Microsoft Word Word

BÀI 1: LÀM QUEN VỚI MICROSOFT WORD I - Mục tiêu • • • •

Nắm ñược cách khởi ñộng, tắt chương trình Microsoft Word 2000. Màn hình Microsoft Word (thực ñơn, thanh công cụ, thanh ñịnh dạng, thanh trạng thái). Mở một tệp văn bản (mới hoặc ñã có). Môi trường soạn thảo tiếng Việt.

II - Khởi ñộng và thoát khỏi chương trình Microsoft Word Microsoft Word 2000 là một chương trình xử lý văn bản chuyên nghiệp. Word 2000 cho phép người dùng dễ dàng tạo ra các dạng văn bản từ ñơn giản ñến phức tạp.

III - Khởi ñộng chương trình Microsoft Word 2000 Trong Windows 98, có thể ñược khởi ñộng Word 2000 theo 2 cách: Cách 1: Nhắp nút Start, trỏ vào Programs, nhắp chọn biểu tượng Word.

Hình 1.1: Khởi ñộng Microsoft Word (Cách 1)

Cách 2: Nhắp ñúp chuột trái trên biểu tượng Microsoft Word trên Desktop (Nếu có).

Trang 1

Hình 1.2: Khởi ñộng Microsoft Word (Cách 2)

Hình 1.3: Biểu tượng (Logo) của chương trình Microsoft Word 2000

IV - Thoát khỏi chương trình Microsoft Word 2000 Có nhiều cách ñể có thể thoát khỏi chương trình Microsoft Word 2000. Ở ñây, chúng tôi liệt kê 3 cách thông dụng như sau: • Cách 1: Kích chuột trái vào biểu tượng dấu nhân ở góc trên bên phải của cửa sổ chương trình Microsoft Word 2000. • Cách 2: Ấn tổ hợp phím Alt+F4. • Cách 3: Chọn Menu File. Sau ñó chọn Close.

Trang 2

V - Màn hình của chương trình Microsoft Word 2000 Cửa sổ chương trình Microsoft Word 2000 có dạng như sau:

Hình 1.4: Cửa sổ của chương trìnhWord 2000

Sau khi khởi ñộng, chúng ta sẽ làm việc trên 2 loại cửa sổ gồm: Cửa sổ chương trình (hay còn gọi là cửa sổ chính) và Cửa sổ văn bản (hay còn gọi là cửa sổ phụ).

VI - Cửa sổ chính của chương trình Word 2000 Cửa sổ chương trình của Microsoft Word gồm các thành phần:

1. Title bar Thanh tiêu ñề thể hiện tên của chương trình là Microsoft Word và tên của tài liệu.

2. Menu bar Các lệnh trên Menu ñược liệt kê theo từng nhóm. Mỗi nhóm làm các việc khác nhau và gợi nhớ cho người sử dụng. • File: Gồm các lệnh thao tác với file như: mở file, ñóng file, tạo file mới, lưu file, ñặt ñịnh dạng trang in, in ấn, ñóng cửa sổ chương trình Word 2000 … • Edit: Gồm các lệnh soạn thảo với văn bản như: Sao chép (Copy), cắt dán (Cut), tìm kiếm (Search), thay thế, dán … • View: Gồm các lệnh cho phép hiển thị văn bản hiện tại theo những cách khác nhau như: dạng thông thường (Normal layout), dạng in ấn (Print layout), phóng to văn bản theo các tỉ lệ khác nhau, hiển thị các thanh công cụ …. • Insert: Gồm các lệnh cho phép chèn các ñối tượng, các biểu tượng, các hình ảnh, ñánh số trang văn bản… vào văn bản.

Trang 3

•

•

•

•

•

Format: Gồm các lệnh cho phép ñịnh dạng văn bản như: ñặt font chữ, ñịnh dạng văn bản kiểu liệt kê, ñịnh dạng ñoạn văn bản, ñịnh dạng màu sắc hiển thị của văn bản… Tool: Gồm các lệnh cho phép thiết lập các tuỳ chọn mở rộng thêm cho văn bản như: kiểm tra chính tả, ñặt tuỳ chọn (Options), trộn thư, viết các macro… Table: Gồm các lệnh cho phép thao tác với bảng biểu như: tạo bảng, xoá bảng, thay ñổi ñịnh dạng của bảng, chuyển văn bản thành bảng và ngược lại…. Window: Gồm các lệnh cho phép thao tác với các cửa sổ soạn thảo của Word như: tạo cửa sổ mới, sắp xếp cửa sổ, chia cửa sổ thành nhiều phần… Help: Gồm các lệnh cho phép hiển thị nội dung về chương trình Word và toàn bộ phần trợ giúp của chương trình Word.

3. Toolbar Thanh công cụ là các lệnh ñược thể hiện dưới dạng biu tng giúp người sử dụng có thể thi hành một số lệnh nhanh hơn. Khi di chuyển mouse tới gần một biểu tượng thì tên của lệnh tương ứng sẽ hiện ra ở ñuôi của con trỏ mouse, ñây ñược gọi là tool tip. Các thanh thường ñược dùng là Standard và Formatting.

Hình 1.5: Thanh công cụ Standard và Formatting

Bảng sau trình bày các biểu tượng của thanh công cụ Standard

New - Tạo một văn bản mới

Open - Mở một tập tin văn bản

Save - Lưu tập tin văn bản hiện hành

Print - In tập tin văn bản hiện hành

Print Preview - Xem trước trang in

Spelling - Kiểm tra lỗi chính tả

Trang 4

Cut - Chuyển một ñoạn văn bản ñang chọn vào Clipboard Copy - Chép một ñoạn văn bản ñang chọn vào bộ nhớ ñệm Clipboard Paste - Chèn nội dung ñược lưu trữ trong Clipboard vào vị trí con trỏ text Format Painter - Chép kiểu ñịnh dạng

Undo – Bỏ qua một lệnh vừa thi hành

Redo - Bỏ qua một lệnh vừa undo Insert Hyperlink – Chèn siêu liên kết (Hyperlink) khi muốn liên kết tới một trang Web khác Web Toolbar - Thể hiện thanh công cụ Web Tables and Borders - Thể hiện thanh công cụ tables and borders Insert Table - Chèn bảng biểu Inser Microsoft.Excel Worksheet - Chèn bảng biểu của chương trình Microsoft Excel Columns – ðịnh dạng cột chữ

Drawing - Hiện hoặc ẩn thanh công cụ Draw Document Map - Thể hiện cửa sổ văn bản dưới dạng cấu trúc theo cách trình bày của văn bản Show/Hide - Hiện hoặc ẩn các ký tự không in

Zoom control - Thể hiện cửa sổ văn theo tỷ lệ

Trang 5

Help - Hướng dẫn

Style - Kiểu trình bày của Paragraph

Font - Chọn font chữ.

Font Size - Chọn kích thước font chữ

Bold - Chữ ñậm

Italic - Chữ nghiêng

Underline - Chữ gạch dưới

Aligh left - Căn dòng thẳng hàng bên trái

Center - Căn dòng thẳng hàng ở tâm của hàng chữ

Aligh Right - Căn dòng thẳng hàng bên phải

Justify - Căn dòng thẳng hàng cả bên trái lẫn bên phải

Numbering - Kiểu ñịnh dạng liệt kê số thứ tự

Bullets - Kiểu ñịnh dạng liệt kê ký tự ñặc biệt

Decrease Indent - Giảm lề trái của paragraph

Increase Indent - Tăng lề trái của paragraph

Borders - Hiện hoặc ẩn các biểu tượng lệnh border

Trang 6

Highlight - ðánh dấu ñoạn văn bản bằng màu

Font Color - Chọn màu cho chữ

Ngoài ra, trong quá trình làm việc, chúng ta còn có thể nhắp biểu tượng (Drawing ) trên thanh Standard ñể hiện ra (hoặc tắt) thanh Drawing. Thanh này thường nằm ở phía dưới của cửa sổ soạn thảo. Microsoft Word có rất nhiều thanh công cụ. Ta có thể cho hiện các thanh công cụ khác bằng cách nhắp menu View, trỏ mouse vào lệnh Toolbar và nhắp chọn tên thanh công cụ cần thiết, thanh công cụ nào ñang hiện ra sẽ có dấu kiểm tra ñứng

Hình 1.6: Thanh công cụ Drawing trước. Ta có thể ñiều khiển và sắp ñặt vị trí của các thanh công cụ sau khi chúng ñã hiển thị. Chẳng hạn, dùng mouse kéo một cạnh của thanh công cụ Drawing có thể làm thay ñổi kích thước của thanh công cụ này, dùng mouse kéo tiêu ñề của thanh công cụ có thể di chuyển nó sang vị trí khác. ðặc biệt, nếu di chuyển thanh công cụ ñi lên phía trên của cửa sổ và ñưa vào vị trí kế tiếp của các thanh công cụ ñã có sẵn, nó tự duỗi ra thành một hàng, lúc này nhả mouse thì thanh công cụ sẽ ñược xếp ngay ngắn và tiêu ñề của thanh công cụ tự ñộng mất ñi. Chú ý: Vùng làm việc trong cửa sổ Word sẽ bị thu hẹp khi có nhiều thanh công cụ hiện ra cùng lúc. Vì vậy, tuỳ theo yêu cầu của công việc, chỉ nên cho hiện ra những thanh công cụ cần thiết mà thôi. Status bar: Là thanh công cụ cho phép người dùng theo dõi ñược vị trí hiện tại của con trỏ soạn thảo.

Hình 1.7: Thể hiện vị trí con trỏ text và trạng thái của văn bản. Ví d: theo hình vẽ trên thì con trỏ text ñang nằm ở vị trí cách mép trên của trang in là 8 inch (At 8”), ở dòng thứ 14 (Ln 14), ở cột thứ 79 (Col 79) và cửa sổ văn bản ñang thể hiện trang thứ 6 của một file có 9 trang (6/9).

4. Cửa sổ văn bản (Cửa sổ phụ) Trong một cửa sổ chính có thể mở ra nhiều cửa sổ phụ, mỗi cửa sổ phụ sẽ là một file văn bản ñộc lập (có nghĩa là chúng ta có thể làm việc trên nhiều file văn bản khác nhau trên một cửa sổ chính). Cửa sổ phụ của văn bản gồm các thành phần: • Title bar: Thể hiện tên file văn bản (∗.doc), nếu là file văn bản mới thì nó có tên là DocumentN (N: số thứ tự văn bản). • Ruler: Thước ño - thể hiện ñộ chính xác của văn bản. Thông thường, thước ño dùng ñơn vị là Inches. Có thể ñổi ñơn vị của thước ño trở về hệ Centimeters bằng cách nhắp menu Tools/Options chọn lớp General – trong mục Measurement Units chọn Centimeters.

Trang 7

Scroll bar bao gồm thanh trượt ngang và thanh trượt dọc dùng ñể xem văn bản trong cửa sổ. Nếu một văn bản có nhiều trang, dùng mouse kéo hộp trượt trong thanh trượt dọc, số trang sẽ lần lượt hiện ra giúp chúng ta có thể dừng lại ñúng ở trang muốn chuyển tới. Ngoài ra, khi làm việc chúng ta còn thấy ñược 2 con trỏ: ñó là con trỏ mouse có hình dáng thay ñổi tuỳ theo vị trí của mouse và con trỏ text có dạng vạch ñứng chớp tắt. •

a) Cửa sổ văn bản hiện hành Khi có nhiều cửa sổ văn bản ñang mở, các cửa sổ sẽ che lấp nhau, cửa sổ ở lớp trên cùng là cửa sổ hiện hành. Thanh tiêu ñề của cửa sổ ñổi màu (thường là màu xanh). Thay ñổi cửa sổ văn bản hiện hành: nhắp menu Window sẽ thấy danh sách liệt kê tên các cửa sổ văn bản ñang mở, cửa sổ hiện hành có dấu kiểm tra ñứng trước, nhắp chọn một tên cửa sổ trong danh sách nếu muốn cửa sổ ñó thành cửa sổ hiện hành. b) ðóng cửa sổ hiện hành ðóng cửa sổ văn bản hiện hành: Chọn menu File chọn lệnh Close hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + F4, có thể xuất hiện hộp thoại ñể xác nhận lưu văn bản (chọn Yes ñể lưu lại sự thay ñổi trong văn bản, chọn No ñể không lưu). Cửa sổ văn bản hiện hành ở lớp trên cùng ñược ñóng lại thì cửa sổ văn bản ở lớp dưới sẽ là hiện hành. Nếu trước ñó ñã mở nhiều cửa sổ văn bản thì bây giờ phải thực hiện lệnh Close nhiều lần. ðóng cửa sổ chương trình: menu File chọn lệnh Exit hoặc gõ Alt – F4 Nếu cửa sổ chương trình ñược ñóng lại thì nó sẽ ñóng luôn tất cả các cửa sổ văn bản ñang ñược mở.

5. Thể hiện cửa sổ văn bản a) Zoom Khi nhắp biểu tượng lệnh Zoom , chúng ta có thể thay ñổi ñược tỷ lệ thể hiện văn bản trong cửa sổ văn bản. • Số > 100% : văn bản ñược xem ở dạng phóng lớn. • Số < 100% : văn bản ñược xem ở dạng thu nhỏ hơn. b) Show/Hide Nhắp biểu tượng lệnh , biểu tượng này có tác dụng cho hiện ra hoặc che giấu các ký tự không in trong cửa sổ văn bản (như các phím Enter, Space bar, Tab...), giúp chúng ta nhận dạng ñược cách trình bày văn bản chính xác hơn. c) View Một văn bản có thể ñược xem dưới những góc ñộ khác nhau thông qua các lệnh bên trong menu View hoặc dùng các biểu tượng lệnh nằm ở góc dưới trái của cửa sổ. Nhắp menu View chọn lệnh: •

Normal: cửa sổ cho một thước ño ngang, chế ñộ này sẽ hiển thị ñược văn bản với các kiểu ñịnh dạng ký tự, ñịnh dạng paragraph, hình vẽ (không chính xác). Nó không hiển thị các cột chữ, frame, các headers – footers. Nó

Trang 8

• • •

thường ñược dùng trong lúc nhập văn bản, hiệu chỉnh và ñịnh dạng văn bản, ở dạng này Word sẽ làm việc nhanh hơn. Web layout: Print layout: cửa sổ có ñủ hai thước ño, văn bản ñược thể hiện như trang giấy in với ñầy ñủ cách trình bày, Word sẽ chạy chậm hơn. Outline: cửa sổ không có thước ño, chế ñộ này sẽ hiển thị văn bản trong dạng outline, chỉ thích hợp cho việc trình bày một văn bản dài có trật tự theo các ñề mục (mục số la mã, mục số, mục chữ...).

6. Mở một tệp văn bản mới hoặc ñã có ðể mở một văn bản mới, ta có thể thực hiện theo các cách sau: • Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N • Cách 2: Chọn Menu File, chọn New. Với cả 2 cách trên, một cửa sổ sẽ hiện ra như hình vẽ trang sau:

Hình 1.8: Cửa sổ mở văn bản mới Tại màn hình này, hãy chọn Blank Document trong trang General và chọn Document trong mục Create New. Sau ñó chọn OK. Cách 3: Trên thanh Standard, kích chọn biểu tượng (ở phía trái nhất). Khi ñó mộtvăn bản mới sẽ ñược mở ra. Với cả 3 cách này, văn bản mới mở sẽ mặc ñịnh là DocumentN (N là một số thay ñổi, nếu trên máy tính – trong thư mục C:\My Documents - có văn bản Document1 rồi thì văn bản mới mở sẽ là Docunet2, N=2). •

7. Mở tệp văn bản ñã có ðể mở một tệp văn bản ñã có sẵn trên máy tính. Ta có thể thực hiện theo 3 cách sau: • Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N • Cách 2: Chọn Menu File/Open •

Cách 3: Trên thanh Standard kích chọn biểu tượng

.

Trang 9

Với cả 3 cách này, ta sẽ thấy cửa sổ sau:

Hình 1.9: Cửa sổ mở tài liệu trong thư mục C:\My Documents

Mặc ñịnh, máy tính sẽ mở các tài liệu có phần mở rộng là doc trong thư mục C:\My Documents. ðể mở file văn bản nào trong thư mục này , kích chọn biểu tượng của file ñó (hoặc gõ tên file ñó vào ô File name), sau ñó chọn Open ñể mở file. Khi muốn mở một file văn bản ở một thư mục khác, không phải ở thư mục mặc trong phần Look in, ñịnh (C:\My Documents), hãy kích chuột trái vào biểu tượng một cửa sổ hiện ra như hình ở trang sau. Tại cửa sổ này, ta có thể tìm ñến thư mục chứa file cần mở (tương tự việc sử dụng Windows Explorer), sau ñó sẽ kích chuột vào biểu tượng của file cần mở hoặc gõ tên file cần mở vào ô File name và chọn Open.

Hình 1.10: Cửa sổ mở file văn bản trong một thư mục bất kì

Trang 10

8. Lưu văn bản a) Lưu nội dung của văn bản Lưu nội dung ñã soạn thảo của văn bản là một việc làm thường xuyên của người thực hiện việc soạn thảo trên máy tính. ðể lưu nội dung của văn bản hiện tại (văn bản có cửa sổ soạn thảo ñang ñược kích hoạt). Ta có thể thực hiện một trong các cách sau: • Cách 1: Nhấn ñồng thời tổ hợp phím Ctrl+S. • Cách 2: Chọn Menu File/ Save. • Cách 3: Kích chuột trái lên biểu tượng của thanh Standard. Khi thực hiện 1 trong 3 cách trên, nếu văn bản ñã ñược lưu từ trước (tức là ñã có tên do người dùng ñặt) thì văn bản sẽ ñược lưu lại, mọi thay ñổi do quá trình soạn thảo của người dùng tác ñộng vào văn bản sẽ ñược lưu giữ, khi tắt máy tính, nội dung của văn bản ở thời ñiểm lưu giữ sẽ ñược bảo toàn. Nếu không lưu văn bản lại, khi tắt máy (có thể do mất ñiện ñột ngột), toàn bộ nội dung của văn bản sẽ bị mất và người dùng sẽ phải gõ lại từ ñầu. Khi thực hiện 1 trong 3 cách trên, nếu văn bản là một văn bản mới, tức là chưa ñược lưu giữ 1 lần nào trước ñó, ta sẽ gặp cửa sổ sau:

Hình 1.11: Cửa sổ lưu văn bản tại thư mục mặc ñịnh

Khi ñó, mặc ñịnh máy tính sẽ lưu văn bản trong thư mục C:\My\ Documents, nếu muốn lưu văn bản với tên nào ñó (khác tên DocumentN), hãy gõ tên mới vào ô File Name và chọn Save. Nếu muốn giữ tên mặc ñịnh của máy tính ñặt thì ñể nguyên và chọn Save, trong trường hợp này, lần sau file mới mở ra sẽ có tên mặc ñịnh là Document(N+1). Trong trường hợp muốn lưu file ở một thư mục khác, kích chuột trái vào biểu tượng ñể chọn thư mục cần lưu file. Nếu muốn ñặt tên khác tên mặc ñịnh của máy tính, gõ tên vào ô File Name và chọn Save. Nếu muốn lấy tên là tên mặc ñịnh của máy tính ñặt, chọn Save. Chú ý: Nên ñặt cho văn bản một tên gợi nhớ ñến nội dung của nó. Việc này cho phép quản lý và tìm kiếm văn bản nhanh hơn.

Trang 11

Hình 1.12: Lưu văn bản ở thư mục bất kì b) Lưu văn bản dưới dạng một văn bản khác Trong nhiều trường hợp, người sử dụng muốn lưu văn bản của mình thành một bản copy khác, với một tên mới. Khi ñó, hãy thực hiện 1 trong các cách sau: • Cách 1: Nhấn phím F12 trên bàn phím • Cách 2: Chọn Menu File/Save As. Trong cả 2 cách, ta có cửa sổ như hình vẽ ở trang sau. Việc ñặt tên file và lưu file hoàn toàn tương tự như phần lưu văn bản ñã trình bày ở mục bên trên. ðiểm khác biệt duy nhất là ở ñây, chúng ta sẽ có một văn bản mới với nội dung hoàn toàn tương tự văn bản cũ nhưng sẽ có tên mới do ta vừa ñặt xong. Mặt khác văn bản mới này cũng trở thành văn bản hiện hành của trình soạn thảo Word 2000.

Hình 1.13: Cửa sổ lưu file dưới dạng một tên file mới

Trang 12

VI - Môi trường soạn thảo Tiếng Việt 1. Giới thiệu một số bộ gõ Một trong những vấn ñề bạn gặp phải ngay trong lần soạn thảo một văn bản ñầu tiên trong word là làm thế nào ñể có thể gõ ñược tiếng Việt, trong khi bàn phím chỉ toàn là các chữ cái không dấu. ðấy cũng là mục ñích của chúng tôi khi giới thiệu bài học này. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm giúp bạn gõ ñược tiếng Việt trong các ứng dụng khác như: Viet Key, Abc, UniKey… các phần mềm này gọi tắt là bộ gõ Tiếng Việt Một trong các bộ gõ phổ biến nhất hiện nay là Viet Key. Viet Key có các phiên bản khác nhau phù hợp với các hệ ñiều hành khác nhau: • Với các hệ ñiều hành Window 16-bit (Win 3.1, Win 3.11…) có các phiên bản VietKey 16 bit (Vkey16) • Với các hệ ñiều hành Windows 32-bit (Win NT, Win9x, Win 2000, WinXP…) VietKey có các phiên bản VietKey 32 bit (VietKey95, VietKey2000) VietKey cho phép gõ ñược tiếng Việt trong hầu hết các ứng dụng: Word, Excell, Access… Ngoài ra, nó còn hỗ trợ hầu như tất cả các bảng mã tiếng Việt trong và ngoài nước. Phiên bản Viet Key mới nhất hiện nay là VietKey2000.

2. Cài ñặt ðể sử dụng ñược VietKey cần phải có tối thiểu 2 file: VKNT.exe và VKNTDLL.dll. Chỉ cần copy hai file này vào một thư mục bất kỳ là có thể gõ tiếng Việt một cách dễ dàng sau khi chạy file VKNT.exe và bật chế ñộ gõ tiếng Việt. Bộ cài ñặt Việt Key ñầy ñủ gồm có các file sau: VKNT.exe, VKNTDLL.dll, VKNT.hlp, VKNT.fon. Ngoài ra nếu trên máy chưa có bộ cài các font chữ thì cần phải cài chúng trước khi gõ tiếng Việt. Thường thì có sẵn cả bộ cài font chữ trong bộ cài VietKey do ñó khi cài VietKey nó sẽ tự ñộng cập nhật các font chữ này.

3. Hướng dẫn sử dụng VietKey 2000 a) Khởi ñộng bộ gõ Vietkey Sau khi cài ñặt Viet Key 2000, ta có thể khởi ñộng VietKey theo hai cách sau: Cách 1: Chạy chương trình VietKey2000 bằng cách. Nhấn nút Start, chọn Programs, chọn VietKey 2000 rồi kích vào Vietkey 2000.

Hình1.14 : Chạy Vietkey 2000 từ nút Start Trang 13

Cách 2: Kích vào biểu tượng

của Vietkey trên màn hình Desktop

Biểu tượng Vietkey2000

Hình 1.15 : Chạy VietKey từ biểu tượng trên Desktop

Hình 1.16: Khởi ñộng VietKey

b) Các chế ñộ hiển thị *) TaskBar ðể thiết lập chế ñộ này kích nút TaskBar trên màn hình hiển thị của Vietkey2000 Trong chế ñộ này, Vietkey sẽ ñược thu nhỏ ñặt tại góc phải, dưới trên thanh Taskbar. ðể hiện thị lại cửa sổ Việtkey, nháy phải chuột vào biểu tượng Vietkey trên thanh TaskBar, và chọn Hiện cửa sổ Vietkey (Vietkey Panel…). Trong ñó: • •

Biểu tượng chữ V Biểu tượng chữ E

chế ñộ gõ tiếng Việt chế ñộ gõ tiếng Anh

• •

Biểu tượng chữ F Biểu tượng chữ G

•

Biểu tượng chữ R

chế ñộ gõ tiếng Pháp chế ñộ gõ tiếng ðức chế ñộ gõ tiếng Nga

Trang 14

Biểu tượng Vietkey2000 trên thanh TaskBarr

Hình 1.17 : Biểu tượng VietKey trên thanh TaskBar

*) Ontop ðể thiết lập chế ñộ này kích nút Ontop trên màn hình hiển thị của Vietkey2000 Trong chế ñộ này Vietkey2000 ñược thu nhỏ thành biểu tượng và ñược ñặt trôi nổi trên màn hình Desktop. Các Biểu tượng có nghĩa tương tự. ðể trở lại của sổ Vietkey kích vào biểu tượng

.

b) Chọn kiểu gõ (Input Methods) Vietkey2000 hỗ trợ rất nhiều kiểu gõ khác nhau. ðể lựa chọn kiểu gõ, chạy chương trình Vietkey2000, chọn lớp Kiểu gõ (Input Methods). Trong lớp này có một số thành phần sau: Trong phần Tiếng Việt (Vietnamese) • Ta có thể chọn nhanh kiểu gõ Telex hoặc Vni bằng cách kích chọn vào hộp lựa chọn tương ứng. Ngoài ra, còn có thể chọn các kiểu gõ khác trong danh sách các kiểu gõ bên cạnh. • Hộp kiểm tra Bỏ dấu kiểu cũ (Old Style) cho phép ñánh dấu các nguyên âm trong một từ theo phong cách tiếng Việt cũ : òa, òe,… khi nó ñược chọn • Hộp kiểm tra Bỏ dấu sau nguyên âm (Tone mark right after vowels) cho phép ñánh dấu sau các nguyên âm khi nó ñược chọn • Hộp kiểm tra ðánh dấu tự do (Free style)cho phép ñánh dấu cho các nguyên âm một cách tự do. Trong phần Gõ bàn phím (Active keyboard) và Bàn phím cần gõ (Keyboards enabled) cho phép chọn và gõ theo ngôn ngữ ñược chọn . c) Chọn bảng mã (Char Sets) Trong hộp hội thoại Bảng mã(Char sets) cho phép bạn chọn bộ mã ký tự sẽ dùng. Có hai loại bộ mã: • Bộ mã 8-bit dùng cho các font 8 bit: Các font TCVN3 như:.VnTime, .VnTimeH… • Bộ mã 16-bit dùng cho các font unicode: Verdana, Arial, Tomaho … ðể chọn bộ mã, ta có thể chọn nhanh bằng các lựa chọn có sẵn bên ngoài hộp hội thoại Bảng mã (Char Sets), ñể chọn các bộ mã khác, chọn trong danh sách các Bộ mã.

Trang 15

Chú ý: Phải chọn bảng mã phù hợp với font chữ mà bạn ñang dung thì mới hiển thị ñúng tiếng Việt.

Hình 1.18: Giao diện tiếng Anh và tiếng Việt của lớp Kiểu gõ trong Vietkey2000

Hình 1.19: Lớp Bảng mã

4. Cách gõ tiếng Việt Vietkey hỗ trợ rất nhiều kiểu gõ khác nhau. Với mỗi các gõ, có các qui tắc gõ tương ứng cho nó. Sau ñây là một số cách gõ tiếng Việt phổ biến nhất hiện nay. a) Kiểu gõ Telex Trong cửa sổ Vietkey, chọn lớp Kiểu gõ (Input Method). Chọn chế ñộ gõ là Telex. Sau ñây là một số qui tăc gõ tiếng Việt trong chế ñộ này : • Các chữ cái, chữ số ñược gõ như bình thường (gõ vào các phím có tên tương ứng trên bàn phím). • Các từ có dấu ñược gõ theo qui tắc sau ñây

Dấu

Phím

Ví dụ

Trang 16

Dấu sắc

s

as = á

Dấu huyền

f

af = à

Dấu hỏi

r

ar = ả

Dấu ngã

x

ax = ã

Dấu nặng

j

aj = ạ

Dấu mũ

aa, oo, ee

aa=â, oo=ô, ee=ê

Dấu dâu chữ ư

uw, w, ]

ư

Dấu dâu chữ ơ

ow, [

ơ

Dấu trăng

aw

ă

dd

ñ

Dấu ngang

gạch

Khử dấu

z

Ví dụ: ðể gõ dòng chữ: “N&c ch'y ñá mòn” Ta gõ như sau: “Nwowcs chayr ddas monf” hoặc “N][cs chayr ddas mofn” b) Kiểu gõ Vni Trong cửa sổ Vietkey, chọn lớp Kiểu gõ (Input Method). Chọn chế ñộ gõ là Vni. Sau ñây là một số qui tăc gõ tiếng Việt trong chế ñộ này : • Các chữ cái, chữ số ñược gõ như bình thường (gõ vào các phím có tên tương ứng trên bàn phím). • Các từ có dấu ñược gõ theo qui tắc sau ñây Dấu

Phím

Ví dụ

Dấu sắc

1

a1 = á

Dấu huyền

2

a2 = à

Dấu hỏi

3

a3 = ả

Dấu ngã

4

a4 = ã

Dấu nặng

5

a5 = ạ

Dấu mũ

6

a6=â, o6=ô, e6=ê

Dấu dâu

7

u7=ư, o7=ơ

Dấu trăng

8

a8 = ă

9

d9 = ñ

Dấu ngang

gạch

Khử dấu Ví dụ: ðể gõ dòng chữ: Ta gõ như sau:

0 “N&c ch'y ñá mòn” “Nu7o71c cha3y d9a1 mo2n”

Trang 17

BÀI TẬP 1. Bài tập số 1 CÔNG NGHỆ THÔNG TIN LÀ GÌ? Công nghệ thông tin (CNTT) là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện ñại - chủ yếu là các kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm tàng trong mỗi lĩnh vực hoạt ñộng của con người và xã hội. CNTT phục vụ trực tiếp cho việc cải tiến quản lý nhà nước, nâng cao hiệu quả của các hoạt ñộng sản xuất, kinh doanh và các hoạt ñộng kinh tế xã hội khác, từ ñó góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân. CNTT ñược phát triển trên nền tảng phát triển của các công nghệ ðiện tử - Tin học - Viễn thông và Tự ñộng hoá. Câu hỏi 1) Hãy nhập nội dung trên vào một file văn bản và ñặt tên là cntt.doc. 2) Mở lại file cntt.doc và lưu file này dưới dạng một tên khác là baitap.doc

2. Bài tập số 2 BILL GATES - ÔNG VUA PHẦN MỀM Cuộc ñời và số phận mỗi con người luôn luôn vẫn là ñiều bí ẩn hấp dẫn và mấy ai có thể nắm bắt ñược thiên cơ? Liệu một nhà tướng số hay một nhà ngoại cảm khi nhìn bức ảnh nhỏ của cậu bé Bill Gates 3 tuổi có thể nói ñược ñiều trùng hợp với những sự kiện xảy ra trong cuộc ñời của con người này? Phải chăng ngay từ thưở ñó ñã biết mơ ñến việc làm phần mềm cho máy tính? Không, cậu bé trong ảnh ñang say mê xem truyện tranh (cũng giống như bất kỳ cậu bé nào khác ở lứa tuổi ñó) trong ngôi nhà của gia ñình cậu ở Seattle (Mỹ). Quãng ñời niên thiếu của Bill Gates chỉ chứng tỏ một ñiều nổi bật: Cậu bé thật sự say mê toán học và có trí nhớ ñáng kinh ngạc. Năm 1968, ở tuổi 13, Bill Gates bắt ñầu làm quen với thế giới tin học. ðó là thời kỳ của những máy tính thế hệ thứ ba với mạch tích hợp bán dẫn, với các hệ ñiều hành ña chương trình, ña xử lý mạnh mẽ và mềm dẻo, các ngôn ngữ bậc cao “vang bóng một thời” ALGON, FORTRAN, COBOL… ðời sinh viên của Bill ñã chứng kiến một sự kiện vĩ ñại của cách mạng tin học: sự ra ñời của máy tính. Từ năm 1974 bắt ñầu xuất hiện các máy tính 8 bít ñầu tiên và bộ xử lý Intel 8080, trong ñó có máy tính Altair. Nhận thấy Altair chưa có một ngôn ngữ lập trình, Bill Gates quyết ñịnh sáng tạo và tháng 2/1975, sản phẩm phần mềm hệ thống ñầu tiên của nhà tin học trẻ chào ñời: Ngôn ngữ lập trình Basic cho máy tính, cùng với chương trình thông dịch. Kết quả sáng tạo ñược thị trường chấp nhận ñã làm nảy nở khát vọng thành ñạt, và chỉ 6 tháng sau, tức là vào tháng 8/1975, chàng sinh viên Bill Gates quyết ñịnh thành lập một hãng riêng với tên gọi MICROSOFT - tức phần mềm vi tính. Câu hỏi 1) Nhập nội dung trên vào một file văn bản và ñặt tên cho file văn bản ñó là billgates.doc. 2) Hiển thị văn bản này ở dạng Normal, Web Page, Print Layout. 3) Lưu file này dưới một tên mới là bt2.doc

Trang 18

BÀI 2: SOẠN THẢO, CHỌN, TÌM KIẾM, THAY THẾ VĂN BẢN I - Mục tiêu





Soạn thảo văn bản Chọn khối văn bản Sao chép, cắt, dán khối văn bản Tìm kiếm, thay thế

II - Soạn thảo văn bản Ghi nhớ 3 quy tắc quan trọng sau trong việc soạn thảo văn bản • Nhập nội dung văn bản trước khi thực hiện các thao tác căn chỉnh văn bản. Như thế chúng ta sẽ nâng cao tốc ñộ soạn thảo và làm cho văn bản thống nhất hơn. • Sau khi nhập xong nội dung văn bản thì thực hiện căn chỉnh văn bản. • Muốn căn chỉnh với phần nào của văn bản, hãy nhớ là phải chọn phần ñó trước rồi mới sử dụng các công cụ ñể căn chỉnh văn bản

III - Một số khái niệm cơ bản về soạn thảo • •

• •

•

Character (ký tự): Một phím ký tự ñược gõ từ bàn phím (trừ các phím chức năng). Word (từ): Một nhóm ký tự ñược phân cách bằng khoảng trắng. Một từ có thể ñược giới hạn bởi 2 khoảng trắng ở 2 ñầu hoặc là một khoảng trắng ở cuối - ñây là trường hợp các từ ở ñầu ñoạn văn. Paragraph: Một ñoạn văn bản là một nhóm các từ và các dấu câu ñược kết thúc bằng phím Enter. Một tài liệu có thể có nhiều ñoạn văn bản. Word Wrap: ðây là khả năng văn bản tự ñộng xuống dòng khi gặp lề phải của cửa sổ soạn thảo văn bản. Trong nhiều trường hợp văn bản không tự xuống dòng trừ khi người dùng gõ phím Enter. Khi ñó ta phải sử dụng tuỳ chọn này. Trong quá trình nhập văn bản có thể dùng: + Shift+Enter xuống dòng không tạo paragraph mới (Line Break). + Enter xuống dòng tạo paragraph mới (End of Paragraph). + Ctrl+Enter ngắt sang trang mới (Page Break).

IV - Nhập văn bản thô ðể tạo văn bản, tuân theo một số quy tắc sau: • Chọn một font chữ rõ ràng, dễ ñọc, kiểu chữ thường. • Nhập văn bản ñủ nội dung, ñúng chính tả và không trình bày. • ðể bảo ñảm yêu cầu là phải gõ ñúng và nhanh cần phải: + Không thay ñổi font chữ, kiểu chữ kích thước font chữ. + Không ñể thừa khoảng trắng (Space Bar), cần phân biệt rõ các Paragraph (chỉ gõ phím Enter khi cần thiết). • ðể gõ số nên dùng nhóm phím số bên phải của bàn phím (với ñiều kiện Num Lock phải ñược mở - ñèn Num Lock sáng).

Trang 19

•

Chính tả (Spelling) – Văn phạm (Grammar): Khi soạn một văn bản, người gõ cần phải hạn chế tối ña số lỗi chính tả và lỗi văn phạm. Word 2000 có chức năng tự ñộng kiểm tra chính tả (Spelling) và văn phạm (Grammar) trong lúc gõ tiếng Anh, mỗi khi gõ xong một từ, nếu từ ñó sai chính tả thì nó sẽ bị gạch dưới bằng ñường răng cưa màu ñỏ, còn nếu bị nghi ngờ có lỗi văn phạm thì nó bị gạch dưới bằng ñường răng cưa màu xanh. ðể hiệu chỉnh từ sai ñược gạch dưới, người gõ chỉ cần nhắp nút phải vào từ sai, sẽ có một Menu Object hiện ra và chọn lấy một từ ñúng (ñể gõ văn bản cho nhanh thì không nên hiệu chỉnh trong lúc ñang gõ). Sau khi ñã gõ xong toàn bộ văn bản tiếng Anh, hãy bật chức năng này ñể kiểm tra chính tả và văn phạm và thực hiện việc sửa lỗi nếu cần thiết. Trong thực tế, ñối với người gõ văn bản tiếng Việt thì lệnh này là một trở ngại, ñó là các văn bản gõ bằng tiếng Việt ñều bị gạch dưới bằng các ñường răng cưa màu ñỏ vì lệnh này chỉ áp dụng cho văn bản tiếng Anh. ðể bật/tắt chế ñộ kiểm tra này, cần phải thực hiện các lệnh sau: Menu Tools/Options - chọn lớp Spelling & Grammar, tắt lệnh Check Spelling As You Type, Check Grammar As You Type và Check grammar with spelling. Sau khi chọn Tools/Options/Spelling & Grammar, một màn hình có dạng sau:

Hình 2.1: Bật/tắt chế ñộ kiểm tra từ vựng, văn phạm tiếng Anh.

Khi ñó, hãy tắt (hoặc bật) các ô

tại các vùng chỉ ra trong hình trên.

IV - Chọn, copy, cắt, dán, xoá văn bản 1. Chọn văn bản Chọn một từ: ðể chọn một từ trong văn bản thực hiện một trong các cách sau: • Cách 1: Kích ñúp chuột trái trên từ ñó • Cách 2: Di chuyển con trỏ soạn thảo về ñầu của từ, ấn giữ phím Shift, tiếp ñó (vẫn giữ phím Shift) dùng phím di chuyển sang phải → ñể chọn từng kí tự cho ñến khi hết từ cần chọn.

Trang 20

Chọn một hàng (dòng) văn bản: ðể chọn một dòng của văn bản ta có thể làm theo các cách sau: • Cách 1: Di chuyển con trỏ chuột về phía cực trái của dòng cần chọn cho ñến khi con trỏ chuột có dạng , ấn phím chuột trái, khi ñó cả dòng sẽ ñược chọn. • Cách 2: Di chuyển con trỏ soạn thảo về phía cực trái của dòng cần chọn sau ñó bấm giữ phím Shift và dùng các phím di chuyển như phím End hoặc phím di chuyển sang phải → ñể chọn văn bản ñến cuối dòng. Ch3n nhi4u dòng trong văn b'n: Thực hiện các cách sau: • Cách 1: Di chuyển chuột về phía cực trái của dòng ñầu tiên cần chọn trong văn bản, khi chuột có dạng , ấn phím chuột trái, khi ñó cả dòng ñầu tiên sẽ ñược chọn, tiếp tục ấn giữ phím chuột trái và kéo chuột xuống, khi ñó ta có thể chọn ñược nhiều dòng. • Cách 2: Di chuyển con trỏ soạn thảo về phía cực trái của dòng cần chọn sau ñó bấm giữ phím Shift và dùng các phím di chuyển như phím End hoặc phím di chuyển sang phải, sang trái, phím di chuyển lên, phím di chuyển xuống, phím Page Up, Page Down ñể chọn văn bản. Chọn một ñoạn văn bản (paragraph): • Cách 1: Di chuyển chuột về phía cực trái của một dòng trong ñoạn cần chọn trong văn bản, khi chuột có dạng , nhắp ñúp phím chuột trái. Khi ñó cả ñoạn văn bản sẽ ñược chọn. • Cách 2: Di chuyển chuột vào ñoạn văn bản cần chọn, nhấn giữ phím Ctrl và nhấn phím chuột trái, khi ñó cả vùng sẽ ñược chọn. Chọn toàn bộ file văn bản: • Cách 1: Nhấn giữ phím Ctrl+A • Cách 2: Chọn Menu Edit/Select All.

2. Các lệnh soạn thảo Lệnh

Biểu tượng

Phím tương ứng

Ý nghĩa

Cut

Ctrl + X

Chuyển ñoạn văn bản ñã chọn vào bộ nhớ Clipboard

Copy

Ctrl + C

Chép ñoạn văn bản ñã chọn vào bộ nhớ Clipboard

Ctrl + V

Dán ñoạn văn bản có trong Clipboard vào vị trí con trỏ text

Paste

 Copy một vùng văn bản từ chỗ này sang chỗ khác trong văn bản hiện hành. • B&c 1: ðánh dấu chọn một vùng văn bản. • B&c 2: Chọn Menu Edit/Copy hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C. • B&c 3: ðặt con trỏ text ở một vị trí cần copy ñoạn văn bản trên ñến. • B&c 4: Chọn Menu Edit/Paste hoặc nhấn tổ hợp Ctrl+V.

Trang 21

 Di chuyển một vùng văn bản từ chỗ này sang chỗ khác trong văn bản hiện hành. • B&c 1: ðánh dấu chọn một vùng văn bản. • B&c 2: Chọn Menu Edit/Cut hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+X. • B&c 3: ðặt con trỏ text ở một vị trí cần chuyển ñoạn văn bản trên ñến. • B&c 4: Chọn Menu Edit/Paste hoặc nhấn tổ hợp Ctrl+V.  Xoá một vùng văn bản - Chọn vùng văn bản. - Nhấn phím Delete ñể xoá vùng văn bản ñã chọn.

3. Tìm kiếm và thay thế văn bản a) Tìm kiếm văn bản ðể tìm kiếm một kí tự, một nhóm các kí tự trong văn bản hiện tại, thực hiện một trong các cách sau: • Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+F • Cách 2: Chọn Menu Edit/Find… Với cả 2 cách trên một màn hình như hình vẽ ở trang sau. Trong cửa sổ này, lưu ý ñến các ñiểm sau: • Find what: Nhập nội dung cần tìm vào ô này. • More: Nếu muốn hiển thị mục Search Options thì chọn nút lệnh này. Sau khi ñã chọn nút lệnh này thì nút này sẽ chuyển thành Less. ðể tắt mục Search Options (như trên hình) hãy chọn lại nút Less. • Search: Cho phép tìm kiếm cả văn bản (All), tìm kiếm từ vị trí con trỏ ñến cuối văn bản (Down), tìm kiếm từ vị trí con trỏ ñến ñầu văn bản (Up). • Match case: Nếu tuỳ chọn này không ñược chọn thì chức năng tìm kiếm này sẽ tìm các kí tự mà không phân biệt chữ hoa và chữ thường, tức là chức năng tìm kiếm coi chữ ‘a’ và chữ ‘A’ là giống nhau. Nếu tuỳ chọn này ñược chọn, chức năng tìm kiếm sẽ tìm kiếm có phân biệt chữ hoa và chữ thường, tức là coi chữ ‘a’ và chữ ‘A’ là khác nhau.

Hình 2.2: Tìm kiếm văn bản

Trang 22

Use Wildcards: Tuỳ chọn này nếu ñược chọn sẽ cho phép tìm kiếm với các kí tự ñại diện (tương tự các kí tự ñại diện cho tên file của DOS). Người sử dụng có thể dùng dấu * thay cho một xâu kí tự, dùng dấu ? thay cho một và chỉ một kí tự. • Một số tuỳ chọn khác không ñược nêu ra do khuôn khổ của giáo trình thực hành này như: Sounds like, Find whole word, Find all word forms, Format, Special… Sau khi ñã chuẩn bị song, nhắp nút lệnh Fine Next, Word sẽ bắt ñầu quá trình tìm kiếm, nếu tìm ra từ thoả ñiều kiện, từ ñó sẽ ñược ñánh dấu chọn trong văn bản và chờ chúng ta quyết ñịnh. Nếu muốn tìm tiếp thì nhắp vào nút Fine Next ñể Word tiếp tục tìm. Nhấn nút lệnh Cancel ñể không thi hành lệnh. •

b) Thay thế văn bản ðể thay thế một kí tự, một nhóm các kí tự thành một kí tự, một nhóm các kí tự mới trong văn bản hiện tại, thực hiện một trong các cách sau: • Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+H • Cách 2: Chọn Menu Edit/Replace… Với cả 2 cách trên một màn hình như sau hiện ra:

Hình 2.3: Cửa sổ thay thế văn bản

• Find What: Nhập nội dung cần thay thế – ví dụ: Lê Hồng Phong • Replace With: Nhập nội dung cần thay thế - ví dụ: Lô Quốc Phong Các tuỳ chọn còn lại hoàn toàn tương tự với phần tìm kiếm ñã trình bày ở trên. • Search chọn phạm vi tìm (All – Down – Up). • Match case – phân biệt cách viết chữ in với chữ thường. Nếu có dùng thì lệnh Replace xem cách viết chữ in sẽ khác cách viết chữ thường. Ví dụ: phong # Phong # PHONG Nếu không dùng thì lệnh Replace xem cách viết chữ in và cách viết chữ thường là như nhau. Ví dụ: phong = Phong = PHONG thì lệnh • Find Whole Words Only – phân biệt cấu trúc từ. Nếu có dùng replace có phân biệt cấu trúc từ.

Trang 23

Ví dụ: phong # phonglq # lhphong Nếu không dùng thì lệnh Replace không phân biệt cấu trúc từ. Ví dụ: phong = phonglq = lhphong • Use wildcards - sử dụng các ký tự ñại diện. Các ký tự ñại diện (ñó là dấu chẩm hỏi và dấu sao) dùng ñể thay thế cho những ký tự cần tìm nhưng không nhớ chính xác. Một dấu chấm hỏi (?) thay cho bất kỳ một và chỉ một ký tự nào. Một dấu sao (*) thay cho một lượng ký tự bất kỳ. Nếu có dùng thì lệnh Replace mới hiểu dấu chấm hỏi và dấu sao là ký tự thế chân. Ví dụ: w??d có thể là word, wild (trong wildcards)hoặc wind (trong window). Nếu không dùng thì lệnh Replace sẽ xem dấu chấm hỏi và dấu sao là ký tự bình thường. Ví dụ: w??d # word # wind Sau khi ñã chuẩn bị song, nhắp nút lệnh Find Next, Word sẽ bắt ñầu quá trình tìm kiếm, nếu tìm ra từ thoả ñiều kiện, từ ñó sẽ ñược ñánh dấu chọn trong văn bản và chờ chúng ta quyết ñịnh. Nếu muốn thay thế từ này thì nhắp vào nút Replace, sau khi thay xong Word sẽ tìm tiếp. Nếu muốn thay thế tất cả các từ cần tìm thì nhắp vào nút Replace All và Word sẽ thông báo kết quả (số từ ñã ñược thay). Nhấn nút lệnh Cancel ñể không thi hành lệnh. Chú ý: Lệnh Replace giúp cho chúng ta soạn thảo văn bản nhanh hơn bằng cách viết tắt những từ thường xuất hiện trong văn bản, sau ñó tìm và thay thế từ ñược viết tắt bằng từ hoàn chỉnh.

4. Thay ñổi kiểu chữ - Change case Lệnh này thường dùng ñể thay ñổi chữ in với chữ thường.

Hình 2.4: Hộp hội thoại Change Case

• •

B&c 1: ñánh dấu chọn một ñoạn văn bản. B&c 2: nhắp menu Format, chọn lệnh Change Case. Lưu ý các tuỳ chọn sau: Sentence Case: ðổi ký tự ñầu câu là chữ hoa. Lowercase: ðổi chữ hoa thành chữ thường. UPPERCASE: ðổi chữ thường thành chữ hoa. Title Case: ðổi ký tự ñầu của mỗi từ thành chữ hoa. tOGGLE cASE: ðổi ký tự ñầu thành chữ thường, các ký tự sau thành chữ hoa.

Trang 24

Chú ý: Khi dùng Word 2000 ñể nhập văn bản thô, chúng ta sẽ gõ nhanh hơn bằng cách sao chép các ñoạn văn bản giống nhau hoặc viết tắt những từ thường lặp lại rồi dùng lệnh Replace và nếu gõ nhầm giữa chữ in với chữ thường, lệnh Change Case sẽ giúp chúng ta khắc phục sự cố này.

Trang 25

BÀI TẬP 1. Bài tập 1 Cho biên bản sau: Công ty COMPWORK 111 Hai Bà Trưng, Q.3, Tp.HCM Tel: 82222333 – 82222444

HỢP ðỒNG UỶ THÁC XUẤT KHẨU Hôm nay, ngày … tháng … năm … (tự ñiền ngày hiện tại), ñại diện hai bên gồm Bên A : Công ty AAA Do ông : Trần A, Giám ñốc, làm ñại diện Bên B : Công ty CCC Do ông : Phạm C, Phó giám ñốc làm ñại diện Sau khi ñã thảo luận hai bên ký hợp ñồng ký kết và thực hiện hợp ñồng uỷ thác xuất khẩu gồm các ñiều khoản sau: ðiều 1: Tên hàng - Số lượng – Giá cả Bên A uỷ thác cho bên B xuất khẩu mặt hàng bàn ghế mây ñúng theo Packinglist của bên A gởi bên B ngày 02 tháng 10 năm 2002 ðiều 4: ðiều khoản thi hành Hai bên cam kết sẽ thực hiện nghiêm chỉnh các ñiều khoản qui ñịnh trong hợp ñồng. Trong khi thực hiện nếu có gì khó khăn trở ngại hai bên sẽ gặp nhau bàn bạc giải quyết bổ sung bằng phụ kiện hợp ñồng mới có hiệu lực thi hành. Hợp ñồng ñược lập thành 6 bản, mỗi bên giữ 3 bản có giá trị ngang nhau và có hiệu lực ñến ngày 30/12/2002. ðại diện bên B ðại diện bên A ðiều 3: Phương thức giao nhận Hàng ñược giao nhận tại cảng TP. Hồ Chí Minh. Mọi chi phí về vận chuyển, bốc xếp và các chi phí phát sinh khác ñều do bên A chịu. ðiều 2: Qui cách - Phẩm chất Bên A sản xuất bàn ghế mây ñúng theo qui cách chẩm chất của khách hàng yêu cầu và bên A chịu trách nhiệm về chất lượng hàng hoá của mình sản xuất ñến tay người tiêu dùng. Câu hỏi 1) Gõ văn bản này vào một file mới, ñịnh dạng và ñặt tên file ñó là Hopdong.doc 2) Di chuyển và sao chép khối Những ñiều khoản trong bản hợp ñồng bày ñược sắp xếp một cách lộn xộn, bạn hãy di chuyển các khối văn bản ñể bố trí lại các ñiều khoản cho ñúng Sao chép khối “Hôm nay, ngày… “ xuống cuối văn bản Ghi tập tin ñã sửa với tên file là hopdong1.doc 3) Trong file hopdong1.doc, tìm kiếm và thay thế như sau Thay thế các từ “Công ty AAA” thành các từ “Công ty TNHH CompuWork”

Trang 26

-

Thay thế các từ “Công ty CCC” thành các từ “Công ty TNHH 3C” Thay thế các từ “Trần A” thành họ tên ñầy ñủ của bạn Thay thế các từ “Trần C” thành họ tên ñầy ñủ của một người khác Lưu tập tin ñã thay thế với tên hopdong2.doc

2. Bài tập 2 Cho một hợp ñồng thuê nhà như sau: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ðộc lập - Tự do - Hạnh phúc

HỢP ðỒNG THUÊ NHÀ Căn cứ Pháp lệnh Hộp ñồng Kinh tế ngày 25/09/1997 và Pháp lệnh Trọng tài Kinh tế ngày 10/01/1998 của Hội ñồng Nhà Nước Căn cứ Nghị ñịnh số 17/HðBT ngày 16/01/1998 của Hội ñồng Bộ trưởng qui ñịnh chi tiết việc thi hành Pháp lệnh Hợp ðồng Kinh Tế. Hôm nay ngày …. (tự ñiền ngày tháng) Bên A: Bà Lê thị V, chủ sở hữu nhà số 999 Huỳnh Văn Bánh, Phường 6, Quận Phú Nhuận, TP Hồ Chí Minh – Chưng minh nhân dân số 020345678 do Công an TP. Hồ Chí Minh cấp ngày 27/06/1992. (gọi tắt là bên A) Bên B: Công ty TNHH Robotic (gọi tắt là bên B) ðịa chỉ liên lạc : Số 123 Nguyễn Trãi, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh ðiện thoại : 8222345 Do tiến sĩ Cao A, Giám ñốc Công ty làm ñại diện Hai bên thoả thuận cho thuê và thuê nhà số 999 Huỳnh Văn Bánh, Phường 6, Quận Phú Nhuận, Tp. Hồ Chí Minh theo các ñiều khoản dưới ñây. ðiều 5: Trong quá trình thực hiện hợp ñồng, mỗi bên nếu thấy cần có sự thay ñổi một hay nhiều ñiều khoản có liên quan ñến các ñiều khoản ñã ghi trong hợp ñồng hoặc ngừng hợp ñồng trước thời hạn phải báo trước cho bên kia 30 ngày và cùng nhau giải quyết. ðiều 3: Giá nhà cho thuê và thanh toán ñược tính 5.000.000 ñồng mỗi tháng. Giá này ñược giữ ổn ñịnh trong suốt thời gian Hợp ñồng có hiệu lực. Bên B thanh toán cho Bên A mỗi tháng bằng tiền mặt. ðiều 2: Thời hạn thuê nhà là 2 năm kể từ ngày 01/05/1999 ñến hết ngày 30/04/2001. ðiều 1: Bên A thoả thuậncho Bên B thuê phần phía mặt tiền ñường của nhà số 999 Huỳnh Văn Bánh, Phương 6, Quận Phú Nhuận, TP. Hồ Ch Minh với diện tích 60m2 gồm • Diện tích chính : 45m2 • Diện tích phụ : 15m2 ñể công ty TNHH Robotic sử dụng làm Cửa hàng giưới thiệu sản phẩm ðiều 6: Hợp ñồng này có hiệu lực kể từ ngày kí. Hai bên cam kết thực hiện ñầy ñủ các ñiều khoản ñã ghi trong hợp ñồng. Hợp ñồng ñược lập thành 4 bản có giá trị như nhau., Mỗi bên giữa hai bản. ðẠI DIỆN BÊN A ðẠI DIỆN BÊN B ðiều 4: Trách nhiệm mỗi bên

Trang 27

• •

Bên A có trách nhiệm thanh toán mọi khoản thuế theo luật ñịnh (nếu có) Bên B chịu mọi chi phí về ñiện, nước, ñiện thoại do Bên Bsử dụng, các chi phí khác như nhu cầu sửa chữa nhỏ, bảo trì, phục vụ, bảo vệ cửa hàng, các trang bị văn phòng và phương tiện làm việc.

Câu hỏi a) Gõ hợp ñồng trên vào một file có tên là thuenha.doc b) Sao chép, cắt dán các ñoạn trên cho ñúng thứ tự Tạo một bản hợp ñồng trên một file khác có nội dung tương tự như trong file thuenha.doc. ðặt tên file ñó là thuenha1.doc. Trong file thuenha1.doc thay tên Bên A và bên B bằng các tên khác

Trang 28

BÀI 3: ðỊNH DẠNG VĂN BẢN

I - Mục tiêu: ðịnh dạng văn bản • •

ðịnh dạng Font chữ của văn bản (Font) ðịnh dạng ñoạn văn bản (Paragraph)

II - Trình bày font chữ 1. Chèn kí tự ñặc biệt Trong văn bản, có thể chèn vào một số ký tự do các font chữ ñặc biệt tạo ra bằng cách ñặt con trỏ text ở vị trí thích hợp, nhắp Menu insert chọn lệnh Symbol

Hình 3.1: Hộp hội thoại Symbol

Font: dùng ñể thay ñổi font chữ, ví dụ chọn font Windings sẽ có một sơ ñồ font tương ứng hiện ra. Giữ mouse kéo qua từng ô, ký tự trong ô sẽ ñược phóng lớn lên. Nhấp chọn một ký tự cần thiết, nhắp nút lệnh Insert hoặc nhắp ñúp ở ký tự cần chèn ñể ký tự ñược chèn vào tại vị trí của con trỏ text. Lặp lại các bước trên ñể chèn thêm các ký tự khác vào văn bản. Nhắp nút lệnh Close ñể ñóng hộp thoại.

2. Trình bày font chữ dùng biểu tượng trên Toolbar ðánh dấu chọn một ñoạn văn bản cần trình bày, nhắp biểu tượng lệnh: Font dùng ñể thay ñổi font chữ , nhắp nút tam giác ñể có bản liệt kê các font chữ, nhắp chọn một tên font chữ thích hợp. Font Size dùng ñể thay ñổi kích thước font chữ , nhắp nút tam giác ñể có bảng liệt kê các font chữ (dùng ñơn vị là point), nhắp chọn một số ño thích hợp, ngoài ra còn có thể gõ số ño cần thiết vào. Font Style dùng ñể thay ñổi kiểu chữ, gồm các biểu tượng lệnh:

Trang 29

Bold

chữ ñậm

Italic

chữ nghiêng

Underline

chữ gạch dưới

Font color

chọn

màu

chữ,

thường

dùng

Automatic Các biểu tượng Bold, Italic, Underline có trạng thái như một nút nhấn, nhắp ñể biểu tượng lõm xuống là lệnh có tác dụng, nhắp ñể biểu tượng lồi lên là lệnh mất tác dụng. Highlight - chiếu sáng văn bản. Nhắp nút tam giác của biểu tượng Highlight, chọn lấy một màu, hình biểu tượng lõm xuống. Con trỏ mouse sẽ ñược gắn kèm một cây viết, kéo mouse qua ñoạn văn bản cần chiếu sáng Nhắp mouse vào biểu tượng Highlight một lần nữa ñể tắt chức năng chiếu sáng, hình biểu tượng lồi lên, con trỏ mouse trở về dạng bình thường. ðể tắt ñoạn văn bản ñã ñược chiếu sáng, ñánh dấu chọn ñoạn văn bản, nhắp nút tam giác của biểu tượng Highlight, chọn None. Chú ý: Nếu in văn bản bằng máy in trắn ñen, màu chiếu sáng sẽ chuyển sang thang xám.

3. Trình bày font chữ dùng lệnh trong Menu ðánh dấu chọn một ñoạn văn bản, vào Menu Format chọn lệnh Font... a) Lớp Font Các lệnh Font, Font Style, Size, Color có cách dùng tương tự như ñã dùng các biểu tượng. • Underling: dùng ñể gạch dưới ký tự, gồm các lệnh: • None: không gạch dưới • Single: gạch dưới một nét • Words only: chỉ gạch dưới từng từ • Double: gach dưới nét ñôi • Dotted: gạch dưới bằng dấu chấm • Thick: gạch dưới bằng nét dày • Dash: gạch dưới bằng ñường ñứt nét • Dot dash: gạch dưới bằng ñường chấm gạch • Dot dot dash:gạch dưới bằng ñường chấm chấm gạch • Wave: gạch dưới bằng ñường dạng sóng • Effects: tạo hiệu quả như: + Strikethrough: gạch giữa chữ bằng ñường ñơn + Double strikethrough: gạch giữa chữ bằng ñường ñôi + Superscript: ñưa chữ lên trên và giảm kích thước + Subscript: ñưa chữ xuống dưới và giảm kích thước + Shadow: chữ có bóng

Trang 30

+ ++ + +

Outline: Emboss: cchhữ ữ nnổổii ccóó m mààuu ttrrắắnngg,, bbóónngg m mààuu ññeenn nnằằm m ởở pphhííaa ddư ướớii Engrave: cchhữ ữ nnổổii,, cchhữ ữ ccóó m mààuu ttrrắắnngg,, bbóónngg m mààuu ññeenn nnằằm m ởở pphhííaa ttrrêênn Small Caps: ðổI CHữ THƯờNG THÀNH CHữ IN VớI KÍCH THƯớC NHỏ HƠN

+ All Caps: ðỔI CHỮ THƯỜNG THÀNH CHỮ IN CÓ CÙNG KÍCH THƯỚC + Hidden: ẩn ñoạn văn bản

Hình 1.2: Hộp hội thoại Font

Chú ý: Nếu sử dụng máy in màu, màu của chữ sẽ ñược in ñúng với màu ñã chọn. Nếu dùng máy in trắng ñen, màu chữ sẽ chuyển thành thang xám, trong trường hợp này sẽ có một số màu khi in ra sẽ là trắng  Red in thành màu ñen  Pink in thành màu trắng  Blue in thành màu ñen  Bright green in thành màu trắng Chọn màu là Auto, màu chữ có thể tự ñộng thay ñổi tương phản với màu nền. Nếu nền màu trắng chữ sẽ có màu ñen, nền màu ñen chữ sẽ có màu trắng. b) Lớp Character Spacing      

Scale: co giãn chữ theo chiều ngang. nếu dùng số ño lớn hơn 100 thì chữ “mập” ra, nếu dùng số ño nhỏ hơn 100 thì chữ “ốm” lại. Spacing: khoảng cách thường Expanded: k h o ả n g c á c h t h ư a – by = số point. Condensed: khoảng cách nén – by = số point. Position: vị trí của các ký tự. Normal: vị trí thường – các ký tự ngang hàng nhau. Trang 31

 

Raised: ñưa chữ lên trên – by = số - point. Lowered: ñưa chữ xuống dưới – by = số point.

Hình 1.3: Lớp Charater Spacing trong hộp thoại Font

c) Lớp Animation Các lệnh trong lớp này làm cho ñoạn văn bản trên màn hình có tính chất sáng lung linh, nhấp nháy..., gồm các lệnh như: Blinking Background, Las Vegas Lights, Marching Black Ants, Marching Red Ants, Shimmer, Sparkle Text. Các lệnh này không có tác dụng khi in ra giấy. Tạo font chữ ngầm ñịnh Trong quá trình làm việc, người Việt Nam sẽ thường xuyên gõ chữ có ñấu, như vậy cần phải tạo ra font chữ mặc nhiên (default) sao cho cứ mỗi lần tạo văn bản mới là gõ ñược chữ có dấu (ví dụ: font VNI Centur, 12pt). Sau ñã chọn xong các lệnh cần thiết trong hộp thoại Font, nhắp lệnh Default... ñể lưu giữ các lệnh ñã chọn làm default.

Hình 1.4: Hộp hội thoại cập nhật

Nhắp nút lệnh Yes, lệnh trình bày font chữ Default có tác dụng ngay, ñồng thời nó còn ñược lưu trữ lại trong file NORMAL.DOT của Word ñể lệnh còn có hiệu lực trong những lần làm việc sau ñó. Trang 32

Chú ý: Các lệnh trình bày fon chữ rất ña dạng giúp người sử dụng có nhiều khả năng chọn lựa. Nhưng trong thực tế, nếu không có yêu cầu ñặc biệt thì ñiều quan trọng của một văn bản là phải rõ ràng và dễ ñọc.

III - Trình bày Paragraph - ðoạn văn bản 1. Sử dụng các biểu tượng lệnh 

Alighnment – trình bày tuyến tính theo chiều ngang ðánh dấu chọn Paragraph Nhắp chọn một biểu tượng lệnh Left

Chỉnh các dòng chữ thẳng lề bên trái

Center

Chỉnh các dòng chữ cân ñối theo trục

Right Justify 

Chỉnh các dòng chữ thẳng lề bên phải Chỉnh các dòng chữ thẳng cả lề bên trái lẫn lề bên phải

Indentation – Trình bày lề của Paragraph Lề trái của Paragraph có thể ñược ñiều chỉnh nhanh bằng cách nhắp biểu tượng Decrease Indent

Lề trái của Paragraph di chuyển sang bên phải một bước Tab

Lề trái của Paragraph di chuyển sang Increase Indent bên trái một bước Tab  Dùng Ruler ñể trình bày lề của Paragraph Lề của Paragraph ñang ñược ñánh dấu chọn là vị trí tương ñối của các biểu tượng lệnh trên Ruler. Dùng mouse kéo các biểu tượng lệnh: Kéo nút tam giác trên First Line Indent, chỉ có một nút này di chuyển (các nút phía dưới vẫn ñứng yên), thay ñổi lề trái của dòng ñầu tiên trong Paragraph theo kiểu thụt ñầu dòng. Kéo nút tam giác phía dưới Hanging Indent, nút này sẽ di chuyển cùng với nút hình chữ nhật (nút tam giác phía trên ñứng yên), thay ñổi lề trái của các dòng dưới trong Paragraph theo kiểu treo ñầu dòng. Kéo nút chữ nhật Left Indent, cả 3 nút sẽ di chuyển cùng một lúc, thay ñổi lề trái của Paragraph. Kéo nút tam giác bên phải right Indent, thay ñổi lề phải của Paragraph. Các mẫu trình bày của Paragraph: None

First Line

Hanging

Chú ý: ðể thể hiện ñúng tính chất thụt vào (indent), chỉ nên kéo các biểu tượng sao cho vị trí của chúng vẫn còn nằm trong phạm vi màu trắng của thước ño (thông thường từ 0 tới 6 inch) là thích hợp.

Trang 33

2. Sử dụng Menu ðánh dấu chọn Paragraph, vào Menu Format chọn lệnh Paragraph.

Hình 1.6: Hộp hội thoại Pagraph

• • + + +

• + + +

Alignment - Lệnh căn lề ngang của Paragraph gồm: Left – Centered – Right – Justify. Indentation - Lệnh ñặt lề cho Paragraph (ñơn vị = inch). Left - số ño khoảng cách lề trái. Right - số ño khoảng cách lề phải. Special - gồm các lệnh:
None - First line và left thẳng hàng nhau.
First line - First line ở bên phải của left, dòng ñầu tiên thụt vào bên trong.
Hanging - First line ở bên trái của left, dòng ñầu tiên treo ra ngoài.
By - Số ño khoảng cách giữa first line và left. Spacing - Lệnh về khoảng cách trong Paragraph. Before - Khoảng cách so với Paragraph trên (ñơn vị = point). After - Khoảng cách so với Paragraph dưới (ñơn vị = point). Line spacing - Khoảng cách giữa các dòng trong một Paragraph.
Single - 1 line
1.5 line - 1. 5 line
Double - 2 line
At least - Tạo khoảng cách lớn hơn một dòng (1 line).
Exactly - Khoảng cách chính xác theo số point ñã cho.
Multiple - Khoảng cách tính theo line, tối thiểu = 0. 5 line.

IV - Trình bày văn bản dạng liệt kê Văn bản dạng liệt kê là một kiểu trình bày ñặc biệt, có thể nhận biết nhờ các ký hiệu ñứng ñầu mỗi Paragraph (thông thường là dấu gạch ñầu dòng, dấu * hoặc cẩn

Trang 34

thận hơn là các số thứ tự 1, 2, 3 hay a, b, c...). Có hai dạng liệt kê bảng số thứ tự hoặc bằng các ký tự ñặc biệt.

1. Dùng biểu tượng lệnh ðánh dấu chọn các Paragraph liên tiếp. Trên Toolbar nhắp biểu tượng lệnh Numbering ðầu mỗi Paragraph sẽ ñược chèn thêm một số ký tự. Trên Toolbar nhắp biểu tượng lệnh Bullets ðầu mỗi Paragraph sẽ ñược chèn một ký tự ñặc biệt. Chú ý: Khi chọn một Paragraph ñã ñược trình bày liệt kê, biểu tượng lệnh liệt kê tương ứng sẽ có dạng lõm xuống. Muốn bỏ kiểu trình bày liệt kê của Paragraph, chỉ cần nhắp vào biểu tượng lệnh liệt kê ñể cho nó lồi lên.

2. Dùng Menu Sử dụng Menu giúp người dùng sẽ chọn ñược mẫu Number hoặc Bullet theo ý muốn. ðánh dấu chọn các Paragraph cần trình bày, vào Menu Format chọn lệnh Bullets And Numbering.  Lớp Numbered Trong hộp thoại hiện ra 8 mẫu, nhắp chọn một mẫu – OK.

Hình 1.6: Hộp hội thoại Bullets and Numbering

Nếu muốn hiệu chỉnh chi tiết hơn cho mẫu ñã chọn, có thể nhắp nút lệnh Customize... ñể hiệu chỉnh thêm cho Numbered. Hộp thoại Customize Numbered List hiện ra  Number Format: cách ñịnh dạng số thứ tự như 1, hoặc 1- hoặc (1)• Font... thay ñổi font chữ cho số thứ tự • Number style: chọn kiểu ñánh số thứ tự 1, 2, 3 hoặc a, b, c hoặc I, II, III... • Start at: số bắt ñầu. • Number position: vị trí của số thứ tự ñược thể hiện thông qua các lệnh như: Left, Center, Right và nút Aligned at.

Trang 35

•

Text psition: vị trí chữ của Paragraph ñược thụt vào so với số thứ tự thể hiện trong mục Indent at.

Hình 1.7: Hộp hội thoại Customize Numbered List



Lớp Bulleted Chọn một mẫu liệt kê bằng ký tự ñặc biệt. Nhắp nút lệnh Customize... ñể hiệu chỉnh thêm cách ñịnh dạng cho Bulleted.

Hình 1.8: Hộp hội thoại Customize Bulleted List

Bullet character: Liệt kê các ký tự ñược chọn trước, có thể chọn ký tự khác bằng cách nhắp nút lệnh Font... hoặc Bullet... một hộp thoại mới hiện ra cho phép chọn font chữ và chọn ký tự mới. Chú ý: Word 97 có thể tự ñộng trình bày văn bản theo kiểu liệt kê nếu chúng ta gõ ñúng quy ước: + Nếu ñầu dòng gõ dấu (*) hoặc dấu gạch (-) kèm theo một khoảng trắng rồi mới gõ nội dung thì khi Enter xuống dòng tạo Paragraph mới sẽ trình bày theo kiểu Bullet. + Nếu ñầu dòng gõ số (1-) hoặc chữ(a-) kèm theo một khoảng trắng rồi mới gõ nội dung thì khi enter xuống dòng tạo Paragraph mới sẽ ñược trình bày theo kiểu Numbering.

Trang 36

Có thể tắt chức năng tự ñộng trình bày văn bản theo kiểu liệt kê bằng cách nhắp Menu Tool – Autocorrect, chọn lớp AutoFormat as you type, nhắp tắt lệnh: • Automatic bulleted lists • Automatic numbered lists

3. ðặt Tab Một kiểu ñịnh dạng thường gặp trong văn bản là dùng phím Tab ñể tạo ra các cột chữ có tính so hàng với nhau ở một toạ ñộ xác ñịnh. Tab có phạm vi xác ñịnh trong từng Paragraph do ñó các Paragraph có dùng cách ñặt Tab sẽ có cùng cách so hàng. a) Dùng biểu tượng lệnh ðể việc trình bày Tab ñược dễ dàng hơn, cần phải cho các ký tự không in ñược hiện ra trên màn hình bằng cách nhắp biểu tượng lệnh show/hide và phải thực hiện ñúng theo từng bước: • B&c 1: Chọn các Paragraph cần trình bày. • B&c 2: Chọn lại Tab bằng cách nhắp mouse ở góc bên trái của Ruler, mỗi khi nhắp vào sẽ có một biểu tượng Tab hiện ra, ñó là các loại Tab của Word: Left Tab

Tab dòng thẳng hàng bên trái của ñoạn văn bản

Center Tab

Tab dòng thẳng hàng ở tâm của ñoạn văn bản

Right Tab

Tab dòng thẳng hang ở bên phải của ñoạn văn bản.

Decimal Tab

Tab dòng thẳng hàng dấu phân cách thập phân của ñoạn văn bản.

B&c 3: Chọn ñiểm dừng Tab trên Ruler bằng cách nhắp mouse ở một toạ ñộ xác ñịnh, một ký hiệu Tab tương ứng hiện ra trên Ruler Bước 2 và 3 có thể lặp lại nhiều lần nếu muốn ñặt nhiều Tab cho Paragraph. • B&c 4: ðặt con trỏ text ở vị trí thích hợp trong Paragraph, gõ phím Tab, ñoạn văn bản ñược di chuyển tới vị trí ñã ñịnh. Nếu trong một Paragraph có ñặt nhiều Tab, trên một dòng phải gõ ñủ số Tab ñã ñịnh thì các ñoạn văn bản mới ñược di chuyển ñến ñúng vị trí. •



Hiệu chỉnh Tab ðánh dấu chọn các Paragraph ñã ñược ñặt Tab, Ruler thể hiện các vị trí Tab ñã ñặt bằng các ký hiệu Tab màu ñen (các ký hiệu này có thể bị mờ nếu các Paragraph có cách ñặt Tab khác nhau). Kéo một ký hiệu Tab trên Ruler sang vị trí mới – thay ñổi toạ ñộ ñiểm dừng của Tab, ñoạn văn bản có bấm phím Tab tương ứng sẽ di chuyển theo. Kéo ký hiệu Tab xuống dưới Ruler - gỡ bỏ Tab ñã ñặt (clear), ñoạn văn bản có bấm phím Tab tương ứng di chuyển sang vị trí Tab dừng kế tiếp. Kéo tất cả các ký hiệu Tab xuống dưới Ruler - bỏ tất cả các Tab (clear all), parabraph sẽ dùng default Tab. Chú ý: Nếu không ñặt Tab thì trong mỗi Paragraph vẫn tồn tại default Tab và loại left Tab, có ñiểm dừng cách ñều 0. 5”. b) Sử dụng Menu •

B&c 1: ðánh dấu chọn các Paragraph cần trình bày.

Trang 37

• B&c 2: Nhắp Menu format chọn lệnh Tabs... • B&c 3: Thực hiện việc ñặt Tab trong hộp thoại. + Default Tab stops: Khoảng dừng của default Tab, thông thường là 0. 5” + Tab stop position: Gõ toạ ñộ ñiểm dừng của Tab. + Alignment: Chọn một loại Tab là Left – Center – Right – Decimal – Bar (loại Tab chỉ có tác dụng tạo một ñường kẻ dọc ở một toạ ñộ ñã ñịnh). + Leader: Chọn cách thể hiện Tab: + 1 None: Tab tạo ra là khoảng trắng. + Tab tạo ra là các dấu chấm, dấu gạch hoặc gạch liền nét. + Các nút lệnh: + Set: ðặt một ñiểm dừng Tab, toạ ñộ ñã gõ sẽ ñược ñưa vào danh sách. + Clear: Chọn một toạ ñộ trong danh sách, nhắp nút lệnh này ñể xoá toạ ñộ ñã chọn. + Clear all: Xoá tất cả các toạ ñộ ñiểm dừng Tab ñã ñặt. Cách thực hiện: + Gõ một toạ ñộ ñiểm dừng của Tab trong Tab Stop Position. + Chọn một loại Tab trong Alignment. + Chọn cách thể hiện khoảng Tab trong Leader. + Nhắp nút lệnh Set – xác ñịnh một vị trí Tab ñã ñặt.

Hình 1.9: Hộp hội thoại Tabs

B&c 4: ðặt con trỏ text ở từng vị trí thích hợp trong Paragraph, gõ phím Tab. Chú ý: ðể việc trình bày Tab ñược thực hiện ñúng, nên cho các ký tự không in •

hiện ra Show/Hide →

, lúc này mỗi phím Tab ñã gõ ñược thể hiện bằng dấu mũi tên

Trang 38

4. Trang trí ñoạn văn bản Dùng Border ñể trang trí cho Paragraph như tạo ñường viền bao quanh Paragraph hoặc tạo màu nền cho Paragraph. a) Sử dụng toolbars Nhắp biểu tượng lệnh Tables and Borders trên Toolbar sẽ có thêm thanh công cụ Tables and Borders (nên di chuyển thanh công cụ này nên trên sắp ñúng vào vị trí các thanh công cụ ñể nó không che khuất vùng làm việc của văn bản). Thanh công cụ này ñược dùng cho 2 phần là Tables and Border.

Hình 1.10: Hộp hội thoại Tables and Border

Trong mục này chúng ta chỉ xét ñến những lệnh của Borders. Line Style

Chọn dạng nét kẻ.

Line Weight

Chọn ñộ dày nét kẻ.

Draw Table

Vẽ bảng tính

Border

Gồm các lệnh tạo ñường kẻ bao quanh Paragraph như outside, top, bottom...

Shading Color

Tạo màu nền cho Paragraph.

Cách thực hiện Border • Bước 1: ðánh dấu chọn các Paragraph cần trang trí (nếu chọn một Paragraph thì chỉ cần ñặt con trỏ text trong một dòng chữ của Paragraph là ñược). • Bước 2: Nhắp biểu tượng line style ñể chọn một dạng nét kẻ. Nhắp biểu tượng Line Weight ñể chọn ñộ dày nét kẻ. Nhắp biểu tượng Border Color ñể chọn màu cho nét kẻ. • Bước 3: Nhắp vào nút tam giác của biểu tượng Border ñể chọn ñường viền thích hợp. Outside Border

Tạo ñường viền bao xung quanh Paragraph.

Top Border

Tạo ñường viền phía trên của Paragraph.

Bottom Border

Tạo ñường viền phía dưới của Paragraph.

Left Border

Tạo ñường viền bên trái của Paragraph.

Right Border

Tạo ñường viền bên phải của Paragraph.

All Borders

Tạo tất cả các ñường viền gôm ñường bao xung quanh và các ñường ngang dọc bên trong (thường dùng trong bảng biểu – Table).

Trang 39

Inside Border

Tạo ñường viền ngang dọc bên trong (lệnh này thường dùng trong bảng biểu – Table).

Inside Horizontal Border

Tạo các ñường viền ngang giữa các Paragraph (lệnh này thường dùng trong bảng biểu – Table).

Inside

Vertical Tạo ñường viền dọc ( lệnh này thường dùng trong bảng

Border

biểu – Table).

No Border

Bỏ các ñường viền ñã tạo.

Cách thực hiện lệnh Shading ðánh dấu chọn Paragraph cần trang trí. Nhắp nút tam giác của biểu tượng shading color ñể chọn màu cho Paragraph, nếu chọn màu tối thì màu chữ (auto) trong Paragraph sẽ chuyển sang màu trắng. Chú ý: Khi tạo Border thì chiều rộng của ñường viền ñược xác ñịnh bằng lề của Paragraph (indentation) và chiều cao của nó sẽ bằng chiều cao của Paragraph. Nếu chỉ chọn một ñoạn văn bản trong Paragraph (chọn bằng cách kéo mouse ñể tô ñen một ñoạn văn bản) mà dùng lệnh Border and shading thì lệnh này chỉ có tác dụng trên ñoạn chữ ñã chọn. Ngoài ra, còn có thể tạo Border riêng cho từng cạnh. Ví dụ: + Dạng Box: Line Style = Nét ñôi (hoặc nét ñôi dày mỏng...), Outside Border + Dạng Shadow: Line Style = Nét ñơn, Line Weight = ½ pt nhắp Top Border và Left Border, Line Weight = 3pt nhắp Bottom Border và Right Border, Shading = Gray 20% + D¹ng 3d: Line Style chọn nét gần cuối (hoặc nét cuối), Outside Border, shading color = Gray 30%, ñể tăng thêm hiệu quả thì font chữ nên dùng thêm lệnh E + Em mbboossss (hoặc E Ennggrraavvee) + Dùng No Border ñể bỏ ñường viền ñã tạo ra. + Shading color = None ñể bỏ màu nền ñã tạo ra. • •

b) Sử dụng Menu ðánh dấu chọn Paragraph, vào Menu Format chọn lệnh Border and Shading... Chọn lớp Borders ñể tạo ñường viền • Setting Chọn dạng dường viền. • None Không tạo ñường viền. • Box Tạo ñường viền bao xung quanh có bóng. • Shadow Tạo ñường viền bao xung quanh có bóng. • 3D Tạo ñường viền bao xung quanh có dạng nổi (3 chiểu. • Custom Tạo ñường viền cho từng cạnh (chon width, sau ñó nhắp chọn nút thể hiện cho từng cạnh ở mục preview) • Style Chọn dạng của nét. • Color Chọn màu cho ñường viền. • Width ðộ dày của nét. • Apply to Chọn phạm vi ảnh hưởng của lệnh (Paragraph hoặc text).

Trang 40

Chọn lớp Page Border - Tạo ñường viền cho trang in. Lệnh này có tác dụn tạo ñường viền cho trang in bằng cách kẻ khung bao quanh trong trang giấy. Cách dùng tương tự lớp Border, có thêm lệnh art ñể tạo ñường viền trang trí cho trang giấy bằng hình vẽ. Chọn lớp Shading ñể tạo màu nền cho Paragraph • Fill Chọn màu nền. • Patterns Tạo lưới trên nền fill bằng cách chọn màu (Color) và chọn kiểu (Style).

Hình 1.11: Hộp hội thoại Border and Shading

Hình 1.12: Lớp Shading trong hộp hội thoại Border and Shading

Trang 41

Chú ý: Word 2000 còn có khả năng tự ñộng Border cho Paragraph nếu chúng ta gõ ñúng quy ước: + ðầu dòng, gõ 3 dấu bằng (=) và gõ Enter, Word sẽ tự tạo ñường gạch dưới bằng nét ñôi mỏng. + ðầu dòng, gõ 3 dấu gạch (-) và gõ Enter, Word sẽ tự tạo ñường gạch dưới bằng nét ñơn mỏng. + ðầu dòng, gõ 3 dấu gạch dài (_) và gõ Enter, Word sẽ tự tạo ñường vạch dưới bằng nét ñơn dày.

Trang 42

BÀI TẬP 1. Bài tập 1 Gõ và ñịnh dạng bài thơ sau ñây vào một file có tên là quanha.doc

Qua Nhà C¸i ngµy c« ch−a cã chång §−êng gÇn t«i cø ®i vßng cho xa Lèi nµy l¾m b−ëi nhiÒu hoa (§i vßng ®Ó ®−îc qua nhµ ®Êy th«i) Mét h«m thÊy c« c−êi c−êi T«i yªu yªu qu¸ nh−ng h¬i mÊt lßng BiÕt ®©u råi ch¶ nãi quµng “Lµng m×nh khèi ®øa ph¶i lßng m×nh ®©y” Mét n¨m ®Õn l¾m lµ ngµy Mïa thu mïa cèm vµo ngay mïa hång Tõ ngµy c« ®i lÊy chång Gím sao cã mét qu·ng ®−êng mµ xa Bê rµo c©y b−ëi kh«ng hoa Qua bªn nhµ thÊy bªn nhµ v¾ng teo

Lîn kh«ng nu«i, ®Æc ao bÌo Giµn kh«ng d©y ch¼ng buån leo vµo giµn GiÕng th¾m m−a ngËp n−íc trµn Ba gian ®Çy c¶ ba gian n¾ng chiÒu

Trang 43

2. Bài tập 2 Gõ và ñịnh dạng phiếu ñăng ký dưới ñây vào một file có tên là dangky.doc SỞ GIAO THÔNG CÔNG CHÁNH Thành Phố Hồ Chí Minh Công ty Cấp Nước Số: …………/CN

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ðộc lập - Tự do - Hạnh phúc

TP. Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm ….

ðĂNG KÝ SỬ DỤNG NƯỚC I - PHẦN NGƯỜI SỬ DỤNG NƯỚC GHI 1. Hợp ñồng................................................................................ 2. Danh bộ .................................................................................. 3. ðịa chỉ ñặt TLK: Số................................................................. 4. Họ tên trên hoá ñơn: .............................................................. 5. Tài khoản số: .......................................................................... 6. Ngân hàng .............................................................................. II - PHẦN CÔNG TY CẤP NƯỚC GHI 1. ðịnh mức sử dụng nước: ....................................................... 2. MS/SDN:................................................................................. 3. MSCQ:.................................................................................... TLK cỡ:………………………. ly, số ..................................... 4. Giá biểu .................................................................................. - Trong ñịnh mức:........................................................... Vượt ñịnh mức.

Trang 44

BÀI 4: ðỊNH DẠNG VĂN BẢN BẰNG STYPE VÀ SECTION I. Mục tiêu: ðịnh dạng văn bản • • •

ðịnh dạng văn bản theo Style. ðịnh dạng văn bản theo Section. Ứng dụng của Style và Section.

II. Style Style là một nhóm các ñịnh dạng ñược thiết lập sẵn từ trước giúp người dùng có thể ñịnh dạng nhanh chóng một ñoạn tài liệu (Paragraph) hoặc một từ (Word) một cách thích hợp và chuyên nghiệp. Các kiểu Style có thể ñược ghi lại thành các mẫu (Template) ñể sử dụng trong nhiều văn bản khác nhau.

1. Thiết lập một Style Có hai cách thiết lập Style cho một ñoạn văn bản: Chọn trực tiếp và chọn bằng hộp hội thoại Style. a) Ch3n tr;c ti

p h>i tho?i Style • B&c 1: ðặt con trỏ vào ñoạn cần thiết lập ñịnh dạng theo Style. • B&c 2: Vào hộp hội thoại Style theo ñường dẫn Format | Style trên menu của Word. • B&c 3: Chọn một lựa chọn trong hộp danh sách dưới nhãn List. Trong hộp danh sách dưới nhãn List có một số lựa chọn như sau: + Style in use: Hiển thị danh sách các Style ñang ñược sử dụng trong văn bản hiện thời. + All Styles: Hiển thị danh sách tất cả các Style ñã ñược thiết lập sẵn. + User-defined Styles: Hiển thị danh sách các Style do người dùng ñịnh nghĩa.

Trang 45

Hộp danh sách các style trên thanh công cụ của Word

Hình 4.1: Hộp lựa chọn Style trên thanh công cụ Word

Danh sách các style

Hiển thị mẫu

Hiển thị font chữ của style hiện thời Danh sách các nhóm style Hiển thị thuộc tính của style

Hình 4.2: Hộp hội thoại Style

B&c 4: Danh sách các Style sẽ ñược hiển thị tuỳ theo các chọn lựa trong hộp danh sách dưới nhãn List. Chọn một kiểu Style bằng cách kích chuột trái vào Style cần chọn. Với mỗi lựa chọn. Các hộp văn bản dưới nhãn Paragraph Preview và Character Preview sẽ hiển thị các mẫu văn bản sau khi chọn Style và kiểu font chữ ñể người dùng có thể dễ dàng kiểm tra. Dòng văn bản dưới nhãn Description sẽ hiển thị thuộc tính của Style ñang chọn: Font chữ, căn lề trái, lề phải,… Các Style ñoạn sẽ ñược ký hiệu bởi ký tự ¶ trước tên Style. Style từ ñược ký hiệu bởi ký tự a. • B&c 5: Click vào nút Apply ñể chọn Style rồi thoát ra khỏi hộp thoại. Ngược lại, click vào nút Cancel ñể thoát khỏi hộp hội thoại Style.

•

Trang 46

2. Tạo một Style mới a) T?o m>t Style tB h>p h>i tho?i Style ðể tạo một Style mới ta làm như sau: • B&c 1: Vào hộp hội thoại Style theo ñường dẫn Format | Style trên menu của Word. Hộp hội thoại Style sẽ xuất hiện như hình 2. • B&c 2: Kích chuột vào nút New… ñể tạo một Style mới. Hộp hội thoại New Style xuất hiện. • B&c 3: ðặt tên cho Style mới bằng cách gõ tên vào hộp văn bản dưới nhãn Name. • B&c 4: Chọn kiểu Style trong hộp lựa chọn dưới nhãn Style Type. Có hai loại Style: Paragraph (ðặt Style cho cả một ñoạn văn bản) và Character (ðặt Style cho một từ). Nếu không thiết lập các thuộc tính cho Style vừa tạo. Nó sẽ lấy các thuộc tính mặc ñịnh, ñã ñược ñặt trước. ðể thiết lập các thuộc tính cho Style. Kích vào nút Format, sau ñó chọn thành phần cần thiết lập. Các thành phần trong Format gồm có: + Font: thiết lập ñịnh dạng font chữ… + Paragraph: thiết lập ñịnh dạng các ñoạn văn bản… + Tabs: ñịnh dạng các kiểu Tab. + Border: ñịnh dạng các ñường biên. + Language: ñịnh dạng ngôn ngữ. + Frame: ñịnh dạng khung. + Numbering: ñịnh dạng các Bullet và Number.

Hình 4.3: Hộp hội thoại New Style

• B&c 5: Sau khi thiết lập xong các thuộc tính cho Style. Kích vào nút OK ñể tạo Style mới và thoát ra khỏi hộp hội thoại New Style. Ngược lại, kích vào nút Cancel ñể thoát ra khỏi hộp hội thoại. • B&c 6: Ngoài việc xây dựng bằng tay các thuộc tính của Style, word còn cho phép xây dựng một Style mới dựa trên các Style cũ bằng cách chọn tên của Style ñó trong danh sách dưới nhãn Based on. Hoặc tạo ra các Style theo khuôn dạng trước ñó bằng cách chọn một trong các ñịnh dạng dưới nhãn Style for following paragraph.

Trang 47

b) T?o m>t Style tB m>t mDu cho tr&c ðể tạo một Style nhanh chóng từ một mẫu (Template) cho trước ta làm như sau: • B&c 1: ðặt con trỏ vào ñoạn văn bản mẫu mà bạn muốn thiết lập như một Style mới. • B&c 2: Kích chuột vào hộp lựa chọn Style trên thanh công cụ của word. • B&c 3: Xoá tên của Style cũ và gõ lại tên cho Style mới. • Bơc 4: Gõ Enter ñể ghi lại Style mới.

Gõ lại tên mới

Hình 4.4: Tạo Style từ mẫu cho trước

Chú ý: Nếu tên mới trùng với một tên Style có trong hộp danh sách, ñoạn văn bản mẫu sẽ bị chuyển ñịnh dạng theo ñịnh dạng của Style cũ.

3. Sửa thuộc tính của một Style Nhiều khi ta muốn chỉnh sửa các thuộc tính của một Style ñang có sẵn, chứ không cần tạo một loại Style mới. Ta thực hiện như sau: • B&c 1: Vào hộp hội thoại Style theo ñường dẫn Format | Style trên menu của Word. Hộp hội thoại Style sẽ xuất hiện như hình 2. • B&c 2: Chọn một Style cần sủa ñổi thuộc tính trong danh sách các Style dưới nhãn Style. ðể chọn các Style khác, ta có thể thay ñổi các lựa chọn trong hộp lựa chọn dưới nhãn List. • B&c 4: Chọn nút Modify… Hộp hội thoại Modify Style xuất hiện. • B&c 5: Kích vào nút Format rồi chọn một thành phần cần chỉnh sửa. Các thành phần trong Formatting cũng giống như trong phần tạo một Style mới. • B&c 6: Kích vào nút OK ñể cập nhật các chỉnh sửa cho Style. Kích nút Cancel ñể thoát ra khỏi hộp hội thoại Modify Style.

Trang 48

Các thành phần trong formatting

Hình 4.5: Hộp hội thoại Modify Style

Chú ý: Không giống như việc tạo một Style mới. Khi sửa ñổi thuộc tính của một Style, một số thành phần trong hộp hội thoại Style không thể chỉnh sửa ñược. Vì ñây là những thuộc tính cố ñịnh cho một Style khi nó ñược tạo mới. Các thành phần này sẽ bị làm mờ ñể phân biệt với các thành phần khác.

4. Xoá một Style Các Style ñược tạo lập trước trong word thì không thể bị xoá, ta chỉ có thể xoá ñược các Style do người dùng tạo ra. ðể xoá một Style do người dùng tạo, ta làm như sau: • B&c 1: Chọn hộp thoại Style theo ñường dẫn sau Format | Style. • B&c 2: Chọn một Style mà bạn muốn xoá trong danh sách dưới nhãn Style bằng cách kích chuột vào Style ñó. • B&c 3: Trước khi xoá, sẽ xuất hiện một hộp thoại ñể hỏi lại xem bạn có chắc chắn xoá Style này không. Nếu ñồng ý, kích nút Yes, ngược lại kích nút No. • B&c 4: Kích Apply ñể cập nhật hoặc Cancel ñể ñóng hộp thoại.

Hình 4.6: Xoá một Style

Trang 49

5. Sao chép các Style Ta có thể sao chép các Style giữa các file hoặc giữa các file ñịnh dạng mẫu (template). ðể thực hiện ñiều ñó ta làm như sau: • B&c 1: Chọn hộp hội thoại Style theo ñường dẫn Format | Style. • B&c 2: Kích vào nút Organizer, hộp hội thoại Organizer xuất hiện như hình vẽ.

Hình 4.7: Hộp hội thoại Organizer

B&c 3: Chọn trang Styles như hình vẽ. Trong trang này, danh sách bên trái chứa các Style của file hiện tại, danh sách bên phải chứa các Style của file khác (mặc ñịnh là Normal.dot). Ta cũng có thể chọn các file khác bằng cách ñóng file hiện tại khi kích chuột vào nút Close file rồi Open file ñể chọn file mới. • B&c 4: Chọn thuộc tính cần sao chép bằng cách kích chuột vào tên Style ñó và kích nút Copy, thuộc tính ñó sẽ ñược sao chép vào danh sách các Style của file kia. • B&c 5: Ngoài ra ta có thể xoá hoặc ñổi tên (hoặc xoá) các Style bằng cách chọn một Style cần thao tác rồi kích các nút Rename (hoặc Delete). •

III - Một số vấn ñề thường gặp với Style 1. Một Style thay ñổi một cách bất ngờ ThF nhGt: ðiều này có thể là do bạn chọn thuộc tính cập nhật tự ñộng cho Style này. ðể kiểm tra lại ñiều này, bạn chọn hộp thoại Style theo ñường dẫn Format | Style. Chọn Style cần kiểm tra trong danh sách dưới nhãn Styles.Kích vào nút Modify… Trong hộp thoại Modify Style. Kiểm tra lại hộp check cạnh nhãn Automatically update. Bỏ dấu kiểm tra nếu bạn không muốn cập nhật thuôc tính này một cách tự ñộng nữa. • ThF hai: Style của bạn ñược xây dựng dựa trên một Style khác. Do ñó khi Style cơ sở thay ñổi, làm cho tất cả các Style khác xây dựng dựa trên nó thay ñổi theo. ðể ngừng sự phụ thuộc này ta làm như sau. Vào hộp hộit thoại Style theo ñường dẫn Format | Style. Trong danh sách các Style dưới nhãn Style, chọn Style bạn cần kiểm tra bằng cách kích chuột vào Style ñó. Tiếp tục kích •

Trang 50

chuột vào nút Modify…, hộp hội thoại Modify Style xuất hiện, Trong danh sách các lựa chọn dưới nhãn Based on chọn (no Style) hoặc chọn một Style khác. • ThF ba: Văn bản hiện thời của bạn ñược mở từ một Mẫu có sẵn. Do ñó nếu bạn sửa ñổi các thuộc tính của Style trong Mẫu rồi mở lại văn bản của bạn, làm cho các Style trong văn bản của bạn sẽ bị thay ñổi theo các chỉnh sửa của các Style trong mẫu. ðể cắt ñứt sự phụ thuộc này (phụ thuộc giữa mẫu và văn bản hiện thời). Chọn hộp thoại Template and Add-Ins theo ñường dẫn Tools | Template and Add-ins. Hộp hội thoại Template and Add-Ins xuất hiện, xoá dấu kiểm tra trong hộp kiểm tra cạnh nhãn Automatically update document Styles.

2. Làm sao ñể tạo các ñoạn văn với cùng một Style nhưng có thêm các thuộc tính khác nhau Ngoài các thuộc tính của Style ñược gắn cho ñoạn văn khi sử dụng Style, bạn còn có thể thêm các thuộc khác cho ñoạn văn ñó bằng cách sử dụng các ñịnh dạng thông thường trong các hộp hội thoại: Font, Paragraph,… Sau khi thay ñổi, nếu bạn chọn lại Style ñó cho ñoạn văn vừa thay ñổi, word sẽ ñưa ra một thông báo với các lựa chọn sau: + Update the Style to reflect the Style recent changes: Cập nhật các thuộc tính mới và thay ñổi ñịnh dạng của tất cả các ñoạn văn bản ñang sử dụng Style này theo các thuộc tính mới. + Reapply the formatting of the Style to the selection: Chọn lại các thuộc tính cũ của Style, loại bỏ các thuộc tính mới. + Automaticaly update the Style to the selection: Tự ñộng cập nhật lại các thuộc tính mới cho Style và thay ñổi ñịnh dạng của tất cả các ñoạn văn ñang sử dụng Style này.

Hình 4.8: Thông báo cập nhật lại các thuộc tính style

ðể trở lại các ñịnh dạng nguyên thuỷ của Style ban ñầu sau khi thay ñổi ta làm như sau: + ðối với Style ñoạn (Paragraph), chọn ñoạn cần thao tác (bôi ñen ñoạn ñó hoặc ñưa con trỏ tới ñoạn cần thao tác). Gõ phím Ctrl+Q. + ðối với Style từ (Word), chọn từ (bôi ñen từ ñó) rồi gõ phím Ctrl+Space Bar.

3. Làm thế nào ñể hiển thị tất cả các Style trong danh sách ðể xem tất cả các danh sách Style trong hộp Style trên thanh công cụ của word ta làm như sau: giữ phím Shift trước khi bạn kích chuột vào hộp danh sách.

Trang 51

ðể xem tất cả các Style trong hộp hội thoại Style (chọn hộp hội thoại Style theo ñường dẫn Format | Style) chọn mục All Styles trong danh sách dưới nhãn List.

4. Sao chép các Style ðể thiết lập cùng một Style cho nhiều ñoạn văn bản khác nhau, ta làm như sau: • B&c 1: Chọn một Style trong danh sách cho ñoạn ñầu tiên. B&c 2: Nháy ñôi vào biểu tượng Format Painter , lúc này con trỏ. chuột sẽ ñổi sang hình . • B&c 3: Kích vào tất cả các ñoạn cần thiết lập Style tiếp theo. • B&c 4: Nhấn phím ESC ñể huỷ bỏ công việc này.

•

IV - Ứng dụng Style 1. Thay ñổi các thuộc tính của một siêu liên kết (hyperlink) ðể thay ñổi các thuộc tính của một ñoạn siêu liên kết ta làm như sau: • B&c 1: Chọn hộp hội thoại Style theo ñường dẫn Format | Style. • B&c 2: Trong danh sách các Style dưới nhãn Style chọn Hyperlink. Nếu không thấy xuất hiện Style Hyperlink, chọn giá trị All Styles trong danh sách dưới nhãn List. • B&c 3: Sau khi chọn Style Hyperlink bằng cách kích chuột trái, Kích vào nút Modify… ðể thay ñổi thuộc tính của các Style Hyperlink sau khi ñã ñược, chọn Followed Hyperlink trong danh sách trước khi kích Modify. • B&c 4: Kích Format, rồi chọn các thành phần cần thay ñổi.

2. Hiển thị các ñề mục trong Document Map Sơ ñồ tài liệu (Document Map) là một khung cửa sổ ñộc lập hiển thị danh sách các tiêu ñề trong văn bản. Sử dụng sơ ñồ tài liệu ta có thể ñịnh hướng nhanh chóng vị trí con trỏ trong văn bản. ðể nhảy tới ñề mục khác trong văn bản ta chỉ cần kích vào tên của ñề mục ñó trong sơ ñồ tài liệu. ðể hiển thị sơ ñồ tài liệu, kích View và chọn Document Map ðể chọn một tiêu ñề chi tiết trong sơ ñồ tài liệu ta thực hiện một trong các bước sau: + Hiển thị tất cả các tiêu ñề con của một tiêu ñề cụ thể bằng cách kích phải chuột phải vào tên tiêu ñề ñang hiển thị trong sơ ñồ tài liệu rồi chọn một mức hiển thị cụ thể hoặc chọn All ñể hiển thị tất cả các mức con của tiêu ñề ñó. Ví dụ: Ta chọn Show Heading 3 ñể hiển thị tất cả cá tiêu ñề từ mức một tới mức 3, hoặc chọn All ñể hiển thị tất cả các tiêu ñề con. + Kích chuột trái vào dấu cộng truớc các tiêu ñề ñể “Mở ra” các tiêu ñề con. Hoặc kích vào dấu trừ ñể “ðóng lại”.

3. Tạo mục lục tự ñộng Một trong các ứng dụng quan trọng của Style là việc tạo mục lục cho tài liệu. ðể thực hiện việc tạo mục lục ta thực hiện theo các buớc sau: • B&c 1: Chọn hộp hội thoại Index and Tables theo ñường dẫn Insert | Index and Tables. • B&c 2: Chọn thẻ Table of Contents. Hộp hội thoại Table of Contents xuất hiện như hình vẽ. • B&c 3: Hộp văn bản dưới nhãn Print Preview hiển thị các loại Style và các mức ñộ tương ứng sẽ ñược ñưa vào mục lục khi in. Hộp văn bản dưới nhãn Trang 52

Web Preview hiển thị các loại Style và mức ñộ tương ứng khi xuất ra trang siêu văn bản. • B&c 4: Trong hộp hội thoại này có một số thành phần sau: + Show page number: Hiển thị số trang tương ứng của Style trong văn bản. + Right align page numbers: Hiển thị số trang sang bên lề phải. + Tab leader: Hiển thị mẫu nối giữa tên tiêu ñề và trang trong mục lục. + Formats: Danh sách các mẫu mục lục khác nhau. + Show levels: Số mức ñược hiển thị trong mục lục.

Hình 4.9: Hộp thoại Table and Contents

•

B&c 5: Kích nút OK ñể tạo mục lục, Cancel ñể thoát khỏi chức này.

Hình 4.10: Hộp hội thoại Table of Contents Options

ðể ñưa thêm các Style khác vào mục lục ta thực hiện như sau: + Kích vào nút Option trong hộp hội thoại Index and Table ở trang Table of Contents. Hộp hội thoại Table of Contents xuất hiện như trong hình vẽ 4.8. + ðảm bảo rằng nút kiểm tra trước nhãn Styles ñược ñánh dấu. + Trong danh sách các Style dưới nhãn Available Styles chọn Style bạn muốn ñưa vào mục lục bằng cách ñánh một số trong khoảng từ 1 ñến 9 vào ô tương ứng bên cạnh Style ñó. Số hiệu ñó cho biết mức ñộ của Style

Trang 53

trong mục lục. Nếu bạn muốn bỏ một Style nào trong mục lục, chỉ việc xoá số này. + Kích OK ñể ñồng ý, ngược lại kích Cancel. + Nút Reset có chức năng xoá tất cả các lưạ chọn vừa thực hiện và trở lại trạng thái nguyên thuỷ như trước khi thay ñổi.

V - Ngắt vùng văn bản (Section Break) Ngắt vùng là một dấu hiệu ñược ñặt sau mỗi vùng văn bản nhằm biểu thị sự kết thúc vùng. Một ngắt vùng bao gồm các thành phần ñịnh dạng vùng như: lề trang (margin), hướng trang, ñoạn ñầu trang (header), ñoạn cuối trang (footer) . Một ngắt vùng ñược biểu diễn bằng một ñường thẳng nét ñứt và có chữ “Section Break” ở giữa. Có một số loại ngắt vùng như: ngắt vùng sang trang, ngắt vùng tiếp trang và ngắt vùng trang chẵn, ngắt vùng trang lẻ. ðể dặt các ngắt vùng, vào Menu Insert | Break, ta có cửa sổ sau:

Hình 4.11: Hộp thoại Break

1. Các loại ngắt vùng a) NgHt vùng sang trang Ngắt vùng sang trang là việc chèn một ngắt vùng vào sau vùng văn bản hiện thời và bắt ñầu một vùng mới ở trang tiếp theo. b) NgHt vùng ti

2. Các thao tác với ngắt vùng a) ðKt ngHt vùng ðể ñặt các ngắt vùng trong một tài liệu, ta thực hiện theo các bước sau: • B&c 1: ðặt con trỏ vào nơi cần ngắt vùng. • B&c 2: Chọn hộp hội thoại Break theo ñường dẫn Insert|Break.

Trang 54

B&c 3: Sau khi hộp hội thoại Break xuất hiện. chọn một loại ngắt vùng (Next Page, Continuous, Even page, Odd page) trong phần Section break types . • B&c 4: Kích vào nút OK ñể thực hiện việc ngắt trang. Ngược lại, kích Cancel ñể thoát khỏi hộp hội thoại.

•

b) Xoá ngHt vùng ðể xoá một ngắt vùng ta làm như sau: • B&c 1: Hiển thị ngắt vùng bằng cách chọn chế ñộ hiển thị Nomarl theo ñường dẫn View | Nomarl. • B&c 2: Chọn ngắt vùng cần xoá bằng cách ñặt con trỏ vào ngắt vùng ñó. • B&c 3: Nhấn phím Delete. c) Sao chép ngHt vùng ðể sao chép các ñinh dạng từ một vùng này tới một vùng khác (các thiết ñặt lề, các ñịnh dạng cột) ta làm như sau: • B&c 1: Hiển thị các ngắt vùng bằng cách chọn chế ñộ hiển thị Nomarl theo ñường dẫn View | Nomarl. • B&c 2: Chọn ngắt vùng cần sao chép bằng cách ñặt con trỏ vào ngắt vùng ñó rồi bôi ñen. • B&c 3: Copy ngắt vùng bằng cách gõ Ctrl+C, hoặc nhấn vào biểu tượng •

sao chép trên thanh công cụ. B&c 4: ðặt con trỏ vào nơi cần sao chép và gõ Ctrl+V hoặc kích vào biểu tượng

dán trên thanh công cụ.

3. Ứng dụng của ngắt vùng Có thể sử dụng các vùng văn bản ñể thay ñổi các ñịnh dạng của một văn bản trong cùng một trang hoặc giữa các trang bằng cách chèn các ngắt vùng vào giữa các vùng văn bản ñể chia thành nhiều vùng khác nhau. Sau ñó ta có thể ñịnh dạng các vùng văn bản này một cách tuỳ ý. a) Png dng ngHt vùng sang trang Một trong các ứng dụng của ngắt vùng sang trang là tạo các vùng các ñịnh dạng khác nhau giữa các trang khác nhau của một văn bản. Ví d: Tạo một văn bản với các chương có phần header hiển thị tên chương tương ứng. Ta thực hiện như sau: - ðặt các ngắt vùng sang trang tại cuối mỗi chương. - Hiển thị phần header của từng chương theo ñường dẫn View | Header and Footer. - Tại mỗi chương, chọn một Header bất kỳ và ñặt tên chương tương ứng. Bạn có thể chọn ñịnh dạng tuỳ ý cho các tên chương ở các chương khác nhau.

Trang 55

Tên chương trên header Chương 1

Chương 2

Section

Hình 4.12: Ngắt vùng sang trang

b) Png dng ngHt vùng ti

Break

Hình 4.13: Ngắt vùng tiếp trang

Ta thực hiện như sau: - ðặt ngắt vùng tiếp trang giữa hai phần cần ñịnh dạng khác nhau. - Phần thứ nhất ñể nguyên vì Word mặc ñịnh là 1 cột. - Trong phần thứ hai (sau dấu Section Break (Continuous)). Chọn vùng văn bản cần chia thành hai cột bằng cách bôi ñen vùng cần phân chia. - Chọn hộp thoại Columns theo ñường dẫn Format | Columns. - Trong hộp văn bản Number of Columns gõ vào số các cột cần chia (ở ñây là 2 vì ta muốn chia thành 2 cột). Ta có thể ñịnh dạng các cột hiển thị khác nhau theo các thành phần khác trong hộp hội thoại này. - Trước khi kích OK ñể chia cột cho vùng tài liệu này, phải ñảm bảo giá trị trong danh sách dưới nhãn Apply to là This section.

Trang 56

Hình 4.14: Hộp hội thoại Columns

Trang 57

BÀI TẬP 1. Bài tập 1 Tạo văn bản dưới ñây và lưu với tên section break. Microsoft Word For Windows Microsoft Word 6.0 là một hệ chương trình ứng dụng có nhiều chức năng mạnh trong soạn thảo và trình bày văn bản, sử dụng các ưu ñiểm trong môi trường Windows, cho phép nâng lên một bước mới trong công tác văn phòng. Việc tạo các liên kết chặt chẽ với các trình ứng dụng riêng biệt khác như Microsoft Graph, Microsoft Excel, Equation Editor, … cho phép Microsoft Word 6.0 có ñược một loạt các chức năng kỹ xảo tiên tiến, ñặc biệt trong các thao tác soạn thảo và trình bày các tài liệu

Tinhoc.doc. Trong ñó có sử dụng các loại

Một tập hợp rất nhiều các tập tin khuôn mẫu, Winzard cùng với các kiểu trình bày phong phú chuẩn bị sẵn có thể làm cho bạn thêm công cụ trong quá trình làm việc từ ñó bạn có thể tạo nhanh các tài liệu của mình. Các thao tác sử dụng các chức năng trong Microsoft Word ñược ñơn giản hoá và ngày càng dễ hiểu và dễ sử dụng nhờ các chức năng hiển thị thước ño, các lề, mép biên và tập hợp nhiều nút biểu tượng chứa các lệnh và các cụm lệnh trong Microsoft Word.

Trang 58

BÀI 5: BẢNG BIỂU VÀ HÌNH VẼ I - Mục tiêu: Bảng biểu và Hình vẽ • •

Các thao tác với bảng: Tạo bảng, hiệu chỉnh, trang trí bảng. Các thao tác với hình vẽ.

II - Bảng biểu 1. Tạo bảng Bảng biểu (Table) là một cách trình bày văn bản gồm các ô (Cell) có dạng hàng (Row) và cột (Column).

Bảng biểu

Bảng sau ñây sẽ cho ta biết rõ hơn về các ñối tượng trong bảng: Ô

Cell

Một ô trong bảng biểu chứa chữ, số hoặc hình vẽ

Hàng

Row

Các ô nằm liên tiếp theo chiều ngang

Cột

Column

Các ô nằm liên tiếp theo chiều dọc

Bảng biểu

Table

Số hàng * số cột

Hình 5.1 : Bảng Biểu

2. Chèn bảng biểu Bảng biểu có thể ñược chèn vào theo nhiều cách khác nhau. Cách 1 • ðặt con trỏ text ở vị trí thích hợp, trên thanh công cụ Tables and Borders nhắp chọn biểu tượng Insert Table , một bảng mẫu hiện ra. • ðặt con trỏ chuột ở ô ñầu tiên, kéo chuột xuống dưới ñể chọn số hàng, kéo chuột sang phải ñể chọn số cột. Khi nhả chuột, một bảng biểu ñược chèn vào văn bản có ñủ số hàng và cột ñã chọn, các cột có ñộ rộng bằng nhau và ñộ rộng của mỗi cột bằng lề trang in chia cho số cột ñã chọn.

Hình 5.2: Bảng biểu 3x4

Ví d: Tạo bảng biểu có 3 hàng và 4 cột (hay bảng biểu 3x4 như hình bên).

Trang 59

Cách 2 ðặt con trỏ text ở vị trí thích hợp trong văn bản, nhắp Menu Table chọn lệnh Insert Table/Table, một cửa sổ hiện ra như sau:

Hình 5.3 : Hộp hội thoại Insert Table

Trong cửa số này: • Number of columns: Số cột • Number of rows : Số hàng • Column width : ðộ rộng của một cột (các cột có ñộ rộng bằng nhau). Giá trị Auto tức là ñộ rộng tự ñộng (bằng lề trang in chia cho số cột). Chọn OK, sẽ có một bảng biểu ñược chèn vào tại vị trí ban ñầu của con trỏ text. Ví d: Chèn bảng biểu = 5x4 (5 hàng và 4 cột), ñộ rộng của cột (Column width)=1. Khi ñó bảng có dạng sau:

Chú ý: ðể việc tạo bảng biểu ñược thực hiện dễ dàng hơn, cần có cách gọi tên thống nhất như sau:
Tên cRa hàng: Bắt ñầu là chữ h, kèm theo sau là số thứ tự của hàng. Ví dụ h3 là hàng thứ 3, h4..h6 là 3 hàng từ hàng thứ 4 ñến hàng thứ 6.
Tên cRa c>t: Bắt ñầu là chữ c, kèm theo sau là số thứ tự của cột. Ví dụ c2 là cột thứ 2, c4..c6 là 3 cột từ cột thứ 4 ñến cột thứ 6.
Tên cRa ô: Bắt ñầu là chữ ô, kèm theo sau là (số thứ tự của hàng, số thứ tự của cột). Ví dụ ô(2,3) ô nằm ở hàng thứ 2 cột thứ 3, ô(3,4)..ô(5,5) gồm các ô bắt ñầu từ hàng thứ 3 ñến hàng thứ 5, từ cột thứ 4 ñến cột thứ 5.

Trang 60

2. Nhập nội dung cho bảng biểu Mỗi ô trong bảng biểu có thể chứa chữ, chữ số hoặc hình vẽ. Nhắp chuột vào một ô, con trỏ text hiện ra cho ô ñể cho phép nhập nội dung cho ô ñó. Chiều rộng của một ô quyết ñịnh lề của Paragraph có trong ô, chữ sẽ tự xuống dòng khi gặp cạnh bên phải của ô. Trong một ô có thể có nhiều Paragraph (Nhấn Enter ñể xuống dòng và tạo ra ñoạn – Paragraph - mới). Khi nhập xong nội dung cho một ô, gõ phím Tab ñể di chuyển con trỏ text sang ô kế tiếp bên tay phải, gõ Shift+Tab ñể di chuyển con trỏ text sang ô kế tiếp bên tay trái. Gõ các phím mũi tên ñể di chuyển con trỏ text ñi theo hướng mũi tên. Một bảng ví dụ như sau: STT

Họ và tên

ðiểm Thi

Xếp loại

1

Trần Văn An

6

Trung bình khá

2

Lê Hữu Lộc

8

Giỏi

Chú ý: Khi con trỏ text nằm trong ô cuối cùng của bảng biểu thì phím Tab sẽ có tác dụng thêm một hàng mới vào cuối bảng biểu và tiếp tục nhập nội dung trong hàng mới. Giả sử nếu con trỏ text ñang ở ô(3,4) thì khi gõ Tab sẽ ñược hàng mới là h4.

3. Hiệu chỉnh bảng biểu a) ðánh dấu chọn 

Ch3n hàng (Select Row)  Cách 1: ðặt con trỏ tex trong một ô, vào Menu Table, chọn lệnh Select Row, hàng chứa con trỏ text xẽ ñược chọn.  Cách 2: ðặt con trỏ mouse trên ñỉnh cột, con trỏ có dạng • Nhắp mouse: chọn một hàng. • Kéo mouse theo chiều dọc: chọn nhiều hàng.  Ch3n c>t (Select Column)  Cách 1: ðặt con trỏ text trong một ô, vào Menu Table, chọn lệnh Select Colunm, cột chứa con trỏ text sẽ ñược chọn.  Cách 2: ðặt con trỏ mouse trên ñỉnh cột, con trỏ có dạng • Nhắp mouse: chọn một cột. • Kéo mouse theo chiều ngang: Chọn nhiều cột  Chọn ô (Select Cell) ðặt mouse trong cạnh trái của một ô, con trỏ có dạng  Chọn toàn bộ bảng biểu (Select Table) Có thể áp dụng các cách như chọn tất cả các hàng, chọn tất cả các cột hay chọn tất cả các ô. Cách chọn an toàn nhất ñó là ñặt con trỏ text ở một ô trong bảng biểu, vào Menu Table chọn lệnh Select Table. b) Các lệnh chèn – xoá 

Chèn – insert Chèn hàng: ðánh dấu chọn một hàng làm mốc, vào Menu Table chọn lệnh Insert Rows (hoặc nhắp biểu tượng Insert Rows), hàng mới ñược chèn vào ở phía trên hàng ñã chọn.

Trang 61

ðể chèn một hàng mới nằm ở cuối bảng biểu, ñặt con trỏ text trong ô cuối cùng của bảng biểu, gõ phím Tab. Chèn cột: ðánh dấu chọn một cột làm mốc, vào Menu Table chọn lệnh Insert columns (hoặc nhắp biểu tượng insert Columns), cột mới ñược chèn vào bên trái cột làm mốc. ðể chèn cột mới ở cuối bảng biểu, ñánh dấu chọn cột ký hiệu (end of Cell) ở bên phải của bảng biểu, vào Menu Table chọn lệnh Insert Columns. Chèn ô: ðánh dấu chọn một ô vào Menu Table chọn lệnh Insert Cells…, hộp thoại Insert Cell hiện ra. Ô mới ñược chèn vào bằng cách ñẩy các ô cũ phụ thuộc vào lệnh chọn trong hộp thoại Insert Cell: • Shift Cell right: Các ô cũ trong cùng một hàng bị ñẩy sang bên phải. • Shift Cell Down: Các ô cũ trên cùng một cột bị ñẩy xuống dưới. • Insert Entire Row: Chèn một hàng mới. • Insert Entire Column: Chèn một cột mới.

Hình 5.4: Hộp hội thoại Delete Cell và Insert Cell



Xoá – Delete + Xoá hàng: ñánh dấu chọn hàng cần xoá, Menu Table chọn lệnh Delete Rows. + Xoá cột: ñánh dấu chọn cột cần xoá, Menu Table chọn Delete Columns. + Xoá ô: ñánh dấu chọn ô cần xoá, munu Table chọn Delete Cells. Hộp thoại Delete Cell có các lệnh ngược với hộp thoại Insert Cells. Chú ý: Lệnh Insert Columns có tác dụng làm bảng biểu trở nên lồi lõm rất khó coi. Ví dụ: Từ ví dụ trước, tiến hành chèn thêm các hàng và cột thích hợp. ðánh dấu chọn hàng 2 làm mốc, insert Rows, hàng mới ñược chèn vào sẽ là hàng thứ hai còn hàng cũ sẽ bị ñẩy xuống dưới. ðánh dấu chọn cột 4 làm mốc, insert Columns, cột mới ñược chèn vào sẽ là cột thứ tư, còn cột cũ xẽ bị ñẩy sang phải. Nhập tiếp nội dung trong ô tương ứng, con trỏ text ở ô cuối (trung bình), gõ phím Tab ñể thêm hàng mới. Stt

Họ Và Tên

ðiểm

Tổng

Word

Excel

Xếp Loại

1

Nguyễn Thị Bội Toàn

8

7

Khá

2

Nguyễn Khánh Quỳnh Uyển

9

9

Giỏi

3

ðinh An ðịnh

7

8

Trung Bình

4 Trang 62

c) ðiều chỉnh hàng cột 

Chi4u cao cRa hàng Chiều cao của hàng thường ñược ñể ở dạng tự ñộng ñiều chỉnh (Auto) bằng chiều cao của ô cao nhất có trong hàng. Tuy nhiên, chúng ta cũng có thể chỉnh chiều cao của hàng bằng cách:  Cách 1: ðặt mouse ở ñường lưới ngang của bảng biểu, kéo mouse theo chiều dọc ñể ñiều chỉnh ñộ cao thấp của hàng hoặc nhắp ñúp ñể hàng có chiều cao tự ñộng.  Cách 2: ðánh dấu chọn hàng cần hiệu chỉnh, vào Menu Table chọn lệnh Cell Height and Width chọn lớp Row. • Height of Row… Chiều cao của hàng thứ… • Auto: Chiều cao tự ñộng. • At Least: Chiều cao theo số ño (tối thiểu là 1 line), at=... • Exactly: Chiều cao theo số ño chính xác, at=... • Indent From left: Lề trái của hàng so với lề văn bản. • Alignment: Vị trí của hàng so với chiều ngang của trang giất (left, center, right).  Chi4u r>ng cRa c>t  Cách 1: ñặt mouse ở ñường lưới dọc của một cột, con trỏ mouse có dạng , kéo mouse theo chiều ngang ñể chỉnh ñộ rộng tương ñối cho cột hoặc nhắp ñúp ñể chỉnh ñộ rộng tự ñọng cho cột (Autofit lệ thuộc chiều rộng của ô có nhiều chữ nhất trong một cột, nó làm cho chữ trong ô không bị xuống dòng).  Cách 2: ñánh dấu chọn một cột cần hiệu chỉnh, vào Menu Table chọn lệnh Cell height and width - chọn lớp column. + Width of Column... ñộ rộng của cột thứ... + Space Between Columns: khoảng cách giữa các cột (thường dùng 0.15”)có tác dụng làm cho chữ trong ô không cham vào ñường lưới dọc. + Previous Column: chọn trở về cột trước ñó. + Next Column: chọn sang cột kế tiếp. + Autofit: chọn ñộ rộng tự ñộng cho một cột. Chú ý: Chỉ nên ñiều chỉnh ñộ rộng của mỗi cột theo thứ tự từ trái sang phải và bảo ñảm chiều rộng của toàn bộ bảng biểu phải nhỏ hơn hoặc bằng lề trang in ( ≤ 6”). Ví d: Nhắp ñúp cạnh phải của cột 1 (stt) ñể dùng lệnh Autofit; cột 2 (họ và tên) dùng lệnh Autofit nhiều lần sao cho tên người dài nhất phải nằm trên một dòng Chọn hai cột c3 và c4, nhắp Menu Table chọn lệnh Cell height and width, width of column = 0.8”. Dùng mouse ñể chỉnh c5 (tổng) và c6 (xếp loại) sao cho cạnh phải của cột 6 ứng với số 6 trên Ruler.

Stt

Họ Và Tên

ðiểm

Tổn

Xếp Loại

g Word

Excel

Trang 63

1

Nguyễn Thị Bội Toàn

8

7

Khá

2

Nguyễn Khánh Quỳnh Uyển

9

9

Giỏi

3

ðinh An ðịnh

7

8

Trung Bình

4

ðinh Nguyễn Khải Trân

10

9.5

Xuất xắc



Chi4u r>ng cRa ô ðánh dấu chọn ô cần hiệu chỉnh (hoặc chọn các ô liên tiếp trên cùng một cột). Dùng mouse kéo ñường lưới dọc bên phải của ô ñã chọn. Khi thay ñổi chiều rộng của một ô thì ô kế phải của nó thay ñổ theo hướng ngược lại. Chú ý: Hạn chế ñiều chỉnh chiều rộng của ô vì lệnh này làm cho chiều rộng các ô thay ñổi, ảnh hưởng ñến chiều rộng của cột (lồi hoặc lõm)  Hp ô – Merger Cells Có thể hợp các ô nằm liên tiếp nhau ñể ñược một ô duy nhất. ðể lệnh ñược thực hiện nhanh hơn, nên nhắp biểu tượng Tables and Borders, thanh này thường dược dùng khi trình bày và trang trí bảng biểu.

Hình 5.5: Thanh công cụ Tables and Borders

ðánh dấu chọn các ô liên tiếp Các ô này ðây là một ví dụ ñơn giản Nhắp biểu tượng Cells.

Sẽ ñược trộn lại Của bảng biểu

Merger Cells hoặc nhắp Menu Table chọn lệnh Merger

Các ô này Sẽ ñược trộn lại ðây là một ví dụ ñơn giản

Của bảng biểu

Ô mới tạo ra gọi là ô trộn, có chiều rộng bằng tổng chiều rộng của các ô ban ñầu, có chiều cao bằng tổng các Paragraph trong các ô ban ñầu. Nếu các ô ban ñầu không có nội dung, chiều cao của ô trộn chỉ bằng một Paragraph. Có thể xoá bỏ các Paragraph thừa trong ô trộn ñể giảm chiều cao của hàng. Ví d: từ ví dụ trên, tiếp tục hoàn chỉnh bảng biểu: Chọn 2 ô (1, 1) và ô (2, 1) dùng lệnh Merge Cells Chọn 2 ô (1, 2) và ô (2, 2) dùng lệnh Merge Cells Chọn 2 ô (1, 3) và ô (2, 4) dùng lệnh Merge Cells Chọn 2 ô (1, 5) và ô (2, 5) dùng lệnh Merge Cells Chọn 2 ô (1, 6) và ô (2, 6) dùng lệnh Merge Cells

Trang 64

Stt

ðiểm

Họ Và Tên

Word 1 Nguyễn Thị Bội Toàn 2 Nguyễn

Khánh

Quỳnh

Tổng

Xếp Loại

Excel

8

7

Khá

9

9

Giỏi

7

8

Trung Bình

10

9.5

Uyển 3 ðinh An ðịnh 4 ðinh Nguyễn Khải Trân 

Xuất xắc

Tách ô – Split Cells

Hình 5.6: Hộp hội thoại Split Cells

Một ô có thể ñược tách ra thành nhiều ô bằng cách ñánh dấu chọn một ô (hoặc nhiều ô) cần thiết, nhắp biểu tượng Split Cells hoặc nhắp Menu Table chọn lệnh Split Cells. + Number of column: chọn số cột cần tách ra + Number of rows: chọn số hàng cần tách ra + Merge Cells before split: trộn các ô trước khi tách. Nếu không dùng lệnh này thì nội dung trong các ô sau khi tách ra vẫn nằm ñúng vị trí (nhắp tắt dấu kiểm tra ñứng trước lệnh)

4. Trình bày và trang trí bảng biểu a) Trình bày bảng biểu Nội dung trong các ô có thể ñược trình bày bằng các biểu tượng lệnh của Font, Paragraph, Bullets and Numbering... Ngoài ra, trong bảng biểu còn có những lệnh riêng ñể trình bày cho các ô bằng cách dùng các biểu tượng lệnh trên thanh Table and Borders.

Align Top Left

Chữ trong ô ñược canh VÍ DỤ nằm ở trong ở phía bên trái trên ñỉnh.

Align Center Left

Chữ trong ô ñược canh nằm ở giữa phía bên VÍ DỤ Trang 65

trái theo chiều dọc.

Align Bottom Left

Chữ trong ô ñược canh nằm ở phía dưới ñáy VÍ DỤ bên trái.

Align Top Center

Chữ trong ô ñược canh ở giữa phía trên ñỉnh.

Align Center

Chữ trong ô ñược canh nằm ở giữa.

VÍ DỤ

Chữ trong ô ñược canh nằm ở giữa phía dưới ñáy.

VÍ DỤ

Align

Bottom

Center Align Top Right

Chữ trong ô ñược canh nằm ở bên phải phía trên ñỉnh.

Align Center Right

Chữ trong ô ñược canh nằm ở bên phải ở giữa.

Align

Bottom

Right

VÍ DỤ

Chữ trong ô ñược canh nằm ở bên phải phía dưới ñáy.

Text

Thay ñổi hướng trong ô.

Direction

VÍ DỤ

VÍ DỤ VÍ DỤ

Change

VÍ DỤ

Bảng biểu của Word còn có các lệnh tương tự Excel như: Sort Ascending

Sắp xếp các ô theo thứ tự tăng dần.

Sort Descending

Sắp xếp các ô theo thứ tự giảm dần.

Autosum

Tính tổng cho các ô số.

Chú ý: Do trong bảng biểu có cách trình bày phức tạp nhập tách ô, trộn các ô... nên các lệnh Sort Ascending, Sort Descending, Autosum sử dụng không an toàn. Nếu muốn tạo một bảng biểu có tính toán phức tạp, nên sử dụng Microsoft Excel. b) Trang trí bảng biểu Một bảng biểu khi mới chèn vào ñã ñược tự ñộng trang trí bởi lệnh border với nét ½pt. ðể cho bảng biểu ñược ñẹp hơn, chúng ta cần phải trang trí thêm bằng cách dùng các biểu tượng lệnh trên thanh Tables and Borders. ðánh dấu chọn toàn bộ bảng biểu hoặc chỉ chọn các ô cần thiết, sử dụng lệnh trên thanh Tables and Borders như: + Line Style: chọn dạng nét kẻ

Trang 66

+ Line weight: chọn ñộ dày của nét kẻ + Border Color: chọn màu cho nét kẻ + Chọn các lệnh border tương ứng: Outsier Border, Top Border, Bottom Border, Left Border, Right Border, All Borders, Inside Border, Inside Horizontal Border, Inside Vertical Border, No Border ñể tạo ra các ñường viền thích hợp. + ðể ẩn một nét kẻ, phải xét ñến vị trí tương ñối của nét kẻ giữa các ô. Ví dụ: ñể ẩn ñường kẻ ngang giữa 2 ô, chọn ô trên ẩn nét kẻ dưới (Bottom Border), hoặc chọn ô dưới ẩn nét kẻ trên (Top Border) + Shading Color: ñể tạo màu nền cho một số ô. Chú ý: Nên tạo border cho toàn bộ bảng biểu trước, các chi tiết riêng trang trí sau. Ví d : Từ ví dụ trên, thực hiện việc trang trí ñể hoàn tất bảng biểu. Chọn toàn bộ bảng biểu (select Table). Line style = nét ñôi dày mỏng, outside border. Line style = nét ñơn, line weight =3/4 pt, inside border. Chọn h3 (ứng với người số 1). Line style = nét ñơn, line weight = 1 ½ pt, dùng top border. Chọn hai hàng ñầu của bảng biểu, shading color = gray 20%.

Stt

Họ Và Tên

ðiểm

Tổng Xếp Loại

Word Excel 1 Nguyễn Thị Bội Toàn

8

7

Khá

2 Nguyễn Khánh Quỳnh Uyển

9

9

Giỏi

3 ðinh An ðịnh

7

8

Trung Bình

10

9.5

4 ðinh Nguyễn Khải Trân

Xuất xắc

c) Sử dụng công cụ Draw Table Trong một bảng biểu phức tạp, ñôi khi chúng ta cần có những ñường kẻ và những khoảng trắng thất thường, việc sử dụng công cụ Draw Table sẽ giúp chúng ta vẽ bảng biểu, bổ sung các ñường kẻ vào một bảng biểu. Thực hiện theo các bước: Trên thanh Tables and Borders, chọn dạng ñường kẻ, ñộ dày và màu sắc của ñườn kẻ. Chọn công cụ Draw Table, con trỏ có dạng cây bút chì, kéo mouse từ cạnh này sang cạnh khác ñể vẽ ra một bảng biểu (chỉ có một ô) ðặt con trỏ mouse vào trong bảng biểu ñã vẽ, kéo mouse từ cạnh này sang cạnh khác ñể vẽ các ñường kẻ trong bảng biểu. Cách làm này có tác dụng tương tự như lệnh Split Cells. Sau khi ñã vẽ xong bảng biểu, nhắp biểu tượng Draw Table ñể tắt tính năng vẽ bảng. d) Sử dụng công cụ Eraser Dùng công cụ Eraser ñể xoá các ñường kẻ trong bảng biểu, ñây cũng chính là Eraser, con trỏ mouse có dạng cục tẩy. lệnh Merge Cells. Nhắp chọn công cụ Trang 67

ðặt con trỏ tới ñường cần xoá, kéo mouse ñể ñánh dấu ñường cần xoá (màu xám), nhả mouse, ñường kẻ ñã bị xoá. Nhắp nút Eraser lần nữa ñể tắt lệnh này. Chú ý: Muốn tạo một bảng biểu nhanh và ñúng, cần thực hiện tuần tự qua các bước: • B&c 1: Chèn bảng biểu có ñủ số hàng, số cột ñể ñỡ tốn công phải chèn thêm hoặc xoá bớt. • B&c 2: Nhập nội dung vào cho từng ô (sẽ có những ô không có nội dung). • B&c 3: Trình bày font chữ cho phần nội dung trong các ô. • B&c 4: ðiều chỉnh ñộ rộng, chiều cao của hàng và cột sao cho phù hợp. • B&c 5: Có thể dùng thêm lệnh Merge Cells hoặc Split Cells nếu cần. • B&c 6: Trình bày và trang trí bảng biểu. e) Autoformat ðể trang trí bảng biểu nhanh, có thể dùng Table Autoformat.

Hình 5.7: Hộp hội thoại Table AutoFormat

Khi bảng biểu ñã ñược tạo ra, ñánh dấu chọn toàn bộ bảng biểu, nhắp biểu tượng lệnh Table Autoformat. Chọn một mẫu bảng biểu và chọn các lệnh thích hợp, nhắp nút OK.

III - Hình vẽ 1. Vẽ hình - tạo ñối tượng Nhắp biểu tượng Drawing.

Drawing trên thanh Standard, sẽ hiện ra (hoặc tắt) thanh

Hình 5.8: Thanh công cụ vẽ

Trang 68

Line: vẽ ñoạn thẳng. Kéo mouse ñể vẽ ñoạn thẳng. Giữ phím shift – kéo mouse: vẽ ñoạn thẳng có góc là bội số của 15 ñộ. Giữ phím Ctrl – kéo mouse: vẽ ñoạn thẳng lấy ñiểm ñặt của mouse làm tâm. Arrow: vẽ mũi tên. Cách vẽ tương tự như vẽ ñoạn thẳng. Rectangle: vẽ hình chữ nhật. Kéo mouse ñể vẽ hình chữ nhật. Giữ Shift – kéo mouse: vẽ hình vuông. Giữ Ctrl – kéo mouse: vẽ hình chữ nhật lấy ñiểm ñặt làm tâm. Oval: vẽ hình ellipse. Kéo mouse ñể vẽ hình ellipse. Giữ Shift – kéo mouse: vẽ hình tròn. Giữ Ctrl – kéo mouse: vẽ hình ellipse lấy ñiểm dặt làm tâm. Giữ Ctrl Shift – kéo mouse: vẽ hình tròn lấy ñiểm ñặt làm tâm. Text box: vẽ hộp chữ Microsoft Word Kéo mouse ñể vẽ khung hình chữ nhật, gõ nội dung vào trong khung. Autoshapes: vẽ hình theo mẫu Nhắp Autoshapes, chọn nhóm thích hợp, chọn một mẫu và kéo mouse ñể vẽ hình theo mẫu chọn trước. Nhắp mouse vào văn bản ñể chèn mẫu ñịnh dạng ñã chọn theo kích thước mặc nhiên. Kéo mouse sẽ vẽ mẫu ñã chọn theo kích thước tuỳ ý.

Hình 5.9: Các mẫu vẽ có sẵn

2. Hiệu chỉnh ñối tượng a) Chọn ñối tượng Di chuyển mouse tới gần một ñối tượng, con trỏ mouse có dạng mũi tên 4 ñầu nhắp mouse – xung quanh ñối tượng ñược chọn sẽ hiện ra các handle (ô vuông nhỏ). Giữ Shift, nhắp mouse ñể chọn ñược ñối tượng.

Word Trang 69

b) Gõ chữ trong ñối tượng • •

•

Các ñối tượng như Text Box hoặc Callouts trong Autoshapes ñều có con trỏ text cho phép gõ chữ trong ñó. Các loại ñối tượng khác cũng có thể gõ chữ bên trong bằng cách nhắp chọn một ñối tượng bằng nút phải của mouse, một Menu hiện ra, nhắp chọn lệnh Add text, con trỏ text sẽ hiện ra bên trong ñối tượng (nếu gõ nhiều, một phần chữ sẽ bị che khuất). Kéo một handle ñể chỉnh lại kích thước của ñối tượng cho thể hiện ñầy ñủ nội dung ñã gõ. Phần chữ trong một ñối tượng vẫn có thể ñược trình bày như một văn bản thông thường (trình bày font chữ, trình bày Paragraph...)

c) Hiệu chỉnh kích thước và vị trí • • • •

Nhắp chọn ñối tượng cần hiệu chỉnh, các handle hiện ra quanh ñối tượng. Kéo một handle (con trỏ mouse có dạng mũi tên hai ñầu) ñể chỉnh kích thước. ðặt con trỏ mouse bên trong ñối tượng – con trỏ mouse có dạng mũi tên 4 ñầu – kéo mouse ñể di chuyển ñối tượng sang vị trí khác. Free Rotate: Nhắp chọn một ñối tượng, nhắp biểu tượng lệnh Free Rotate, bao quanh ñối tượng là những chấm tròn màu xanh, ñặt mouse ở chấm tròn màu xanh con trỏ sẽ có dạng mũi tên cong, kéo mouse ñể xoay ñối tượng. Sau khi ñã xoay ñối tượng, cần nhắp lại biểu tượng lệnh Free Rotate ñể tắt lệnh này.

d) Hiệu chỉnh thuộc tính cho ñối tượng • •

Nhắp chọn ñối tượng cần hiệu chỉnh. Nhắp biểu tượng lệnh: Fill Color

Tô màu bên trong ñối tượng khép kín.

Line Color

Tô màu cho ñường viền của ñối tượng.

Font Color

Chọn màu cho chữ.

Line Style

Chọn dạng nét kẻ.

Dash Style

Chọn dạng ñường ñứt nét.

Arrow Style

Chọn dạng ñầu mũi tên (dành cho ñối tượng hở như line hoặc ñầu mũi tên cho callóut)

Shadow 3D

Tạo bóng cho ñối tượng Tạo dạng hình khối 3 chiều

Trang 70

Ví d:Từ ñoạn thẳng ñã vẽ ra có thể hiệu chỉnh thành ñường mũi tên ñứt nét màu ñỏ. Chọn ñoạn thẳng ñã vẽ, nhắp biểu tượng Line Color chọn màu ñỏ, Line Style chọn ñộ dày 1 pt, Dash Style chọn dạng ñứt nét, Arrow Style chọn ñầu mũi tên. Ví d : Tạo bóng cho hình chữ nhật Vẽ hình chữ nhật nhắp biểu tượng Fill Color chọn màu vàng, Line Color chọn màu ñỏ, Line Style chọn 3 pt, Shadow chọn mẫu (1, 2) Ví dụ: Tạo hình như mẫu trang sau: • Chọn biểu tượng Oval, giữ phím Shift – kéo mouse ñể vẽ vòng tròn. • Nhắp biểu tượng Fill Color, chọn Fill Effects ñể mở ra hộp thoại Fill Effects. Hộp thoại này dùng ñể tạo các hiệu quả tô màu ñặc biệt.

Trong lớp Grandient, tiến hành chọn các lệnh như: Colors = One Color; Color 1 = màu trắng, chỉnh thanh trượt về Dark ñể tạo màu xanh - ñen (chỉnh về Linght ñể tạo màu xanh - trắng). Shading Style = From corner; Variants chọn mẫu thứ nhất. Nhắp biểu tượng Shadow, nhắp chọn mẫu bóng (1, 4). Ví d: dùng AutoShapes Nhắp AutoShapes, trỏ mouse vào Starts and Banners, chọn mẫu ñầu tiên, kéo mouse ñể vẽ hình. Nhắp nút phải ở hình vẽ, chọn Add Text, gõ nội dung, chọn phần nội dung dùng font .VnTime, alignment là center, chỉnh kích thước hình vẽ cho phù hợp với nội dung trong hình. Nhắp biểu tượng Fill Color chọn màu vàng, Line Color chọn màu ñỏ, Line Style chọn 1 pt, Shadow chọn mẫu nằm ở hàng thứ hai, cột thứ hai. 

Xoá d\i tng Nhắp chọn hình cần xoá (8 handle hiện ra), gõ phím Delete.

3. Chèn hình ảnh có sẵn vào văn bản của Word Ngoài các công cụ ñể vẽ hình, Microsoft Word có sẵn một thư viện hình vẽ khá phong phú. Người sử dụng có thể chèn thêm hình vẽ vào ñể trang trí cho văn bản ñẹp hơn.

Trang 71

a) Chèn hình vẽ từ Microsoft Clip Gallery 3. 0 Các máy vi tính ñơn lẻ thường bị thiếu mất phần này hoặc cài ñặt không ñầy ñủ. Nếu bộ chương trình Microsoft Office 2000 ñược cài ñặt ñầy ñủ thì chúng ta sẽ có một thư viện rất phong phú bao gồm hình vẽ, âm thanh và cả một ñoạn phim, tất cả ñều có thể chèn vào văn bản của Word 2000. ðặt con trỏ text trong văn bản, nhắp Menu Insert trỏ mouse vào lệnh Picture, nhắp chọn ClipArt... Hộp thoại Microsoft Clip Gallery 3. 0 có 4 lớp:

Hình 5.11: Các mẫu ảnh có sẵn trong Microsoft Clip Gallery

Lớp ClipArt là một thư viện gồm các hình vẽ thể hiện ở dạng thức vector (loại file có phần mở rộng WMF). Thư viện hình vẽ ñược chia thành nhiều nhóm thể hiện theo tên gọi như Animals (các hình ñộng vật), Building (các mẫu nhà), Flags (cờ các nước)... Chọn một tên nhóm, nhắp chọn một mẫu hình, nhắp nút lệnh Insert ñể chèn hình vẽ vào văn bản. Lớp Pictures gồm các bức ảnh chụp ñầy ñủ màu sắc ñược chuyển vào thành file ảnh (*.jpg). Lớp Sounds gồm các file âm thanh (*.wav), khi chèn loại file này trong văn bản sẽ hiện biểu tượng hình loa, nhắp ñúp biểu tượng ñể nghe ñược âm thanh (máy phải có gắn card sound và loa) Lớp Videos gồm các file phim ảnh (*.avi), khi chèn loại file này trong văn bản chỉ hiện ra một hình vẽ, nhắp ñúp vào hình vẽ, chúng ta sẽ xem ñược một ñoạn phim ngắn. b) Chèn hình vẽ từ file Thực chất mỗi hình vẽ là một file, mỗi file có tên riêng và ñưa vào phần mềm mở rộng của tên file ñể nhận biết file thuộc loại nào (*.WMF, *.WAV, *.AVI...). Các file ñược lưu trữ tập trung thành từng nhóm trong các thư mục con. Vì vậy, nếu biết rõ ñịa chỉ của file (ñường dẫn – path) chúng t a có thể chèn hình vẽ từ file. Nhắp Menu Insert, trỏ mouse vào lệnh Picture, chọn lệnh From File ñể mở hộp thoại Insert Picture. Look in – tìm chọn ñường dẫn qua ổ ñĩa, thư mục cha, thư mục con... Chọn tên file cần chèn vào. Nhắp nút lệnh Insert ñể chèn hình vẽ vào văn bản. Trang 72

Hình 5.12: Hộp hội thoại Insert Picture

4. Hiệu chỉnh hình vẽ Áp dụng cho hình vẽ có dạng thức vector (loại file WMF). a) Dùng mouse ñể hiệu chỉnh hình vẽ Nhắp mouse ở hình vẽ ñể ñánh dấu chọn hình, bao quanh hình vẽ nổi lên 8 handle. Kéo mouse ở một handle ñể thay ñổi kích thước hình vẽ (con trỏ mouse có dạng mũi tên hai ñầu). ðặt con trỏ mouse bên trong hình vẽ, con trỏ có dạng mũi tên 4 ñầu, kéo mouse ñể di chuyển hình vẽ. b) Hiệu chỉnh màu cho hình vẽ Nhắp ñúp vào hình vẽ ñể mở cửa sổ Picture chỉ còn lại hình vẽ trong cửa sổ, nhắp chọn từng chi tiết trong hình vẽ và dùng các biểu tượng lệnh trên thanh công (tô màu bên trong một ñối tượng khép kín), cụ Drawing như Fill Color Line Color (tô màu cho ñường viền của ñối tượng) ñể thay ñổi màu cho từng chi tiết của hình vẽ. Sau khi hiệu chỉnh xong, nhắp nút Close Picture (hoặc nhắp Menu file chọn lệnh Close and Return...) ñể ñóng cửa sổ Picture quay trở về cửa sổ văn bản. Trong cửa số văn bản, nhắp chọn hình vẽ, trên màn hình tự ñộng hiện thanh công cụ Picture. Nếu thanh công cụ Picture không hiện ra, có thể nhắp Menu View – Toolbars – Picture.

Hình 5.13: Thanh công cụ Picture

Trang 73

ðể hiệu chỉnh màu sắc trong hình vẽ có thể dùng các biểu tượng lệnh. Image Control

Chọn cách thể hiện màu trong hình vẽ gồm các lệnh.

Automatic

Hình vẽ có màu như lúc mới chèn.

Grayscale

ðổi màu trong hình vẽ thành thang xám.

Black & White

ðổi màu trong hình vẽ thành dạng ñen trắng.

Watemark

ðổi màu trong hình vẽ về dạng màu nước (mờ).

More Contrast

Tăng ñộ tương phản.

Less Contrast

Giảm ñộ tương phản.

More

Tăng ñộ sáng.

Brightness Less

Giảm ñộ sáng.

Brightness c) Cắt xén hình vẽ Hình vẽ có thể ñược xén bớt bằng cách nhắp biểu tượng Crop, dùng mouse kéo một handle hướng vào trong hình vẽ ñể xén bớt (kéo mouse hướng ra sẽ cho hiện lại phần hình ñã bị xén) Ví d:

Hình vẽ ñã bị xén Hình vẽ ban ñầu Hình 5.14: Các mẫu hình vẽ

Trang 74

5. Thể hiện hình vẽ trong văn bản Khi mới chèn hình vẽ vào văn bản, hình vẽ sẽ có một kích thước nhất ñịnh và chiếm một vị trí tương ñối trong văn bản. Nhắp chọn hình vẽ, xung quanh hình vẽ sẽ có 8 handle và thanh công cụ Picture. Lệnh Text Wrapping như:

Hình 5.15: Hộp hội thoại Text Wrapping

cho phép thay ñổi cách thể hiện hình vẽ trong văn bản

Square - Hình vẽ ñược văn bản chạy bao quanh theo dạng hình chữ nhật. Tight - Hình vẽ ñược văn bản chạy bao quanh như dạng của hình vẽ Through - Văn bản chạy bao quanh theo dạng của hình vẽ và còn có khả năng chèn vào các vùng hở trong của hình vẽ None - Văn bản ñi ngang qua hình vẽ (văn bản và hình vẽ sẽ không ñẩy nhau). Với lệnh này, hình vẽ có thể ở lớp trên che mất một phần văn bản, có thể làm cho hình vẽ chìm dưới văn bản bằng cách nhắp nút lệnh Draw (trên thanh công cụ Drawing) trỏ vào Order và chọn Send behind text. Top and Bottom - Văn bản chỉ hiện ra ở phía trên và phía dưới của hình vẽ.

6. Các ứng dụng a) Drop Cap bằng chữ Một ứng dụng của Text Box là ñịnh dạng Drop Cap cho Paragraph. Ký tự ñầu tiên của Paragraph lớn hơn và có chiều cao chiếm vài dòng chữ trong Paragraph. ðánh dấu chọn Paragraph nhắp Menu Format chọn lệnh Drop Cap. + Position: Chọn kiểu ñịnh dạng theo mẫu. + None – Dropped – In Margin. + Font: chọn font chữ cho Drop Cap. + Line to Drop: số dòng chữ rớt – tương ứng kích thước của font chữ của văn bản. Nếu muốn gỡ bỏ Drop cap, chọn mẫu None.

Hình 5.16: Hộp hội thoại Drop Cap

Trang 75

b) Drop Cap bằng hình vẽ Trong thư viện hình vẽ có ñầy ñủ các hình vẽ là ký tự (ngoại trừ một số chữ số có dấu), dùng các hình vẽ này ñể tạo Drop Cap sẽ có hiệu quả ñẹp hơn. ðể làm ñược ñiều này, cần thực hiện tuần tự theo các bước sau: ðặt con trỏ text ở ký tự ñầu tiên của Paragraph, gõ Delete ñể xó ký tự này (ví dụ xoá chữ T). Nhắp Menu Insert – Picture – From File, chọn C:\Program files\Microsoft office\Clipart\Office, nhắp chọn một tên file là ký tự tương ứng hoặc trong mục name gõ một ký tự tương ứng (ví dụ T.wmf), nhắp nút Insert ñể hình vẽ ñược chèn vào văn bản. Nhắp chọn hình vẽ trong văn bản, Text Wrapping = Square. Kéo một handle góc ñển chỉnh kích thước hình vẽ nhỏ lại (cao khoảng hai hoặc ba dòng chữ), chỉnh vị trí của hình vẽ cho phù hợp (nằm ñầu Paragraph). c) Chèn chữ trong hình ðược tiến hành theo các bước sau: • B&c 1: Chèn một hình vẽ vào văn bản. • B&c 2: Dùng lệnh Text Wapping thích hợp, hiệu chỉnh lại kích thước của hình, ñịnh vị hình vẽ ở một vị trí ổn ñịnh trong văn bản. • •

B&c 3: Dùng công cụ Text Box ñể tạo một hộp chữ ngay trên hình vẽ và nhập nội dung cần thiết vào. B&c 4: Chọn hộp chữ (8 handle) chỉnh kích thước và vị trí của hộp chữ sao cho phù hợp. Nhắp biểu tượng Fill Color

chọn No Fill và nhắp

biểu tượng Line Color chọn No Fill: Hộp chữ nhật ñã bị ẩn ñi và chỉ còn lại chữ hiện ra trong hình vẽ. d) Chèn hình trên một hình vẽ có trước ðược tiến hành theo các bước sau: • B&c 1: Chèn một hình vẽ vào văn bản. • B&c 2: Dùng lệnh Text Wrapping thích hợp, hiệu chỉnh lại kích thước của hình, ñịnh vị hình vẽ ở một vị trí ổn ñịnh trong văn bản. • • •

ñể tạo một hộp chữ ngay trên hình B&c 3: Dùng công cụ Text Box vẽ. B&c 4: ðặt con trỏ text trong hộp chữ, dùng Menu Insert trỏ Picture chọn Clip Art (hoặc from file) ñể chèn một hình khác trên hình vẽ ñã có trước. B&c 5: Chọn hộp chữ (8 handle), nhắp biểu tượng Fill Color No Fill và nhắp biểu tượng Line Color ñi.

chọn

chọn No line: hộp chữ ñã bị ẩn

e) Hình vẽ làm nền cho văn bản ðược tiến hành theo các bước sau: • B&c 1: Chèn hình vẽ vào văn bản. • B&c 2: Nhắp chọn hình vẽ trong văn bản và chỉnh màu của hình vẽ mờ ñi bằng cách nhắp biểu tượng Image Control chọn lệnh Watermark hoặc nhắp biểu tượng lệnh More Brightness nhiều lần.

Trang 76

•

•

B&c 3: Nhắp biểu tượng lệnh Text Wrapping chọn None ñể cho hình vẽ che văn bản, sau ñó hiệu chỉnh vị trí và kích thước của hình sao cho phù hợp. B&c 4: Nhắp nút lệnh Draw trên thanh công cụ Drawing chọn Order. chọn Send behind text ñể cho hình vẽ chìm dưới văn bản.

IV - Microsoft WordArt Microsoft WordArt là chương trình tạo chữ nghệ thuật - chữ ñược trình bày trong một khuôn hình theo những dạng mẫu có sẵn.

1. Tạo WordArt •

Bước 1: Khởi ñộng chương trình WordArt theo cách sau:

Nhắp biểu tượng (Drawing) trên thanh Standard, sẽ có tác dụng cho hiện ra (hoặc tắt) thanh công cụ Drawing.

Hình 5.17: Thanh công cụ vẽ

Nhắp chọn biểu tượng

Insert WordArt ñể mở WordArt Gallery.

Hình 5.17: Các mẫu Word Art có sẵn

• • • •

Bước 2: Chọn một mẫu trong WordArt Gallery, nhắp nút OK ñể mở hộp thoại Edit Word Art Text. Bước 3: Chọn font chữ, chọn kích thước, chọn kiểu chữ. Bước 4: Xoá “Your Text Here”, gõ nội dung cần trình bày. Bước 5: Nhắp nút OK, hình WordArt hiện ra trong văn bản.

2. Hiệu chỉnh ðặt mouse vào hình WordArt trong văn bản, con trỏ có dạng mũi tên bốn ñầu, nhắp mouse ñể chọn hình WordArt (bao quanh hình sẽ nổi lên 8 handle – 8 ô vuông trắng nhỏ).

Trang 77

a) Kích thước ðặt mouse ở một handle, con trỏ mouse có dạng mũi tên 2 ñầu, kéo mouse ñể hiệu chỉnh kích thước của hình WordArt. b) Di chuyển ðặt mouse trong hình WordArt, con trỏ mouse có dạng mũi tên bốn ñầu, kéo mouse ñể di chuyển (thay ñổi vị trí) của hình WordArt. c) Thay ñổi mẫu trình bày Nhắp chọn hình WordArt ñể hiện ra thanh công cụ WordArt (hoặc View – Toolbars – WordArt).

Hình 5.18: Nhập một ñoạn văn bản Word Art

Hình 5.19: Một mẫu Word Art

Hình 5.20: Thanh công cụ Word Art

Nhắp biểu tượng WordArt Gallery – mở ra hộp thoại WordArt Gallery ñể chọn mẫu mới cho hình WordArt. d) Thay ñổi nội dung và font chữ Nhắp biểu tượng Edit Text - mở ra hộp thoại Edit WordArt Text. Hiệu chỉnh nội dung và chọn lại font chữ thích hợp.

Trang 78

e) Thay ñổi hình dáng của WordArt Nhắp biểu tượng WordArt Shape cho hiện ra các mẫu ñịnh dạng, chọn mẫu phù hợp. Ngoài ra, còn có thể ñặt mouse ở nút ñiều khiển hình thoi màu vàng trên hình WordArt, con trỏ mouse có dạng ñều mũi tên, kéo mouse ñể chỉnh dạng cho hình WordArt. f) Xoay hình WordArt Nhắp biểu tượng Free Rotate, bao quanh hình WordArt nổi lên 4 chấm tròn màu xanh lá. ðặt mouse ở một chấm tròn, con trỏ mouse có dạng mũi tên cong, kéo mouse ñể xoay hình WordArt. Sau khi xoay hình xong, cần phải nhắp biểu tượng này một lần nữa ñể lệnh mất tác dụng. g) Hiệu chỉnh chi tiết cho chữ ở trong hình WortArt ðể hiệu chỉnh cách trình bày chữ trong hình WordArt cần phải nhắp các biểu tượng lệnh sau: WordArt Same Letter Heights

Lệnh này làm cho chữ in và chữ thường có cùng chiều cao.

WordArt Vertical Text

Xoay nội dung trong hình WordArt từ chiều ngang chuyển sang chiều dọc.

WordArt Alignment

Chọn lệnh căn lề cho nội dung trong hình WordArt (khi nội dung có nhiều dòng).

WordArt Charater Spacing

Chỉnh khoảng cách giữa các ký tự trong hình WordArt.

e) ðịnh dạng WortArt Nhắp biểu tượng Format WordArt mở ra hộp thoại Format WordArt. + Lớp Colors and Lines: chọn màu cho chữ (Fill) và ñịnh dạng ñường viền cho chữ (Line). + Lớp Size: Xác ñịnh kích thước (Size), góc xoay (Rotate) và tỷ lệ co giãn (Scale) cho màn hình WordArt. + Lớp Position: Xác ñịnh vị trí của hình WordArt trong trang giấy (Position on page). + Lớp Wrapping: Chọn cách thể hiện hình WordArt trong văn bản.

Hình 5.21: Hộp hội thoại Format Word Art

Trang 79

f) Hiệu chỉnh thuộc tính tô màu WordArt ñược xem như là một hình vẽ nên người sử dụng thường dùng các biểu tượng lệnh trong thanh công cụ Drawing (thường nằm ở ñáy cửa sổ) ñể hiệu chỉnh thuộc tính tô màu cho hình WordArt. Fill Color

Tô màu cho WordArt

Line Color Tô màu cho ñường viền của chữ trong WordArt Line Style Dash Style Shadow 3D

Chọn ñộ dày cho ñường viền chữ Chọn dạng cho ñường viền chữ Tạo bóng cho WordArt Tạo hình khối 3 chiều cho WordArt

Sau khi ñã hiệu chỉnh xong, nhắp mouse vào văn bản ñể tắt chọn hình WordArt. g) Xoá hình WortArt Nhắp chọn hình WordArt, gõ phím Delete Ví d: Tạo WordArt theo mẫu.

Trang 80

BÀI TẬP 1. Bài tập 1 Tạo một bảng ñiểm như sau:

Bảng ðiểm Cá Nhân Họ tên: Nguyễn Văn A Ngày sinh: 2/10/1984 Giới tính: Nam STT

Tên môn

Khoá: K47 CA Hệ: ðại học chính qui Khoa: Công nghệ Số trình

ðiểm 1

ðiểm 2

Ghi chú

Học kỳ I 1

Toán cao cấp A1

9

10

2

Vật lý ñại cương

7

4

3

Ngoại ngữ

7

8

4

Tin học cơ sở

5

10

5

Triết học

6

7

6

Toán cao cấp A2

8

10

7

Nhiệt học

5

8

8

Ngoại ngữ

7

4

9

Lập trình C

5

10

10

Lịch sử ðảng

5

7

9

Thi lại

8

Thi lại

Học kỳ II

2. Bài tập 2 Tạo ñoạn văn bản dưới ñây như mẫu và lưu với tên Plutonium.doc. ðừng hỏi anh tình yêu màu gì Em hỏi anh tình yêu màu gì Anh bảo em chính là màu em thích Bởi ai biết trả lời sao cho ñược Chỉ biết con người từ muôn thuở Em hờn dỗi câu trả lời tinh nghịch Rồi cười xoà hai ñứa lại… yêu nhau trước ðã yêu nhau ñâu biết có màu gì




Thường kỷ niệm ñược biểu trưng màu tím Hi vọng màu xanh, hạnh phúc màu hồng Anh yêu em nên nhiệt tình nghĩ ñến Màu tình yêu là bảy sắc cầu vồng


Trang 81

ðừng hỏi anh tình yêu màu gì Em hỏi anh tình yêu màu gì Bởi ai biết trả lời sao cho ñược Anh bảo em chính là màu em thích Chỉ biết con người từ muôn thuở Em hờn dỗi câu trả lời tinh nghịch trước Rồi cười xoà hai ñứa lại… yêu nhau ðã yêu nhau ñâu biết có màu gì




Thường kỷ niệm ñược biểu trưng màu tím Hi vọng màu xanh, hạnh phúc màu hồng Anh yêu em nên nhiệt tình nghĩ ñến Màu tình yêu là bảy sắc cầu vồng




Trang 82

BÀI 6: TRÌNH BÀY TRANG VÀ IN ẤN I - Mục tiêu: Trình bày trang và In ấn  Trình bày trang (Page Setup).  In ấn.

II - Trình bày trang 1. ðịnh dạng trang in Mỗi khi tạo file mới, trong cửa sổ văn bản ñã có sẵn một trang giấy trắng ñể bắt ñầu soạn văn bản (thường là giấy letter hoặc giấy A4). Chỉ khi nào cần ñến chi tiết chính xác hơn chúng ta mới chọn lại khổ giấy khác. Menu File chọn lệnh Page Setup... Xuất hiện màn hình như hình vẽ dưới ñây. a) Chọn loại giấy - Lớp Paper Size

Hình 6.1: Hộp hội thoại Page setup lớp Page size

•

• • • •

Paper size: Chọn loại giấy, kích thước tương ứng sẽ hiện ra trong width và height, nếu chọn custom phải cho số ño kích thước giấy trong width và height. Orientation: Chọn hướng in. Portrait: Giấy dọc. Landsape: Giấy ngang. Appy to: Chọn phạm vi áp dụng trang giấy trong văn bản.

b) ðặt lề cho trang in - Lớp Margins • • • •

Top: Lề ñỉnh của trang in. Bottom: Lề ñáy của trang in. Left: Lề trái của trang in. Right: Lề phải của trang in.

Trang 83

Nếu có dùng lệnh Mirror Margins ñể làm sách (tạo tính ñối xứng giữa các trang) thì lệnh left và right sẽ trở thành Inside và Outside.

Hình 6.2 : Hộp hội thoại Page Setup lớp Margins

• • •

Gutter: Khoảng cách dành ñể ñóng gáy sách. From edge: Khoảng cách từ mép của tờ giấy ñến Header hoặc Footer. Mirror margins: ðặt lề ñối xứng nhau. Nếu lệnh này có dùng, giấy sẽ ñược phân biệt là có trang lẻ và trang chẵn (Odd and Even), thường áp dụng ñể in sách.

2. Header – Footer Trình bày phần ñầu và phần cuối của trang in. - Menu View chọn lệnh Header/Footer... ñể vào cửa sổ Header/Footer có dạng tương tự như hình vẽ, lúc này văn bản sẽ chuyển sang màu xám. - Nhắp chọn biểu tượng lệnh Switch Between Header And Footer chuyển từ Header sang Footer hoặc ngược lại. - Biểu tượng lệnh Page Numbers text.

- Biểu tượng lệnh Date

ñể

ñể chèn số trang tự ñộng vào vị trí con trỏ

Hình 6.3: Header và Footer

ñể chèn ngày hiện hành vào vị trí con trỏ text. Trang 84

- Biểu tượng Time

ñể chèn giờ hiện hành vào vị trí con trỏ text.

- Nhắp nút lệnh Format Page Number

ñể chọn cách ñịnh dạng cho số trang.

Hình 6.4: Hộp hội thoại ñịnh dạng số trang

• Number format: Chọn dạng số thứ tự. • Include Chapter Number: Số trang sẽ ñược kèm với số chương. • Continue From Previous Section: Số trang nối tiếp với section trước ñó. • Start at: Số trang ñược bắt ñầu từ số … Có thể kết hợp gõ nội dung ngắn và nhắp biểu tượng ñể chèn số trang hoặc ngày giờ vào trong Header/Footer, ñây là một Paragraph ñã ñược cài trước 2 ñiểm dừng Tab. Tab 1: Loại Center Tab có ñiểm dừng ở giữa (3”). Tab 2: Loại Right Tab có ñiểm dừng bên phải (6”). Header/Footer cũng ñược trình bày và trang trí như một paragraph thông thường. Phần nội dung gõ vào trong Header/Footer sẽ hiện ra không thay ñổi ở vị trí ñầu/cuối mọi trang in. Việc chèn số trang có tác dụng tạo ra số trang tự ñộng tăng lên ở mỗi trang, nếu có chèn ngày và giờ thì cứ mỗi lần mở file, ngày giờ hiện hành sẽ ñược hiện ra.

3. In văn bản từ MS Word Máy in phải ñược chuẩn bị sẵn sàng như mở công tắc nguồn, nạp giấy... Với các máy cài Windows, nếu chưa cài ñặt máy in, phải vào chức năng Settings | Printers từ Menu Start trên màn hình Desktop ñể thiết lập máy in. Trong trường hợp không có máy in thật, người dùng vẫn có thể thiết lập một máy in giả ñể sử dụng ñược chức năng Print của Word.  Cách 1: Nhắp biểu tượng lệnh Print in tất cả các trang trong cửa sổ văn bản hịên hành.  Cách 2: Nhắp menu File chọn lệnh Print... • Printer – Name: Chọn tên máy in. • Page range: Chọn phạm vi in các trang văn bản. • All: In tất cả các trang trong văn bản.

Trang 85

• • •

• •

Current page: Chỉ in một trang hiện hành. Selection: Chỉ in ñoạn văn bản ñã ñược ñánh dấu chọn trước ñó Pages: In theo số trang chọn lựa bằng cách gõ các số trang vào, dùng dấu phẩy (,) ñể phân cách các trang rời rạc, dùng dấu gạch nối (,) ñể in các trang liên tiếp. Number of copies: Chọn số bản in. Print to file: Tính năng ñổi văn bản cần in thành file ở dạng mã nhị phân và có thể dùng lệnh in của hệ diều hành Dos ñể in file này.

Hình 6.4: Hộp hội thoại Print

Trang 86

BÀI TẬP Chọn khổ giấy A4, ñơn vị ño cm. Lề trái = lề phải = lề trên = lề dưới = 2cm. Tạo văn bản dưới ñây và lưu lên ñĩa với tên bienban.doc. CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ð>c l]p - T; do - H?nh phúc

BIÊN BẢN ð_I CHIaU CÔNG Ne VÀ THANH LÝ HeP ðjNG S\: 99/Hð_MB_PTTS Hôm nay, ngày 2 tháng 10 năm 2002, ñại diện hai bên sẽ là: Bên A: CÔNG TY PANACO ðịa chỉ : 333 Lê Văn Sỹ, Quận 3, Tp. Hồ CHí Minh ðiện thoại :  8222123 Do ông : LÊ ANH, Phó Giám ðốc làm ñại diện Bên B: CÔNG TY TNHH 3V ðịa chỉ : 123 Nguyễn Văn Trỗi, Quận 3, TP. Hồ CHí Minh ðiện thoại :  8123456 Do ông : PHAN MINH, Giám dốc làm ñại diện Hai bên tiến hành ñối chiếu chứng từ và thanh lý hợp ñồng số 99/Hð_MB_PTTS ngày 26/10/99 ðiều 1: Dựa vào ñiều 1 của hợp ñồng, bên A ñã giao hàng cho bên B gồm:

Stt

Tên hàng

ðVT

Số lượng

Thành tiền`

1 ðường Biên Hoà

Tấn

200,50

100.000

2 Bột ngọt Ajinomoto

Tấn

25,000

80.000

3 Bột ngọt A-one

Tấn

100,000

220.000

4 Gạo

Kg

10,25

140

Tổng cộng

540.000

ðiều 2: Bên B ñã thanh toán tiền hàng cho bên A 1. Phiếu thu 425 29/10/2002 150.000 USD 2. Phiếu thu 455+459+462 30/10/2002 180.000 USD 3. Phiếu thu 463 02/11/2002 210.000 USD ðiều 3: Cân ñối giữa khoản nợ hai bên Tính ñến ngày 12/12/2002, bên A còn nợ bên B: 5.000 USD. Bên A sẽ phải hoàn lại cho bên B ngay sau khi biên bản ñươc hai bên ký. Trang 87

Sau khi bên A thanh toán xong, hợp ñồng ñược thanh lý. Biên bản ñược lập thành 04 bản có giá trị ngang nhau, mỗi bên giữ 02 bản.

ðẠI DIỆN BÊN A

ðẠI DIỆN BÊN B

Trang 88