Minit Curai Mesyuarat Ssr

Minit Mesyuarat Pengurusan Penilaian Star Rating ( SSR ) Kementerian Pelajaran Malaysia Tahun 2008 Di Bawah Bidang Kuasa KPPM Tarikh Masa Tempat: Pengerusi

: 18 Ogos 2008 ( Isnin ) : 8.30 pagi SMK. Dato’ Syed Esa, Batu Pahat, Johor : Tn. Hj. Md. Kasim Bin Md. Noah, Ketua Sektor Jaminan Kualiti Jabatan Pelajaran Johor

1.

UCAPAN ALU-ALUAN PENGERUSI

1.1

Tuan pengerusi mengalu-alukan dan mengucapkan ribuan terima kasih atas kehadiran ahli mesyuarat.

1.2

Tuan pengerusi memaklumkan mesyuarat ini bertujuan memberi penerangan mengenai pelaksanaan Penilaian Star rating kepada semua Sektor di JPN, PPD dan sekolah yang terpilih serta impaknya kepada Kementerian Pelajaran Malaysia.

1.3

Seterusnya beliau memberi taklimat yang bertajuk “ Jaminan Kualiti Pengurus, Sekolah dan Kepimpinan.” ( Kertas Pembentangan di lampirkan) ( Tindakan dan makluman semua ahli mesyuarat )

2.

PEMBENTANGAN KERTAS KONSEP STAR RATING (SSR)

2.1

Pelaksanaan Sistem Star Rating

2.1.1

Pada tahun 2007 Kementerian Pelajaran telah berjaya menduduki tempat pertama dengan memperolehi empat bintang dalam penarafan Sistem Star Rating yang dijalankan oleh MAMPU, Jabatan Perdana Menteri.

2.1.2

Mesyuarat ini bertujuan untuk mendapatkan maklum balas mengenai pelaksanaan Sistem Star Rating (SSR) MAMPU ke atas JPN, PPD dan sekolah di bawah bidang kuasa Kementerian Pelajaran Malaysia

2.1.3

Pada tahun 2008 penerafan Sistem Star Rating oleh MAMPU melibatkan Jabatan / Bahagian di Kementerian Pelajaran, Jabatan Pelajaran Negeri, Pejabat Pelajaran Daerah dan sekolah-sekolah yang terpilih berbanding sebelumnya yang hanya melibatkan Jabatan / Bahagian di Kementerian Pelajaran sahaja.

2.1.4

Ketua-ketua Jabatan / Bhg. di KPM, JPN, PPD dan sekolah-sekolah yang terpilih perlu memastikan kriteria-kriteria penarafan ini difahami dan dipatuhi agar lawatan penarafan yang akan dijalankan oleh MAMPU itu nanti berjalan lancar dan seterusnya KPM akan memperolehi penarafan yang lebih baik berbanding tahun lepas.

2.1.5

Lawatan penarafan Sistem Star Rating oleh MAMPU ke atas Jabatan / Bahagian Kementerian Pelajaran Malaysia di bawah bidang kuasa Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia akan dijalankan pada bulan Ogos hingga Oktober 2008. ( Tindakan dan makluman semua ahli mesyuarat )

2.2

Perincian Kriteria dan Sub Kriteria Mohon perhatian Ahli Mesyuarat untuk mengambil maklum bahawa penilaian Sistem Star Rating MAMPU bagi tahun 2008 melibatkan: 2.2.1

Pengurusan Organisasi (50%); • • • • •

2.2.2

Perkhidmatan Teras (25%)    

2.2.3

Pengurusan organisasi (12%) Pengurusan kewangan (12%) Pengurusan sumber manusia (10%) Pengurusan projek pembangunan (8%) Pengurusan ICT (8%)

Penggubalan dasar/program ( 6.0%) Prestasi Pelaksanaan dasar/program ( 7.0%) Mekanisme Pemantauan dasr/program ( 6.0% ) Keberkesanan dasar/program ( 6.0% )

Pengurusan Pelanggan (25%);    

Piagam Pelanggan ( 3.0 % ) Pengurusan Aduan ( 4.0% ) Kepuasan Pelanggan; C.S.I ( 15.0% ) Usaha-usaha Promosi ( 3.0% )

Tahap penilaian SSR ke atas Jabatan / Bahagian Kementerian Pelajaran Malaysia di bawah bidang kuasa Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia akan melibatkan peringkat Jabatan / Bahagian di Kementerian pelajaran, Jabatan Pelajaran Negeri, Pejabat Pelajaran Daerah dan sekolah-sekolah yang terpilih. ( Tindakan dan makluman semua ahli mesyuarat ) 2.3

Pelan Tindakan Pelaksanaan Star Rating

2.3.1

Mengadakan taklimat kepada Jabatan,PPD dan sekolah-sekolah terpilih.

2.3.2

Perbincangan peringkat Jabatan, PPD dan sekolah-sekolah secara berasingan untuk penambahbaikan.

2.3.3

Urus setia menambah baik kriteria / wajaran.

2.3.4

Menyelaras pemarkahan peringkat Jabatan, PPD dan sekolah-sekolah terpilih bagi menentukan penarafan.

2.3.5

Melaksanakan lawatan inspektorat peringkat Jabatan, PPD dan sekolah-sekolah terpilih dan

2.3.6

Menyediakan laporan dan membentangkan laporan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Star Rating ( Tindakan dan makluman semua ahli mesyuarat )

3.4

Jadual Pemantauan Star Rating

3.4.1

Lawatan Prapenilaian ke JPN oleh pihak KPM akan diadakan pada pertengahan bulan September 2008 bagi memeriksa dokumen-dokumen yang diperlukan. Dokumen perlu dokemaskinikan sehingga 31 Ogos 2008. Tarikh sebenar lawatan akan dimaklumakan kemudian.

3.4.2

Pihak MAMPU telah memaklumkan akan mengadakan penilaian SSR ke JPN dan PPD seluruh Malaysia pada bulan Oktober 2008. Tarikh sebenar lawatan pasukan inspektorat tersebut akan dimaklumkan kemudian oleh Bahagian Perancangan dan Penyelidikan Dasar Pendidikan yang bertindak sebagai urus setia Jawatankuasa Kerja SSR untuk JPN dan PPD.

3.4.3

Pejabat Pelajaran Daerah hendaklah mengatur program pemantauan secara dalaman dalam daerah bagi tujuan penambahbaikan. PPD dan sekolah juga boleh menghubungi pegawai meja yang bertanggung jawab di Sektor yang berkaitan jika memerlukan bantuan lanjut. ( Tindakan dan makluman semua ahli mesyuarat )

4.

HAL-HAL LAIN

4.1

Perkara-perkara yang perlu diberi tumpuan. 4.1.1

Kajian Kepuasan Pekerja di Jabatan / Bahagian / JPN / PPD / sekolah Kementerian Pelajaran perlu dijalankan bagi memastikan tahap kepuasan bekerja di kalangan kakitangan. Kajian ini boleh berbentuk soal selidik yang berdasarkan instrumen sedia ada atau dibina sendiri. ( Contoh Instrumen di lampirkan )

4.1.2

Visi/ misi/ piagam pelanggan dipamerkan di premis masing-masing. Setiap Jabatan/ Bahagian/ JPN/ PPD/ Sekolah dipohon mengemaskini piagam pelanggan masing-masing dan setiap aspek dalam piagam pelanggan boleh diukur serta mempunyai tempoh masa menyediakan perkhidmatan.

4.1.3

Semua ahli faham visi/ misi/ matlamat organisasi masing-masing sebagai persediaan lawatan MAMPU.

4.1.4

Semua program/ aktiviti adalah berlandaskan pelan strategik PIPP dan perlu didokumenkan.

4.1.5

Setiap Jabatan/ Bahagian/ JPN/ PPD/ Sekolah perlu menyediakan KPI supaya dapat meningkatkan sistem penyampaian. Perlu ada data dan fakta bagi tujuan penambahbaikan.

4.1.6

Setiap Jabatan/ Bahagian/ JPN/ PPD/ Sekolah diingatkan supaya berusaha mengekalkan prestasi KPM ditempat pertama dalam penilaian Star Rating tahun ini.

4.1.7

Setiap pegawai mesti mempamerkan fail meja masing-masing di atas meja. ( Tindakan dan makluman semua ahli mesyuarat )

Tuan Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada semua ahli mesyuarat yang hadir dan berharap semua Sektor, PPD dan sekolah yang terpilih melaksanakan usaha-usaha penambahbaikan yang dalam semua criteria yang dibincangkan seterusnya mencapai tahap 5 bintang dalam SSR Kementerian pelajaran Malaysia.

Mesyuarat ditangguhkan pada jam 2.30 petang.

Dicatit oleh:-

( ZULKIFLY BIN AHMAD ) Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor.

Disahkan oleh :-

( HJ. MD. KASIM BIN MD. NOAH ) Ketua Sektor, Sektor Jaminan Kualiti, JPNJ.