Qué Son Los Libros Contables

¿Qué son los libros contables? Definición: Los libros contables son aquellos archivos o documentos donde se plasma la información financiera de la empresa, operaciones que se realizan durante un periodo de tiempo determinado, y los cuales hay que legalizar de manera periódica. Los libros contables pueden ser de carácter obligatorio o voluntario. Los libros obligatorios son: • •

Libro diario Libro de Inventario y Cuentas Anuales

Los libros contables voluntarios son: • • • •

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Libro mayor Libros auxiliares Según el Código de Comercio, todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada que permita el orden cronológico de sus operaciones. Los empresarios deberán conservar los libros contables y cualquier documentación relativa durante seis años, además de legalizar los libros mediante su presentación en el Registro Mercantil donde la empresa tenga su domicilio social. El fin de legalizar los libros contables es el de sellar la información presentada, de manera que no sea posible su manipulación posteriormente. A parte de los libros contables, recordad que existen otros libros de carácter obligatorio cuya presentación no es periódica, como por ejemplo: el libro de registro de socios, libro de actas o libro de acciones nominativas, los cuales se legalizan una única vez al comienzo de la actividad de la empresa.

Plazo de presentación de los libros oficiales La presentación de los libros contables obligatorios se debe realizar en el plazo de 4 meses contados desde el cierre el ejercicio contable. Por ejemplo, si una empresa cierra su ejercicio el 31 de diciembre, podrá presentar sus libros contables en plazo legal hasta el 30 de abril del siguiente año. Forma de presentación de los libros oficiales Los libros contables se podrán presentar por diferentes métodos: • • •

Papel: libros encuadernados con páginas enumeradas para evitar modificaciones en la composición. Soporte magnético: entrega de cd o dvd que contenta la información a legalizar. Presentación por vía telemática: a través de la web del Colegio de Registradores y disponiendo siempre de firma electrónica.

Según el Código de Comercio en su artículo 30, los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a la empresa deben conservarse durante 6 años a partir del último asiento realizado en los mismos. 1. Libro Diario

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En el Libro Diario se deben registrar día a día todas las operaciones económicas relacionadas con la actividad de la empresa. Han de estar ordenadas cronológicamente. Sin embargo, según recoge el artículo 28 del Código de Comercio, es válida la anotación conjunta de los totales de las operaciones por periodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes. Así, este libro se emplea para reunir en él todas las operaciones realizadas por la empresa para después trasladarlas al libro Mayor y recogerlas en los estados contables al final del ejercicio.

2. Libro de Inventarios y Cuentas anuales •

Según el mismo artículo 28 citado en el párrafo anterior, el libro de Inventarios y Cuentas Anuales se abre con el balance-inventario inicial detallado de la empresa y, al menos con carácter trimestral, se transcribirán los balances de sumas y saldos. También han de figurar el balance-inventario de cierre de ejercicio. Además figurará el balance de situación, la cuenta de resultados, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de tesorería (si la empresa tiene la obligación de formularlo) y la memoria. Estos últimos documentos forman una unidad.

3. Libro Mayor •

Este libro tiene como misión reflejar todas las operaciones económicas que se produzcan y registren en el libro diario durante el ejercicio económico de forma cronológica, de manera que se pueda saber el saldo que va quedando en cada cuenta por las operaciones registradas. Todas las anotaciones realizadas en el Diario pasan a su vez al libro Mayor. En el Libro Mayor las cuentas aparecen representadas en forma de “T” donde el lado izquierdo se denomina “DEBE” y el derecho “HABER”.

4. Libros Auxiliares •

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Las empresas, de acuerdo con el Código de Comercio, pueden llevar además de los libros obligatorios todos aquellos libros auxiliares que estimen útiles para su gestión. Ejemplo de este tipo de libros pueden ser los de caja, bancos, entradas de almacén, salidas de almacén etc. Hoy en día, muy pocas empresas son las que llevan los libros de contabilidad de manera manual. En lugar de ello, hay herramientas de software que se encargan de hacer automáticamente los asientos y registros correspondientes, facilitando de esta manera una correcta contabilidad. Todos los aspectos relacionados con los libros contables están regulados por el Código de Comercio.

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Así, éste indica que todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones. Indica también la obligatoriedad de legalizar los libros contables en el Registro Mercantil del lugar donde tuviera la empresa su domicilio. Es importante destacar que, desde la aprobación de la Ley 14/2013 de Emprendedores, se establece como requisito adicional que todos los libros obligatorios se legalizarán de manera telemática. Aquí se puede encontrar una guía explicativa de cómo realizar este proceso vía telemática.