Mice

Herany Corporation/2009

Contact : +62 274 31531597

MICE Oleh : Heru Mulya Susanto

I.

Pengertian MICE Mice adalah kegiatan konvensi, perjalanan intensif dan pameran dalam industri. Secara teknis , MICE (Meeting, Incentive, Conference dan exhibition) digolongkan kedalam industri pariwisata. Dalam peritilah indonesia MICE diartikan sebagai wisata konvensi, dengan batasan : usaha jasa konvensi, perjalanan intensif, dan pameran merupakan usaha dengan kegiatanmemberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang (negarawan, usahawan, cendekiawan,dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. Pada umumnya kegiatan konvensi berkaitan dengan kegiatan usaha pariwisata lain, seperti transportasi, akomodasi, hiburan, perjalanan pra- dan pasca-konferensi (pre-and post-conference tours).

MEETING Meeting adalah istilah bahasa inggris yang berarti rapat, pertemuan atau persidangan.adalah merupakan hal yang lazim bahwa rapat, pertemuan atau persidangan ini diselenggarakan oleh kelompok orang yang tergabung dalam suatu asosiasi, perkumpulan atau perserikatan.

INCENTIVE Istilah incentive, oleh pemerintah indonesia seperti tercantum dalam undang-undang nomor 9 tahun 1990 tentang kepariwisataan, diartikan sebagai perjalanan insentif. Selanjutnya perjalanan insentif ini ditentukan kegiatan usahanya dalam surat keputusan Menparpostel nomor KM.108/HM.703/MPPT-91, bab 1 pasal 1 ayat b, yang merumuskan perjalanan insentif merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi mereka dalam kaitan penyelenggaraan konvensi yang membahas perkembangan kegiatan perusahaan yang bersangkutan.

Herany Corporation/2009

Contact : +62 274 31531597

CONFERENCE Istilah conference diterjemahkan dengan konferensi atau konperensi dalam bahasa indonesia yang mengandung pengertian sama. Dalam kaitannya dengan MICE, surat keputusan menteri pariwisata, pos dan telekomunikasi nomor: KM.108/HM.703/MPPT-91 menyebutkan bahwa konperensi, kongres atau konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompok orang (negarawan, usahawan, dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama.

EXHIBITION Exhibition berarti pameran. Dalam kaitannya dengan industri pariwisata, pameran termasuk dalam bisnis wisata konvensi. Hal itu diatur dalam surat keputusan Menparpostel RI nomor KM.108/HM.703/MPPT-91, bab 1 pasal 1c, yang berbunyi: pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebarluaskan informasi dan promosi yang ada hubungannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang ada kaitannya dengan pariwisata.

II.

Hal-Hal Yang berkaitan dengan MICE A. Ukuran MICE Ukuran (size) suatu konvensi dilihat dari segi jumlah peserta yang hadir dalam persidangan konvensi. Besar kecilnya jumlah peserta dalam persidangan konvensi ini menentukan ukuran konvensi besar, sedang, atau kecil. 1. MICE ukuran kecil Para perencana suatu MICE sebaiknya harus ingat perbedaan antara suatu MICE yang diselenggarakan oleh sebuah perusahaan atau korporasi dengan suatu MICE yang diselenggarakan oleh sebuah organisasi atau asosiasi. Apabila perusahaan atau korporasi mengadakan pertemuan para eksekutifnya juga organisasi atau asosiasi menyelenggarakan pertemuan para anggota dewan pimpinannya, maka persidangan

Herany Corporation/2009

Contact : +62 274 31531597

ini akan dihadiri oleh jumlah peserta yang terbatas. Karena itu MICE ukuran kecil dihadiri oleh 20-25 orang. 2. MICE Ukuran Sedang Disebut ukuran sedang karena jumlah peserta yang hadir dalam persidangan tidak terlalu kecil dan juga tidak terlalu besar. Daya tampung MICE jenis ini ialah 60 sampai 200 orang. Untuk MICE ukuran sedang masalah ruang sidang dengan perlengkapannya sudah mulai diperhatikan secara tehnis. 3. MICE Ukuran Besar Jelas sekali perbedaan antara MICE ukuran besar dengan MICE ukuran kecil atau sedang. MICE ukuran besar memiliki kebutuhan dengan skala ukuran lebih besar, lebih luas, dan lebih menyeluruh. MICE ukuran besar berkapasitas 200-20.000 orang atau lebih

B. Penentuan Pokok-Pokok MICE 1. Penentuan Lokasi Ada tiga hal yang perlu diperhatikan untuk membicarakan penentuan pokok-pokok MICE, yaitu (1) penentuan lokasi (site), (2) penentuan jadwal (date), dan (3) penentuan anggaran sementara (budget) dan penyelenggara. Dengan kata lain, yaitu membicarakan hal-hal yang menyangkut : ? Dimana kegiatan MICE itu akan diselenggarakan ? Kapankah kegiatan MICE itu diselenggarakan ? Berapa besar kira-kira penyelenggaraan MICE itu

anggaran

yang

dibutuhkan

untuk

Lokasi penyelenggaraan MICE hendaknya mudah dicapai dari dan ke bandar udara, berdekatan dengan hotel-hotel tempat peserta atau delegasi menginap, terletak di pusat kota, dekat dengan kantor/instansi pemerintahan, tidak jauh dari pusat perbelanjaan, bebas dari kemacetan lalu lintas menuju lokasi penyelenggaraan MICE. 2. Penentuan Jadwal

Herany Corporation/2009

Contact : +62 274 31531597

Berbicara tentang jadwal diselenggarakannya satu MICE yang tetap biasanya didasarkan pada pertimbangan datangnya musim (dingin, semi, panas, gugur), iklim, cuaca, bulan, hari, tanggal, jam (pagi, siang, sore, malam) serta perhatikan hari-hari raya dan liburan. 3. Anggaran (Budget) dan Penyelenggara MICE

Secara garis besar kegiatan MICE ini bisa dilakukan oleh setiap lembaga atau perusahaan oleh bagian Protokorel, Humas, atau Tata Rumah Tangga Perusahaan, namun sering kali pihak penyelenggar menunjuk sebuah event organizer sebagai pelaksana dengan alasan efisiensi waktu dan perlengkapan yang tidak semuanya dapat disediakan sendiri oleh penyelenggara, sesuai engan anggaran yang disediakan.

Event Organizer Event Organizer, adalah salah satu perusahaan yang bergerak di bidang Meeting, Incentive, Congress dan Exhibition (MICE) serta Launching Product, Outing, Gathering dan lainnya. Event Organizer sebagai salah satu perusahaan yang sudah berpengalaman dalam penanganan kongres, dapat membantu Anda dalam penanganan “ Meeting, Incentive, Congress, Exhibition” yang akan Anda selenggarakan. Peran Event Organizer dalam MICE A. Sebagai Konsultan Official Congress Organizer sebagai konsultan dari Panitia dalam manajemen kongres, yaitu: 1. Perencanaan (Planning), antara lain: -

pemilihan waktu dan tempat

-

pembentukan panitia

-

penyusunan anggaran keuangan

-

penyusunan program kerja

2. Pengorganisasian (Organizing):

Herany Corporation/2009

Contact : +62 274 31531597

-

Menentukan pembagian kerja di antara anggota panitia

-

Menentukan sistem administrasi: * Keuangan * Registrasi * Surat menyurat * Kearsipan

3. Pengawasan dan pengontrolan (Controlling), antara lain: -

Memberikan usulan kepada Ketua Panitia untuk mengadakan meeting dengan masing masing bidang kepanitiaan secara rutin, dan bila diperlukan di luar meeting rutin.

-

Mencatat semua keputusan meeting dan mengecek pelaksanaan dari keputusan tersebut untuk dilaporkan pada meeting berikutnya sebagai evaluasi dari pelaksanaan keputusan tersebut.

B. Sebagai Pelaksana 1. Perizinan: -

Menyusun surat permohonan izin ke Pemerintah sesuai peraturan yang berlaku.

-

Menyampaikan permohonan izin tersebut ke Pemerintah.

-

Follow Up sampai keluar surat izin dari Pemerintah.

2. Perencanaan: -

Bersama Panitia menyusun Rencana Anggaran Kongres secara keseluruhan. Bersama Panitia menyusun Rencana Kerja Kongres.

3. Penyambutan di Bandara:

Herany Corporation/2009

-

Contact : +62 274 31531597

Membantu kemudahan proses imigrasi, Douane

-

Menyediakan penyambutan kepada para peserta dan tamu VIP selama kongres berlangsung.

-

Kepada para tamu VIP akan diberikan pengalungan bunga oleh para gadis dengan berpakaian adat.

-

Kedatangan para tamu rombongan akan disambut dengan tarian atau Reog Ponorogo gegap gempita.

4. Akomodasi : -

Menghubungi hotel venue maupun satelite hotel untuk mengadakan block booking atas semua fasilitas hotel yang diperlukan termasuk alat alat audio visual.

-

Membicarakan dengan pihak hotel venue maupun satellite hotel untuk mendapatkan tariff khusus untuk kongres.

-

Membicarakan dengan panitia untuk menentukan tarif hotel kepada para peserta.

-

Mengadakan hubungan yang akrab dengan para petugas hotel agar dalam pelaksanaan nanti semuanya berjalan lancar.

-

Membicarakan menu makanan yang akan dihidangkan selama kongres berikut harganya.

-

Menyusun sistim pemesanan, agar tidak terjadi hal hal yang tidak diinginkan.

-

Menerima pemesanan kamar hotel dan uang muka pemesanan.

-

Mengirimkan surat konfirmasi kepada peserta yang memesan kamar hotel.

-

Menyampaikan semua pemesanan kamar ke hotel yang bersangkutan dan menyerahkan uang muka pemesanan.

-

Membantu peserta dan panitia dalam berhubungan dengan hotel bila diperlukan.

5. Makanan dan Minuman :

Herany Corporation/2009

Contact : +62 274 31531597

-

Menyediakan makanan dan minuman selama persiapan dan event berlangsung

-

Menghubungi Rumah makan di Hotel untuk memberi harga khusus kepada para peserta yang menginap di hotel tersebut.

-

Menghubungi Restauran dan toko roti untuk mengikuti pameran selama event berlangsung.

6. Pendaftaran Peserta: -

Menyusun sistim registrasi yang praktis untuk memudahkan pemantauan.

-

Mengirimkan announcement kepada semua calon peserta dengan sistim yang disetujui panitia.

-

Menerima pendaftaran dan menyusun file data peserta. Menerima uang pendaftaran dan mengelola sesuai perjanjian dengan panitia.

7. Keuangan: -

Membantu menyusun sistim uang masuk dan keluar dan meminta persetujuan panitia.

-

Menerima uang masuk dan mengelola sesuai dengan sistim yang telah ditentukan bersama panitia.

8. Sekretariat: -

Menempatkan petugas sekretariat di tempat yang ditentukan panitia sebagai sekretariat kongres sesuai kebutuhan.

-

Melaksanakan korespondensi dan sistim komunikasi melalui telex, telepon dan facsimile.

-

Mempersiapkan dan melaksanakan sistim kearsipan yang berisi catatan catatan dan korespondensi.

-

Menyiapkan berkas berkas kongres yang akan diberikan kepada peserta saat registrasi ulang.

Herany Corporation/2009

9.

Contact : +62 274 31531597

-

Menyusun dan melaksanakan sistim registrasi untuk peserta di tempat kongres.

-

Melaksanakan pelayanan informasi di tempat kongres.

-

Membuat catatan catatan yang diperlukan untuk menyusun laporan.

-

Menyusun laporan apabila kongres selesai.

Ilmiah: -

Membantu Seksi Ilmiah :

-

Menyusun acara ilmiah yang akan digelar selama kongres.

-

Melaksanakan korespondensi dengan para pembicara, ketua sidang dan sekretaris sidang.

-

Memantau penyediaan alat audio visual yang diperlukan.

-

Memantau penyusunan ruang sidang yang diperlukan.

-

Mengawasi jalannya sidang ilmiah dan mengatasi apabila ada kesalahan teknis bersama petugas hotel.

10.Transportasi: -

Menyediakan alat transportasi yang diperlukan untuk penjemputan dari airport, shuttle service hotel venue hotel, acara sosial dan tour.

-

Menyusun sistim dan melaksanakan penjemputan peserta di airport untuk diantar ke hotel.

-

Menyusun sistim dan melaksanakan shuttle service hotel venue hotel.

-

Membantu rekonfirmasi tiket dan melayani pemesanan tiket di tempat kongres.

11.Acara Sosial: -

Mengurus tempat upacara pembukaan dan penutupan, menurut sistim dan protokoler yang berlaku.

Herany Corporation/2009

Contact : +62 274 31531597

-

Menghubungi artis untuk acara malam kesenian (cultural evening), pesta ‘selamat datang’ (welcome party) dan pesta ‘perpisahan’ (farewell party).

-

Memesan dan merekonfirmasi lokasi untuk field trip / technical visit.

-

Memberikan masukan kepada panitia untuk acaraacara tertentu (permainanpermainan) yang diperlukan untuk acara.

12.Tour dan Acara Pendamping: -

Menyusun acara tour dan ladies program.

-

Menerima pendaftaran untuk acara tersebut.

-

Melaksanakan acara tersebut dengan lancar dan tertib.

13.S p o n s o r : -

Mengadakan korespondensi dengan sponsor sesuai petunjuk panitia. Menindaklanjuti kesediaan sponsor sesuai petunjuk panitia.

14.Pameran: -

Menghubungi kontraktor booth pameran.

-

Menyusun denah ruang pameran bersama kontraktor pameran.

-

Mengadakan korespondensi dengan peserta pameran.

-

Mengawasi saat booth didirikan.

15.Publikasi: -

Menghubungi wartawan untuk jumpa pers dan memantau pelaksanaan acara tersebut.

-

Menghubungi Stasiun TV untuk penayangan acara pembukaaan dan penayangan iklan kongres.

-

Mengirimkan poster ke alamatalamat sesuai petunjuk panitia.

Herany Corporation/2009

Contact : +62 274 31531597

Untuk menangani MICE tentunya akan menyita banyak waktu, tenaga, pikiran dan juga biaya, Anda tidak harus kehilangan semua itu, sehingga tidak menggangu kegiatan pokok yang lebih penting daripada penanganan acara tersebut, sementara acara itu pun harus tetap berjalan lancar dan sukses, anda dapat mempercayakannya kepada Event Organizer .