Panduan Pembelian Barang Medis.docx

PANDUAN PEMBELIAN ALAT MEDIS RS SENTRA MEDIKA CIBINONG

Jalan Mayor Oking Jaya Atmaja No.9 Cibinong, Bogor Jawa Barat

1

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang maha Esa atas segala karunia dan anugrahnya yang telah diberikan kepada penyusun, sehingga Buku Panduan Pembelian Alat Medis Di Rumah Sakit Sentra Medika Cibinong ini dapat selesai disusun. Buku panduan ini merupakan panduan kerja bagi semua pihak yang terkait dalam rangka memberikan pelayanan kepada karyawan, pasien dan keluarga pasien di Rumah Sakit Sentra Medika Cibinong. Tidak luput penyusun menyampaikan terima kasih yang sedalam – dalamnya atas bantuan semua pihak yang telah membantu dan menyelesaikan Panduan Pembelian Barang Medis di Rumah Sakit Sentra Medika Cibinong.

Cibinong,………………………………

Penyusun

2

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Pusat kesehatan salah satunya Rumah Sakit dengan berbagai pelayanannya selain dilengkapi fasilitas pelayanan dan pealatan non medis, yang utamanya adalah harus ditunjang dengan peralatan medis, hal ini menjadi penting karena tanpa peralatan medis yang baik dan lengkap maka akan menghambat pelayanan medis di sebuah pusat pelayanan seperti Rumah Sakit. Maka dari itu perlunya peralatan medis tersedia disetiap unit pelayanan kesehatan dimana fungsinya selain sebagai fasilitas penunjang medis antara lain untuk mengetahui kondisi tubuh setiap pasien juga dapat menjadi sarana kesembuhan karena dengan peralatan medis maka seorang petugas kesehatan atau dokter dapat melakukan tindakan selanjutnya untuk memberikan kesehatan bagi pasien, selain tentunya ditunjang dengan obat – obatan. Alat medis menjadi sebuah kebutuhan utama dalam operasional sebuah pusat pelayanan kesehatan karena alat medis dapat membantu kegiatan para petugas medis dalam menentukan sebuah diagnosa penyakit, pencegahan atau bahkan kesembuhan dan sesuai dengan perkembangannya juga untuk memperbaiki kekurangan dari seorang pasien yang lebih dikenal “estetika” atau kecantikan. Seiring dengan perkembangannya peralatan medis atau alat medis juga berevolusi mengikuti jaman dan tentunya dengan teknologi terbaru yang lebih terkini / up to date, inovatif dan bahkan mungkin lebih simple dalam proses operasionalnya, karena itu setiap pusat pelayanan harus mengikuti perkembangan yang ada, di ikuti juga dengan para petugas medis dan para dokter. Peralatan medis yang akan di sediakan oleh pusat pelayanan Rumah Sakit sebagai penunjang kegiatan rumah sakit harus berfungsi dengan baik dan dapat digunakan dengan baik pula, tentunya masa pemakaian alat tersebut juga harus diperhatikan apakah dalam jangka waktu tertentu alat medis tersebut masih bisa difungsikan dengan di upgrade / diperbaharui sistem maupun kelengkapan penunjangnya, hal ini juga membantu Rumah Sakit dalam menekan biaya pengeluaran karena dengan cara

3

tersebut alat medis tetap berfungsi dengan baik tanpa mengurangi fungsi dan tetap mengikuti inovasi terbaru. Demikian pentingnya peralatan medis bagi sebuah pusat pelayanan dalam hal ini Rumah Sakit dalam hal menunjang operasional kegiatannya sehingga harus disediakan oleh pengelola Rumah Sakit tentunya disesuaikan dengan standar pelayanan Rumah Sakit tersebut.

B. Tujuan Adapun tujuan dari pembelian alat medis ini adalah untuk memenuhi standar pelayanan sekaligus melengkapi fasilitas pelayanan Rumah Sakit, operasional sebuah pelayanan di Rumah Sakit berjalan dengan baik dan tujuan utama untuk memberikan pelayanan kesehatan pada pasien yang berobat dapat tercapai dengan baik.

C. Sasaran Tercapainya tujuan dari standar pelayanan Rumah Sakit yang diharapkan dengan di tunjang oleh peralatan medis yang terbaik, inovatif dan berfungsi sesuai kebutuhan pelayanan medis di Rumah Sakit di bantu oleh pelayan medis dan para dokter yang kompeten dengan pengetahuan yang baik serta terampil dalam menggunakan alat medis yang tersedia pelayanan Rumah Sakit tersebut.

4

BAB I PENGERTIAN DAN PENGGOLONGAN

A.

PENGERTIAN Pembelian alat medis dilakukan karena adanya suatu kebutuhan dari user atau pengelola Rumah Sakit atas dasar kebutuhan sebuah pelayanan atau pengembangan suatu pelayanan. Pembelian alat medis dapat dilakukan dan akan terealisasi apabila terjadinya suatu transaksi antara penjual dan pembeli dalam proses seleksi merk dagang, seleksi pemasok dan negosiasi harga baru setelah itu pembelian mengeluarkan surat pemesanan dan dilakukan pengiriman barang dari pemasok. Pembelian unit yang dilakukan biasanya akan dibuatkan anggaran, dimana anggaran tersebut mengatur setiap unit atau bagian dalam mengelola perencanaan kebutuhan untuk ditahun yang akan datang serta membantu bagi unit terkait dalam mengelola keuangan sebuah Rumah Sakit.

B. PENGGOLONGAN Biasanya sebuah rumah sakit akan melakukan penggolongan dalam hal penyediaan kebutuhan alat medis, dan dari penggolongan tersebut akan di tentukan alat medis yang dapat langsung disediakan / dibeli atau alat medis yang di rencanakan terlebih dahulu ( sesuai kebutuhan pelayanan yang akan dikembangkan oleh Rumah Sakit ) dan kewenangan untuk persetujuannya diatur sesuai dengan keputusan manajemen tertinggi / korporasi atau pemilik Rumah Sakit tersebut. Adapun penggolongan tersebut adalah : 1. Alat Medis berupa unit, dimana alat medis ini dibutuhkan atau akan diadakan dikarenakan suatu kebutuhan untuk pengembangan suatu pelayanan medis di Rumah Sakit dan biasanya membutuhkan dana yang cukup besar, maka untuk hal ini harus dilakukan perencanaan yang matang dari manajemen tertinggi atau pemilik rumah sakit, dan dalam pengadaannya / pembelian alat medis tersebut akan dilakukan langsung pemilik rumah sakit dan menentukan merk dan pemasok yang terpilih.

5

2. Alat medis berupa pendukung atau instrument, dimana alat ini dibutuhkan sebagai pengganti atau penambah untuk menunjang pelayanan di setiap unit yang pengadaannya tetap direncanakan dan hanya disetujui oleh Direktur atau Wadir Keuangan, dimana merk sudah distandarkan bagian pembelian mencarikan minimal 2 pemasok dan melakukan negosiasi atas peralatan medis yang akan di beli tentunya melihat aspek kualitas barang, ketepatan dalam pengiriman dan harga yang kompetitif.

6

BAB II RUANG LINGKUP

1. Perencanaan Untuk mengadakan suatu kebutuhan akan alat medis di Rumah Sakit, perlu adanya perencanaan, dimana setiap kebutuhan atau dalam hal ini pengembangan suatu unit pelayanan medis terencana dengan baik. Mulai dari bentuk pelayanan medis yang akan diadakan / dibuat serta tujuan dari pelayanan medis, petugas atau dokter yang kompeten untuk melakukan pelayanan medis tersebut, perhitungan dana yang akan dikeluarkan, target pasar dan berapa lama akan break even point setelah alat medis tersebut di sediakan. Pengelola Rumah Sakit harus benar – benar melakukan seluruh perencanaan ini dengan melibatkan bagian terkait, sehingga alat medis tersebut menjadi tepat guna, tepat sasaran dan bermanfaat bagi pelayanan medis di Rumah Sakit.

2. Pembelian Ruang lingkup pembelian alat medis meliputi pemilihan pemasok dari merk yang telah ditetapakan / sudah sepakati oleh pengelola Rumah Sakit, sesuai dengan kebutuhan dari perencanaan tersebut maka pembelian akan dilakukan setelah melewati proses negosiasi sesuai dengan kewenangannya dan setelah di pilih pemasok yang terbaik akan diterbitkan Purchase Order ( PO ), melakukan monitoring atas pembelian tersebut hingga barang diterima oleh gudang alat medis dan proses instalasi atau siap pakai. Pembelian akan menjaga hubungan baik dengan pemasok dan memproses pembayaran, melakukan evaluasi dan menilai kinerja pemasok sebagai referensi kedepannya untuk memenuhi kebutuhan alat medis di Rumah Sakit.

3. Penyimpanan Manajemen Penyimpanan atau Store Management meliputi pengawasan dan pengendalian alat medis secara fisik, menjaga dan merawat gudang atau area tempat penyimpanan alat medis, meminimalisasi keusangan dan kerusakan alat 7

medis melalui penanganan yang efisien, melakukan pencatatan jumlah persediaan yang ada digudang maupun ruangan dan menempatkan alat medis pada tempat yang sesuai. Manajemen Penyimpanan ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi terhadap kondisi dan jumlah alat medis secara fisik serta mencocokannya dengan jumlah yang tercatat di pembukuan asset Rumah Sakit.

8

BAB III TATA LAKSANA A. Perencanaan Pembelian Alat Medis Sesuai dengan anggaran yang ditetapkan bagi masing – masing unit pelayanan Rumah Sakit, maka unit terkait mengajukan permintaan pembelian untuk alat medis tersebut dengan memberikan spesifikasi alat medis detail, merk atau type jika sudah ditetapkan.

B. Proses Pengadaan / Pembelian Alat Medis Data permintaan pembelian yang diterima dari masing – masing unit pelayanan untuk menyediakan alat medis akan dilakukan proses pencarian pemasok, negosiasi harga, pembuatan Purchase Order ( PO ) ke pemasok terpilih dan pengiriman barang ke gudang Rumah Sakit.

C. Penerimaan dan Penyimpanan Alat Medis Berdasarkan jenis alat medis yang dipesan maka tata cara penerimaan dan penyimpanannya dibedakan sebagai berikut : a. Unit alat medis yang biasanya dalam ukuran besar dimana penerimaan berupa fisik besar dan harus ditaruh atau dipasang diruangan bersangkutan, proses penerimaan meliputi unit itu sendiri, akan ada proses selanjutnya yakni proses persiapan ruangan, proses pemasangan ( jika diperlukan ), proses instalasi, uji fungsi alat medis, jika diperlukan uji radiasi alat medis dan baru proses penerimaan dinyatakan selesai setelah tahapan demi tahapan tersebut diatas selesai. b. Instrument alat medis penerimaan dilakukan digudang pusat, pengecekan dilakukan oleh petugas biomedik, fisik barang baik dan alat medis berfungsi dengan baik. Alat medis akan diserahkan langsung ke unit terkait disimpan dan dirawat sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

9

BAB IV DOKUMENTASI

Setiap proses dari suatu kebutuhan akan barang / pengadaan barang tak lepas dari dokumentasi / surat yang telah dikeluarkan hal ini sangat diperlukan agar ter-recordnya proses pengadaan barang tersebut dengan baik, apabila dokumentasi itu diperlukan dikemudian hari maka dapat dipertanggungjawabkan.

Dalam hal ini dokumentasi dari pembelian alat medis dimulai dari : A. Permintaan pembelian Permintaan pembelian / purchase requestion dibuat berdasarkan adanya suatu kebutuhan dari setiap unit terkait atau adanya pengembangan suatu unit pelayanan medis disetujui oleh masing – masing atasan dari unit terkait diisi sesuai spesifikasi yang jelas alat medis yang diperlukan / diminta. Dokumen ini akan disertakan dalam PO. B. Surat Penawaran Surat penawaran / quotation dikeluarkan oleh pemasok berdasarkan permintaan dari bagian pembelian atas alat medis yang akan dibeli, sesuai dengan spesifikasi yang diminta, merk dan type alat medis tersebut ( jika diperlukan dengan brosur ), harga per unit / set, hingga proses pembayaran dan pengiriman barang. Dokumen ini akan disertakan dalam PO C. Surat Pesanan Surat pesanan / purchase order ( PO ), akan dibuat oleh pembelian apabila proses negosiasi dan pemilihan pemasok telah selesai di tetapkan, pembelian akan membuat PO berdasarkan surat penawaran barang dengan harga yang telah ditetapkan bersama, disetujui oleh pejabat sesuai dengan kewenangan yang sudah diatur. Dokumen ini akan di print dalam kertas rangkap 3 dan akan diserahkan lembar 1 Pembelian, lembar 2 Gudang dan lembar 3 keuangan. D. Surat Jalan / Berita acara Surat jalan atau bisa berupa berita acara akan disertakan oleh pemasok sebagai bukti bahwa barang dibawa dan diserahkan ke pembeli dan akan ditandatangani apabila , terpasang / install, dan berfungsi dengan baik oleh petugas gudang / biomedik 10

Rumah Sakit, disertakan dengan nama penerima dan tanggal diterima. Dokumen akan dilampirkan lembar asli pemasok, lembar copy gudang dan lembar copy pembelian. E. Penerimaan Barang Surat penerimaan barang ini akan dikeluarkan setelah barang telah selesai dan diterima dengan baik oleh gudang / biomedik, setelah dilakukan penerimaan secara sistem maka surat penerimaan barang ini akan tercetak, lembar asli keuangan, lembar copy gudang, lembar copy pembelian F. Faktur Pembelian Pemasok akan melakukan proses pembayaran / penagihan ke pihak Rumah Sakit, maka akan mengeluarkan faktur / invoice untuk proses tersebut mengacu pada surat jalan dan sesuai dengan harga penawaran yang sudah final pada saat negosiasi dengan menyertakan surat jalan asli, dan akan dilampirkan PO asli, SPB asli, dan penawaran harga yang telah disetujui, selanjutnya akan diserahkan ke unit keuangan untuk proses pembayaran.

11

BAB V PENUTUP

Demikian Buku Panduan Pembelian alat medis ini disusun untuk dapat digunakan dan bermanfaat sebagai panduan dan pegangan bagi pihak terkait dalam hal pengadaan lat medis di Rumah Sakit Sentra Medika Cibinong. Dengan segala keterbatasan dan kekurangannya kami mohon dukungan dan kerjasamanya dari berbagai pihak yang terkait dalam menerapkan agar dapat tercapai tujuan yang diharapkan.

A. Lampiran I. B. Lampiran II C. Lampiran III

12