Manual Tesoreria

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS TESORERIA

Código MP-ADMT

Edición 2.009

Fecha de Edición 12/10/09

Departamento Administrativo

Elaboró: Clase Ejecutiva

Aprobó Director

Pagina 1 al 12

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II- INDICE CAPITULO

DESCRIPCION

HOJA Nº

I- TITULO……………………………………………………

1

II- INDICE…………………………………………………….

2

III- ALCANCE…………………………………………………

3

IV- OBJETIVO DEL MANUAL……………………………….

3

V- POLITICAS…………………………………………………

3

VI- RESPONSABLES………………………………………….

3

VII- PROCEDIMIENTOS………………………………………

4-9

VIII- REGISTRO DE CAMBIOS……………………………….

9

IX- DOCUMENTOS RELACIONADOS…………………….

10

X- GLOSARIO DE TERMINOS……………………………….

10

XI-ANEXO 1 FLUJOGRAMA……………………………………

11-12

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IIIIII- ALCANCE El presente manual comprende el proceso de pagos de todos los compromisos asumidos por Emprendimientos Forestales S.R.L y la reposición de caja chica de los departamentos Operaciones, Soporte y Administración.

IVIV- OBJETIVO Realizar en tiempo y forma el pago a proveedores, prestadores de servicio, funcionarios y demás contratistas asumidos por la empresa Emprendimientos Forestales S.R.L, teniendo en cuenta el manejo eficiente de los recursos de acuerdo a lo establecido en el Presupuesto General de Gastos.

V- RESPONSABLES • • • • • •

Tesorero Encargado de Compras Jefe de Soporte Jefe de Campo Jefe de Administración y finanzas Director Administrativo

VIVI- POLITICAS 1- DESTINO DE LA CAJA CHICA SOPORTE: SOPORTE Destinado para gastos operativos o imprevistos como ser reparaciones de bajo costo y solución rápida de máquinas, herramientas y equipos de campo, compra de alguna herramientas de desgaste rápido, repuestos de bajo costo y de urgencia, costos de encomiendas o Courier, pasaje o combustible para retiro de encomiendas o repuestos u otro de urgencia, otros similares. Prohibido su utilización para pago de honorarios, salarios, contratistas, adelantos, viáticos, gastos particulares, combustible por movilidad PERMANENTE, u OTROS que no se hayan descrito precedentemente. 2- DESTINO DE LA CAJA CHICA VIVERO: VIVERO Destinado para gastos de oficina, papelería, gastos administrativos, gastos menores efectuados por todos los demás sectores, excluyendo los que corresponden al Dpto. de Soporte, que no superen Gs. 300.000 (Guaranies Trescientos mil) 3- DESTINO DE CAJA CHICA CAMPO: CAMPO Destinado para gastos operativos o imprevistos como ser reparaciones de maquinas, herramientas y equipos de campo que se le otorga al Jefe de Campo, que por la distancia que se encuentran deben dar rápida solución a inconvenientes que puedan surgir en el trascurso de la ejecución del proyecto. 4- CONDICIONES PARA LA RENDICION: RENDICION Todas las facturas legales deben estar selladas al dorso detallando: Código de Obra, Código Contable, Elaborado por, Responsable del Sector y 3

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las firmas con sus respectivas aclaraciones de Contabilidad, Compras, Tesorería, Administración , y la descripción del concepto. 5- RENDICION DE COMPROBANTES: Para todas las rendiciones de Caja Chica, se tolerara la presentación de un margen hasta 10% de comprobantes que no sean legales, de la totalidad del monto total rendido, si se excede dicho valor, se deberá justificar y comunicar a la Dirección Administrativa a fin de analizar el caso.

VIIVII- PROCEDIMIENTOS 7.1 Caja Chica Departamento de Soporte 1- Se le asigna y entrega al Jefe de Soporte Gs. 2.000.000 (Guaranies dos millones) como monto inicial para el manejo de los gastos menores a Gs. 300.000 por factura emitida. 2- El Jefe de Soporte administra la suma de dinero otorgada, realizando compras de repuestos y servicios, insumos, reparaciones varias, y demás materiales de urgencia a ser empleados por Herrería, Carpintería, Infraestructura, Lavadero y Taller u otra área de la empresa en el cual soporte tenga ingerencia. 3- Cuando los montos excedan los Gs. 300.000 ya no se procede por compra de caja chica, se debe aplicar el procedimiento de compra. 4- Las compras realizadas deben ser respaldadas por factura legal, describiendo la Razón Social, RUC, Dirección Teléfono, etc. y cuando el monto de gastos realizados llegue a Gs. l.000.000 (Guaranies Un millón) se debe realizar la rendición, según planilla de Rendición de Caja Chica, solicitando su reposición. 5- El jefe de soporte elabora la Rendición de Caja Chica y presenta al Jefe de Adm. para su control y visto bueno, ese legajo se entrega completo al Departamento Contable, mediante memo interno de entrega de documentos, donde los responsables de contabilidad deben firmar recibidos, y luego los auxiliares contables cargan en el modulo “Compras” imputando la obligación de cada comprobante. 6- El mismo legajo volverá a Tesorería para registrarse en el sistema en el modulo “Tesorería”, emitiendo la Orden de Pago y el Cheque correspondiente a la reposición. 7- Dicho Legajo se remite al Jefe de Administración para la verificación del registro en el Presupuesto y en el Flujo de Caja, y con el visto bueno se remite al Director Administrativo para firmar la OP y cheques respectivos. 8- El legajo original debe contener: Orden de pago, Copia de cheque, Planilla de Rendición y comprobantes, y la Orden de Compra para la reposición, donde se archiva en Tesorería

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hasta las 48 horas siguientes y luego remite a Contabilidad para registrar y mantener el archivo de los mismos. 9- El Tesorero deja una copia de la Orden de Pago, para su archivo interno. 10- El cheque sale a nombre del encargado de soporte, quien recibe y firma, aclarando su firma con numero de cedula.

7.2- Caja Chica – Operaciones del campo 1- El monto otorgado para cada Jefe de Base es de Gs. l.000.000 (Guaranies Un millón), y en casos excepcionales, dependiendo de la necesidad se aumentara previa autorización del Director Administrativo. 2- El manejo de la caja chica tiene el mismo manejo que la Caja Chica otorgado a Soporte, en cuestiones administrativas. 3- El Jefe de Base debe entregar los comprobantes de gastos al Jefe de Soporte, para un previo control de dichos gastos, debe darle firma visto bueno. 4- Luego el jefe de soporte elabora la Orden de compra de reposición de Caja Chica y presenta junto con la Rendición al Jefe de Adm. para su control y visto bueno, ese legajo se entrega completo al Departamento Contable, donde los responsables de contabilidad cargan en el modulo “Compras” imputando la obligación de cada comprobante. 5- El mismo legajo volverá a Tesorería para registrarse en el sistema en el modulo “Tesorería”, emitiendo la Orden de Pago y el Cheque correspondiente a la reposición. 6- Dicho Legajo se remite al Jefe de Administración para la verificación del registro en el Presupuesto y en el Flujo de Caja, y con el visto bueno se remite al Director Administrativo para firmar la OP y cheques respectivos. 7- Si existiese algún inconveniente con las facturas rendidas, no son legales, no tienen datos correctos, Contabilidad informara a la Jefa Administrativa para su resolución, ya que el único responsable es el Jefe de Base de campo y se ajustara a sanciones previstas por el Reglamento Interno de la empresa.

7.3.3- Caja Caja Chica – Administración Central 1- El Tesorero manejara la suma en efectivo de Gs. 2.000.000 (Guaranies dos millones) como monto inicial para el manejo de los gastos menores a Gs. 300.000 por factura emitida. 2- El Tesorero administra la suma de dinero otorgada, realizando compras de insumos menores, servicios, reparaciones varias, y demás materiales de urgencia a ser empleados por todos los sectores excluyendo Soporte. 5

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3- Cuando los montos excedan los Gs. 300.000 ya no se procede por compra de caja chica, se debe aplicar el procedimiento de compra. 4- Las compras realizadas deben ser respaldadas por factura legal, describiendo la Razón Social, RUC, Dirección Teléfono, etc. y cuando el monto de gastos realizados llegue a Gs. 1000.000 (Guaranies Un millón) se debe realizar la rendición, según planilla de Rendición de Caja Chica, solicitando su reposición. 5- El Tesorero elabora la Rendición de Caja Chica y presenta al Jefe de Adm para su control y visto bueno, ese legajo luego de ser verificado se entrega al Departamento Contable, donde los auxiliares cargan en el modulo “Compras” imputando la obligación de cada comprobante. 6- El mismo legajo volverá a Tesorería para registrarse en el sistema en el modulo “Tesorería”, emitiendo la Orden de Pago y el Cheque correspondiente a la reposición. 7- Dicho Legajo se remite al Director Administrativo para autorizar y firmar la OP y cheques respectivos. 8- El legajo original debe contener: Orden de pago, Copia de cheque, Planilla de Rendición y comprobantes, donde se archiva en Tesorería hasta que los auxiliares de Contabilidad pasen a retirar al 10 de cada mes para registrar y mantener el archivo de los mismos. 9- El Tesorero deja una copia para su archivo interno de la Planilla de rendición y la OP. 10- El cheque sale a nombre del encargado de soporte, quien recibe y firma, se adjunta la copia de cedula.

7.4.4- PAGOS A PROVEEDORES (A CREDITO) Los pagos se procesan de la siguiente manera: 1- En la semana que se defina como semana de pago, el días martes, el encargado del dpto. de compras propondrá al jefe administrativo una lista de posibles pagos del día viernes. 2- Una vez aprobado la lista de pagos, el encargado de compras pasara al tesorero un listado definitivo de pagos mediante un memo interno. 3- El Tesorero emitirá una solicitud via memo a Contabilidad donde solicitará (miércoles) el preparo de los legajos para pagos, según listado DEFINITIVO, a fin de que el día jueves por la mañana contra acuse de recibo del memo para la elaboración de los cheques. 4- El Tesorero procede a la imputación en el Modulo “Tesorería”, y genera la Orden de Pago por cada proveedor, y al mismo tiempo el sistema emite el cheque respectivo. 5- El cheque emitido debe estar a nombre del proveedor o en su defecto a nombre del representante legal.

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6- En caso de que se tenga que realizar depósitos bancarios a proveedores que no se encuentran en la ciudad, el tesorero emitirá el cheque a su nombre y endosara para el depósito bancario respectivo y con este comprobante respaldara el pago al proveedor. 7- Antes de la firma y sello de la OP, el Jefe de Adm. y Finanzas, revisa y controla los montos, detalles de la factura, RUC, fecha, imputaciones etc. Y le da un Visto bueno. En caso de irregularidad, será rechazado por el mismo. 8- Al controlarse completamente la OP con su legajo respectivo (OP, Planilla, Cheque, Comprobante), el Director Administrativo firma los cheques y la OP para proceder a los pagos. 9- Queda establecido que el segundo viernes de cada mes y el ultimo viernes de cada mes a partir de las 14:00hs a las 16:30, el proveedor debe acercarse a cobrar, previo acuerdo con el Tesorero, quien le confirmara que el cheque esta disponible para retirar. Estas fechas podrían ser variables dependiendo de las disponibilidades de fondos de la empresa. 10- Si el Proveedor solicita se le acerque el cheque, se podría considerar el envío, según disponibilidad del auxiliar (ordenanza). También se pudiera dar el caso de que el cliente solicite deposito en su cuenta bancaria, que se podría efectuarse si las condiciones están dadas en el momento. 11- Cuando el proveedor se acerca a cobrar, debe emitir el correspondiente Recibo de Dinero para cancelar la factura a crédito y firmar conformidad o recibido por la OP, de esta manera se cierra el legajo de Pago. 12- El legajo original del Pago debe contener: Orden de Pago, copia del cheque, factura legal, recibo si corresponde, planilla con sus respectivas firmas (Jefe, proveedor, responsables de área). Este Legajo se remitirá a Contabilidad en aproximadamente 48 horas. 13- El Tesorero deja una copia de la OP para su archivo.

7.5.5- COMPRAS AL CONTADO, SIN PREVIA FACTURA o ANTICIPO ANTICIPO 1- En caso de que se deba contratar un servicio y se deba pagar antes de que exista una factura legal, se debe primeramente consultar con el Jefe de Adm. y Finanzas acerca de la necesidad y el mismo autoriza firmando detrás del presupuesto su aprobación y se anexa posteriormente con la Orden de Compra. 2- Luego se solicita al Tesorero la confección de la Orden de Pago, adjuntando la autorización por escrita de la compra. 3- El Encargado de Compras, emite la Orden de Compra, y sigue la secuencia normal, pero al imputar en el modulo compras se carga con el Numero de la OC, ya que no se dispone de la factura, a fin de que se pueda generar el cheque y la Orden de Pago. 4- El cheque sale a nombre del proveedor. Luego de proceder al pago y recibir la factura legal correspondiente se anexa al legajo y se actualiza la carga con el número de comprobante legal.

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7.6.6- FACTURAS DE SERVICIOS BASICOS Son consideradas las Facturas de Energía Eléctrica (ANDE), Teléfono (Copaco), Línea Corporativa, Internet, Tarjeta de Crédito Corporativa, Seguros o demás Servicios que son contratados y aprobados por un periodo de tiempo determinado como ser cuota de préstamo, Cafepar, Agua, alquiler de propiedades. Estos servicios no requerirán de presupuestos y Orden de Compra para cada pago a ser efectuado. 1- Las facturas de cualquiera de estos servicios al ser recepcionadas en Mesa de Entrada de la empresa (Recepción), en el momento de la recepción, se debe sellar y firmar aclarando la fecha que se recibieron dichas facturas, luego se remite a los siguientes departamentos para su correspondiente control: - Copaco, Corporativo y Internet: Recepcionista - Ande, Seguro, y Tarjeta de crédito: Tesorero 2- Al verificarse dichas facturas se remiten al Departamento de Contabilidad para la imputación en el modulo compras (Obligaciones), al día siguiente entregan al Tesorero para su provisión en el Flujo de Caja. 3- El Tesorero, antes del vencimiento de dichas facturas, genera la OP, imputa en el sistema en el Modulo Tesorería”, y genera la Orden de Pago por cada proveedor, y al mismo tiempo el sistema emite el cheque respectivo. 4- Antes de la firma y sello de la OP, el Jefe de Adm. y Finanzas, revisa y controla los montos, detalles de la factura, RUC, fecha, etc. Y le da un Visto bueno. 5- Se procede al pago, el responsable es el tesorero quien debe evaluar la forma de enviar al ordenanza o acercarse a pagar. 6- Los procedimientos posteriores siguen el mismo curso que los anteriores mencionados en Caja Chica y Pago a Proveedores.

7.7.7- MANEJO DE LAS CUENTAS BANCARIAS BANCARIAS 1. Las dos cuentas corrientes habilitadas para el uso de la empresa, son en moneda local y en dólares (Gs y $), las dos tienen el mismo tratamiento. 2. Los cobros que se realizaren en moneda local automáticamente se depositan en la cuenta para el efecto así como las cobradas en dólares. 3. En caso de incurrir en sobregiros, y se observare que una de las cuentas presenta mayor liquidez, se puede proceder al cambio de moneda a fin de depositar en aquella que carece de efectivo. 8

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4. También se considera importante, que el Tesorero administre eficientemente los saldos de ambas cuentas, de modo a que si se presentaren fluctuaciones considerables en el valor de alguna de las monedas, se proceda a los procedimientos de cambios de divisas. 5. Se evitara el sobre giro excesivo en todos los casos, El tesorero debe mantener comunicación efectiva con el Jefe de Adm. y Finanzas, a fin de optimizar los cobros en primera instancia para luego desembolsar los pagos. 6. El manejo de la Tarjeta de Crédito Corporativa, será efectuada por el Director Comercial, para gastos correspondientes a viajes al campo, visitas a clientes, y demás relacionados a Producción, Operaciones y Ventas….

7.8.8- PAGOS A FUNCIONARIOS 1- El Jefe de RRHH, recibe las informaciones del campo, hasta el 25 de cada mes. El 30 de cada mes, confecciona la planilla, realizando los debidos cálculos de descuentos, bonificaciones, etc y adjunta los comprobantes o demás respaldos de dichas imputaciones formándose un legajo de sueldos. 2- El Jefe de Recursos Humanos, el primer día de cada mes emite un Memo al Director Administrativo adjuntando la planilla con el detalle, el legajo debe contener: Planilla de sueldo (detallando descuentos, bonificaciones, etc), facturas de honorarios en el caso de profesionales del campo. El Director revisa y autoriza si las condiciones están dadas, mediante firma y sello. 3- Al estar autorizado, el tesorero recibe el memo con el legajo y carga en el Flujo Financiero para provisionar el desembolso. 4- De 1 al 10 de cada mes se considera el lapso de tiempo para el pago de sueldos al personal, según las disponibilidades financieras. 5- Al autorizarse el pago, el tesorero imputa los montos en el modulo tesorería a fin de generar la OP, y el cheque correspondiente. 6- Al mismo tiempo que el Tesorero imputa dicho gasto, el jefe de RRHH realizara la carga de los montos respectivos de sueldos a los funcionarios que disponen de Cta. Cte en el Sistema del Banco, y genera la planilla adjuntando el archivo del mismo para entregar al banco. 7- Los demás funcionarios que no tienen cuenta corriente, el tesorero los agrupa y se genera un solo cheque, a fin de efectivizar y realizar el pago en forma individual. Deberá presentarse al Banco para efectivizar dicha suma de dinero el Tesorero en compañía del Jefe de RRHH. 8- El Jefe de Recursos Humanos, se encarga de los pagos respectivos, según manual de procedimientos del Departamento de RRHH.

VIII VIII- REGISTRO DE CAMBIOS Edición 2.009 – 28/07/2009 En el Alcance se define el responsable del proceso Se establece procedimientos para casos de anticipos. Punto 2 del Capitulo 3

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IXIX- DOCUMENTOS RELACIONADOS El legajo de Compra completo estará compuesto de: • • • •

El presupuesto aprobado con la justificación + dos presupuestos no aprobados. La orden de compra debidamente autorizada. La factura Legal. Estado de Cuenta del Proveedor: Es a los efectos de constatar la carga en el sistema y la antigüedad del pago.

El legajo de la Orden de Pago completo estará compuesto de: • • • • •

Orden de Pago Planilla de detalle del pago Cheque Comprobante o Factura Legal Recibo de Dinero si es Factura Crédito

El legajo de la Rendición de Caja Chica completo estará compuesto de: • •

Planilla de detalle del pago Comprobantes con los siguientes requisitos al dorso: Código de Obra, Código Contable, Elaborado por, Responsable del Sector y las firmas con sus respectivas aclaraciones de Contabilidad, Compras, Tesorería, Administración, y la descripción del concepto. Corresponde al sello utilizado para el efecto.

X- GLOSARIO DE TERMINOS OC = Orden de Compra, utilizado por el Encargado de compras para autorizar las compras solicitadas por el PM de deposito. Tendrá tres vías, original proveedor, y duplicado deposito y triplicado para archivo de compras. OP = Orden de Pago, utilizado en una sola vía, a fin de efectuar pagos y emitir cheques del sistema informático. CCH = Caja Chica, utilizado por Soporte, Administración y Jefes de Base del Campo.

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