Microsoft Word - Proyecto[1]
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- Pages: 58
Sistematización Caldo Parao
SISTEMATIZACION DE CALDO PARAO
Presentado por:
ARNOLD JAVIER MANRIQUE MERLY CORDOBA TRUJILLO LINA MARIA PASTRANA M.
Presentado al Ingeniero:
CRISTOBAL CASTRO
CORPORACION UNIVERSITARIA DEL HUILA (CORHUILA) INGENIERIA DE SISTEMAS VI SEMESTRE NEIVA 2008
Análisis de sistemas
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Sistematización Caldo Parao
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION
4
JUSTIFICACION
5
OBJETIVOS
6
GENERALES
6
ESPECIFICOS
6
1. ALCANCES
8
2. LIMITACIONES
9
3. DESCRIPCION DE LA EMPRESA
11
3.1 RESEÑA HISTORICA
11
3.2. HUBICACION GEOGRAFICA
12
3.3. TEOLOGIA CORPORATIVA
12
4. ORGANIGRAMA CALDO PARAO
14
5. DESCRIPCION DEL PROYECTO
15
6. FASES DE EL PROYECTO
17
7. METODOLOGIA
18
8. RECURSOS
19
9. PRODUCTO A ENTREGAR
22
10. ENCUESTAS
23
10.1. PARA EL GERENTE
23
10.2. PARA EL ADMINISTRADOR
31
10.3. PARA EL PERSONAL
34
10.4. PARA LOS USUARIOS
38
Análisis de sistemas
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Sistematización Caldo Parao
11. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
42
12. DIAGRAMA DE FLUJOS
43
13. TABULACIONES
48
13.1. USARIOS
48
13.2. EMPLEADOS
54
Análisis de sistemas
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Sistematización Caldo Parao
INTRODUCCION
CALDO
PA R A O
es
una
m icro
empresa
c u y a
a c t i v i d a d e c o n ó m i c a s e b a s a e n e l s e r v i c i o d e v e n t a s d e c o m i d a ; s u p r o p ó s i t o e s s a t i s f a c e r l a s n e c e s i d a d e s y e x p e c t a t i v a s d e s u s c l i e n t e s . E n e s t e s e n t i d o l a e m p r e s a s e h a c o m p r o m e t i d o a s e r participe
de
un
a n á l is is
m in u c io s o
para
l a
s i s t e m a t i z a c i ó n d e l m i s m o . P a r a u b i c a r s e c o m o u n a e m p r e s a l í d e r e n n u e s t r a r e g i ó n c o n t r i b u y e n d o a s í c o n e l d e s a r r o l l o s o c i o e c o n ó m i c o d e l d e p a r t a m e n t o d e l H u i l a .
Con
el
f in
de
alcanzar
mejores
r e s u l t a d o s
e m p r e s a r i a l e s s e a b o r d o e s t e t r a b a j o c o n m i r a s a controlar
toda
la
parte
contable,
f i n a n c i e r a ,
a d m i n i s t r a t i v a y p r o d u c t i v a ; e n b u s c a d e u n a m a y o r e f i c i e n c i a e n l a a c t i v i d a d e c o n ó m i c a y u n m e j o r desempeño en la empresa.
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Sistematización Caldo Parao
JUSTI F I CACI ON
Ante la inminente ola de cambios que afrontan las organizaciones que dinamizan la economía y la cultura empresarial de nuestro país, originada esta por la evolución de una sociedad cada día mas consiente y exigente en cuanto esperan del medio que los provee de productos, servicios y garantías para pleno desarrollo y bienestar, estas se ven obligadas a reinventarse continuamente a fin de no quedarse rezagadas ante tal evolución y por el contrario cumplir cabalmente con sus obligaciones tanto a nivel interno como por su medio circulante.
Además en la actualidad todo se maneja por medio de los sistemas; es por esto que queremos realizar la sistematización de caldo parado puesto que tenemos que estar a la altura que otras empresas para mantenernos dentro del mercado.
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OBJETIVOS
Objetivos generales: Llevar un control mas adecuado del ingreso y salida del personal. Tener una agilización en la toma y despacho de pedidos. Mantener un control de las ventas, proveedores, inventario, clientes. Agilizar los procesos de contabilidad cobros y pagos.
Objetivos específicos: Analizar la infraestructura con la que contamos. Recopilar toda la información necesaria tanto de clientes, empleados y proveedores. Analizar que motor de base de datos nos sirve de acuerdo a los requerimientos de la empresa. En general mirar todos los elementos necesarios que podamos implementar de tal manera que en un futuro se le puedan hacer mejoras. Después de recopilar la información y teniendo claro que recursos son los que vamos a implementar; el paso a seguir es hacer un borrador y/o prototipo de lo que queremos que de cómo resultado. Evaluar con el cliente el diseño de la base de datos para saber si es lo que el quiere o si hay que hacer mejoras.
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Sistematización Caldo Parao
Si hay que realizar mejoras hacerlo hasta obtener el resultado esperado. Realizar la base de datos en el motor escogido. Hacer la prueba en marcha para ver o valorar que nos muestre tanto los requisitos y resultados esperados. Colocar a funcionar la base de datos en la empresa con que el personal que tenga conocimientos sobre este motor. Realizar semestralmente el mantenimiento de la base de datos, mirando si hay que realizar modificaciones que no fueron contempladas inicialmente.
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1. ALCANCES
Con la realización de este proyecto, caldo parao tendrá un mejor control tanto de su área administrativa, contable, de sus clientes y todo lo relacionado al funcionamiento de la empresa.
La calidad del servicio seria mejorada en un porcentaje muy alto debido a la agilización para tomar los pedidos.
En el aspecto organizacional los logros serán mucho más significativos; debido a que se verán reflejados en el control y manejo que se le dará al tema de los inventarios, archivos y proveedores.
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2. LIMITACIONES
· Una de las principales limitaciones que se podrían presentar en este proyecto seria la falta de conocimiento por parte del personal, el cual seria el encargado de administrar el software que vamos ha desarrollar.
· La falta de adaptación a los cambios hechos debido a la costumbre de trabajar de forma rudimentaria, porque inicialmente les parecería que esto les tomaría más tiempos.
· Que los beneficios que les puede brindar la implementación de este software se pierda por falta de conocimiento, debido a que ellos solo lo utilizarían para escasamente lo necesario, y lo poco a lo cual se limiten aprender.
· Al no ver todos los beneficios del programa es posible que lo consideren un gasto innecesario e inclusive consideran la posibilidad de dejarlo de utilizar.
· Que la información no se ingrese de forma completa al sistema por falta de perdida de datos. Análisis de sistemas
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· Al hacer el cambio de personal se tenga que presentar la necesidad de capacitarlo nuevamente, lo cual no seria rentable para la empresa por ello se podría considerar la no implementación del programa.
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3. DESCRIPCION DE LA EMPRESA
3.1. RESEÑA HISTORICA:
Restaurante de comidas rápidas cuyo nombre comercial es “CALDO PARAO” esta ubicada en la carrera 7 con calle 8 esquina en el centro de la ciudad de Neiva. Fue fundada el 7 de mayo de de 1989; es una empresa unipersonal creada por Placida Cano quien nació en San Antonio Huila.
La empresa CALDO PARAO, inicio con la siguiente planta: · El administrador · Un mesero · Un cajero · Un domiciliario
CALDO PARAO cuenta con un área de 300 metros cuadrados, divididos en dos plantas:
La primera planta se encuentra la parte del restaurante, enfriadores, cocina y baños. En la segunda planta se encuentra los mercados, también todo lo referente a suministros y papelería.
Actualmente CALDO PARAO, cuenta con el siguiente personal: Gerente: Placida Cano Análisis de sistemas
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Contador: 1 Cajera: 2 Administradoras: 2 Cocineras: 6 Domiciliarios: 3 Meseros: 4 Para un total de 19 personas.
3.2. UBICACIÓN GEOGRAFICA:
La empresa de comidas rápidas CALDO PARAO esta ubicada en la carrera 7 con calle 8 esquina en la ciudad de Neiva del departamento del Huila.
3.3. TEOLOGIA CORPORATIVA:
MISION:
CALDO PARAO tiene como misión contribuir para el alimento de la comunidad. Brindando a nuestros clientes comidas de óptima calidad, dando plena satisfacción y mejorando la calidad de vida de los consumidores.
VISION:
CALDO PARAO se considera para el 2010 como una empresa líder en el campo de comidas alimenticias, resumida por su larga Análisis de sistemas
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trayectoria y competitividad, estando siempre a la vanguardia de la tecnología y calidad de nuestros servicios para sobrevivir, crecer y así obtener una mayor participación en el mercado.
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4. ORGANIGRAMA CALDO PARAO
GERENTE
ADMINISTRADOR
CONTABILIDAD
CONTADOR
ATENCION AL CLIENTE
MESEROS
PRODUCCION
COCINERAS
CAJEROS DOMICILIARIOS
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AUXI. COCI
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5. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
Antes de realizar cualquier clase de estudio como paso fundamental lo primero que debemos es saber si el cliente tiene la disposición y cuenta con los recursos económicos de adquirir una aplicación la cual generará beneficios a su empresa.
Este proyecto tiene como objetivo principal agilizar y mejorar todos los procesos que se realizan en la empresa caldo parao.
Como primer punto lo que vamos a realizar es determinar las necesidades de la empresa con la ayuda del cliente quien es la persona más adecuada para decir que es lo que quiere mejorar en la misma.
Después determínanos si efectivamente la empresa necesita todo lo que el cliente esta pidiendo o si ya se encuentra la solución al alcance sino que no ha sido implementada de forma correcta o no se ha identificado.
Determinar si existe bases para continuar con la sistematización y simplemente lo que hay que hacer es modificarlas o mejorarlas y/o por el contrario si hay que comenzar desde cero.
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En el caso de caldo parao como ya cuentan con algunas bases como computadores, cámaras tendríamos que hacerle el mejoramiento contando con estas.
Identificar que otras herramientas necesitamos, si pueden ser adquiridas por la empresa y si están al alcance, también hay que tener en cuenta el mantenimiento.
Hacer un estudio minucioso a cada uno de los procesos, identificando las maneras como estos se han realizado hasta ahora y con estos obtendríamos cuales son las fallas que se presentan o posibles errores que pueden suceder para así irle dando solución.
Obteniendo esto comenzamos a diseñar la aplicación haciendo un prototipo de que es lo que queremos y de lo que el cliente espera de este.
Probando las veces que sea necesario este prototipo hasta obtener lo que ya vamos a desarrollar.
Obtenido esto comenzamos hacer el desarrollo del programa.
Cuando ya este terminado el programa se lleva a revisión del cliente.
Si este cumple con los requisitos del cliente se le hace una prueba por determinado tiempo con sus usuarios, se hace esto para la retroalimentación. Análisis de sistemas
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Ya cuando se ha hecho la prueba con los usuarios se implementa en todos los equipos de la empresa, obteniendo así mayor eficiencia en esta.
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6. FASES DE EL PROYECTO
Realizamos este proyecto en cuatro fases:
FASE I: Realizar un análisis profundo en cada una de las áreas para saber que cambios realizar y tener todos los datos necesarios para realizar la sistematización.
FASE II: Realizar los cambios necesarios para así mejorar la productividad, eficacia. Todo esto para tener una mejor calidad a la hora de hacer todos los procesos.
FASE III: Ya teniendo todos los datos y después de haber hecho todos los cambios nos dedicamos a realizar la sistematización.
FASE IV: En esta fase vamos a implantar todo en la empresa haciendo pruebas y cambios necesarios para su perfecto funcionamiento.
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7. METODOLOGÍA
Lo que nos interesa con la realización de este proyecto es poder desarrollar un programa con el cual la empresa CALDO PARAO pueda realizar los mismos procesos que se han desarrollado hasta ahora, pero de una manera mas ágil, confiable y actualizada.
Nuestras fuentes de información han de ser el cliente, los empleados, los proveedores y los usuarios o consumidores.
Diseño de instrumentos, recopilación de información y tratamiento estadístico de datos (haciendo encuestas, entrevista, hiendo a diferentes sitios similares que ya estén sistematizados y estén generando buenos resultados).
Procesamiento de análisis de la información obtenida.
Y haciendo el informe final.
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8. RECURSOS
Contamos con los siguientes recursos que nos puede facilitar CALDO PARAO:
RECURSO HUMANO: Gerente: Placida Cano Contador: 1 Cajera: 2 Administradoras: 2 Cocineras: 6 Domiciliarios: 3 Meseros: 4 Para un total de 19 personas
RECURSO TECNICO: NUMERO
RECURSO
1
Computadores
2
Cámaras
3
Software empleado
Libro de contabilidad 4 Libro de inventarios Análisis de sistemas
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5
Facturas proveedores
6
Cuaderno de nominas
7
Hojas de vida de los empleados
8
RECURSO FINANCIERO: Contamos con el apoyo de CALDO PARAO el cual esta interesado en adquirir este programa, corriendo este con todos los gastos que ello implica.
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9. PRODUCTOS A ENTREGAR
Los productos a entregar son:
· La implementación correcta del software funcionando en cada equipo de la empresa.
· Un manual, en donde se especifica el funcionamiento del programa o software.
· Un diccionario de datos.
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10.
ENCUESTAS
CORPORACION UNIVERSITARIA DEL HUILA ‘CORHUILA’ INGENIERIA DE SISTEMAS ANALISIS DE SISTEMAS Proyecto: Sistematización Caldo Parao
10.1. ENCUESTA PARA EL GERENTE
1) Cuales son los objetivos de la empresa? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ___________________ 2) Se esta satisfaciendo los objetivos especificos de esta? Si
No
3) Cuales son las actividades que realiza la empresa? v Actividad 1: ______________________________________________________ v Actividad 2: ______________________________________________________ v Actividad 3: ______________________________________________________ v Actividad 4: ______________________________________________________ 4) Con que frecuencia se realiza la actividad 1? a) b) c) d) e)
Todos los dias 1 vez a la semana 2 veces al mes 1 vez cada seis meses Otros
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Sistematización Caldo Parao 5) Cual es la finalidad de la actividad 1 en la empresa? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________
6) Pasos que siguen para desarrollar la actividad 1? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _____________________ 7) Cuanto demora la empresa para realizar la actividad 1? a) b) c) d)
10 minutos 30 minutos 1 a 3 horas Mas de 3 horas
8) Que areas estan involucradas en el desarrollo de la actividad 1? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
9) Han tenido algun inconveniente con la actividad 1? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________ 10) Que es lo que impide que la actividad 1 se realice a tiempo? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________ 11) Que tipo de información maneja la actividad 1? v Tipo 1: __________________________________________________________ v Tipo 2: __________________________________________________________ v Tipo 3: __________________________________________________________ v Tipo 4: __________________________________________________________ Análisis de sistemas
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Sistematización Caldo Parao
12) Como adquiere la información 1 y como la almacena? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
13) Con que frecuencia se utiliza el tipo de información 1? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
14) Como adquiere la información 2 y como la almacena? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
15) Con que frecuencia se utiliza el tipo de información 2? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
16) Como adquiere la información 3 y como la almacena? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
17) Con que frecuencia se utiliza el tipo de información 3? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
18) Como adquiere la información 4 y como la almacena? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
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Sistematización Caldo Parao 19) Con que frecuencia se utiliza el tipo de información 4? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________ 20) Con que frecuencia se realiza la actividad 2? a) b) c) d) e)
Todos los dias 1 vez a la semana 2 veces al mes 1 vez cada seis meses Otros
21) Cual es la finalidad de la actividad 2 en la empresa? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________ 22) Pasos que siguen para desarrollar la actividad 2? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
23) Cuanto demora la empresa para realizar la actividad 1? a) 10 minutos a) 30 minutos a) 1 a 3 horas a) Mas de 3 horas 24) Que areas estan involucradas en el desarrollo de la actividad 2? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
25) Han tenido algun inconveniente con la actividad 2? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
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26) Que es lo que impide que la actividad 2 se realice a tiempo? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________ 27) Que tipo de información maneja la actividad 2? v Tipo 1: __________________________________________________________ v Tipo 2: __________________________________________________________ v Tipo 3: __________________________________________________________ v Tipo 4: __________________________________________________________ 28) Como adquiere la información 1 y como la almacena? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
29) Con que frecuencia se utiliza el tipo de información 1? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
30) Como adquiere la información 2 y como la almacena? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
31) Con que frecuencia se utiliza el tipo de información 2? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
32) Como adquiere la información 3 y como la almacena?
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Sistematización Caldo Parao ______________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________
33) Con que frecuencia se utiliza el tipo de información 3? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
34) Como adquiere la información 4 y como la almacena? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________ 35) Con que frecuencia se utiliza el tipo de información 4? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________ 36) Con que frecuencia se realiza la actividad 3? a) a) a) a) a)
Todos los dias 1 vez a la semana 2 veces al mes 1 vez cada seis meses Otros
37) Cual es la finalidad de la actividad 3 en la empresa? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________ 38) Pasos que siguen para desarrollar la actividad 3? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
39) Cuanto demora la empresa para realizar la actividad 3? Análisis de sistemas
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a) 10 minutos b) 30 minutos c) 1 a 3 horas d) Mas de 3 horas 40) Que areas estan involucradas en el desarrollo de la actividad 3? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
41) Han tenido algun inconveniente con la actividad 3? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________ 42) Que es lo que impide que la actividad 3 se realice a tiempo? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________ 43) Que tipo de información maneja la actividad 3? v Tipo 1: __________________________________________________________ v Tipo 2: __________________________________________________________ v Tipo 3: __________________________________________________________ v Tipo 4: __________________________________________________________ 44) Como adquiere la información 1 y como la almacena? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
45) Con que frecuencia se utiliza el tipo de información 1? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
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46) Como adquiere la información 2 y como la almacena? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
47) Con que frecuencia se utiliza el tipo de información 2? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
48) Como adquiere la información 3 y como la almacena? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
49) Con que frecuencia se utiliza el tipo de información 3? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
50) Como adquiere la información 4 y como la almacena? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________ 51) Con que frecuencia se utiliza el tipo de información 4? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
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CORPORACION UNIVERSITARIA DEL HUILA ‘CORHUILA’ INGENIERIA DE SISTEMAS ANALISIS DE SISTEMAS
Proyecto: Sistematización Caldo Parao
10.2. ENCUESTA PARA EL ADMINISTRADOR 1. ¿Qué tipo de información debe reportar Caldo Parao? Nombre
Frecuencia
Descripción
2. ¿Quiénes son las personas encargadas de brindar atención al Cliente y qué tipo de estudios deben tener? _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ 3. ¿Aparte de los servicios que presta Caldo Parao se realiza algún tipo de investigación gastronómica? _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ Análisis de sistemas
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Sistematización Caldo Parao 4. ¿Cómo quiere que estén formados los módulos de Caldo Parao? _______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ a. PEDIDOS ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ b. INGRESO PERSONAL ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ c. CONSULTAS ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ d. ASIGNACION MENSAJEROS ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ e. INVENTARIO ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ f. ALIMENTOS ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ g. CONTABILIDAD ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ h. CLIENTES ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 5. ¿La empresa Caldo Parao tiene algún lugar donde guardar los alimentos en caso de una situación que necesite atención o seguimiento especial?
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Sistematización Caldo Parao ___________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ ____________________________________________________. 6. Describa las nuevas características que cree usted que debe tener el nuevo sistema de información: _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________. 7. ¿Qué ventajas cree que traerá a Caldo Parao el nuevo sistema de información? _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ 8. ¿Qué desventajas podrían surgir según usted? _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________
9. ¿De que servicios se presentan reportes a la administración o directivos? a. b. c. d. e.
Pedidos Ingreso Personal Consultas Asignación mensajeros Inventario
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f. alimentos g. contabilidad h. clientes i. Turnos
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Sistematización Caldo Parao
CORPORACION UNIVERSITARIA DEL HUILA ‘CORHUILA’ INGENIERIA DE SISTEMAS ANALISIS DE SISTEMAS
Proyecto: Sistematización Caldo Parao.
10.3. ENCUESTA PARA PERSONAL DE CALDO PARAO PREGUNTAS DE USO 1. ¿Cree que la documentación que se realiza actualmente del pedido es segura y completa? a) Si ______________ b) No______________ 2. ¿Cuál cree que es el principal problema que tiene caldo parao para el manejo de pedidos? _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 3. ¿Qué precauciones se toman para que no exista perdida de información? _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ 4. ¿Qué procedimientos funcionan bien y cuáles no? _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 5. ¿En que áreas se presenta la mayor parte de problemas con el manejo de la información? _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 6. ¿Estos problemas originan retrasos en el momento de entregar reportes pertinentes? a) Si ______________ b) No______________ Análisis de sistemas
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Sistematización Caldo Parao
7. ¿Cuáles son las horas más visitadas de Caldo Parao? a. En la mañana desde___________________ hasta___________________ b. En la tarde desde___________________ hasta___________________ c. En la noche desde___________________ hasta____________________ PREGUNTAS DE CONTROL 8. ¿Cuáles son los pasos para solicitar un servicio de Caldo Parao? 1._____________________________________________________________________ 2._____________________________________________________________________ 3._____________________________________________________________________ 4._____________________________________________________________________ 5._____________________________________________________________________ 9. ¿Existe algún servicio que requiera reserva previa? a. Si_________________ b. No________________ Cual? ___________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 10. ¿De que servicios se presentan reportes a la administración o directivos? f. g. h. i. j.
Pedidos Ingreso Personal Consultas Asignación mensajeros inventario
f. alimentos g. contabilidad h. clientes i. Turnos
11. ¿Algunas de la persona que realizan los procesos de Caldo Parao reciben algún pago? a. Si__________________ b. No_________________ 12. ¿Qué áreas necesitan un control específico? _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ¿Por qué? _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ Análisis de sistemas
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13. ¿Qué métodos son utilizados para los controles necesarios? _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ 14. ¿Se toman controles de seguridad tales como backups para tener respaldos en casos de pérdida de información? a. Si_____________ b. No____________ 15. ¿Quiénes son las personas claves en el sistema actual? _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ PREGUNTAS SOBRE SERVICIO 16. ¿Cuáles servicios son más solicitados dentro de Caldo parao? a. b. c. d. e.
Pedidos Ingreso Personal Consultas Asignación mensajeros inventario
f. alimentos g. contabilidad h. clientes i. Turnos
17. ¿Existe algún servicio solicitado y que no esté implementado actual? a. Si_________ b. No________ Cual? ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 18. ¿Con que frecuencia son solicitados los servicios de Caldo Parao a. b. c. d.
10 o más personas por día De 5 a 9 personas por día 1 a 4 personas por día Ninguna
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19. ¿En qué horarios están disponibles los servicios de Caldo Parao? a. En la mañana desde___________________ hasta____________________ b. En la tarde desde___________________ hasta____________________ c. En la noche desde___________________ hasta____________________ 20. ¿Los servicios que presta Caldo Parao satisfacen los objetivos previstos? a. Si____________ b. No___________ ¿Por qué? ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 21. ¿Cuál otro servicio le gustaría que implementara en Caldo Parao? _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ PREGUNTAS SOBRE NUEVO SISTEMA DE INFORMACION 22. ¿Le gustaría que se implemente un sistema de información para Caldo Parao? a. Si____________ b. No___________ ¿Por qué? ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 23. ¿Qué le gustaría que controlo el sistema de información? a. b. c. d. e.
Pedidos Ingreso Personal Consultas Asignación mensajeros inventario
f. alimentos g. contabilidad h. clientes i. Turnos
j. Otras ¿Cuáles? _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________
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Sistematización Caldo Parao
CORPORACION UNIVERSITARIA DEL HUILA ‘CORHUILA’ INGENIERIA DE SISTEMAS ANALISIS DE SISTEMAS Proyecto: Sistematización Caldo Parao
10.4. ENCUESTA PARA USUARIO DE CALDO PARAO
PREGUTAS DE USO 1. ¿Utiliza algún servicio de Caldo Parao? a.)_________SI b.) ________No ¿Cuál? _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ ____________________________________________________ 2. ¿Con que frecuencia solicita este servicio? a) Al mes_________ b) A la semana______________ c) Al día ___________________ 3. ¿Qué horario le gustaría que atendieran en Caldo parao? a. En la mañana desde___________________ hasta___________________ b. En la tarde desde___________________ hasta___________________ c. En la noche desde___________________ hasta___________________
PREGUNTAS SOBRE EL SERVICIO 4. ¿Cree que le personal es el encargado para prestar los servicios en Caldo Parao son los indicados? a. Si _______ b. No_______ ¿Por qué? ______________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 5. ¿Cuál es el servicio que más utiliza de caldo Parao? a. Pedidos b. Ingreso Personal c. Consultas Análisis de sistemas
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Sistematización Caldo Parao d. Asignación mensajeros e. inventario
i. Turnos
6. ¿Cree necesario implementar algún otro servicio en Caldo Parao? a) Si_________ b) No________ ¿Cuál? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 7. ¿Está a gusto con los servicios que presta Caldo Parao? a. Si___________ b. No__________ 8. ¿Cómo califica el servicio prestado en Caldo Parao? a) 5 b) 4 c) 3 d) 2 e) 1 f) 0
9. ¿Con Cuales de los servicios a tenido problemas? a. b. c. d. e.
Pedidos Ingreso Personal Consultas Asignación mensajeros inventario
f. alimentos g. contabilidad h. clientes i. Turnos
10. Referente al servicio ¿que le gustaría que se mejorara? _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________
PREGUNTAS DE CONTROL Y ACCESO 11. ¿Cuándo necesita algún servicio, es necesario reservarlo? a. Si______________ Análisis de sistemas
Página 39
Sistematización Caldo Parao b. No_____________ 12. En el momento de solicitar algún servicio, ¿qué documentación le exigen? _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 13. ¿Cree que algunos servicios se podrían mejorar? a. Si__________ b. No_________ ¿Cuál? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ____________________________________________________________________
14. ¿Ha tenido problemas con errores en la información personal o datos de pedido? a. Si__________ b. No_________ 15. ¿Qué otro tipo de inconvenientes ha tenido en la Caldo Parao? _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ ___________ PREGUNTAS SOBRE NUEVO SISTEMA DE INFORMACION 16. ¿Le gustaría que existiera un nuevo sistema de información en Caldo Parao? a. Si____________ b. No___________ ¿Por qué? ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 17. ¿Le gustaría poder solicitar un pedido desde un portal Web? a. Si____________ b. No___________
Análisis de sistemas
Página 40
Sistematización Caldo Parao SUGERENCIAS_____________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ ___________
Análisis de sistemas
Página 41
Sistematización Caldo Parao
11.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
NUMERO
FASE
DURACION
1
Análisis
3 semanas
2
Cambios
4 semanas
3
Realización
1 año
4
Implementación
A mediados de el año 2009.
Análisis de sistemas
Página 42
Sistematización Caldo Parao
12.
DIAGRAMA DE FLUJ O DE CALDO PARAO MOSTRAR PEDIDO
SERVIDOR
USUARIO
PEDIDO VER PEDIDO
MENSAJES FECHA DATOS PEDIDO
PEDIDO USUARIO IDENTIFICACION USUARIO DATOS 1 RESERVA PEDIDO
PEDIDO
Análisis de sistemas
Página 43
Sistematización Caldo Parao
DIAGRAMA DE FLUJO DE CALDO PARAO FECHA OCUPADA
USUARIO
BD PEDIDOS
BUSCA PEDIDO
FECHA
DATOS DE PEDIDO
ID PEDIDO
PEDIDO PEDIDO
ADMINISTRADOR
RESERVA PEDIDO DATO REGISTRA OPERACION
FECHA
USUARIO
COMPRUEBA FECHA
PEDIDO RESPUESTA BD USUARIO
TARJETA
Análisis de sistemas
USUARIO
COMPRUEB A TARJETA
DATOS PERSONAL
Página 44
REGISTRA DATOS USUARIO
DATOS PERSONAL
Sistematización Caldo Parao
DIAGRAMA DE FLUJ O DE LA CALDO PARAO
1. REGISTRO DE DATOS
USUARIO
INFORMACION
INFORMACION USUARIO
FECHA ID USUARIO
2. PEDIDOS
3. CONSULTA
BD PEDIDOS
4. REPORTES
BD HISTORIAL CLIENTES
Análisis de sistemas
DATOS FECHA
Página 45
Sistematización Caldo Parao
Análisis de sistemas
Página 46
Sistematización Caldo Parao
13.
TABULACION
13.1. ENCUESTA PARA USUARIO DE CALDO PARAO PREGUTAS DE USO 1 ¿utiliza algún servicio de caldo parao?
25 SI NO 75
Por lo que vemos en la grafica mas del 50 % de las personas conocen de caldo parao y lo han visitado y saben que servicios presta. 2¿Con que frecuencia solicita este servicio? 9 9
8
8 7 6 5 4
3
3
3 2 1 0 SEMANA
MES
SEMESTRE
AÑO
Normalmente las personas solicitan un servicio de caldo parado en periodos largos, puesto que lo hacen cada vez que tiene plata o que se pueden dar un gusto. Aquí encontramos aquellas personas que han tenido que les toca almorzar hasta la semana entera. Análisis de sistemas
Página 47
Sistematización Caldo Parao
3. ¿Qué horario le gustaría que atendieran en caldo parao? Los usuarios prefieren que el servicio se preste en la noche de 8:PM y a 8:AM y en la tarde entre 12:PM y 5:PM PREGUNTAS SOBRE EL SERVICIO 4. ¿Cree que el personal encargado para prestar los servicios en la clínica son los indicados?
8 8 6 4
SI 2
2
NO
0 SI NO
El personal a cargo de la prestación del servicio es el adecuado, puesto que son personas que toda la vida han trabajo con la gente y saben como atenderlos como agradecerles y como hacerlos sentir bien.
5.
¿Cuál es el servicio que más utiliza en caldo parao?
Análisis de sistemas
Página 48
Sistematización Caldo Parao 70 60
pedidos ingreso personal
50
consultas 40
asignacion mensajero inventario
30
alimentos
20
contabilidad 10
clientes
0
turnos servicios
El servicio que mas utilizan es el de pedidos. Los usuarios no tienen conocimiento de que en caldo parao se prestan mas servicios. 6.
¿Cree necesario implementar algún otro servicio en la clínica?
La mayoría de las personas creen necesario implementar un nuevo servicio en la clínica es el de laboratorio, porque es bastante el tiempo que deben gastar trasladándose a otro lugar para realizar estas pruebas. 7.
¿Está a gusto con los servicios que presta Caldo Parao?
65% 35%
La mayoría de las personas están a gusto con los servicios de Caldo Parao, excepto porque no tiene el servicio de Pedidos Web.
8. ¿Cómo califica el servicio prestado en la clínica veterinaria; siendo 5 excelente y 1 malo? Análisis de sistemas
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Sistematización Caldo Parao
servicio prestado 50 40 30 20
servicio prestado
10 0 1
2
3
4
5
La gente califica el servicio de Caldo Parao en un promedio de cuatro. Porque en algunas ocasiones es bastante demorada la atención.
9.
¿Con Cuales de los servicios a tenido problemas? 70 pedidos
60
ingreso personal
50
consultas
40
asignacion mensajero inventario
30
alimentos
20
contabilidad clientes
10
turnos 0
ninguno servicios
Un porcentaje alto de usuarios ha tenido problemas en la parte de pedidos porque cuando llaman para que sea atendido su pedido en ocasiones no lo atiende rápido y deben esperar.
10.
Referente al servicio ¿que le gustaría que se mejorara?
Los usuarios desean que la atención sea más rápida.
PREGUNTAS DE CONTROL Y ACCESO 11.
¿Cuándo
Análisis de sistemas
necesita algún servicio, es necesario reservarlo? Página 50
Sistematización Caldo Parao
La mayoría de las personas no tienen que hacer ninguna reserva en el momento de solicitar un servicio, aunque hay algunas que respondieron que si por lo que se observa que no hay un consenso. 12. En el momento de solicitar algún servicio, ¿qué documentación le exigen? Generalmente la documentación solicitada es la cedula, y le toman datos como el nombre la dirección y el teléfono.
13.
¿Cree que algunos servicios se podrían mejorar?
45% 65%
No hay algo que incline hacia una respuesta en concreto, pero de todas formas no hay total conformidad, puesto que algunas personas han tenido ciertos inconvenientes con la atención, demora en el diligenciamiento del pedido puesto que les toca esperar mucho tiempo en el teléfono. 14. ¿Ha tenido problemas con errores en la información personal o datos de su pedido?
Análisis de sistemas
Página 51
Sistematización Caldo Parao 0
SI NO
100
Por ahora no se han presentado inconvenientes con datos de los clientes, lo que no quiere decir que los procesos que se llevan actualmente son los mejores. 15.
¿Qué otro tipo de inconvenientes ha tenido en Caldo parao?
Los usuarios no han tenido otro tipo de inconveniente en este tiempo que han solicitado el servicio. PREGUNTAS SOBRE NUEVO SISTEMA DE INFORMACION 16. ¿Le gustaría que existiera un nuevo sistema para información de la clínica veterinaria Corhuila?
10
SI NO
90
Los usuarios están de acuerdo que en Caldo Parao exista un sistema de información mejor puesto que le brindara mejores servicios, mayor agilidad y alternativas de accesibilidad.
17. ¿Le gustaría poder solicitar una cita desde un portal Web o por medio de una línea telefónica?
Análisis de sistemas
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Sistematización Caldo Parao
desea un portal web 100 0
desea un portal… SI
desea un portal web
NO
Existe gran aceptación con el servicio de solicitud de pedidos por línea telefónica o portal web, no hay una inclinación a ninguna de las dos puestos que algunas personas no tiene servicio de internet en sus casas, por lo que le resultaría mas fácil la llamada.
13.2. ENCUESTA PARA PERSONAL DE CALDO PARAO PREGUNTAS DE USO 1. ¿Cree que la documentación que se realiza del pedido es segura y completa?
30 SI NO 70
Un alto porcentaje del personal encargado de la atención en Caldo Parao opina que la documentación que se maneja es la adecuada y es muy segura. 2. ¿Cuál cree que es el principal problema que tiene Caldo Parao para el manejo de pedidos?
Análisis de sistemas
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Sistematización Caldo Parao El principal problema es el control de los clientes y acceso fácil, además de lo dispendioso diligenciar el formato actual.
3. ¿Qué precauciones se toman para que no exista perdida de información? La única precaución que se toma es guardar los documentos en un lugar seguro. (Folder, archivadores etc.) 4. ¿Qué procedimientos funcionan bien y cuáles no? No hay un buen manejo de la información, el proceso de diligenciar el Pedido es lento. 5. ¿En que áreas se presenta la mayor parte de problemas con el manejo de la información? Hay problemas en el momento de archivar la documentación ya que muchas veces no esta la persona a cargo o hay perdida de estos documentos. 6. ¿Estos problemas originan retrasos en el momento de entregar reportes pertinentes?
9 8 7 6
SI
5 4
NO
3 2 1 0 S I
NO
Todos los problemas que se presentan al momento de archivar la documentación generan un gran retraso cuando se deben entregar los respectivos reportes y a la hora de hacer algún reclamo
7. ¿Cuáles son las horas más visitadas de la clínica? El horario más visitado es en horas de la noche de 12: AM a 5:00AM y en la tarde de 3: PM a 5: PM. PREGUNTAS DE CONTROL Análisis de sistemas
Página 54
Sistematización Caldo Parao
8. ¿Cuáles son los pasos para solicitar un servicio en Caldo Parao? Pasos para la solicitud de un servicio: 1. Se abre un historial 2. Se llenan los datos del cliente 3. Se elabora un pedido 4. Se le entrega al mensajero para que lo entregue 9. ¿Existe algún servicio que requiera reserva previa o programación? 12
SI NO
88
El servicio que requiere reserva previa es cuando son platos en grandes cantidades y para empresas. 11 ¿Algunas de la persona que realizan los procesos de Caldo Parao reciben algún pago?
pago del trabajo
82% 18%
La mayoría de las personas que realizan los procesos de Caldo Parao Reciben su sueldo por su desempeño. 12. ¿Qué áreas tienen un control específico? Análisis de sistemas
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Sistematización Caldo Parao
Se tiene un control muy específico con el inventario porque se llevan reportes. 13. ¿Qué métodos son utilizados para los controles necesarios? Se tiene un personal encargado el cual debe llevar un control y dar las autorizaciones.
14. ¿Se toman controles de seguridad tales como backups para tener respaldos en casos de pérdida de información?
creacion de backups 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0
creacion de backups
SI
NO
Se tiene un control de seguridad como respaldo en caso de perdida de la información. 15. ¿Quiénes son las personas claves en el sistema actual? La persona clave del sistema actual es doña placida cano única encargada de Caldo Parao.
PREGUNTAS SOBRE SERVICIO 16. ¿Cuáles servicios son más solicitados dentro de Caldo Parao?
Análisis de sistemas
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Sistematización Caldo Parao 30
pedidos ingreso personal
25
consultas 20
asignacion mensajero inventario
15
alimentos 10
contabilidad clientes
5
turnos
0 servicios
El servicio mas solicitado en Caldo Parao es el de Pedidos, seguido del de los Turnos de Personal
17. ¿Existe algún servicio solicitado y que no esté implementado actual? El servicio que solicitan y no esta implementado es el de el portal web.
18. ¿Con que frecuencia son solicitados los servicios de Caldo Parao?
visitantes 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0
visitantes
10 o mas personas por dia
de 5 a 9 personas por dia
de 1 a 4 personas por dia
ninguna
Los servicios de Caldo Parao son solicitados por mas de 10 personas
19. ¿En qué horarios están disponibles los servicios de Caldo Parao? Análisis de sistemas
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Sistematización Caldo Parao
Los servicios de Caldo parao estas Disponibles las 24 Horas los 7 Días de las semana.
20. ¿Los servicios que presta Caldo Parao satisfacen los objetivos previstos? 0
SI NO
10
Los servicios que presta Caldo Parao satisfacen todos los objetivos previstos porque se han cumplido con las principales metas y además es una Empresa en desarrollo. 21. ¿Cuál otro servicio le gustaría que implementara en Caldo Parao? El personal cree que los servicios que se prestan actualmente son los necesarios. PREGUNTAS SOBRE NUEVO SISTEMA DE INFORMACION 22. ¿Le gustaría que se implemente un nuevo sistema de información computarizado para Caldo Parao? El personal esta de acuerdo que se implemente un nuevo sistema de información porque habría mayor agilidad en el servicio, mayor seguridad por ende no habría perdida de la información y menos cantidad de reclamos porque va haber mas control con la información.
23. ¿Qué le gustaría que controle el sistema de información? Según el personal toda la información que se maneja en el sistema es importante y por ende debe de haber un control y una seguridad de toda esa información.
Análisis de sistemas
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SISTEMATIZACION DE CALDO PARAO
Presentado por:
ARNOLD JAVIER MANRIQUE MERLY CORDOBA TRUJILLO LINA MARIA PASTRANA M.
Presentado al Ingeniero:
CRISTOBAL CASTRO
CORPORACION UNIVERSITARIA DEL HUILA (CORHUILA) INGENIERIA DE SISTEMAS VI SEMESTRE NEIVA 2008
Análisis de sistemas
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Sistematización Caldo Parao
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION
4
JUSTIFICACION
5
OBJETIVOS
6
GENERALES
6
ESPECIFICOS
6
1. ALCANCES
8
2. LIMITACIONES
9
3. DESCRIPCION DE LA EMPRESA
11
3.1 RESEÑA HISTORICA
11
3.2. HUBICACION GEOGRAFICA
12
3.3. TEOLOGIA CORPORATIVA
12
4. ORGANIGRAMA CALDO PARAO
14
5. DESCRIPCION DEL PROYECTO
15
6. FASES DE EL PROYECTO
17
7. METODOLOGIA
18
8. RECURSOS
19
9. PRODUCTO A ENTREGAR
22
10. ENCUESTAS
23
10.1. PARA EL GERENTE
23
10.2. PARA EL ADMINISTRADOR
31
10.3. PARA EL PERSONAL
34
10.4. PARA LOS USUARIOS
38
Análisis de sistemas
Página 2
Sistematización Caldo Parao
11. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
42
12. DIAGRAMA DE FLUJOS
43
13. TABULACIONES
48
13.1. USARIOS
48
13.2. EMPLEADOS
54
Análisis de sistemas
Página 3
Sistematización Caldo Parao
INTRODUCCION
CALDO
PA R A O
es
una
m icro
empresa
c u y a
a c t i v i d a d e c o n ó m i c a s e b a s a e n e l s e r v i c i o d e v e n t a s d e c o m i d a ; s u p r o p ó s i t o e s s a t i s f a c e r l a s n e c e s i d a d e s y e x p e c t a t i v a s d e s u s c l i e n t e s . E n e s t e s e n t i d o l a e m p r e s a s e h a c o m p r o m e t i d o a s e r participe
de
un
a n á l is is
m in u c io s o
para
l a
s i s t e m a t i z a c i ó n d e l m i s m o . P a r a u b i c a r s e c o m o u n a e m p r e s a l í d e r e n n u e s t r a r e g i ó n c o n t r i b u y e n d o a s í c o n e l d e s a r r o l l o s o c i o e c o n ó m i c o d e l d e p a r t a m e n t o d e l H u i l a .
Con
el
f in
de
alcanzar
mejores
r e s u l t a d o s
e m p r e s a r i a l e s s e a b o r d o e s t e t r a b a j o c o n m i r a s a controlar
toda
la
parte
contable,
f i n a n c i e r a ,
a d m i n i s t r a t i v a y p r o d u c t i v a ; e n b u s c a d e u n a m a y o r e f i c i e n c i a e n l a a c t i v i d a d e c o n ó m i c a y u n m e j o r desempeño en la empresa.
Análisis de sistemas
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Sistematización Caldo Parao
JUSTI F I CACI ON
Ante la inminente ola de cambios que afrontan las organizaciones que dinamizan la economía y la cultura empresarial de nuestro país, originada esta por la evolución de una sociedad cada día mas consiente y exigente en cuanto esperan del medio que los provee de productos, servicios y garantías para pleno desarrollo y bienestar, estas se ven obligadas a reinventarse continuamente a fin de no quedarse rezagadas ante tal evolución y por el contrario cumplir cabalmente con sus obligaciones tanto a nivel interno como por su medio circulante.
Además en la actualidad todo se maneja por medio de los sistemas; es por esto que queremos realizar la sistematización de caldo parado puesto que tenemos que estar a la altura que otras empresas para mantenernos dentro del mercado.
Análisis de sistemas
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Sistematización Caldo Parao
OBJETIVOS
Objetivos generales: Llevar un control mas adecuado del ingreso y salida del personal. Tener una agilización en la toma y despacho de pedidos. Mantener un control de las ventas, proveedores, inventario, clientes. Agilizar los procesos de contabilidad cobros y pagos.
Objetivos específicos: Analizar la infraestructura con la que contamos. Recopilar toda la información necesaria tanto de clientes, empleados y proveedores. Analizar que motor de base de datos nos sirve de acuerdo a los requerimientos de la empresa. En general mirar todos los elementos necesarios que podamos implementar de tal manera que en un futuro se le puedan hacer mejoras. Después de recopilar la información y teniendo claro que recursos son los que vamos a implementar; el paso a seguir es hacer un borrador y/o prototipo de lo que queremos que de cómo resultado. Evaluar con el cliente el diseño de la base de datos para saber si es lo que el quiere o si hay que hacer mejoras.
Análisis de sistemas
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Sistematización Caldo Parao
Si hay que realizar mejoras hacerlo hasta obtener el resultado esperado. Realizar la base de datos en el motor escogido. Hacer la prueba en marcha para ver o valorar que nos muestre tanto los requisitos y resultados esperados. Colocar a funcionar la base de datos en la empresa con que el personal que tenga conocimientos sobre este motor. Realizar semestralmente el mantenimiento de la base de datos, mirando si hay que realizar modificaciones que no fueron contempladas inicialmente.
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Sistematización Caldo Parao
1. ALCANCES
Con la realización de este proyecto, caldo parao tendrá un mejor control tanto de su área administrativa, contable, de sus clientes y todo lo relacionado al funcionamiento de la empresa.
La calidad del servicio seria mejorada en un porcentaje muy alto debido a la agilización para tomar los pedidos.
En el aspecto organizacional los logros serán mucho más significativos; debido a que se verán reflejados en el control y manejo que se le dará al tema de los inventarios, archivos y proveedores.
Análisis de sistemas
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Sistematización Caldo Parao
2. LIMITACIONES
· Una de las principales limitaciones que se podrían presentar en este proyecto seria la falta de conocimiento por parte del personal, el cual seria el encargado de administrar el software que vamos ha desarrollar.
· La falta de adaptación a los cambios hechos debido a la costumbre de trabajar de forma rudimentaria, porque inicialmente les parecería que esto les tomaría más tiempos.
· Que los beneficios que les puede brindar la implementación de este software se pierda por falta de conocimiento, debido a que ellos solo lo utilizarían para escasamente lo necesario, y lo poco a lo cual se limiten aprender.
· Al no ver todos los beneficios del programa es posible que lo consideren un gasto innecesario e inclusive consideran la posibilidad de dejarlo de utilizar.
· Que la información no se ingrese de forma completa al sistema por falta de perdida de datos. Análisis de sistemas
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Sistematización Caldo Parao
· Al hacer el cambio de personal se tenga que presentar la necesidad de capacitarlo nuevamente, lo cual no seria rentable para la empresa por ello se podría considerar la no implementación del programa.
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Sistematización Caldo Parao
3. DESCRIPCION DE LA EMPRESA
3.1. RESEÑA HISTORICA:
Restaurante de comidas rápidas cuyo nombre comercial es “CALDO PARAO” esta ubicada en la carrera 7 con calle 8 esquina en el centro de la ciudad de Neiva. Fue fundada el 7 de mayo de de 1989; es una empresa unipersonal creada por Placida Cano quien nació en San Antonio Huila.
La empresa CALDO PARAO, inicio con la siguiente planta: · El administrador · Un mesero · Un cajero · Un domiciliario
CALDO PARAO cuenta con un área de 300 metros cuadrados, divididos en dos plantas:
La primera planta se encuentra la parte del restaurante, enfriadores, cocina y baños. En la segunda planta se encuentra los mercados, también todo lo referente a suministros y papelería.
Actualmente CALDO PARAO, cuenta con el siguiente personal: Gerente: Placida Cano Análisis de sistemas
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Sistematización Caldo Parao
Contador: 1 Cajera: 2 Administradoras: 2 Cocineras: 6 Domiciliarios: 3 Meseros: 4 Para un total de 19 personas.
3.2. UBICACIÓN GEOGRAFICA:
La empresa de comidas rápidas CALDO PARAO esta ubicada en la carrera 7 con calle 8 esquina en la ciudad de Neiva del departamento del Huila.
3.3. TEOLOGIA CORPORATIVA:
MISION:
CALDO PARAO tiene como misión contribuir para el alimento de la comunidad. Brindando a nuestros clientes comidas de óptima calidad, dando plena satisfacción y mejorando la calidad de vida de los consumidores.
VISION:
CALDO PARAO se considera para el 2010 como una empresa líder en el campo de comidas alimenticias, resumida por su larga Análisis de sistemas
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Sistematización Caldo Parao
trayectoria y competitividad, estando siempre a la vanguardia de la tecnología y calidad de nuestros servicios para sobrevivir, crecer y así obtener una mayor participación en el mercado.
Análisis de sistemas
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Sistematización Caldo Parao
4. ORGANIGRAMA CALDO PARAO
GERENTE
ADMINISTRADOR
CONTABILIDAD
CONTADOR
ATENCION AL CLIENTE
MESEROS
PRODUCCION
COCINERAS
CAJEROS DOMICILIARIOS
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AUXI. COCI
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Sistematización Caldo Parao
5. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
Antes de realizar cualquier clase de estudio como paso fundamental lo primero que debemos es saber si el cliente tiene la disposición y cuenta con los recursos económicos de adquirir una aplicación la cual generará beneficios a su empresa.
Este proyecto tiene como objetivo principal agilizar y mejorar todos los procesos que se realizan en la empresa caldo parao.
Como primer punto lo que vamos a realizar es determinar las necesidades de la empresa con la ayuda del cliente quien es la persona más adecuada para decir que es lo que quiere mejorar en la misma.
Después determínanos si efectivamente la empresa necesita todo lo que el cliente esta pidiendo o si ya se encuentra la solución al alcance sino que no ha sido implementada de forma correcta o no se ha identificado.
Determinar si existe bases para continuar con la sistematización y simplemente lo que hay que hacer es modificarlas o mejorarlas y/o por el contrario si hay que comenzar desde cero.
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Sistematización Caldo Parao
En el caso de caldo parao como ya cuentan con algunas bases como computadores, cámaras tendríamos que hacerle el mejoramiento contando con estas.
Identificar que otras herramientas necesitamos, si pueden ser adquiridas por la empresa y si están al alcance, también hay que tener en cuenta el mantenimiento.
Hacer un estudio minucioso a cada uno de los procesos, identificando las maneras como estos se han realizado hasta ahora y con estos obtendríamos cuales son las fallas que se presentan o posibles errores que pueden suceder para así irle dando solución.
Obteniendo esto comenzamos a diseñar la aplicación haciendo un prototipo de que es lo que queremos y de lo que el cliente espera de este.
Probando las veces que sea necesario este prototipo hasta obtener lo que ya vamos a desarrollar.
Obtenido esto comenzamos hacer el desarrollo del programa.
Cuando ya este terminado el programa se lleva a revisión del cliente.
Si este cumple con los requisitos del cliente se le hace una prueba por determinado tiempo con sus usuarios, se hace esto para la retroalimentación. Análisis de sistemas
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Sistematización Caldo Parao
Ya cuando se ha hecho la prueba con los usuarios se implementa en todos los equipos de la empresa, obteniendo así mayor eficiencia en esta.
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Sistematización Caldo Parao
6. FASES DE EL PROYECTO
Realizamos este proyecto en cuatro fases:
FASE I: Realizar un análisis profundo en cada una de las áreas para saber que cambios realizar y tener todos los datos necesarios para realizar la sistematización.
FASE II: Realizar los cambios necesarios para así mejorar la productividad, eficacia. Todo esto para tener una mejor calidad a la hora de hacer todos los procesos.
FASE III: Ya teniendo todos los datos y después de haber hecho todos los cambios nos dedicamos a realizar la sistematización.
FASE IV: En esta fase vamos a implantar todo en la empresa haciendo pruebas y cambios necesarios para su perfecto funcionamiento.
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Sistematización Caldo Parao
7. METODOLOGÍA
Lo que nos interesa con la realización de este proyecto es poder desarrollar un programa con el cual la empresa CALDO PARAO pueda realizar los mismos procesos que se han desarrollado hasta ahora, pero de una manera mas ágil, confiable y actualizada.
Nuestras fuentes de información han de ser el cliente, los empleados, los proveedores y los usuarios o consumidores.
Diseño de instrumentos, recopilación de información y tratamiento estadístico de datos (haciendo encuestas, entrevista, hiendo a diferentes sitios similares que ya estén sistematizados y estén generando buenos resultados).
Procesamiento de análisis de la información obtenida.
Y haciendo el informe final.
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Sistematización Caldo Parao
8. RECURSOS
Contamos con los siguientes recursos que nos puede facilitar CALDO PARAO:
RECURSO HUMANO: Gerente: Placida Cano Contador: 1 Cajera: 2 Administradoras: 2 Cocineras: 6 Domiciliarios: 3 Meseros: 4 Para un total de 19 personas
RECURSO TECNICO: NUMERO
RECURSO
1
Computadores
2
Cámaras
3
Software empleado
Libro de contabilidad 4 Libro de inventarios Análisis de sistemas
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Sistematización Caldo Parao
5
Facturas proveedores
6
Cuaderno de nominas
7
Hojas de vida de los empleados
8
RECURSO FINANCIERO: Contamos con el apoyo de CALDO PARAO el cual esta interesado en adquirir este programa, corriendo este con todos los gastos que ello implica.
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Sistematización Caldo Parao
9. PRODUCTOS A ENTREGAR
Los productos a entregar son:
· La implementación correcta del software funcionando en cada equipo de la empresa.
· Un manual, en donde se especifica el funcionamiento del programa o software.
· Un diccionario de datos.
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Sistematización Caldo Parao
10.
ENCUESTAS
CORPORACION UNIVERSITARIA DEL HUILA ‘CORHUILA’ INGENIERIA DE SISTEMAS ANALISIS DE SISTEMAS Proyecto: Sistematización Caldo Parao
10.1. ENCUESTA PARA EL GERENTE
1) Cuales son los objetivos de la empresa? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ___________________ 2) Se esta satisfaciendo los objetivos especificos de esta? Si
No
3) Cuales son las actividades que realiza la empresa? v Actividad 1: ______________________________________________________ v Actividad 2: ______________________________________________________ v Actividad 3: ______________________________________________________ v Actividad 4: ______________________________________________________ 4) Con que frecuencia se realiza la actividad 1? a) b) c) d) e)
Todos los dias 1 vez a la semana 2 veces al mes 1 vez cada seis meses Otros
Análisis de sistemas
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Sistematización Caldo Parao 5) Cual es la finalidad de la actividad 1 en la empresa? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________
6) Pasos que siguen para desarrollar la actividad 1? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _____________________ 7) Cuanto demora la empresa para realizar la actividad 1? a) b) c) d)
10 minutos 30 minutos 1 a 3 horas Mas de 3 horas
8) Que areas estan involucradas en el desarrollo de la actividad 1? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
9) Han tenido algun inconveniente con la actividad 1? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________ 10) Que es lo que impide que la actividad 1 se realice a tiempo? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________ 11) Que tipo de información maneja la actividad 1? v Tipo 1: __________________________________________________________ v Tipo 2: __________________________________________________________ v Tipo 3: __________________________________________________________ v Tipo 4: __________________________________________________________ Análisis de sistemas
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Sistematización Caldo Parao
12) Como adquiere la información 1 y como la almacena? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
13) Con que frecuencia se utiliza el tipo de información 1? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
14) Como adquiere la información 2 y como la almacena? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
15) Con que frecuencia se utiliza el tipo de información 2? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
16) Como adquiere la información 3 y como la almacena? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
17) Con que frecuencia se utiliza el tipo de información 3? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
18) Como adquiere la información 4 y como la almacena? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
Análisis de sistemas
Página 25
Sistematización Caldo Parao 19) Con que frecuencia se utiliza el tipo de información 4? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________ 20) Con que frecuencia se realiza la actividad 2? a) b) c) d) e)
Todos los dias 1 vez a la semana 2 veces al mes 1 vez cada seis meses Otros
21) Cual es la finalidad de la actividad 2 en la empresa? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________ 22) Pasos que siguen para desarrollar la actividad 2? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
23) Cuanto demora la empresa para realizar la actividad 1? a) 10 minutos a) 30 minutos a) 1 a 3 horas a) Mas de 3 horas 24) Que areas estan involucradas en el desarrollo de la actividad 2? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
25) Han tenido algun inconveniente con la actividad 2? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
Análisis de sistemas
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Sistematización Caldo Parao
26) Que es lo que impide que la actividad 2 se realice a tiempo? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________ 27) Que tipo de información maneja la actividad 2? v Tipo 1: __________________________________________________________ v Tipo 2: __________________________________________________________ v Tipo 3: __________________________________________________________ v Tipo 4: __________________________________________________________ 28) Como adquiere la información 1 y como la almacena? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
29) Con que frecuencia se utiliza el tipo de información 1? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
30) Como adquiere la información 2 y como la almacena? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
31) Con que frecuencia se utiliza el tipo de información 2? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
32) Como adquiere la información 3 y como la almacena?
Análisis de sistemas
Página 27
Sistematización Caldo Parao ______________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________
33) Con que frecuencia se utiliza el tipo de información 3? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
34) Como adquiere la información 4 y como la almacena? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________ 35) Con que frecuencia se utiliza el tipo de información 4? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________ 36) Con que frecuencia se realiza la actividad 3? a) a) a) a) a)
Todos los dias 1 vez a la semana 2 veces al mes 1 vez cada seis meses Otros
37) Cual es la finalidad de la actividad 3 en la empresa? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________ 38) Pasos que siguen para desarrollar la actividad 3? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
39) Cuanto demora la empresa para realizar la actividad 3? Análisis de sistemas
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Sistematización Caldo Parao
a) 10 minutos b) 30 minutos c) 1 a 3 horas d) Mas de 3 horas 40) Que areas estan involucradas en el desarrollo de la actividad 3? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
41) Han tenido algun inconveniente con la actividad 3? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________ 42) Que es lo que impide que la actividad 3 se realice a tiempo? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________ 43) Que tipo de información maneja la actividad 3? v Tipo 1: __________________________________________________________ v Tipo 2: __________________________________________________________ v Tipo 3: __________________________________________________________ v Tipo 4: __________________________________________________________ 44) Como adquiere la información 1 y como la almacena? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
45) Con que frecuencia se utiliza el tipo de información 1? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
Análisis de sistemas
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Sistematización Caldo Parao
46) Como adquiere la información 2 y como la almacena? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
47) Con que frecuencia se utiliza el tipo de información 2? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
48) Como adquiere la información 3 y como la almacena? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
49) Con que frecuencia se utiliza el tipo de información 3? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
50) Como adquiere la información 4 y como la almacena? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________ 51) Con que frecuencia se utiliza el tipo de información 4? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________
Análisis de sistemas
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Sistematización Caldo Parao
CORPORACION UNIVERSITARIA DEL HUILA ‘CORHUILA’ INGENIERIA DE SISTEMAS ANALISIS DE SISTEMAS
Proyecto: Sistematización Caldo Parao
10.2. ENCUESTA PARA EL ADMINISTRADOR 1. ¿Qué tipo de información debe reportar Caldo Parao? Nombre
Frecuencia
Descripción
2. ¿Quiénes son las personas encargadas de brindar atención al Cliente y qué tipo de estudios deben tener? _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ 3. ¿Aparte de los servicios que presta Caldo Parao se realiza algún tipo de investigación gastronómica? _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ Análisis de sistemas
Página 31
Sistematización Caldo Parao 4. ¿Cómo quiere que estén formados los módulos de Caldo Parao? _______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ a. PEDIDOS ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ b. INGRESO PERSONAL ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ c. CONSULTAS ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ d. ASIGNACION MENSAJEROS ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ e. INVENTARIO ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ f. ALIMENTOS ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ g. CONTABILIDAD ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ h. CLIENTES ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 5. ¿La empresa Caldo Parao tiene algún lugar donde guardar los alimentos en caso de una situación que necesite atención o seguimiento especial?
Análisis de sistemas
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Sistematización Caldo Parao ___________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ ____________________________________________________. 6. Describa las nuevas características que cree usted que debe tener el nuevo sistema de información: _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________. 7. ¿Qué ventajas cree que traerá a Caldo Parao el nuevo sistema de información? _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ 8. ¿Qué desventajas podrían surgir según usted? _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________
9. ¿De que servicios se presentan reportes a la administración o directivos? a. b. c. d. e.
Pedidos Ingreso Personal Consultas Asignación mensajeros Inventario
Análisis de sistemas
f. alimentos g. contabilidad h. clientes i. Turnos
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Sistematización Caldo Parao
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Proyecto: Sistematización Caldo Parao.
10.3. ENCUESTA PARA PERSONAL DE CALDO PARAO PREGUNTAS DE USO 1. ¿Cree que la documentación que se realiza actualmente del pedido es segura y completa? a) Si ______________ b) No______________ 2. ¿Cuál cree que es el principal problema que tiene caldo parao para el manejo de pedidos? _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 3. ¿Qué precauciones se toman para que no exista perdida de información? _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ 4. ¿Qué procedimientos funcionan bien y cuáles no? _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 5. ¿En que áreas se presenta la mayor parte de problemas con el manejo de la información? _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 6. ¿Estos problemas originan retrasos en el momento de entregar reportes pertinentes? a) Si ______________ b) No______________ Análisis de sistemas
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Sistematización Caldo Parao
7. ¿Cuáles son las horas más visitadas de Caldo Parao? a. En la mañana desde___________________ hasta___________________ b. En la tarde desde___________________ hasta___________________ c. En la noche desde___________________ hasta____________________ PREGUNTAS DE CONTROL 8. ¿Cuáles son los pasos para solicitar un servicio de Caldo Parao? 1._____________________________________________________________________ 2._____________________________________________________________________ 3._____________________________________________________________________ 4._____________________________________________________________________ 5._____________________________________________________________________ 9. ¿Existe algún servicio que requiera reserva previa? a. Si_________________ b. No________________ Cual? ___________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 10. ¿De que servicios se presentan reportes a la administración o directivos? f. g. h. i. j.
Pedidos Ingreso Personal Consultas Asignación mensajeros inventario
f. alimentos g. contabilidad h. clientes i. Turnos
11. ¿Algunas de la persona que realizan los procesos de Caldo Parao reciben algún pago? a. Si__________________ b. No_________________ 12. ¿Qué áreas necesitan un control específico? _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ¿Por qué? _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ Análisis de sistemas
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Sistematización Caldo Parao
13. ¿Qué métodos son utilizados para los controles necesarios? _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ 14. ¿Se toman controles de seguridad tales como backups para tener respaldos en casos de pérdida de información? a. Si_____________ b. No____________ 15. ¿Quiénes son las personas claves en el sistema actual? _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ PREGUNTAS SOBRE SERVICIO 16. ¿Cuáles servicios son más solicitados dentro de Caldo parao? a. b. c. d. e.
Pedidos Ingreso Personal Consultas Asignación mensajeros inventario
f. alimentos g. contabilidad h. clientes i. Turnos
17. ¿Existe algún servicio solicitado y que no esté implementado actual? a. Si_________ b. No________ Cual? ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 18. ¿Con que frecuencia son solicitados los servicios de Caldo Parao a. b. c. d.
10 o más personas por día De 5 a 9 personas por día 1 a 4 personas por día Ninguna
Análisis de sistemas
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Sistematización Caldo Parao
19. ¿En qué horarios están disponibles los servicios de Caldo Parao? a. En la mañana desde___________________ hasta____________________ b. En la tarde desde___________________ hasta____________________ c. En la noche desde___________________ hasta____________________ 20. ¿Los servicios que presta Caldo Parao satisfacen los objetivos previstos? a. Si____________ b. No___________ ¿Por qué? ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 21. ¿Cuál otro servicio le gustaría que implementara en Caldo Parao? _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ PREGUNTAS SOBRE NUEVO SISTEMA DE INFORMACION 22. ¿Le gustaría que se implemente un sistema de información para Caldo Parao? a. Si____________ b. No___________ ¿Por qué? ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 23. ¿Qué le gustaría que controlo el sistema de información? a. b. c. d. e.
Pedidos Ingreso Personal Consultas Asignación mensajeros inventario
f. alimentos g. contabilidad h. clientes i. Turnos
j. Otras ¿Cuáles? _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________
Análisis de sistemas
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Sistematización Caldo Parao
CORPORACION UNIVERSITARIA DEL HUILA ‘CORHUILA’ INGENIERIA DE SISTEMAS ANALISIS DE SISTEMAS Proyecto: Sistematización Caldo Parao
10.4. ENCUESTA PARA USUARIO DE CALDO PARAO
PREGUTAS DE USO 1. ¿Utiliza algún servicio de Caldo Parao? a.)_________SI b.) ________No ¿Cuál? _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ ____________________________________________________ 2. ¿Con que frecuencia solicita este servicio? a) Al mes_________ b) A la semana______________ c) Al día ___________________ 3. ¿Qué horario le gustaría que atendieran en Caldo parao? a. En la mañana desde___________________ hasta___________________ b. En la tarde desde___________________ hasta___________________ c. En la noche desde___________________ hasta___________________
PREGUNTAS SOBRE EL SERVICIO 4. ¿Cree que le personal es el encargado para prestar los servicios en Caldo Parao son los indicados? a. Si _______ b. No_______ ¿Por qué? ______________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 5. ¿Cuál es el servicio que más utiliza de caldo Parao? a. Pedidos b. Ingreso Personal c. Consultas Análisis de sistemas
f. alimentos g. contabilidad h. clientes Página 38
Sistematización Caldo Parao d. Asignación mensajeros e. inventario
i. Turnos
6. ¿Cree necesario implementar algún otro servicio en Caldo Parao? a) Si_________ b) No________ ¿Cuál? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 7. ¿Está a gusto con los servicios que presta Caldo Parao? a. Si___________ b. No__________ 8. ¿Cómo califica el servicio prestado en Caldo Parao? a) 5 b) 4 c) 3 d) 2 e) 1 f) 0
9. ¿Con Cuales de los servicios a tenido problemas? a. b. c. d. e.
Pedidos Ingreso Personal Consultas Asignación mensajeros inventario
f. alimentos g. contabilidad h. clientes i. Turnos
10. Referente al servicio ¿que le gustaría que se mejorara? _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________
PREGUNTAS DE CONTROL Y ACCESO 11. ¿Cuándo necesita algún servicio, es necesario reservarlo? a. Si______________ Análisis de sistemas
Página 39
Sistematización Caldo Parao b. No_____________ 12. En el momento de solicitar algún servicio, ¿qué documentación le exigen? _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 13. ¿Cree que algunos servicios se podrían mejorar? a. Si__________ b. No_________ ¿Cuál? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ____________________________________________________________________
14. ¿Ha tenido problemas con errores en la información personal o datos de pedido? a. Si__________ b. No_________ 15. ¿Qué otro tipo de inconvenientes ha tenido en la Caldo Parao? _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ ___________ PREGUNTAS SOBRE NUEVO SISTEMA DE INFORMACION 16. ¿Le gustaría que existiera un nuevo sistema de información en Caldo Parao? a. Si____________ b. No___________ ¿Por qué? ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 17. ¿Le gustaría poder solicitar un pedido desde un portal Web? a. Si____________ b. No___________
Análisis de sistemas
Página 40
Sistematización Caldo Parao SUGERENCIAS_____________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ ___________
Análisis de sistemas
Página 41
Sistematización Caldo Parao
11.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
NUMERO
FASE
DURACION
1
Análisis
3 semanas
2
Cambios
4 semanas
3
Realización
1 año
4
Implementación
A mediados de el año 2009.
Análisis de sistemas
Página 42
Sistematización Caldo Parao
12.
DIAGRAMA DE FLUJ O DE CALDO PARAO MOSTRAR PEDIDO
SERVIDOR
USUARIO
PEDIDO VER PEDIDO
MENSAJES FECHA DATOS PEDIDO
PEDIDO USUARIO IDENTIFICACION USUARIO DATOS 1 RESERVA PEDIDO
PEDIDO
Análisis de sistemas
Página 43
Sistematización Caldo Parao
DIAGRAMA DE FLUJO DE CALDO PARAO FECHA OCUPADA
USUARIO
BD PEDIDOS
BUSCA PEDIDO
FECHA
DATOS DE PEDIDO
ID PEDIDO
PEDIDO PEDIDO
ADMINISTRADOR
RESERVA PEDIDO DATO REGISTRA OPERACION
FECHA
USUARIO
COMPRUEBA FECHA
PEDIDO RESPUESTA BD USUARIO
TARJETA
Análisis de sistemas
USUARIO
COMPRUEB A TARJETA
DATOS PERSONAL
Página 44
REGISTRA DATOS USUARIO
DATOS PERSONAL
Sistematización Caldo Parao
DIAGRAMA DE FLUJ O DE LA CALDO PARAO
1. REGISTRO DE DATOS
USUARIO
INFORMACION
INFORMACION USUARIO
FECHA ID USUARIO
2. PEDIDOS
3. CONSULTA
BD PEDIDOS
4. REPORTES
BD HISTORIAL CLIENTES
Análisis de sistemas
DATOS FECHA
Página 45
Sistematización Caldo Parao
Análisis de sistemas
Página 46
Sistematización Caldo Parao
13.
TABULACION
13.1. ENCUESTA PARA USUARIO DE CALDO PARAO PREGUTAS DE USO 1 ¿utiliza algún servicio de caldo parao?
25 SI NO 75
Por lo que vemos en la grafica mas del 50 % de las personas conocen de caldo parao y lo han visitado y saben que servicios presta. 2¿Con que frecuencia solicita este servicio? 9 9
8
8 7 6 5 4
3
3
3 2 1 0 SEMANA
MES
SEMESTRE
AÑO
Normalmente las personas solicitan un servicio de caldo parado en periodos largos, puesto que lo hacen cada vez que tiene plata o que se pueden dar un gusto. Aquí encontramos aquellas personas que han tenido que les toca almorzar hasta la semana entera. Análisis de sistemas
Página 47
Sistematización Caldo Parao
3. ¿Qué horario le gustaría que atendieran en caldo parao? Los usuarios prefieren que el servicio se preste en la noche de 8:PM y a 8:AM y en la tarde entre 12:PM y 5:PM PREGUNTAS SOBRE EL SERVICIO 4. ¿Cree que el personal encargado para prestar los servicios en la clínica son los indicados?
8 8 6 4
SI 2
2
NO
0 SI NO
El personal a cargo de la prestación del servicio es el adecuado, puesto que son personas que toda la vida han trabajo con la gente y saben como atenderlos como agradecerles y como hacerlos sentir bien.
5.
¿Cuál es el servicio que más utiliza en caldo parao?
Análisis de sistemas
Página 48
Sistematización Caldo Parao 70 60
pedidos ingreso personal
50
consultas 40
asignacion mensajero inventario
30
alimentos
20
contabilidad 10
clientes
0
turnos servicios
El servicio que mas utilizan es el de pedidos. Los usuarios no tienen conocimiento de que en caldo parao se prestan mas servicios. 6.
¿Cree necesario implementar algún otro servicio en la clínica?
La mayoría de las personas creen necesario implementar un nuevo servicio en la clínica es el de laboratorio, porque es bastante el tiempo que deben gastar trasladándose a otro lugar para realizar estas pruebas. 7.
¿Está a gusto con los servicios que presta Caldo Parao?
65% 35%
La mayoría de las personas están a gusto con los servicios de Caldo Parao, excepto porque no tiene el servicio de Pedidos Web.
8. ¿Cómo califica el servicio prestado en la clínica veterinaria; siendo 5 excelente y 1 malo? Análisis de sistemas
Página 49
Sistematización Caldo Parao
servicio prestado 50 40 30 20
servicio prestado
10 0 1
2
3
4
5
La gente califica el servicio de Caldo Parao en un promedio de cuatro. Porque en algunas ocasiones es bastante demorada la atención.
9.
¿Con Cuales de los servicios a tenido problemas? 70 pedidos
60
ingreso personal
50
consultas
40
asignacion mensajero inventario
30
alimentos
20
contabilidad clientes
10
turnos 0
ninguno servicios
Un porcentaje alto de usuarios ha tenido problemas en la parte de pedidos porque cuando llaman para que sea atendido su pedido en ocasiones no lo atiende rápido y deben esperar.
10.
Referente al servicio ¿que le gustaría que se mejorara?
Los usuarios desean que la atención sea más rápida.
PREGUNTAS DE CONTROL Y ACCESO 11.
¿Cuándo
Análisis de sistemas
necesita algún servicio, es necesario reservarlo? Página 50
Sistematización Caldo Parao
La mayoría de las personas no tienen que hacer ninguna reserva en el momento de solicitar un servicio, aunque hay algunas que respondieron que si por lo que se observa que no hay un consenso. 12. En el momento de solicitar algún servicio, ¿qué documentación le exigen? Generalmente la documentación solicitada es la cedula, y le toman datos como el nombre la dirección y el teléfono.
13.
¿Cree que algunos servicios se podrían mejorar?
45% 65%
No hay algo que incline hacia una respuesta en concreto, pero de todas formas no hay total conformidad, puesto que algunas personas han tenido ciertos inconvenientes con la atención, demora en el diligenciamiento del pedido puesto que les toca esperar mucho tiempo en el teléfono. 14. ¿Ha tenido problemas con errores en la información personal o datos de su pedido?
Análisis de sistemas
Página 51
Sistematización Caldo Parao 0
SI NO
100
Por ahora no se han presentado inconvenientes con datos de los clientes, lo que no quiere decir que los procesos que se llevan actualmente son los mejores. 15.
¿Qué otro tipo de inconvenientes ha tenido en Caldo parao?
Los usuarios no han tenido otro tipo de inconveniente en este tiempo que han solicitado el servicio. PREGUNTAS SOBRE NUEVO SISTEMA DE INFORMACION 16. ¿Le gustaría que existiera un nuevo sistema para información de la clínica veterinaria Corhuila?
10
SI NO
90
Los usuarios están de acuerdo que en Caldo Parao exista un sistema de información mejor puesto que le brindara mejores servicios, mayor agilidad y alternativas de accesibilidad.
17. ¿Le gustaría poder solicitar una cita desde un portal Web o por medio de una línea telefónica?
Análisis de sistemas
Página 52
Sistematización Caldo Parao
desea un portal web 100 0
desea un portal… SI
desea un portal web
NO
Existe gran aceptación con el servicio de solicitud de pedidos por línea telefónica o portal web, no hay una inclinación a ninguna de las dos puestos que algunas personas no tiene servicio de internet en sus casas, por lo que le resultaría mas fácil la llamada.
13.2. ENCUESTA PARA PERSONAL DE CALDO PARAO PREGUNTAS DE USO 1. ¿Cree que la documentación que se realiza del pedido es segura y completa?
30 SI NO 70
Un alto porcentaje del personal encargado de la atención en Caldo Parao opina que la documentación que se maneja es la adecuada y es muy segura. 2. ¿Cuál cree que es el principal problema que tiene Caldo Parao para el manejo de pedidos?
Análisis de sistemas
Página 53
Sistematización Caldo Parao El principal problema es el control de los clientes y acceso fácil, además de lo dispendioso diligenciar el formato actual.
3. ¿Qué precauciones se toman para que no exista perdida de información? La única precaución que se toma es guardar los documentos en un lugar seguro. (Folder, archivadores etc.) 4. ¿Qué procedimientos funcionan bien y cuáles no? No hay un buen manejo de la información, el proceso de diligenciar el Pedido es lento. 5. ¿En que áreas se presenta la mayor parte de problemas con el manejo de la información? Hay problemas en el momento de archivar la documentación ya que muchas veces no esta la persona a cargo o hay perdida de estos documentos. 6. ¿Estos problemas originan retrasos en el momento de entregar reportes pertinentes?
9 8 7 6
SI
5 4
NO
3 2 1 0 S I
NO
Todos los problemas que se presentan al momento de archivar la documentación generan un gran retraso cuando se deben entregar los respectivos reportes y a la hora de hacer algún reclamo
7. ¿Cuáles son las horas más visitadas de la clínica? El horario más visitado es en horas de la noche de 12: AM a 5:00AM y en la tarde de 3: PM a 5: PM. PREGUNTAS DE CONTROL Análisis de sistemas
Página 54
Sistematización Caldo Parao
8. ¿Cuáles son los pasos para solicitar un servicio en Caldo Parao? Pasos para la solicitud de un servicio: 1. Se abre un historial 2. Se llenan los datos del cliente 3. Se elabora un pedido 4. Se le entrega al mensajero para que lo entregue 9. ¿Existe algún servicio que requiera reserva previa o programación? 12
SI NO
88
El servicio que requiere reserva previa es cuando son platos en grandes cantidades y para empresas. 11 ¿Algunas de la persona que realizan los procesos de Caldo Parao reciben algún pago?
pago del trabajo
82% 18%
La mayoría de las personas que realizan los procesos de Caldo Parao Reciben su sueldo por su desempeño. 12. ¿Qué áreas tienen un control específico? Análisis de sistemas
Página 55
Sistematización Caldo Parao
Se tiene un control muy específico con el inventario porque se llevan reportes. 13. ¿Qué métodos son utilizados para los controles necesarios? Se tiene un personal encargado el cual debe llevar un control y dar las autorizaciones.
14. ¿Se toman controles de seguridad tales como backups para tener respaldos en casos de pérdida de información?
creacion de backups 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0
creacion de backups
SI
NO
Se tiene un control de seguridad como respaldo en caso de perdida de la información. 15. ¿Quiénes son las personas claves en el sistema actual? La persona clave del sistema actual es doña placida cano única encargada de Caldo Parao.
PREGUNTAS SOBRE SERVICIO 16. ¿Cuáles servicios son más solicitados dentro de Caldo Parao?
Análisis de sistemas
Página 56
Sistematización Caldo Parao 30
pedidos ingreso personal
25
consultas 20
asignacion mensajero inventario
15
alimentos 10
contabilidad clientes
5
turnos
0 servicios
El servicio mas solicitado en Caldo Parao es el de Pedidos, seguido del de los Turnos de Personal
17. ¿Existe algún servicio solicitado y que no esté implementado actual? El servicio que solicitan y no esta implementado es el de el portal web.
18. ¿Con que frecuencia son solicitados los servicios de Caldo Parao?
visitantes 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0
visitantes
10 o mas personas por dia
de 5 a 9 personas por dia
de 1 a 4 personas por dia
ninguna
Los servicios de Caldo Parao son solicitados por mas de 10 personas
19. ¿En qué horarios están disponibles los servicios de Caldo Parao? Análisis de sistemas
Página 57
Sistematización Caldo Parao
Los servicios de Caldo parao estas Disponibles las 24 Horas los 7 Días de las semana.
20. ¿Los servicios que presta Caldo Parao satisfacen los objetivos previstos? 0
SI NO
10
Los servicios que presta Caldo Parao satisfacen todos los objetivos previstos porque se han cumplido con las principales metas y además es una Empresa en desarrollo. 21. ¿Cuál otro servicio le gustaría que implementara en Caldo Parao? El personal cree que los servicios que se prestan actualmente son los necesarios. PREGUNTAS SOBRE NUEVO SISTEMA DE INFORMACION 22. ¿Le gustaría que se implemente un nuevo sistema de información computarizado para Caldo Parao? El personal esta de acuerdo que se implemente un nuevo sistema de información porque habría mayor agilidad en el servicio, mayor seguridad por ende no habría perdida de la información y menos cantidad de reclamos porque va haber mas control con la información.
23. ¿Qué le gustaría que controle el sistema de información? Según el personal toda la información que se maneja en el sistema es importante y por ende debe de haber un control y una seguridad de toda esa información.
Análisis de sistemas
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