TST) (Processo: RR-59900-33.2006.5.17.0121), e as empresas se opuseram à decisão com embargos declaratórios. Cinco Exemplos de Situações de Riscos Trabalhistas Como é possível perceber no caso acima, uma auditoria executada apenas nos documentos dos trabalhadores nunca poderia identificar uma condição de risco trabalhista existente no local onde as atividades dos colaboradores terceirizados são executadas. O caso citado acima é apenas um exemplo de uma gama de outras possíveis situações que podem acontecer no local de trabalho de sua empresa. Elencamos abaixo cinco exemplos comuns que sua empresa pode observar de forma rápida e simples: 1. As horas extras executadas não são pagas. 2. Os funcionários não usam os respectivos equipamentos de proteção individual. 3. Os funcionários costumam trabalhar portando atestados médicos. 4. O local de trabalho não tem os requisitos mínimos exigidos pelo Ministério do Trabalho. 5. Os funcionários que não têm registro em CTPS estão trabalhando. A auditoria em campo se revela como uma ferramenta bastante assertiva quando se pretende identificar e mitigar riscos trabalhistas, por isso é recomendável essa boa prática para todas as empresas que demandam serviços de funcionários terceirizados.

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COMO CRIAR UM COMITÊ DE TERCEIRIZAÇÃO EM SUA EMPRESA Para que todos possam participar das decisões referentes à Gestão de Terceiros, uma boa prática é a criação de um Comitê de Terceirização com um responsável por cada setor. Mas, antes disso, uma pergunta muito comum ouvida é: “Quem deve ser o ‘dono’ do projeto de Gestão de Terceiros?”. Em nossa experiência, já vimos diversas situações que costumam dar um bom resultado, como no Departamento Jurídico, RH, Suprimentos, Auditoria, Financeiro e até no Contas a Pagar. Na verdade, não há uma receita que possa ser compartilhada, cada organização possui sua estrutura e cultura bem definidas, que influenciarão diretamente no setor responsável por esse controle. Todavia, o que mais reforçamos é que precisa ter um dono! Não importa qual seja o setor e a quem esteja vinculado, mas um setor mais estratégico deve ser o “dono” do projeto e acompanhar de perto os riscos, os indicadores, os fornecedores e definir ações que possam mitigar riscos. Por Que Criar um Comitê de Terceirização? O controle dos terceiros costuma se envolver com diversos setores da organização e quando uma ação é tomada certamente impactará, cedo ou tarde, em todas as áreas da organização. Por exemplo, se o Financeiro decide bloquear o pagamento de um fornecedor estratégico que possui impacto direto na operação, o serviço pode parar, e o responsável pela operação será impactado sem aviso prévio. O Jurídico pode ser notificado judicialmente ou aumentar o volume de ações por falta de pagamento de verbas, e, além disso, o controle de catracas pode ser impactado com alguma greve em frente à unidade, e assim por diante. Por isso, é importante que assuntos críticos referentes aos fornecedores sejam discutidos com todas as áreas envolvidas. Não precisa de muito, mas um representante de cada setor e um encontro mensal são suficientes para levar à mesa os pontos mais relevantes, discutir os riscos, as ações e definir responsáveis. Assim, todas as áreas poderão externar seus receios e tomar decisões bem alinhadas.

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VOCÊ ACOMPANHA O ÍNDICE DE CONFORMIDADE DOS FORNECEDORES? A análise de documentações realizada pela contratante em relação às suas terceirizadas é um mecanismo essencial para a gestão de terceiros. Trata-se de uma avaliação especializada nos documentos comprobatórios do cumprimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias, tributárias, acessórias, etc., promovendo o levantamento dos aspectos que, de alguma forma, podem ocasionar problemas futuros no que se refere à responsabilidade solidária e subsidiária do tomador dos serviços. A simples identificação de situações em desacordo com a legislação nas terceirizadas, no entanto, é só o início de um processo que deve ser encarado com seriedade e brevidade: o processo de regularização de não conformidades. Índice de Conformidade O índice de conformidade da contratada representa o percentual correspondente à quantidade de itens conformes em relação à quantidade de itens avaliados na análise de documentações. Através desse índice, é possível identificar o quanto o fornecedor tem se empenhado para sanar as pendências e consequentemente mitigar os riscos trabalhistas. Logo, quanto maior esse índice, mais dificilmente a contratante irá enfrentar algum tipo de ação trabalhista, pois possuirá mais documentações para respaldá-la, havendo alguma necessidade.

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Índices de conformidade dos fornecedores inferiores a 70% já deixam um grande alerta para o tomador de serviços, pois indicam dificuldade de as empresas regularizarem pendências. Nesses casos, é necessário averiguar o que tem interferido para que não sejam regularizadas todas as não conformidades, visando superar esse índice o mais rápido possível para que não haja vulnerabilidade em possíveis causas trabalhistas. Algumas ações fundamentais que o gestor da contratante deve realizar para conseguir que as terceirizadas regularizem as não conformidades: 1. Avaliar as não conformidades das contratadas e estabelecer as prioridades das pendências a serem tratadas, considerando o grau de risco que elas oferecem. 2. Solicitar à contratada um plano de ação para a regularização dessas não conformidades, indicando ações para correção, responsável e prazo. 3. Realizar reuniões de alinhamento das ações. 4. Acompanhar o cumprimento das ações acordadas. 5. Avaliar a eficácia das ações. Como se percebe, a gestão de terceiros requer efetiva atuação de todos os agentes envolvidos. O resultado desse processo pode e deve ser medido, e um indicador bastante determinante é o índice de conformidade dos fornecedores. Esse índice precisa ser acompanhado de perto pela gestão, pois expressa em números o nível de efetividade dos mecanismos de acompanhamento das terceirizadas.

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GERENCIAMENTO DE TERCEIROS - RESULTADOS Principais Indicadores de Resultado Não é fácil medir o Resultado do Gerenciamento de Terceiros, e todo o trabalho de gestão de riscos é feito para se evitar, dentre outros problemas, os temidos processos trabalhistas. Medir o Resultado do Gerenciamento de Terceiros leva a empresa a se prevenir contra prejuízos gerados por possíveis riscos trabalhistas no futuro. No Brasil existe a “cultura do processo”, como diz o presidente do Tribunal de Justiça de São Paulo, José Renato Nalini: Todo e qualquer problema, toda e qualquer questão chega a um juiz ou a um tribunal. São 100 milhões de processos para 202 milhões de pessoas. Transmite-se à sociedade global a nítida impressão de que o Brasil é o país mais beligerante deste sofrido planeta.

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Principais Indicadores para um Eficiente Gerenciamento de Terceiros Muitos pensam que o principal indicador se refere ao volume de processos trabalhistas; entretanto, conforme dito acima, tem-se uma cultura enraizada no Brasil de que o funcionário, quando é desligado, quer abrir um processo contra a empresa, algumas vezes mesmo sabendo que não possui direito e outras vezes influenciado por advogados que atuam nessa linha. Portanto, esse é um indicador importante, porém não é o mais relevante, pois depende de outras variáveis, e o resultado positivo se dá de forma lenta. Na verdade, o principal indicador é o volume de processos ganhos ou com valores reduzidos. A partir do momento em que o ex-funcionário coloca a empresa na justiça pedindo: férias, rescisão, horas extras, 13º salário e remuneração elevada, e a empresa tem a documentação/informação que comprova que esses pedidos não são devidos, podemos perceber claramente um resultado positivo decorrente do trabalho preventivo realizado junto aos fornecedores. Recomendamos que o volume de processos e o de processos ganhos sejam medidos a cada 6 meses para que seja avaliado como o trabalho de Gestão de Terceiros tem gerado um resultado positivo para a companhia. No caso de outros riscos serem identificados, é importante direcionar bem o trabalho preventivo para otimizar os resultados. Quando os funcionários sabem que a empresa sofre com a falta de informação e documentos, o volume de processos tende a crescer sempre mais. Falta de documentação assinada, falta de comprovantes de pagamentos, falta de contratos de prestação de serviços, falta de contrato de trabalho, falta de registros de entrada e saída, falta de recolhimento de impostos e demais obrigações da empresa prejudicam a contratante na elaboração de sua defesa perante o juiz.

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CONCLUSÃO A Gestão de Riscos com Terceiros tem se mostrado uma importante ferramenta para as empresas que possuem a terceirização como uma de suas estratégias operacionais. Além de controlar informações relevantes dos terceirizados, com a Gestão é possível mitigar diversos riscos trabalhistas, financeiros e de Segurança do Trabalho. Em caso de processos, a empresa deve estar preparada para problemas com a documentação atualizada para a elaboração das defesas. O resultado da Gestão de Riscos com Terceiros fornece insumos para medidas futuras. O controle da documentação leva ainda a uma mudança de cultura, mesmo que lenta, pois, quando os funcionários percebem que a organização possui bons controles e não desembolsa valores, eles tendem a abrir mão do processo e a seguir adiante.

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