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SISTEMAS DE GESTION INTEGRADOS ING. SERGIO CARDONA

Introducción

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Sistema  Un sistema es un conjunto de elementos interrelacionados utilizados para establecer la Política y los Objetivos y alcanzar dichos Objetivos

 Incluye la estructura organizacional, actividades de planificación, responsabilidades, prácticas, procedimientos, procesos y recursos

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Una definición: Sistema de Gestión Integrado Un sistema de gestión integrado (SGI) es un sistema de gestión que integra sus componentes de negocio en un sistema coherente para alcanzar sus objetivos estratégicos, su misión y sus metas. 

Por lo tanto, un SGI debería integrar sus sistemas de calidad, ambiental, seguridad y salud ocupacional (o cualquier otro) – junto a sus procesos, prácticas y documentación. 

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Enfoque del sistema de gestión de calidad  Aumentar la satisfacción del cliente  Configurar un marco de trabajo orientado a la mejora continua  El enfoque basado en procesos - ofrece un método para la identificación de los riesgos de SGC Mejora continua del sistema de Gestión de Calidad

P Responsabilidad 5 D de la Dirección

A C

Clientes

Requisitos

A

P

Gestión de

C

D

los recursos

Entrada

Sistema de gestión de calidad

A C

6

P D

4

8

Realización del producto 7

Clientes

Medición, Análisis y Mejora

Producto

A

P

C

D

Salida

Satisfacción

Enfoque del sistema de gestión ambiental   



Prevenir la contaminación

4.1. Requisitos Generales

4.3.1 Aspectos ambientales 4.3.2. Requisitos legales y otros requisitos 4.3.3 Objetivos, metas y programas

Mejora continua en el desempeño ambiental Cumplir con los requisitos legales y otros

4.2. Política ambiental

PLAN (Planificar)

4.6. Revisión p la dirección

ACT (Actuar)

MEJORA

DO (Hacer)

CONTINUA

Partes interesadas

CHECK (Verificar) 4.5.1 Seguimiento y medición 4.5.2 Evaluación del cumplimiento legal 4.5.3 No conformidad, acción correctiva y acción preventiva 4.5.4 Control de los registros 4.5.5 Auditoría interna

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4.4.1 Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad 4.4.2 Competencia, formación y toma de conciencia 4.4.3 Comunicación 4.4.4 Documentación 4.4.5 Control de documentos 4.4.6 Control operacional 4.4.7 Preparación y respuestas ante emergencias

Enfoque del sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional 

Mejora continua en SySO



Cumplir con los requisitos legales y otros



Garantizar la gestión de riesgos de SySO



Prevenir incidentes



Cuidado de salud ocupacional

4.1 Requisitos Generales

4.2. Política SySO

4.3.1 Identificación de peligros, evaluación de riesgos y control de riesgos 4.3.2. Requerimientos legales y otros 4.3.3 Objetivos y Programas PLAN 4.4.1 Recursos, roles, (Planificar) responsabilidad y autoridad 4.4.2 Competencia, capacitación y concientización MEJORA DO 4.6. Revisión ACT 4.4.3 Comunicación, (Hacer) gerencial (Actuar) participación y consulta CONTINUA 4.4.4 Documentación 4.4.5 Control de documentos 4.4.6 Control operacional CHECK 4.4.7 Preparación y (Verificar) respuestas ante emergencias 4.5.1 Medición de desempeño y monitoreo 4.5.2 Evaluación de cumplimiento 4.5.3 Investigación de incidentes, no conformidad, acción correctiva y acción preventiva 4.5.4 Control de los registros 4.5.5 Auditoria Interna

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Motor para la integración de SG La presión para integrar los SG es habitualmente generada en forma interna. 

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Una pregunta clave  ¿Cómo integrar el SG para optimizar las

oportunidades, mejorar los procesos, reducir riesgos y costos y hacer mas eficiente la organización?

¿?

Integración  Integración significa esencialmente, combinar,

unificar; juntar dos o más sistemas o prácticas de gestión en un sistema, pero no como componentes separados.

 Para que estos sistemas sean “integrados”

tiene que haber “fusiones”… los límites entre los sistemas y sus procesos llegan a ser imperceptibles.

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Beneficios de integrar los sistemas de gestión  Perspectiva de negocio

- Mejora eficacia y eficiencia - Reduce riesgos y costos de sistemas múltiples - Incremento en ganancias - Reducción de tiempos de evaluaciones, verificaciones y auditorias - Maximiza recursos - Desarrolla enfoque de sistema/ proceso - Demuestra relación con la planificación estratégica - Demuestra relación con riesgos de la organización, aspectos y peligros

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Beneficios de integrar los sistemas de gestión  Perspectiva organizacional

- Simplifica competencias, entrenamiento, documentación y manejo de registros - Mejora las comunicaciones: internas y externas - Disminuye la burocracia - Elimina conflicto de responsabilidades, autoridades

y relaciones - Desarrolla visión común - Armoniza y optimiza practicas - Promueve mejora continua - Genera consistencia

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¿Cuál es la mejor combinación? Calidad

C&A

C & SySO CASySO

Ambiental

SySO A& SySO

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Elementos comunes  Compromiso de la Dirección

 Política  Gestión de los documentos

 Gestión de los registros

PRINCIPIOS DE GESTIÓN

 Responsabilidad, autoridad

 Gestión de recursos humanos  Indicadores, instrumentos de medición

 Acciones correctivas y preventivas  Auditoria interna  Revisión por la Dirección

 La mejora continua

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Partes interesadas Clientes Dueños

Proveedores

Empleados

Entes reguladores

Bancos y aseguradoras

Organismos de certificación

Accionistas Competidores Gobierno Grupos de presión

Sociedad en general

Medios de comunicación

Comunidad local

Enfoque en el cliente

 Entender  Crear

 Entregar  Satisfacción

Liderazgo

 Unidad  Dirección

 Entorno

Participación del personal

 Compartir  Potenciar

 Confiar

Orientación a la prevención 

Identificar



Analizar, evaluar

 Controlar

Enfoque del sistema para la gestión

 Sistema adecuado

 Normas adecuadas  Cumplimiento adecuado

Enfoque basado en datos y hechos para la toma de decisiones

 Recoger datos e información

 Analizar  Decidir

El enfoque basado en procesos y PHVA

ENTRADAS

PROCESO

 Identificar los riesgos  Trabajar sistemáticamente  Funcionar de forma efectiva

SALIDAS

Relaciones mutuamente beneficiosas con proveedores

 Inter-dependientes  Confianza

 Generar valor para ambas partes

PROVEEDOR

Mejora continua

 Procesos interactivos- medir  Efectividad y eficiencia  Lograr los objetivos  Cambiar

#

Particularidades Gestión de la Calidad  Enfoque al Cliente  Satisfacción de cliente

 Control de procesos  Control de productos

ENFOQUE CALIDAD EN LA TOMA DE DECISIONES

Particularidades Gestión Ambiental  GESTIÓN DE ASPECTOS/ IMPACTOS

AMBIENTALES  Identificación y evaluación de aspectos

ambientales  Controles operacionales  Requisitos legales ambientales y otros

ambientales a los que la organización suscriba.

ENFOQUE AMBIENTAL

 Preparación y respuesta a emergencias

EN LA TOMA DE

ambientales

DECISIONES

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Particularidades Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional  GESTIÓN DE RIESGOS S y SO  Identificación y evaluación de peligros

 Controles operacionales

 Requisitos legales S y SO y otros a los que la organización suscriba.  Preparación y respuesta a emergencias

ENFOQUE S y SO EN LA TOMA DE DECISIONES

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Beneficios de la visión global… Calidad

C&A

C & SySO CASySO

Ambiental

SySO A& SySO

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Riesgos de integración de sistemas  Enfoque a la gestión integrada y no a la gestión real de sistemas

 Demasiado foco en la integración de estándares y no de los sistemas

reales  Menor detalle en el enfoque  Pérdida potencial de especialización  Sobre-documentación vs. documentación apropiada

 Resistencia cultural al cambio  Miedo a pérdida de trabajo, esfuerzo involucrado en proceso de

integración, etc.

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Auditorias: Integración

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¿Integración de auditorias internas? Beneficios

Riesgos

Previene visitas múltiples de los auditores Los auditores pueden preferir un en cada proceso, para auditar cada uno estándar, lo que puede afectar su de los estándares en forma individual. habilidad para desarrollar una auditoria integrada objetiva y balanceada. Revisión de documentos/ registros más eficientes, ya que satisfacen los requisitos de sistemas/ estándares múltiples

Los auditores pueden inicialmente tener dificultad para desarrollar auditorias integradas con el mismo nivel de experiencia

Incrementa la oportunidad de mejora en varias áreas en forma simultanea

Los auditores deben ser competentes en manejar requisitos de múltiples estándares.

Ahorro en costos de capacitación al tener auditorias y auditores multidisciplinarios.

Actualización de los auditores (los estándares son independientes: los auditores tienen que manejar cambios más frecuentemente para mantenerse actualizados).

Aporta un enfoque global, “holístico”

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Puntos claves 

El desarrollo de auditorias integradas eficaces requiere la preparación cuidadosa de los auditores. Los auditores deben conocer muy bien todos y cada uno de los estándares contra los cuales auditan.



Establecer un plan “que abarque/ integral” de la auditoria es fundamental (considerar particularidades de cada organización).



Herramientas para el auditor: lista de verificación (checklist) amplia modificada para requisitos particulares puede ayudar al auditor a planificar y desarrollar auditorias integradas, mapas de proceso.

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Lecciones aprendidas y … algunas ideas para el éxito…

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Factores críticos para el éxito 

Política, objetivos, actividades,

procedimientos que reflejen objetivos de negocio- tomen en cuenta: características, tipo de organización, complejidad y cuestiones culturales.

Factores críticos para el éxito



Soporte y compromiso visible en todos los niveles organizacionales

Factores críticos para el éxito  Adecuado

soporte económico

Factores críticos para el éxito 

Un buen entendimiento de los requisitos de cliente, producto, requisitos legales, desafíos ambientales, aspectos técnicos.

Factores críticos para el éxito 

Comunicación eficaz entre los niveles de la organización y con las partes interesadas

Effective communication of food safety requirements to staff and other d parties

Factores críticos para el éxito 

Eficaz gestión de los procesos de preparación y respuesta ante emergencias e incidentes

Factores críticos para el éxito 

Competencia, concientización, capacitación y educación apropiadas

Factores críticos para el éxito 

Sistema balanceado. Adecuadamente diseñado e implementado según las necesidades y posibilidades de la organización.



Balanceado en cuando al enfoque y al cumplimiento de los requisitos de los componentes del sistema de gestión integrado.

Factores críticos para el éxito 

Búsqueda sistemática de la mejora.



Priorizar.



Desafiar los procesos.

PLANEACIÓN ESTRATEGICA DE LA ORGANIZACIÓN MISIÓN

Financiera VISIÓN

Ambiental

Mercadeo Inocuidad

Gestión Humana

Direccionamiento Estratégico

Calidad

DIRECTRICES ORGANIZACIONALES

DIREC CALIDAD, AMBIENTE, S ySO e INOCUIDAD

POLÍTICA INTEGRAL

Tecnología Salud Ocupacional y Seguridad

Procesos internos

OBJETIVOS Y METAS

PROCESOS, PROGRAMAS

OBJETIVOS Y METAS Evaluación inicial o diagnóstico

Metas Metas Metas Objetivos

• Se establecen en las funciones y los niveles pertinentes dentro de la organización. • Son medibles. • Coherentes con la política del sistema de gestión integral.

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL CUANDO SE ESTABLEZCAN LOS OBJETIVOS SE DEBEN CONSIDERAR:

• Los requisitos legales y otros requisitos. • Sus aspectos ambientales significativos. • Sus opciones tecnológicas. • Sus requisitos financieros. • Sus requisitos operacionales. • Sus requisitos comerciales. • Las opiniones de las partes interesadas.

PROGRAMAS/PLANES ISO 14001 y OHSAS 18001/ISO 9001 y ISO 22000

Establecer, implementar y mantener programa (s) para lograr los objetivos. Estos programas deben incluir: Asignación de responsabilidades y autoridad para lograr los objetivos. Los medios y plazos para el logro de los objetivos.

Documento que específica qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato específico. Metodología 5W 2H

LOS SISTEMAS DE GESTIÓN EN LA ORGANIZACIÓN

Definir y analizar las necesidades y riesgos de las partes involucradas, pertinentes para su negocio. Gestionar los riesgos usando las herramientas disponibles

OHSAS 18001

ISO 14001

ISO 9001

ISO 22000

Gestión de Seguridad de la Información

Normas de producto

Normas contables

Modelos de excelencia

ENFOQUE DE TRES SISTEMAS 14001

18001 SGI

Mejoramiento Continuo

Política de S & SO

9001

Revisión por parte de la gerencia

MEJORA CONTINUA

Planificación

Implimentación y Operación

Verificación y Acción correctiva

Responsabilidad

C L I E N T E S

R e q u i s i t o s

de la gerencia Administración

Medición, Análisis

de Recursos

y Mejoramiento

Entrada

Realización del producto

Salida

Producto

S A T I S F A C C I Ó N

C L I E N T E S

ENFOQUE POR PROCESOS Identificar las actividades de los procesos esenciales

Implementar las acciones necesarias para lograr los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos

Determinar la secuencia e interacción de las actividades de los procesos

Medir, hacer monitoreo y analizar el proceso

Determinar los criterios y métodos para la operación y control de los procesos

Asegurar la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la operación de los procesos

ENFOQUE POR PROCESOS GESTIÓN INTEGRAL 1. IDENTIFICAR PROCESOS NECESARIOS PARA EL NEGOCIO

1. ¿Cuáles son los procesos necesarios para nuestro sistema de gestión? 2. ¿Algunos de estos procesos son de fuente externa?

3. ¿Quién es el “dueño” del proceso? 4. ¿Cuál es el objetivo integral de este proceso?

ENFOQUE POR PROCESOS GESTIÓN INTEGRAL 2. DETERMINAR LA SECUENCIA E INTERACCIÓN DE ESTOS PROCESOS

1.

¿Cuáles son las entradas/salidas para cada proceso?

2.

¿Cuáles son las interfaces entre los procesos? ¿Quiénes son los “proveedores” y los “clientes” de los procesos?

3.

¿Cuáles son los requisitos de estos clientes (autoridades, reguladores)?

4.

¿Cuáles son los impactos ambientales de los procesos?

5.

¿Cuáles son los riesgos para las personas en los procesos?

ENFOQUE POR PROCESOS GESTIÓN INTEGRAL 3. DETERMINAR LOS CRITERIOS Y MÉTODOS PARA ASEGURAR

EFICACIA EN LA OPERACIÓN Y EN EL CONTROL

1.

¿Cuál es el flujo total de nuestros procesos?

2.

¿Cómo podemos describir esto (mapas o flujogramas)?

3.

¿Qué documentación necesita como soporte cada proceso?

4.

¿Cuáles son las características de los resultados del proceso, previstos y no previstos?

5.

¿Cuáles son los criterios para monitoreo, medición y análisis?

6.

¿Cómo podemos incorporarlos en la planificación de nuestro sistema de gestión y de los procesos de realización del producto?

ENFOQUE POR PROCESOS GESTIÓN INTEGRAL 4. ASEGURAR DISPONIBILIDAD DE RECURSOS E INFORMACIÓN PARA APOYAR SU OPERACIÓN Y SEGUIMIENTO

1. ¿Cuáles son los recursos necesarios para cada proceso? 2. ¿Cuáles son los canales de comunicación?

3. ¿Cómo podemos brindar información interna y externa sobre el proceso? 4. ¿Cómo obtenemos retroalimentación? 5. ¿Qué datos necesitamos recolectar? 6. ¿Qué registros necesitamos mantener?

ENFOQUE POR PROCESOS GESTIÓN INTEGRAL 5. REALIZAR SEGUIMIENTO, MEDICIÓN Y ANÁLISIS DE ESTOS PROCESOS NECESARIOS

1. ¿Qué mediciones son necesarias? 2. ¿Cómo podemos hacer seguimiento al desempeño del proceso (capacidad del proceso, satisfacción del cliente, control de aspectos y peligros)? 3.

¿Cuáles son los parámetros de control, las herramientas de seguimiento y medición?

4.

¿Cómo podemos analizar de la mejor forma la información recolectada (técnicas estadísticas)?

5. ¿Qué nos dice el resultado de este análisis?

ENFOQUE POR PROCESOS GESTIÓN INTEGRAL 6. IMPLEMENTAR ACCIONES NECESARIAS PARA ALCANZAR LOS RESULTADOS PLANIFICADOS Y LA MEJORA CONTINUA DE ESTOS PROCESOS

1. ¿Se analizan los datos de los eventos presentados con los productos con el medio ambiente y con el personal?

2. ¿Se evalúan los impactos de estos eventos? 3. ¿Se determina la necesidad de actuar sobre la causa de los eventos?

4. ¿Se toman las acciones necesarias para eliminar las causas de estos eventos? 5. ¿Se evalúa la posibilidad de la mejora?

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS EN UN SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL PROCESO : NOMBRE DEL PROCESO OBJETIVO : POR QUÉ CON QUIEN

CON QUÉ

PROCESOS PROVEEDOR

ENTRADAS

QUÉ ACTIVIDADES Y CARACTERÍSTICAS

POR QUÉ

CON QUIEN

SALIDAS

PROCESOS CLIENTES

P Productos Impactos Riesgos

H

Actividades que agregan valor

V A Interacción Eficacia

Proceso Desempeño

Resultados Cumplimiento

PROCESOS DE SOPORTE Documentos (COMO)

Responsable (QUIEN)

Registros (COMO)

Requisitos (PARA QUE)

Recurso humano (CON QUIEN)

Recursos (CON QUE)

Objetivos del nivel (POR QUE)

Metas (PARA QUE)

Programas en participación (COMO)

Indicadores (CON QUE)

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS EN UN SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

Sistemas Integrados de Gestión ASPECTOS ORGANIZATIVOS –

Identificación y secuencia de procesos

–

Definición de la organización y de su estructura

–

Política y compromiso de la dirección

–

Establecimiento de objetivos

–

Documentación del sistema

–

Comunicación y formación

ASPECTOS DINÁMICOS –

Compras de productos y servicios

–

Diseño y requisitos del producto

–

Realización del producto

–

Medición y control de los procesos

–

Control del producto no conforme

–

Auditorías internas

–

Acciones de mejora

ASPECTOS ESTÁTICOS

–

Disposición y aplicación de recursos

–

Estado de la infraestructura y las instalaciones

–

Control de las emisiones y de los vertidos

–

Gestión de los residuos y de la inocuidad del producto

–

Análisis, evaluación y control de riesgos

–

Dotación de equipos de protección individuales

–

Estado de las máquinas y sus dispositivos de protección

Sistemas Integrados de Gestión

Sistemas Integrados de Gestión PROCEDIMIENTOS COMUNES EN UN SGI    

         

Control de los documentos. Control de los registros. Identificación de requisitos legales. Revisión del Sistema. Objetivos, metas y planes de mejora. Formación, competencia y toma de conciencia. Comunicación. Gestión de compras y evaluación de proveedores. Control operacional. Calibración de equipos. Planes de emergencia y capacidad de respuesta. Auditorías Internas. No Conformidades. Acciones correctivas, preventivas, accidentes e incidentes.

MUCHAS GRACIAS¡¡¡¡