Minit Mesyuarat

Tugas Setiausaha • • • • • •

Mengurus sesuatu mesyuarat Memanggil setiap mesyuarat Membuat agenda bersama pengerusi Mencatat minit-minit mesyuarat Menulis laporan tahunan Melaksanakan semua arahan jawatankuasa

Maksud • Minit mesyuarat ialah catatan segala hal yang dibincangkan dan keputusan yang dicapai dalam sesuatu mesyuarat • Disediakan secara berperingkatperingkat o Mencatat o Menulis minit mesyuarat

Setiausaha perlulah: • Menghadiri mesyuarat sepanjang masa • Kemaskini dokumen o Senarai kedatangan o Buku catatan minit

• Mencatat selengkapnya semua hal yang dibincangkan dan keputusan • Semak bersama pengerusi,utk ketepatan isi.

Penulisan Minit Mesyuarat a) Butiran tentang mesyuarat i. ii. iii. iv. v.

Nama mesyuarat Bilangan kali diadakan Tarikh Masa Tempat

b) Senarai kehadiran

a) Isi minit mesyuarat i.

Kehadiran ditulis mengikut susunan berikut: Hadir-senarai nama ahli mesyuarat yang hadir dengan mencatatkan jawatan mereka. Turut hadir-senarai nama yang hadir sebagai pemerhati(undangan khas) Tidak hadir-senarai nama ahli yang tidak hadir(sama ada yang memberi alasan ataupun tidak) v. Kata kata aluan daripada pengerusi mesyuarat.

i) Pembentangan dan pengesahan minit mesyuarat yang lalu. ii) Perkara-perkara berbangkit iii) Agenda-agenda yang ditetapkan iv) Hal-hal lain. v) Ucapan penutup oleh pengerusi

Ciri-ciri minit Mesyuarat yang Baik a. Penulisan hendaklah ringkas,tepat dan padat. b. Ayat-ayat yang digunakan perlulah mengambarkan keputusan yang dibuat,Contohnya: Mesyuarat telah bersetuju untuk menerima… mesyuarat telah dimaklumkan bahawa… c. Waktu ditangguhkan perlu dicatat dalam minit mesyuarat guna

a. Pada akhir/penutup mesyuarat,hendaklah dicatat nama dan jawatan penyedia minit mesyuarat serta nama dan jawatan orang yang akan mengesahkan minit itu,iaitu pengerusi dengan persetujuan ahli-ahli mesyuarat.contoh: Disediakan oleh: Disahkan oleh: t.t t.t ………………………. ……………… ………