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Planeación y Seguridad en Eventos Deportivos

DEFINICIONES Evento: suceso importante y programado, de índole social , académica , artística o deportiva. Evento Deportivo: encuentro social que agrupa a un gran número de personas en torno a una serie de actividades con ocasión de una competición. (Manual Gestión ODO)

Evento Deportivo: Es todo espectáculo deportivo o toda práctica de un deporte reconocido por el Estado colombiano competitivo o no, que se realice en un escenario deportivo y que cuente con la presencia de público sin importar si se realiza con ánimo de lucro o no, sea de carácter nacional o internacional. Ley 1356/09 Art.2. Derogado.

Para efectos de las obligaciones relacionadas con el derecho de reunión, entiéndase como aglomeración de público toda reunión de un número plural de personas producto de una convocatoria individual o colectiva. Ley 1801/16. Art. 47

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PREMISAS

 Surge de una idea, necesidad, entre otras.

un

compromiso,

una

 Intervención de un grupo de personas quienes dan vida a la idea.

 Cada evento es diferentes, así sea un evento de ejecución periódica o su propósito sea similar. Los eventos son únicos e irrepetibles

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS PLANEAR

Definir el objetivo general y los específicos del evento

Caracterizar el evento

 Tipo

de

Evento:

deportivo,

recreativo,

social.  Público objetivo (segmentos etarios)

 Cantidad de participantes

(deportistas, delegados,

público, acompañantes)

 Duración del evento (horas, días, meses)  Fecha(s) y horarios.  Lugar(es) donde se realiza el evento.  Recursos requeridos (económicos, logísticos, etc.)  Identificar y prevenir los riegos.

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Seguir planeando … 

Documentar la idea y

caracterizar administrativa y técnicamente

evento.

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

Quien organiza el evento? …público, privado



Financiación (patrocinios, apoyos)



Escenarios (especificar)



Talento humano necesario

el

HACER Socialización del evento y asignación de comisiones  Reunión equipo de trabajo (60 días previo)  Asignar responsables a cada tarea.  Establecer tiempos: para reuniones, para avance y cumplimiento de tareas.

 Reunión previa al evento, ultimar detalles y exponer la proyección definitiva de ejecución.  El día del evento debe hacerse un encuentro previo en lo posible (motivacional).

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METODOLOGÍA

Componentes

Administrativa Coordinación general. Articular todo el evento, gestiona, maneja el presupuesto, establece relaciones, hace alianzas.

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Técnica Dllo las actividades. Reglamentos, congresos técnicos, indica implementos, juzgamiento, marcadores, fixtures.

Logística Dispone todo lo requerido, atiende proveedores, ubica lo referente a los servicios complementarios al evento.

Evento

Componente Administrativo Es el cerebro del evento..

 Coordina - concretar medios y esfuerzos para articular y ajustar lo necesario y conveniente.  Elabora procesos administrativos garantizando efectiva ejecución del evento. Eficiencia (procedimiento) + Eficacia (resultado)  Definir el objetivo del evento, a que obedece, a que le apunta, determina la orientación de las actividades que le dan identidad y contexto.  Puede existir un propósito interno de la organización no necesariamente visible para el público participante o la comunidad.

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS Componente

Técnico

Desarrollo de la actividad deportiva eje central del evento…

Da operatividad al evento.

Planea y ejecuta las actividades que se

realizaran en el contexto del evento, con implementación, en espacio y juzgamiento adecuado. Proceso previo, durante y posterior – Gran responsabilidad con la información.

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Funciones del Componente Técnico •

Determinar las actividades de acuerdo al tipo de población (edad - capacidades

físicas – condiciones sociales, entre otras). •

Determinar el escenario donde deben ejecutarse (mapa del escenario).

•

De acuerdo a la dinámica del deporte, la cantidad de participantes y las condiciones

generales del evento se determina su duración. •

Definir si las actividades serán continuas, alternas, simultaneas…

•

Elaborar sistemas de juego, llevar registro estadístico, determinar ganadores…

•

Referenciar la necesidad de talento humano. (veedores, jueces, comisarios, etc.)

•

Registro de asistencia y participación, es recomendable que se haga previo.

•

Velar por el orden y la disciplina en las competencias y actividades.

•

Confirmar disponibilidad de escenario y verificar que es apto para la ejecución técnica de las actividades

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS Componente

Logístico

Dispone todo lo requerido para la ejecución exitosa del evento, se relaciona de manera

permanente con proveedores en términos de ubicación y atención de productos y servicios.

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Funciones del Componente logístico •

Contactar los proveedores, convocarlos a reunión para informarlos sobre fechas, horarios y particularidades del evento.

•

En primer contacto con proveedores dar lectura al contrato o documento que medie la relación.

•

Contactar

los

servicios

complementarios

al

evento

deportivo

(intervenciones culturales y artísticas, apoyo de otras entidades).

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•

Coordinar montajes, sonido, tarima, escenario deportivo, carpas, stand.

•

Transporte necesario para el montaje, desmontaje y desarrollo del evento.

•

Coordinar transporte de pasajeros, establecer horarios, rutas, parqueos.

•

Establecer accesos, rutas de evacuación (pnas situaciones especiales).

•

Talento humano necesario para la ejecución de las actividades.

COMISIONES

Componente Administrativo • Comisión organizadora (rectora) • Comisión de honor • Comisión administrativa y financiera • Comisión de relaciones públicas y comunicaciones

Componente Técnico • Comisión técnica • Comisión disciplinaria • Comisión de juzgamiento

Componente Logístico • Comisión de protocolo • Comisión de transporte • Comisión de alimentación y hospedaje.

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Día del evento…  Montaje logístico, calcular bien el tiempo.  Con equipo de trabajo hacer repaso del desarrollo del evento.  Persona en puntos asignado en disposición.  Los encargados de actividades debe estar en

constante comunicación con líder de cada componente.  Puntualidad e información clara y precisa.

 Para participantes y asistentes el evento termina a

la

hora

estimada,

para

los

organizadores cuando todo está de nuevo en

orden. 15

Cero improvisación… lo que no se planeo no se hace… aunque surjan ideas

que “parezcan mejores”.

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VERIFICAR

Corroborar si efectivamente el

evento se desarrollo de acuerdo a lo planeado.

 Formato

para

control

durante

el

desarrollo del evento.  Reunión posterior para valorar la efectividad de la ejecución.  Elaboración de Informes y registros.

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ACTUAR Es proyectarse en como se debe realizar el evento la próxima vez...

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS

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SEGURIDAD

En la planeación de todos los eventos se deben contemplar todas las medidas de seguridad, de manera minuciosa y organizada

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SEGURIDAD

• Revisar el nuevo código nacional de policía • Permisos de gobierno: DAGRD, bomberos, espacio publico,

transito, policía, EEVV, • Pólizas • Registrar los participantes • Condiciones generales de salud de los participantes. • Transporte o traslado de los participantes

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SEGURIDAD

Definir mapas mentales sobre: • Estructura física deteriorada, eléctricos, físicos y químicos

• Entorno de donde se va realizar el evento.

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SEGURIDAD

Época del año- invierno, verano

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