Memulai Bisnis E.o

Event Organizer EO atau event organizer artinya adalah mengorganisir kegiatan yang bersifat evently (sewaktu-waktu) tidak kontinyu dan obyek yang di kerjakan selalu berubah. Pada saat ini banyak perusahaan menggunakan jasa EO untuk mengerjakan event-event perusahaan mereka. Peluang inilah yang dapat kita kerjakan, karena banyak perusahaan yang tidak mau ambil pusing untuk mengerjakan eventnya. EO yang professional adalah EO yang dapat memberikan ide-ide kreatif dan dapat memberikan solusi-solusi yang inovatif kepada klien untuk mempromosikan prodak mereka. Yang paling penting dalam membuat event adalah dapat menterjemahkan maksud dan tujuan dari klien ke dalam sebuah event. EO harus memiliki jiwa team work yang sangat kuat karena ini akan mempengaruhi dalam membuat event, sebaiknya EO dikelola dengan personil yang tidak terlalu banyak (max 5 orang) yang lainnya lebih baik outsourching dan di rekrut pada saat menjelang hari H. Dalam mendapatkan project harus di pastikan pekerjaan yang diterima ada dananya, dan pastikan juga kita mendapatkan termin pembayaran yang pasti dan tertuang dalam perjanjian hitam diatas putih (kontrak). Lebih baik lagi sebelum event berjalan kita sudah mengetahui dan kenal dengan bagian keuangannya agar invoice yang kita kirim tidak lama pencairannya. Pada saat membuat budjet jangan mencari keuntungan yang berlebih (mark up), sebaiknya dengan maximum fee cukup sebesar 10 - 20 %,. Keterbukaan dalam membuat anggaran akan memudahkan klien mempercayai kinerja EO, dan lebih baik klien diajak berdiskusi dan berunding hal budget , dan jangan lupa selalu menyertakan Pajak. Sebelum kita menjadi owner dari EO, sebaiknya bergabunglah terlebih dahulu dalam sebuah EO dengan segment tertentu, apakah itu Wedding,event etc. dan pelajari banyak hal disana. Karena core dari EO adalah menjual jasa dan yang paling terpenting bagi sebuah EO untuk mendapatkan JOB adalah Trust/kepercayaan. Beberapa hal yang sebaiknya kita persiapkan dalam mendirikan event organizer, sebagai berikut: 1. Tempat. Apakah harus menyewa tempat atau bisa dijalankan dari rumah? Biayanya akan lebih tinggi jika harus menyewa tempat sendiri, padahal mungkin Anda tidak menggunakan

kantor setiap hari. Anda mungkin akan lebih sering mengunjungi klien diluar kantor. Karena itu jika dana Anda terbatas bisa dipertimbangkan untuk berkantor di rumah. 2. Sediakanlah modal yang cukup untuk keperluan sebagai berikut: o Modal awal membuka usaha (perijinan, inventaris kantor seperti komputer, telpon, fax, meja kursi, kendaraan) o Modal kerja untuk membayar biaya operasional selama perusahaan belum menghasilkan keuntungan. Biaya operasional antara lain listrik, telpon, gaji karyawan, kas kecil, dan lain-lain. Siapkanlah modal kerja minimal 6 s/d 12 bulan, atau jika Anda optimis bisa disiapkan 3 bulan saja. o Untuk pajak bisa dipotong dari laba kotor, sehingga laba bersih menjadi milik perusahaan. Untuk mengetahui apakah bisnis anda untung atau rugi tentunya harus membuat laporan Laba Rugi secara rutin tiap bulan. 3. Rencana pengendalian keuangan: o Proyeksi laba rugi, arus kas, dan Neraca sampai dengan minimal 1 tahun atau sampai dengan 3 tahun ke depan. Tujuannya adalah agar dengan menetapkan target pemasukan (omzet) pada laporan Laba Rugi, Anda bisa memperkirakan dari pemakaian modal pada laporan arus kas kapan bisa break even. Kemudian melihat perkembangan harta kekayaan perusahaan di laporan Neraca o Menyelenggarakan administrasi usaha secara tertib dengan melakukan pembukuan secara rutin.misalnya dengan membuat buku kas harian dan buku kas bulanan. 4. Strategi pemasaran: o Buatlah strategi penetapan harga fee yang kompetitif atas pemakaian jasa Anda o Tetapkanlah siapa target market bisnis Anda o Jasa apa saja yang ditawarkan event organizer Anda o Buatlah strategi promosi yang ampuh dan mudah dijalankan, agar event organizer Anda cepat dikenal orang. Membuat proposal sebuah event adalah membuat penawaran ide dan gagasan yang terkonsep atau gambaran rinci tentang sebuah event yang akan diselenggarakan secara tertulis. Disinilah kita harus bisa menjual gagasan semenarik mungkin karena proposal adalah ujung tombak yang digunakan untuk presentasi dengan klien. sebelum menyusun propsal alangkah baiknya kita membuat kerangka proposal event yang akan kita selenggarakan. Pembuatan kerangka proposal akan mempermudah penyusunan, baik redaksional maupun

tatannanya, selain itu juga akan meminimalisir kesalahan atau kekurangan penginputan data yang diperlukan untuk dicantumkan dalam proposal kita. Agar dapat menyediakan informasi yang memadai sesuai kebutuhan calon sponsor, sebuah proposal harus mengandung bagian-bagian beriku ini : Gambaran Umum Gambaran umum memberi gambaran mengenai organisasi kita dan manfaat yang dapat kita tawarkan kepada sponsor Rincian event Lembar informasi yang berisi daftar tanggal, jam, lokasi, proyeksi jumlah dan profil pengunjung, harga tiket, jumlah keanggotaan, dan sebagainya. Semuanya berkaitan dengan data kuantitatif, informasi yang disediakan disini bervariasi, tergantung pada jenis acara yang diselenggarakan. Anggaran Pada saat menyususn anggaran, buatlah serealistis mungkin. hindari kesan Mark Up yang berlebihan karena akan mencerminkan pribadi yang rakus. lebih baik realistis tapi manis, bukan? Rencana Pemasaran Rencana pemasaran untuk event yang telah kita susun dicantumkan pada bagian ini. Rencana tersebut menjelaskan bagaimana kita akan memasarkan event kita, nilai dari semua komponen pemasaran, media yang akan kita gunakan dan rencana publikasi Desire Proposal selayaknya bisa mengugah calon sponsor untuk segera memanggil kita dan membicarakan gagasan kita. Buat gagasan tersebut menjadi sebuah gagasan yang langka, baru dan unik. Tekankan pula bahwa gagasan tersebut harus segera diwujudkan, jika tidak gagasan tersebut akan diwujudkan oleh produk kompetitornya, dan akan rugi kalau tidak segera merealisasikannya. Riset Pasar Untuk mendapatkan sponsor, kita harus memiliki informasi menyeluruh mengenai pasar sasaran kita, paling tidak profilnya siapa mereka, tingkat pendidikan dan pendapatan mereka, dimana mereka tinggal dan sebagainya. Tentu ini diperoleh dari riset, jangan menggunakan istilah yang umum dalam menggambarkan pasar kita. Ini menunjukan bahwa kita tidak tahu siapa pasar kita yang sesungguhnya. Contoh istilah umum yang digunakan untuk

menggambarkan pasar sasaran adalah seperti “pencinta seni”, “pengunjung mall” atau masyarakat umum dan sebagainya. Paket Manfaat Tampilkan semua manfaat yang ditawarkan kepada calon sponsor dengan mengambil daftar inventaris manfaat. Manfaat yang dicantumkan dalam daftar harus merupakan paket lengkap yang sesuai untuk suatu calon sponsor tertentu, tetapi jangan mencantumkan semua manfaat yang ada dalam daftar inventaris. Mengemas manfaat menjadi suatu paket yang customized untuk calon sponsor tertentu sangatlah penting. Gunakan tanda untuk masingmasing manfaat, untuk mempermudah pemahaman calon sponsor, kita juga dapat mengelompokan manfaat tersebut kedalam kategori yang telah ditetapkan dalam daftar inventaris manfaat. Investasi dalam bagian ini, kita harus merinci semua bentuk investasi yang dapat di kontribusikan oleh sponsor. Investasi tersebut dapat berbentuk uang tunai, jasa atau barang, dukungan promosi yang secara langsung menguntungkan EO kita. Dalam bagian ini kita harus memasukan batas tanggal pelunasan pembayaran berikut insentif yang kita tawarkan Setelah calon sponsor yakin dengan gagasn kita, kita tinggal menunggu tindakan mereka. Biasa jadi dalam satu minggu kita diminta datang untuk melakukan brainstorming. Tetapi jika ternyata belum ada jawaban, tidak ada salahnya kita yang action terlebih dahulu menanyakan kepastian pada mereka. Ada siasat jitu agar proposal yang disampaikan dapat segera dibaca, antara lain dengan teknik pengiriman yang tepat, misalnya melalui email atau facsimile, ada kecenderungan bahwa surat yang dikirim melalui facsimile dianggap sangat penting dan mendesak. bisa juga dilakukan berupa paket yang bikin heboh? Semua memang mesti dicoba. Suksesnya sebuah pertunjukan atau acara nggak lepas dari kerja keras beberapa orang kreatif yang tergabung pada sebuah tim. Mereka lebih dikenal dengan sebutan EO “Event Organizer”. Gampang-gampang susah, kata yang pantas kalo kita berbicara tentang aktifitas EO. Bisa mengemas acara yang menarik, sehingga semua tamu atau orang yang datang untuk menyaksikan acara tersebut dapat terpuaskan, bukan hal yang gampang. Kita membutuhkan ide-ide kreatif sehingga acara yang dibuat tidak membosankan. Tapi, EO juga tidak bisa dikendalikan satu orang saja, dibutuhkan banyak orang yang satu tujuan dan mau saling bekerjasama. Apabila ketemu sama tim yang solid, semuanya jadi terasa lebih gampang.

Dalam satu tim tidak hanya mengandalkan orang yang otaknya jago saja, tapi lebih kepada kebersamaannya. Dalam EO kita butuh sama orang yang mau bekerja keras, tidak kenal waktu, pintar berkomunikasi, cekatan dan peka. Bekerja keras, karena dalam membuat sebuah acara sifatnya hanya sesaat dengan kata lain, untuk membuat sebuah acara satu hari penuh, kita butuh waktu persiapan tiga bulan, sebulan, dua minggu atau seminggu. Dalam waktu itu, kita dituntut untuk bekerja keras melakukan persiapan sehingga ketika hari “H” semua berjalan lancar. Melakukan lobby adalah kunci utama, karena dalam membuat acara kita butuh dana, dan untuk mendapatkan dana tersebut, kita mesti cari sponsor. Banyak yang mengakui mereka yang biasa bergerak di bidang EO kendala pertama muncul pada sponsor. Apalagi kalo ini kali pertama kita bikin EO. Kunci utama disini adalah komunikasi yang bagus dan kepercayaan. Kalo kita bisa berkomunikasi maka akan tercipta sebuah kerja sama dan akhirnya tumbuh rasa saling percaya. Bagaimana caranya kita mampu membuat sponsor yakin kalo dia bakal untung banget mau bekerjasama dengan kita. Lewat proposal yang oke kita gaet sponsor dan berusaha untuk dapat memuaskan mereka. Membuat acara yang bagus, menarik dan berkualitas, dalam waktu yang relatif pendek, pasti dong kita nggak bisa main-main dan lambat. Semua harus cekatan ngurusin banyak hal, muali dari pembuatan proposal, mencari sponsor, menghubungi pengisi acara, promosi, membuat rundown (skenario) acara, konsumsi, peralatan dan masih banyak lagi yang lainnya. Dengan kata lain untuk membuat semua itu berjalan dengan baik, selain dibutuhkan teamwork yang solid juga di butuhkan ide-ide yang kreatif dan inovasi - inovasi yang menarik dan dapat diterima oleh masyarakat. Disadur dari beberapa literature Semoga bermanfaat 19ers4love