Metodologie Audit

METODOLOGIE PENTRU COMPLETAREA PACHETULUI DE AUDIT

Cuprins

a) Declaraţia de difuzare trebuie să fie completată cu totalurile formularelor anexe.

1. Consideraţii generale 1.1. Conţinutul pachetului de audit 2. Modul de completare a pachetului de audit 3. Modul de întocmire a pachetului de audit 3.1. Caracteristici generale 3.2. Modul de completare a formularelor anexe

b) Formularele anexe prezentate mai sus vor fi completate de compartimentul de distribuţie al editorului (sau orice alt compartiment care ţine evidenţa tirajului şi/sau se ocupă de distribuţie). Cifrele din formulare vor avea ca sursă de completare numai documentele utilizate de acest compartiment.

3.2.1. Sumarul tirajului brut 3.2.2. Declaraţia de vânzări 3.2.3. Declaraţia de distribuire gratuită şi a copiilor barter

1. Consideraţii generale Pe parcursul auditurilor s-a constatat că editorii au avut probleme în ceea ce priveşte completarea declaraţiei de difuzare, conceptele cuprinse în aceasta fiind neclare. De aceea, pe lângă declaraţiile existente în pachetul de audit vom cuprinde şi această metodologie care va avea rolul de a explica concret modul de completare a declaraţiilor. De asemenea, aceasta metodologie va ajuta la omogenizarea prezentării şi completării pachetelor de audit. Pentru aplicarea capitolului 4.4 din Regulamentul de control al cifrelor de difuzare, auditorul va înregistra şi deci va certifica în Raportul de audit şi în Certificatul de Audit numai cifrele atestate prin documente justificative. 1.1. Conţinutul pachetul de audit: - cerere de audit; - informaţii generale; - despre editor; - despre compartimentele editorului implicate în tiraj; - despre publicaţie; - declaraţia de difuzare; - formulare anexe: - sumarul tirajului brut; - declaraţia de vânzări; - declaraţia de distribuire gratuită şi a copiilor barter.

2. Modul de completare a pachetului de audit Pachetul de audit va fi completat manual sau informatic. În acest sens editorul poate solicita pachetul de audit pe dischetă sau e-mail Editorul va lista formularele anexă şi declaraţia de difuzare, le va semna şi ştampila acolo unde este cazul şi le va trimite auditorului împreună cu celelalte elemente ale pachetului de audit.

3. Modul de întocmire a pachetului de audit 3.1. Caracteristici generale

c) Formularele anexe vor fi completate pentru fiecare lună din semestrul auditat, iar cu totalul pe fiecare lună se va completa declaraţia de difuzare (câte 1 exemplar din fiecare tip de formular anexă va fi ataşat la declaraţia de difuzare pentru fiecare din cele 6 luni ale perioadei de audit). d) Formularele anexe şi declaraţia de difuzare vor trebui semnate în albastru de persoanele menţionate pe ele. e) Retururile se completează: - acolo unde pot fi identificate pe număr de apariţie, se vor completa pe număr de apariţie, - iar acolo unde nu se pot identifica pe număr de apariţie se va prezenta doar totalul şi media pe apariţie (total lunar / număr de apariţii).

3.2.

Modul de completare a formularelor anexe

3.2.1. Sumarul tirajului brut (vezi definiţia “tiraj brut” din Regulamentul de control al cifrelor de difuzare) Această declaraţie va fi completată pentru fiecare tipografie unde s-a realizat tipărirea copiilor publicaţiei auditate. Sursele pentru aceasta declaraţie pot fi după caz: a) pentru editorul care îşi tipăreşte copiile la tipografia proprie: - nota de predare încheiată între tipografie şi editor, sau - aviz de expediţie încheiat între tipografie şi editor, sau - alte documente justificative care să ateste transferul copiilor între tipografie şi distribuţie.

b) pentru editorul care îşi tipăreşte copiile la alte tipografii: - aviz de expediţie, încheiat între tipografie şi editor, sau - facturile primite de la tipografie, încheiate între tipografie şi editor, sau

Biroul Român de Audit al Tirajelor - alte documente justificative care să arate transferul copiilor între tipografie şi editor. Între documentele menţionate mai sus (în paragraful 3.2.1) şi comenzile către tipografie trebuie să existe corelaţie; corelaţia va fi verificată de auditor. 3.2.2. Declaraţia de vânzări (vezi definiţiile din Regulamentul de control al cifrelor de difuzare) Această declaraţie va fi completată după caz, astfel: - pentru difuzorii care au o pondere mai mare de 5% din totalul difuzat al publicaţiei auditate se va completa distinct pe fiecare difuzor în parte şi pe fiecare lună, iar în cadrul lunii, pe zile; - pentru difuzorii care au o pondere mai mică de 5% din totalul difuzat al publicaţiei auditate se va completa o singură declaraţie de vânzări cumulativă pentru toţi aceşti difuzori pe fiecare lună. Atenţie! Conform definiţiei din Regulament a “Copiei vândute”: VÂNZĂRI = TOTALUL COPIILOR DATE SPRE VÂNZARE – RETURURI Atât totalul copiilor livrate cât şi retururile trebuie să fie cele corespunzătoare perioadei auditate (chiar dacă retururile au fost evidenţiate în contabilitate în altă perioadă decât cea auditată). Sursele pentru această declaraţie raportate la modalitatea de distribuţie pot fi după caz: a) pentru abonamente: - abonamente făcute în sistem propriu: - chitanţe fiscale încheiate între editor şi abonat sau - avize de expediţie încheiate între editor şi abonat sau - alte documente care să ateste transferul copiei către abonat. - abonamente făcute prin alţi intermediari: - avize de expediţie încheiate între editor şi intermediar sau - facturi încheiate între editor şi intermediar sau - alte documente care să ateste transferul copiei către intermediar. b) pentru vânzări cu bucata şi export: - avize de expediţie încheiate între editor şi difuzor sau

sau - alte documente care să ateste existenţa retururilor raportate de către difuzor. Între documentele menţionate mai sus (în paragraful 3.2.2) şi cererile de abonamente, comenzile făcute de difuzori şi procesele verbale de retur trebuie să existe corelaţie; corelaţia va fi verificată de auditor. 3.2.3. Declaraţia de distribuire gratuită şi a copiilor barter (vezi definiţiile din Regulamentul de control al cifrelor de difuzare) Sursele pentru această declaraţie pot fi după caz: a) pentru distribuţie gratuită: - abonamente gratis: - decizia de acordare sau cererea aprobată de o persoană abilitată din partea editorului sau - alte documente care să ateste transferul copiei gratuite către abonat. - copii gratis la cerere: - cererea de gratuităţi aprobată de o persoană abilitată din partea editorului sau - alte documente care să ateste transferul copiei gratuite. - copii promoţionale: - decizia de acordare a copiilor promoţionale din partea editorului sau - alte documente care să ateste transferul copiei promoţionale. b) pentru copii barter: - facturi încheiate între editor şi persoana juridică beneficiară a barterului, sau - contracte de barter încheiate între editor şi persoana juridică beneficiară a barterului, sau - alte documente care să ateste transferul copiilor în sistem barter. Notă: dacă compartimentul de distribuţie al editorului (sau orice alt compartiment care ţine evidenţa tirajului şi/sau se ocupă de distribuţie) îşi ţine evidenţele şi situaţiile centralizatoare cu ajutorul unui program informatic, el poate să îl utilizeze în completarea declaraţiei de difuzare, cu condiţia ca pentru evidenţele proprii să se fi utilizat ca sursă documentele justificative la care s-a făcut referire in paragraful 2.2 al metodologiei.

- facturi încheiate între editor şi difuzor sau - alte documente care să ateste transferul copiilor către difuzor. c) pentru retururi: - avize de expediţie încheiate între difuzor şi editor sau - facturi încheiate între difuzor şi editor

Pagina 2/2