Outlook 2003

贝卡尔特 MS Outlook 2003 用户手册

MS Outlook 200 3 Table of Content 导言 ......................................................................................................................................................................................3 单元 1: OUTLOOK 邮件 .................................................................................................................................................4 1.浏览 OUTLOOK.................................................................................................................................................................4 2. 创建个人文件夹..........................................................................................................................................................6 3.撰写并发送电子邮件.................................................................................................................................................10 4.回复邮件.....................................................................................................................................................................13 5.附件的处理.................................................................................................................................................................14 6.邮件的后续标志 .......................................................................................................................................................15 7.使用视图和颜色.........................................................................................................................................................16 8.清理邮箱 ...................................................................................................................................................................18 9.代理.............................................................................................................................................................................23 10.缓冲交换模式（CACHED EXCHANGE MODE）.............................................................................................................24 单元 2: OUTLOOK 日历 ...............................................................................................................................................25 1.使用日历视图.............................................................................................................................................................25 2.安排约会.....................................................................................................................................................................25 3.发送会议要求.............................................................................................................................................................27 4.安排全天事件.............................................................................................................................................................30 5.用颜色来自定义日历视图.........................................................................................................................................30 6.改变日历设置和选项.................................................................................................................................................31 7.共享日历 ...................................................................................................................................................................32 单元 3: 联系 人和任 务 ...................................................................................................................................................34 1.添加联系人.................................................................................................................................................................34 2.使用联系人列表.........................................................................................................................................................34 3.管理联系人.................................................................................................................................................................35 4.打印联系人信息.........................................................................................................................................................36 5.在联系人信息中添加相关文档链接.........................................................................................................................37 6.共享联系人.................................................................................................................................................................38 7.使用任务管理器.........................................................................................................................................................38 单元 4: OUTLOOK 工具 ...............................................................................................................................................42 1.发送 HTML 格式的电子邮件....................................................................................................................................42 2.创建签名.....................................................................................................................................................................43 3.使用微软其它的办公软件.........................................................................................................................................45 4.使用 OUTLOOK 日记和便笺..........................................................................................................................................45 5.文件夹的创建.............................................................................................................................................................48 6.创建并应用类别.........................................................................................................................................................49 单元 5: 管理 OUTLOOK...............................................................................................................................................50 1.使用外出时的助理程序.............................................................................................................................................50 2.外出时的规则.............................................................................................................................................................51 3.收件箱规则 ...............................................................................................................................................................51 4.垃圾邮件和图像的阻止.............................................................................................................................................54 5.联机 / 脱机工作状态.................................................................................................................................................55 6.导入、导出条目 .......................................................................................................................................................58 单元 6: 自定 义 OUTLOOK...........................................................................................................................................58 1.指定启动文件夹.........................................................................................................................................................58 创建于 2005 年 3 月 11 日

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2.自定义视图 ...............................................................................................................................................................59 单元 7: 基础 网络知 识和公 司政策 ...............................................................................................................................61 1.登陆.............................................................................................................................................................................61 2.网络共享.....................................................................................................................................................................62 3.防毒软件 (MCAFEE VIRUSSCAN)..................................................................................................................................63 4.外部互联网/企业内部网（INTERNET/INTRANET）........................................................................................................64 5.远程用户.....................................................................................................................................................................65

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导言 贝尔卡特使用 Microsoft Outlook 交换服务器（ Exchange Server）作为电子邮件系统。现 有 98%以上的贝尔卡特用户使用 MS Outlook, 它使全球的信息交流变得更加方便快捷。 为何要升级到 Exchange Server 2003? Exchange Server 2003 在系统性能和工作效率方面向 IT 专业人员和工作人员提供了便利， 决定做升级就像计数一样容易。以下是 Exchange Server 2003

的十大优点：

1. 为 IT 人员增强了效率。 系统管理员能节省时间并提高工作效率。 2. 增强的安全性能。 3. 降低成本。 4. 可在任何地点访问 。 5. 增强的服务器实用性和可靠性。 6. 更快、更简单的升级和部署

.

7. 使用户工作效率增强。 8. 改进的可操纵性和最佳监控系统。 9. 获利于现有的技术和基础设施

。

10. 协同合作的应用开发。

Microsoft Outlook 2003 是你的个人信息管理器，向你提供了一个集管理电子邮件、日历、 联系人和其他个人和团队信息为一体的应用程序。Outlook 2003 的主要增强的性能有：缓 冲交换模式（Cached Exchange Mode）、自动邮件分组、垃圾邮件处理和新增的阅读视图 — 改进了你组织和管理信息的方式，并提高了性能和识别连接服务器的能力。 贝卡尔特中国的交换服务器位于江阴。每个贝卡尔特用户的邮箱容量为 200 兆（MB）， 当 你的邮箱达到 180 兆时，你将会收到一封电子邮件以作提醒。要检查你的邮箱大小，请参看 第 6 页或第 18 页。

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单元 1:

Outlook

邮件

1. 浏览 Outlook a) 确保常用工具栏和高级工具栏正常显示： 确保常用工具栏 和高级工具栏 是选中的。

i.

右击工具栏上任意位置

ii.

在高级工具栏 上(一般显示在屏幕上方的第二排)，点击

将预览窗格

打开一预览收件箱里的邮件。 iii.

点击视图

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阅读窗格 ，调整预览窗格的位置。

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iv.

在 Outlook 窗口的左侧: 你最常用的文件夹。要创建新的收藏文 件夹 ，直 接将其它所有文 件夹 下的文件夹拖拉到收藏文件 夹下即可。

显示所有的文件夹。 你在服务器上的邮箱。

个人文件夹 - 位于你的本地硬盘（ C:\ 或 D:\ ）。个 人文件夹起着非常重要的作用：当你在服务器上的邮 箱容量快耗尽的时候（服务器上的邮箱最大容量为 200 兆，你会在邮箱达到 180 兆时收到一封提醒电子 邮件），你可将 邮箱 -你的 名字 下的收件箱 里的邮 件手工拖到个人文件夹里。

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2.

创建个人文件夹 a)

当你在服务器上的邮箱容量接近 200 兆时，就有必要在你的本地硬盘上创建一 个个人文件夹 ，然后将位于 邮箱 - 你的名字 下的收件箱 里的邮件拖到你的 个人文件夹 里。

b)

要创建个人文件夹 , 点击工具

电子邮件账户…

确保“查看或更改现有的

电子邮件账户 ”是选中的，点击下一步， 再点击 新建 Outlook 数据文件…

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c)

选第一个选择 – Office Outlook

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个人文件夹文件

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(.pst) ， 点击确定 。

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d)

在文件名 后给个人文件夹文件命名，点击确定

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e)

下面的对话框会弹开，然后点击确定： :

注意 : 请确保在将新邮件传递到以下位置 下， “邮箱 - 你的名字 ” 是选中 的；否则，新邮件就会直接转到你的个人文件夹，而不会留在服务器上的收件 箱内。如果你的硬盘坏掉了，你的邮件就将无法被挽回。

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3.

撰写并发送电子邮件 a)

在收件箱 ，点击窗口左上方的

b)

点击“收件人 ”按钮添加收件人。

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按钮创建一封新的邮件。

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c)

被选为“密件抄送 ”的收件人地址是不会被其他收件人看到的。

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d)

添加完收件人地址后，可点击在新邮件窗口的工具栏上的“选项 ”按钮:

e) 邮件选项对话框弹出： i. 重要性: 包括高/中/低三个级别，意味着你发送出的邮件如何重要。 ii. 敏感度: 包括普通/个人/私有/机密四个级别，意味着收到此邮件的人将会如 何看待或处理你的邮件内容。 iii.使用投票按钮：当你想要举行投票选举或收集同事间的意见时，可用此按钮。 iv. 请在送达此邮件后/阅读此邮件后给出“送达”/“ 已读”回执：系统将会自 动发送电子邮件告诉你对方是否已经收到 / 读取了你的邮件。 v. 使答复发送到：将这封邮件的答复发送给其他人，如经理助理等。 vi. 已发送的邮件保存于：将已发送的邮件副本保存到指定文件夹中。 vii.

传递不早于：在发件箱 文件夹中，将邮件一直保留到指定的日期和时间。

viii.过期时间：使邮件在指定的日期和时间后失效。

注 ：邮件文本的默认字体为“Verdana ” 重要： 在邮件正文部分输入文本时，除了在需要另起一段的地方打回车键之外， 请不要的在行末人工回车。

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4. 回复邮件 a)

单击或打开你想回复的邮件，然后点击“答复发件人 ”按钮回复发件人；点击 “全部答复 ”按钮对所有包含在电子邮件里的地址进行回复。

b) 如何在回复邮件时包含原邮件带有的附件？

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i.

工具

选项…

电子邮件选项 , 在“答复邮件时 ”的下面选择 “附加

原始邮件 ”:

5. 附件的处理 a)

发送的附件大小不能超过 2 兆（MB），若大于 2 兆，你将无法发送此邮件。对于 较大的附件，可以使用压缩软件 WinZip 压缩一下，再发出。

b) 怎样将若干文件夹压缩成一个压缩文件包？ i.

用 shift 或 ctrl 键选择若干个文件夹或文件，然后用鼠标右键单击选中的文 件夹或文件，在弹开的快捷菜单中选择“添加到压缩文件… ”

ii.

然后，在新邮件里，点击插入

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文件 附加此压缩文件包。

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6. 邮件的后续标志 a)

标记邮件以提醒自己对邮件内容进行跟踪后续。点击邮件标题右端的

，标

记变为红色 右击

选择添加提醒… 设置标志类型、到期日期和时间…

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b)

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7. 使用视图和颜色 a)

在收藏文件夹下: 点击 未读邮件 以查看还没有读取过的邮件；点击 后续标

志 来查看已标记过的邮件；已发送邮件 去查看已经被成功发送出去的邮件。

b)

在收件箱 ，点击位于高级工具栏 上的邮件 下拉箭头，选择不同的视图方式来查 看你的邮件：

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c)

在菜单栏上，点击视图

排列方式 ，选择不同的分组选项来将你的邮件进行分

类。

d)

你可以通过工具

组织… 给你收件箱 里的邮件标题着色，一个小窗口会在

收件箱上方弹出：

i.

点击左边的 使用颜色 。

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ii.

输入 发件人名称

(或者最简单的方法就是，在收件箱里点击一封那个发件

人发给你的邮件，发件人的名称就会自动显示。). iii.

点击 颜色下拉箭头

iv.

点击 应用颜色 按钮。

v.

要删除你已应用的颜色，可以点击组织窗格右上方的 自动设置格式

选择颜色。

按钮，

高亮要删除的格式，点击 删除 按钮：

e)

有时你希望把那些只发给你的邮件突出显示，可在 将只发送给我的邮件显示

为 后选择一个颜色，然后点击“打开 ”按钮。 8. 清理邮箱 a)

查看邮箱大小 右击 收件箱

i. ii.

b)

属性 ：

在收件箱属性对话框下方，点击 文件夹大小…

按钮以查看邮箱大小:

查找较旧和较大的条目

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i.

方法一：在所有文件夹 下展开搜索文件夹 ，点击大邮件 to 以查看大小超过 100KB 的邮件 (可以通过右击 大邮件

自定义此搜索文件夹 ... 条

件... 来为较大邮件定义标准)

ii.

方法二：点击常用工具栏 上的“查找 ”按钮，然后点击选项

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第 19 页，共 76 页

高级查找 ...

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iii.

在高级查找对话框中，选择要查找的旧条目的接收或发送的时间范围：

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iv.

在其他选择 选项卡下，指定要查找的较大条目的大小范围：

v.

c)

然后点击 开始查找 按钮。

存档

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1)

如果你要存档你的收件箱，确保你是在收件箱里，然后点击文件

存

档...

选择要存档的文件夹。

选择日期。

选择存档到硬盘上的那个位 置。

2)

存档 与个人文件夹 比较 ： 你可能会发现，存档和个人文件夹的功能非常相似。他们所实现的功能 实际上是一样的，就是释放你在服务器上的邮箱空间到你的本地硬盘 (C:\ 或 D:\)；它们只是将服务器上的数据本地化到你硬盘上的不同方 式而已。你可以尝试任何一种方法。

d)

清空已删除的邮件 右击 已删除的邮件

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文件夹

选择 清空 “已删除邮件”文件夹。

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9. 代理

由于工作需要，你可能需要将处理你的 Outlook 文件夹（收件箱、日历、联系人、任务等等） 的权限支配给你的同事，就好比有一个助手在帮你管理你的邮件和日程安排等等。这个授权 给他人来打开你的文件夹、阅读和创建条目，并代表你回复邀请的过程就叫代理 。操作过 程如下： a)

菜单栏上，工具

选项… ，点击代理 选项卡。

b)

点击添加 按钮，从全球通讯簿中选择一个用户，然后点击确定 。

c)

代理权限对话框

弹开，为不同的文件夹选择不同的权限：

d) 代理权限有： i.

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作者

作为代理，你可以读取、创建条目，并修改和删除你创建的条目。

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编辑

ii.

作为代理，你拥有所有作者的权限，并且可以修改和删除经理人

创建的条目。 校对员

iii.

e)

作为代理，你可以读取条目。

你的代理怎样打开你的文件夹？ 她可以点击文件

打开

例如，你授权的用户要打开你的收件箱，他/

其他用户的文件夹…

10. 缓冲交换模式（ Cached Exchange Mode

）

a) 当你首次启动 MS Outlook 2003，你就已经在缓冲模式下了。. b)

关于缓冲交换模式（ Cashed Exchange Mode

）:

当你使用 Microsoft Exchange Server 的电子邮件账户时，Cashed

i.

Exchange Mode

在你的电脑里存贮了一个你的邮箱的副本。这个副本提供

了一个通向数据的快速通道，并频繁的与邮件服务器进行更新。 ii.

无论你在哪里，如果你脱机工作，你仍旧可以马上访问到你的数据。如果由 于某种原因，你无法连接到邮件服务器，Outlook 会自动切换到 尝试连接 或 断开连接 状态。如果连接恢复了，Outlook 就会自动的切换回连接状态。 任何你在未连接时做过的修改都会在连接后自动同步的。同步过程中，你仍 旧可以继续工作。

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单元 2:

Outlook

日历

1. 使用日历视图 a)

在工具栏上，

按钮将把你带到当前的日期；要在天/周/月视图之间切

换，可点击

按钮

b) 改变天/周/月视图

 在日历 ，在菜单兰，视图

排列方式

当前视图 ，点击自定义当前视图 。

 点击 其他设置… 按钮。  尝试以下任何一项: 

改变天视图的显示，改变 时间字体 和 时间刻度 。



要将周末在同一格内显示，选择 压缩周末 复选框。



若要用微型时钟显示约会时间，在周或月视图，选择 以钟表方式显

示 复选框。 2. 安排约会

 注 ：不要重叠约会条目 - 不要超负荷安排约会或会议条目。.

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

在日历 ，点击工具栏 上的“新建”按钮， 或点击文件



在 主题 框内输入约会主题。



在 地点 框内输入约会地点。



输入 开始 和 结束时间 。

新建

约会 。

 选择其它你需要的选项。 

要使此约会周期性地循环，点击“重复周期 ”。

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

点击 确定 。



点击 保存并关闭

。

提示 : 在日历 ，你也可以通过选择一个时间段来新建约会，右击，然后在弹 出的快捷菜单里点击 新建约会 或 新定期约会

。

 提醒窗口 : i.

所有的提醒条目都列在一个对话框中。

ii.

提醒日期会弹出。

iii.

提醒可以被消除。

3. 发送会议要求 a)

在日历 ，菜单栏上，动作

新会议要求

. b)

点击收件人… .

c) 输入或从全球通讯簿中选择与会者名称。 d)

对每一个输入的名称，点击必选 , 可选 , 或资源 . (必选 和可选 与会者会显 示在约会选项卡下收件人 框内，资源 则显示在 地点 框内.也可右击资源 ，

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以查看其属性。)， 然后点击确定 。

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e)

点击 计划 ; 选择一个所有与会者都可行的时间。你可以用 自动选取 按钮来 查找下一个所有与会者的可行时间。

f)

点击 约会 选项卡。

g)

输入 主题 。

h)

若还未安排会议室的话，就输入 地点 。

i)

若要会要周期性循环，点击 重复周期 按钮。

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j) 选择其它必要的选项。 k)

点击 发送 。

4. 安排全天事件

 事件是一个持续 24 小时甚至更长的活动。 i.

在日历 , 在菜单栏，动作

ii.

输入主题 。

iii.

输入地点 。

新建全天事件 。

iv. 选择其它必要的选项。 v.

向其他查看你日历的人表示你是外出的，而不是空闲，在 时间显示为

列表里，

点击外出 。 vi.

指定开始 和结束时间； 如果需要的话，点击 重复周期 。.

vii.

点击 保存并关闭 。

提示 : 在天/周/月视图，你可以快速的通过双击日期标题来新建全天事件。

5. 用颜色来自定义日历视图

 给约会和会议条目着色

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i.

在日历 ，右击一个约会或会议，点击标签 ，然后在弹出的列表里选择颜色。

6. 改变日历设置和选项 a)

在日历中查看多重日期 在日历左上方的日期浏览器中，高亮你想查看的多个日期。

b)

并排显示日历 你可同时在日历 中最多并排显示 30 个日历。

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i.

在日历 窗口左侧，点击打开共享日历 。

ii.

点击姓名 按钮或直接输入要打开的那个日历的用户名称。

iii.新的日历将会显示在视图中已有的日历的旁边。

7. 共享日历

 在 日历 窗口左侧，点击

.

a) 允许任何人查看你的日历： i.

在名称 框， 点击默认 。

创建于 2005 年 3 月 11 日

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ii.

在 权限 选项卡下，在权限级别 列表里，点击你想要的级别。

b) 指定个别用户来访问你的日历列 i.

点击添加 。

ii.

在 添加用户 对话框中，选择或输入你想指派权限来访问你日历的用户名 称，点击添加

iii. 在名称 框，点击你刚才添加的用户。 iv. 在 权限级别

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列表里，点击你想要分配的权限级别。

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单元 3:

联系人和任务

1. 添加联系人 i.

文件

新建

联系人 。

ii.

为联系人输入姓名 。

iii.输入联系人的相关信息。 i.

表示为 ：字段决定如何显示该联系人的姓名。

ii.

要在一个字段内输入多项，比如多个电子邮件地址，点击电子邮件字段 旁边的下拉箭头

。

提示 : 你可快速创建另一个有着相同公司信息的联系人。在当前联系人窗口，点击动作

来自相同单位的联系人 . 注：显示西方人姓名时，名字在前、姓在后；显示中国人姓名时，姓在前，名字在后。

2. 使用联系人列表 a) 快速查找联系人

i. b)

在联系人视图，直接键入要查找的人的名字的首字母或首字。

对于更进一步的查找，在工具栏上，在请输入要查找的联系人

框中输入要查找的

联系人的名称，然后回车。. ii.

你可以输入部分姓名，比如 Judy L, 姓或名，一个电子邮件的别名，或姓 名或公司名称。

c) 使用视图

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在日历，点击窗口左侧的任何视图：

ii.

3. 管理联系人 a) 移动联系人到特定文件夹 i. 点击并拖动一个或多个联系人（可用 Ctrl 键选择不相邻的多个联系人，用

Shift 键选择相邻的多个联系人）到另外一个文件夹（可右击联系人文件夹 创建新的子文件夹），等到目标文件夹的名称高亮时，便可松开鼠标。联系 人的移动就完成了。 ii. 删除不好的联系人或者将其移到垃圾邮件列表里。 1)

在工具 菜单，点击 选项 。

2)

在首选参数 选项卡下，点击电子邮件 按钮，点击垃圾邮件 。

3)

点击组织发件人 选项卡。

创建于 2005 年 3 月 11 日

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4)

点击 添加 。

5)

输入你想阻止的电子邮件名称或地址，点击 确定 。

6) 重复第 4 和第 5 步，添加更多的垃圾邮件地址。

4. 打印联系人信息 a)

文件 菜单，点击打印 。

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b)

在打印样式 框中，点击你需要的样式。

5. 在联系人信息中添加相关文档链接

 将文档放置在正确的联系人、任务或会议中。 a)

打开你想要添加文档链接的联系人（或任务、会议）。

b)

在动作 菜单，点击链接 ，再点击项目 。

c)

在查找 框中，点击包含你要链接项目的文件夹。

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在项目 列表中，选择你要链接到此联系人中的项目。

d)

6. 共享联系人 a)

在联系人 窗口的左侧的浏览窗格里，点击共享联系人 。

b) 与共享日历的步骤一样。

注:

共享日历 只在你使用交换服务器的电子邮件账户时才出现。

7. 使用任务管理器 a) 添加任务

创建于 2005 年 3 月 11 日

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i.

文件

新建

任务 。

ii.

在主题 框中，输入任务名称。

iii.完成对话框中的其它你需要记录的任务信息。 iv. 若要使任务循环，点击重复周期 ，与日历中的定期约会或会议的操作过程

一样。 b) 发送任务要求

i.

第一次分配任务

文件

1)

新建

任务要求 。要分配已经存在的任务，在任务列表里，打

开一个你想分配的任务，点击分配任务 按钮。 在收件人… 框中，输入你想要分配给任务人员名称，或点击收件人 按

2)

钮，在列表里选择。 3)

根据需要，选择截至日期 和状态 。

4)

根据需要，选择或清除

5)

如果你需要此任务重复，点击重复周期 按钮。

复选框。

6) 在任务信息框的正文部分，输入任务的说明和相关信息。 点击发送

7)

注:

。

如果你分配了一个定期任务，此任务的副本会保留在你的任务列表里，但

不会自动更新。如果你选择了

复选框，你将会收

到每个已完成的定期任务的状态报告。 ii.

在收件人拒绝了你的任务要求后重新分配任务。 1) 打开任务列表里被拒绝的任务。 2)

点击动作 菜单到分配任务 。

3)

在收件人… 框中，输入你要分配任务的人员名称。

创建于 2005 年 3 月 11 日

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点击发送

4)

iii.

。

重新分配他人指派给你的任务 1) 打开包含此任务要求的邮件。 2)

点击动作 菜单到分配任务 。

3)

在收件人… 框中，输入你要分配任务的人员名称。

4)

根据需要，选择或清除

5)

点击发送

复选框。

。

c) 删除已完成的任务

 在你的任务列表里选择已完成的任务，点击

按钮。

d) 管理任务 

在任务 窗口的左侧，选择任何一个当前视图 下的视图类型，便可按次视图 将任务分组或排序：

创建于 2005 年 3 月 11 日

第 40 页，共 76 页

作者：余珊珊

贝卡尔特 MS Outlook 2003 用户手册

e) 给任务添加优先级

如果你需要将任务按优先级排序，首先要为每个任务指定优先级。默认状态下，所 有任务的优先级都是普通 ；不过，你可以改变优先级到低 或高 ： i. 打开你要修改优先级的任务。 ii.

在优先级 下拉框中，选择优先级别。

优先级修改完之后，回到你的任务列表，然后点击任务列表上方的优先级按钮

，

便可按优先级高低排序。 f) 共享任务

 在任务 窗口的左侧，点击

按钮，按照共享日历/联系人的方

法操作。

创建于 2005 年 3 月 11 日

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作者：余珊珊

贝卡尔特 MS Outlook 2003 用户手册

单元 4:

Outlook 工具

1. 发送 HTML 格式的电子邮件 a)

工具

b)

在以该邮件格式发送

创建于 2005 年 3 月 11 日

选项…

邮件格式 。 列表里，选择 HTML 格式。.

第 42 页，共 76 页

作者：余珊珊

贝卡尔特 MS Outlook 2003 用户手册

c)

选择了 HTML 格式后，你就可以为你的外发邮件选择信纸 了：在邮件格式 选项 卡下，点击“信纸选取器 ”按钮。

2. 创建签名 a)

点击 工具

选项

邮件格式

签名

新建 。

b)

在输入新签名的名称

c)

在选择创建签名的方法 ，选择你需要的选项。

d)

点击下一步 。

e)

在签名文本 框中，输入你要包含在此签名中的内容。

框中，输入一个名称。

f) 你也可以将其他文档中的文字内容复制过来。

创建于 2005 年 3 月 11 日

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贝卡尔特 MS Outlook 2003 用户手册

g)

选中签名文字，点击字体 或段落 以修改签名的字体和段落样式。如果你使用 纯文本作为邮件的格式，这些选项是不起作用的。

h)

若要在签名中添加一个电子电子名片（ vCard ）的话，在 vCard 选项中， 在 列表里选择一个电子名片（ vCard ），或点击联系人的新电子名片 。

i)

完成编辑新签名后，点击完成 按钮。

j)

一旦你创建了一个签名，你就可以在新邮件里插入你的签名；或者在工具

项

邮件格式

选

签名 下，为新邮件选择一个签名：

注: 1. 最好为你的邮件创建两个签名，一个工作上用，一个为个人用。2. 请按照 以下模式创建签名 姓名 职位 责任领域 法人名称 地址 电话： + xx x xxx xx xx 传真：+ xx x xxx xx xx 手机：+ xx xxx xx xx xx 姓.名@bekaert.com www.bekaert.com

创建于 2005 年 3 月 11 日

第 44 页，共 76 页

作者：余珊珊

贝卡尔特 MS Outlook 2003 用户手册

另外，系统会自动将下列文本添加到你的签名文本当中：

This e-mail and any attachment thereto may contain information which is confidential, privileged or otherwise protected from disclosure and/or protected by intellectual property rights. It may be read, copied and used only by the intended recipient and this only for the purpose for which it has been sent. If you are not the intended recipient, please contact the sender immediately by return e-mail or by telephoning, and delete this message and any attachment from your system. In such case you must not copy this message or attachment or disclose the contents to any other person. We believe, but do not warrant that this e-mail and any attachments are virus free. You should take full responsibility for virus checking. Any opinions expressed in this email are those of the individual and not necessarily of the Company.

3. 使用微软其它的办公软件 a)

要用微软的办公自动化应用程序作为电子邮件的编辑器，可以点击动作

件使用

4. 使用 Outlook

Microsoft Office

新邮

，选择任何一个你需要的程序。

日记和便笺

 日记 日记 以时间刻度视图自动记录那些与你选择的联系人有关的动作。除了跟踪记录 Microsoft Outlook 条目，例如电子邮件，也记录其他的 Microsoft Office 文档，例如 Microsoft Word 或 Microsoft Excel 文件。

创建于 2005 年 3 月 11 日

第 45 页，共 76 页

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贝卡尔特 MS Outlook 2003 用户手册

a)

点击工具

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选项

日记选项 ，选择你要自动记录的条目：

第 46 页，共 76 页

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贝卡尔特 MS Outlook 2003 用户手册

b)

点击 Outlook 窗口左下方的文件夹列表 按钮，然后点击列表中的日记 ，你会在 时间刻度视图看到你选择记录的条目。

 Outlook 便笺 a)

创建新便笺：点击文件

新建

便笺 ；或者点击窗口左下方的便笺 按钮，

再点击工具栏上的“新建 ”按钮。

b) 输入便笺的文字内容。 c) 然后直接点击便笺右上方的关闭按钮。 d)

右击便笺 ，可以转发 便笺给他人或者改变便笺颜色 ：

创建于 2005 年 3 月 11 日

第 47 页，共 76 页

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5. 文件夹的创建

 新建文件夹 a)

文件

b)

在名称 框内输入文件夹的名称。

c)

在文件夹包含

创建于 2005 年 3 月 11 日

新建

文件夹 。

框内，点击你想创建的文件夹类型。

第 48 页，共 76 页

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贝卡尔特 MS Outlook 2003 用户手册

d)

在选择放置文件夹的位置

列表里，点击 邮箱– 你的名字 下面的文件夹，

请不要 在你的个人文件夹 下创建子文件夹。

6. 创建并应用类别 a)

在 Outlook 收件箱 /日历 /联系人 /任务 里，右击任何一个条目，就可以创建类 别； 目的是为了更好的排序和组织你的条目。 例如：在联系人 里，右击任何一个联系人，点击类别 ，在列表里选择相应的类 别或在上面的空白处输入新的类别名称，然后点击确定 :

创建于 2005 年 3 月 11 日

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单元 5:

管理 Outlook

1. 使用外出时的助理程序 此功能要求你使用 Microsoft Exchange Server a)

电子邮件账户。

当你要出差时，可以启用外出助理程序，点击工具

外出时的助理程序 。选

择“我目前外出 ”，在第一个空白处输入自动回复 的文本。 b)

当你出差回来后，别忘了选择“我目前在办公室 ”以禁用此功能。

创建于 2005 年 3 月 11 日

第 50 页，共 76 页

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贝卡尔特 MS Outlook 2003 用户手册

2. 外出时的规则 a)

确保“我目前外出 ”是选中的，点击添加规则… 按钮来添加外出时的规则， 服务器便会自动处理你添加的规则。

例如：当你不在办公室时，你希望服务器能自动地将余珊珊发来的电子邮件转 发给范云佳，你可以按照以下的显示添加一条规则：

3. 收件箱规则  你联机（在办公室）时的规则。  一个或多个自动处理符合一定条件的电子邮件及会议要求的动作。规则也可被视 为筛选器。 a)

使用规则对电子邮件进行筛选（组织病毒和垃圾邮件） 示例 #1 : 你想删除那些你不想收到的从某些发件人发来的邮件 i.

确保你是在收件箱 ，不是的话，点击 Outlook 窗口左下方的邮件 按钮。

ii.

点击工具

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规则和通知 。 第 51 页，共 76 页

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贝卡尔特 MS Outlook 2003 用户手册

iii. 在左上角点击新规则…

按钮。

iv. 选择由空白规则开始 ，然后点击下一步 。

选择个人或通讯组列表 ，然后点击下面的个人或通讯组列表

以选择发

件人或在发件人 -> 后输入电子邮件地址，然后点击下一步 。

v.

选择删除 或永久删除 ，然后点击完成 。

 示例 #2 : 你想要自动移动一些带有特定主题或关键字的电子邮件到其它文件夹。 创建于 2005 年 3 月 11 日

第 52 页，共 76 页

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贝卡尔特 MS Outlook 2003 用户手册

i.

点击工具

规则和通知…

新建规则…

ii.

选择移动某人发来的邮件到文件夹（

或将主题中包含特定词语的邮件

机动到文件夹 ） ，点击下一步 。 iii. 点击个人或通讯组列表 以指定发件人(或主题中含有的关键词 )，点击指

定文件夹 去选择你想把从那个发件人发来的邮件移到哪里(如果你没有目

创建于 2005 年 3 月 11 日

第 53 页，共 76 页

作者：余珊珊

贝卡尔特 MS Outlook 2003 用户手册

标文件夹，点击新建 ，新建一个新文件夹)。

iv. 点击下一步 ，在点击完成 按钮。

b) 重复以上的规则，指定不同的条件，可创建更多的规则。 c)

要禁用或删除规则，点击工具 则，或点击删除

规则和通知 ，去掉规则左边的复选框以禁用规

按钮去删除规则。

4. 垃圾邮件和图像的阻止 注: 此小结仅作参考，垃圾邮件的阻止功能已在服务器端自动运行了，正常情况下 无需自行设置。

a)

设置垃圾邮件筛选器 : i.

点击工具 菜单，点击选项 。

ii.

在首选参数 选项卡，点击垃圾邮件 。

创建于 2005 年 3 月 11 日

第 54 页，共 76 页

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贝卡尔特 MS Outlook 2003 用户手册

在选项 下选择不同的保护级别；或者在安全发件人 , 安全收件人 或

iii.

阻止发件人 下指定不同的发件人。 b) 快速添加电子邮件发件人到你的垃圾邮件列表中： i.

在收件箱 ，右击邮件标题，在弹出的快捷菜单内选择：

5. 联机 / 脱机工作状态 你可以在 Outlook 窗口的右下方看到联机 或脱机 的指示，这表示你是否连接到了服 务器。

如何在联机和脱机工作状态中切换： a)

在文件 菜单，点击脱机工作 。

b) 切换后，你必须重新启动 Microsoft Outlook。 创建于 2005 年 3 月 11 日

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贝卡尔特 MS Outlook 2003 用户手册

c)

如果你选择了脱机工作，过后你想为所有的文件夹下载最新内容的话，你可以 点击发送 /接收 按钮或按 F9 来刷新你的 Outlook，接着你就会看到 Outlook 试 图与服务器连接：在窗口右下方会显示 ，下在结束后，就会显示断开 ： ，然后又会显示脱机 ，这时，所有的文件夹 都是最新的。

注: 如果你还没有这么做过，那么就创建一个脱机文件夹文件

(.ost)

(脱机文

件夹文件 : 一个位于你的硬盘上的包含脱机文件夹的文件。脱机文件夹的扩展名为． ost 。)。 1)

在工具 菜单，点击电子邮件账户 …， 点击查看或更改现有电子邮件帐

户 ，然后点击下一步 。 , 然后点击 属性 。

2)

选择 Microsoft Exchange Server

3)

点击其它设置 。

4)

点击高级 选项卡，然后点击脱机文件夹文件设置 。

创建于 2005 年 3 月 11 日

第 56 页，共 76 页

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贝卡尔特 MS Outlook 2003 用户手册

5)

在 文件 框内，输入你想要使用的文件（.ost）的路径。

6) 默认的文件名为 Outlook.ost。如果文件已存在，你会被提示令起一个新的 名字。 d)

在工具 菜单，点击电子邮件账户 ，点击下一步 。

e)

点击 Microsoft Exchange Server

f)

点击其它设置 。

, 点击属性 。

g) 尝试以下其中一个: 1)

若要始终以脱机状态启动 Outlook, 点击手动控制连接状态 ，然后点击脱

机工作并使用拨号网络 。 2)

若要每次启动 Outlook 时选择脱机工作还是联机 ，点击手动控制连接状

态， 再选择启动时选择连接类型 复选框。 3)

若要始终连接到网络，点击手工控制连接状态 ，然后点击与网络连接 。

4)

若要使 Outlook 自动监测你是否能连接，点击自动检测连接状态 。如果 Outlook 不能与服务器连接，则会自动以脱机模式打开。

创建于 2005 年 3 月 11 日

第 57 页，共 76 页

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贝卡尔特 MS Outlook 2003 用户手册

6. 导入、导出条目 a)

点击文件

导入和导出…

b)

选择一个要执行的动作，点击下一步 ， (例如, 选择“从另一程序或文件导 入” 来导入 Outlook 条目，比如邮件/日历/联系人等等；选择导出到文件 以 导出 Outlook 条目到另外一个文件。)

c)

选择要导入或导出的文件类型 ，点击下一步 。 (例如, 选择个人文件夹文件 (.pst)，导入/导出一个邮件条目。)

d)

点击浏览 按钮选择文档位置, 然后点击下一步 。

e)

选择你想从哪个文件导入或导出到那个文件，然后点击完成 。

单元 6:

自定义 Outlook

1. 指定启动文件夹  选择你在启动 Outlook 后，希望首先看到哪个文件夹。 a)

点击工具

选项…

其它

高级选项…

b)

点击浏览 按钮，选择一个启动文件夹。

c) 退出并重新启动你的 Outlook。

创建于 2005 年 3 月 11 日

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贝卡尔特 MS Outlook 2003 用户手册

2. 自定义视图  你可以自定义任何一个 Outlook 条目的视图–收件箱、日历、联系人、任务、日 记和便笺。 a)

点击视图

创建于 2005 年 3 月 11 日

排列方式

当前视图

定义视图…

第 59 页，共 76 页

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贝卡尔特 MS Outlook 2003 用户手册

b)

你会打开一个“自定义视图管理器 ”的对话框，点击新建 来创建一个新视图， 或点击修改 去改变当前的视图。

c)

例如，你为收件箱 创建了新的视图后，可以在工具栏 上的当前视图 下拉箭头里 选择新视图(此方法同样适用于 Outlook 的其它条目):

创建于 2005 年 3 月 11 日

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单元 7:

基础网络知识和公司政策

1. 登陆 a) 用户名 : 名.姓; b) 密码 :

i.

贝卡尔特密码政策 1)

密码长度必须在 8 位字符以上。

2)

密码的有效期为 365 天，超过有效期后，系统会迫使用户改变密码。

3)

密码不能包含‘用户名’、部分用户名或反顺序的用户名字母。

4)

密码必须至少包含一个大写字母(A B C ...)。

5)

密码必须至少包含一个小写字母(a b c)。

6)

密码必须至少包含一个非文字的字符(# @ $ ! & * 1 2 3 ...) 。

7)

密码必须至少包含 4 个不同的字符。

8)

密码不能始于“!”或“?”。

9)

前 3 个字符不能是一样的。

10)

前 3 个字符不能包含空格。

11)

不能被再次使用最后用过的 5 个密码。

ii.

如何处理你的密码？ 1) 我们浪费了很多时间在查找密码上！ 2) 选择一个你能容易记住又不易被他人找出的密码。 3) 不要用姓名，你孩子或宠物的名字、街道名称、地名、牌照号码或生日作为 密码。 也不要用逻辑次序例如“12345678”或“qwerty”。 4)

最简单地记忆一个既安全又复杂的密码是用一个句子里的词的首字母。例如： Mbiot24J (my birthday is on the 24th of January) ，或者 Xiao25d

创建于 2005 年 3 月 11 日

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贝卡尔特 MS Outlook 2003 用户手册

(X’mas is always on the 25th of December)。 另外，也可在不合逻辑的位置使用大写字母。 5) 尽量在你的大多数的应用程序中使用同一个密码。 但对于一些重要的应用程序，还是选择一个不同的密码比较安全。 6) 有些应用程序本身提供密码。 对有些应用程序来说是有可能过后改变密码的。有些应用程序可以应你的要 求重新发送密码。 7) 不时更换密码。 8) 不要把你的密码记在纸上！ 不推荐将你的密码保存在电脑的某个文档里，但如果需要，也不要将文档命 名为“密码”! 9) 离开办公桌前，一定要锁定计算机!!! c)

域名 : Bekaertcorp 在登陆电脑时，所有贝卡尔特的用户都使用这一个域名。

2. 网络共享 a)

无论你在哪个办公地点，你都在任何时间内连接到以下任何一个盘符；并且， 服务器会每天对 H:\和 P:\盘做备份。 打开我的电脑 : i.

H:\ 盘是共每个用户使用的私有文件夹，只有自己能访问。

ii.

P:\ 盘是为公司使用的共享盘符。

创建于 2005 年 3 月 11 日

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作者：余珊珊

贝卡尔特 MS Outlook 2003 用户手册

3. 防毒软件 (McAfee VirusScan) b) 贝卡尔特的防病毒政策 i.

基本原则: 不要打开从未知的可疑发件人发来的附件。最好用 Shift+Delete 将这些邮件彻底删除: 这些邮件被永久性地删除了。

ii.

所有贝卡尔特的计算机都装有防毒软件 - McAfee VirusScan。此软件扫描并 清除已知病毒。为此，每周 McAfee VirusScan 都会更新最新的病毒信息.

iii.

伪装电脑病毒 – HOAXES : 一个催促你去提醒尽可能多的同事，你收到了一 个电脑病毒：不要理或转发会此类邮件。

iv.

不允许发送或接收带有多重扩展名的附件，例如：test.txt.jpg。如果你收 到了此类附件，它们将会被自动移到´Outlook 里的 Quarantine´文件夹。

v.

有任何疑问? : 致电帮助台或你的 IT 经理。

如何确保你的 McAfee VirusScan

c) i.

正常运行 ?

确保以下两个图标在你电脑屏幕右下方的任务栏上：

创建于 2005 年 3 月 11 日

第 63 页，共 76 页

作者：余珊珊

贝卡尔特 MS Outlook 2003 用户手册

ii.

查看防毒程序是否是最新的，右击

按钮

About VirusScan

Enterprise… , 检查 Created on

后面显示的日期, 如果此日期比当前日期

晚了一个月，你就应联系你的 IT 部门要求更新。(通常情况下防毒软件会自动更 新的。)

4. 外部互联网 /企业内部网（ Internet/Intranet a)

）

贝卡尔特 Internet 政策 i.

访问互联网要通过管理层的批准。 在办公时间内，鉴于“工作原因” 可以上网。

ii.

iii.

办公时间以外的，可以允许由于私人原因上网,但要遵循以下约束：

1) 不能下载或上传版权所有的数据。 2) 不能以盈利为目的。 3)

不能访问非伦理网站。

4) 不能做任何危害 IT 系统的操作。 5) 不能以任何方式影响你的同事。 iv.

如果管理层要求，所有全球的互联网交通可以被监控，并可以个别地加以对待。

贝卡尔特 企业内部网 政策

b) i.

贝卡尔特企业内部网是为了在公司内部供所有部门发布信息的信息平台。

ii.

贝卡尔特企业内部网为员工提供了一个广阔的领域。并非所有的人都是贝卡尔 特常规的、当前的雇员。由于这个原因，请注意在你的企业内部网上的关于贝 卡尔特所有权的信息。

iii. iv.

企业内部网的使用必须以合法经营为目的。 不允许个人建立主页。

c) 怎样访问企业内部网（ intranet ）

创建于 2005 年 3 月 11 日

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贝卡尔特 MS Outlook 2003 用户手册

确保你已连接到了 internet, 打开 Internet Explorer 浏览器,在地址栏内输入

i.

intranet 主页地址(http://intranet.bekaert.com)

5. 远程用户 基本构架的改进 - 位于中国的 Nortel VPN（Virtual Private Network-虚拟专用



网络）服务器 – 总体远程访问解决方案(背景介绍) 要求 仅限邮件

完全访问

任何贝卡 贝卡尔特局域网连接Webmail

To be avoided because of

尔特的电

remains afterwards

脑 个人贝卡 Bekaert 局域网连接 简单连接 – 透明 Webmail 或 Outlook 尔特电脑 宽带连接(DSL,

ScecurID 卡+ Webmail

(手提电脑)cable, ..) 拨号连接

非贝卡尔 家用个人电脑 特电脑

a)

公共互联网接入点

Nortel Contivity + ScecurID 卡 + Outlook

Equant 私人拨号/本地拨 Equant 私人拨号/本地拨号(当地 号(当地费用) +

费用) + Nortel VPN Contivity

ScecurID 卡 + Webmail

+ ScecurID 卡+ Outlook

ScecurID 卡 + Webmail

不允许

ScecurID 卡 + Webmail

不允许

Webmail 有两种方法连接到你的 Webmail:  通过互联网 internet

(你没有与贝卡尔特网络连接!)

 通过企业网 intranet

或者通过 intranet 主页 (http://intranet.bekaert.com)

这表明你和贝卡尔特网络是连接的。也可以直接连在局域网上或通过 RAS (拨 号)、 GMC 或 VPN 远程连接. 创建于 2005 年 3 月 11 日

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作者：余珊珊

贝卡尔特 MS Outlook 2003 用户手册

 通过 Internet

总是浏览当前你所在地区的网页！ 目前有三个指定的区域：欧洲、美洲和亚洲。 在欧洲 可浏览

http://webmail.emea.bekaert.com

在美洲 可浏览

http://webmail.americas.bekaert.com

在亚洲 可浏览

http://webmail.asiapac.bekaert.com

这意味着如果你在比利时的话

, 你会使用主页，

你将有可能通过亚洲或美洲连接，并

且所有的信息交流会通过亚洲和美洲，这将会很大程度上地降低你的连接速度。

1) 浏览你所在区域的网页 你会得到下面这个欢迎界面(如果没有，请点击 IE 浏览器的工具 菜单， 到 Internet 选项 里的连接 选项卡里，检查你的连接设置)

创建于 2005 年 3 月 11 日

第 66 页，共 76 页

作者：余珊珊

贝卡尔特 MS Outlook 2003 用户手册

2) 填入你的用户名和密码 在用户名(Username)字段，请填入你 Secure ID 卡上的用户名。 你的用户名贴在你的 Securid 卡上 在密码（PASSCODE）字段，请输入你 Secure ID 卡上的 pass code(就是当前你的 secureid 卡背面的 PIN 码的最后四位数字加上 secureid 卡屏幕上的六位动态数字)。

3) 完成以上操作后，点击发送（

Send ）按钮

然后就会弹出下面的对话框。如果没有对话框弹出，检查一下你是否安装了阻止对话 框弹出的软件。

创建于 2005 年 3 月 11 日

第 67 页，共 76 页

作者：余珊珊

贝卡尔特 MS Outlook 2003 用户手册

4) 点击是（ Yes ）继续 5) 如果你成功地通过了验证，你将会打开一个新的界面，并将你导向

Outlook 网

络连接页面。 注: 如果验证失败，你可以再从第一步 试一下，或者点击 IE 浏览器的刷新 按钮。

6) 现在你进入了 Outlook 网络连接登陆页面。 创建于 2005 年 3 月 11 日

第 68 页，共 76 页

作者：余珊珊

贝卡尔特 MS Outlook 2003 用户手册

在此页，你可以选择使用 Outlook 网络连接的方式。 默认情况下，所有的 Premium

和 Public or shared computer

是选中的。

客户机程序 Premium: premium 客户端程序，提供所有 Outlook 网络连接的功能。

当你与贝卡尔特网络的连接速度很快时，你可以使用这个选项。 当你在贝卡尔特局域网，或者使用

VPN 通过像 Adsl 或 Telenet 这样的高速连接

时，可以使用 Premium 客户端程序。

Basic: 基础客户端程序，提供的功能较少，但性能高。 如果你用慢速拨号连接（调制解调器速度），则使用基础客户端程序。

创建于 2005 年 3 月 11 日

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安全 (Security)

Public or shared computer：如果你在公用的电脑上使用 Outlook 网络连接，始终使 用此选项 。

Private computer: 如果你是唯一使用此电脑的人，选择此选项

。你的交换服务器

（Exchange server）将在你注销之前的一段时间内处于休止状态。

填入你的 NT 帐号和密码。域名并不一定要填写，但建议输入。 例如：域名\用户名: 密码:

bekaertcorp\P87562A xxxxxxx

7) 点击登陆 (Log On) 或回车

创建于 2005 年 3 月 11 日

第 70 页，共 76 页

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贝卡尔特 MS Outlook 2003 用户手册

你现在看到你的邮件页面。(例如：邮箱安全)

8) Outlook 网络连接页面的语言与

IE 浏览器的语言相同

不适用于亚洲用户： 可以通过工具

Internet 选项

语言 来改变。

如果需要的话，可以在此选项卡添加或更改语言。

9) 如果你有访问其他用户邮箱（日历、收件箱等）的权限，你可以通过添加他／ 她电子邮件的第一部分来打开：

创建于 2005 年 3 月 11 日

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贝卡尔特 MS Outlook 2003 用户手册

她通过添加她老板的电子邮件的第一部分来打开老板的邮箱。 如果她想打开邮箱：([email protected])，她可以将 https://webmail.americas.bekaert.com/exchange/

改为

https://webmail.americas.bekaert.com/exchange/boss.testmbx/

10) 当你处理完邮件之后，一定要登出（注销）：点击右上方的注销（

Log Off ）

按钮。

创建于 2005 年 3 月 11 日

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 通过企业内部网（ Intranet ）

这表明你已连接到了贝卡尔特网络。直接连接到局域网，或使用 RAS (拨号), GMC 或 VPN 远程连接。

浏览网页： 企业内部网主页 http://intranet.bekaert.com 到 OWA

由于你已经在贝卡尔特网络里了，现在可以从上述步骤中的第六步开始(Outlook 网络连接登陆页)

万一有问题，可以联系帮助台 0032/ (0)56/76 “7000 ”

创建于 2005 年 3 月 11 日

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作者：余珊珊

贝卡尔特 MS Outlook 2003 用户手册

b)

Nortel i.

一个通过 VPN 的客户端拨号程序 1)

VPN 是虚拟专用网络-virtual private network 的缩写。

2)

VPN 是一个专用网络，使用公共网络（通常是万维网）来连接远程站点或用 户。VPN 通过因特网的"虚拟"路线建立从公司的专用网络到远程站点或用户 的连接，而不是专用的、真实的连接，例如专用线。

ii.

如何使用 Nortel 客户端程序连接到贝尔卡特网络 1) 用任何方式连接到万维网(宽带、拨号) 2)

点击开始

所有程序

Nortel Networks

3)

输入你的用户名 和密码 , 然后点击连接 .

Contivity VPN Client

 用户名 : 你的 SecurID 卡上显示的名字。  密码有两部分组成： SecurID 后面的代码(PIN code )的最后 4 位数字 + The Display Code

创建于 2005 年 3 月 11 日

(SecurID 卡屏幕上显示的 6 位数字)

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贝卡尔特 MS Outlook 2003 用户手册

注: 若 SecurID 卡屏幕左侧的线格只剩下一格，请等到满格在输入代码(满 格为 5 格)。 4) 你将会看到以下显示的对话框：

5)

当连接上之后，点击确定 两次, 然后会在电脑屏幕右下方的任务栏上看到 以下所示的按钮，这表明现在你已经通过 VPN 连到贝卡尔特网络了:

6)

如果以下对话框跳出，表示你的密码的第二部分超时 了，你必须重新输入 密码。

创建于 2005 年 3 月 11 日

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贝卡尔特 MS Outlook 2003 用户手册

7) 现在，你可以使用 Outlook 或者任何贝卡尔特的应用程序、SAP、Scope 等 等…

- 完 -

创建于 2005 年 3 月 11 日

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