Mp Purchasing

PEMBELIAN (PURCHASING)

Fahriza Nurul Azizah, S.T., M.T.

PENGERTIAN PEMBELIAN (PURCHASING) Purchasing sendiri merupakan salah satu proses dari procurement. Secara sederhana, purchasing merupakan proses pembelian barang/jasa saja, di mana purchaser akan membeli barang dengan meminta penawaran vendor, negosisasi, membuat PO, menerima barang, dan melakukan pembayaran. Hal yang paling penting dalam proses purchasing adalah masalah budget. Sebab, supaya bisa bernegosiasi dengan baik, seorang purchaser harus tahu seberapa besar budget yang dimiliki perusahaan untuk membeli barang/jasa. Tidak seperti proses procurement, proses purchasing tidak dikaitkan dengan besar kecilnya perusahaan. Sebab, proses purchasing merupakan kegiatan rutin yang selalu dilakukan.

PRINSIP DASAR PEMBELIAN      

The Right Price The Right Quantity The Right Time The Right Place The Right Quality The Right Source

STRATEGI PEMBELIAN Berhubungan dengan peroleha bahan baku, suku cadang dan perlengkapan yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi operasi.  Multiple sourcing  Sole sourcing  Parallel sourcing

ADMINISTRASI PEMBELIAN Formulir- formulir yang diperlukan dalam aktifitas pengelolaan administrasi pembelian adalah sebagai berikut. a) Surat Perintah pembelian. Diisi oleh bagian Gudang atau bagian lain yang memerlukan barang. Surat Permintaan/Perintah Pembelian berisi antara lain Nama, Jenis, Type, Kuantitas dan Kualitas barang yang diminta,s erta kapan barang yang bersangkutan harus diterima. b) Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH ) Diisi oleh bagian pembelian SPPH berisi : Nama, Jenis, Type, Kuantitas, dan harga barang yang diminta. Tanggal paling lambat penerimaan barang yang diminta. Permintaan informasi mengenai syarat pembayaran dan syarat. Penyerahan yang diminta oleh calon pemasok c) Surat Order Pembelian (SOP). Formulir ini diisi oleh bagian Pembelian. SOP ini berisi : Nama dan Alamat pemasok. Nama, jenis, type, kuantitas, kualitas, dan harga barang yang diminta. Tanggal paling lambat permintaan barang yang dipesan. Syarat Pembayaran dan penyerahan barang

ADMINISTRASI PEMBELIAN (lanj.) d) Laporan Penerimaan Barang. Formulir ini diisi oleh bagian penerimaan barang setelah barang yang diterima diperiksa. Formulir ini berisi: Tanggal penerimaan barang, nomor order pembelian yang bersangkutan, nama, jenis, type, kuantitas, kualitas, dan harga barang yang diterima, serta catatan hasil pemeriksaan barang, misalnya cocok tidaknya barang dengan order. e) Bukti Pengeluaran Kas Formulir ini diisi oleh bagian Hutang

UNIT ORGANISASI TERKAIT Pengelolaan administrasi pembelian didukung dengan prosedur permintaan pembelian, permintaan penawaran harga, order pembelian, penerimaan barang, dan prosedur pencatatan. Unit organisasi yang terkait dengan aktivitas pengelolan pembelian adalah sbb: 1. bagian gudang 2. bagian pembelian 3. bagian penerimaan 4. bagian hutang 5. bagian kartu sediaan

KEGIATAN YANG DILAKUKAN BAGIAN LAIN DALAM AKTIVITAS PEMBELIAN BARANG 1) Bagian Gudang Bagian Gudang mengajukan surat permintaan pembelian atas barang barang yang tersedia digudang sekiranya telah habis. Dalam hubungan dengan jenis barang supplies perusahaan yang disimpan di gudang dalam arti keluar masuk barang melalui gudang, kegiatan gudang adalah sbb: a. Membuat surat Permintaan Pembelian (SPP) sebanyak 2 lembar ..Lembar 1, diserahkan kepada bagian Pembelian ..Lembar 2, diarsipkan dibagian gudang menurut urutan nomor SPP b. Menerima Surat Order pembelian (SOP) sebagai informasi bahwa permintaan pembelian sudah dilaksanakan, kemudian diarsipkan menurut urutan nomor SOP

c. Menerima laporan penerimaan barang dari bagia penerimaan barang d. Mencatat data laporan penerimaan barang dalam kartu gudang e. Mengarsipkan laporan penerimaan barang menurut urutan nomor

KEGIATAN YANG DILAKUKAN BAGIAN LAIN DALAM AKTIVITAS PEMBELIAN BARANG (lanj.) 2) Bagian Pembelian Bagian pembelian berfungsi mengamati perkembangan harga barang, membuat surat permintaan penawaran harga, memilih pemasok barang, membuat surat order pembelian, dan mengawasi penerimaan barang dalam hubungan dengan order pembelian yang telah dikirimkan kepada pemasok, oleh karena itu kegiatan Bagian Pembelian sbb: a. Menerima surat permintaan Pembelian dari bagian Gudang atau dari bagian lain b. Membuat surat permintaan penawaran harga (SPPH) rangkap 2, dalam hal barang yang dimintai belum ada pada daftar langganan (pemasok ) ..Lembar 1, dikirimkan kepada para calon pemasok (leverasr) ..Lembar 2, diarsipkan dibagian pembelian c. Menerima Surat Penawaran Harga (SPH) dari calon pemasok d. Meneliti perbandingan harga berdasarkan surat penawaran harga yang diterima dari calon pemasok e. Menentukan calon pemasok yang cocok menjadi pemasok barang yang bersangkutan

KEGIATAN YANG DILAKUKAN BAGIAN LAIN DALAM AKTIVITAS PEMBELIAN BARANG (lanj.) f. Membuat surat Order Pembelian rangkap 6, untuk didistribusikan sbb: ..Lembar 1 dan 2 , dikirimkan kepada pemasok, lembar 1 untuk pemasok, lembar 2 setelah ditandatangani oleh pemasok ditarik kembali, sebagai bukti penerimaan order pembelian ..Lembar 3, diserahkan kepada bagian Penerimaan , sebagai perintah untuk menerima barang sesuai dengan yang tercantum dalam surat order ..Lembar 4, diserahkan kepada bagian hutang, sebagai pemberitahuan bahwa perusahaan telah mengirim order pembelian ..Lembar 5, diserahkan kepada bagian gudang, untuk diinformasikan kepada unit organisasi yang mengajukan surat permintaan pembelian barang yang bersangkutan ..Lembar 6, diarsipkan dibagian Pembelian sebagai arsip order yang belum diterima pengirimannya g. Menerima laporan penerimaan barang lembar 1 dari bagian penerimaan h. Menerima Faktur dari pemasok

i. Menyerahkan faktur yang telah dinyatakan cocok dengan isi surat order pembelian yang bersangkutan kepada bagian hutang

KEGIATAN YANG DILAKUKAN BAGIAN LAIN DALAM AKTIVITAS PEMBELIAN BARANG (lanj.) 3) Bagian Penerimaan Bagian Penerimaan berfungsi sebagai penerima dan pemeriksa barang yang diterima dari pemasok berdasarkan sura order pembelian yang dikirimkan oleh perusahaan. Kegiatan bagian penerimaan adalah sbb a. Menerima surat order pembelian lembar 3 dari Bagian Pembelian

b. Menerima barang beserta surat pengantar dari pemasok c. Memeriksa kuantitas dan kualitas barang yang diterima, meneliti kecocokan dengan data surat order (lembar 3) d. Membuat Laporan penerimaan barang rangkap 4 dan didistribusikan sbb: ..Lembar 1, diserahkan kepada bagian Pembelian untuk diteruskan kepada Bagian Hutang ..Lembar 2, diserahkan kepada bagian gudang beserta barang yang bersangkutan ..Lembar 3, diserahkan kepada bagian Kartu sediaan untuk kepentingan pencatatan dalam kartu sediaan barang yang bersangkutan ..Lembar 4, diarsipkan dibagian pengiriman menurut urutan nomor, beserta surat order pembelian dan surat pengantar barang.

KEGIATAN YANG DILAKUKAN BAGIAN LAIN DALAM AKTIVITAS PEMBELIAN BARANG (lanj.) 4) Bagian Hutang Bagian hutang mengurus pengadministrasian hutang, Pengecekan, dan pengarsipan dokumen dokumen yang terkait dengan terjadinya mutasi hutang. Bagian Hutang menyelenggarakan buku jurnal pembelian atau yang berfungsi sebagai jurnal pembelian dan kartu hutang. Kegiatan Bagian Hutang adalah sbb: a. Menerima surat order pembelian lembar 4 dari bagian pembelian b. Menerima laporan penerimaan barang lembar 1 dari bagian Pembelian c. Memeriksa kecocokan data faktur dari pemasok dengan laporan penerimaan barang dan surat order pembelian yang bersangkutan. d. Membuat bukti pengeluaran kas rangkap 3 e. Mencatat faktur dan bukti pengeluaran kas sesuai dengan sistem pencatatan yang diterapkan perusahaan f. Mengarsipkan bukti pengeluaran kas beserta faktur, laporan penerimaan barang dan surat order pembelian yang bersangkutan, beserta surat order pembelian dan surat pengantar barang.

KEGIATAN YANG DILAKUKAN BAGIAN LAIN DALAM AKTIVITAS PEMBELIAN BARANG (lanj.) 5) Bagian Kartu Sediaan Bagian Kartu Sediaan berfungsi sebagai pengelola kartu sediaan, dalam arti mencatat mutasi tiap jenis barang dalam kartu sedian masing masing baik mengenai kuntitas maupun harga pokoknya.Adapun kegiatan kegiatan Bagian kartu sedian meliputi : a. Menerima tembusan laporan penerimaan barang dari bagian Penerimaan Barang b. Mencatat laporan penerimaan barang dalam kartu sediaan yang bersangkutan c. Mengarsipkan laporan penerimaan barang menurut urutan tanggal penerimaan.

PURCHASE REQUISITION / PURCHASE ORDER Purchase Order (PO) adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli untuk menunjukkan barang yang ingin mereka beli dari pihak penjual. Purchase order juga merupakan sebuah kontrak yang membentuk kesepakatan antara pembeli dan penjual mengenai barang yang ingin dibeli oleh pihak pembeli.

PURCHASE ORDER Beberapa Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Membuat Purchase Order 1) Sebagai pemesan, cantumkan identitas perusahaan dengan jelas dalam purchase order. 2) Cantumkan detail apa saja yang akan Anda pesan, seperti merek, nama barang, jumlah, dan informasi lainnya. 3) Cantumkan dengan jelas produsen atau supplier yang Anda pilih. 4) Sebutkan media sebagai tempat iklan produk yang di tawarkan (jika dirasa perlu). 5) Sebutkan bentuk dan jumlah pesanan dengan detail, bila dibutuhkan buatlah daftar dalam tabel agar memudahkan penelusuran serta pelayanannya. 6) Sebutkan cara pengiriman, waktu pengiriman, metode pembayaran, dan juga cara pengiriman yang Anda inginkan. 7) Cantumkan nomor PO (purchase order). Nomor ini sangat penting untuk melakukan penelusuran apabila ada kekeliruan ataupun permasalahan.

Tugas ke-3 Buatlah sebuah Purchase Order kepada vendor yg dituju dari perusahaan kalian..!