Organizacin Eventos - 1 Junio 2017.pdf

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Planeación y Seguridad en Eventos Deportivos

DEFINICIONES Evento: suceso importante y programado, de índole social , académica , artística o deportiva. Evento Deportivo: encuentro social que agrupa a un gran número de personas en torno a una serie de actividades con ocasión de una competición. (Manual Gestión ODO)

Evento Deportivo: Es todo espectáculo deportivo o toda práctica de un deporte reconocido por el Estado colombiano competitivo o no, que se realice en un escenario deportivo y que cuente con la presencia de público sin importar si se realiza con ánimo de lucro o no, sea de carácter nacional o internacional. Ley 1356/09 Art.2. Derogado.

Para efectos de las obligaciones relacionadas con el derecho de reunión, entiéndase como aglomeración de público toda reunión de un número plural de personas producto de una convocatoria individual o colectiva. Ley 1801/16. Art. 47

3

PREMISAS

 Surge de una idea, necesidad, entre otras.

un

compromiso,

una

 Intervención de un grupo de personas quienes dan vida a la idea.

 Cada evento es diferentes, así sea un evento de ejecución periódica o su propósito sea similar. Los eventos son únicos e irrepetibles

4

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS PLANEAR

Definir el objetivo general y los específicos del evento

Caracterizar el evento

 Tipo

de

Evento:

deportivo,

recreativo,

social.  Público objetivo (segmentos etarios)

 Cantidad de participantes

(deportistas, delegados,

público, acompañantes)

 Duración del evento (horas, días, meses)  Fecha(s) y horarios.  Lugar(es) donde se realiza el evento.  Recursos requeridos (económicos, logísticos, etc.)  Identificar y prevenir los riegos.

5

Seguir planeando … 

Documentar la idea y

caracterizar administrativa y técnicamente

evento.

6



Quien organiza el evento? …público, privado



Financiación (patrocinios, apoyos)



Escenarios (especificar)



Talento humano necesario

el

HACER Socialización del evento y asignación de comisiones  Reunión equipo de trabajo (60 días previo)  Asignar responsables a cada tarea.  Establecer tiempos: para reuniones, para avance y cumplimiento de tareas.

 Reunión previa al evento, ultimar detalles y exponer la proyección definitiva de ejecución.  El día del evento debe hacerse un encuentro previo en lo posible (motivacional).

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METODOLOGÍA

Componentes

Administrativa Coordinación general. Articular todo el evento, gestiona, maneja el presupuesto, establece relaciones, hace alianzas.

8

Técnica Dllo las actividades. Reglamentos, congresos técnicos, indica implementos, juzgamiento, marcadores, fixtures.

Logística Dispone todo lo requerido, atiende proveedores, ubica lo referente a los servicios complementarios al evento.

Evento

Componente Administrativo Es el cerebro del evento..

 Coordina - concretar medios y esfuerzos para articular y ajustar lo necesario y conveniente.  Elabora procesos administrativos garantizando efectiva ejecución del evento. Eficiencia (procedimiento) + Eficacia (resultado)  Definir el objetivo del evento, a que obedece, a que le apunta, determina la orientación de las actividades que le dan identidad y contexto.  Puede existir un propósito interno de la organización no necesariamente visible para el público participante o la comunidad.

9

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS Componente

Técnico

Desarrollo de la actividad deportiva eje central del evento…

Da operatividad al evento.

Planea y ejecuta las actividades que se

realizaran en el contexto del evento, con implementación, en espacio y juzgamiento adecuado. Proceso previo, durante y posterior – Gran responsabilidad con la información.

10

Funciones del Componente Técnico •

Determinar las actividades de acuerdo al tipo de población (edad - capacidades

físicas – condiciones sociales, entre otras). •

Determinar el escenario donde deben ejecutarse (mapa del escenario).



De acuerdo a la dinámica del deporte, la cantidad de participantes y las condiciones

generales del evento se determina su duración. •

Definir si las actividades serán continuas, alternas, simultaneas…



Elaborar sistemas de juego, llevar registro estadístico, determinar ganadores…



Referenciar la necesidad de talento humano. (veedores, jueces, comisarios, etc.)



Registro de asistencia y participación, es recomendable que se haga previo.



Velar por el orden y la disciplina en las competencias y actividades.



Confirmar disponibilidad de escenario y verificar que es apto para la ejecución técnica de las actividades

11

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS Componente

Logístico

Dispone todo lo requerido para la ejecución exitosa del evento, se relaciona de manera

permanente con proveedores en términos de ubicación y atención de productos y servicios.

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Funciones del Componente logístico •

Contactar los proveedores, convocarlos a reunión para informarlos sobre fechas, horarios y particularidades del evento.



En primer contacto con proveedores dar lectura al contrato o documento que medie la relación.



Contactar

los

servicios

complementarios

al

evento

deportivo

(intervenciones culturales y artísticas, apoyo de otras entidades).

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Coordinar montajes, sonido, tarima, escenario deportivo, carpas, stand.



Transporte necesario para el montaje, desmontaje y desarrollo del evento.



Coordinar transporte de pasajeros, establecer horarios, rutas, parqueos.



Establecer accesos, rutas de evacuación (pnas situaciones especiales).



Talento humano necesario para la ejecución de las actividades.

COMISIONES

Componente Administrativo • Comisión organizadora (rectora) • Comisión de honor • Comisión administrativa y financiera • Comisión de relaciones públicas y comunicaciones

Componente Técnico • Comisión técnica • Comisión disciplinaria • Comisión de juzgamiento

Componente Logístico • Comisión de protocolo • Comisión de transporte • Comisión de alimentación y hospedaje.

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Día del evento…  Montaje logístico, calcular bien el tiempo.  Con equipo de trabajo hacer repaso del desarrollo del evento.  Persona en puntos asignado en disposición.  Los encargados de actividades debe estar en

constante comunicación con líder de cada componente.  Puntualidad e información clara y precisa.

 Para participantes y asistentes el evento termina a

la

hora

estimada,

para

los

organizadores cuando todo está de nuevo en

orden. 15

Cero improvisación… lo que no se planeo no se hace… aunque surjan ideas

que “parezcan mejores”.

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VERIFICAR

Corroborar si efectivamente el

evento se desarrollo de acuerdo a lo planeado.

 Formato

para

control

durante

el

desarrollo del evento.  Reunión posterior para valorar la efectividad de la ejecución.  Elaboración de Informes y registros.

17

ACTUAR Es proyectarse en como se debe realizar el evento la próxima vez...

18

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS

19

SEGURIDAD

En la planeación de todos los eventos se deben contemplar todas las medidas de seguridad, de manera minuciosa y organizada

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SEGURIDAD

• Revisar el nuevo código nacional de policía • Permisos de gobierno: DAGRD, bomberos, espacio publico,

transito, policía, EEVV, • Pólizas • Registrar los participantes • Condiciones generales de salud de los participantes. • Transporte o traslado de los participantes

21

SEGURIDAD

Definir mapas mentales sobre: • Estructura física deteriorada, eléctricos, físicos y químicos

• Entorno de donde se va realizar el evento.

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SEGURIDAD

Época del año- invierno, verano

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