Nota Informativa - Manualele Scolare.docx

INSPECTORATUL ŞCOLAR JUDEŢEAN CLUJ 3400, CLUJ-NAPOCA, Piața Ștefan cel Mare 4 Tel. +(40) 264-594672; Fax +(40) 264-592832

MINISTERUL EDUCAȚIEI NAȚIONALE

EVIDENȚA MANUALELOR ȘCOLARE LA NIVELUL UNITĂȚILOR DE ÎNVĂȚĂMÂNT

I. MANUALUL ȘCOLAR “Este un instrument de lucru al elevului, elaborat în conformitate cu programa școlară”, iar “viabilitatea manualelor școlare este de 4 ani școlari” după încheierea sesiunii de evaluare. În conformitate cu Legea nr. 1/2011 “Elevii și profesorii din învățământul de stat și din învățământul obligatoriu particular acreditat/autorizat beneficiază de manuale școlare gratuite”. În unităţile de învăţământ preuniversitar de stat se utilizează doar manuale şcolare aprobate de Ministerul Educaţiei Naţionale și se prezintă în una dintre următoarele forme: a) varianta tipărită b) varianta digitală. La nivel naţional, Centrul Naţional de Evaluare şi Examinare (CNEE) coordonează evidenţa manualelor şcolare aprobate și gestionează platforma www.manuale.edu.ro, care cuprinde Catalogul cu titlurile de manuale şcolare aprobate prin ordin al ministrului educaţiei naţionale, pe clase/nivel de studiu, filieră, profil, specializare, ofertanţi, precum şi modul de achiziţionare a acestora. Achiziționarea de manuale școlare se realizează din fondurile alocate de MEN, în două variante:  achiziționarea de manuale şcolare noi de către CNEE de la editurile ofertante, prin procedura de licitație deschisă, pe baza Legii nr. 98/2015;  completarea manualelor şcolare prin reeditare de către ISJ-uri, de la editurile ofertante, în continuarea contractelor încheiate în anii precedenți de către CNEE. Baza legală pentru comanda, evidența și gestionarea manualelor școlare este următoarea:  Legea nr. 1/2011 a educației naționale;  Ordinul nr. 5.079 din 31 august 20161 privind aprobarea Regulamentului-cadru de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar;  Ordin nr. 400/20152 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice;  Legea nr. 82/19913 a contabilității;  Ordin nr. 1.917/20054 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea şi conducerea contabilităţii instituţiilor publice, Planul de conturi pentru instituţiile publice şi instrucţiunile de aplicare a acestuia;  OMEF nr. 2634/20155 privind documentele financiar contabile;  Ordonanță nr. 119/19996 privind controlul intern și controlul financiar preventiv;

Ordinul nr. 5.079 din 31 august 2016 privind aprobarea Regulamentului-cadru de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar publicat în Monitorul Oficial nr. 720 din 19 septembrie 2016 2 Ordin nr. 400 din 12 iunie 2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice, publicat în Monitorul Oficial nr. 444 din 22 iunie 2015 3 Legea contabilității nr. 82/1991, publicată în Monitorul Oficial 265 din 27/12/91 4 Ordin nr. 1.917 din 12 decembrie 2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea şi conducerea contabilităţii instituţiilor publice, Planul de conturi pentru instituţiile publice şi instrucţiunile de aplicare a acestuia, publicat în Monitorul Oficial nr.1186 din 29 decembrie 2005 5 OMEF nr. 2634/2015 privind documentele financiar contabile, publicat în Monitorul Oficial nr. 910 din 9 decembrie 2015, care abrogă OMEF nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile 6 Ordonanță nr. 119 din 31 august 1999 privind controlul intern și controlul financiar preventiv, publicat în Monitorul Oficial nr. 430 din 31 august 1999 1

      

Ordin nr. 923/20147 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv şi a Codului specific de norme profesionale pentru persoanele care desfăşoară activitatea de control financiar preventiv propriu Legea nr. 22/19698 actualizată, privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanții și răspunderea în legatură cu gestionarea bunurilor organizațiilor socialiste; Ordinul nr. 5559/20139 privind regimul manualelor școlare în învățământul preuniversitar; Procedurile anuale de selecție și de comandă a manualelor școlare noi; Ordinele anuale privind completarea stocurilor de manuale pentru învățământul preuniversitar, prin achiziționarea manualelor școlare retipărite (nr. 3631/2015, nr. 3384/2016, nr. 3398/2017); Legea nr. 16/199610 a Arhivelor naționale, republicată în 2014; Instrucțiunile privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naționale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996.

II. ORGANIZAREA ACTIVITĂȚILOR LEGATE DE MANUALELE ȘCOLARE Constatări legate de organizarea activităților : • Nu există Decizie internă de numire a responsabilului cu manualele școlare; • În ROF nu se precizează care compartiment funcțional se ocupă de manualele școlare; • În Fișa postului nu se precizează cine răspunde de manualele școlare; • Nu există Procedură operațională sau aceasta nu este completă sau nu este actualizată; • În ROI nu se specifică modul de recuperare a manualelor școlare de la elevi; • În Registrul riscurilor nu au fost identificate riscuri legate de comanda, evidența și gestionarea manualelor școlare. Recomandări:  Numirea unui responsabil cu manualele școlare prin Decizie internă (responsabilul va avea calitatea de GESTIONAR “evidența și gestionarea manualelor școlare este coordonată de către un responsabil” (Ordinul 5559/2013));  Precizarea în ROF – la compartimentul corespunzător a atribuțiilor legate de comandarea și gestionarea manualelor școlare (ROF va fi adus la personalului implicat la începutul anului școlar;  Trecerea în Fișa postului a atribuțiilor legate de manualele școlare (semnată de luare la cunoștință de către titularul Fișei de post);  Întocmirea și aprobarea unei Proceduri privind:  activitatea de selecție și comandă a manualelor școlare  organizarea și ținerea la zi a evidenței contabile a manualelor școlare (va include Monografia privind înregistrările în contabilitate a manualelor școlare);  gestionarea și organizarea evidenței tehnico-operative a manualelor școlare.  revizuirea Procedurii operaționale ori de câte ori este cazul;  aplicarea Procedurii operaționale în vigoare;  Precizarea în ROI a modului de recuperare de la elevi a manualelor școlare pierdute sau distruse (ROI va fi adus la cunoștința elevilor pe bază de semnătură la începutul anului școlar);  Identificarea în Registrul riscurilor a riscurilor legate de:  activitatea de selecție și comandă a manualelor școlare  organizarea și ținerea la zi a evidenței contabile a manualelor școlare  gestionarea și organizarea evidenței tehnico-operative a manualelor școlare.  identificarea măsurilor de minimizare sau eliminare a riecurilor identificate; 7 Ordin nr. 923 din 11 iulie 2014 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv şi a Codului specific de norme profesionale pentru persoanele care desfăşoară activitatea de control financiar preventiv propriu, publicat în Monitorul Oficial nr. 555 din 28 iulie 2014 8 Legea nr. 22/1969, actualizată, privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanții și răspunderea în legatură cu gestionarea bunurilor organizațiilor socialiste, publicat în Monitorul Oficial nr. 132 din 18 noiembrie 1969, cu modificările și completările ulterioare 9 Ordinul nr. 5559/2013 privind regimul manualelor școlare în învățământul preuniversitar, publicat în Monitorul Oficial nr. 186 din 14 martie 2014 10 Legea nr. 16/1996 a Arhivelor naționale, republicată în 2014 și publicată în Monitorul Oficial, Partea I nr. 293 din 22 aprilie 2014

 analizarea și actualizarea permanentă a riscurilor identificate. III. ACTIVITĂȚI LEGATE UNITĂȚILOR DE ÎNVĂȚĂMÂNT

DE MANUALELE

ȘCOLARE

LA

NIVELUL

III.1. SELECȚIA ȘI COMANDA MANUALELOR ȘCOLARE a) Selecția și achiziționarea de manuale școlare noi La nivelul unităților de învățământ, coordonarea procesului de selecție și comandă a manualelor şcolare noi este coordonată de către directorul școlii sau de către o persoană desemnată pe bază de Decizie internă (de regulă bibliotecarul sau administratorul entității) și cuprinde următoarele etape:  accesarea aplicației SNMS în vederea asigurării accesului cadrelor didactice la vizualizarea conținutului manualelor școlare;  analiza ofertei de manuale școlare;  redactarea unul Proces-verbal care cuprinde opțiunile cadrelor didactice cu privire la manualele școlare selectate și la numărul lor;  avizarea Procesului-verbal de către directorul entității;  completarea opțiunilor în aplicația SNMS și gererarea Raportului cu privire la necesarul de manuale școlare noi;  tipărirea Raportului și aprobarea lui de către director;  transmiterea Raportului către Depozitul de manuale școlare al ISJ Cluj. b) Completarea stocurilor cu manuale școlare reeditate Completarea stocurilor cu manuale școlare reeditate pentru învățământul obligatoriu se realizează anual, prin achiziționarea de manuale școlare în format tipărit și digital. Unitățile de învățământ comandă manualele școlare reeditate la ISJ Cluj, în procentele prevăzute în Ordinele anuale privind completarea stocurilor de manuale școlare prin retipărire. Contractele de retipărire a manualelor școlare se încheie între ISJ Cluj și edituri. Constatări legate de procesul de selecție și comandă a manualelor școlare: 1. La nivelul unităților de învățământ există stocuri foarte mari de manuale școlare, de unde rezultă că se comandă mult mai mult de cât este nevoie; 2. Înainte de a începe procesul de selecție și comandă a manualelor școlare pentru anul școlar următor NU se realizează procesul de redistribuire a manualelor școlare între unitățile de învățământ sub coordonarea ISJ. Recomandări:  În unitățile de învățământ Comenzile de manuale școlare se vor face în strânsă legătură cu:  numărul de elevi din anul școlar următor;  stocul de manuale școlare existent în unitatea de învățământ;  înlocuirea manualelor aflate într-un stadiu avansat de uzură;  participarea la procesul de redistribuire a manualelor școlare dintre unitățile de învățământ. ISJ Cluj va pune la dispoziția unităților de învățământ, în fiecare an, înainte de realizarea comenzilor de manuale școlare reeditate pentru anul școlar următor, o APLICAȚIE INFORMATICĂ, în care școlile:  vor încărca manualele școlare disponibile, care ar putea fi transferate altor unități de învățământ pentru anul școlar următor;  vor vizualiza manualele școlare disponibile încărcate de celelalte unități de învățământ din județ.  transferurile se for face direct între unitățile de învățământ, pe bază de Bon de consum/transfer. III.2. EVIDENȚA CONTABILĂ A MANUALELOR ȘCOLARE Constatări: În unele unități de învățământ:  manualele școlare nu au fost înregistrate în contabilitatea proprie;  manualele școlare au fost înregistrate pe “sursa E”;  manualele școlare au fost scăzute din contabilitate în primul an în care au fost date “în folosință”;

 valoarea totală scriptică actuală a stocului de manuale școlare este de 0 lei;  existența unui volum important de manuale școlare (atât manuale școlare valabile cât și manuale școlare uzate fizic și/sau moral) neînregistrate în contabilitate.  nu există posibilitatea casării manualelor școlare uzate fizic și/sau moral deoarece ele scriptic nu există, nu sunt înregistrate în contabilitate. Nu se poate casa ceva ce nu există!  ultima casare a manualelor școlare nu se știe când și dacă a fost făcută, valoarea recuperată a manualelor școlare fiind de 0 lei.  pentru înregistrarea în contabilitate au fost folosite următoarele conturi:  302.01 „Materiale auxiliare”  302.08 „Alte materiale consumabile”  481.01 „Decontări privind operațiuni financiare – activitatea operațională”  481.02 „Decontări privind activele fixe”  481.03 „ Decontări privind stocurile”  481.09 „Alte decontări”  462.01 „Creditori sub un an – alte datorii curente” . Acte normative nerespectate: Nerespectarea punctului IX (1.2) al Ordinului 2373/201611 care prevede că conturile 481.02 “Decontări privind activele fixe” și 481.03 “Decontări privind stocurile” nu se mai folosesc și că ele “se înlocuiesc cu următoarele conturi: 6580101 “Alte cheltuieli operaționale – transfer active fixe și stocuri între instituții publice” și 7790101 “Venituri, bunuri și servicii primate cu titlu gratuit – transfer active fixe și stocuri între instituții publice” după caz”. Nerespectarea prevederilor din Anexa 1 a Ordinului nr. 5559/201312 care prevede că “manualul școlar este un instrument al elevului” nu un material consumabil, că “viabilitatea manualelor școlare este de 4 ani școlari” și că “responsabilul cu manualele școlare de la nivelul unității de învățământ” “casează manualele școlare care nu mai pot fi utilizate din cauza gradului de uzură fizică și/sau morală, precum și pe cele a căror viabilitate a expirat”. Nerespectarea prevederilor Anexei la Ordinul nr. 1917/200513, Cap. III, în ceea ce privește: - încadrarea manualelor școlare în categoria materialelor consumabile (cont 302) cum ar fi de exemplu combustibilul, furniturile de birou, hârtia de scris, semințele, materialele igienico-sanitare, medicamentele, etc., care la prima ieșire din magazie se dau “în consum” și nu se mai întorc în magazie, deoarece prin utilizarea lor materialele se epuizează. De asemenea, în cazul materialelor consumabile nu se poate vorbi despre o “durată de utilizare”; - neîncadrarea manualelor școlare în categoria obiectelor de inventar (cont 303) având în vedere că au o valoare de inventar mai mică decât imobilizările corporale, la ieșirea lor din magazie (303.02) se dau “în folosință” (303.01), au o durată de utilizare mai îndelungată și se scot din folosință prin casare (dacă sunt uzate fizic și/sau moral); - metodele de evidență a stocurilor – contabilitatea analitică a manualelor școlare poate fi ținută prin metoda cantitativ-valorică; - deținerea unui volum important de manuale școlare viabile neînregistrate “Deținerea, cu orice titlu, de bunuri materiale precum și efectuarea de operațiuni economice, fără să fie înregistrate în contabilitate, sunt interzise”; casarea obiectelor de inventor “Înregistrarea pe cheltuieli a consumului acestora se realizează la momentul scoaterii din folosință” iar casarea “se aprobă de către ordonatorul superior de credite”. 11 Ordinul nr. 2373/2016 pentru modificarea și completarea Normelor metodologice privind organizarea și conducerea contabilității instituțiilor publice, Planul de conturi pentru instituțiile publice și instrucțiunile de aplicare a acestuia, aprobate prin Ordinul MFP nr. 1917/2005, publicat în Monitorul Oficial nr. 1186 din 29 decembrie 2005 12 Ordinului nr. 5559/2013 privind regimul manualelor școlare în învățământul preuniversitar, publicat în Monitorul Oficial al României nr. 186 din 14.03.2014 13 Ordinul MFP nr. 1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea și conducerea contabilității instituțiilor publice, Planul de conturi pentru instituțiile publice și instrucțiunile de aplicare a acestuia, publicat în Monitorul Oficial nr. 1186 din 29 decembrie 2005 ANEXA din 12 decembrie 2005 cuprinzînd Normele metodologice privind organizarea și conducerea contabilității instituțiilor publice, Planul de conturi pentru instituțiile publice și instrucțiunile de aplicare a acestuia, publicat în Monitorul Oficial nr. 1186 bis din 29 decembrie 2005

Recomandări: Se recomandă conducerii unităților de învățământ luarea măsurilor necesare pentru: înregistrarea în evidența contabilă a manualelor școlare ca obiecte de inventar și menținerea lor în evidența contabilă pentru o perioadă de minim 4 ani; transmiterea către responsabilul cu manualele școlare de la Depozitul de manuale școlare al ISJ Cluj a Notei contabile care dovedește înregistrarea în contabilitate a manualelor școlare; manualele școlare vor fi scăzute din evidența contabilă numai în urma uzurii fizice și/sau morale, pe bază de proces-verbal de casare aprobat de ISJ Cluj sau pe bază de Bon de transfer la o altă unitate de învățământ; înregistrarea manualelor școlar pe sursa A, deoarece ele au fost plătite de la bugetul de stat; distribuirea manualelor școlare strict în funcție de numărul de elevi la clasă, pe bază de semnătură a dirigintelui/învățătorului și apoi a elevilor; conducerea contabilității analitice a manualelor școlare prin metoda "cantitativ-valorică" care presupune existența Fișelor de magazie și evidența contabilă cantitativ-valorică “analitică” pentru fiecare titlu14 de manual școlar, deoarece în acest fel se poate cunoaște în orice moment stocul real de manual școlare pentru fiecare titlu. Acest lucru servește obiectivului general al unității de învățământ în ceea ce privește manualele școlare, și anume – asigurarea manualelor școlare pentru fiecare elev și realizarea comenzilor de manuale școlare pentru anul școlar viitor ținând cont de stocul de manuale existent în unitatea de învățământ. Metoda “global-valorică” deși mai ușoară (elimină întocmirea Fișelor de magazie și a contabilității cantitativ-valorice “analitice” pentru fiecare titlu de manual școlar) nu poate fi utilizată deoarece are dezavantajul că nu oferă informații în nici un moment despre numărul bucăților de manuale școlare existente pentru fiecare titlu. Astfel, responsabilul cu manualele școlare nu va ști câte manuale școlare trebuie comanate pentru anul școlar viitor sau dacă este acoperit necesarul de manuale școlare pentru toți elevii școlii. Descărcarea manualelor școlare din gestiune prin metoda FIFO (primul intrat-primul ieșit); Se recomandă utilizarea următoarelor înregistrări în contabilitate:

-

-

-

DEBIT CREDIT - Primirea manualelor școlare de la Depozitul de manuale, cu titlu gratuit „Obiecte de inventar în 303.01 779.01.01 „Venituri, bunuri și servicii magazie” primite cu titlu gratuit – transfer active fixe și stocuri între instituții publice” - darea “în consum” a manualelor școlare de clasa a I-a, pe bază de Bon de consum „Alte cheltuieli operaționale – transfer active fixe și stocuri între instituții publice” -

303.01

„Obiecte de inventar în magazie”

darea “în folosință” a manualelor școlare, pe bază de Proces-verbal de predare-primire

„Obiecte folosință” -

658.01.01

de

inventar

în

303.02

303.01

„Obiecte de inventar în magazie”

preluarea manualelor școlare de la diriginți, pe bază de Proces-verbal de predare-primire

„Obiecte de inventar în 303.01 303.02 „Obiecte de inventar în folosință” magazie” - casarea manualelor școlare sau transferul manualelor școlare la alte unități de învățământ „Alte cheltuieli operaționale – transfer active fixe și stocuri între instituții publice” 14

658.01.01

303.01

Titlurile se diferențiază prin titlul manualului, editură, autor, nivel de clasă

„Obiecte de inventar în magazie”

- trecerea veniturilor pe Rezultatul patrimonial „Venituri, bunuri și servicii 779.01.01 primite cu titlu gratuit – transfer active fixe și stocuri între instituții publice” - trecerea cheltuielilor pe Rezultatul patrimonial „Rezultatul patrimonial”

121

121

658.01.01

„Rezultatul patrimonial”

„Alte cheltuieli operaționale – transfer active fixe și stocuri între instituții publice”

De asemenea, se recomandă conducerii unităților de învățământ luarea măsurilor necesare pentru: - constituirea unei Comisii de inventariere și casare a manualelor școlare; - inventarierea tuturor manualele școlare valabile și a celor uzate fizic și/sau moral (vor fi cuprinse aici atât manualele școlare din magazia de manuale a unității cât și cele aflate în folosință la elevi, care au fost predate pe bază de Proces-verbal de predare-primire); - înregistrarea în contabilitatea sintetică și analitică a plusului de inventar constatat de către Comisia de inventariere; - întocmirea/actualizarea evidenței tehnico-operative a magaziei de manuale școlare de către responsabilul cu manualele școlare, în conformitate cu rezultatele inventarierii; - întocmirea Listelor cu propunerile de casare a manualelor școlare uzate fizic și/sau moral; - înaintarea Listelor de casare a manualelor școlare pentru aprobare la ISJ Cluj; - obținerea aprobării de casare pentru manualelor școlare propuse; - valorificarea manualelor școlare uzate fizic și/sau moral prin predarea lor la Depozitele de deșeuri de hârtie; - sumele încasate din valorificarea manualelor școlare uzate vor fi depuse la bugetul de stat; - scăderea din contabilitatea analitică și sintetică și din evidența tehnico-operativă a manualelor școlare casate. În acest fel, în contabilitatea unității de învățământ vor rămâne înregistrate toate manualele școlare valabile primite până în prezent.

     

1.

2.

-

III.3. EVIDENȚA TEHNICO-OPERATIVĂ A MANUALELOR ȘCOLARE Constatări: nu se întocmesc Fișe de magazie pentru fiecare titlu de manual primit; nu se întocmesc Procese-verbale de predare-primire la începutul anului școlar între responsabilul cu manualele școlare și diriginți/învățători, cu totalul manualelor școlare predate la clasă; nu se întocmesc Procese-verbale de predare-primire între diriginți/învățători și elevi; la sfârșitul anului școlar manualele școlare se predau de la o clasă la alta, între diriginți și/sau învățători, fără intervenția responsabilului cu manualele școlare; Documentele aferente evidenței tehnico-operative a manualelor școlare nu au fost arhivate; Procesele-verbale nu au fost numerotate, nu conțin antetul unității de învățământ, nu conțin anul școlar, nu conțin totalul manualelor școlare predate, etc. Acte normative nerespectate: Anexa 1 la Ordinul nr. 5559/2013 în ceea ce privește faptul că responsabilul cu manualele școlare răspunde de “evidența și gestionarea manualelor școlare” pe perioada viabilității acestora, care este de „4 ani școlari” și care presupune utilizarea Bonurilor de consum și a Proceselor-verbale de predare-primire atât la începutul cât și la sfârșitul anului școlar, între responsabilul cu manualele școlare și diriginți/învățători; Anexa la Ordinul nr. 1917/2005, Cap. III, în ceea ce privește contabilitatea analitică a manualelor școlare prin aplicarea metodei de evidență cantitativ-valorică – prin utilizarea Fișelor de cont analitic, deoarece: „această metodă constă în ținerea evidenței cantitative pe feluri de stocuri în cadrul fiecărei gestiuni, iar în contabilitate ținerea evidenței cantitativ-valorice”

Verificarea exactității înregistrărilor „prin punctajul periodic dintre cantitățile operate în fișele de magazie și cele din fișele de cont analitic din contabilitate”. Dacă nu se cunoaște în orice moment cu exactitate stocul de manuale școlare valabile aflate în magazie (adică dacă nu se conduce Fișa de magazie): - nu se poate realiza în mod corect comanda de manuale scolare pentru anul următor; - Există riscul ca unii elevi să rămână în anul școlar următor fără manuale școlare; - Există riscul comandării unui surplus de manuale școlare, ceea ce înseamnă cheltuieli mai mari de la bugetul de stat. Nerealizarea predării manualelor școlare de către diriginți/învățători către responsabilul cu manualele școlare la sfârșitul anului școlar și lipsa Procesului-verbal de predare-primire între aceștia generează situația în care: - nu avem certitudinea că manualele școlare distribuite elevilor la începutul anului școlar au fost recuperate în totalitate. Astfel, manualele școlare nu vor mai putea fi folosite pe perioada maximă de viabilitate, generând cheltuieli mai mari la bugetul de stat; - nu avem la bază nici un document pe baza căruia să realizăm trecerea manualelor școlare din contul 303.02 „Obiecte de inventar în folosință” în 303.01 „Obiecte de inventar în magazie”, sau pe baza căruia să încărcăm cantitățile de manuale școlare în Fișele de magazie. Nearhivarea documentelor aferente evidenței tehnico-operative a manualelor școlare poate duce la pierderea documentelor sau la distrugerea acestora înainte de termenele prevăzute în Nomenclatorul arhivistic al unității de învățământ. Recomandări: Se recomandă conducerii unităților de învățământ luarea măsurilor necesare pentru: gestionarea corectă a magaziei de manuale și pentru întocmirea evidenței tehnico-operative în concordanță cu normele legale în vigoare. În acest sens, recomandarea auditorului intern este ca succesiunea operațiunilor și a documentelor întocmite să fie următoarea: - preluarea manualelor școlare pe bază de Bon de transfer de la Depozitul de manuale școlare; - întocmirea Notei de recepție și constatare diferențe (opțional, sau dacă este cazul!); - realizarea evidenței cantitative a manualelor școlare pentru fiecare titlu în parte prin deschiderea Fișelor de magazie pentru fiecare titlu de manual; - încărcarea Fișelor de magazie cu cantitățile primite, pe baza Bonurilor de consum/transfer; - predarea Bonurilor de consum/transfer și a Notelor de recepție la compartimentul financiar-contabil pentru înregistrarea în contabilitatea analitică și sintetică (303.01 = 779.01.01); - predarea manualelor școlare de către responsabilul cu manualele școlare, pe clase, diriginților/învățătorilor, pe bază de Proces-verbal de predare-primire15 (sau pe baza semnăturii de primire a dirigintelui/învățătorului din Fișa obiectelor de inventar în folosință deschisă pe numele dirigintelui/învățătorului; - manualele școlare pentru clasa a I-a, care nu se recuperează la sfârșitul anului școlar se predau învățătorilor pe bază de Bon de consum, nu pe baza de Proces-verbal de predare-primire (658.01.01 = 303.01); - predarea manualelor școlare de către diriginți/învățători către fiecare elev în parte, pe bază de Proces-verbal de predare-primire, care să conțină semnăturile elevilor; - scăderea din Fișele de magazie a manualelor școlare distribuite elevilor, pe baza Proceselor-verbale de predare-primire și/sau a Bonurilor de consum; - centralizarea Proceselor-verbale de predare-primire, pe titluri de manuale școlare și predarea Centralizatoarelor, a Proceselor-verbale și a Bonurilor de consum la compartimentul financiarcontabil pentru înregistrarea în contabilitatea analitică și sintetică (303.02 = 303.01); - la sfârșitul anului școlar diriginții/învățătorii recuperează toate manualele școlare distribuite la începutul anului școlar de la elevi (ce excepția celor de clasa a I-a); -

15 Procesele-verbale de predare-primire de la începutul anului școlar vor fi numerotate și datate, pentru a putea servi la descărcarea manualelor școlare din Fișele de magazie;

-

-

-

la sfârșitul anualui școlar responsabilul cu manualele școlare preia manualele de la diriginți/învățători, pe baza unui Proces-verbal de predare-primire16 (sau pe baza semnăturii de restituire a responsabilului cu manualele școlare din Fișa obiectelor de inventar în folosință deschisă pe numele dirigintelui/învățătorului); responsabilul cu manualele școlare urmărește dacă au fost predate toate manualele care au fost distribuite la începutul anului școlar; responsabilul cu manualele școlare încarcă manualele școlare recuperate în Fișele de magazie; responsabilul cu manualele școlare centralizează Procesele-verbale de predare-primire a manualelor recuperate, pe titluri de manuale școlare și predă Centralizatoarele și Procesele-verbale la compartimentul financiar-contabil pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea analitică și sintetică (303.01 = 303.02); în anul școlar următor se reia procesul de predare a manualelor școlare de către responsabilul cu manualele școlare, pe clase, diriginților/învățătorilor pe bază de Proces-verbal de predare-primire; ARHIVAREA TUTUROR DOCUMENTELOR aferente activităților legate de organizarea și gestionarea manualelor școlare, în conformitate cu Nomenclatorul arhivistic al unității de învățământ, în vigoare.

În consecință, PÂNĂ LA DATA DE 15 NOIEMBRIE 2018 TOATE UNITĂȚILE DE ÎNVĂȚĂMÂNT: • VOR ÎNREGISTRA ÎN CONTABILITATE ȘI ÎN EVIDENȚA TEHNICO-OPERATIVĂ TOATE MANUALELE ȘCOLARE PRIMITE DE LA DEPOZITUL DE MANUALE ȘCOLARE AL ISJ CLUJ; • VOR CASA MANUALELE ȘCOLARE UZATE FIZIC SAU MORAL; • VOR PREDA MANUALELE ȘCOLARE CASATE LA FIRMELE DE COLECTARE A DEȘEURILOR DE HÂRTIE; • VOR DEPUNE LA BUGETUL DE STAT SUMELE ÎNCASATE; • VOR COMUNICA AUDITORULUI INTERN CIFRELE REFERITOARE LA CLARIFICAREA SITUAȚIEI MANUALELOR ȘCOLARE (conform Situației solicitate de auditorul intern). Astfel, unitățile de învățământ vor începe noul an școlar 2018-2019 cu situația reală a stocului de manuale școlare. În continuare, înregistrările în contabilitatea proprie a manualelor școlare se vor face în conformitate cu normele legale în vigoare. INSPECTOR ŞCOLAR GENERAL, AUDITOR PUBLIC INTERN, Prof. Cuibus Valentin Claudiu Dr. Ec. Ioana Iuliana Grigorescu

16 Procesele-verbale de predare-primire de la sfârșitul anului școlar vor fi numerotate și datate, pentru a putea servi la încărcarea manualelor școlare din Fișele de magazie;