ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗ ΕΠΑΡΚΕΙΑ ΔΙΚΑΙΟΥΧΩΝ ΕΣΠΑ ΚΑΤΑ ΤΗ ΜΕΤΑΒΑΤΙΚΗ ΠΕΡΙΟΔΟ :
ΤΥΠΟΠΟΙΗΜΕΝΟ ΕΝΤΥΠΟ Ι : ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΦΟΡΕΑ - ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ
Α. ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΑΙΤΗΣΗΣ ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΑΙΤΗΣΗΣ ΦΟΡΕΑ 1. 2. 3. ΕΠΙΣΥΝΑΠΤΟΜΕΝΑ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ
4. 5.
(Προσθέστε γραμμές αν απαιτείται)
Β. ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΤΟΥ ΦΟΡΕΑ - ΔΥΝΗΤΙΚΟΥ ΔΙΚΑΙΟΥΧΟΥ Ονομασία φορέα Ονοματεπώνυμο και ιδιότητα νομίμου εκπροσώπου Υπεύθυνος συμπλήρωσης εντύπου (ονοματεπώνυμο και θέση στον φορέα) Στοιχεία επικοινωνίας υπευθύνου
ΔΗΜΟΣ ………… ………………., ΔΗΜΑΡΧΟΣ
……………………, ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΟΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗΣ τηλέφωνο
fax
e-mail
…………………….
…………………………
…..@………
Eμπλεκόμενες υπηρεσιακές μονάδες
1.
2.
3.
ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΤΕΧΝΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ (όλα τα Τμήματα) ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ (Τμήμα Λογιστηρίου, Ταμείου (και Γραφείο Προμηθειών)) ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ /Τμήματα: Γραμματείας, Συλλογικών οργάνων και Πρόνοιας
ΚΑΤΗΓΟΡΙΟΠΟΙΗΣΗ ΑΙΤΟΥΜΕΝΗΣ ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗΣ ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ Α (ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗ ΤΥΠΟΥ Α) ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ Β (ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗ ΤΥΠΟΥ B) ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ Γ (υποβολή αίτησης μόνο για ειδικές δράσεις)
Α Β
Γ
4.
ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Σελίδα 1 από 49
* Διευκρινίσεις :
1. Πιστοποίηση ISO σε ισχύ
2. Εγχειρίδια διαδικασιών Ο
Αριθμός πιστοποιητικού
Απόφαση αρμοδίου οργάνου για την εφαρμογή του/ων εγχειριδίου/ων διαδικασιών
Ν
Απόφαση Δημάρχου …/08
Πιστοποιητικός φορέας / Αριθμός διαπίστευσης φορέα πιστοποίησης Χρόνος ισχύος πιστοποιητικού
Πεδίο πιστοποίησης
1. Επισυναπτόμενα έγγραφα
ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Σελίδα 2 από 49
Δ. ΔΗΛΩΣΗ ΚΑΛΥΨΗΣ ΚΡΙΤΗΡΙΩΝ ΑΠΟ ΤΟΝ ΦΟΡΕΑ
Α/Α 1.
ΚΡΙΤΉΡΙΟ
ΝΑΙ
ΟΧΙ
ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ ΚΑΙ ΥΠΟΒΑΛΛΟΜΕΝΑ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ
ΤΡΟΠΟΣ ΑΠΟΔΕΙΞΗΣ
ΘΕΣΜΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΦΟΡΕΑ (ΑΠΑΙΤΗΣΗ 1) Κώδικας Δήμων και Κοινοτήτων (Ν. 3463/2006, άρθρο 75). Δεν απαιτείται άλλη ειδική τεκμηρίωση για την απαίτηση Για τους Δήμους, δεν έχει νόημα να ζητηθεί το ΦΕΚ ίδρυσης (πολλοί Δήμοι έχουν ιδρυθεί πριν το 1912) ή καταστατικό, αφού δεν υπάρχει. Άλλωστε, το ΦΕΚ ίδρυσης δεν παρέχει καμιά πληροφόρηση για τις αρμοδιότητες του Δήμου.
1.1
1.2
Πρόβλεψη σχετικής αρμοδιότητας υλοποίησης έργων
√
ΦΕΚ ίδρυσης/λειτουργίας ή καταστατικό με επισήμανση των σχετικών παραγράφων
Εκτός από τον ΚΔΚ, οι αρμοδιότητες των Δήμων προσδιορίζονται στο Σύνταγμα και στον ΕΧΤΑ. Το ΦΕΚ ίδρυσης έχει νόημα εάν τη διαχειριστική επάρκεια τη ζητά ένα ΝΠΔΔ του Δήμου, του οποίου οι αρμοδιότητες δεν ορίζονται ρητά στο νόμο, αλλά στη συστατική του πράξη, πάντοτε όμως εντός των αρμοδιοτήτων που έχουν από το Σύνταγμα και τον ΚΔΚ οι Δήμοι. Επίσης, το ΦΕΚ ή το καταστατικό έχει αντικείμενο εάν την επάρκεια τη ζητά ένας Σύνδεσμος ΟΤΑ ή μια Δημοτική Επιχείρηση, αφού και αυτών οι αρμοδιότητες δεν ορίζονται στο νόμο, αλλά καθορίζονται με τη συστατική τους πράξη.
Συμβατότητα θεσμικού πλαισίου με το εθνικό και κοινοτικό δίκτυο *
ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Σελίδα 3 από 49
Δ. ΔΗΛΩΣΗ ΚΑΛΥΨΗΣ ΚΡΙΤΗΡΙΩΝ ΑΠΟ ΤΟΝ ΦΟΡΕΑ
Α/Α
1.2.1
ΚΡΙΤΉΡΙΟ
Συμβατή με την εθνική και κοινοτική νομοθεσία ανάθεση μελετών
ΝΑΙ
√
ΟΧΙ
ΤΡΟΠΟΣ ΑΠΟΔΕΙΞΗΣ
Εφαρμοζόμενο θεσμικό πλαίσιο και παράγραφοι σχετικών κανονιστικών κειμένων φορέα (εσωτ. κανονισμοί κ.α.)
ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ ΚΑΙ ΥΠΟΒΑΛΛΟΜΕΝΑ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ Για την ανάθεση μελετών, ο Δήμος υπόκειται σε θεσμικό πλαίσιο απολύτως συμβατό με την εθνική και κοινοτική νομοθεσία. Ειδικότερα, οι μελέτες του ανατίθενται κατά κύριο λόγο με το ν. 3316/05, όπως και οι μελέτες του Δημοσίου και των ΝΠΔΔ (βλ. άρ. 209 παρ. 2 ΚΔΚ). Δεν απαιτείται άλλη ειδική τεκμηρίωση για την απαίτηση. Για συμβάσεις ύψους άνω των 15.000 ευρώ και μέχρι το όριο εφαρμογής των ΠΔ 59/07 και 60/07, θα διενεργείται – εκτός των δημοσιεύσεων που προβλέπει η ισχύουσα νομοθεσία και ανάρτηση ανακοίνωσης στην ιστοσελίδα του Δήμου (άρθρο 38 παρ. 1 ΥΠΑΣΥΔ). Με το ίδιο θεσμικό καθεστώς ανατίθενται οι μελέτες και από τα ΝΠΔΔ και τους Συνδέσμους των ΟΤΑ καθώς και από τις κοινωφελείς δημοτικές επιχειρήσεις. Ζήτημα μπορεί να τεθεί για τις Α.Ε. των ΟΤΑ, οι οποίες αναθέτουν τις μελέτες τους βάσει κανονισμού που καταρτίζεται από το ΔΣ της εταιρίας (άρθρο 265 παρ. 7 ΚΔΚ). Για μελέτες όμως, που λόγω ποσού υπάγονται στις Οδηγίες 2004/17 και 2004/18, εφαρμόζεται το ΠΔ 59/07 και 60/07, κατά ρητή πρόβλεψη του ΚΔΚ.
ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Σελίδα 4 από 49
Δ. ΔΗΛΩΣΗ ΚΑΛΥΨΗΣ ΚΡΙΤΗΡΙΩΝ ΑΠΟ ΤΟΝ ΦΟΡΕΑ
Α/Α
ΚΡΙΤΉΡΙΟ
ΝΑΙ
ΟΧΙ
ΤΡΟΠΟΣ ΑΠΟΔΕΙΞΗΣ
ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ ΚΑΙ ΥΠΟΒΑΛΛΟΜΕΝΑ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ Για την ανάθεση έργων, ο Δήμος υπόκειται σε θεσμικό πλαίσιο απολύτως συμβατό με την εθνική και κοινοτική νομοθεσία. Ειδικότερα, τα έργα ανατίθενται με το Ν. 1418/84, το ΠΔ 609/85, το ΠΔ 171/87, το ΠΔ 60/2007 και τη λοιπή περί έργων νομοθεσία. Δεν απαιτείται άλλη ειδική τεκμηρίωση για την απαίτηση
1.2.2
Συμβατή με την εθνική και κοινοτική νομοθεσία ανάθεση έργων
√
Εφαρμοζόμενο θεσμικό πλαίσιο και παράγραφοι σχετικών κανονιστικών κειμένων φορέα (εσωτ. κανονισμοί κ.α.)
Για συμβάσεις ύψους άνω των 15.000 ευρώ και μέχρι το όριο εφαρμογής των ΠΔ 59/07 και 60/07, θα διενεργείται – εκτός των δημοσιεύσεων που προβλέπει η ισχύουσα νομοθεσία και ανάρτηση ανακοίνωσης στην ιστοσελίδα του Δήμου (άρθρο 38 παρ. 1 ΥΠΑΣΥΔ). Με το ίδιο θεσμικό καθεστώς ανατίθενται οι μελέτες και από τα ΝΠΔΔ και τους Συνδέσμους των ΟΤΑ καθώς και από τις κοινωφελείς δημοτικές επιχειρήσεις.
ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Σελίδα 5 από 49
Δ. ΔΗΛΩΣΗ ΚΑΛΥΨΗΣ ΚΡΙΤΗΡΙΩΝ ΑΠΟ ΤΟΝ ΦΟΡΕΑ
Α/Α
1.2.3
ΚΡΙΤΉΡΙΟ
Συμβατή με την εθνική και κοινοτική νομοθεσία ανάθεση προμηθειών και υπηρεσιών
ΝΑΙ
√
ΟΧΙ
ΤΡΟΠΟΣ ΑΠΟΔΕΙΞΗΣ
Εφαρμοζόμενο θεσμικό πλαίσιο και παράγραφοι σχετικών κανονιστικών κειμένων φορέα (εσωτ. κανονισμοί κ.α.)
ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ ΚΑΙ ΥΠΟΒΑΛΛΟΜΕΝΑ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ Για την ανάθεση προμηθειών και υπηρεσιών, ο Δήμος υπόκειται σε θεσμικό πλαίσιο απολύτως συμβατό με την εθνική και κοινοτική νομοθεσία. Ειδικότερα, οι προμήθειες ανατίθενται με το Ν. 2286/95 και τον ΕΚΠΟΤΑ (αντίστοιχος με τον ΚΠΔ), και οι υπηρεσίες με το ΠΔ 28/1980. Σε κάθε περίπτωση ισχύουν τα ΠΔ 60/07 και 59/07 (βλ. και άρ. 209 του ΚΔΚ). Δεν απαιτείται άλλη ειδική τεκμηρίωση για την απαίτηση Για συμβάσεις ύψους άνω των 15.000 ευρώ και μέχρι το όριο εφαρμογής των ΠΔ 59/07 και 60/07, θα διενεργείται – εκτός των δημοσιεύσεων που προβλέπει η ισχύουσα νομοθεσία και ανάρτηση ανακοίνωσης στην ιστοσελίδα του Δήμου (άρθρο 38 παρ. 1 ΥΠΑΣΥΔ). Με το ίδιο θεσμικό καθεστώς ανατίθενται οι μελέτες και από τα ΝΠΔΔ και τους Συνδέσμους των ΟΤΑ καθώς και από τις κοινωφελείς δημοτικές επιχειρήσεις.
1.2.4
Συμβατή με τη νομοθεσία διαδικασία χειρισμού συμβάσεων (τροποποιήσεις,κ.α.)
ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
√
Εφαρμοζόμενο θεσμικό πλαίσιο και παράγραφοι σχετικών κανονιστικών κειμένων φορέα (εσωτ. κανονισμοί κ.α.)
Η παραπάνω νομοθεσία προβλέπει τις διαδικασίες χειρισμού των συμβάσεων. Επομένως η απαίτηση καλύπτεται απόλυτα. Δεν απαιτείται άλλη ειδική τεκμηρίωση για την απαίτηση. Σελίδα 6 από 49
Δ. ΔΗΛΩΣΗ ΚΑΛΥΨΗΣ ΚΡΙΤΗΡΙΩΝ ΑΠΟ ΤΟΝ ΦΟΡΕΑ
Α/Α
ΚΡΙΤΉΡΙΟ
ΝΑΙ
ΟΧΙ
ΤΡΟΠΟΣ ΑΠΟΔΕΙΞΗΣ
ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ ΚΑΙ ΥΠΟΒΑΛΛΟΜΕΝΑ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ Συνοπτικά, η νομοθεσία χειρισμού των συμβάσεων προβλέπει: Α) ΓΙΑ ΠΡΟΜΗΘΕΙΕΣ: Η σύμβαση τροποποιείται όταν προβλέπεται από συμβατικό όρο ή όταν συμφωνήσουν και τα δύο συμβαλλόμενα μέρη, ύστερα από γνωμοδότηση του αρμόδιου οργάνου (άρθρο 25 παρ. 4 του ΕΚΠΟΤΑ). Την απόφαση τροποποίησης θα λάβει το όργανο που είναι αρμόδιο, ανάλογα με τη διαδικασία που τηρήθηκε για την επιλογή του αναδόχου. Επίσης, εφαρμόζεται η εκάστοτε εκδιδόμενη απόφαση του ΥΠΑΝ για τροποποίηση του ΕΠΠ (π.χ. ΥΠΑΝ Π1/3797/2007 ΦΕΚ Β 1686) Β) ΓΙΑ ΕΡΓΑ: Σύμφωνα με το άρθρο 8 του Ν. 1418/1984 όπως τροποποιήθηκε με το άρθρο 15 παρ. 2 του Ν. 3212/2003, αν προκύψει ανάγκη εκτέλεσης συμπληρωματικών εργασιών, που δεν περιλαμβάνονται στη σύμβαση και οι οποίες κατέστησαν, κατά την εκτέλεση του έργου, αναγκαίες λόγω απρόβλεπτων περιστάσεων συνάπτεται σύμβαση με τον ανάδοχο του έργου. Για τον καθορισμό των νέων τιμών μονάδας των
ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Σελίδα 7 από 49
Δ. ΔΗΛΩΣΗ ΚΑΛΥΨΗΣ ΚΡΙΤΗΡΙΩΝ ΑΠΟ ΤΟΝ ΦΟΡΕΑ
Α/Α
ΚΡΙΤΉΡΙΟ
ΝΑΙ
ΟΧΙ
ΤΡΟΠΟΣ ΑΠΟΔΕΙΞΗΣ
ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ ΚΑΙ ΥΠΟΒΑΛΛΟΜΕΝΑ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ συμπληρωματικών εργασιών εφαρμόζονται οι διατάξεις των παρ. 3 και 4 του άρθρου 43 του ΠΔ 609/1985. Προκειμένου να υπογραφεί η σύμβαση ανάθεσης των συμπληρωματικών εργασιών, απαιτείται γνώμη του οικείου τεχνικού συμβουλίου. Γ) ΓΙΑ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ: Κατά την εκτέλεση της σύμβασης μπορεί να παρουσιαστεί ανάγκη να αυξηθούν ή να μειωθούν οι προϋπολογισθείσες ποσότητες της υπηρεσίας. Για το σκοπό αυτό συντάσσεται συγκριτικός πίνακας από τον επιβλέποντα για την οποία αυτή έχει συναφθεί. Ο συγκριτικός πίνακας περιλαμβάνει τον αρχικό προϋπολογισμό, τον ισχύοντα προϋπολογισμό, βάσει του προηγουμένου συγκριτικού πίνακα, τον προτεινόμενο προϋπολογισμό βάσει του νέου συγκριτικού πίνακα ενδείξεις για το είδος των εργασιών, τις τιμές μονάδος και τις διαφορές της δαπάνης. Τον συγκριτικό πίνακα συνοδεύει αιτιολογική έκθεση (άρθρο 41 παρ. 2 ΠΔ 28/1980). Δ) ΓΙΑ ΜΕΛΕΤΕΣ Αν κατά τη διάρκεια εκτέλεσης της σύμβασης προκύψει ανάγκη εκπόνησης συμπληρωματικών μελετών ή
ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Σελίδα 8 από 49
Δ. ΔΗΛΩΣΗ ΚΑΛΥΨΗΣ ΚΡΙΤΗΡΙΩΝ ΑΠΟ ΤΟΝ ΦΟΡΕΑ
Α/Α
ΚΡΙΤΉΡΙΟ
ΝΑΙ
ΟΧΙ
ΤΡΟΠΟΣ ΑΠΟΔΕΙΞΗΣ
ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ ΚΑΙ ΥΠΟΒΑΛΛΟΜΕΝΑ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ παροχής συμπληρωματικών υπηρεσιών, που κατά το είδος ή το μέγεθος (ποσότητα) δεν περιλαμβάνονται στην αρχική σύμβαση, καταρτίζεται συγκριτικός και συμπληρωματική σύμβαση με τον ανάδοχο της αρχικής σύμβασης, μετά από γνώμη του αρμόδιου ΠΣΔΕ. Προϋποθέσεις για την έγκυρη σύναψη συμπληρωματικής σύμβασης είναι: α) να είναι αναγκαίες οι συμπληρωματικές μελέτες ή υπηρεσίες για την ολοκλήρωση της αρχικής σύμβασης, β) να συντρέχει περίσταση που δεν μπορούσε να προβλεφθεί κατά τη σύναψή της, γ) να μη μπορούν οι συμπληρωματικές υπηρεσίες, από τεχνική ή οικονομική άποψη, να διαχωριστούν από την αρχική σύμβαση Η συνολική αμοιβή των συμπληρωματικών συμβάσεων δεν μπορεί να υπερβεί αθροιστικά το πενήντα τοις εκατό (50%) της αρχικής συμβατικής αμοιβής
* Βάσει ειδικότερων κατευθύνσεων – επισημάνσεων
ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Σελίδα 9 από 49
ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Σελίδα 10 από 49
Δ. ΔΗΛΩΣΗ ΚΑΛΥΨΗΣ ΚΡΙΤΗΡΙΩΝ ΑΠΟ ΤΟΝ ΦΟΡΕΑ
Α/Α
ΚΡΙΤΉΡΙΟ
ΝΑΙ
ΟΧΙ
2.
ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗ ΔΟΜΗ (ΑΠΑΙΤΗΣΗ 2)
2.1
Οργανωτική Δομή
2.1.1
Ύπαρξη εγκεκριμένου οργανογράμματος
√
ΤΡΟΠΟΣ ΑΠΟΔΕΙΞΗΣ
Οργανόγραμμα και Απόφαση οργάνου για έγκριση οργανογράμματος και πίνακας προσωπικού
ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ ΚΑΙ ΥΠΟΒΑΛΛΟΜΕΝΑ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ
Ο Οργανισμός του Δήμου έχει δημοσιευτεί στο ΦΕΚ ………. Ο Οργανισμός αυτός έχει/δεν έχει ακόμη πλήρως αναπτυχθεί και για το λόγο αυτό, όσες υπηρεσίες δεν υφίστανται ουσιαστικά, έχουν ανατεθεί με αποφάσεις του Δημάρχου είτε σε άλλες οργανικές μονάδες είτε σε στελέχη, Για τεκμηρίωση υποβάλλονται: 1. το σχετικό ΦΕΚ του ΟΕΥ 2. Κατάσταση προσωπικού 3. Αποφάσεις ανάθεσης καθηκόντων και αρμοδιοτήτων 3. Οργανόγραμμα που απεικονίζει την πραγματική λειτουργία του Δήμου Κάθε ΟΤΑ διαθέτει Οργανισμό Εσωτερικής Υπηρεσίας δημοσιευμένο στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως Συχνά, οι ΟΕΥ των ΟΤΑ δεν απεικονίζουν τον πραγματικό τρόπο λειτουργίας τους, αλλά την επιθυμητή κατάσταση. Κύρια αιτία για αυτό, είναι η αδυναμία να στελεχώσουν όλες τις υπηρεσίες. Αυτό όμως δεν τους εμποδίζει να προβλέψουν ένα οργανόγραμμα πλήρες από κάθε πλευρά. Συνεπώς, σε κάθε περίπτωση το καθοριστικό δεν είναι η ύπαρξη απλώς εγκεκριμένου οργανογράμματος. άλλωστε, αν η απαίτηση μετατραπεί σε μια διαδικασία τυπικού ελέγχου ύπαρξης συγκεκριμένων μονάδων στον ΟΕΥ, θα υποχρεωθούν οι ΟΤΑ απλώς να τροποποιήσουν του Οργανισμούς τους. Η εφαρμογή όμως στην πράξη του ισχύοντος ΟΕΥ, απαιτεί πόρους που μπορεί ένας Δήμος να μη διαθέτει. Τρόπος σύνταξης – τροποποίησης ΟΕΥ, περιορισμοί από
ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Σελίδα 11 από 49
νομοθεσία και ΕΧΤΑ.
2.1.2
Ύπαρξη μονάδας/οργάνου αρμόδιων για τον προγραμματισμό έργων/ενεργειών
Ονοματεπώνυμο ιδιότητα υπευθύνου μονάδας και απόφαση ορισμού αρμοδίου οργάνου
Υπεύθυνος Προγραμματισμού έχει οριστεί με την …. /2008 απόφαση του Δημάρχου ο ………………….., υπάλληλος του Δήμου κλ. …… με βαθμό Α ο οποίος έχει όλες τις αρμοδιότητες και τα καθήκοντα που προκύπτουν από τις απαιτήσεις για τον προγραμματισμό. Ή Για τον Προγραμματισμό αρμόδια είναι η Διεύθυνση ……. σύμφωνα με το άρθρο ……… του ΟΕΥ του Δήμου. Υπεύθυνος της μονάδας για τη λειτουργία του προγραμματισμού είναι ο ………………….., υπάλληλος του Δήμου κλ. …… με βαθμό Α Δεν είναι βέβαιο ότι κάθε Δήμος διαθέτει μονάδα προγραμματισμού στον εγκεκριμένο ΟΕΥ. Τουναντίον, οι περισσότεροι δεν διαθέτουν και από όσους διαθέτουν, υπάρχουν σοβαρές επιφυλάξεις αν αυτή λειτουργεί. Έτσι στον ΟΕΥ του Δ.Β. δεν υπάρχει ειδική μονάδα προγραμματισμού και για αυτό θα καλύψουμε την απαίτηση Α) Με αναφορά στα όργανα που καταρτίζουν το Επιχειρησιακό Πρόγραμμα, το οποίο αποτελεί μορφή προγραμματισμού (άρθρα 203 – 207 του Ν. 3463/06 και ΠΔ 185/2007) Β) Με επίκληση των προβλεπομένων από το νόμο διαδικασιών ετήσιου Προγραμματισμού (τεχνικό Πρόγραμμα, Πρόγραμμα προμηθειών, Προϋπολογισμός) Γ) Με την έκδοση αποφάσεως του Δημάρχου με την οποία
ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Σελίδα 12 από 49
θα ορίζεται στέλεχος αρμόδιο για τον Προγραμματισμό. Δ) Με αναφορά στον ΟΕΥ Είναι επίσης δυνατό, να παρουσιαστεί ως όργανο αρμόδιο για τον προγραμματισμό, το ίδιο το Δημοτικό Συμβούλιο, το οποίο αφ’ ενός μεν καθίσταται από το Δημοτικό Κώδικα αρμόδιο για την τελική έγκριση του τεχνικού προγράμματος, αφ’ ετέρου δε έχει το τεκμήριο αρμοδιότητας για τις δημοτικές υποθέσεις. Οι διαδικασίες που ετοιμάζει η ΚΕΔΚΕ/ΕΕΤΑΑ για να εφαρμοστούν από τους ΟΤΑ κατά το μεταβατικό διάστημα, προβλέπουν για το ζήτημα του προγραμματισμού ότι υπεύθυνοι για αυτόν είναι είτε η μονάδα που προβλέπει ο ΟΕΥ είτε ο υπεύθυνος που ορίζεται από το Δήμαρχο και το ίδιο το ΔΣ Ονοματεπώνυμο ιδιότητα υπευθύνου μονάδας και απόφαση ορισμού αρμοδίου οργάνου
2.1.3
2.1.4
Ύπαρξη μονάδας/οργάνου αρμόδιων για το σχεδιασμό και ωρίμανση έργων
Ύπαρξη μονάδας/οργάνου αρμόδιων για την διενέργεια διαγωνισμών και ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Σύμφωνα με τον ΟΕΥ του Δήμου, αρμόδιο για το σχεδιασμό και ωρίμανση έργων είναι το γραφείο μελετών, υπεύθυνος του οποίου είναι ο ……………….. Ως «ωρίμανση», θεωρείται η εκτέλεση μελετών, η λήψη των απαραίτητων αδειών και η σύνταξη των τευχών δημοπράτησης της κατασκευής τεχνικών έργων υποδομής των Ο.Τ.Α., που χρηματοδοτούνται από εθνικούς ή κοινοτικούς πόρους Ειδική μονάδα, διακριτή, που θα απασχολείται με το σχεδιασμό και ωρίμανση έργων κατά κανόνα δεν υπάρχει στους ΟΤΑ Τη σχετική απαίτηση καλύπτει η τεχνική υπηρεσία και η διαδικασία που προβλέπεται από το μεταβατικό σύστημα. Σύμφωνα με τον ΟΕΥ του Δήμου, αρμόδιο για τη διενέργεια διαγωνισμών είναι το γραφείο εκτέλεσης
Σελίδα 13 από 49
έργων, υπεύθυνος του οποίου είναι ο ……………….. Ειδική μονάδα, διακριτή, που θα απασχολείται με την διενέργεια διαγωνισμών και την ανάθεση - διαχείριση συμβάσεων κατά κανόνα δεν υπάρχει στους ΟΤΑ Τη σχετική απαίτηση καλύπτει η τεχνική υπηρεσία και η διαδικασία που προβλέπεται από το μεταβατικό σύστημα.
την ανάθεση - διαχείριση συμβάσεων
Αναφορά των αρμόδιων οργάνων (προϊσταμένη αρχή – Διευθύνουσα υπηρεσία) και αποφάσεις ορισμού
2.1.4i .
Καθορισμός απαραίτητων οργάνων αναθέτουσας αρχής
ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Τα απαραίτητα όργανα ορίζονται από τη νομοθεσία. Όπου απαιτείται (π.χ. επιτροπές προμηθειών), ορίζονται με αποφάσεις των αρμοδίων οργάνων ΠΡΟΜΗΘΕΙΕΣ: Οι επιτροπές συγκροτούνται με απόφαση του δημοτικού ή κοινοτικού συμβουλίου και αποτελούνται, ανεξαρτήτως του τρόπου της προμήθειας, από τρεις δημοτικούς ή κοινοτικούς υπαλλήλους, που υπηρετούν με οποιαδήποτε σχέση στο Δήμο ή την κοινότητα, πλην των μετακλητών. Για προμήθειες που υπάγονται στο ΠΔ 60/2007 (οδηγία 2004/18), στην παραπάνω επιτροπή είναι δυνατό να συμμετέχουν επιπλέον ως μέλη δύο δημοτικοί ή κοινοτικοί υπάλληλοι ειδικότητας ανάλογης της φύσεως της προμήθειας. Είναι δυνατό να ανατίθεται στην ίδια επιτροπή τόσο η διενέργεια όσο και η αξιολόγηση των αποτελεσμάτων του διαγωνισμού ή να συγκροτούνται διαφορετικές επιτροπές για την κάθε ενέργεια. Επίσης, ο ίδιος υπάλληλος μπορεί να μετέχει στην Επιτροπή Διαγωνισμού, στην Επιτροπή Αξιολόγησης προσφορών, και στην Επιτροπή παραλαβής της προμήθειας. Η παραλαβή των προμηθειών γίνεται από επιτροπή παραλαβής που συγκροτείται, για τη συγκεκριμένη κάθε φορά
Σελίδα 14 από 49
προμήθεια, με απόφαση του δημοτικού ή κοινοτικού συμβουλίου και σ' αυτήν ορίζεται και ο πρόεδρός της ΕΡΓΑ: Στα έργα συνολικού προϋπολογισμού μέχρι το ανώτατο όριο της δεύτερης τάξης του ΜΕΕΠ, η Επιτροπή Διαγωνισμού αποτελείται από τρία υπηρεσιακά μέλη. Στα λοιπά έργα, δηλαδή πάνω από το ανώτατο όριο της δεύτερης τάξης του ΜΕΕΠ, η επιτροπή διαγωνισμού συγκροτείται από το Δημοτικό Συμβούλιο ως προϊσταμένη αρχή και αποτελείται από α) Τέσσερις τεχνικούς υπαλλήλους, εκ των οποίων ένας ορίζεται Πρόεδρος β) Έναν εκπρόσωπο των ΟΤΑ που υποδεικνύεται με τον αναπληρωτή του από την ΤΕΔΚ του Νομού όταν πρόκειται για έργα νομαρχιακού επιπέδου γ) Έναν εκπρόσωπο του Τεχνικού Επιμελητηρίου της Ελλάδας, που υποδεικνύεται με τον αναπληρωτή του από τα αρμόδια όργανα του ΤΕΕ δ) Έναν εκπρόσωπο των εργοληπτικών οργανώσεων ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ: Οι δημοπρασίες διενεργούνται, των μεν δήμων από τη δημαρχιακή επιτροπή, των δε κοινοτήτων από επιτροπή αποτελούμενη από τον Πρόεδρο ή τον Αντιπρόεδρο και δύο συμβούλους που ορίζονται από κοινοτικό συμβούλιο. Συγκρότηση επιτροπών από ΔΕ ΜΕΛΕΤΕΣ: Για τη διεξαγωγή του διαγωνισμού, η Δημαρχιακή Επιτροπή συγκροτεί με απόφασή της την Επιτροπή Διαγωνισμού, που αποτελείται από τρία μέλη. Δύο από τα μέλη είναι υπάλληλοι που έχουν εμπειρία και προσόντα σχετικά με το αντικείμενο της
ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Σελίδα 15 από 49
υπό ανάθεση σύμβασης και υπηρετούν είτε στο Δήμο, είτε και σε άλλους φορείς του δημόσιου τομέα και ένας εξ αυτών ορίζεται ως πρόεδρος. Το τρίτο μέλος υποδεικνύεται από το Τεχνικό Επιμελητήριο Ελλάδος ΛΟΙΠΑ ΑΡΜΟΔΙΑ ΟΡΓΑΝΑ Παράδειγμα για μελέτες: «Προϊσταμένη Αρχή» των Δήμων είναι το Δημοτικό Συμβούλιο ή η Δημαρχιακή Επιτροπή, κατά το λόγο αρμοδιότητάς τους, των Κοινοτήτων το Κοινοτικό Συμβούλιο και των Συνδέσμων, Ιδρυμάτων, λοιπών Δημοτικών Νομικών Προσώπων Δημοσίου Δικαίου, ΔΕΥΑ, και των Επιχειρήσεων και λοιπών Νομικών Προσώπων Ιδιωτικού Δικαίου των ΟΤΑ Α΄ βαθμού είναι το Διοικητικό τους Συμβούλιο. «Διευθύνουσα Υπηρεσία»: των Δήμων, Κοινοτήτων ή Συνδέσμων τους, είναι η Τεχνική τους Υπηρεσία και όπου δεν υπάρχει, η Τεχνική Υπηρεσία Δήμων ή Κοινοτήτων (ΤΥΔΚ) της οικείας Περιφέρειας. Των Ιδρυμάτων, λοιπών Δημοτικών και Κοινοτικών Νομικών Προσώπων Δημοσίου Δικαίου, ΔΕΥΑ και των Επιχειρήσεων και λοιπών Νομικών Προσώπων Ιδιωτικού Δικαίου των ΟΤΑ Α΄ βαθμού είναι η Τεχνική τους Υπηρεσία και όπου αυτή δεν υπάρχει είναι η Τεχνική Υπηρεσία του Δήμου που τα έχει συστήσει και όπου δεν υπάρχει και αυτή, η ΤΥΔΚ Αρμόδιο όργανο να αποφαίνεται στις αιτήσεις θεραπείας είναι ο Γενικός Γραμματέας της Περιφέρειας και «Τεχνικό Συμβούλιο» είναι το Περιφερειακό Συμβούλιο Δημοσίων Έργων του ΠΔ 131/1998.
Η νομοθεσία προβλέπει τα όργανα αυτά. Δεν απαιτείται ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Σελίδα 16 από 49
πάντοτε απόφαση ορισμού. Π.χ. ως προϊσταμένη αρχή, για τα έργα, το άρθρο 3 του ΠΔ 171/87 ορίζει το Δημοτικό Συμβούλιο ή τη Δημαρχιακή Επιτροπή, κατά το λόγο των αρμοδιοτήτων τους. Το ίδιο ισχύει και για τη Διευθύνουσα υπηρεσία. Πάντως, η απαίτηση δεν μπορεί να έχει άκαμπτο χαρακτήρα, διότι στις εκτός των τεχνικών συμβάσεις (προμήθειες και υπηρεσίες) δεν υφίστανται οι όροι και οι ρόλοι της Προϊσταμένης αρχής και της διευθύνουσας υπηρεσίας. Περιγραφή της τεχνικής υπηρεσίας και της στελέχωσης της (Ονοματεπώνυμο – ιδιότητα προϊσταμένου και στελεχών)
2.1.4i i
Ύπαρξη συγκροτημένης τεχνικής υπηρεσίας με την ελάχιστη στελέχωση
Με βάση τον ΟΕΥ, η Τεχνική υπηρεσία είναι Διεύθυνση, η οποία έχει τμήματα: Μελετών και κατασκευών, …... Ενδεχομένως, τεχνικό χαρακτήρα να έχει και η Δ/νση ……, αν και δεν υλοποιεί άμεσα τα έργα. Προϊστάμενος της Δ/νσης είναι ο …………….. πολιτ. μηχ/κός, υπηρετούν ….. μηχανικοί και ….. τεχνολόγοι, ήτοι: 1. 2. Η ύπαρξη συγκροτημένης τεχνικής υπηρεσίας είναι εύκολο να αποδοθεί, με αναφορά των τεχνικών υπαλλήλων που υπηρετούν. Το ερώτημα είναι αν θεωρείται ότι καλύπτεται η απαίτηση όταν υπηρετούν λ.χ. τρείς τεχνικοί, αλλά δεν έχει οριστεί προϊστάμενος με τη νόμιμη διαδικασία, δηλ. με απόφαση του υπηρεσιακού συμβουλίου.
2.1.4i ii
Ύπαρξη επαρκούς επιχειρησιακής μονάδας για την διενέργεια διαγωνισμών και ανάθεση διαχείριση συμβάσεων
ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Περιγραφή της επιχειρησιακής μονάδας και της στελέχωσης της (Ονοματεπώνυμο – ιδιότητα υπευθύνου και στελεχών)
Τις διαδικασίες για τη σύναψη των συμβάσεων προμηθειών και υπηρεσιών τις χειρίζεται το τμήμα προμηθειών, με υπεύθυνο τον ……………………… προϊστάμενο …. κλάδου …….. με βαθμό ….
Σελίδα 17 από 49
2.1.5
Ύπαρξη μονάδας/οργάνου αρμόδιων για την παρακολούθηση της υλοποίησης του έργου και την πιστοποίηση του φυσικού αντικειμένου έργων
Ονοματεπώνυμο ιδιότητα υπευθύνου μονάδας και απόφαση ορισμού αρμοδίου οργάνου
Ονοματεπώνυμο ιδιότητα υπευθύνου μονάδας και απόφαση ορισμού αρμοδίου οργάνου
2.1.6
2.1.7
Ύπαρξη μονάδας/οργάνου αρμόδιων για την οικονομική διαχείριση των έργων
Εξασφάλιση νομικής κάλυψης ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Κατά κανόνα ως υπηρεσιακή μονάδα θα εμφανίζεται η τεχνική υπηρεσία. Το σύστημα απαιτεί την ύπαρξη μονάδων για την διενέργεια διαγωνισμών και ανάθεση διαχείριση συμβάσεων, παρακολούθηση της υλοποίησης του έργου και την πιστοποίηση του φυσικού αντικειμένου, όχι όμως απαραιτήτως διακριτών. Αν απαιτήσουμε διακριτές μονάδες, τότε μόνο οι πολύ μεγάλοι ΟΤΑ θα κριθούν επαρκείς. Έτσι, οι απαιτήσεις και ο σχετικός έλεγχος θα πρέπει να αναφέρονται στις λειτουργίες αυτές και στις διαδικασίες, οι οποίες καταγράφονται χωριστά στις διαδικασίες της ΚΕΔΚΕ/ΕΕΤΑΑ, τις οποίες οι Δήμοι μπορούν να ενσωματώσουν. Για την οικονομική διαχείριση του Δήμου (και των έργων που εκτελεί) αρμόδια είναι η Δ/νση οικονομικών υπηρεσιών με τα τμήματα της, όπως προβλέπονται στον ΟΕΥ. Προϊστάμενοι έχουν οριστεί με την ……. απόφαση του Δημάρχου και την ……. γνώμη του Υ.Σ. οι ……………. Όλοι οι Δήμοι, ανεξαρτήτως μεγέθους έχουν οικονομική υπηρεσία η οποία, μεταξύ άλλων, ελέγχει και την οικονομική διαχείριση. Αυτό που πρέπει να διαφοροποιεί τους διαχειριστικά επαρκείς ΟΤΑ από τους μη, είναι η εφαρμογή του κλαδικού λογιστικού σχεδίου (διπλογραφικού) και η ύπαρξη ίδιας ταμειακής υπηρεσίας. Πάντως, ειδική μονάδα για την οικονομική διαχείριση των έργων, δεν προβλέπεται από τη νομοθεσία.
Περιγραφή τρόπου νομικής κάλυψης,
Η νομική κάλυψη του Δήμου θα επιτευχθεί με την πρόσληψη δικηγόρου για γνωμοδοτήσεις και Σελίδα 18 από 49
σχετικές αποφάσεις
συμβουλές, όπως προβλέπει ο ΚΔΚ Ειδικά για τα συγχρηματοδοτούμενα έργα, έχει συναφθεί σύμβαση με τον …………………….. νομικό, οποίος οφείλει να γνωμοδοτεί για τα ανακύπτοντα ζητήματα στους χρόνους που θα ζητηθούν από τις υπηρεσίες. Η νομική κάλυψη των ΟΤΑ γίνεται είτε από δικηγόρους που έχουν προσληφθεί με πάγια αντιμισθία, είτε από δικηγόρους που διορίζονται για συγκεκριμένη υπόθεση με απόφαση της δημαρχιακής επιτροπής. Και οι δυο τρόποι είναι αποδεκτοί.
2.2
Καθορισμός αρμοδιοτήτων και διάκριση καθηκόντων 1. Απόσπασμα ΟΕΥ
2.2.1
2.2.2
Σαφής καθορισμός αρμοδιοτήτων των διαφόρων μονάδων /οργάνων
Απόσπασμα εσωτερικού κανονισμού υπηρεσιών ή άλλου σχετικού εγγράφου
Επαρκής διάκριση καθηκόντων
Περιγραφή θέσης (καθηκόντων) για την πιστοποίηση φυσικού αντικειμένου και την διεκπεραίωση πληρωμών, αξιολόγησης υποψηφίων για ανάθεση και παρακολούθησης σύμβασης
ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
2. Απόφαση Δημάρχου …./2008 για κατανομή προσωπικού 3. Απόφαση ……/2008 για καθορισμό καθηκόντων Οι ΟΕΥ των Δήμων καθορίζουν τις αρμοδιότητες των διαφόρων οργανικών μονάδων. Προσοχή χρειάζεται στη διάγνωση αν οι προβλέψεις του ΟΕΥ εφαρμόζονται πραγματικά. Απόφαση Δημάρχου …./2008 Οι ισχύοντες ΟΕΥ των ΟΤΑ περιγράφουν τα καθήκοντα και τις αρμοδιότητες των οργανικών μονάδων. Η περιγραφή αυτή όμως, κατά κανόνα δεν αντιστοιχίζεται με διακριτές μονάδες για την πιστοποίηση φυσικού αντικειμένου, την διεκπεραίωση πληρωμών, την αξιολόγηση υποψηφίων και την παρακολούθηση της σύμβασης. Τούτο δεν σημαίνει απαραιτήτως ότι οι Σελίδα 19 από 49
λειτουργίες αυτές δεν υπάρχουν. Άλλωστε, σε ελάχιστους οργανισμούς και πέραν των ΟΤΑ θα βρεθούν ειδικές ανεξάρτητες μονάδες για κάθε λειτουργία. Η «επαρκής διάκριση καθηκόντων» που απαιτεί η εγκύκλιος θα πρέπει να ερμηνευτεί ως απαίτηση διακριτής περιγραφής και όχι ως απαίτηση διακριτής μονάδας. Εναλλακτικά, η απαίτηση μπορεί να καλυφθεί με καθορισμό καθηκόντων με απόφαση του Δημάρχου. Διαφορετικά, θα κληθούν οι Δήμοι να τροποποιήσουν εσπευσμένα τον ΟΕΥ, ώστε να «καλύψουν» τύποις την απαίτηση, χωρίς ουσιαστικό αντίκρυσμα.
ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Σελίδα 20 από 49
Δ. ΔΗΛΩΣΗ ΚΑΛΥΨΗΣ ΚΡΙΤΗΡΙΩΝ ΑΠΟ ΤΟΝ ΦΟΡΕΑ
Α/Α
ΚΡΙΤΉΡΙΟ
ΝΑΙ
ΟΧΙ
ΤΡΟΠΟΣ ΑΠΟΔΕΙΞΗΣ
3.
ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ (ΑΠΑΙΤΗΣΗ 3)
3.1
Γενικές απαιτήσεις εγχειριδίου διαδικασιών
3.1.1
Ύπαρξη εγχειριδίου/ων διαδικασιών
3.1.2.
Τυποποιημένα έντυπα
3.2 3.2.1
ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ ΚΑΙ ΥΠΟΒΑΛΛΟΜΕΝΑ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ
Καταγραφή των διαδικασιών οι οποίες περιγράφονται σε εγχειρίδιο και απόφαση αρμοδίου οργάνου για την εφαρμογή των προβλεπόμενων στο εγχειρίδιο διαδικασιών
Η απαίτηση καλύπτεται με την ενσωμάτωση και προσαρμογή στη λειτουργία του Δήμου, των διαδικασιών που κατάρτισε η ΚΕΔΚΕ/ΕΕΤΑΑ
Λίστα τυποποιημένων εντύπων, που χρησιμοποιούνται
Ομοίως
Συνοπτική παρουσίαση της διαδικασίας (με αναφορά
Η υπό διαμόρφωση διαδικασία ΚΕΔΚΕ/ΕΕΤΑΑ, για τον προγραμματισμό προβλέπει:
Οι διαδικασίες αυτές κατέστησαν στο Δήμο υποχρεωτικές με τη ……./2008 απόφαση του Δημάρχου (ή ΔΣ;) και συνοπτικά περιλαμβάνουν Ενότητα 01: 3.2 Προγραμματισμός Έργων Ενεργειών Ενότητα 02: 3.3 Επιχειρησιακός σχεδιασμός και ωρίμανση Έργων Ενότητα 03: 3.4 Διενέργεια διαγωνισμών και ανάθεση συμβάσεων Ενότητα 04: 3.5 Παρακολούθηση Έργων, Πιστοποίηση φυσικού αντικειμένου Ενότητα 05: 3.6 Οικονομική Διαχείριση Έργων Ενότητα 06: 3.7 Παρακολούθηση και έλεγχος τήρησης ισχύουσας νομοθεσίας
Προγραμματισμός έργων-ενεργειών Διαδικασία κατάρτισης ετήσιου προγράμματος** ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Σελίδα 21 από 49
στην σχετική παράγραφο του εγχειριδίου)
3.2.2
Διαδικασία επανεξέτασης ετήσιου προγράμματος και πιθανής αναθεώρησής του**
ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Συνοπτική παρουσίαση της διαδικασίας (με αναφορά στην σχετική παράγραφο του εγχειριδίου)
1. Η Μονάδα ή ο υπεύθυνος Προγραμματισμού υποδέχεται εισηγήσεις των υπηρεσιών για ένταξη έργων, προμηθειών και δράσεών τους στον προγραμματισμό του Δήμου,. 2. Στη συνέχεια, εξετάζει σε συνεργασία με την Διεύθυνση Οικονομικών υπηρεσιών την εξασφάλιση των απαραίτητων πιστώσεων και με τις αρμόδιες υπηρεσίες τη διασφάλιση των λοιπών πόρων (εξοπλισμός, ανθρώπινο δυναμικό κλπ.). Επίσης, εξετάζει τη συμβατότητα του έργου με το Επιχειρησιακό Πρόγραμμα του Δήμου. 3. Στη συνέχεια καταρτίζει στο έντυπο Ε 3.2.102 το «ετήσιο τεχνικό πρόγραμμα του Δήμου» και στο έντυπο Ε 3.2.1-03 το «ετήσιο πρόγραμμα προμηθειών» τα οποία υποβάλλει στο Δημοτικό Συμβούλιο. 4. Το Δημοτικό Συμβούλιο εγκρίνει τα παραπάνω προγράμματα. 5. Η Οικονομική Υπηρεσία ενσωματώνει στον Προϋπολογισμό 6. Η Μονάδα ή ο υπεύθυνος Προγραμματισμού καταρτίζει γενικό χρονοδιάγραμμα υλοποίησης. Το χρονοδιάγραμμα περιέχει την υπηρεσία και τον υπάλληλο που είναι υπεύθυνος για την υλοποίηση του έργου (χρεώνεται το έργο, διαχειριστής του έργου). 7. Το χρονοδιάγραμμα κοινοποιείται στις υπηρεσίες και στους υπεύθυνους των έργων. Η υπό διαμόρφωση διαδικασία ΚΕΔΚΕ/ΕΕΤΑΑ, για τον προγραμματισμό προβλέπει 1. Η υπηρεσία ή ο υπεύθυνος προγραμματισμού συνεργάζεται με τους υπεύθυνους που χρεώθηκαν έργα και λοιπές δράσεις και εξετάζουν την πορεία υλοποίησης. Σελίδα 22 από 49
2. Η πρόταση για τροποποίηση εισάγεται για έγκριση στο Δημοτικό Συμβούλιο. 3. Η Μονάδα ή ο υπεύθυνος Προγραμματισμού ενημερώνει το ετήσιο πρόγραμμα με την επελθούσα τροποποίηση. 4. Ο υπεύθυνος του έργου ενημερώνει την αρμόδια Διαχειριστική Αρχή ή τον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης, αν η δράση έχει ενταχθεί στο ΕΣΠΑ και ζητά την έγκρισή τους. 5. Η Οικονομική Υπηρεσία ακολουθεί τη νόμιμη διαδικασία τροποποίησης του Προϋπολογισμού για την εγγραφή του νέου έργου
3.3
Σχεδιασμός και ωρίμανση έργων Συνοπτική παρουσίαση της διαδικασίας (με αναφορά στην σχετική παράγραφο του εγχειριδίου)
3.3.1
Διαδικασία καθορισμού απαιτήσεων σχεδιασμού και ωρίμανσης έργων**
Ομοίως, αναφορά στην υπό διαμόρφωση διαδικασία ΚΕΔΚΕ/ΕΕΤΑΑ, Ωρίμανση είναι η εκπόνηση μελετών, η λήψη των απαραίτητων αδειών και η σύνταξη των τευχών δημοπράτησης της κατασκευής τεχνικών έργων υποδομής των Ο.Τ.Α. α΄ βαθμού, που χρηματοδοτούνται από εθνικούς ή κοινοτικούς πόρους Συνοπτικά η διαδικασία προβλέπει:
1. Από το Ετήσιο Τεχνικό Πρόγραμμα προσδιορίζονται τα έργα για τα οποία θα πρέπει να γίνει αναλυτικός προσδιορισμός των σχεδιαστικών απαιτήσεών τους και των ενεργειών ωρίμανσής τους. Ο προσδιορισμός αυτός γίνεται με ευθύνη του ……. (υπηρεσία, όργανο, στέλεχος) 2. Για κάθε έργο καθορίζεται το πλαίσιο των απαιτήσεών του καθώς και οι απαραίτητες ενέργειες
ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Σελίδα 23 από 49
για το σχεδιασμό και ωρίμανση τους. Αυτές μπορεί να είναι: •
απαιτήσεις σε ανθρώπινο δυναμικό, εξοπλισμό και οικονομικούς πόρους.
•
απαιτήσεις έκδοσης του απαιτούμενου κανονιστικού πλαισίου για την εκτέλεση του έργου.
•
απαιτήσεις για την εκπόνηση μελετών ή αναγκαίες πιθανές αδειοδοτήσεις.
•
Απαιτήσεις απαλλοτριώσεων οικοπέδων
Οι απαιτήσεις καταγράφονται σε κατάλληλους πίνακες (Πίνακας απαιτήσεων έργου) με στόχο αφενός την κατάλληλη αρχειοθέτησή τους, αλλά και την δρομολόγηση και παρακολούθηση των επόμενων ενεργειών.Ο προσδιορισμός των απαιτήσεων και η συμπλήρωση του ανωτέρω Πίνακα γίνεται από ………. (υπηρεσία, όργανο, στέλεχος) Στον ανωτέρω Πίνακα καταγράφονται και οι υπεύθυνοι (υπηρεσία, όργανο, στέλεχος) για την υλοποίηση κάθε μιας από τις αναγραφόμενες ενέργειες ωρίμανσης Λαμβάνονται ιδιαίτερα υπόψη οι αποφάσεις του υπουργού ΠΕΧΩΔΕ ή κατά περίπτωση των αρμοδίων υπουργών που καθορίζουν ειδικότερα τις ενέργειες και τα στοιχεία που απαιτούνται για κάθε κατηγορία έργων, οι οδηγοί της ΜΟΔ και τα πρότυπα τεύχη ελάχιστων απαιτήσεων για περιφερειακά έργα του υπουργείου Οικονομίας και Οικονομικών .
3. ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Με
ευθύνη
του
……….(υπηρεσία,όργανο,
Σελίδα 24 από 49
στέλεχος) τηρείται «Φάκελος Ωρίμανσης» του έργου στο οποίο καταχωρούνται όλα τα σχετικά έγγραφα, όπως Μελέτη Σκοπιμότητας, αποτελέσματα ερευνών, Τεχνικό Δελτίο, εγκρίσεις, αλληλογραφία, χρονοδιάγραμμα ενεργειών, κλπ. Ο φάκελος αυτός, κατά τη φάση υλοποίησης θα ενσωματωθεί στο «Φάκελο Έργου» (κατά Ν. 3316/04 για τεχνικά έργα ή ανάλογο φάκελο για προμήθειες ή υπηρεσίες), ο οποίος συμπληρώνεται και επικαιροποιείται σε όλα τα επόμενα στάδια υλοποίησης του έργου έως και την οριστική του παραλαβή. Σε περίπτωση που το έργο δεν προχωρήσει στην υλοποίηση του, ο Φάκελος Ωρίμανσης θα πρέπει να αρχειοθετηθεί κατάλληλα.
4.
ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Στο Φάκελο Ωρίμανσης περιλαμβάνονται:
•
η τεκμηρίωση της σκοπιμότητας του έργου.
•
το τεύχος των τεχνικών δεδομένων του έργου όπως αυτό καθορίζεται στην παρ. α του άρθρου 4 του Ν.3316/05 (σε περίπτωση τεχνικών έργων)
•
στοιχεία για τη φύση φύση και τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά του έργου
•
το πρόγραμμα των απαιτούμενων μελετών και υπηρεσιών για την ωρίμανση και το χρονοδιάγραμμα των κάθε είδους ενεργειών που θα απαιτηθούν για την ωρίμανση του έργου μέχρι την έναρξη της υλοποίησής του.
•
η εκτιμώμενη διάρκεια του έργου Σελίδα 25 από 49
•
το προεκτιμώμενο κόστος
•
ο τρόπος χρηματοδότησης του έργου
•
αποφάσεις καθορισμού αρμοδιοτήτων και ευθυνών
6. Ο ……………….(υπηρεσία, όργανο, στέλεχος) μεριμνά για τη σύνταξη, την παρακολούθηση και την περιοδική επικαιροποίηση με ηλεκτρονικό ή άλλο τρόπο, ένα συνολικό χρονοδιάγραμμα των κάθε είδους ενεργειών ωρίμανσης του έργου. 7. Ο ……………….(υπηρεσία, όργανο, στέλεχος) μεριμνά για την υποβολή προς την διοίκηση του … ……..(φορέα) περιοδικών αναφορών για την πρόδοδο της ωρίμανσης των έργων που περιλαμβάνονται στο Ετήσιο Πρόγραμμα, καθώς και των απαραίτητων εισηγήσεων και για τη λήψη σχετικών αποφάσεων. Τα σχετικά έγγραφα αρχειοθετούνται στον Φάκελο Ωρίμανσης. 3.3.2
Διαδικασίες διασφάλισης απαιτούμενων πόρων για την ωρίμανση και υλοποίηση του έργου**
Συνοπτική παρουσίαση της διαδικασίας (με αναφορά στην σχετική παράγραφο του εγχειριδίου)
1. Με ευθύνη του ……………(υπηρεσία, όργανο , στέλεχος του φορέα) συντάσσεται και υποβάλλεται στην διαχειριστική αρχή η αίτηση έγκρισης για χρηματοδότηση του έργου συνοδευόμενη από το αντίστοιχο Τεχνικό Δελτίο. 2. Από το ………..……………(υπηρεσία, όργανο , στέλεχος του φορέα) διερευνάται η δυνατότητα χρηματοδότησης όλων των φάσεων υλοποίησης του έργου (μελέτη, κατασκευή, αγορά εξοπλισμού,
ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Σελίδα 26 από 49
προκαταρκτικές μελέτες, λειτουργικές δαπάνες κ.α), και συντάσσονται αντίστοιχες προτάσεις προς ευρωπαϊκά ή εθνικά προγράμματα ή γίνεται εισήγηση για την αξιοποίηση ιδίων πόρων. 3. Σε περίπτωση που κριθεί απαραίτητο να χρηματοδοτηθούν εργασίες ωρίμανσης, αυτές καταγράφονται και γίνονται οι απαραίτητες εισηγήσεις για τη χρηματοδότησή τους, έτσι ώστε να εξασφαλιστούν οι απαραίτητοι πόροι για την εκτέλεσή τους. 4. Σε περίπτωση που η διαχειριστική αρχή ζητήσει επιπλέον πληροφορίες ή τροποποίηση της πρότασης, ο ………..(υπηρεσία, όργανο ή στέλεχος του φορέα) δίνει τις ζητούμενες πληροφορίες, συντάσσει την τροποποιημένη πρόταση και την υποβάλλει στην διαχειριστική αρχή. 5. Με ευθύνη του ………………(υπηρεσία, όργανο, στέλεχος) υποβάλλονται προς τα αρμόδια όργανα του………..(φορέα) οι απαραίτητες εισηγήσεις για τη λήψη αποφάσεων και υποβολή των αντίστοιχων αιτήσεων για χρηματοδότηση του έργου. 6. Εφόσον ο ……………….(φορέας) δεν έχει εξασφαλίσει χρηματοδότηση από προγράμματα για την ωρίμανση των έργων και εγγράφει από ίδιους πόρους στον προϋπολογισμός του τις απαιτούμενες δαπάνες για ωρίμανση του έργου (πχ εκπόνηση μελετών κλπ) . ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Σελίδα 27 από 49
, 3.3.3
Διαδικασίες σχεδιασμού προγραμματισμού των απαιτούμενων μελετών **
Συνοπτική παρουσίαση της διαδικασίας (με αναφορά στην σχετική παράγραφο του εγχειριδίου)
1. Οι απαραίτητες μελέτες για την εκτέλεση του έργου καθορίζονται κατά τη διαδικασία Δ.01-01 2. Για τη διασφάλιση της εκτέλεσης και της ποιότητας των απαιτούμενων μελετών καταρτίζεται με ευθύνη του …………….(υπηρεσία, όργανο, στέλεχος)πρόγραμμα ποιότητας για κάθε μελέτη. 3. Κατά τις συσκέψεις της Υπηρεσίας με τους μελετητές και συμβούλους των έργων καθώς και για την διατύπωση εντολών / οδηγιών της επίβλεψης, τηρούνται πρακτικά ή γίνεται σχετική αλληλογραφία. 4. Για τον έλεγχο των μελετών εφαρμόζονται από την …………..(υπηρεσία, όργανο, στέλεχος) τυποποιημένοι κατάλογοι σημείων ελέγχου. 5. Εφαρμόζεται από την ……………(υπηρεσία, όργανο, στέλεχος) διαδικασία ελέγχου για την επιβεβαίωση ότι παραδόθηκαν στους μελετητές τα απαιτούμενα στοιχεία και οι σωστές πληροφορίες. 6. Εφαρμόζεται από την ……………(υπηρεσία, όργανο, στέλεχος) διαδικασία ελέγχου για την επιβεβαίωση ότι το τελικό αποτέλεσμα της μελέτης ανταποκρίνεται και εξυπηρετεί πλήρως τους στόχους της μελέτης. 7. Εφαρμόζεται από την ……………(υπηρεσία, όργανο, στέλεχος) διαδικασία ελέγχου για την επιβεβαίωση ότι τηρήθηκαν από την υπηρεσία και
ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Σελίδα 28 από 49
τον μελετητή τα προβλεπόμενα από τις κείμενες διατάξεις στάδια, διαδικασίες και κανονισμοί και ότι παραδόθηκαν από το μελετητή όλα τα προβλεπόμενα και παραδοτέα. 8. Εφαρμόζεται την ……………(υπηρεσία, όργανο, στέλεχος) διαδικασία ελέγχου για την επιβεβαίωση ότι τα πινάκια αμοιβών του μελετητή έχουν συνταχθεί σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις και ότι ανταποκρίνονται στις φυσικές μονάδες του έργου που μελετήθηκε. 9. Σε περίπτωση συγχρηματοδοτούμενων μελετών, εφαρμόζεται την ……………(υπηρεσία, όργανο, στέλεχος) διαδικασία ελέγχου για την επιβεβαίωση ότι τηρούνται οι απαιτήσεις ενημέρωσης της διαχειριστικής αρχής. 10. Υποβάλλονται προς τα αρμόδια όργανα του ……. (φορέα) οι απαραίτητες εισηγήσεις για τη λήψη αποφάσεων και υποβολή των αντίστοιχων αιτήσεων για χρηματοδότηση του έργου. 3.3.4
Διαδικασίες διασφάλισης απαιτούμενων αδειοδοτήσεων – κυριότητας ακινήτων κ.α. **
ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Συνοπτική παρουσίαση της διαδικασίας (με αναφορά στην σχετική παράγραφο του εγχειριδίου)
1.
Καθορίζονται οι απαραίτητες αδειοδοτήσεις ή /και απαλλοτριώσεις για την εκτέλεση του έργου, στο πλαίσιο της διαδικασίας Δ.01-01
2.
Συντάσσεται , παρακολουθείται και ενημερώνεται από το ΄………….(υπηρεσία, .οργανο, στέλεχος)με ηλεκτρονικό ή άλλο τρόπο, χρονοδιάγραμμα των διαδικασιών και ενεργειών
Σελίδα 29 από 49
που απαιτούνται για τη λήψη των αναγκαίων αδειών ή την εξασφάλιση της κυριότητας ακινήτων.. 3.
Κατά το σχεδιασμό του έργου εξετάζονται ιδιαίτερα οι υφιστάμενες αρχαιολογικές, περιβαλλοντικές και άλλες δεσμεύσεις .
4.
Με μέριμνα του …………..(υπηρεσία, όργανο, στέλεχος) προωθείται η εκτέλεση των αναγκαίων απαλλοτριώσεων εφόσον απαιτούνται.
5.
Καταχωρούνται στο φάκελο ωρίμανσης του έργου όλα τα σχετικά έγγραφα κυριότητας ή παραχώρησης χρήσης των ακινήτων, με ευθύνη της ……..(υπηρεσία, όργανο, στέλεχος).
6.
Υποβάλλονται προς τα αρμόδια όργανα του …… ……(φορέα) οι απαραίτητες εισηγήσεις για τη λήψη αποφάσεων και υποβολή των αντίστοιχων αιτήσεων για χρηματοδότηση των διαδικασιών απαλλοτριώσεων ή αγοράς ακινήτων.
3.4
Διενέργεια διαγωνισμού, ανάθεση σύμβασης /επιλογή ωφελουμένων Προσδιορίζεται ο τρόπος εκτέλεσης του έργου, από το 3.4.1 Διαδικασία προετοιμασίας Συνοπτική παρουσίαση της και διενέργειας διαδικασίας (με αναφορά Δημοτικό Συμβούλιο, μετά από εισήγηση του ……… διαγωνισμού** στην σχετική παράγραφο …..(υπηρεσία, ΄’οργανο, στέλεχος) εφόσον απαιτείται του εγχειριδίου) από τη νομοθεσία. Αν η δράση θα υλοποιηθεί με ίδια μέσα, λαμβάνεται σχετική απόφαση με τεκμηρίωση της επιλογής 2. ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Προετοιμάζεται από την αρμόδια υπηρεσία το Σελίδα 30 από 49
Τεύχος Προκήρυξης του έργου με τη χρήση των προτύπων του ΥΠΕΧΩΔΕ για τα έργα και τεχνικές μελέτες, (www.ggde.gr ) ή με πρότυπα του Δήμου για προμήθειες και υπηρεσίες. 3. Καταρτίζονται οι όροι της Προκήρυξης από την Δημαρχιακή Επιτροπή, μετά από εισήγηση της …… …..(υπηρεσία, όργανο, στέλεχος) 4. Το σχέδιο της Προκήρυξης υποβάλλεται στην οικεία Διαχειριστική Αρχή για να εκφραστεί η σύμφωνη γνώμη της, εφόσον το έργο είναι συγχρηματοδοτούμενο και στη μονάδα παρακολούθησης διαγωνισμών και συμβάσεων (ΜΟΠΑΔΙΣ), εφόσον υπερβαίνει τα όρια εφαρμογής των κοινοτικών Οδηγιών. 5. Η έκδοση της Προκήρυξης γίνεται με ευθύνη του αρμόδιου οργάνου (Δήμαρχος ή το όργανο όπου έχει μεταβιβάσει την αρμοδιότητα αυτή) 6. Η Προκήρυξη του έργου δημοσιεύεται όπως ορίζει η νομοθεσία (στον εθνικό τύπο, στο τεύχος Δημοσίων Συμβάσεων της Εφημερίδας της Κυβερνήσεως και στην Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης εφόσον το έργο υπερβαίνει τα όρια εφαρμογής του ΠΔ 60/2007). Η Προκήρυξη διατίθεται στους ενδιαφερόμενους, μαζί με τα τεύχη που τη συνοδεύουν με ευθύνη της ……… (υπηρεσία, όργανο, στέλεχος)και ενημερώνεται σχετικά και η ιστοσελίδα του Δήμου. 7. Κατά τη διάρκεια της περιόδου προετοιμασίας των προσφορών παρέχονται διευκρινήσεις από την … ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Σελίδα 31 από 49
……(υπηρεσία, όργανο, στέλεχος) εφόσον ζητηθούν από τους υποψήφιους αναδόχους. 8. Ορίζεται από το αρμόδιο όργανο (κατά κανόνια από το Δημοτικό Συμβούλιο ή Δημαρχιακή Επιτροπή ανάλογα με το είδος της Σύμβασης) η Επιτροπή για τη διενέργεια του διαγωνισμού. 8. Η Επιτροπή διενέργειας του διαγωνισμού παραλαμβάνει και αποσφραγίζει τις προσφορές ανάλογα με το είδος της σύμβασης και κατά τη διαδικασία που ορίζει η νομοθεσία. 9. Η Επιτροπή συντάσσει πρακτικό διενέργειας διαγωνισμού. 3.4.2
Διαδικασίας αξιολόγησης προσφορών/ ωφελουμένων**
Συνοπτική παρουσίαση της διαδικασίας (με αναφορά στην σχετική παράγραφο του εγχειριδίου)
Για τεχνικά έργα 1. Ελέγχεται, από την Επιτροπή Διαγωνισμού, αν το πρόσωπο που κατέθεσε την προσφορά έχει το σχετικό δικαίωμα, και τα ζητούμενα επαγγελματικά προσόντα. 2. Στη συνέχεια, ελέγχεται ο φάκελος συμμετοχής στον διαγωνισμό και το παραδεκτό των οικονομικών προσφορών. Κατά τη διαδικασία αυτή, ελέγχεται η πληρότητα των υπογραφών και μονογραφών, τα δικαιολογητικά συμμετοχής, η ορθότητα συμπλήρωσης του Εντύπου Οικονομικής Προσφοράς, η ορθή αναγραφή των επιμέρους ποσοστών έκπτωσης και η ομαλότητα αυτών μεταξύ τους. Σε περίπτωση απόλυτης ταύτισης των οικονομικών προσφορών
ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Σελίδα 32 από 49
διενεργείται κλήρωση. Η διαδικασία ολοκληρώνεται αυθημερόν ή, αν οι διαγωνιζόμενοι είναι πολλοί, τις αμέσως επόμενες ημέρες. 3. Το πρακτικό της Επιτροπής Διαγωνισμού με τον αναδειχθέντα μειοδότη υποβάλλεται στη Δημαρχιακή Επιτροπή. 4. Η Δημαρχιακή Επιτροπή με απόφασή της κατακυρώνει τον διαγωνισμό
Για προμήθειες 1. Αξιολογούνται οι προσφορές με βάση τα κριτήρια που ορίζει νομοθεσία και η Διακήρυξη από την Επιτροπή Προμηθειών. 2. Η Επιτροπή μετά την παραπάνω αξιολόγηση, συντάσσει γνωμοδότηση. 3. Η γνωμοδότηση υποβάλλεται προς τη Δημαρχιακή Επιτροπή ή, για τις περιπτώσεις της απευθείας ανάθεσης, προς το Δήμαρχο. 4. Η Δημαρχιακή Επιτροπή με απόφασή της κατακυρώνει τον διαγωνισμό
Για υπηρεσίες 1. Οι φάκελοι των προσφορών όσων έγιναν δεκτοί στο διαγωνισμό, αποσφραγίζονται και
ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Σελίδα 33 από 49
ανακοινώνονται οι προσφερόμενες τιμές από την Δημαρχική Επιτροπή ή από την επιτροπή που αυτή έχει ορίσει. 2. Αν το κριτήριο κατακύρωσης είναι η συμφερότερη από τεχνικοοικονομικής απόψεως προσφορά, ακολουθεί αξιολόγηση («γνωμάτευση») από κατάλληλο τεχνικό (ή άλλο υπάλληλο ανάλογα με τη φύση της υπηρεσίας). 3. Η γνωμάτευση παραδίδεται στην Επιτροπή διενέργειας του Διαγωνισμού 4. Η Επιτροπή Διαγωνισμού εισηγείται σχετικά στη Δημαρχιακή Επιτροπή. 5. Η Δημαρχιακή Επιτροπή με απόφασή της κατακυρώνει τον διαγωνισμό
Για μελέτες 1. Η Επιτροπή Διαγωνισμού, σε κλειστή συνεδρίαση, ελέγχει τις τεχνικές προσφορές και τις βαθμολογεί. 2. Το πρακτικό με τη βαθμολογία της τεχνικής προσφοράς και τη σχετική αιτιολογία κοινοποιείται στους υποψήφιους. 3. Γνωστοποιείται εγγράφως στους υποψηφίους, η ημερομηνία αποσφράγισης των οικονομικών προσφορών.
ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Σελίδα 34 από 49
4. Σε δημόσια συνεδρίαση της Επιτροπής Διαγωνισμού αποσφραγίζονται οι οικονομικές προσφορές και καταχωρείται το περιεχόμενό τους στο πρακτικό. 5. Η Επιτροπή Διαγωνισμού οικονομικές προσφορές
βαθμολογεί
τις
6. Η Επιτροπή Διαγωνισμού εισηγείται την ανάθεση της σύμβασης στον υποψήφιο που υπέβαλε την πλέον συμφέρουσα προσφορά, με στάθμιση της βαθμολογίας των τεχνικών και των οικονομικών προσφορών. Επί ισοβαθμίας προκρίνεται ο υποψήφιος με τη μεγαλύτερη βαθμολογία της τεχνικής προσφοράς. 6. Η Δημαρχιακή Επιτροπή με απόφασή της κατακυρώνει τον διαγωνισμό 3.4.3
Διαδικασία χειρισμού ενστάσεων**
Συνοπτική παρουσίαση της διαδικασίας (με αναφορά στην σχετική παράγραφο του εγχειριδίου)
Ανάλογα με τους λόγους που επικαλείται ο ενιστάμενος και τη φύση των θεμάτων, η ένσταση τίθεται υπόψη της νομικής υπηρεσίας και εκφράζεται η άποψή της (π.χ. για το εμπρόθεσμο και παραδεκτό της ένστασης). 2. Ακολουθεί εισήγηση της υπηρεσίας που είναι αρμόδια για τη διεξαγωγή του διαγωνισμού ή της Επιτροπής Διαγωνισμού, ανάλογα με το είδος της σύμβασης και τις προβλέψεις της νομοθεσίας 3. Επί της ενστάσεως αποφαίνεται το αρμόδιο όργανο (Δημαρχιακή επιτροπή ή Δημοτικό Συμβούλιο)
ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Σελίδα 35 από 49
4. Η απόφαση κοινοποιείται με ευθύνη του …….. (υπηρεσία , όργανο, στέλεχος) στον ενιστάμενο και στους λοιπούς τυχόν ενδιαφερόμενους, με μνεία των δικαιωμάτων τους και των προθεσμιών για προσφυγή στη δικαιοσύνη. 3.4.4
Διαδικασία υπογραφής σύμβασης /επιλογής ωφελουμένων και ολοκλήρωσης διαγωνισμού **
Συνοπτική παρουσίαση της διαδικασίας (με αναφορά στην σχετική παράγραφο του εγχειριδίου)
Η κατακυρωτική του διαγωνισμού απόφαση, κοινοποιείται στον ανάδοχο με ευθύνη του ………. (υπηρεσία, όργανο, στέλεχος), ενώ συγχρόνως του ζητείται να προσκομίσει την εγγύηση καλής εκτέλεσης, επικαιροποιημένα δικαιολογητικά συμμετοχής και τυχόν άλλα δικαιολογητικά που απαιτούνται από τη Προκήρυξη. 2. Από την …………(υπηρεσία, όργανο, στέλεχος) διενεργείται έλεγχος των δικαιολογητικών που προσκομίζει ο Ανάδοχος για την υπογραφή της σύμβασης. 3. Σε περίπτωση που ο έλεγχος των δικαιολογητικών αποβεί αρνητικός, ενημερώνεται η Επιτροπή διενέργειας του Διαγωνισμού και κινείται η προβλεπόμενη από την Προκήρυξη διαδικασία έκπτωσης του αναδόχου ή και άλλων κυρώσεων. 4. Σε περίπτωση θετικού ελέγχου η αρμόδια υπηρεσία καταρτίζει το σχέδιο της σύμβασης με τον ανάδοχο σύμφωνα με το αντικείμενο και τους όρους της Προκήρυξης. Αξιοποιούνται, εφόσον υπάρχουν, διαθέσιμα πρότυπα συμβάσεων από τις Διαχειριστικές
ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Σελίδα 36 από 49
Αρχές. 5. Το σχέδιο της Σύμβασης μαζί με φάκελο με τα απαραίτητα έγγραφα που τεκμηριώνουν τη νομιμότητα της διαδικασίας, υποβάλλεται από την ……… (υπηρεσία, όργανο, στέλεχος)για έλεγχο στη Διαχειριστική Αρχή, ή στον Ενδιάμεσο φορέα Διαχείρισης, αν το έργο χρηματοδοτείται από Κοινοτικούς πόρους. 6. Το σχέδιο της σύμβασης, με το φάκελο του διαγωνισμού, εφόσον εμπίπτει στα προβλεπόμενα από τη νομοθεσία όρια, υποβάλλεται για έλεγχο στο Ελεγκτικό Συνέδριο. 7. Εφόσον ο έλεγχος αποβεί θετικός, υπογράφεται η σύμβαση με τον ανάδοχο από το αρμόδιο όργανο του …………..(φορέα). 3.5
Παρακολούθηση και διαχείριση έργου, πιστοποίηση φυσικού αντικειμένου
3.5α
Παρακολούθηση και διαχείριση έργου
3.5.1
Σχέδιο υλοποίησης έργου**
ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Συνοπτική παρουσίαση της διαδικασίας (με αναφορά στην σχετική παράγραφο του εγχειριδίου)
1. Το Σχέδιο Υλοποίησης του Έργου (ΣΥΕ) καταρτίζεται από τον ……….(υπηρεσία, όργανο, στέλεχος) του ……….(φορέα) και αποτελεί έγγραφο στο οποίο περιλαμβάνονται τα ακόλουθα: •
Ο ορισμός της Ομάδας Έργου, του Υπεύθυνου Έργου ή του Επιβλέποντος
•
Η αναφορά του περιεχομένου του «Φακέλου του Έργου»
Σελίδα 37 από 49
•
Το γενικό χρονοδιάγραμμα υλοποίησης του έργου
•
Ο προσδιορισμός των επί μέρους συμβάσεων και των παραδοτέων των αντιστοίχων αναδόχων των συμβάσεων για την ολοκλήρωση του έργου.
•
Ο προϋπολογισμός των συμβάσεων και ο προγραμματισμός των εκταμιεύσεων για την υλοποίηση του έργου.
•
Ο προσδιορισμός των κάθε είδους πόρων που πρέπει να διατεθούν από τον……………….. (φορέα) για την κανονική υλοποίηση του έργου.
των
φάσεων
Στη συνέχεια δίνονται σχετικές βοηθητικές οδηγίες:
1. Καθορισμός Υπευθύνου ή Επιβλέποντος και Ομάδας Έργου Στην περίπτωση Τεχνικών Έργων η αρμόδια οργανωτική μονάδα ορίζει τον επιβλέποντα μηχανικό του έργου καθώς και τον βοηθό επιβλέποντα, όπου κρίνεται απαραίτητο. Η ΟΕ δύναται να απαρτίζεται από τα στελέχη που συμμετείχαν στο στάδιο ωρίμανσης και σχεδιασμού και να ενισχύεται κατάλληλα ανάλογα με τις απαιτήσεις του έργου.
2.
Κατάρτιση Φακέλου του Έργου
Κάθε έργο πρέπει να συνοδεύεται από ένα μοναδικό φάκελο, ώστε να μπορεί να ιχνηλατηθεί κάθε στοιχείο που αφορά στην υλοποίησή του. Ο φάκελος πρέπει να περιέχει όλα τα έγγραφα και δικαιολογητικά που αφορούν το έργο με ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Σελίδα 38 από 49
μία συγκεκριμένη δομή και να χαρακτηρίζεται από ένα συγκεκριμένο κωδικό, ώστε τα στοιχεία του να είναι εύκολα προσβάσιμα. Ο φάκελος αυτός χρησιμεύει για: •
την απόδειξη της συμμόρφωσης των παρεχόμενων υπηρεσιών με τις προδιαγραφές,
•
την παρακολούθηση και τον έλεγχο δραστηριοτήτων υλοποίησης των έργων,
•
την επεξεργασία των στοιχείων για τη διαμόρφωση δεικτών επιδόσεων και την αξιολόγηση της γενικής εικόνας του φορέα.
των
Σχετικά υποδείγματα για τη συγκρότηση του Φακέλου του Έργου έχουν εκδοθεί από τη ΜΟΔ και το ΥΠΕΧΩΔΕ.
3. Κατάρτιση Γενικού Χρονοδιαγράμματος Ανάπτυξης του Έργου (ΧΑΕ) 3.1 Αναγνώριση παραδοτέων και ενεργειών υλοποίησης έργου Οι απαραίτητες εργασίες για την υλοποίηση του έργου αναγνωρίζονται και καταγράφονται. Οι εργασίες που θα καταγραφούν δύναται να αφορούν ειδικότερα σε:
ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
•
Εργασίες του φορέα για τη διαχείριση – διοίκηση του έργου
•
Εργασίες του φορέα για την υλοποίηση του έργου
•
Εργασίες αναδόχων έργου/παραδοτέων
•
Εργασίες ελέγχου, πιστοποίησης ή παραλαβής του
για
Σελίδα 39 από 49
την
εκτέλεση
του
έργου
3.2 Αλληλουχία και εκτίμηση διάρκειας εργασιών Οι εργασίες κατανέμονται ως προς την απαραίτητη σειρά εκτέλεσής τους με στόχο να εξασφαλιστούν οι περιορισμοί ή εξαρτήσεις μεταξύ των εργασιών όπου υπάρχουν τέτοιες. Γίνεται εκτίμηση του απαιτούμενου χρόνου υλοποίησης της κάθε εργασίας ανάλογα με τη διαθεσιμότητα των πόρων, τους περιορισμούς και τις προϋποθέσεις, τις χρονικές απαιτήσεις, τις απαιτήσεις ποιότητας κλπ. Στη φάση της εκτίμησης των χρόνων, δύναται να αναγνωριστούν παράγοντες οι οποίοι ενέχουν τον κίνδυνο επέκτασης του χρονοδιαγράμματος. Σε τέτοιες περιπτώσεις, οι κίνδυνοι θα πρέπει να καταγράφονται και να διαχειρίζονται κατάλληλα.
3.3 Καθορισμός χρονικών ορόσημων – ενδιάμεσων και τελικών προθεσμιών Συντάσσεται το χρονοδιάγραμμα ανάπτυξης του έργου στο βαθμό ανάλυσης που επιτρέπεται βάσει των λοιπών δεδομένων του έργου, το οποίο απεικονίζει όλα τα στάδια υλοποίησης του έργου.
4. Καθορισμός των προς ανάθεση συμβάσεων Καθορίζονται τα αντικείμενα που προβλέπεται να ανατεθούν σε τρίτους και ορίζεται ο τρόπος ανάθεσής τους. θα πρέπει να γίνει για το σύνολο των απαιτούμενων από το έργο αναθέσεων. ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Σελίδα 40 από 49
5.
Συνολική δαπάνη και χρηματορροές
Για κάθε σύμβαση γίνεται μία εκτίμηση/πρόβλεψη της δαπάνης που αυτή συνεπάγεται για τον φορέα. Με βάση την εκτίμηση της δαπάνης για κάθε σύμβαση και το γενικό χρονοδιάγραμμα ανάπτυξης του έργου γίνεται η εκτίμηση της συνολικής δαπάνης του έργου η απεικόνιση των χρηματορροών του.
2. Το Σχέδιο Υλοποίησης του Έργου υποβάλλεται για έγκριση στο …………(αρμόδιο όργανο του φορέα) Η απόφαση έγκρισης του ΣΥΕ κοινοποιείται στον Υπεύθυνο Έργου, ο οποίος ενημερώνει την ομάδα έργου και το σύνολο των εμπλεκομένων στο έργο, και ενεργεί για την εκτέλεσή του. 3. Όταν δημιουργείται η σχετική ανάγκη, το ΣΥΕ τροποποιείται με ευθύνη του………….(υπηρεσία, όργανο, στέλεχος) , η δε τροποποίηση εγκρίνεται από το αρμόδιο όργανο του φορέα. Η ανάγκη τροποποίησης του Σχεδίου Υλοποίησης του Έργου δύναται να προκύψει από: ανάγκη προσαρμογής σχεδιασμού κατόπιν της ένταξης του έργου σε συγχρηματοδοτούμενο πρόγραμμα από την οποία προκύπτουν νέες υποχρεώσεις, απαιτήσεις και διαφοροποιήσεις, ανάγκη ένταξης των νέων στοιχείων σχεδιασμού του έργου κατόπιν ανάθεσης μέρους του έργου σε ανάδοχο/ους.
ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Σελίδα 41 από 49
σε κάθε περίπτωση που κάποιο θέμα του έργου ενεργοποιήσει ανάγκη αλλαγής προδιαγραφών και σχεδιασμού της υλοποίησης του έργου. Συνοπτική παρουσίαση της διαδικασίας (με αναφορά στην σχετική παράγραφο του εγχειριδίου)
Ομοίως, αναφορά στην υπό διαμόρφωση διαδικασία ΚΕΔΚΕ/ΕΕΤΑΑ,
3.5.2
Έλεγχος προόδου του έργου και παρακολούθηση χρονοδιαγράμματος
Συνοπτική παρουσίαση της διαδικασίας (με αναφορά στην σχετική παράγραφο του εγχειριδίου)
Ομοίως, αναφορά στην υπό διαμόρφωση διαδικασία ΚΕΔΚΕ/ΕΕΤΑΑ,
3.5.3
Διαχείριση προβλημάτων και αλλαγών (τροποποιήσεις συμβάσεων, τεχνικών δελτίων κ.α.) **
3.5.4
Διαχείριση ποιότητας τεχνικών έργων (μετρήσεις, έλεγχοι υλικών κ.α.) **
Συνοπτική παρουσίαση της διαδικασίας (με αναφορά στην σχετική παράγραφο του εγχειριδίου)
Ομοίως, αναφορά στην υπό διαμόρφωση διαδικασία ΚΕΔΚΕ/ΕΕΤΑΑ,
Διαχείριση εγγράφων
Συνοπτική παρουσίαση της διαδικασίας (με αναφορά στην σχετική παράγραφο του εγχειριδίου)
Ομοίως, αναφορά στην υπό διαμόρφωση διαδικασία ΚΕΔΚΕ/ΕΕΤΑΑ,
3.5.5 3.5β
Έλεγχος και παραλαβή φυσικού αντικειμένου
3.5.6
Διαδικασία πιστοποίησης φυσικού αντικειμένου
Συνοπτική παρουσίαση της διαδικασίας (με αναφορά στην σχετική παράγραφο του εγχειριδίου)
Ομοίως, αναφορά στην υπό διαμόρφωση διαδικασία ΚΕΔΚΕ/ΕΕΤΑΑ,
3.5.7
Διαδικασία ελέγχου τήρησης λοιπών υποχρεώσεων αναδόχου
Συνοπτική παρουσίαση της διαδικασίας (με αναφορά στην σχετική παράγραφο του εγχειριδίου)
Ομοίως, αναφορά στην υπό διαμόρφωση διαδικασία ΚΕΔΚΕ/ΕΕΤΑΑ,
ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Σελίδα 42 από 49
3.5γ
Ενημέρωση Διαχειριστικής Αρχής
3.5.8
Κατάρτιση και υποβολή εκθέσεων και αναφορών
Συνοπτική παρουσίαση της διαδικασίας (με αναφορά στην σχετική παράγραφο του εγχειριδίου)
Ομοίως, αναφορά στην υπό διαμόρφωση διαδικασία ΚΕΔΚΕ/ΕΕΤΑΑ,
3.5.9
Επικοινωνία και ενημέρωση διαχειριστικής αρχής
Συνοπτική παρουσίαση της διαδικασίας (με αναφορά στην σχετική παράγραφο του εγχειριδίου)
Ομοίως, αναφορά στην υπό διαμόρφωση διαδικασία ΚΕΔΚΕ/ΕΕΤΑΑ,
Συνοπτική παρουσίαση της διαδικασίας (με αναφορά στην σχετική παράγραφο του εγχειριδίου)
Ομοίως, αναφορά στην υπό διαμόρφωση διαδικασία ΚΕΔΚΕ/ΕΕΤΑΑ,
Ομοίως, αναφορά στην υπό διαμόρφωση διαδικασία ΚΕΔΚΕ/ΕΕΤΑΑ,
Ομοίως, αναφορά στην υπό διαμόρφωση διαδικασία ΚΕΔΚΕ/ΕΕΤΑΑ,
3.6
3.6.1
Οικονομική διαχείριση έργου Διαδικασίες τήρησης υποχρεώσεων συγχρηματοδοτούμενου έργου (τήρηση ξεχωριστής λογιστικής μερίδας ανά συγχρηματοδοτούμενη πράξη, καθορισμός επιλέξιμων δαπανών κ.α.)
3.6.2
Διαδικασία διεκπεραίωσης πληρωμών
Συνοπτική παρουσίαση της διαδικασίας (με αναφορά στην σχετική παράγραφο του εγχειριδίου)
3.6.2
Διαδικασία τήρησης λογιστικού συστήματος/ σχεδίου
Συνοπτική παρουσίαση της διαδικασίας (με αναφορά στην σχετική παράγραφο του εγχειριδίου)
3.7 3.7.1
Διαδικασίες παρακολούθησης και τήρησης ισχύουσας νομοθεσίας Διαδικασία παρακολούθησης της ισχύουσας νομοθεσίας **
ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Συνοπτική παρουσίαση της διαδικασίας (με αναφορά στην σχετική παράγραφο του εγχειριδίου)
Ομοίως, αναφορά στην υπό διαμόρφωση διαδικασία ΚΕΔΚΕ/ΕΕΤΑΑ,
Σελίδα 43 από 49
3.7.2
Διαδικασία παροχής νομικής υποστήριξης
ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Συνοπτική παρουσίαση της διαδικασίας (με αναφορά στην σχετική παράγραφο του εγχειριδίου)
Ομοίως, αναφορά στην υπό διαμόρφωση διαδικασία ΚΕΔΚΕ/ΕΕΤΑΑ,
Σελίδα 44 από 49
Δ. ΔΗΛΩΣΗ ΚΑΛΥΨΗΣ ΚΡΙΤΗΡΙΩΝ ΑΠΟ ΤΟΝ ΦΟΡΕΑ
Α/Α 4.
4.1
4.1.α
ΚΡΙΤΉΡΙΟ
ΝΑΙ
ΟΧΙ
ΤΡΟΠΟΣ ΑΠΟΔΕΙΞΗΣ
ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ ΚΑΙ ΥΠΟΒΑΛΛΟΜΕΝΑ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ
ΥΛΙΚΟΤΕΧΝΙΚΉ ΥΠΟΔΟΜΉ (ΑΠΑΙΤΗΣΗ 4)
Μηχανογραφημένη οικονομική διαχείριση
Τήρηση λογιστικού σχεδίου όπου προβλέπεται από τη νομοθεσία
4.2
Ηλεκτρονική παρακολούθηση έργων**
4.3
Ηλεκτρονική διασύνδεση με βάσεις πληροφοριών
4.4
Βιβλιοθήκη με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο, πρότυπα τεύχη, υπάρχοντες οδηγοί (ηλεκτρονική ή μη)
4.5
Τεχνική υποστήριξη υποδομής**
ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Software και σχετικό hardware, που χρησιμοποιείται
Ο Δήμος έχει μηχανογραφήσει την οικονομική του υπηρεσία με το πρόγραμμα οικονομικής διαχείρισης της εταιρίας …….. Ο εξοπλισμός που χρησιμοποιείται είναι:
Ο Δήμος εφαρμόζει το κλαδικό λογιστικό σχέδιο των ΟΤΑ (ΠΔ 315/99). Υπεύθυνος τήρησης
Υπεύθυνοι της τήρησης είναι …………………………………
Software , που χρησιμοποιείται
Υπεύθυνος, καταγραφή των κειμένων – εγγράφων, που περιλαμβάνει
Η παρακολούθηση των έργων γίνεται με εφαρμογή ……… που έχει /έχει αναπτύξει ο Δήμος Ο Δήμος είναι συνδεδεμένος με βάσεις νομικών πληροφοριών (ΝΟΜΟΣ, ΔΙΚΗΓΟΡΙΚΟΣ ΣΥΛΛΟΓΟΣ), καθώς και τεχνικών δεδομένων (ΤΕΕ) Με την …… απόφαση του Δημάρχου έχει οριστεί ο υπάλληλος …………….. υπεύθυνος για την καταγραφή της νομοθεσίας, της νομολογίας, των προτύπων τευχών κλπ.
Υπεύθυνος, ύπαρξη προληπτικής συντήρησης
Η τεχνική υποστήριξη ανατίθεται με σύμβαση σε εξωτερικό φορέα
Υπεύθυνος, βάσεις πληροφοριών, που διασυνδέονται
Σελίδα 45 από 49
Δ. ΔΗΛΩΣΗ ΚΑΛΥΨΗΣ ΚΡΙΤΗΡΙΩΝ ΑΠΟ ΤΟΝ ΦΟΡΕΑ
Α/Α
ΚΡΙΤΉΡΙΟ
ΝΑΙ
ΟΧΙ
Χώροι / τρόποι ασφαλούς 4.6 τήρησης – φύλαξης πληροφοριών ** Όπου απαιτείται (σύμφωνα με τον πίνακα 3.1.- 2)
ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
ΤΡΟΠΟΣ ΑΠΟΔΕΙΞΗΣ
ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ ΚΑΙ ΥΠΟΒΑΛΛΟΜΕΝΑ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ
Καταγραφή χρησιμοποιούμενων χώρων - μεθόδων
Σελίδα 46 από 49
Ε. ΔΗΛΩΣΗ ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΗΣ ΕΜΠΕΙΡΙΑΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΣΥΓΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΟΥΜΕΝΩΝ ΕΡΓΩΝ ΤΟΥ ΦΟΡΕΑ
Α/Α 1.
ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ/ΤΙ ΤΛΟΣ
ΧΡΗΜΑΤΟΔ ΟΤΗΣΗ
ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙ ΣΜΟΣ ΕΝΤΑΞΗΣ
ΤΕΛΙΚΗ ΔΑΠΑΝΗ
ΑΡΧΙΚΗ ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΕΡΓΟΥ
ΤΕΛΙΚΗ ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΕΡΓΟΥ
ΜΕΛΕΤΕΣ
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5
2.
ΤΕΧΝΙΚΑ ΕΡΓΑ
2.1 2.2 2.3 2.4 2.5
3.
ΠΡΟΜΗΘΕΙΕΣ
3.1 3.2 3.3 3.4 3.5
4.
ΔΡΑΣΕΙΣ ΕΚΤ
4.1 4.2
ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Σελίδα 47 από 49
ΗΜΕΡΟΜ ΗΝΙΑ ΟΛΟΚΛΗΡ ΩΣΗΣ
Ε. ΔΗΛΩΣΗ ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΗΣ ΕΜΠΕΙΡΙΑΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΣΥΓΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΟΥΜΕΝΩΝ ΕΡΓΩΝ ΤΟΥ ΦΟΡΕΑ
Α/Α
ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ/ΤΙ ΤΛΟΣ
ΧΡΗΜΑΤΟΔ ΟΤΗΣΗ
ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙ ΣΜΟΣ ΕΝΤΑΞΗΣ
ΤΕΛΙΚΗ ΔΑΠΑΝΗ
ΑΡΧΙΚΗ ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΕΡΓΟΥ
ΤΕΛΙΚΗ ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΕΡΓΟΥ
4.3 4.4
5.
ΛΟΙΠΕΣ ΔΡΑΣΕΙΣ
5.1 5.2 5.3 5.4 5.5
ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Σελίδα 48 από 49
ΗΜΕΡΟΜ ΗΝΙΑ ΟΛΟΚΛΗΡ ΩΣΗΣ
ΣΤ. ΒΕΒΑΙΩΣΗ – ΔΗΛΩΣΗ ΝΟΜΙΜΟΥ ΕΚΠΡΟΣΩΠΟΥ ΠΕΡΙ ΤΗΣ ΑΚΡΙΒΕΙΑΣ ΤΩΝ ΔΗΛΟΥΜΕΝΩΝ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ
Ο παρακάτω υπογράφων …………………………………………………………………………………….. νόμιμος εκπρόσωπος του φορέα ………………………………………………………………………………. έχοντας γνώση των συνεπειών περί ψευδούς δήλωσης, δηλώνω υπεύθυνα ότι τα στοιχεία τα οποία περιέχονται στο παρόν έντυπο είναι ακριβή και δύναται να επιβεβαιωθούν από τις αρμόδιες υπηρεσίες με κάθε πρόσφορο μέσο.
Ημερομηνία δήλωσης :
Σφραγίδα
ΕΥΣ/ΥΠΟΙΟ
Υπογραφή νομίμου εκπροσώπου
Σελίδα 49 από 49