Manual+mutu+sukarami.docx

MANUAL MUTU

PEDOMAN

Puskesmas Sukabangun

No.Dok No.Revisi Tanggal Halaman

: : 00 : Januari 2016 : 1/8

Tanda Tangan Kepala Puskesmas

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Puskesmas merupakan pusat penggerak pembangunan berwawasan kesehatan, pusat pemberdayaan masyarakat dalam kemandirian hidup sehat, pusat Pelayanan Kesehatan Strata Pertama. Untuk dapat melaksanakan fungsi tersebut, maka perlu ditunjang sarana dan prasarana yang memadai, berupa sarana fisik (bangunan gedung, peralatan medis maupun non medis) serta sumber daya manusia. Selain itu, agar dapat melaksanakan fungsi Puskesmas sebagaimana mestinya, harus ditunjang dengan manajemen yang baik, dimana diperlukan perencanaan yang jelas, strategi pelaksanaan yang terarah. Demikian juga diperlukan pengawasan, pengendalian, penilaian dan evaluasi terhadap semua kegiatan Puskesmas. Menghadapi tantangan era globalisasi dalam persaingan bebas dan ketat, maka perlu peningkatan mutu pelayanan kesehatan di Puskesmas agar bisa memenuhi tuntutan sesuai standar Akreditasi. Pedoman mutu ini akan menjadi pedoman Puskesmas dalam menyelenggarakan kegiatan pelayanan secara berdaya

guna dan berhasil guna, serta

menjelaskan secara garis besar sistem manajemen mutu Puskesmas ……………... Pedoman /Manual mutu Puskesmas ………….. ini dibuat dengan tujuan menjelaskan secara garis besar sistem manajemen mutu Puskesmas Kecamatan …………...

B. Profil Puskesmas …………

a. . Sejarah Puskesmas ……………… Puskesmas ………… berdiri sejak tahun ....... dengan nama Puskesmas ………… dimana tanahnya merupakan tanah hibah dari .................. dengan wilayah kerja Kecamatan ……….., dengan …….kelurahan/desa yaitu Kelurahan / desa ........ Pada tahun ....... Gedung Puskesmas ini direhab dengan dana APBN. Tahun ....... Dan pada bulan …. tahun ….. Puskesmas ….. diresmikan untuk pemakaian gedung baru. Pada tahun 2015 banyak pencapaian yang diraih Puskesmas yaitu diterimanya sertifikasi ISO 9001: 2008 dari Auditor NQA Palembang hal ini menunjukkan bahwa Puskesmas Sukarami telah terstandarisasi internasional. b.Gambaran Umum Puskesmas ……….. Letak Puskesmas …… sangat strategis, ditengah-tengah padat penduduk

di Kebun Bunga dekat

dengan pasar, tepatnya di jalan Kebun Bunga RT.36/05, Kelurahan Kebun Bunga , Kecamatan Sukarami

1.Kondisi Geografis a.Batas Wilayah Berdasarkan posisinya,Puskesmas Sukarami berada di kecamatan Kebun Bunga .Semua wilayah bisa ditempuh dengan jalur darat.berdekatan dengan perkantoran seperti kantor Camat Sukarami,Kantor KUA,Kantor Diknas,Dan Kantor Lurah Kebun Bunga. Letak Puskesmas Sukarami yang berada kira-kira 500m dari tepi jalan kol.H.Burlian dan tidak dilewati oleh jalur kendaraan umum,maka pengunjung Puskesmas harus menggunakan kendaraan pribadi atau ojek.



Sebelah Utara

Kelurahan Srijaya,Suka Bangun



Sebelah Selatan

Kelurahan Kenten



Sebelah Barat

Kelurahan Karya Baru



Sebelah Timur

Kelurahan Sukajadi

b.Luas Wilayah Secara Administrasi pemerintahan,luas wilayah Puskesmas Sematang Borang 1.550 ha. Puskesmas Sukarami mempunyai wilayah kerja meliputi 2 kelurahan yaitu Kelurahan Kebun Bunga,Sukarami. Terdiri dari 27 RW dan 122 RT.

Tabel 1. Luas Wilayah Kerja Puskesmas Sematang Borang NO

KELURAHAN

LUAS

1

Kebun Bunga

750 ha

2

Sukarami

800 ha

Total

1.550 ha

2.Keadaan Demografi Berdasarkan hasil pendataan dari Kelurahan dan Kecamatan , jumlah penduduk diwilayah Puskesmas Sukarami pada taunun 2015 berjumlah 52.039 jiwa.

Tabel 2. Peta Demografi di Wilayah Kerja Puskesmas Sematang Borang

No

Deskripsi

20 21 22 23

Luas Wilayah Jumlah Penduduk - Laki-laki - Perempuan Jumlah Kepala Keluarga (KK) a. KK Gakin b. KK Non Gakin Jumlah RT Jumlah RW Jumlah Ibu hamil (Bumil) Jumlah Ibu Bersalin (Bulin) Jumlah Ibu Nifas (Bufas) Jumlah Pasangan Usia Subur (PUS) Jumlah Peserta KB Aktif Jumlah Bayi (0-6 Bulan) Jumlah Bayi (6-12 Bulan) Jumlah Anak Balita ( 1-<2 tahun) Jumlah Anak Balita (2-<3 tahun) Jumlah Remaja Jumlah Usila Jumlah Taman Kanak Kanak (TK) Jumlah SD / Madrasah Ibtidaiyah a. Negeri b. Swasta Jumlah SMP / Madrasah Tsanawiyah a. Negeri b. Swasta Jumlah SMA / Madrasah Aliyah a. Negeri b. Swasta Jumlah Akademi a. Negeri b. Swasta Jumlah Perguruan Tinggi a. Negeri b. Swasta Jumlah Kantor Jumlah Hotel Jumlah Toko Jumlah Pasar

24 25 26 27 28 29 30 31

Jumlah Restoran / Rumah Makan Salon Kecantikan Jumlah Masjid Jumlah Pesantren Jumlah Langgar / Musholla Jumlah Gereja Jumlah Pura Jumlah Kelenteng / Vihara

1

2

3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

16

17

18

19

Nama Kelurahan

Jumlah Total

1 Lb Gajah 291 ha 21906 10979 10927

2 Srimulya 794.5 ha 8572 4180 4392

3 Suka Mulya 1112.5 ha 3274 1672 1602

4 Karya Mulya 663 ha 4109 2109 2000

2861 ha 37861 18940 18921

2585 3552 69 14 503 529 529 5972 5284 191 206 489 325 3286 7229 9

1312 1284 35 7 197 187 187 2290 1955 74 81 192 128 1335 2024 4

493 297 17 4 75 72 72 844 712 28 32 73 49 450 1118 0

558 806 12 2 94 99 99 645 567 35 39 97 61 588 854 0

4948 5939 133 27 869 887 887 9751 8508 228 363 358 563 5659 11225 13

2 1

1 1

1 0

0 0

4 2

0 1

1 0

0 0

0 0

1 1

0 1

0 0

0 0

0 0

0 1

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0 1 0 9

0 0 2 0 3

0 0 1 0 0

0 0 1 0 3

1

1

0

0

0 0 5 0 15 2

15 7 9 0 6 2 0 0

1 2 3 0 5 0 0 0

0 0 4 0 4 0 0 0

0 0 0 0 4 0 0 0

16 9 16 0 19 2 0 0

32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57

Jumlah Rumah Jumlah Rumah Sehat Jumlah Jamban Sehat Sumber Air Bersih (PDAM) SAB Sumur Gali SAB Sumur Tangan SAB Sumur Artesis SAB Air Hujan SAB Air Sungai Peserta Asuransi Kesehatan (Askes) Asuransi Jamsostek Asuransi Kesehatan Lainnya Jumlah Panti Jompo Jumlah Panti Pijat Jumlah Praktek Bidan Jumlah Pengobatan Tradisional Jumlah Rumah Sakit Pemerintah Jumlah Rumah Sakit Swasta Jumlah Balai Pengobatan Jumlah Praktek Dr Umum Jumlah Praktek Dr Gigi Jumlah Praktek Dr Bersama Jumlah Laboratorium Kesehatan Jumlah Apotik Jumlah Optik Jumlah Toko Obat

5835 5500 5500 4569 3412 0 0 0 0

1824 1409 1409 1375 94 0 0 0 58

728 628 628 126 304 0 0 0 64

599 508 508 159 246 0 0 0 0

8986 8045 8045 6229 4056 0 0 0 122

0 0 0 0 8 0 0 1 0 2 2 0 0 3 0 0

0 0 0 0 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 10 0 0 1 0 2 2 0 0 3 0 0

3.Sosial Ekonomi Berdasarkan keadaan sosial ekonominya, a.Pendidikan b.Mata pencaharian penduduk diwilyah kerja Puskesmas Sukarami yaitu diantaranya : Pegawai Negeri,Pedagang,Pensiunan,Pengrajin,Buruh Harian. c.Agama Sebagian besar penduduk yang berada diwilayah kerja Puskesmas Sematang Borang merupakan pemeluk agama Islam.

4.Data Umum Puskesmas Sematang Borang.

A.Unit Kerja Berbasis Masyarakat ( UKBM ) 1.Posyandu Dengan jumlah Posyandu sebanyak 18 buah, Posyandu didistribusikan berdasarkan kriteria posyandu, sebagai berikut : Tabel 3.1 Jumlah Posyandu di Wilayah Kerja Puskesmas Sukarami No. Kriteria 1 Mandiri 2 Purnama 3

Madya

Jumlah Nama Posyandu 0 5 Kasih ibu II,Mawar,Nusa Indah,Citra,Harapan Bunda Setra,Cempaka Putih,Bunga,Melati II,Melati I,Tunas 13 Bangsa,Kasih Ibu II,Sehati,Lestari II,Lestari I,Sriwijaya,Bari,Mutiara Sumber : Data Dasar

2.Posbindu Lansia Puskesmas Sematang Borang memiliki 7 Posbindu Lansia, yaitu : Tabel 3.2

Jumlah Posbindu di Wilayah Kerja Puskesmas Puskesmas Sukarami

No. Kriteria 1 Mandiri 2 Purnama 3

Jumlah Nama Posbindu 1 Anggrek Setra,H.Bunda,Lestari I,Lestari Madya 6 II,N.Indah,Sehati Sumber : Data Dasar

3.Posbindu PTM

Puskesmas Sematang Borang memiliki PosbinduPTM, yaitu :

Tabel 3.3 Jumlah Posbindu PTM di Wilayah Kerja Puskesmas Sukarami No. 1 2 3

Kriteria Jumlah Nama Posbindu Mandiri Purnama Madya 1 Anggrek Sumber : Data Pri

B. Sarana Fisik Puskesmas (1) (2) (3) (4)

Puskesmas Induk : 1 buah Puskesmas Pembantu : 1 buah Rumah Dinas : 4 buah (Difungsikan untuk pelayanan 1) Poskeskel : 2 buah

C .Tenaga Puskesmas Aktif Tabel 3.4 Jumlah Tenaga Kesehatan Puskesmas Sukarami yang Aktif No.

Nama

NIP

Golongan

1

drg. Purnamawati

196809071999032001

IV/a

2

Emalya,S.Kep

196505171984032001

IV/a

3

Hj. Eta Mulyana,M.Keb

196003091981092001

III/d

4

Hj. Masyayu Zahara

196104221982022002

III/d

5

Hasnariati Damanik

196508121990012001

III/d

6

Suharti

196803171989022001

III/d

7

Samianah,AM.Keb

196702051988122003

III/d

8

Saripah

‘196912101990032005

III/d

9

Endar Asi Kaptining Ati

‘196605201988112001

III/d

10

Hj.Asdunah

196809141992032001

III/d

11

dr,Hendri Hastuti

‘197608292009012003

III/d

12

Mahdaniar,SKM

‘196706071989032004

III/d

13

Mariani,SKM

196610201988032006

III/d

14

Hj.Novariani,Am.Keb

197211141993012001

III/c

15

Maya Afridawati,Am.Kep

‘196905251994032005

III/c

16

Rosmita Nainggolan

‘196812151995032002`

III/c

17

Yusmaniar,AMKL

196911221993032004

III/c

18

R.E.Solfitri Utama Nisngsih,S.Farm.Apt

’198507292010012020

19

Nurmawati

‘196001211985032002

III/b

20

Kalsum Rosada,SKM

197009131995032003

III.b

21

Sri Pitriani,AMKG

197110051993032004

III/b

22

Nurhasanah

‘196711171991012001

III/b

23

Tien Pertiwi,AMF

197104141996032002

III/b

24

Audri Mahdini,AMK

198008232006042005

III/b

25

Dewi Sintha,SST

197708212009022003

III/a

26

Rizki Nafi1ah,AMF

‘198602072009032001

II/d

27

Siti Kurnianti,Am.Kep

197806242009032001

II/d

28

Eci Suryani, A.Md.Keb

198408132010012011

II/d

29

Martina Rati Lopa,Am.Kep

‘198503122008032003

II/d

30

Rani Indiarti, SKM

‘198810262010012009

II/d

31

Yeni Isranti

197906272007012005

II/b

32

Mardiana Hasibuan,AM.Kep

‘197809202014072002

II/c

34

Pria Perdana.AMAK

.’198205132014071001

II/c

35

dr.Fernando Alif Jatmika B

dr.PTT

36

dr.Phesdia Titania Suhery

dr.PTT

37

Cyntia Nova,Am.Keb

Non PNSD Bidan

38

Iska Febrila Sari,SKM

Non PNSD SKM

39

Yarica Eryana,SKM

Non PNSD SKM

40

Hervika Darma Fenti,Am.Keb

Non PNSD Bidan

41

Putria Meika Dewi,Am.Kep

42

Kurnia Atma Lestari

43

Debby Marisyah,Am.Keb

Non PNS BLUD Bidan

44

Shelly Riri Kani,AmKeb

Non PNS BLUD Bidan

45

Yenny Fietryana,SE

Non PNSD Perawat Non PNS BLUD Administrasi

Non PNS BLUD Managemen

III.c

Keuangan

46

Siti Susilawati,Am.Keb

47

Olan Dwini Destalen , AMDKG

48

Derista Santi Riana , AMAK

49

Peby Astari,Am.Keb

50

Muhammad Islam Salim

51

Tri Oktriadi

TKS Bidan TKS Perawat Gigi TKS Analis Tenaga Kontrak Jaga Malam Puskesmas Jaga Malam Pustu

Sumber : Data Primer

D. Sarana Transportasi, Komunikasi, dan Promosi Kesehatan Tabel 3.5 Jumlah Sarana Transportasi, Komunikasi, dan PromosiKesehatan Puskesmas Sukarami No. Sarana 1 Ambulance 2 Sepeda Motor 3 Telepon 4 Komputer 5 Laptop 6 Proyektor 7 Screen 8 Sound System 9 Tape Recorder 10 Sterilisator 11 Incinerator JUMLAH Sumber : Data Primer

b. Visi dan Misi Puskesmas Sukarami

Jumlah (Unit) 1 5 1 7 7 1 1 2 1 3 0 24

1. Visi Tercapainya Masyarakat Sehat Diwilayah Kecamatan Sukarami Menuju Palembang Sehat 2. Misi 1. Menjadikan kualitas SDM yang Profesional 2. Meningkatkan Sistem Pelayanan yang bermutu 3. Memberdayakan masyarakat agar berprilaku sehat secara optimal dan mandiri 4. Meningkatkan sarana dan prasarana sesuai dengan standar dan bermutu

c.

Struktur Organisasi Puskesmas

Struktur organisasi Puskesmas Sukarami disusun berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Re[ublik Indonesia Nomor 75 Tahun 2014 tentang Puskesmas, Bagan struktur organisasi yang dimaksud sebagaimana dalam lampiran I dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Buku Pedoman (manual) Mutu ini.

d. Motto “MELAYANI DENGAN PENUH KEIKHLASAN.”

e. Tata Nilai Puskesmas Sukarami 1. Jujur 2. Disiplin 3. Ramah 4. Kerjasama Tim 5. Takwa 6. Integritas yang tinggi

f. Budaya Kerja 

SENYUM



USAHA TERBAIK : Melakukan pelayanan kesehatan.



KOMUNIKATIF : Mampu memberikan informasi kesehatan kepada masyarakat dengan

: Senantiasa menampilkan keramahan dalam memberikan pelayanan.

benar. 

AMAN : Dalam memberkan pelayanan selalu mengutamakan keamanan baik untuk diri petugas,pasien dan lingkungan kerja.



RAPI : Berpenampilan rapi diri dan rapi lingkungan tempat.



AKTIF : Dalam melaksanakan tugas selalu didasari atas keyakinan dan penuh percaya diri bahwa apa yang dilaksanakan akan membawa kemajuan dan manfaat baik ke intern maupun ke ekstern.



MELAYANI: Memberikan pelayanan kesehatan yang merata tanpa membedakan status sosial,suku,ras,serta agama.



INOVATIF : Usaha untuk mendayagunakan pemikiran dan kemampuan imajinasi dalam menghasilkan pelayanan yang baik bagi pasien.

2. Kebijakan Mutu a. Kami jajaran pengelola dan seluruh Karyawan Puskesmas Sukarami berkomitmen memberikan layanan yang bermutu, adil, dan inovatif demi terwujudnya derajat kesehatan masyarakat yang optimal. b. Kami jajaran pengelola dan seluruh Karyawan Puskesmas Sukarami berkomitmen untuk memberikan pelayanan berkualitas dan professional yang berorientasi pada pelanggan ,memperhatikan keselamatan pelanggan dan mengadakan perbaikan serta peningkatan mutu pelayanan secara kontinu dan berkesinambungan. 3. Proses Pelayanan a. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) adalah setiap kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan serta mencegah dan menanggulangi timbulnya masalah kesehatan dengan sasaran keluarga, kelompok, dan masyarakat. Jenis pelayanan UKM dibedakan menjadi 2 kelompok yaitu: 1. UKM Essensial Merupakan UKM wajib dilaksanakan terdiri dari: - Promkes ( termasuk UKS) - Pelayanan kesehatan lingkungan - Pelayanan kesehatan ibu, anak dan KB - Pelayanan gizi - Pelayanan pencegahan dan pengendalian penyakit 2. UKM Pengembangan Merupakan upaya kesehatan masyarakat yang kegiatannya memerlukan upaya yang sifatnya inovatif, disesuaikan prioritas masalah kesehatan di wilayah kerja dan SDM yang tersedia di Puskesmas. UKM pengembangan terdiri dari: - Pelayanan kesehatan jiwa - Pelayanan kesehatan gigi masyarakat - Pelayanan kesehatan olah raga - Pelayanan kesehatan tradisional - Pelayanan kesehatan indra - Pelayanan ksehatan lansia - Pelayanan kesehatan lain

Tabel 3.6 UKM PENGEMBANGAN

UPAYA KESEHATAN MASYARAKAT (UKM)

UKM ESSENSIAL

Promkes (termasuk UKS)

UKM PENGEMBANGAN

Pelayanan Kesehatan Lansia

Kesehatan Lingkungan KIA, KB dan Imunisasi Gizi Pencegahan dan Pengendalian Penyakit (P2P)

b. Penyelanggaraan Upaya Kesehatan Perseorangan (UKP)/Pelayanan Klinis suatu kegiatan atau serangkaian kegiatan pelayanan kesehatan yang ditujukan untuk peningkatan, pencegahan, penyembuhan penyakit, pengurangan penderitaan akibat penyakit dan memulihkan kesehatan perseorangan. UKP dilaksanakan dalam bentuk rawat jalan, rawat inap, pelayanan gawat darurat, pelayanan satu hari (one day care), home care. Kegiatan UKP terdiri dari:

Tabel 3.7.UKP UPAYA KESEHATAN PERORANGAN (UKP)

Pendaftaran Poli Umum Poli Lansia Poli Kesehatan Gigi dan Mulut Poli KIA-KB Ruang Tindakan Ruang Promkes Ruang Persalinan Pelayanan Laboratorium

Pelayanan Obat

B. Ruang Lingkup penerapan Sistim Manajemen Mutu di Puskesmas mencakup: Ruang lingkup Pedoman Peningkatan Mutu dan Kinerja ini disusun berdasarkan standar akreditasi pukesmas, yang meliputi persyaratan umum sistem manajemen mutu, tanggung jawab manajemen, manajemen sumber daya, proses pelayanan yang terdiri dari penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) baik UKM esensial maupun UKM Pengembangan, dan Upaya Kesehatan Perseorangan (UKP)/Pelayanan Klinis. Dalam penyelenggaraan UKM dan UKP memperhatikan keselamatan sasaran/pasien dengan menerapkan manajemen risiko. C. Tujuan Pedoman mutu ini disusun sebagai acuan bagi Puskesmas dalam membangun sistem manajemen mutu dan sistem manajemen pelayanan baik untuk penyelenggaraan UKM maupun untuk penyelenggaraan pelayanan klinis (UKP).

D. Landasan Hukum dan Acuan Landasan hukum yang digunakan adalah : 1. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75 Tahun 2014 tentang Puskesmas 2. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2014 tentang Panduan Praktis Klinis bagi Dokter di Fasilitas Pelayanan Kesehatan Primer 3. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 37 Tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Laboratorium Puskesmas 4. Panduan Praktis Klinis bagi Dokter Gigi di Fasilitas Pelayanan Kesehatan Primer 5. Keputusan Walikota Palembang No.326 tahun 2013 dan 534 tahun 2015 tentang Penetapan Kode dan Wilayah Kerja Puskesmas Kota Palembang. Acuan yang digunakan adalah Standar Akreditasi Puskesmas dan Instrumen Akreditasi Puskesmas. 6. Permenkes No.46 tahun 2015 tentang akreditasi Puskesmas, Klinik Pratama, Praktek Dokter umum, Dokter gigi. 7. Kepmenkes No.29 tahun 2015 E. Istilah dan Definisi 1. Pelanggan Pelanggan adalah seorang Individu atau kelompok yang membeli produk fisik atau jasa dengan mempertimbangkan berbagai factor seperti harga, kualitas tempat pelayanan dsb nya berdasarkan keputusan mereka sendiri (Greenberg:2010), 2. Kepuasan pelanggan Kepuasan pelanggan kepuasan konsumen atau ketidakpuasan konsumen merupakan perbedaan antara harapan (expectations) dan kinerja yang dirasakan (perceived performance). Sehingga dapat dikatakan bahwa kepuasan konsumen berarti kinerja suatu barang/jasa sekurang-kurangnya sama dengan yang diharapkan. Kotler (2000: 36) 3. Pasien Pasal 1 Undang-undang No. 29 Tahun 2004 Tentang Praktik Kedokteran menjelaskan definisi pasien adalah setiap orang yang melakukan konsultasi

masalah kesehatannya untuk memperoleh pelayanan kesehatan yang diperlukan baik secara langsung maupun tidak langsung kepada dokter atau dokter gigi. 4. Koreksi 5.

Tindakan korektif Tindakan Korektif adalah tindakan menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang ditemukan atau situasi yang tidak dikehendaki (klausul 3.6.5 SNI ISO 9000:2008).

6. Tindakan preventif Tindakan Preventif adalah tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang potensial atau situasi potensial lain yang tidak dikehendaki (klausul 3.6.4 SNI ISO 9000:2008). 7. Pedoman mutu Pedoman mutu adalah acuan seluruh pegawai dalam mengimplementasikan sistem manajemen mutu dengan penekanan adanya perbaikan berkelanjutan yang berorientasi pada kepuasan pelanggan (www.bppt.go.id) 8. Dokumen Dokumen adalah Segala benda yang berbentuk barang, gambar, ataupun tulisan sebagi bukti dan dapat memberikan keterangan yang penting dan absah. (G.J Renier :University Collage London 1997;104 9. Rekaman Rekaman adalah suatu dokumen yang menyatakan bahwa sesuatu hasil telah dicapai atau suatu bukti kegiatan telah dilaksanakan, (ISO 9000:2005) 10. Efektivitas Efektivitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target (kuantitas,kualitas dan waktu) telah tercapai. Dimana makin besar persentase target yang dicapai, makin tinggi efektivitasnya, (Hidayat ;1986) 11. Efisiensi Efisiensi adalah menurut H. Emerson : perbandingan yang terbaik antara input dan output, antara keuntungan dengan biaya, antara hasil pelaksanaan dengan sember-sumber yang digunakan dalam pelaksanaan, seperti halnya juga maksimum yang dicapai dengan penggunaan sumber yang terbatas. (Drs.

Soewarno Handayaningrat,Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen, 1990, hal 15) 12. Proses Proses adalah serangkaian kegiatan yang saling terkait atau berinteraksi yang mengubah input menjadi output (https://id.m.wikipedia.org) 13. Sasaran mutu Sasaran mutu adalah target dari masing-masing bagian/departemen yang ingin dicapai dalam jangka waktu tertentu (https://sertifikaso.wordpress.com) 14. Perencanaan mutu Perencanaan mutu adalah aktivitas pengembangan produk dan proses yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan (fitrielek.blogspot.com) 15. Kebijakan mutu Kebijakan mutu adalah kebijakan resmi dan tertulis dari manajemen perusahaan tentang komitmen perusahaan dalam memperhatikan dan mempertimbangkan aspek-aspek mutu dalam aktifitas keseharian organisasi (konsultaniso.web.id) 16. Sarana Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat mencapai maksud dan tujuan (kbbi.web.id) 17. Prasarana Prasarana

adalah

segala

sesuatu

yang

terselenggaranya suatu proses (kbbi.web.id)

merupakan

penunjang

utama

BAB II

Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Penyelenggaraan Pelayanan

A. Persyaratan Umum Upaya peningkatan mutu dan kinerja pelayanan yang dilakukan melalui membangun sistem manajemen mutu, penyelenggaraan upaya kesehatan masyarakat dan sistem pelayanan

klinis

Puskemas

Sematang

Borang

Kota

Palembang

menetapkan,

mendokumentasikan, memelihara sistem manajemen mutu sesuai dengan standar akreditasi Puskesmas. Sistem ini disusun untuk memastikan telah diterapkannya persyaratan pengendalian terhadap proses-proses penyelenggaraan pelayanan kepada masyarakat baik penyelenggaraan upaya Puskesmas maupun pelayananan klinis, yang meliputi kejelasan proses pelayanan dan interaksi proses dalam penyelenggaraan pelayanan, kejelasan penanggungjawab, penyediaan sumber daya, penyelenggaraan pelayanan itu sendiri mulai dari perencanaan yang berdasarkan analisis hasil survey kebutuhan masyarakat/pelanggan baik internal maupun eksternal, verifikasi terhadap rencana yang disusun, pelaksanaan pelayanan, dan verifikasi terhadap proses pelayanan dan hasil-hasil yang dicapai, monitoring dan evaluasi serta upaya penyempurnaan yang berkesinambungan. B. Pengendalian Dokumen Secara umum dokumen-dokumen dalam sistem manajemen mutu yang disusun meliputi : (1) dokumen

level

1,

dokumen

kebijakan

berupa

SK;

(2)dokumen

level

2,

pedoman/manual/panduan; (3) dokumen level 3, standard operational procedure; (4) dokumen level 4, rekaman-rekaman sebagai catatan akibat pelaksanaan kebijakan, pedoman, dan prosedur. Pengendalian dokumen di Puskesmas Sematang Borang dibagi menjadi dua yaitu pengendalian dokumen perkantoran dan pengendalian dokumen akreditasi.

1.

Sistem Pengendalian Dokumen Perkantoran a.

Surat Masuk Puskesmas 1) Penomoran Surat Masuk Surat masuk adalah surat yang berasal dari luar unit Puskesmas. Sistem penomoran surat masuk dengan format sebagai berikut :

Format

: 445.TU.X.XXXX.XX

Contoh Format

: PKM. TU. I. 2015. 01

Keterangan PKM : Nama Puskesmas TU : Tata Usaha I : Bulan Surat Masuk ke Puskesmas (Januari) 2015 : Tahun Surat Masuk Ke Puskesmas : Nomor Urut Surat Masuk

2) Surat Masuk Surat masuk diterima oleh di unit tata usaha Puskesmas yang langsung dibukukan kedalam buku agenda surat masuk. Kemudian diteruskan ke Koordinator Tata Usaha. Surat yang bersifat tindak lanjut segera diberikan lembaran disposisi yang di beri nomor sesuai nomor agenda diteruskan ke Pimpinan Puskesmas Sematang Borang. Setelah Pimpinan mengisi disposisi dikembalikan ke Tata Usaha untuk diarsipkan (diagendakan), dan akan diteruskan ke orang yang didisposisikan dengan batas waktu maksimal 1 hari. Sedangkan surat yang bersifat pemberitahuan akan ditempelkan dipapan informasi puskesmas /disampaikan dalam komunikasi Internal. 3) Surat Keluar Puskesmas 1) Penomoran Surat Keluar Surat keluar adalah surat yang dibuat oleh Puskesmas baik dalam berupa undangan, pemberitahuan dan laporan. Sistem penomoran surat keluar adalah sebagai berikut : Format

: 440/XX/PKM-SB/XXXX

Contoh Format : 440/10/PKM-SB/2015 Keterangan 440 10 PKM-SB 2015

: Nomor Kode Surat : Nomor Surat Keluar : Nama Puskesmas : Tahun Surat Masuk Ke Puskesmas

Kode untuk Sekretariat dan Bidang/Program (Z) a) 440 : - Program terkait urusan Umum

-

Perlengkapan Perencanaan dan pengadaan program dan keuangan Program terkait Urusan Sarana dan Prasarana Informasi Kesehatan Program terkait urusan pelayanan Kesehatan Program terkait urusan penanggulangan Masalah Kesehatan Program terkait urusan Farmasi Program terkait urusan pelayanan laboratorium

b) 800 - Program terkait urusan Sumber Daya Manusia Kesehatan - Kepegawaian 2) Surat Keluar Adapun alur mengenai surat keluar sebagai berikut : Konsep surat keluar terlebih dahulu dikoreksi oleh Koordinator TU. Kemudian dilanjutkan ke Pimpinan Puskesmas untuk di cek (Merubah/ Menambah jika ada) selanjutnya ditanda tangani oleh Pimpinan Puskesmas.

Setelah

itu

dikembalikan

ke

Tata

Usaha

untuk

didokumentasikan dengan penomoran dan dikirim ke alamat yang dituju oleh ekspeditor. (pengarsipan& buku eskpedisi) 4) Penyimpanan Dokumen Perkantoran 1) Dokumen Rekam Medis inaktif wajib disimpan sekurang kurangnya lima (5) tahun untuk family Folder, untuk status RM sementara dua (2) Tahun, terhitung dari tanggal terakhir pasien berkunjung, setelah batas waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampaui, dan Pasien Meninggal rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali persetujuan tindakan dan persetujuan lain harus disimpan dengan jangka waktu (10) tahun, terhitung dari tanggal kunjungan. 2) Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di puskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal dua (2) tahun. 3) Administrasi dan manajemen (Admen) menyimpan master dokumen semua kelompok pelayanan dan upaya. 4) Petugas memasukkan dokumen dalam file folder yang ada diantaranya folder rujukan, folder surat tugas, folder surat masuk, folder surat keluar. 5) Pencarian kembali dilakukan dengan mengidentifikasi penomoran dokumen perkantoran. 2.

Sistem Pengendalian Dokumen Akreditasi

Dokumen akreditasi adalah dokumen yang dibuat oleh Puskesmas didalam peningkatan mutu Puskesmas dalam mempersiapkan akreditasi. Dokumen akreditasi dibagi menjadi dua yakni dokumen internal dan dokumen eksternal. Dokumen internal adalah dokumen yang dibuat oleh Puskesmas yang meliputi kebijakan pimpinan, pedoman/panduan, kerangka acuan, SOP, dan bukti-bukti kegiatan. Dokumen eksternal adalah dokumen pendukung dalam pembuatan dokumen internal yang bersumber dari Undang-undang, Kebijakan kementerian, Peraturanperaturan yang berlaku. a.

Penomoran Dokumen Akreditasi 1) Penomoran dokumen dilakukan oleh tim admen disesuaikan dengan sistem pengkodean yang telah ditentukan. 2) Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan tanggal mulai berlaku dokumen dan dimulai dari kelompok Bab I, II dan III Admen, selanjutnya Kelompok Bab IV, V, VI Program / UKM, dan Kelompok Bab VII, VIII, dan IX Program UKP/Pelayanan Klinis ( Yannis). a) Penomoran SK (Surat Keputusan) : Format : Contoh Format : A/I/SK/2016/001 Keterangan A I SK 2016 001

: : Kode Admen : Bab I : Surat Keputusan : Tahun 2016 : Nomor Urut SK

b) Untuk Penomoran SOP Format : Contoh Format : A/I/SOP/2016/001 Keterangan A I SOP 2016 001

: : Kode Admen : Bab I : Standar Operasional Prosedure : Tahun 2016 : Nomor Urut SOP

c) Setiap dokumen masuk dalam kelompok / klasifikasi Bab : Admen : Bab I, Bab II atau Bab III Program / UKM : Bab IV, Bab V, Bab VI Yannis : Bab VII, Bab VIII, Bab IX (1) Kode Bab Administrasi Manajemen Bab I : (A/I) Bab II : (A/II) Bab III: (A/III) (2) Kode Bab Program / UKM Bab IV : (U-P/IV) Bab V : (U-P/V) Bab VI : (U-P/VI) Apabila dari Program Puskesmas dengan ditambahkan upaya (contoh upaya KIA= U-KIA, Program promkes = P-Promkes, dan lain- lain), Contoh Format : U-KIA/IV/SOP/2015/005 (U: Kode Pelayanan Upaya, KIA: Program, IV: Bab IV, SOP: Standar Prosedur Operasional: /2016 :tahun 2016, 005: Nomor urut SOP), (3) Kode Bab Yannis Bab VII : (Y/VII) Bab VIII : (Y/VIII) Bab IX : (Y/IX) Apabila dari Layanan Puskesmas dengan ditambahkan Layanan (contoh : YanisLaboratorium= Y-Lab, Layanan Farmasi = Y-Far, dan lain- lain), Contoh Format : Y-Lab/IV/SOP/2016/005 (U: Kode Pelayanan Y, Layanan:Laboratorium :Lab, Farmasi : Far, : Bab IV, SOP: Standar OperasionalProsedur: /2016:tahun 2016, 005: nomor urut SOP),

(4) Kode Kelompok Dokumen Standar Operasional Prosedur Daftar Tilik disingkat Kerangka Acuan disingkat Kebijakan disingkat Dokumen Eksternal disingkat Pedoman/Panduan disingkat

: SOP, : DT, : KA, : Kb, : DEks, : PM,

Untuk dokumen revisi, penomoran sesuai acuan penomoran yang berlaku dan diurutkan sesuai dokumen terakhir yang tertulis dalam buku nomor

kode dokumen yang telah direvisi, ditarik dari distribusi namun tetap disimpan di Admen. b.

Pengesahan Pengesahan dilakukan oleh Pimpinan Puskesmas setelah dikoreksi oleh tim akreditasi.

c.

Pemberlakukan Pemberlakuan dokumen setelah ditandatangani oleh Pimpinan Puskesmas.

d.

Distribusi Copy dokumen akreditasi didistribusikan oleh admen dan disimpan pada masing – masing kelompok pelayanan dengan diberi cap “Terkendali”, Dokumen yang didistribusikan ke masing – masing kelompok pelayanan dicatat dalam buku distribusi dokumen terkendali, yang berisi informasi tentang jenis dokumen, nomor dokumen, copy ke- dan distribusi ke-.

e.

Penyimpanan Dokumen Akreditasi 1) ADMEN Warna Map Dokumen Keranjang Dokumen 2) PROGRAM / UKM Warna Map Keranjang Dokumen 3) YANNIS/UKP Warna Map Dokumen Keranjang Dokumen

:Biru (di satukan per kriteria dari instrumen Akreditasi) : Biru

: Kuning (disatukan perkriteria dariinstrumen Akreditasi) : Kuning

: Hijau (di satukan per kriteria dariinstrumen Akreditasi) : Hijau

4) Menggunakan Sampul Dokumen yang sudah di tetapkan oleh ketua tim Admen f.

Pencarian kembali Pencarian kembali dilakukan dengan mengidentifikasi penomoran dokumen akreditasi.

A. Pengendalian Rekam Implementasi Dokumen yang diisyaratkan oleh sistem manajemen mutu harus dikendalikan. Semua dokumen yang diperlukan dikelompokkan dalam satu buku seperti buku Notulen Pertemuan,

buku Komunikasi Internal, buku Monitoring dan Evaluasi kegiatan, buku untuk Umpan Balik, buku akses masyarakat, dan dokumen-dokumen pendukung lainnya (foto, copy ijazah, sertifikat pelatihan , dan sertifikat kalibrasi).

BAB III TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN A. Komitmen Manajemen Kepala Puskesmas, penanggung jawab manajemen mutu, penanggung jawab upaya, penanggung jawab pelayanan klinis, dan seluruh karyawan puskesmas bertanggung jawab untuk menerapkan seluruh persyaratan yang ada pada manual mutu ini. B. Fokus pada Sasaran/Pasien Pelayanan yang disediakan oleh puskesmas dilakukan dengan berfokus pada pelanggan. Pelanggan dilibatkan mulai dari identifikasi kebutuhan dan harapan pelanggan, perencanaan penyelenggaraan upaya puskesmas dan pelayanan klinis, pelaksanaan pelayanan, monitoring dan evaluasi serta tindak lanjut pelayanan. C.Kebijakan Mutu a. Kepala Puskesmas menetapkan Penanggung Jawab Manajemen Mutu yang bertanggungjawab untuk mengkoordinasikan, memonitor kegiatan peningkatan mutu dan kinerja Puskesmas dan membudayakan perbaikan kinerja yang berkesinambungan secara konsisten dan sistematis. b. Kepala Puskesmas, Penanggung Jawab Manajemen Mutu, Penanggung Jawab Upaya Puskesmas berkomitmen untuk menerapkan perbaikan mutu/kinerja yang berkesinambungan. c. Kepala Puskesmas, Penanggung Jawab Manajemen Mutu, Penanggung Jawab Upaya Puskesmas berkomitmen menyelenggarakan pelayanan berdasarkan kebutuhan masyarakat dengan berfokus pada kepuasan pelanggan, keselamatan pelanggan,

serta

melakukan

perbaikan

mutu/kinerja

pelayanan

secara

berkelanjutan. d. Kepala Puskesmas berkomitmen untuk memastikan ketersediaan sumber daya yang diperlukan guna penyelenggaraan pelayanan sesuai yang distandarkan. Kepala Puskesmas memimpin Rapat Tinjauan Manajemen yang dilaksanakan minimal 6 bulan sekali, dan selalu ada pelimpahan wewenang jika berhalangan

A Perencanaan Sistem Manejemen Mutu dan Pencapaian Sasaran Kinerja/Mutu Sasaran mutu ditetapkan berdasarkan standar kinerja/standar pelayanan minimal yang meliputi indikator-indikator pelayanan klinis, indikator penyelenggaraan upaya puskesmas. Perencanaan disusun dengan memperhatikan kebutuhan dan harapan pelanggan, hak dan kewajiban pelanggan, serta upaya untuk mencapai sasaran kinerja yang ditetapkan. Perencanaan mutu Puskesmas dan keselamatan pasien berisi program-program kegiatan peningkatan mutu yang meliputi : 1. Penilaian dan peningkatan kinerja baik UKM maupun UKP 2. Upaya pencapaian enam sasaran keselamatan pasien 3. Penerapan manajemen risiko pada area prioritas 4. Penilaian kontrak/kerjasama pihak ketiga 5. Pelaporan dan tindak lanjut insiden keselamatan pasien 6. Peningkatan mutu pelayanan laboratorium 7. Peningkatan mutu pelayanan obat 8. Pendidikan dan pelatihan karyawan tentang mutu dan keselamatan pasien C. Tanggung jawab, Wewenang dan Komunikasi Kepala Puskesmas : 1. Kepala Puskesmas menetapkan Penanggung Jawab Manajemen Mutu dengan kejelasan tugas dan wewenang 2. Kepala Puskesmas bersama Penanggung jawab Mutu dan Penanggung Jawab Upaya Puskesmas menyusun Pedoman Peningkatan Mutu dan Kinerja 3. Kepala Puskesmas wajib memonitor pelaksanaan dan pencapaian pelaksanaan pelayanan dan upaya Puskesmas, dan mengambil langkah tindak lanjut untuk revisi/perbaikan rencana bila diperlukan. D. Wakil Manajemen Mutu/Penanggung Jawab Manajemen Mutu Kepala Puskesmas menunjuk seorang wakil manajemen mutu yang bertanggung jawab untuk mengkoordinir seluruh kegiatan mutu di Puskesmas: 1. Memastikan system manajemen mutu ditetapkan, diimplementasikan, dan dipelihara 2. Melaporkan kepada Kepala Puskesmas tentang pelaksanaan sistem manajemen kinerja dan manajemen pelayanan 3. Memastikan kesadaran seluruh karyawan untuk memenuhi kebutuhan dan harapan sasaran/pasien

Struktur organisasi Tim Manajemen Mutu sebagaimana dalam lampiran III yang merupakan bagian tidak terpisahkan dalam buku Pedoman (Manual) Mutu ini. E. Komunikasi Internal Komunikasi internal antara Kepala Puskesmas, Penanggung Jawab Mutu, Penanggung Jawab Upaya, dan Pelaksana dilakukan melalui : 1. Minilokakarya bulanan, yang dilaksanakan setiap bulan dengan mengikutsertakan seluruh karyawan Puskesmas. 2. Pertemuan tinjauan manajemen (RTM) yang dilaksanakan minimal 6 bulan sekali, dan/atau bila diperlukan.

BAB IV TINJAUAN MANAJEMEN 

Umum Dalam upaya peningkatan mutu perlu dilakukan pembahasan bersama antara manajemen dan pelaksana tentang permasalahan-permasalahan yang terkait dengan implementasi sistem manajemen mutu, pencapaian sasaran/indikator mutu dan kinerja serta umpan balik masyarakat/pelanggan tentang mutu/kinerja Puskesmas. Pembahasan masalah mutu dan kinerja dapat dilakukan dalam unit kerja, antar unit kerja untuk masalah-masalah yang bersifat teknis dan operasional yang dilakukan baik terjadual (minimal dua kali dalam setahun) maupun insidental sesuai dengan kebutuhan. Permasalahan mutu, kinerja, dan permasalahan yang terjadi dalam penerapan sistem manajemen mutu secara periodik juga perlu dibahas bersama yang melibatkan seluruh jajaran yang ada dalam organisasi. Pembahasan tersebut dilakukan dalam pertemuan tinjauan manajemen atau pertemuaan telaah manajemen mutu dan kinerja. Pertemuan tinjauan manajemen adalah proses evaluasi terhadap kesesuaian dan efektifitas penerapan sistem manajemen mutu yang dilakukan secara berkala dan melibatkan berbagai pihak yang terkait dengan operasional kegiatan organisasi.

A. Masukan Tinjauan Manajemen, meliputi : 1. Hasil audit 2. Umpan balik pelanggan 3. Kinerja Proses 4. Pencapaian sasaran-sasaran mutu / indikator-indikator kinerja 5. Status tindakan koreksi dan tindakan pencegahan yang telah/sedang dilakukan 6. Tindak lanjut terhadap hasil tinjauan manajemen yang lalu/sebelumnya 7. Kebijakan mutu dan kebijakan pelayanan/upaya puskesmas 8. Perubahan terhadap kebijakan mutu (jika ada) 9. Perubahan yang perlu dilakukan terhadap sistem manajemen mutu/sistem pelayanan/penyelenggaraan upaya puskesmas. B. Luaran Tinjauan Manajemen Hasil yang diharap dari tinjauan manajemen adalah keputusan dan tindakan yang berhubungan dengan : 1. peningkatan efektivitas sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan,

2. peningkatan pelayanan terkait dengan persyaratan pelanggan, 3. identifikasi perubahan-perubahan yang diperlukan baik pada sistem manajemen mutu maupun sistem pelayanan, 4. penyediaan sumber daya yang perlu dilakukan agar sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan efektif. C. Agenda Pertemuan Tinjauan Manajemen 1. Pembukaan oleh Wakil Manajemen Mutu 2. Arahan dari Kepala Puskesmas 3. Tinjauan terhadap pertemuan tinjauan manajemen yang lalu 4. Perubahan hasil audit internal 5. Umpan balik/keluhan pelanggan 6. Hasil penilaian kepuasan pelanggan 7. Hasil penilaian kinerja 8. Masalah-masalah operasional yang terkait dengan penerapan sistem manajemen mutu, penyelenggaraan pelayanan (UKP dan UKM) 9. Rencana perbaikan / perubahan yang perlu dilakukan baik pada sistem manajemen mutu maupun sistem pelayanan (UKP dan UKM) 10. Rekomendasi perbaikan 11. Penutup

D. Langkah-langkah Pertemuan Tinjauan Manajemen 1. Penanggung jawab manajemen mutu bersama kepala Puskesmas mempersiapkan pertemuan tinjauan manajemen yang meliputi: rencana waktu, tempat, agenda, dan siapa saja yang akan diundang 2. Penanggung jawab manajemen mutu mengundang peserta pertemuan 3. Penanggung jawab manajemen mutu memimpin pertemuan tinjauan manajemen : melaksanakan sesuai agenda, memimpin proses paparan/diskusi selama pertemuan berlangsung 4. Penanggung jawab manajemen mutu memberikan umpan balik/simpulan kepada peserta rapat

5. Penanggung jawab manajemen mutu melakukan pemantauan perbaikan sesudah pertemuan tinjauan manajemen.

BAB V MANAJEMEN SUMBER DAYA A. Penyediaan Sumber Daya Kepala puskesmas berkewajiban menyediakan sumber daya yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan pelayanan di puskesmas. Penyediaan sumber daya meliputi: alat kesehatan, obat dan perbekalan kesehatan yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan UKM maupun UKP/pelayanan klinis. 1. Alat kesehatan a. Analisa kebutuhan dengan membandingkan antara standar alat kesehatan yang harus dimiliki oleh Puskesmas sesuai peraturan yang berlaku dengan ketersediaan yang ada di Puskesmas. Analisa kebutuhan alat kesehatan yang dimaksud sebagaimana dalam lampiran IV yang merupakan bagian tidak terpisahkan pada Buku Pedoman (Manual) Mutu ini. b. Selisih adalah kekurangan alat kesehatan diusulkan ke Dinas Kesehatan Kota Palembang untuk rencana pengadaan, atau pengadaan sendiri oleh Puskesmas sesuai peraturan yang berlaku. Selisih kebutuhan alat kesehatan yang dimaksud sebagaimana dalam lampiran V yang merupakan bagian tidak terpisahkan pada Buku Pedoman (Manual) Mutu ini. c. Alat yang telah dibeli dan diterima oleh Puskesmas dikelola oleh Bendahara/Pengurus Barang (Buku Inventaris, dan Kartu Inventaris Barang). Alat kesehatan yang telah dibeli dan diterima oleh puskesmas sebagaimana dalam lampiran VI yang merupakan bagian tidak terpisahkan pada Buku Pedoman (Manual) Mutu ini d. Alat diserahkan ke petugas/unit yang membutuhkan, disertai pelatihan cara penggunaan dan pemeliharaan alat (lengkap dengan SPO pemakaian, SPO Pemeliharaan, jadual pemeliharaan). 2. Obat dan perbekalan kesehatan Perencanaan kebutuhan obat dan perbekalan kesehatan berdasarkan jenis kegiatan dan besarnya sasaran/target, yang dibutuhkan untuk penyelanggaraan UKM maupun UKP/Pelayanan Klinis.

Besarnya kebutuhan diusulkan ke Dinas

Kesehatan KotaPalembang, atau melalui pembelian sendiri dengan anggaran yang

ada di Puskesmas sesuai peraturan yang berlaku. Perencanaan kebutuhan obat dan perbekalan kesehatan yang dimaksud sebagaimana dalam lampiran VII yang merupakan bagian tidak terpisahkan pada Buku Pedoman (Manual) Mutu ini B. Manajemen Sumber Daya Manusia 1. Perencanaan Perencanaan kebutuhan dilakukan dengan melakukan analisis kebutuhan berdasarkan analisis jabatan dan beban kerja, sehingga muncul pola ketenagaan yang ada dan kebutuhan tenaga baik secara kuantitatif maupun kualitatif (jenis pendidikan, dan kompetensi). Perencanaan kebutuhan SDM yang dimaksud sebagaimana dalam lampiran VIII yang merupakan bagian tidak terpisahkan pada Buku Pedoman (Manual) Mutu ini 2.

Proses pemenuhan kebutuhan==jika BLUD tuliskan rencana pemenuhan tenaga Proses rekrutmen bisa dilakukan sendiri oleh Puskesmas, sehingga kebutuhan tenaga tersebut hanya diusulkan ke Dinas Kesehatan Kota Palembang untuk pemenuhannya, termasuk proses kredensialnya menjadi kewenangan Dinas Kesehatan Kota Palembang. Proses pemenuhan yang menjadi kewenangan Dinas Kesehatan Kota Palembang meliputi rekrutmen, kredensial, dan pelatihan atau peningkatan kompetensi yang seharusnya. 3. Pengorganisasian Pengorganisasian dilakukan dengan menetapkan tugas pokok dan fungsi masingmasing pegawai dengan SK Kepala Puskesmas baik tugas secara fungsional maupun tugas secara struktural/pemegang program seperti yang tertuang dalam struktur organisasi Puskesmas yang telah ditetapkan oleh Kepala Dinas Kesehatan Kota Palembang. 4. Pengarahan dan pengendalian petugas dilakukan melalui kegiatan monitoring dan evaluasi secara berkala terhadap pelaksanaan uraian tugas masing-masing pegawai dalam kegiatan minilokakarya, dll. Hal ini dilakukan juga dalam rangka meningkatkan koordinasi dan pengintegrasian kegiatan antar petugas maupun antar unit kerja/pelayanan.

C. Infrastruktur Manajemen

infrastruktur

dilakukan

dengan

penjadwalan

kegiatan

pemeliharaan/perawatan berkala oleh tenaga inventaris dan kesehatan Jadwal dipasang di setiap ruang dan setiap petugas yang telah melakukan pemeliharaan wajib mengisi jadual tersebut sebagai bukti bahwa pemeliharaan dan pemeriksaan infrastruktur telah dilakukan. Jenis dan jadwal alat kesehatan yang akan dikalibrasi sebagaimana dalam lampiran IX yang merupakan bagian tidak terpisahkan pada Buku Pedoman (Manual) Mutu ini D. Lingkungan Kerja Puskesmas Sematang Borang menetapkan dan mengelola lingkungan kerja yang dibutuhkan

untuk

mencapai

kesesuaian

dengan

persyaratan

pelayanan

puskesmas, antara lain: 1.

Menetapkan bahwa lingkungan fisik didalam dan luar gedung Puskesmas merupakan daerah bebas asap rokok, bersih, dan aman.

2.

Mengelola lingkungan kerja dengan cara menerapkan prinsip 5R sesuai Prosedur Kegiatan Tata Graha Dengan Prinsip 5R ( Ringkas, Rapi, Resik,Rawat dan Rajin

Puskesmas Sematang Borang mengadakan tenaga khusus kebersihan, yang telah diberikan uraian tugas dan jadual kegiatan yang jelas. Pemantauan pelaksanaan kegiatan dilakukan dengan monitoring melalui ceklist kegiatan yang harus Monitoring dapat dilakukan langsung oleh penanggung jawab dengan melakukan pemeriksaan kondisi kebersihan, ketertiban, dan keamanan lingkungan Puskesmas.

BAB VI PENYELENGGARAAN PELAYANAN

A. Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) 1. Perencanaan UKM, akses dan pengukuran kinerja Perencanaan kegiatan UKM : a. berdasarkan pencapaian indikator kinerja UKM tahun sebelumnya, umpan balik

masyarakat/sasaran,

analisis

kebutuhan

masyarakat,

peluang

pengembangan/inovasi, dan kebijakan Kota/propinsi b. seluruh data/informasi tersebut dibahas bersama antara Penanggung Jawab UKM dan pelaksana upaya untuk menyusun usulan kegiatan UKM c. Usulan kegiatan UKM disusun dalam format RUK UKM yang memuat 5W1H (what, who, why, when, where, how). d. Usulan tersebut sebagai bahan pembahasan perencanaan tingkat puskesmas oleh Tim PTP. e. Untuk perencanaan tahun berjalan setelah diketahui persetujuan anggaran, dilakukan bersama antara PJ UKM dan pelaksana dengan skala prioritas yang digunakan untuk penentuan/pemilihan kegiatan f. Kegiatan terpilih disusun dalam bentuk RPK UKM yang disertai POA bulanan. Akses UKM : a. Rencana

kegiatan

yang

telah

tertuang

dalam

RPK

dan

POA

disosialisasikan/komunikasikan ke masyarakat sasaran melalui pertemuan minilokakarya bulanan/lintas program, minilokakarya lintas sektor, pertemuan lintas sektor tingkat kecamatan, atau melalui media (brosur/leaflet/papan pengumuman). b. Penyusunan jadwal pelaksanaan kegiatan UKM disusun bersama antara pelaksana Puskesmas dengan sasaran c. Kepastian pelaksanaan kegiatan sesuai jadwal yang ditetapkan, dan menginformasikan bila terjadi perubahan jadwal kegiatan.

d. Informasi umpan balik (mutu/kinerja, kepuasan sasaran) diperoleh melalui sms, kotak saran, SMD/MMD, survey kepuasan, atau wawancara langsung setelah pelaksanaan kegiatan. Pengukuran Kinerja UKM : a. Pengukuran kinerja dilakukan berdasarkan indikator-indikator kinerja yang ditetapkan oleh Kepala Puskesmas untuk masing masing UKM di Puskesmas, mengacu kepada SPM Kotadan Kebijakan Dinas Kesehatan Kota Palembang. b. Penanggungjawab UKM bersama dengan pelaksana menyusun rencana perbaikan kinerja berdasarkan hasil monitoring dan penilaian kinerja. Perbaikan kinerja UKM dilaksanakan secara berkesinambungan. c. Pelaksanaan monitoring pencapaian kinerja UKM dilakukan setiap bulan oleh PJ UKM kepada pelaksana melalui pertemuan yang dilaksanakan

waktu

pelaksanaan minilokakarya bulanan. 2. Proses yang berhubungan dengan sasaran : a. Penetapan persyaratan sasaran Penetapan sasaran kegiatan UKM dilakukan berdasarkan pedoman program masing-masing UKM dengan mempertimbangkan peta masalah berbasis wilayah (by name by address). b. Tinjauan terhadap persyaratan sasaran Pelaksana kegiatan melakukan tinjauan persyaratan sasaran kegiatan sebelum dan setelah kegiatan, untuk mengevaluasi ketepatan sasaran kegiatan. Apabila dimungkinkan terjadi ketidaktepatan sasaran, maka pelaksana segera melakukan tindakan preventif jika kegiatan belum dilaksanakan dengan mengubah sasaran. Apabila terjadi ketidaktepatan sasaran maka pelaksana UKM melakukan tindakan korektif. c. Komunikasi dengan sasaran Komunikasi kepastian jadwal pelaksanaan kegiatan dilakukan oleh pelaksana UKM terhadap masyarakat/sasaran melalui surat resmi, atau kunjungan koordinasi. Apabila terjadi perubahan jadwal dikomunikasikan melalui sms, atau telepon. 3. Pembelian (jika ada)

4. Penyelenggaraan UKM a. Pengendalian proses penyelenggaraan upaya -

Pengendalian proses pelaksanaan UKM dilakukan dengan menetapkan pedoman/panduan program, kerangka acuan program/kegiatan dan SOP pelaksanaan kegiatan.

-

Penanggung Jawab dan pelaksana UKM melaksanakan kegiatan sesuai dengan pedoman/panduan/kerangka acuan/SOP/rencana kegiatan yang telah

disusun,

dan

berdasarkan

kebutuhan

dan

harapan

masyarakat/sasaran. -

Penanggung Jawab UKM memastikan jadwal kegiatan dan petugas pelaksana yang kompeten.

b. Validasi proses penyelenggaraan upaya - Pelaksana menyusun laporan pelaksanaan kegiatan UKM kepada Penanggung jawab UKM maksimal satu minggu setelah kegiatan. - Penanggung jawab UKM memeriksa laporan apakah selaras dengan kebijakan, pedoman/panduan, kerangka acuan dan SOP kegiatan. - Secara sampling dan berkala Penanggung jawab UKM melakukan observasi pelaksanaan kegiatan dengan menggunakan checklist/daftar tilik, dg target CR SOP minimal 70%. c. Identifikasi dan mampu telusur Penanggung jawab dan pelaksana upaya bertanggung jawab atas proses perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan tindaklanjut seluruh kegiatan termasuk pendokumentasian rekaman. Sehingga penanggung jawab UKM dan pelaksana setiap upaya mampu mengidentifikasi dan mampu telusur atas seluruh kegiatan masing – masing upaya, baik telusur sistem maupun telusur dokumen. d. Hak dan kewajiban sasaran Puskesmas dalam menyelenggarakan upaya akan menetapkan hak dan kewajiban sasaran setiap upaya yang diselenggarakan. Penetapan hak dan kewajiban sasaran disusun bersama dan ditetapkan dengan SK Kepala Puskesmas.(terlampir)

e. Pemeliharaan barang milik pelanggan (jika ada) f. Manajemen risiko dan keselamatan Manajemen risiko adalah proses mengenal, mengevaluasi, mengendalikan, meminimalkan

risiko

dalam

suuatu

organisasi

secara

menyeluruh.

Manejemen risiko dilakukan untuk meminimalisasi kemungkinan terjadinya risiko yang bisa terjadi dalam setiap kegiatan. Proses manajemen risiko dalam pelayanan UKM meliputi menetapkan lingkup manajemen dengan kriteria 3H 1P (high risk, high volume, high cost, potensial problem), kajian risiko/risk assessment (identifikasi risiko, analisis risiko, evaluasi risiko). Hasil evaluasi risiko untuk menentukan perlu atau tidak tindakan perbaikan/tindak lanjut.

Tindakan perbaikan bisa berupa

perbaikan input, proses atau perbaikan output. Analisis risiko dilakukan terhadap prosedur pelayanan di area prioritas, dengan menggunakan metode FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) atau Analisis Modus Kegagalan dan Dampaknya (AMKD). Risiko yang telah teridentifikasi kemudian ditetapkan tindakan preventif atau pencegahan agar kegagalan yang dimungkinkan tidak terjadi. 5. Pengukuran, analisis dan penyempurnaan Sasaran Kinerja UKM a. Umum Dalam rangka monitoring dan evaluasi mutu dan kinerja UKM, maka perlu ditetapkan indikator yang bisa diukur dan menggambarkan suatu kondisi sebenarnya dari hasil proses kegiatan. b. Pemantauan dan pengukuran 1) Kepuasan pelanggan Kepuasan pelanggan dinilai menggunakan kuesioner terhadap sasaran setiap UKM secara berkala minimal setiap enam bulan sekali. Kepuasan pelanggan dilakukan untuk mengetahui mutu layanan UKM dari aspek kepuasan pelanggan.

Kuesioner dibagikan kepada pelanggan UKM

melalui pertemuan atau langsung setelah kegiatan usai. Data diolah, dan dianalisis menjadi informasi tingkat kepuasan pelanggan UKM. Hasil analisis tersebut diinformasikan kepada pelanggan UKM melalui

desinformasi

pada

saat

pertemuan/kegiatan

UKM

atau

melalui

pemasangan di papan informasi. 2) Audit internal Audit internal akan dilakukan secara berkala sepanjang tahun terhadap prosedur, sarana prasarana, SDM dan hasil pada unit-unit pelayanan yang diprioritaskan dan ditetapkan setiap tahunnya. Audit internal dilakukan minimal satu bulan setelah implementasi dari SOP yang ditetapkan, dan diulang kembali untuk jangka waktu enam bulan. Tahapan pelaksanaan audit internal adalah, penjadwalan, penyusunan instrument, penetapan petugas, sosialisasi jadwal, pelaksanaan audit, analisis data, dan pembahasan penyusunan tindak lanjut. Hasil/tindak lanjut audit internal menjadi bahan masukan Rapat Tinjauan Manajemen. Audit internal penyelenggaraan UKM dilakukan oleh tim dijabarkan secara operasional 3) Pemantauan dan pengukuran proses Pemantauan dan pengukuran proses dilakukan sepanjang kegiatan/proses untuk mengetahui apakah pelaksanaan kegiatan sesuai dengan kebijakan, pedoman/panduan, kerangka acuan dan SOP upaya yang telah ditetapkan, termasuk ketaatan terhadap jadwal.

Jika saat monitoring proses

diidentifikasi penyimpangan atau kecenderungan tidak tercapainya tujuan, maka bisa segera dilakukan perbaikan. Perbaikan yang bisa dilakukan meliputi perbaikan jadwal, perbaikan metode, sasaran, SOP, dll. Perbaikan ditujukan untuk melakukan tindakan korektif sehingga tujuan atau kinerja yang ditargetkan akan tetap tercapai. Pemantauan dilakukan secara berkala dan terintegrasi lintas program, melalui pertemuan mini lokakarya internal/bulanan, dan mini lokakarya lintas sektor ( 3 bulan sekali) dengan menggunakan indikator kinerja proses yang telah ditetapkan oleh Kepala Puskesmas pada awal tahun. 4) Pemantauan dan pengukuran hasil layanan Pemantauan dan pengukuran hasil layanan dengan menggunakan indikator kinerja/SPM dilakukan di akhir tahun untuk mengetahui apakah target

tercapai, dan bandingkan kecenderungan dengan pencapaian tahun sebelumnya (menurun, meningkat, tetap). c. Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai Apabila terdapat indikator / hasil UKM yang tidak sesuai, maka perlu dilakukan

penetapan

ulang

target

untuk

tahun

berikutnya

dengan

memperhatikan rencana lima tahunan puskesmas. d.

Analisis data Hasil yang tidak sesuai atau tidak tercapai dilakukan analisis penyebab masalah, dengan tahapan identifikasi masalah, tetapkan masalah prioritas, tentukan penyebab masalah, tentukan alternatif pemecahan masalah, buat keputusan pemecahan masalah yang akan direncanakan untuk tahun depan, melalui mekanisme penyusunan perencanaan tingkat puskesmas.

e.

Peningkatan berkelanjutan Mekanisme yang harus dilakukan untuk mengendalikan peningkatan berkelanjutan dengan manajemen mutu dengan tahapan/siklus : perencanaan, pelaksanaan, analisis, dan tindak lanjut untuk semua penyelenggaraan secara terus menerus.

f.

Tindakan korektif Hasil audit internal, hasil monitoring indikator kinerja, dan indikator mutu dapat dilakukan tindakan korektif untuk perbaikan pelaksanaan kegiatan selanjutnya.

g.

Tindakan preventif Dari hasil analisis masalah tersebut diidentifikasi penyebab kegagalan tahun sebelumnya, sehingga saat perencanaan perlu ditentukan kegiatan antisipatif agar kegagalan tidak terulang kembali.

B. Upaya Kesehatan Perseorangan (UKP)/Pelayanan Klinis 1. Perencanaan pelayanan klinis 2. Proses yang berhubungan dengan pelanggan : 3. Pembelian / pengadaan barang terkait dengan pelayanan klinis : a. Proses pembelian

b. Verifikasi barang yang dibeli c. Kontrak dengan pihak ketiga 4. Penyelenggaraan pelayanan klinis : a. Pengendalian proses pelayanan klinis b. Validasi proses pelayanan c. Identifikasi dan ketelusuran d. Hak dan kewajiban pasien e. Pemeliharaan barang milik pelanggan (specimen, rekam medis, dsb) f.

Manajemen risiko dan keselamatan pasien

5. Peningkatan mutu pelayanan klinis dan keselamatan pasien : a. Penilaian indikator kinerja klinis b. Pengukuran pencapaian sasaran keselamatan pasien c.

Pelaporan insiden keselamatan pasien

d.

Analisis dan tindak lanjut

e.

Penerapan manajemen risiko

6. Pengukuran, analisis, dan penyempurnaan e. Umum f. Pemantauan dan pengukuran : 1) Kepuasan pelanggan 2) Audit internal 3) Pemantauan dan pengukuran proses, kinerja 4) Pemantauan dan pengukuran hasil layanan g. Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai h. Analisis data i.

Peningkatan berkelanjutan

j.

Tindakan korektif

k.

Tindakan preventif

BAB VII PENUTUP

Dengan pembuatan Pedoman Manual Mutu Puskesmas Sematang Borang ini, diharapkan bahwa proses pelaksanaan sistem manajemen mutu baik dalam penyelenggaraan UKM maupun untuk penyelenggaraan pelayanan klinis yang akan diberlakukan di Puskesmas Sematang Borang dapat berjalan sesuai ketentuan yang sudah dibuat. bahwa Pelayanan yang disediakan oleh Puskesmas Sematang Borang dilakukan berorientasi pada pelanggan. Pelanggan dilibatkan mulai dari identifikasi kebutuhan dan harapan, monitoring dan evaluasi serta tindak lanjut pelayanan. Seluruh Staff Puskesmas Sematang Borang diharapkan berkomitmen untuk

menyelenggarakan

pelayanan

yang

berorientasi

pada

pelanggan,

memperhatikan keselamatan pelanggan, dan melakukan penyempurnaan yang berkelanjutan. Akhirnya diharapkan sistem manajemen mutu yang diterapkan di puskesmas Sematang Borang

akan senantiasa dapat terukur, akan selalu

dimonitoring , sehingga dapat mengendalikan berjalannya sistem , dapat terpelihara dan akan selalu disempurnakan sesuai dengan kebutuhan masyarakat.