Manual - Manejo De Combustible

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS CONTROL DE COMBUSTIBLE

Código MP-COMB

Edición 2.009

Fecha de Edición 07/07/09

Departamento Administrativo

Elaboró: Clase Ejecutiva

Aprobó Director

Pagina 1 al 10

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTROL DE COMBUSTIBLE

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II- INDICE CAPITULO

DESCRIPCION

HOJA Nº

I- TITULO……………………………………………………

1

II- INDICE…………………………………………………….

2

III- ALCANCE…………………………………………………

3

IV- OBJETIVO DEL MANUAL……………………………….

3

V- POLITICAS…………………………………………………

3

VI- RESPONSABLES………………………………………….

3

VII- PROCEDIMIENTOS………………………………………

4-6

VIII- REGISTRO DE CAMBIOS……………………………….

6

IX- DOCUMENTOS RELACIONADOS…………………….

6

X- GLOSARIO DE TERMINOS……………………………….

6

XI-ANEXO 1 FLUJOGRAMA…………………………………… 7-8 ANEXO 2 DOCUMENTOS RELACIONADOS…………………..9-10

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IIIIII- ALCANCE El presente manual comprende procedimientos relacionados al control de combustible realizado por el Departamento de Soporte, conjuntamente con la Dirección Administrativa.

IVIV- OBJETIVO Este manual tiene como propósito, dar cumplimiento a las disposiciones internas para mejorar los procedimientos administrativos así como para optimizar el uso de combustibles destinados a los vehículos de la empresa. Asimismo, en congruencia con las disposiciones presupuestarias y con objeto de disminuir los gastos administrativos que estos bienes representan, el presente documento será de observancia y aplicación obligatoria para los responsables de los vehículos.

V- RESPONSABLES • • • •

Encargado de Compras Choferes de vehículos Jefe de Soporte Portería

VIVI- POLITICAS PARA EL MANEJO DE COMBUSTIBLES 1. El gasto en concepto de combustibles deberá destinarse únicamente a vehículos que pertenezcan a la Empresa “Emprendimientos Forestales” 2. Los funcionarios a los cuales les fue asignado un vehículo oficial para uso o servicio, serán los responsables de vigilar la correcta utilización del combustible suministrado, así como la comunicación directa con el Jefe de Soporte quien llenara diariamente la planilla de reposición de combustible. 3. Es competencia del Jefe de Soporte, entregar el resumen mensual del uso de combustible al Director Administrativo para su control. 4. Estará fijado una tabla de consumo de combustible para cada tipo de vehiculo según utilización, los datos de la tabla estarán actualizados por el Jefe de Soporte, según las especificaciones técnicas de cada vehiculo. 4. El jefe de Soporte es responsable de Registrar, controlar, supervisar y analizar el consumo de combustibles correspondiente a las dotaciones mensuales proporcionadas a cada uno de los vehículos de la Empresa.

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5. Es competencia de la Unidad Administrativa, determinar con base a sus registros, los rendimientos promedio (kilómetros/litro), de los vehículos utilizados en el vivero, para efectos de análisis y comparación con los teóricos que indica el manual del fabricante, así como, establecer las medidas correctivas sobre las desviaciones que se observen en el rendimiento promedio de consumo de cada una de las unidades. 6. Conciliar mensualmente los montos proporcionados y el total de consumos registrados en la Planilla de Reposición de combustibles al campo con el recorrido aproximado figurado en el monitoreo diario del sistema GPS. 7. No está permitido utilizar otros medios distintos a los contratados por cada jefe de area de campo, para satisfacer las necesidades de combustibles y lubricantes, de sus vehículos, pues cualquier otro medio utilizado, quedará bajo su responsabilidad, ya que no se efectuará reembolso alguno. 8. El presente instructivo deberá ser revisado para su actualización cada año a partir de la fecha de su actualización o antes en caso que existiese necesidad. VIIVII- PROCEDIMIENTOS 7.1-- REPOSICION DE COMBUSTIBLE EN EL VIVERO 7.1 1.- Cuando los vehículos de la empresa, requieran la recarga de combustible, se solicita al Jefe de Soporte, 2- El Jefe de Soporte revisara la Planilla de Reposición de Combustible, donde figurara la ultima carga, el kilometraje, fecha, 3- Y si corresponde, el Jefe de Soporte anotara en la planilla de combustible los datos mas arriba mencionados y llenara la Orden de Pedido, autorizando el pedido. 4- El Jefe de Soporte remite la Orden de Pedido al encargado de compras a fin de que confeccione la Orden de Compra para la carga. 4- Luego con la Orden de Compra, el chofer procede a la carga. 5- Una vez recibido el combustible dentro del tanque, el proveedor de combustible emitirá una boleta con la cantidad cargada en el vehiculo, 6- El conductor entregara al Jefe de Soporte, y con esta boleta completara la planilla de Control de combustible (anotando el numero de boleta en la planilla de combustible),

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Obs. Luego esta y las demás boletas serán anexadas a la orden de compras, para el pago correspondiente al proveedor y remitida posteriormente a contabilidad, y mantendrá el archivo de las boletas, por vehiculo. 7.27.2- CONTROL DE ENTRADA Y SALIDA DE VEHICULOS 1- Diariamente el Jefe de Soporte, registrara las cargas de combustibles, y llevara el control de los mismos a través de las salidas y recorridos efectuados por los conductores de motos y vehículos. 2- El control de las salidas y actividades encomendadas a los Choferes de los distintos vehículos, se efectuara mediante una Orden de Salida, donde figurara la fecha, horario de entrada y salida, último kilometraje, chofer y actividad a desarrollar. 3- Cada vez que tengan una actividad que desarrollar, el mismo chofer llenara los datos, de la Orden de Salida, Salida y presentara al Jefe de Soporte, quien verificara y dará el Visto bueno, y con este documento, se presentara en la portería para que le autoricen la salida. 4- Esta Orden de Salida, el encargado de la portería presentara al final del día al Jefe de Soporte, deberá contar con la firma del chofer del vehiculo utilizado y el llenado correspondiente de todos los campos. 5- El Jefe de Soporte mantendrá el archivo del mismo para el control cruzado con su planilla de control de combustible, en forma mensual, con la información detallada del uso de combustible, informara mensualmente a la Dirección Administrativa acerca de su administración. 7.3 7.3- REPOSICIÓN EN EL TANQUE DE ALMACENAMIENTO (DESTINO: CAMPO) 1- Cada chofer llenara diariamente una planilla llamada “Control de Horas de Tractor”, Tractor justificando el destino y el uso o consumo del tanque de reserva, y presentara cada fin de mes al Jefe de Soporte, previo visto bueno del Jefe de Base. 2- Diariamente, el Jefe de Base comunicara dicho consumo de combustible al Jefe de Soporte, para un control cruzado, y a fin de obtener información actualizada del mismo, y asi a fin de mes conciliara con la planilla llenada por el chofer, y contro lado a través del monitoreo satelital. 3. Si hay diferencias importantes (definir cuánto), Soporte solicita aclaración al Coordinador de Operaciones. Una vez aclarado y justificado o de no ser importante la diferencia, el Jefe de SOPORTE solicita al Encargado de COMPRAS la elaboración de la Orden de Compra con legajo (planilla de pedido de reposición, control de consumo de Soporte, etc.). 4. El Encargado de Compras solicita la provisión al proveedor según pedido y comunica a Coordinador de Operaciones la fecha estimada de entrega.

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5. El jefe de Soporte se encarga de preparar el traslado del tanque hasta el destino final, al llegar hasta la Base del Campo, se le comunica vía telefónica o mail al Jefe de SOPORTE y Encargado de COMPRAS para su control. En caso de que la recepción sea al chofer directamente, de igual manera, este deberá comunicarse con el Jefe de Soporte para informar acerca de la carga respectiva. 6. El Encargado de COMPRAS aprovisiona el pago de dicho proveedor y sigue procedimiento de registración de compras.

VIII VIII- REGISTRO DE CAMBIOS Edición 2.009 – 28/07/2009 En el Alcance se define el responsable del proceso Se establece procedimientos para casos de anticipos. Punto 2 del Capitulo 3

XIXI- DOCUMENTOS RELACIONADOS Establecidos en el anexo • • • • •

Orden de Salida Planilla de Reposición de Combustible Orden de Compra Boleta de Combustible Control de Horas Tractor

X- GLOSARIO GLOSARIO DE TERMINOS OS: Orden de Salida, Salida es una Planilla que el Jefe de Soporte entrega a los choferes para su llenado correspondiente, cada vez que tenga una tarea que cumplir, para que puedan rendir en la portería con la autorización del Jefe de Soporte. PR: Planilla de Reposición de Combustible, Combustible maneja el Jefe de Soporte para el control de los pedidos de combustibles por cada vehiculo de la empresa, en el figura la ultima fecha de recarga, y los kilometrajes iniciales, con el numero de la boleta de combustible que se asigno para la ultima recarga.

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FLUJOGRAMA REPOSICION DE COMBUSTIBLE CHOFERES

SOPORTE

COMPRAS

1 Solicitud verbal 2 Espera

Verificación de Planilla de Reposición

3 Remisión de OP Para confección de OC

4 Recepción de combustible

Fin del Proceso

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5

6 Recepción Boleta de Combustible

Boleta para carga en planilla

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DESCRIPCION DEL PROCESO GENERAL 1.- Cuando los vehículos de la empresa, requieran la recarga de combustible, se solicita al Jefe de Soporte, 2- El Jefe de Soporte revisara la Planilla de Reposición de Combustible, donde figurara la ultima carga, el kilometraje, fecha, 3- Y si corresponde, el Jefe de Soporte anotara en la planilla de combustible los datos mas arriba mencionados y llenara la Orden de Pedido, autorizando el pedido. 4- El Jefe de Soporte remite la Orden de Pedido al encargado de compras a fin de que confeccione la Orden de Compra para la carga. 5- Luego con la Orden de Compra, el chofer procede a la carga. 6- Una vez recibido el combustible dentro del tanque, el proveedor de combustible emitirá una boleta con la cantidad cargada en el vehiculo, 7- El conductor entregara al Jefe de Soporte, y con esta boleta completara la planilla de Control de combustible (anotando el numero de boleta en la planilla de combustible), Obs. Luego esta y las demás boletas serán anexadas a la orden de compras, para el pago correspondiente al proveedor y remitida posteriormente a contabilidad, y mantendrá el archivo de las boletas, por vehiculo.

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Código Nº:

ORDEN DE SALIDA Numero de Orden de Trabajo: Central/Unidades: Vivero Central Trabajo a realizar:

Fecha:

Destino: Vehículo utilizado: ISUZU Hora de salida: Hora de llegada: Horas empleadas: Solicitada por:

Mat. Nº: ALR 423 KM de salida: KM de llegada: KM empleado: Area:

Autorizada por: Nombre del Conductor: OBS:

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