Minit Mesyuarat

MINIT MESYUARAT KETUA UNIT AUTO TRADER ENTERPRISE BERSAMA PENGURUS BESAR AUTO TRADER ENTERPRISE BAGI MAJLIS MALAM AMAL BIL. 2/2008 13 februari 2008 1.0PEMBUKAAN 1.1.

Tuan Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada semua kakitangan yang hadir.

1.2.

Tuan Pengerusi memaklumkan kepada kakitangan agar membuat pembentangan yang berkaitan dengan matlamat atau sebarang strategi yang menjurus kepada elemen yang telah ditetapkan bagi mencapai misi syarikat pada tahun ini.Auto Trader haruslah turut serta dalam menjayakan matlamat tersebut.

1.3.

Tuan Pengerusi juga memaklumkan bahawa salinan perutusan dan bajet akan diedarkan dalam jangka masa yang terdekat.Perincian akan dibuat dari semasa ke semasa dan semua kakitangan akan terlibat dalam bajet yang tersebut.

1.4.

Penggunaan peruntukan hendaklah dirangka dalam masa 1 bulan dengan menjalankan aktiviti-aktiviti yang menepati bajet tersebut. Perincian peruntukan bergantung kepada setiap unit iaitu merancang sebarang aktiviti dan bajet yang akan dibuat bersesuaian dengan bilangan yang hadir.

1.5.

Tuan Pengerusi meminta setiap unit mengusulkan aktiviti-aktiviti yang akan dijalankan dalam masa yang terdekat dan perancangan bagi perlaksanaannya dengan lebih awal. Aktiviti yang bakal dilaksanakan hendaklah menepati kehendak syarikat bagi meningkatkan imej, produktiviti dan kualiti syarikat.

. 2.0PENGESAHAN MINIT MESYUARAT 2.1.

En. Azman Bin Zahari mencadangkan agar minit mesyuarat disahkan.

2.2.

Cadangan pengesahan minit mesyuarat tersebut disokong oleh En. Ahmad Nor Hafiz Bin Mansor 1

3.0 PERKARA-PERKARA BERBANGKIT 3.1.

Pengerusi mencadangkan agar waktu majlis malam amal tersebut dipercepatkan dari pukul 8.45 mlm di tukarkan kepada pukul 8.00 mlm pada hari sabtu 1 mei 2008 Tindakan

: Mohd Aifil Asyaraf Bin Abd Rahman Status : tutup

4.0AGENDA 4.1. Laporan Aktiviti Malam Amal 4.1.1.Pengurusan Laporan Pengurusan Malam Amal 4.1.1.1.

Encik Mohd Hafiz Bin Samsudin menyatakan bahawa bajet yang diperuntukan pada majlis malam amal adalah sebanyak RM 70 000.

4.1.1.2.

Mendapat wang sebanyak RM50 000 dari Bendahari dan akan menberikan wang yang diperuntukan bagi setiap unit.

4.1.1.3.

Encik Mohd Hafiz Bin Samsudin akan menempat beberapa tabung derma di setiap sudut bagi tujuan menderma dan menempatkan polis bantuan dari balai polis terdekat seramai 10 orang di tempat berkenaan bagi menggelakan perkara yang tidak di ingini berlaku dan telah mendapat persetujuan daripada pihak polis daripada balai yang berdekatan(ASP Mohd Hanan Bin Yusof).

4.1.1.4.

Bagi malam amal tersebut, Syarikat Auto Trader Enterprise mendapat tajaan bagi peralatan audio set daripada sebuah syarikat rakaman iaitu Syarikat MZ Enterprise dan kita perlu menyediakan lori bagi unit peralatan bagi mengambil dan menghantar peralatan tersebut. Peruntukan sebanyak RM1000 bagi penyewaan tersebut

4.1.1.5.

Antara artis-artis jemputan adalah seperti kumpulan nasyid Raihan,kumpulan Kristal dan kumpulan Spider.

2

4.1.1.6.

Setiap kumpulan akan di bayar sebanyak RM5000 seperti yang dipersetujui oleh kedua-dua pihak.Pembayaran di buat pada hari berlangsungnya majlis tersebut.deposit telah di beri sebanyak RM2000. Tindakan

Samsudin

: En. Mohd Hafiz Bin Status

: buka

4.1.2.Jemputan Laporan Jemputan Malam Amal 4.1.2.1.

Encik Mohamad Hazuan Bin Mohamud menyatakan seramai 2000 orang dijemput terdiri daripada kakitangan, anak-anak yatim dan VIP dan kad jemputan sedang di cetak bagi majlis tersebut. Di jangka akan siap pada 3 mac 2008 dan akan di edarkan pada 7 mac 2008

4.1.2.2.

Bajet yang digunakan sebanyak RM7000 •

Bil kakitangan seramai 40, anak-anak yatim seramai 200 orang, para wartawan dan fotografik seramai 10 yang terdiri daripada pihak akhbar Utusan,Sinar Harian dan akhbar Harian.VIP seramai 5 buah keluarga dan turut menjemput beberapa syarikat-syarikat lain:

•

Kad dijangka siap pada 3mac dan akan diedarkan oleh setiausaha pada 7 mac 2008

Tindakan : En. Mohamad Hazuan Bin Mohamud Status : buka

3

4.1.3.Peralatan Laporan Peralatan Malam Amal Encik Ahmad Nor Hafiz Bin Mansor menyatakan peralatan yang digunakan adalah tajaan Syarikat Mz Enterprises seperti sistem audio.

4.1.3.1.

4.1.3.2. Manakala kerusi dan meja disewa dari pihak dewan Jubli Perak Kerusi dan meja yang di sewa dari pihak dewan Jubli Perak sebanyak 300 buah meja dan 3000 buah kerusi. 4.1.3.3.

Encik Ahmad Nor Hafiz Bin Mansor mencadangkan penambahan bilangan ahli bagi mengguruskan segala peralatan yang di perlukan.

4.1.3.4.

Bajet yang diperuntukan bagi unit peralatan sebanyak RM10 000 termasuk penyediaan lori bagi mengambil dan menghantar peralatan tersebut.

4.1.3.5.

Peruntukan adalah sebanyak RM1000 bagi penyewaan lori tersebut. Tindakan : En. Ahmad Nor Hafiz Bin Mansor Status :buka

4.1.4. Pemakanan Laporan pemakanan Malam Amal 4.1.4.1.

Penyediaan makanan diuruskan oleh pihak katering termasuklah peralatan seperti pinggan, cawan, sudu, garpu dan alas meja pada majlis tersebut.

Menu makanan adalah seperti berikut: • • • •

Nasi minyak, nasi beriani, Kuih-muih seperti karipap, kuih seri muka, mufin dan lain-lain. Minuman yang disediakan adalah minunan berkarbonat dan oren jus. Menyediakan minuman panas seperti kopi dan teh.

4

Makanan dan minuman disediakan secara buffe dan bagi VIP,makanan akan disediakan di atas meja VIP dan setiap meja VIP mempunyai seorang pelayan @ waiter yang diupah oleh Pihak Katering Hasnol. 4.1.4.2.

Peruntukan wang sebanyak RM18 000 • Makanan untuk 3000 orang makan termasuklah kuih-muih dan minuman yang disediakan. • Terdiri daripada kakitangan, anak-anak yatim dan para VIP.Bil kakitangan seramai 40, anak-anak yatim seramai 200 orang, para wartawan dan fotografik seramai 10 yang terdiri daripada pihak akhbar Utusan,Sinar Harian dan akhbar Harian.VIP seramai 5 buah keluarga dan turut menjemput beberapa syarikatsyarikat lain Tindakan

Azman Bin Zahari

Status

: En. : buka

4.1.5.Bendahari Laporan Kewangan Malam Amal 4.1.5.1.

Encik Afandi Bin Mohamad menyatakan anggaran bajet yang diperutukan pada majlis malam amal kepada adalah sebanyak RM 70 000 dan dipersetujui oleh Tuan Pengerusi.

4.1.5.2.

Encik Afandi Bin Mohamad akan menyerahkan wang kepada Unit pengurusan sebanyak RM50 000 bagi menjalankan majlis malam amal.

4.1.5.3.

Encik Mohd Hafiz Bin Samsudin akan menggunakan wang sebanyak RM15 000 bagi Unit Pergurusan dan akan menyerahkan wang kepada Unit peralatan sebanyak RM10 000 bagi membuat bayaran kepada Pihak dewan atas penyewaan dewan, kerusi dan meja yang di sewa.

4.1.5.4.

Encik Mohd Hafiz Bin Samsudin akan menyerahkan wang sebanyak RM18 000 kepada Unit Pemakanan bagi membuat bayaran kepada Pihak Katering yang ditempah iaitu Hasnol Katering Enterprises.

4.1.5.5.

Encik Mohd Hafiz Bin Samsudin akan menyerahkan wang yang di peruntukan kepada Unit Jemputan RM7 000 bagi membuat bayaran untuk tempahan kad jemputan yang sedang di tempah.

4.1.5.6.

Jumlah peruntukan bagi majlis adalah RM50000 dan jumlah anggaran bagi bajet adalah RM70 000. Baki lebihan akan di masukkan ke dalam akaun tabung derma pada malam tersebut. 5

Perancangan 4.1.5.6

Encik Afandi Bin Mohamad akan mengemas kini perbelanjaan syarikat.

4.1.5.7

Encik Afandi Bin Mohamad akan merancang target dan strategi syarikat pada masa akan datang.

4.1.5.8

Encik Afandi Bin Mohamad mencadangkan agar pengurangan pengeluaran modal. Tindakan : En. Affandi Bin Mohamad Status : buka

5.0HAL-HAL LAIN 5.1.

Tuan Pengerusi meminta agar cadangan aktiviti malam amal tersebut yang terperinci diserahkan kepada pihak pengurusan untuk dipantau bagi memastikan aktiviti dapat dijalankan secara seragam. Tindakan : En. Mohd Hafiz Bin Samsudin Status : buka

5.2.Tuan Pengerusi mengingatkan semua kakitangan agar membuat perancangan untuk aktiviti malam amal tersebut bagi memastikan prestasi kerja semua kakitangan dapat berjalan dengan lebih lancar. Tindakan : Semua kakitangan Status : Buka

6.0PENUTUP 6.1.

Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 5:30 petang kepada tarikh yang akan diberitahu kelak.

Disediakan oleh:

_______________________

Disahkan oleh:

______________________

6

Mohd Saifullah Sabri Rahman

Mohd Aifil Asyaraf Bin Abd

7