Pas Administrasi Sekolah

Paket Aplikasi Sekolah (PAS) ƒ Jenjang Pendidikan SMA

Dokumentasi Sistem

ƒ Manual Aplikasi Import dan Ekspor Data

Departemen Pendidikan Nasional Ditjen Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Atas

2007

DEPDIKNAS Ditjen Mandikdasmen - Dit. PSMA

Manual Paket Aplikasi Sekolah - SMA

DAFTAR ISI 1

2

APLIKASI IMPORT ......................................................................................................... 1 1.1

CARA MENJALANKAN APLIKASI IMPORT ...................................................................................1

1.2

LANGKAH-LANGKAH MENGGUNAKAN APLIKASI IMPORT.................................................................2

EKSPOR DATA ................................................................................................................ 5 2.1

QUERY DENGAN SATU TABLE ...............................................................................................5

2.2

QUERY DENGAN DUA ATAU LEBIH TABLE .................................................................................9

Manual Aplikasi Import dan Ekspor Data Nama File : 10 Manual Aplikasi Import dan Ekspor Data Revisi : 0.1

DEPDIKNAS Ditjen Mandikdasmen - Dit. PSMA

Manual Paket Aplikasi Sekolah - SMA

1 Aplikasi Import Aplikasi Import digunakan untuk memindahkan data dari text file dengan format tertentu (.csv) kedalam database secara langsung. Sebelum melakukan import data, format untuk text file (.csv), atau biasanya diolah dengan menggunakan Microsoft Excel haruslah disesuaikan dengan contoh format yang telah disediakan dalam folder “Impor” yang dapat dilihat pada direktori instalasi PAS. Catatan : ƒ

Aplikasi Import haruslah dilakukan oleh user “Administrator”

ƒ

Untuk melakukan import data, jumlah file yang dibuat haruslah satu file (.csv) per subbagian. Misalnya satu file “buku.csv” untuk data buku, satu file “biodata siswa.csv” untuk biodata siswa. Anda tidak dapat menyimpan seluruh data dalam satu file untuk melakukan import seperti data buku, alat pendidikan, perlengkapan sekolah yang disimpan dalam satu file “sarana.csv” kemudian melakukan import data.

ƒ

Import data dapat dilakukan berulang-ulang selama data yang diimport berbeda.

ƒ

Jika sewaktu melakukan import terjadi kesalahan / error, maka data yang diimport pada waktu tersebut tidak akan masuk kedalam database.

1.1 Cara Menjalankan Aplikasi Import Aplikasi Import dapat dijalankan melalui shortcut pada desktop komputer atau melalui start menu pada bagian “Paket Aplikasi Sekolah - SMA”, keduanya memiliki nama “09 PAS - Import”. Setelah aplikasi import dijalankan, pertama kali akan muncul window login aplikasi seperti gambar dibawah ini.

Masukkan User Name dan Password kemudian klik tombol Login. Jika ingin keluar dari aplikasi, klik tombol Cancel. Manual Aplikasi Import dan Ekspor Data Nama File : 10 Manual Aplikasi Import dan Ekspor Data Revisi : 0.1

Hal. 1

DEPDIKNAS Ditjen Mandikdasmen - Dit. PSMA

Manual Paket Aplikasi Sekolah - SMA

Akan muncul window aplikasi import seperti gambar dibawah ini.

1.2 Langkah-Langkah Menggunakan Aplikasi Import Berikut akan dijelaskan mengenai langkah-langkah dalam menggunakan aplikasi import. Sebagai contoh, dalam manual ini akan melakukan import data siswa menggunakan file “02_01_Biodata_Siswa.csv”. Langkah-Langkah yang dijelaskan berikut ini berlaku untuk semua data yang dapat diimport. 1. Pilih file (.csv) yang akan diimport dengan menekan tombol “...”.

2. Akan muncul window seperti berikut.

Manual Aplikasi Import dan Ekspor Data Nama File : 10 Manual Aplikasi Import dan Ekspor Data Revisi : 0.1

Hal. 2

DEPDIKNAS Ditjen Mandikdasmen - Dit. PSMA

Manual Paket Aplikasi Sekolah - SMA

3. Pilih lokasi file (.csv) yang akan diimport, kemudian tekan tombol “Open” untuk memilih file yang akan diimport.

4. Setelah file (.csv) dipilih, maka pada window aplikasi import akan muncul tombol “Import to...”.

5. Klik pada tombol “Import to...”, akan muncul window seperti gambar berikut.

Manual Aplikasi Import dan Ekspor Data Nama File : 10 Manual Aplikasi Import dan Ekspor Data Revisi : 0.1

Hal. 3

DEPDIKNAS Ditjen Mandikdasmen - Dit. PSMA

Manual Paket Aplikasi Sekolah - SMA

6. Pilih tujuan import, dalam contoh ini menggunakan data siswa yang terdapat pada bagian “06 Kesiswaan >> 02 Siswa >> 01 Biodata Siswa”, kemudian klik tombol “Import”

7. Jika data berhasil diimport, akan muncul konfirmasi bahwa data telah selesai diimport. 8. Tekan tombol “Keluar” pada window aplikasi import jika tidak ada lagi data yang akan diimport.

Manual Aplikasi Import dan Ekspor Data Nama File : 10 Manual Aplikasi Import dan Ekspor Data Revisi : 0.1

Hal. 4

DEPDIKNAS Ditjen Mandikdasmen - Dit. PSMA

Manual Paket Aplikasi Sekolah - SMA

2 Ekspor Data 2.1 Query Dengan Satu Table Berikut dijelaskan langkah-langkah yang dilakukan dalam melakukan ekspor data dari database pas_sma ke dalam format cell dalam Microsoft Excel. Prerequisite : ƒ

Microsoft Office Excel 2000 atau yang lebih tinggi.

ƒ

Microsoft Query, aplikasi ini dapat diinstal melalui cd-rom Microsoft Office.

Langkah-langkah : 1. Bukalah aplikasi Microsoft Excel. 2. Untuk Microsoft Excel 2003, pilih menu “Data >> Import External Data >> New Database Query …”, seperti gambar berikut ini:

3. Berikutnya akan muncul window pemilihan sumber data untuk database. Pilih “pas_sma” sebagai database sumber, lalu klik tombol OK.

Manual Aplikasi Import dan Ekspor Data Nama File : 10 Manual Aplikasi Import dan Ekspor Data Revisi : 0.1

Hal. 5

DEPDIKNAS Ditjen Mandikdasmen - Dit. PSMA

Manual Paket Aplikasi Sekolah - SMA

4. Kemudian pilih tabel atau kolom dari tabel yang akan di ekspor. Misalkan dalam contoh ini akan mengekspor data siswa yang berada pada tabel “t_siswa”. Pilih kolom pada tabel “T_SISWA” pada bagian “Available tables and columns” (kiri) yang akan di tampilkan, kemudian klik tombol panah ‘>’ untuk memindahkannya ke bagian “Columns in your query” (kanan). Klik tombol Next untuk melanjutkan.

5. Selanjutnya akan ditampilkan window “Query Wizard – Filter Data” yang berfungsi untuk menentukan kriteria query. Jika ingin memilah data yang ditampilkan berdasarkan kriteria tertentu seperti menampilkan siswa dengan jenis kelamin laki-laki saja, atau menampilkan siswa laki-laki yang lahir sebelum tahun tertentu, maka dapat melakukannya di window ini, jika tidak cukup klik tombol Next untuk ke proses selanjutnya. Sebagai contohnya, kita akan menampilkan data siswa dengan jenis kelamin laki-laki yang lahir sebelum tahun 1990.

Manual Aplikasi Import dan Ekspor Data Nama File : 10 Manual Aplikasi Import dan Ekspor Data Revisi : 0.1

Hal. 6

DEPDIKNAS Ditjen Mandikdasmen - Dit. PSMA

a.

Manual Paket Aplikasi Sekolah - SMA

Pada bagian “Column to filter:” pilih KD_JNS_KELAMIN, yang akan mengaktifkan bagian “Only include rows where” (kanan).

b.

Berilah klausa “equals” pada field pertama dan “1” (yang berarti kode untuk jenis kelamin laki-laki) pada field ke dua, seperti tampilan berikut ini.

c.

Kemudian pilih TGL_LAHIR pada bagian kiri, dan isilah dengan “is less than or equal to” : “01-01-1990” pada bagian kanan, seperti tampilan berikut.

d.

Klik Next untuk melanjutkan ke proses selanjutnya.

6. Window berikutnya “Query Wizard – Sort Order”, akan meminta kriteria pengurutan data yang di inginkan. Pilih “NIS” dengan urutan “Ascending” untuk mengurutkan data dari kecil ke besar, pada field “Sort by”. Klik tombol Next untuk melanjutkan. Manual Aplikasi Import dan Ekspor Data Nama File : 10 Manual Aplikasi Import dan Ekspor Data Revisi : 0.1

Hal. 7

DEPDIKNAS Ditjen Mandikdasmen - Dit. PSMA

Manual Paket Aplikasi Sekolah - SMA

7. Pilih opsi “Return Data to Microsoft Excel” untuk menampilkan data pada Microsoft Excel. Klik tombol Finish untuk melanjutkan.

8. Selanjutnya Excel akan meminta untuk menentukan posisi pertama dari tabel dimana data akan ditampilkan. Klik pada baris ‘1’ dan kolom ‘A’ di Microsoft Excel untuk menampilkan data dimulai dari nama tabel berada pada baris ‘1’. Lalu klik tombol OK.

Manual Aplikasi Import dan Ekspor Data Nama File : 10 Manual Aplikasi Import dan Ekspor Data Revisi : 0.1

Hal. 8

DEPDIKNAS Ditjen Mandikdasmen - Dit. PSMA

Manual Paket Aplikasi Sekolah - SMA

2.2 Query Dengan Dua Atau Lebih Table Pada contoh sebelumnya saat melakukan query pada satu tabel. Sementara itu beberapa tabel terkadang mengacu pada tabel-tabel lainnya. Seperti pada contoh diatas pada kolom KD_AGAMA, KD_GOLONGAN_DARAH masih dalam bentuk kode. Untuk itu akan dilakukan query dengan mengikutkan tabel-tabel terkait untuk menampilkan data tidak dalam bentuk kode lagi. Langkah-langkah : 1. Lakukan langkah-langkah 1, 2, dan 3, sama seperti pada contoh diatas. 2. Langkah selanjutnya, pilih kolom-kolom pada tabel T_SISWA yang ingin di tampilkan kecuali untuk kolom KD_AGAMA diganti dengan kolom NM_AGAMA yang terdapat pada tabel

R_AGAMA

dan

untuk

kolom

KD_GOLONGAN_DARAH

diganti

dengan

NM_GOLONGAN_DARAH yang terdapat pada tabel R_GOLONGAN_DARAH. Klik tombol Next untuk melanjutkan.

Manual Aplikasi Import dan Ekspor Data Nama File : 10 Manual Aplikasi Import dan Ekspor Data Revisi : 0.1

Hal. 9

DEPDIKNAS Ditjen Mandikdasmen - Dit. PSMA

Manual Paket Aplikasi Sekolah - SMA

3. Jika muncul window peringatan dari Microsoft Query, cukup klik tombol OK untuk melanjutkan.

4. Selanjutnya hubungkan ke tiga tabel tersebut. Tabel R_AGAMA.KD_AGAMA dengan T_SISWA.KD_AGAMA dan Tabel R_GOLONGAN_DARAH.KD_GOLONGAN_DARAH dengan T_SISWA.KD_GOLONGAN_DARAH, sehingga akan tampak seperti gambar di bawah ini.

5. Kemudian pilih menu “File >> Return Data to Microsoft Excel” untuk menampilkan data ke Microsoft Excel. Selanjutnya Excel akan meminta untuk menentukan posisi pertama dari tabel dimana data akan ditampilkan. Klik pada baris ‘1’ dan kolom ‘A’ di Microsoft Excel untuk menampilkan data dimulai dari nama tabel berada pada baris ‘1’. Lalu klik tombol OK.

Manual Aplikasi Import dan Ekspor Data Nama File : 10 Manual Aplikasi Import dan Ekspor Data Revisi : 0.1

Hal. 10