Manual Headcount Kehadiran Pelajar

MANUAL PENGGUNAAN SISTEM TADBIR URUS DISIPLIN MURID SEKOLAH-SEKOLAH DAERAH KLUANG SISTEM HEAD COUNT KEHADIRAN MURID

Disediakan oleh

KUMPULAN ezi-D SEKTOR PEMBANGUNAN KEMANUSIAAN PEJABAT PELAJARAN DAERAH KLUANG

2 Manual Penggunaan Sistem Head Count Kehadiran Murid

PENGHARGAAN

Tn Hj Sufa’at bin Tumin, Pengarah Pelajaran Johor Tn Hj Markom bin Giran, Timbalan Pengarah Pelajaran Johor En Abdul Aziz bin Hj Redwan, Ketua Sektor SPK JPN Johor Tn Hj Shahrom bin Sukari, Timbalan Ketua Sektor SPK JPN Johor En Yazid bin Md Said, Ketua Unit HEM SPK JPN Johor Tn Hj Mohamed Hatta bin Md Salleh, Pengelola Cemerlang JPN Johor Tn Hj Roslan bin Hayon, Penyelia Kanan Disiplin SPK JPN Johor Tn Hj Shaharuddin bin Hj Sharif, Pegawai Pelajaran Daerah Kluang En Md Said bin Md Daimon, Penolong PPD SPS PPD Kluang En Shahat bin Md Shah, Penolong PPD SPK PPD Kluang Para Penolong PPD SPK PPD Negeri Johor En Mohd Joehadi bin Parcho, Pegawai Khas Dadah PPD Kluang Tn Hj Wahid bin Bilaji, Pengetua SMK Tinggi Kluang Pn Hjh Tumirah binti Samat, Pengetua SMK Seri Intan, Kluang Para Jurulatih Utama SPK Daerah Negeri Johor

Sektor Pembangunan Kemanusiaan, Pejabat Pelajaran Daerah Kluang

3 Manual Penggunaan Sistem Head Count Kehadiran Murid

ISTILAH TEKNIKAL HC

Headcount

SMM

Sistem Maklumat Murid

STUDM

Sistem Tadbir Urus Data Disiplin Murid

SHcKM

Sistem Headcount Kehadiran Murid

TOV

Take Off Value

OTR

Operational Target Value

ATR

Actual Target Value

ETR

Expected Target Value

Sektor Pembangunan Kemanusiaan, Pejabat Pelajaran Daerah Kluang

4 Manual Penggunaan Sistem Head Count Kehadiran Murid

PENGENALAN Sistem Head Count Kehadiran Murid merupakan rentetan keperluan mentadbir urus data disiplin murid. Permasalahan yang kerap kali timbul dalam kalangan pentadbir dan guru adalah kesukaran untuk mengurus pengeluaran surat amaran ponteng yang bukan sahaja mengambil masa dan tenaga yang banyak, malahan menimbulkan kekalutan dalam pengurusan akibat faktor kesilapan manusia dan faktor korelasi yang rapat antara kehadiran murid dan pencapaian akademiknya telah menjadi satu dorongan untuk membangunkan satu sistem yang bukan sahaja mesra pengguna, tetapi juga dapat menjimatkan masa, kos dan tenaga. Oleh itu, atas kesedaran ini, Tuan Pengarah Pelajaran Johor, Tuan Haji Sufa’at bin Tumin telah meminta Kumpulan

pada 8 November 2008 untuk memikirkan dan

membangunkan satu sistem yang akan mengurus headcount kehadiran murid di peringkat negeri Johor. Hasil daripada beberapa sesi perbincangan dan pencambahan minda dalam kalangan pegawai pendidikan dan guru yang dilakukan di peringkat sekolah, pejabat pelajaran daerah dan jabatan pelajaran negeri, satu sistem yang dikenali sebagai SISTEM HEAD COUNT KEHADIRAN MURID (SHcKM) telah dibangunkan. Kumpulan

telah

menyiapkan

SHcKM

mengikut

jadual

dan

telah

membentangkan SHcKM dalam mesyuarat mingguan pada 23 Januari 2009 di JPN Johor yang telah dipengerusikan oleh Tuan Pengarah Pelajaran Johor. Hasil daripada pembentangan yang dilakukan oleh Ketua Sektor Pembangunan Kemaanusiaan JPN Johor, En Abdul Aziz bin Hj Redwan dan dibantu oleh Tuan Haji Mohamed Hatta bin Md Salleh, SHcKM di bawah SISTEM TADBIR URUS DATA DISIPLIN MURID (STUDM) telah diminitkan untuk diguna pakai di sekolah-sekolah dalam negeri Johor pada tahun 2009. Satu majlis pelancaran STUDM peringkat negeri Johor akan dirancang untuk diadakan pada awal tahun 2009. ORGANISASI KUMPULAN Penasihat Ketua AJK

: : :

Tn Hj Mohamed Hatta bin Md Salleh En Md Said bin Md Daimon En Mohd Joehadi bin Parcho Tn Hj Mohammad Zaki bin Hj Hamzah En Suhaimi bin Paiman Tn Hj Shaharudin Basri bin Hj Ibrahim En Mohamed Yusope bin Hassan En Mohd Azan bin Mohd Nor En Mohamad Mazlan bin Husin

Sektor Pembangunan Kemanusiaan, Pejabat Pelajaran Daerah Kluang

5 Manual Penggunaan Sistem Head Count Kehadiran Murid

KEPERLUAN SISTEM Keperluan sistem yang disarankan adalah berikut: •

Microsoft Windows XP® atau Vista®

•

Microsoft Office Home atau Professional Edition® 2003

•

Intel Centrino® 2.0 GHz

•

2GB RAM

•

1024 x 768 SVGA High Color (32 bit)

•

40MB ruang pemacu keras

INSTALASI SISTEM SHcKM

Tarikh yang terdapat pada setup menunjukkan tarikh versi AuditPelajar Setup. Anda disarankan untuk mendapatkan tarikh versi yang terkini. Proses instalasi sistem SHcKM boleh merujuk prosedur instalasi dalam manual STUDM.

PENGOPERASIAN SISTEM SHcKM Untuk melancarkan SHcKM, anda perlulah klik dua kali pada ikon

ePonteng.

Letak ikon ini sama ada pada desktop atau Start Menu>All Programs>>SSDM. Hal ini akan membawa anda terus ke MENU UTAMA SHcKM. Secara umum, SHcKM ini mempunyai tiga komponen, iaitu: •

Komponen 1 : Tadbir Urus Kehadiran Murid

•

Komponen 2 : Tadbir Urus Head Count Kehadiran

•

Komponen 3 : Utiliti Eksport Dan Import

Sektor Pembangunan Kemanusiaan, Pejabat Pelajaran Daerah Kluang

6 Manual Penggunaan Sistem Head Count Kehadiran Murid

KOMPONEN 1 : TADBIR URUS KEHADIRAN MURID Pada permulaan pengoperasian SHcKM, sistem akan memaparkan satu arahan untuk pengguna terlebih dahulu memilih sekolah dari Senarai Sekolah (SMM). Sistem ini amat mesra pengguna dengan hanya menggunakan paparan visual yang mudah, menarik dan berwarna membolehkan pengguna mengikut prosedur tertentu dalam beberapa langkah yang mudah dan ringkas.

Berpandukan MENU UTAMA SHcKM, pengguna akan memilih sekolah yang dikehendaki. Ruangan Alamat Sekolah

Komponen 1

Senarai Sekolah (SMM) Komponen 2

Komponen 3 Hal ini akan menyebabkan satu paparan senarai semak pengeluaran surat amaran ponteng muncul yang bertujuan untuk memberi peringatan kepada pengguna sama ada seseorang pelajar itu telah atau belum dikeluarkan surat amaran ponteng.

Sektor Pembangunan Kemanusiaan, Pejabat Pelajaran Daerah Kluang

7 Manual Penggunaan Sistem Head Count Kehadiran Murid

Seterusnya, pengguna boleh memilih kelas dari Senarai THN/TKT. Hal ini akan menyebabkan Senarai Pelajar Dalam Kelas muncul secara automatik. Pengguna juga disarankan untuk mengemaskinikan maklumat no. telefon, no. faks, dan rujukan surat amaran ponteng.

Untuk memasukkan tarikh ponteng pelajar mengikut hari semasa, pengguna boleh klik ruangan di bawah TARIKH dalam Senarai Pelajar Dalam Kelas. Tarikh semasa akan dimasukkan secara automatik. Jika pengguna ingin memasukkan tarikh sebelum, maka pengguna perlu menaip tarikh tersebut dalam ruangan itu.

Apabila pengguna selesai mengisi tarikh ponteng pelajar, pengguna perlulah klik butang PROSES untuk mendaftar tarikh tersebut dalam sistem. Jika pelajar tidak hadir berkenyataan atau mewakili sekolah, pengguna boleh klik dua kali pada nama pelajar tersebut dalam Senarai Pelajar (PONTENG). Satu paparan Maklumat Berkenyataan muncul, pengguna boleh memilih tarikh pelajar tidak hadir berkenyataan atau mewakili sekolah. Pengguna perlulah mengisi maklumat, seperti tanda 5, Berkenyataan, Sektor Pembangunan Kemanusiaan, Pejabat Pelajaran Daerah Kluang

8 Manual Penggunaan Sistem Head Count Kehadiran Murid

Catatan, WakilSekolah dan Peringkat. Senarai tarikh-tarikh pelajar tidak hadir ke sekolah boleh didapati dengan klik butang CETAK.

Senarai pelajar yang tidak hadir pada tarikh-tarikh yang tertentu boleh diperoleh dengan memilih (pastikan klik dua kali dalam ruangan Tarikh Laporan untuk menghilangkan kalender) atau menaip sendiri tarikh dalam ruangan Tarikh Laporan dan kemudian, klik butang LAPORAN HARIAN. Pelaporan bulanan dan tahunan boleh diperoleh dengan memilih bulan dalam senarai bulan dan klik butang CARTA TAHUN.

Berikut merupakan contoh pelaporan yang pengguna dapati. Untuk mencetak, pengguna perlulan klik butang tetikus sebelah kanan untuk muncul paparan cetak. Kemudian, pengguna memilih [Print...].

Sektor Pembangunan Kemanusiaan, Pejabat Pelajaran Daerah Kluang

9 Manual Penggunaan Sistem Head Count Kehadiran Murid

Contoh pelaporan bulanan dan tahunan

Pengguna boleh mencetak surat amaran ponteng untuk pelajar yang telah memenuhi kriteria pengeluaran surat amaran ponteng dengan memilih nama pelajar dalam Senarai Pelajar (PONTENG), kemudian klik butang PONTENG BERTURUT atau TIDAK BERTURUT.

Sebagai contoh ponteng tidak berturut, satu paparan AMARAN PONTENG TIDAK BERTURUT muncul. Maklumat pelajar, alamat surat-menyurat, bilangan rujukan surat amaran ponteng, dan tarikh-tarikh ponteng mengikut bilangan hari. Pengguna perlu memasukkan maklumat 5, AMARAN PERTAMA dan bilangan surat amaran ponteng yang pertama. Seterusnya, sistem secara automatik memaparkan butang AMARAN PERTAMA. Klik butang AMARAN PERTAMA akan menghasilkan satu surat amaran ponteng yang pertama. Seperti biasa, untuk mencetak surat ini, pengguna perlu klik butang tetikus sebelah kanan dan memilih [Print...]. Untuk pengeluaran surat amaran ponteng yang seterusnya, pengguna boleh mengikut langkah-langkah dalam pengeluaran surat amaran ponteng yang pertama.

Sektor Pembangunan Kemanusiaan, Pejabat Pelajaran Daerah Kluang

10 Manual Penggunaan Sistem Head Count Kehadiran Murid

Langkah 1

Langkah 2

Langkah 3

Klik burang pintu menyebabkan kes ponteng dipindahkan ke dalam STUDM.

Sektor Pembangunan Kemanusiaan, Pejabat Pelajaran Daerah Kluang

11 Manual Penggunaan Sistem Head Count Kehadiran Murid

KOMPONEN 2 : TADBIR URUS HEAD COUNT KEHADIRAN Untuk memulakan Headcount Kehadiran Murid, pengguna perlu memilih sekolah dari Senarai Sekolah (SMM). Kemudian, pengguna perlu melengkapkan maklumat dalam Bilangan Hari Persekolahan, iaitu jumlah hari persekolahan tahun lalu, jumlah hari persekolahan dalam penggal 1 dan jumlah hari persekolahan dalam penggal 2.

Seterusnya, pengguna diminta untuk klik butang HC SEKOLAH untuk mendaftar senarai headcount sekolah tersebut. Satu paparan menyatakan ‘Adakah anda hendak maklumat HEAD COUNT diperbaharui?’ muncul, pengguna perlu klik butang OK untuk meneruskan proses atau klik butang CANCEL jika ingin membatalkan proses. Jika pengguna menekan butang OK, satu paparan menyatakan ‘Maklumat HEAD COUNT telah diperbaharui.’ muncul. Kemudian, pengguna klik butang OK untuk menamatkan proses.

Sektor Pembangunan Kemanusiaan, Pejabat Pelajaran Daerah Kluang

12 Manual Penggunaan Sistem Head Count Kehadiran Murid

Jika terdapat kesilapan semasa memasukkan maklumat dalam Bilangan Hari Persekolahan, pengguna boleh membetulkan maklumat tersebut, kemudian klik butang Update OTR. Satu paparan menyatakan ‘Adakah anda hendak maklumat OTR HEAD COUNT diperbaharui?’, pengguna perlu klik butang OK untuk meneruskan proses atau klik butang CANCEL jika ingin membatalkan proses. Sektor Pembangunan Kemanusiaan, Pejabat Pelajaran Daerah Kluang

13 Manual Penggunaan Sistem Head Count Kehadiran Murid

Seterusnya, jika pengguna menekan butang OK, satu paparan menyatakan ‘Maklumat OTR HEAD COUNT telah diperbaharui.’ muncul. Kemudian, pengguna klik butang OK untuk menamatkan proses.

Untuk menambah beberapa orang pelajar baru selepas proses mendaftar headcount sekolah, pengguna boleh klik butang Tambah Murid. Satu paparan untuk pengguna Sektor Pembangunan Kemanusiaan, Pejabat Pelajaran Daerah Kluang

14 Manual Penggunaan Sistem Head Count Kehadiran Murid

memasukkan maklumat pelajar baru muncul. Klik butang TAMBAH REKOD untuk memasukkan maklumat pelajar baru atau klik butang pintu untuk menamatkan proses.

Untuk memasukkan data bilangan hari persekolahan mengikut individu pelajar, pengguna perlu terlebih dahulu klik butang HC KELAS. Satu paparan yang menyenaraikan nama pelajar dalam kelas bersama-sama maklumat headcount kehadiran yang perlu dilengkapkan. Pengguna boleh klik butang pintu untuk menamatkan proses atau klik butang CETAK HEAD COUNT untuk mendapatkan laporan headcount kehadiran bagi setiap pelajar.

Sektor Pembangunan Kemanusiaan, Pejabat Pelajaran Daerah Kluang

15 Manual Penggunaan Sistem Head Count Kehadiran Murid

Contoh pelaporan headcount kehadiran pelajar

Untuk mendapatkan pelaporan lain dalam komponen 2 ini, pengguna perlu klik butang PELAPORAN HEAD COUNT KEHADIRAN. Satu paparan yang menunjukkan Laporan Head Count dengan item-item seperti Head Count Kehadiran, KEDATANGAN, BANTUAN, senarai Maklumat Berkenyataan dan senarai Maklumat Wakil Sekolah.

Pelaporan pertama, pengguna klik butang Head Count Kehadiran akan menghasilkan Pelaporan Head Count Kehadiran sekolah. Seperti biasa, pengguna perlu klik butang tetikus sebelah kanan untuk mencetak laporan dengan memilih [Print…]. Pelaporan kedua, pengguna klik butang KEDATANGAN akan memaparkan satu paparan yang mengandung item-item seperti Senarai Tarikh dan STATISTIK KEHADIRAN pada tarikh yang dipilih. Klik tarikh pada Senarai Tarikh akan menunjukkan STATISTIK KEHADIRAN dan satu pelaporan kehadiran harian sekolah untuk cetakan. Seperti biasa juga, pengguna perlu klik butang tetikus sebelah kanan untuk mencetak laporan dengan memilih [Print…].

Sektor Pembangunan Kemanusiaan, Pejabat Pelajaran Daerah Kluang

16 Manual Penggunaan Sistem Head Count Kehadiran Murid

Contoh pelaporan head count kehadiran sekolah

Contoh paparan head count kehadiran seharian sekolah

Contoh pelaporan head count kehadiran seharian sekolah boleh cetak

Sektor Pembangunan Kemanusiaan, Pejabat Pelajaran Daerah Kluang

17 Manual Penggunaan Sistem Head Count Kehadiran Murid

Contoh pelaporan head count kehadiran seharian sekolah

Pelaporan ketiga, pengguna klik butang BANTUAN akan menghasilkan pelaporan Senarai Penerima Bantuan (Tidak Hadir). Seperti biasa, pengguna perlu klik butang tetikus sebelah kanan untuk mencetak laporan dengan memilih [Print…].

Pelaporan keempat, pengguna memilih item dalam Maklumat Berkenyataan akan menghasilkan pelaporan Senarai Pelajar Berkenyataan. Seperti biasa, pengguna perlu klik butang tetikus sebelah kanan untuk mencetak laporan dengan memilih [Print…]. Pelaporan kelima, pengguna memilih item dalam Maklumat Wakil Sekolah akan menghasilkan pelaporan Senarai Pelajar Berkenyataan yang mewakil sekolah. Seperti biasa, pengguna perlu klik butang tetikus sebelah kanan untuk mencetak laporan dengan memilih [Print…].

Sektor Pembangunan Kemanusiaan, Pejabat Pelajaran Daerah Kluang

18 Manual Penggunaan Sistem Head Count Kehadiran Murid

Contoh pelaporan Senarai Pelajar Berkenyataan

Contoh pelaporan Senarai Pelajar Berkenyataan yang mewakili sekolah

Sektor Pembangunan Kemanusiaan, Pejabat Pelajaran Daerah Kluang

19 Manual Penggunaan Sistem Head Count Kehadiran Murid

KOMPONEN 3 : UTILITI EKSPORT DAN IMPORT Pengguna boleh eksport atau backup data dengan klik butang eksport, kemudian pengguna boleh memilih mana-mana pemacu untuk meneruskan proses eksport atau backup data.

Begitu juga, pengguna boleh import data dengan klik butang import, kemudian pengguna boleh memilih mana-mana pemacu untuk meneruskan proses import data.

Sektor Pembangunan Kemanusiaan, Pejabat Pelajaran Daerah Kluang